Průvodce zadáním obchodního případu do Webdiáře

Transkript

1 nanční nanční nanční nanční nanční nanční Průvodce zadáním obchodního případu do Webdiáře Základní informace o zpracování produkce v Broker Consulting, a. s., a postup vytvoření obchodního případu ve firemních on-line aplikacích BC_Průvodce_Webdiář_verze_

2 Vážené kolegyně, vážení kolegové, vítáme Vás ve společnosti Broker Consulting, a. s., která se pyšní v oblasti finančního poradenství nejen skvělými obchodními výsledky, ale i používáním moderních technologií. Naši konzultanti mají k dispozici především internetovou aplikaci Webdiář, která slouží ke komplexnímu záznamu a časovému plánování obchodních případů, ukládání klientských údajů, zadávání informací o jednotlivých smlouvách apod. V následujícím textu Vás seznámíme s postupem, jak do Webdiáře obchodní případ a klientská data zadat a jak se v aplikaci orientovat. Pochopíte celý proces zpracování dat v naší společnosti a propojenost Webdiáře s dalšími aplikacemi, které budete při své práci využívat. Věříme, že používání všech aplikací, které jsme pro Vás připravili, výrazně zjednoduší a zpříjemní Vaši práci a pomůže dosáhnout i vyšší produktivity. Přejeme Vám hodně pracovních úspěchů. Váš tým centrály Broker Consulting, a. s. OBSAH 1. Základní informace 1.1 Používané zkratky 1.2 Smluvní vztahy 1.3 Používané aplikace 1.4 Kompletace smlouvy 1.5 Zpracování na sekretariátu nadřízeného manažera 1.6 Zpracování na centrále Broker Consulting, a. s., v Plzni 1.7 Ostatní 2. Webdiář 2.1 Používané zkratky 2.2 Přihlášení do aplikace 2.3 Vytvoření obchodního případu 2.4 Vytvoření OK Finančního plánu 2.5 Propojení OK Finančního plánu a Webdiáře 2.6 Ostatní 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE 1.1 Používané zkratky BC a.s. = Broker Consulting a.s. WD = Webdiář FP = Finanční plán ID = investiční dotazník ZoS = Záznam o schůzce VZ = Vázaný zástupce (osoba oprávněná ke zprostředkování investičních smluv) PPZ = Podřízený pojišťovací zprostředkovatel, tj. osoba oprávněná ke zprostředkování pojistných produktů 1.2 Smluvní vztahy Aby spolupracovník obdržel od Broker Consulting, a. s., peněžní nebo bodovou odměnu, musí mít s Broker Consulting, a. s., uzavřený smluvní vztah a splnit podmínky stanovené v příslušné smlouvě. A. Smlouva o spolupráci B. Partnerská smlouva (externí doporučování klientů) C. Smlouva o OK Bonusu (externí doporučování spolupracovníků) A. Smlouva o spolupráci Smluvní vztah, jehož předmětem je úprava vzájemných vztahů, práv a povinností společnosti BC a.s. a Spolupracovníka, a to při společném výkonu zprostředkovatelské činnosti v oblasti finančních služeb. Nedílnou součástí Smlouvy o spolupráci (součást textace Smlouvy o spolupráci) jsou Všeobecné provizní podmínky, které určují, za jakých podmínek vzniká spolupracovníkovi právo na finanční a bodovou odměnu, jak a kdy bude tato odměna vyplacena, jaká jsou pravidla provize za následnou péči apod. Nedílnou součástí smlouvy je také Smlouva o zpracování osobních údajů a Souhlas se zpracováním osobních údajů, dále příloha s Broker kariérou (přehledová tabulka kariérních stupňů) a formulář pro možný Dar občanskému sdružení Dobrý skutek a obecně prospěšnou společnost ABC Finančního vzdělávání. Samostatnou přílohou Smlouvy o spolupráci jsou Zvláštní provizní podmínky (není součástí textace smlouvy), které uvádí u konkrétních produktů algoritmus výpočtu bodové i finanční provize. V této příloze Smlouvy o spolupráci, která je pravidelně aktualizována a zveřejňována na OK Netu i ve Webdiáři (viz níže), naleznete všechny produkty, které je možno prostřednictvím naší společnosti sjednávat. Složka nového spolupracovníka obsahuje: 2x Smlouva o spolupráci k dispozici na e-shopu na OK Netu; 2x Smlouva o zpracování osobních údajů k dispozici na e-shopu na OK