Manuál pro zadávání smluv na sekretariátu

Manuál pro zadávání smluv na sekretariátu 04_2014 1

1. Produkce (základní pokyny) Podmínky pro zpracování smluv na BC v uzávěrce: Do dané uzávěrky za daný měsíc se zpracují smlouvy: smlouvy, navýšení (snížení pojistného se do Webdiáře nezadává, pouze kopie zasílá na centrálu) a péče sjednané v daném měsíci (od prvního do posledního dne měsíce) zadané na sekretariátu do posledního dne v měsíci doručené na centrálu BC Plzeň do 3. pracovních dnů od posledního dne v měsíci elektronické doklady o platbě, změna vlastníka a opravené chyby v návrhu smluv, musí být dodány na centrálu do 16. dne v měsíci Příklad: smlouvu sepsanou spolupracovníkem 26.3, je třeba natypovat v sekretariátu do 31.3, a na centrálu dodat do 3 pracovních dnů v měsíci dubnu. Jakmile natypujete návrh smlouvy v sekretariátu, vidíte jej v přehledu smluv (záložka Smlouvy) ve stavu NAVRH. Po schválení smlouvy centrálou je převedena smlouva do stavu PORIZ a pokud je dodán a schválen doklad o platbě, budou vygenerovány zálohové body, popř. vyplacena došlá provize, a to v uzávěrce za 3.měsíc (20.4.) Pokud ale nejsou dodržena stanovená data (smlouvy dorazí na centrálu později, natypujete je později), body i provize mohou být vyplaceny až v následující uzávěrce, tj. za 4.měsíc (20.5.) Totéž platí pro péče a změny smluv (navýšení). Příjem smluv a změn od spolupracovníků: Smlouvy/změny je nutné přijímat a odevzdávat pouze s předávacím protokolem (dále již PP) po převzetí smluv/změn od spolupracovníka je nutné zkontrolovat shodu s uvedením záznamů na PP a skutečností po úspěšné kontrole předáte 1 potvrzený PP spolupracovníkovi a 1 si ponecháte pro případnou kontrolu Odesílání originálů smluv na partnery Originály smluv/změn musí být na partnery zasílány minimálně 2x týdně (nejlépe však každý den) a to vždy se 2 PP a to až po jejich zadání na sekretariátu do systému Jáchym. Jednu kopii by měl partner vrátit potvrzený zpět. Seznam adres obchodních partnerů, kam je třeba zasílat produkci, naleznete ve Webdiáři, sekci Zprávy (záhlaví aplikace s ikonou obálky), kde můžete nastavením data zobrazení zpráv prohlédnout všechny uložené zprávy historicky. 2

Odesílání kopií smluv na BC kopie smluv/změn musí být na BC zasílány v co nejkratším termínu, aby mohlo dojít k řádnému schválení a dalšímu zpracování (při doručení smluv ve lhůtě delším než 14 dní od podpisu je spolupracovníkovi účtována pokuta za pozdní dodání zatím jen u investic, ale bude rozšířeno na všechny životní smlouvy) dále musí být doložen řádně podepsaný a vyplněný profil klienta/záznam o schůzce a všechny další požadované dokumenty (investiční dotazník, modelace atp.) pro přidělení zálohových bodů je nutné přiložit před odesláním kopie na BC platný doklad o platbě (viz níže) kopie smluv/pokynů a změn jsou na BC odesílány společně se dvěma výtisky PP (jeden je vrácen zpět potvrzený) Doklady o platbě: Za doklady o 1. platbě se na BC a.s. považuje: příjmový doklad o zaplacení v hotovosti na přepážce banky potvrzený podací lístek poštovní poukázky typu A výpis z účtu klienta potvrzení o provedené transakci z účtu klienta potvrzení o zadání jednorázového příkazu k platbě z účtu klienta potvrzení o zadání trvalého příkazu k platbě z účtu klienta doklad se označuje vždy, pokud na smlouvu přispívá zaměstnavatel doklad se označuje vždy, pokud se jedná o převod ( penzijní fondy..) Jiné doklady nejsou považovány za platné (např. sběrný box v bance apod.) Kmenový list: lepí se na kopii každé smlouvy/změny/pokynu pokud má být smlouva propojena s FP, musí být uvedeno jeho číslo (B01111) v kolonce KLIENT je vyplněno jméno a příjmení klienta v kolonce ASISTENT je uveden spolupracovník/nováček, který bude získatelem smlouvy a je mu vyplacena bodová a peněžní odměna v kolonce SMLOUVU SJEDNAL je uveden spolupracovník, který skutečně smlouvu podepsal (podepsat může jen konzultant s registrací ČNB, popř. dalšími nezbytnými certifikáty, školeními) v kolonce MANAŽER je uveden nadřízený manažer uvedených konzultantů v kolonce TIP/partner je uveden konzultant, kterému má být vyplacena dělená provize není-li na kopii/změně nalepen kmenový list, zadává se smlouva do systému dle podepisujícího na smlouvě Objednávka pro zpracování Finančního plánu: - formulář, který se dokládá k jedné ze smluv vzniklých z FP - musí být podepsána klientem/partnerem a spolupracovníkem BC - ke smlouvám vzniklých mimo FP se nedokládá 3