Netu; Kopie dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání (min. maturitní vysvědčení). B. Partnerská smlouva Tato smlouva upravuje vztahy mezi BC a.s. a Partnerem, jejich práva a povinnosti, které vznikají v průběhu jejich spolupráce. Předmětem spolupráce je dlouhodobé vyhledávání klientů a předávání tipů na nové klienty, a to za smluvně sjednanou odměnu. Partner nesmí vykonávat podle této smlouvy žádnou činnost, která vykazuje znaky zprostředkovatelské činnosti v oblasti finančních produktů. Partner je vázán na kontaktního spolupracovníka BC a.s. (kontaktní osobu), který má se společností podepsánu platnou a účinnou Smlouvu o spolupráci. Partner nemůže být zároveň spolupracovníkem BC a.s. s účinnou Smlouvou o spolupráci. Důležité: Provize je vyplacena partnerovi pouze v případě, že je uveden na kmenovém listu (viz dále) a na návrhu smlouvy je jako získatel uvedena kontaktní osoba (tj. navázaný kontaktní spolupracovník BC a.s.). C. Smlouva o OK Bonusu Tato smlouva upravuje podmínky vyplácení OK Bonusu Doporučiteli za předané tipy na nové spolupracovníky. Upravuje podmínky vyplacení provize z produkce takto vytipovaných nových spolupracovníků. Doporučitel nemůže být zároveň spolupracovníkem BC a.s. S účinnou Smlouvou o spolupráci. Doporučitel musí být vždy uveden ve Smlouvě o spolupráci doporučeného spolupracovníka. 01

3 Všechny vzorové smlouvy, podklady ke smlouvám, formuláře, přílohy i další jsou k dispozici na informačním portálu pro spolupracovníky OK Net. 1.3 Používané aplikace v Broker Consulting, a. s. OK Net informační portál, kde naleznete legislativní informace, manuály ke všem nabízeným produktům, kalkulačky ke stažení a další produktové manuály, také je zde celá sekce věnovaná praktickým ukázkám prodejních dovedností. Najdete zde sekci vzdělávání a on-line testů s možností on-line přihlašování na jednotlivé akce a další. OK Net bude Vaším důležitým informačním zdrojem také o dění v naší společnosti, vyhlášených soutěžích, kontaktech apod. Přes OK Net můžete vstoupit do dalších aplikací Webdiáře, Finančního plánu, reklamačního systému Sally (viz níže). Webdiář aplikace, prostřednictvím které budete zadávat všechny údaje o klientech, vytvořených finančních plánech, celých obchodních případech, klientských cílech a uzavřených smlouvách. Prostřednictvím Webdiáře budete mít přehled o bodových i finančních ziscích za jednotlivé smlouvy, také k měsíčně zpracovávaným provizním výpisům. Nedílnou součástí Webdiáře je také Váš kalendář, kde si budete plánovat schůzky s klienty, ale také školení, meetingy apod. Finanční plán tato aplikace umožňuje dlouhodobé finanční plánování plnění klientských cílů. Aplikace Vám usnadní modelování finanční budoucnost klientů a navrhování optimálních řešení. Finančnímu plánu jsou věnována samostatná školení v rámci vzdělávacího cyklu. Další aplikace např. Webmail, reklamační systém Sally, E-consultant a další. 1.4 Kompletace smlouvy Administrace spolupracovníka Broker Consulting, a. s., probíhá elektronicky zadávání dat do WD (FP), a fyzicky (smlouva a potřebné dokumenty spojené se smlouvou). Cesta smlouvy: klient - spolupracovník - sekretariát manažera/ředitele obchodní partner / kopie centrála Broker Consulting, a. s., Plzeň. Sjednané návrhy smluv s klientem je třeba před odevzdáním zkompletovat. Pro přidělení zálohových bodů za sjednanou smlouvu je nutné mimo povinné dokumentace též doložit doklad o platbě: a) přiložení papírového dokladu přímo ke smlouvě a dokumentaci odesílané na centrálu společnosti, b) přiložení elektronického dokladu v rámci WD ze strany sekretariátu nebo ze strany spolupracovníka - možnost vložení elektronického dokladu do dané uzávěrky je omezen do 16. dne (včetně) každého měsíce (doklady vložené po tomto limitu budou zařazeny do zpracování za následující měsíc). Podrobnější informace ohledně procesu přikládání elektronického dokladu jsou uvedeny v samostatném manuálu, který naleznete ve Vašem Webdiáři v záhlaví, sekce Zprávy zde je možnost nastavit datum a vidět zprávy i historicky). Doklad o platbě podléhá konečné kontrole na centrále BC a.s. v Plzni. Smlouva (včetně všech dokumentů) musí být odevzdána bez zbytečného odkladu. Důležité: Zprostředkovat uzavření pojistné smlouvy nebo její změnu může pouze spolupracovník s příslušným oprávněním, tzn. registrací PPZ u ČNB a účinnou Smlouvou o spolupráci. Investiční smlouvu může podepsat pouze spolupracovník registrovaný jako PPZ u ČNB s účinnou Smlouvou o spolupráci a zároveň registrovaný jako VZ (Vázaný zástupce) u ČNB. Zprostředkování doplňkového penzijního spoření a/nebo zprostředkování důchodového spoření může pouze spolupracovník s rozšířenou registrací VZ u ČNB. Za zprostředkovanou smlouvu je vždy odpovědný spolupracovník, který zprostředkoval uzavření smlouvy s klientem a je podepsán na všech dokumentech. Všechny procesy jsou podrobně zpracované v manuálech a pokynech na OK Netu a je nezbytné se s nimi seznámit a řídit se jimi. Vyžadované dokumenty ke smlouvám: - Záznam o schůzce povinnost vyplnění a přiložení ke smlouvám je povinnost zákonná a je blíže specifikovaná vnitřními pokyny společnosti. - Objednávka zpracování OK Finančního plánu slouží ke sběru dat klienta, pokud klientovi zpracováváme finanční plán - Investiční dotazník dokládá se k investicím a k IŽP. - Kopie občanského průkazu nebo rodného listu dokládá se k investicím. - Modelace dokládá se k životním pojištěním - Informační list dokládá se ke změnám penzijního připojištění Některé dokumenty jsou k dispozici ke stažení na OK Netu. Tištěné je nutné objednávat přes manažera on-line formou z e-shopu, umístěném na OK Netu. Dokládání dokumentace se rozlišuje: - Smlouvy vzniklé bez zpracování ve FP = Záznam o schůzce se dokládá ke každé smlouvě klienta. - Smlouvy vzniklé zpracováním FP 4G/GenerationNext = Záznam o schůzce a Objednávka finančního plánu se dokládá k první sjednané smlouvě klienta. Zde je možné ZoS otevřít přímo z aplikace FP a vyplnit jej dle sjednaných dat. - Smlouvy vzniklé zpracováním FPNext (základní/basic FP) = ZoS se dokládá ke každé smlouvě klienta. Platnost dokumentů: U FP 90 dnů od podpisu Objednávky finančního plánu (data na vytištěném ZoS musí odpovídat vzniklé skutečnosti). Mimo FP 30 dnů od sepsání ZoS. V případě, že je centrálou Broker Consulting, a. s., měněna verze daného formuláře, uvedený termín pozbývá platnosti. Informace o nových verzích formulářů jsou rozesílány em a jsou též umístěny na OK Netu nebo Webdiáři. Přikládání dokumentů: Ke kopiím smluv, změn odesílaných na centrálu: - Záznam o schůzce (ZoS) - Objednávka zpracování OK Finančního plánu, - Doklad o platbě (podmiňuje přidělení zálohových bodů), - Předávací protokol (soupiska s přehledem sjednaných a předávaných smluv, změn ), - Informační list (pouze k sjednaným změnám penzijního připojištění), - Investiční dotazník (ID) čitelná kopie typu pro Broker Consulting (k investicím a IŽP), - Kopie občanského průkazu (k investicím), - Modelace (k životním smlouvám) K originálům smluv, změn odesílaných na partnera (finanční instituce): - ID čitelná kopie typu pro Broker Consulting (k investicím), - kopie občanského průkazu (k investicím jen pokud partner vyžaduje, je umístěno na OK Netu u každého produktu) - Předsmluvní informace - Záznam z jednání podle nového občanského zákoníku - Případné další dokumenty vyžadované jednotlivými obchodními partnery (podle aktuálně platných pokynů) Doklady o platbě akceptovatelné pouze: - potvrzený ústřižek složenky - zadaný trvalý příkaz - zadaný jednorázový příkaz - výpis z účtu klienta - internetové bankovnictví Doklady o platbě musí obsahovat data týkající se dané smlouvy (VS, výše částky, číslo účtu /název instituce/, kam je platba zasílána, 02