Záznam o schůzce (ZoS): dokládá se ke každé smlouvě, která nebyla sjednána v rámci fin.plánu nebo k jedné ze smluv, které byly sjednány v rámci plánu (FP ale musí být vytvořen ve Webdiáři, jinak jej nelze ke smlouvě při typování dohledat) platnost ZoS je 3 měsíce od podpisu musí být podepsán všemi, jejichž podpisy jsou na návrhu smlouvy (jedná-li se o FP s více smlouvami, musí být na ZoS podepsáni všichni, kdo podepisovali všechny sjednané smlouvy) aktuálně platné verze dokumentů je možno stáhnout na OK Netu: https://oknet.bcas.cz/new/formulare.93/ Informační list k transformovaným fondům (penzijní připojištění): aktuálně platné verze dokumentů je možno stáhnout na OK Netu: https://oknet.bcas.cz/new/formulare.93/ musí se přikládat k nově vzniklým smlouvám i změnám na stávajících smlouvách, v případě vytisknutí každého listu zvlášť, musí klient podepsat oba listy, u oboustranného vytištění formuláře stačí jeden podpis klienta pokud je sjednán příspěvek zaměstnavatele, dokládá Investiční dotazník: aktuálně platné verze dokumentů je možno stáhnout na OK Netu: https://oknet.bcas.cz/new/formulare.93/ dokládá se ke všem investičním smlouvám a životním smlouvám musí být podepsán klientem na obou stranách formuláře (vpředu i vzadu) musí být podepsán spolupracovníkem vlastnícím VZ, který podepsal smlouvu Modelace: aktuálně platné verze dokumentů je možno stáhnout na OK Netu: https://oknet.bcas.cz/new/formulare.93/ dokládá se ke všem životním smlouvám Občanský průkaz - OP: dle vnitřních předpisů se kopie OP přikládá ke kopii investiční smlouvy (ať vznikly z FP nebo ne) v případě, že je klientem nezletilé dítě a na doložené kopii OP zákonného zástupce uvedeného také na smlouvě/pokynu záznam o dítěti není, přikládá se kopie rodného listu jak k originálu smlouvy, tak ke kopii smlouvy 4

Předávací protokol: od spolupracovníka přijímejte pouze smlouvy, změny a péče opatřené předávacím protokolem, na kterém potvrdíte svým podpisem a datem přijetí, že uvedené smlouvy byly skutečně předány po zadání smluv do systému si ve Webdiáři vygenerujte (záložka Sekretariát- Generování PP) a 4x vytiskněte předávací protokol, který přiložte 2x k originálům smluv zasílaným partnerovi a 2x ke kopiím smluv zasílaných na centrálu, kde bude jeden potvrzen a Vám vrácen zpět. přehled vygenerovaných předávacích protokolů najdete historicky uložen ve Webdiáři, záložka Sekretariát. Chyba v návrhu pojistné smlouvy: Tzv.Vratka (přehled je ve Webdiáři, záložka Smlouvy) je dokument, který vytváří pracovnice centrály, pokud při schvalování se na smlouvě nebo další dokumentaci vyskytuje vážná chyba, kterou je třeba opravit. Vratka přijde na sekretariát, kde jej musíte předat spolupracovníkovi k odstranění chyb a znovu zaslat na centrálu. Při zadávání smlouvy do systému zkontrolujte, zda je na originálu i na kopii smlouvy či změny podepsán spolupracovník i klient. Tato chyba je tou nejčastější a může být odstraněna Vaší kontrolou. Finanční plán aplikace propojená s WD (webdiář) každého spolupracovníka pokud klient souhlasí s vypracováním FP, zadává spolupracovník smlouvy přímo do FP a poté je odesílá (exportuje) do Webdiáře. Vám se cíle zobrazují v záložce Sekretariát jako u smluv, které nevznikly z FP, na cíli pak dohledáváte a načtete číslo FP (může se stát, že číslo FP nedohledáte, i když spolupracovník FP vytvořil, může se to stát, pokud spolupracovník nevytvoří FP ve Webdiáři, ale rovnou v aplikaci FP = nedojde k propojení obou aplikací) Záznam o schůzce a další smluvní dokumentace se ke smlouvám vytvořeným z FP (a ve Webdiáři připojeným k FP) přikládá pouze v jedné kopii (tedy jeden Záznam ke všem smlouvám, jedna Modelace atp.) 5