4 a potvrzení, že transakce nebo platba byla přijata bankou či poštou. V případě příspěvku zaměstnavatele je doklad v systému označen automaticky. Za neplatné doklady jsou považovány: razítko sběrného boxu, první krok v zadání příkazu, nepotvrzené bankou, chybí VS nebo nesouhlasí se smlouvou, chybí částka nebo je nižší než na sjednaném návrhu smlouvy, identifikace účtu, kam jsou prostředky zasílány, atd. Papírové doklady o platbách nejsou dodatečně přijímány. Elektronické doklady o platbě v povolených formátech lze ke smlouvě či navýšení přiložit ve WD do dané uzávěrky do 16. dne v měsíci. Kmenový list: Slouží k určení získatele smlouvy, jejího případného napojení na FP. Je umístěn vždy na kopii smlouvy na přední straně mimo data, která jsou nutná pro zpracování (pozor na přelepení čísla návrhu, dat o klientu, platby ). Na sekretariát nadřízeného manažera/ředitele odevzdáváte: originál smlouvy/změny + kopie smlouvy/změny + dokumentace + předávací protokol (PP). Kopie smluv, navýšení a investic je nutné dodat na centrálu Broker Consulting, a. s., Plzeň neprodleně, nejdéle však do 14 dnů od data jejich podpisu klientem. Při nesplnění lhůty je udělena podepisujícímu spolupracovníkovi peněžní sankce 100 Kč za každý pozdně dodaný pokyn a návrh smlouvy (viz článek Všeobecných provizních podmínek). Důležité: Před odevzdáním produkce zkontrolujte, zda došlo k průpisu dat z originálu smlouvy/změny/pokynu na připojené kopie. Smlouvy, které byly sjednány s klientem, ale nebyly uskutečněny, se neničí. Pouze se přeškrtnou, označí jako storno a odešlou se společně se všemi kopiemi (včetně klientovy) na centrálu Broker Consulting, a. s., v Plzni, kde dochází k jejich archivaci. 1.5 Zpracování na sekretariátu nadřízeného manažera Pověřená asistentka na sekretariátu přijme uvedenou složku smluv/změn a přes aplikaci WD zadává návrh řešení do systému. Při zadávání zároveň dochází k prvotní kontrole a případně k vrácení zpět spolupracovníkovi ke sjednání nápravy. Je třeba zkontrolovat, zda jsou řádně podepsány všechny kopie návrhů, některé formuláře jsou propisovací, jiné nikoliv. Po zadání odesílá originály smluv/změn na jednotlivé partnery a kopie smluv/změn na centrálu Broker Consulting, a. s., v Plzni. Asistentka produkci (smlouvy/změny/péče) vkládá do systému průběžně, nejdéle však pro danou uzávěrku vždy do posledního dne v měsíci. Poté je nutné ji dodat na centrálu Broker Consulting, a. s., v Plzni do následujících tří pracovních dnů nového měsíce. Kopie smluv/změn/pokynů, které budou na sekretariátu manažera zadány později než poslední den v měsíci, ve kterém byly sjednány (anebo budou tyto kopie doručeny na centrálu BC, a.s. později než v prvních třech pracovních dnech následujícího měsíce), budou zpracovány až v uzávěrce za následující měsíc. Stejně tak budou přiděleny v uzávěrce za následující měsíc i zálohové body a vyplacena případná provize. Takto roztříděná produkce je předána do Oddělení správy dat (OSD). Zde dochází k jejich postupnému schvalování (změna stavu smlouvy ze stavu NAVRH na PORIZ). Bohužel není fyzicky možné kopie, které jsou přijaty, tentýž den zpracovat. Přijaté kopie jsou do dané uzávěrky schváleny nejdéle do každého 18. dne v měsíci. Pověřená pracovnice OSD do systému při zpracování/schválení pořizuje další data, která zároveň také kontroluje. V případě závažné chyby, která neumožňuje řádné zpracování / schválení smlouvy na centrále BC a.s., je u dané smlouvy vytvořen záznam o problému, který vidíte ve WD (záložka Smlouvy Problémy). Zároveň je vytištěn písemný formulář o vzniklé chybě pod názvem Chyba v návrhu pojistné smlouvy č a následně zaslán zpět spolupracovníkovi k opravě. Druhý den vlastník smlouvy obdrží