2. Zadávání smluv do systému 1. Přihlášení do aplikace Pro zadání smlouvy, kterou Vám konzultant fyzicky předal, se přihlásíte do aplikace https://portal.bcas.cz:4443/ Přihlásíte se uživatelským jménem a heslem, které Vám dorazilo formou sms na Váš telefon. Pokud máte problémy s přihlášením, účet Vám odblokuje nebo nové heslo pošle automatická linka technické podpory: 378771316 2. Přehled návrhů řešení po přihlášení do aplikace se zobrazí kalendář Vašeho manažera zvolíte v menu záložku Sekretariát Přehled cílů zobrazí se filtr, kde zadáte vyhledávací kritéria, popř. necháte přednastavená kritéria a dáte vyhledat (přednastaven je filtr se zaškrtlými kritérii Bez smlouvy/změny/pokynu a Bez vyřazených tato kombinace kritérií zobrazí všechny cíle, které je třeba v sekretariátu natypovat = vše se žlutou hvězdičkou) Nezadávají se snížení a mimořádné vklady. 6

3. Vyhledání zadaného návrhu řešení Vlevo do filtru zadejte údaj dle smlouvy, jméno klienta popř. číslo návrhu smlouvy aj. a klikněte na Vyhledat Pokud byl cíl nalezen, zobrazí se některý z těchto symbolů podle toho, co je řešením cíle: cíl nová smlouva cíl nové navýšení na smlouvě s šipkou) cíl nová smlouva a nový investiční pokyn (symbol obálky Každý cíl, kde je na některém symbolu žlutá hvězdička je třeba natypovat v sekretariátu (tyto cíle se vyfiltrují, pokud při zobrazení cílů v sekretariátu necháte zaškrtlé checkboxy Bez smlouvy/změny/pokynu a Bez vyřazených viz výše) Pokud symbol hvězdičky už na cíli nevidíte, cíl je již natypován (to můžete zkontrolovat v záložce Smlouvy Přehledy smluv nebo Přehled navýšení nebo Přehled inv.pokynů), Pokud vůbec cíl nevidíte ani jej nelze nijak v přehledu cílů dohledat, spolupracovník cíl nezadal. Požádejte ho o zadání, popřípadě zadejte návrh smlouvy (navýšení, investiční pokyn) bez návaznosti na cíl. 7

4. Vytváření návrhu smlouvy do systému zadáváte data z kopie smlouvy, data musí být shodná s originálem na kopii smlouvy musí být nalepen kmenový list, kde je třeba uvést číslo finančního plánu (FP), pokud smlouva je sjednána v rámci plánu kmenový list je také rozhodující pro identifikaci tipaře nebo partnera na smlouvě (pokud tito nejsou uvedeni na kmenovém listě, nebudou uvedeni ani na smlouvě!) První záložka = spolupracovníci zkontrolujete, zda je v systému správně uveden získatel dle kmenového listu získatel smlouvy (může být i asistent, nováček). Může se stát, že získatel smlouvy nemá oprávnění podepisovat smlouvy (chybí mu registrace u ČNB nebo např. školení u hypoték apod.), pak smlouvy musí být podepsány nadřízeným konzultantem (jinak se Vám následně nezobrazí na výběr produkty v záložce Parametry smlouvy. smlouvu sjednal = podepisující spolupracovník (musí mít PPZ, popř. další registrace, podmiňující školení apod.) tipař, vybrat je možné dvě varianty: a) dělená provize = 30% z obchodu b) partner = provize podle sjednaných smluvních podmínek oprava získatele = kliknutí na červenou ikonu křížku odstraníte zadaného spolupracovníka a místo něj zadáte správného (EVČ+příjmení) při každé opravě nebo zadání podepisujícího musíte po zadání EVČ kliknout na tlačítko Dohledat na další záložku přejdete kliknutím na zelenou šipku vpravo dole 8