informativní mail (jde pouze o informaci, že byla zjištěna chyba a byla odeslána vratka). Vždy je nutné vyčkat na písemnou vratku, se kterou je chybný dokument odeslán. Provedená oprava se zasílá pouze na centrálu Broker Consulting, a. s., do Plzně. Zpracování probíhá odděleně dle produktů, nikoliv dle složky smluv klientů, proto se může stát, že v případě opakující se chyby na dokumentu, je vratka odeslána vícekrát. Chyby, které neakceptuje obchodní partner, jsou nazývány intervence. Na centrálu Broker Consulting, a. s., v Plzni partneři zasílají jak ové, tak i písemné intervence, které jsou dále v oddělení sekretariátu centrály rozesílány na dané spolupracovníky. Originály oprav je nutné zasílat na partnera, kopie na centrálu Broker Consulting, a. s., v Plzni, obojí přes asistentku manažera. Problémy/Vratky, které jsou zaslány k opravě, mohou mít vliv na přidělení bodů i výplatu provize. Pouze opravy doručené na centrálu Broker Consulting, a. s., v Plzni do 16. dne v měsíci jsou zpracovány/schváleny v aktuální uzávěrce. Každého 20. dne v měsíci probíhá na centrále Broker Consulting, a. s., v Plzni zpracování uzávěrky za předchozí měsíc a dochází k převedení provizí na účty spolupracovníků. Jestliže uvedené datum vychází na víkend či svátek, zpracování probíhá předcházející pracovní den Ostatní Koeficienty pro výpočet bodů za jednotlivé produkty jsou uvedeny ve Zvláštních provizních podmínkách (ZPP), uvedených na OK Netu či Webdiáři. Následná péče vznik práva na následnou provizi, je podmíněn splněním všech podmínek uvedených u konkrétních produktů v ZPP. Následná péče se provádí formou automatické péče, sjednáním nové smlouvy/změny nebo případně doložením Záznamu o schůzce. Pokyn na povinnou péči a její zpracování je vyvěšen na OK Netu. Reklamace - veškeré reklamace a případné dotazy z Vaší strany ke smlouvám/provizím směřujte, prosím, přes reklamační systém SALLY. Ikona pro vstup do této aplikace je umístěna na OK Netu (záhlaví aplikace vpravo). Prosím vkládejte jednu smlouvu do jedné reklamace. Například: smlouva sepsaná dodaná na sekretariát zadaná asistentkou do systému nejpozději do přijata na centrále Broker Consulting, a. s., v Plzni do tří následujících pracovních dní (pohyblivé datum) - tato smlouva bude zpracována uzávěrkou za 9. měsíc (den zpracování ) 1.6 Zpracování na centrále Broker Consulting, a. s., v Plzni Smlouvy jsou přijímány na centrále, kde dochází k jejich třídění dle produktu a označení data přijetí. 03

5 2. WEBDIÁŘ 2.1 Použité zkratky: Zkratky u smluv uvedených ve WD v Přehledu smluv: NAVRH = záznam pořízený asistentkou na sekretariátu manažera PORIZ = záznam schválený pověřeným pracovníkem centrály Broker Consulting, a. s., v Plzni UZAV = vyplacená smlouva (bodově i peněžně) STRN = stornovaná smlouva UKONC = ukončená smlouva aktuální přehled dvaceti nejúspěšnějších obchodníků za dané období. Jestliže nyní dané informace nebudete zpracovávat, kliknete na políčko Vyřešit později nebo prostřednictvím lišty se záložkami přejdete na jinou záložku. Navrátit se k informačnímu přehledu lze kliknutím na Mé úkoly vpravo v záhlaví aplikace. Data do WD se zadávají průběžně a dle skutečnosti. Každé pondělí ve12.00 hod. probíhá automatické uzavírání předešlého týdne = dojde k uzavření všech schůzek a návrhů řešení, které jste v předešlém týdnu zadali do WD. Po této hodině již nelze data upravovat ani mazat, schůzky a cíle jsou započítány do statistik. 2.2 Přihlášení do aplikace Přihlašovací adresa = nebo přes ikonu Wedbiáře na OK Netu (v záhlaví aplikace vpravo). Uživatelské jméno = Vaše evidenční číslo (EVČ), které Vám bylo přiděleno při podpisu Smlouvy o spolupráci. Heslo = jednorázové heslo doručené prostřednictvím sms zprávy na Váš mobilní telefon. Při prvním přihlášení budete vyzváni ke změně hesla. B) Kalendář Je zobrazován jako druhé okno po informačních sestavách, je přístupný také z menu Obchod Kalendář. Automaticky se zobrazuje aktuální týden, pomocí šipek nebo zadání konkrétního data lze přejít do jiného týdne. Pro rychlý návrat zpět do aktuálního týdne slouží tlačítko Dnes. V horní šedé liště se zobrazují svátky a narozeniny klientů nebo podřízených spolupracovníků. Ty je možno spolu s jejich telefonními čísly a kontakty, které nebyly dosud navolány, vyexportovat tlačítkem Export. Do kalendáře lze zadat tyto kategorie událostí: Po prvním úspěšném přihlášení se zobrazí výzva k odsouhlasení dokumentu OK Memo , které stanovuje pravidla zacházení s přístupovými hesly a elektronickým souhlasem. Při opakovaném přihlášení se zobrazí sekce Mé úkoly. - obecné události - schůzky, porady, aj. - školení - osobní pohovory zde lze dohledat spolupracovníka, se kterým povedeme pohovor a schůzka se propíše i do jeho kalendáře A) Informační přehled/sestavy (Mé úkoly) Zde jsou zobrazena data o případných dlužnících nebo úkolech, které je potřeba vyřešit. Například: 1) Ke schválení - jedná se o smlouvy nebo pokyny, které nebyly do WD řádně zadány a je nutné je schválit (odsouhlasit) 2) Autorizace podpisu - jde o potvrzení nadřízeného spolupracovníka, který se účastnil schůzky u klienta s nováčkem v režimu zapracování 3) Přidělené tipy = jedná se o kontakt na klienta, který je určen k co nejrychlejšímu kontaktování 4) Informační sestavy vyžadovaná reakce (vlastní) (podřízení) = sestava zaslaná partnerem, kde může hrozit storno smlouvy nutno vyřešit co nejdříve. 5) Informační sestavy nevyžadovaná reakce (vlastní) (podřízení) = upozornění na končící smlouvy, pojistná plnění, akceptace 6) Sirotci k přidělení = jedná se o kontakty a smlouvy po ukončených podřízených spolupracovnících, které je nutno přiřadit sobě nebo někomu z podřízené struktury. 7) Sirotci ke kontaktování = jedná se o přidělené kontakty nebo smlouvy po ukončených spolupracovnících, které na Vás nadřízený manažer přiřadil. 8) Pokud nemáte k řešení žádné informační sestavy, zobrazí se Vytvoření obecné události: - myší označíte v kalendáři čas, do kterého událost zadáváte, - zadáte typ události, název atd., - detail obecné události můžete kdykoliv zobrazit kliknutím na uvedený název a čas události. C) Zprávy Prostřednictvím sekce Zprávy s ikonou obálky (v záhlaví aplikace vlevo) Vás budeme informovat o novinkách a změnách v aplikaci Webdiář. Zprávy je možno zobrazovat a filtrovat podle kritéria přečtené/nepřečtené a podle data platnosti zpráv. Dle data platnosti 04

6 můžete filtrovat a zobrazit zprávy i z doby předcházející datu podpisu Smlouvy o spolupráci. Najdete zde mnoho manuálů, které Vám určitě pomohou při další práci s Webdiářem. Poté, co schůzka proběhla, znovu si otevřete ve Webdiáři detail realizované schůzky (záložka Obchod Schůzky nebo Obchod Obchodní případy Detail obchodního případu Schůzky) a zadáte získaná data, přidáte cíle klienta a vše uložíte. Editovat schůzku je možno pouze v aktuálním týdnu, každé pondělí ve 12:00 dochází automaticky k uzavření předchozího týdne a nápočtu zadaných dat, pak už nelze schůzky modifikovat. 2.3 Vytvoření obchodního případu A) Nový kontakt Získaný kontakt zadáme prostřednictvím záložky Obchod Nový kontakt. Zadáme co nejvíce dostupných informací o klientovi a kontakt uložíme. 