Druhá záložka = finanční plán pokud smlouva nevznikla z FP, zaškrtnete Nespadá pod finanční plán a poté pokračujete na další záložku šipkou vpravo dole pokud smlouva vznikla z FP, bude číslo plánu v systému uvedeno pokud je na kmenovém listu uvedeno číslo FP a v systému chybí, je nutné ho připojit, tj. do prázdného políčka zadáte číslo FP, které je uvedeno na KL a kliknete na Dohledat. Pokud se plán nepodaří dohledat, nedá se nic dělat, konzultant zřejmě vytvořil plán ne z obchodního případu ve Webdiáři, ale rovnou v aplikaci Finanční plán a nedošlo tak k synchronizaci dat obou aplikací. 9

Třetí záložka = klienti doplňte podle smlouvy rodné číslo klienta, zkontrolujete příjmení a klikněte na tlačítko Dohledat po úspěšném dohledání zkontrolujte adresu podle smlouvy. Pokud adresa v systému je odlišná od adresy uvedené na kopii návrhu smlouvy, je nutné zadat změnu - kliknete na tlačítko Přidat změnový návrh, kam zadáte všechny změněné údaje pokud klient nebyl nalezen, musíte jej zadat kliknutím na pole Vytvořit nového. Do šablony zadáte všechny dostupné informace o klientovi nahoře vyberete, zda se jedná o právnickou či fyzickou osobu a podle volby se rozbalí další povinná pole. Pokud zadáte RČ klienta a stisknete enter, vyplní se automaticky datum narození. Pokud zadáte jméno + enter, automaticky se vyplní 5. pád jména(totéž u příjmení) Vámi vytvořený klient nebo zadaná změna bude schválena až na BC klientem může být i nezletilá osoba, zákonný zástupce klienta, který platí pojistné je pak Zadavatel. pokud je na smlouvě uveden i partner klienta, zadejte jej analogicky jako klienta nakonec potvrďte, že jste zkontrolovala všechny údaje a pokud zadavatel smlouvy je totožný s klientem smlouvy, tak také zaškrtněte příslušný checkbox Pak pokračujete na další záložku 0 10

Čtvrtá záložka = dokumentace smlouvy zde zadáváte, které dokumenty jsou připojeny k návrhu smlouvy dále pokračujete na další záložku Parametry smlouvy Pátá záložka = parametry smlouvy zkontrolujte, zda produkt souhlasí se smlouvou, popřípadě jej opravte zadejte všechna požadovaná pole, pole se rozbalují podle produktu, který je vybrán kliknutím na zelenou šipku vpravo dole Dokončit ukládáte zadaná data 11

po dokončení se zobrazí náhled vytvořené smlouvy Detail smlouvy zkontrolujte Vámi zadaná data na detailu smlouvy, který se už otevírá ze záložky hlavního menu Smlouvy Přehled smluv pokud jste zjistil/la, že je někde chyba, lze ji opravit kliknutím na ikonu Upravit údaje, popř. Smazat smlouvu zpět na přehled cílů se dostanete kliknutím vpravo nahoře na text Přehled cílů 5. Vytváření návrhu změny (navýšení) smlouvy ikona pro navýšení se od smlouvy odlišuje výrazným červeným + vyhledá se stejně jako nová smlouva, navýšení otevřete kliknutím na ikonu prázdného listu s + neschvalujte navýšení, které bylo spolupracovníkem zadáno jako smlouva vznikla by duplicita! Pokud spolupracovník navýšení nezadal, zadejte jej Bez návaznosti na cíl (viz popis výše) k navýšení je třeba připojit stávající = relevantní smlouvu, které se navýšení týká, pokud se smlouvu nepodaří v systému dohledat (v případě, že původní smlouva nebyla sjednána konzultantem BCAS), je třeba v záhlaví navýšení přepnout na typ Přejatá 12

zkontrolujte, zda všechny údaje souhlasí se změnovým návrhem, popřípadě je opravte (částka, o kterou se navyšuje, klientská data zde pokud jsou úpravy v adresa, telefonu apod., zadejte změnový formulář apod.) po uložení se zobrazí náhled zadaného navýšení, kontrolu zadání také můžete provést v záložce Smlouvy Přehled navýšení 6. Vyřazení cíle z přehledu cílů V případě, že se Vám v přehledu cílů zobrazují cíle, které jsou nadbytečné, je možné je vyřadit kliknutím na ikonu koštěte (štětce), která se zobrazuje u každého cíle Zobrazí se okno pro popis, kde uvedete důvod vyřazení (duplicita, omyl, chyba apod.) a kliknete na políčko Skrýt potřebu. po uložení se v systému změní ikona koštěte na žlutou šipku 13