2.4 Vytvoření OK Finančního plánu Z detailu Obchodního případu vytvoříte FP kliknutím na ikonu s názvem Nový finanční plán. Zobrazí se okno, kde je nutno zadat název plánu (povinný údaj), pod kterým se bude ve WD zobrazovat. B) Schůzka Dále se zadá datum podpisu Objednávky FP (povinný údaj) a kliknete na políčko Vytvořit plán. Po sjednání data obchodní schůzky si vyhledáte ve Webdiáři konkrétní kontakt (záložky Obchod Kontakty) pomocí filtrovacích kritérií na levé straně obrazovky (např. příjmení). Tímto krokem dochází k přesunutí z aplikace Webdiář do aplikace Finanční plán. Na detailu kontaktu klikněte na ikonu sponky Přidat schůzku Vyplníme detaily schůzky, tedy o jaký typ schůzky se jedná, datum plánované schůzky atd. a uložte. Na úvodní obrazovce aplikace vyberete, ve které verzi chcete pracovat. Nabízí se nejnovější FP 4G verze a starší Generation NEXT. Ukázky níže budou právě z nejnovější verze OK Finanční plán 4G. Uložením schůzky se z kontaktu stává obchodní případ (přehled obchodních případů naleznete v sekci Obchod Obchodní případy). Uložením schůzky se také propíší data schůzky do Vašeho kalendáře. Pro zpracování ve FP je nezbytné zadat do kontaktu datum narození, rodinný stav a pohlaví klienta. Systém bez těchto údajů neumožní vytvořit Finanční plán. Pokud nejsou vyplněny všechny údaje o klientovi, zobrazí se okno, do kterého je nutno povinné údaje doplnit a poté uložit. Do pole Investiční profil je třeba zvolit typ profilu klienta dle dat z ID klienta. Dle Objednávky a ostatních informací získaných od klienta, popřípadě partnera a nezletilých dětí, zadáte data do jednotlivých záložek FP - osobní údaje, finanční situace, finanční závazky atd. 05

7 Pokud klient disponuje volným cashflow, zobrazují se další záložky např. doporučení, výstupy z FP, možnost úpravy řešení apod. Zpět do WD se dostanete kliknutím na nadpis Návrat do Webdiáře. V záložce Úpravy řešení cílů je nutné navrhnutá řešení upravit, doplnit produkt, a to kliknutím na daný text v řádce. Lze je také popřípadě smazat pomocí tlačítka v každé řádce. Návratem do WD se zobrazí detail FP, kde je také uvedeno jeho číslo. Pro klienta byl vytvořen FP, který má systémově platnost 90 dní od data podpisu Objednávky. V záložce Rekapitulace je k dispozici dokument o stručném shrnutí dat o klientovi V záložce Přehled smluv naleznete přehled stávajících i doporučovaných smluv, ale i možnost generovat Záznam o schůzce nebo tisknout štítky. Zde je možno doplnit konkrétní uzavřené smlouvy (tlačítko Upravit). Po úpravě se zobrazí možnost odeslání do Webdiáře. Úpravy řešení cílů je možné provádět pouze do doby, než je cíl odeslán do Webdiáře. Na ZoS, objednávce finančního plánu, musí být podepsán klient i partner v případě, že jsou uvedeni na smlouvách. Na ZoS, musí být podepsáni všichni spolupracovníci, kteří u daného klienta podepisovali návrhy smluv. Na Objednávce finančního plánu musí být podepsáni všichni spolupracovníci, kteří se účastnili podpisu smluv či sběru dat. Zletilé dítě musí mít svůj vlastní FP. Klient si ponechá poslední kopie smluv, jeden výtisk Záznamu o schůzce, Originál ID, kopii Objednávky FP, Modelaci a Předsmluvní informace, Záznam z jednání podle nového občanského zákoníku a kopii Informačního listu (pokud byla sjednána změna penzijního připojištění). Jestliže nedošlo k žádné změně, odmítnutí nebo k odsunutí podpisu smlouvy, můžete po svém návratu od klienta přistoupit k dokončení FP ve svém WD. 2.5 Propojení FP a WD Obě aplikace jsou navzájem propojeny, ve Webdiáři plán na obchodním případě zadáte, z FP pak odesíláte jednotlivé smlouvy zpět do Webdiáře. Webdiář automaticky vytvoří i schůzku podle data sepsaných smluv. 06 Záznam o schůzce je třeba před návštěvou klienta vytisknout nejméně ve dvou vyhotoveních. Není předvyplněn je nutné jej kompletně vyplnit. Jeden výtisk zůstává klientovi a jeden se přikládá ke smlouvě, která bude jako první odeslána na centrálu Broker Consulting, a. s., do Plzně. Přehled finančních plánů je ve Webdiáři přístupný ze záložky Obchod Finanční plány nebo přímo z detailu obchodního případu finanční plány (zde se jedná o plány vytvořené na konkrétní obchodní případ). Do levého filtru si můžete zadat číslo FP nebo jiné parametry pro nalezení a kliknete na políčko vyhledat.