vyřazené cíle lze zobrazit volbou Pouze vyřazené ve filtru v Přehledu cílů a znovu je kliknutím na žlutou šipku lze vrátit mezi nevyřazené cíle v přehledu vyřazených cílů, pokud se postavíte myší na žlutou šipku, zobrazí se Vám důvod vyřazení bez otevírání detailu vyřazeného cíle 7. Předávací protokoly Předávací protokoly generujete po zadání cílů, než dokumentaci fyzicky odešlete generování předávacích protokolů naleznete v záložce Sekretariát Vygenerovat předávací protokol. Protokoly lze generovat pouze podle obchodních partnerů (2 předávací protokoly zasíláte s originály smluv obchodním partnerům a další 2 na centrálu s kopiemi smluv, jeden protokol se vždy vrátí potvrzený příjemcem zpět). předávací protokoly musí odpovídat fyzicky předávané dokumentaci. přehled vygenerovaných předávacích protokolů pak naleznete v záložce Sekretariát Přehled předávacích protokolů, kde již vygenerované protokoly zůstávají historicky uloženy a lze je kdykoliv zpětně zobrazit. 14

8. Zadávání péče Podmínky vykonání a splnění péčí řeší Pokyn č. P 2010/02v2 Povinná péče a její zpracování, umístěný a dostupný na OKNetu, sekce BCAS, Pokyny, smlouvy a formuláře. Tento Pokyn stanovuje dva typy péčí osobní (vykonaná osobně u klienta) a automatická (péče je automaticky označena v systému při sjednání nového obchodu u klienta) Provádí se u smluv, kde vzniká nárok na následnou provizi (viz Zvláštní provizní podmínky ZPP platné v době sepsání smlouvy, ty jsou zveřejňovány historicky na OKNetu, nově tento rok i ve Webdiáři, sekci Péče musí být provedena na platném formuláři Záznam o schůzce Formulář musí být řádně a čitelně vyplněn, podepsán klientem, partnerem a spolupracovníkem a viditelně označen v záhlaví dokumentu PÉČE Spolupracovník Vám předá provedené péče spolu s předávacím protokolem, který potvrdíte, kopii si ponechává spolupracovník a klient, originál zasíláte ne centrálu BC, a.s. Péče se zadává do systému za záložky Sekretariát Zadat péči na klienta Do karty péče vyhledejte klienta (nejlépe podle RČ a příjmení), zadejte datum provedení péče, do typu péče zvolte, zda se jedná o osobní schůzku, telefonickou nebo písemnou péči a vše uložte. Pokud jste zadala/l péči chybně, lze ji na detailu péče v záhlaví smazat ( Odstranit ) Již zadané péče můžete zkontrolovat také v záložce Sekretariát Přehled péčí na klienta, všechny péče (včetně autopéčí) je možno vidět na jednotlivých smlouvách v Přehledu smluv v záhlaví detailu je jedna ze záložek Provedené péče ) Vámi zadaná péče je ve stavu NAVRH, po schválení centrálou se mění její stav na PORIZ (až po schválení centrálou je péče platná) Do uzávěrky se započítávají péče zadané nejpozději do posledního dne v měsíci a dodané do 3. pracovních dnů na centrálu BC, a.s. 15

8. Schválení smlouvy na centrále BC po přijetí kopie smlouvy, navýšení nebo péče na centrále BC, a.s., je kopie orazítkována s datem přijetí a předána do oddělení správy dat, kde je zkontrolována a schválena (převedena ze stavu NAVRH od Vás do stavu PORIZ) jelikož není možné v množství dodávaných smluv okamžitě po přijetí kopii zkontrolovat a schválit, dochází k prodlevám a to i vlivem uzávěrky stavy smluv uvedené v systému: NAVRH = záznam, který jste pořídila na sekretariátu (centrálou BC ještě není schválena) PORIZ = záznam schválený centrálou BC a.s., tento stav umožňuje přidělení zálohových bodů na smlouvě, pokud je ale zároveň dodána ostatní dokumentace UZAV = smlouva, která byla bodově i peněžně proplacena STRN = stornovaná smlouva UKONC = ukončená smlouva 16