8 Zobrazená řádka záznamu FP obsahuje základní informace o daném FP. Kliknutím na FP vedle ikony modré šipky v druhém sloupečku přejdete rovnou do detailu FP v aplikace OK Finanční plán. Jsme-li v detailu smlouvy (cíle), do schůzky se dostaneme kliknutím na menu Schůzka. Zobrazí se rovnou její detail, kde je v poznámce uvedeno, že došlo např. k automatickému vygenerování. Z detailu FP lze také přejít rovnou na detail plánu v aplikaci OK Finanční plán. Smlouva uzavřená na partnera, manžela či nezletilé dítě se přenese do schůzky obchodního případu klienta (byl zadán jako prvotní kontakt do WD a byl na něj vytvořen FP). K odeslání smluv z FP do WD by mělo docházet ještě v den podpisu smluv, a to z důvodu uzavírání statistik, ke kterému dochází každé pondělí ve hodin. Po vypršení devadesátidenní lhůty není možné do FP zadávat nová data, ani dodatečně odesílat smlouvy do WD. Každá další nová smlouva musí mít svou vlastní novou dokumentaci a na kmenový list již nelze uvádět číslo uzavřeného FP. Zde je možné vytvořit kopii FP, kde nové potřeby doplníte a novou smlouvu odešlete do WD. Kopií vznikne nové číslo FP a tudíž i nová dokumentace (ZoS, Objednávka FP, ID, atd..). Nelze použít původní dokumentaci. K již částečně nebo úplně uzavřeným FP nelze připojovat smlouvy nebo navýšení, které nebyly naplánovány v návrhu řešení. Smlouvy mohou být zadány jen přes WD do cíle, FP nemusíte kopírovat, ale je nutné vytvořit samostatný ZoS (na kmenovém lístku pak nebude uvedeno žádné číslo FP). Ve FP přejděte na záložku Přehled smluv, a jestliže došlo ke změnám při uzavírání smluv s klientem, je možno smlouvy upravit (ikony Upravit u jednotlivých smluv). Následně smlouvy tlačítkem Odeslat do WD exportujeme přímo do Webdiáře. Pro kontrolu v menu Obchod / Finanční plány naleznete přehled všech zadaných FP s údaji, zda byl, či nebyl částečně nebo finálně uzavřen. 2.6 Ostatní Před odesláním nebo osobním doručením smluv nebo změn na sekretariát manažera je nutné vše zkompletovat a přiložit předávací protokol (PP), který je možné tisknout z WD z menu Obchod Vygenerovat předávací protokol. V rámci FP se k první odesílané smlouvě na sekretariát manažera přikládá Záznam o schůzce a Objednávka FP. Všechny smlouvy, které jste s klientem uzavřeli, je nutné odeslat do WD. Odeslanou smlouvu již nelze upravovat ve FP. Po prvním odeslání smlouvy došlo k částečnému uzavření FP (již nelze upravovat řešení cílů ve FP). Odesláním poslední smlouvy do WD dojde k finálnímu uzavření FP. Aby došlo k finálnímu uzavření FP, je nutné do WD odeslat i odmítnuté smlouvy. U odmítnutých smluv dochází odesláním pouze k uložení, do WD se nepřenáší žádný záznam. Zpět do WD přejdete kliknutím na nadpis Návrat do Webdiáře. Smlouvy, které jste odeslali do WD, naleznete v menu Obchod - Přehled cílů Systém automaticky přiřazuje odeslané smlouvy ke schůzce odpovídající datu podpisu smlouvy. Jestliže schůzka nebyla zadána do WD nebo se datum sepsání smluv od data schůzky liší, systém vytvoří schůzku novou dle data sepsání smluv (viz obrázek). Dokumentace, která je přikládána ke kopiím smluv, změn a pokynů, podléhá vnitřním předpisům Broker Consulting, a.s. Je nutné sledovat změny a nové verze formulářů, které jsou vnitřním pokynem společnosti upravovány. Akceptovatelné verze dokumentů jsou vyvěšeny na OK Netu. Dokumentace, která je přikládána k originálům smluv, změn a pokynů, podléhá předpisům vydaným partnery jednotlivých pojišťoven. Veškeré změny týkající se nových dokumentů jsou ze strany partnera rozesílány mailem a dále produktovými manažery naší společnosti. Doklad o platbě se přikládá ke kopii smlouvy a slouží k přidělení zálohových bodů. Zálohové body jsou přidělovány dle výpočtu uvedeného u každého produktu v ZPP (Zvláštní provizní podmínky). Na každou kopii smlouvy, určené pro Broker Consulting, a. s., je nutné nalepit kmenový list, dle kterého dochází k zadání případného asistenta, tipaře či partnera a k určení, zda smlouva pochází z FP či nikoliv. Na sekretariát odevzdávejte vše včas, aby mohlo dojít ke kontrole a zadání a odeslání do určeného termínu. 07

9 Jakmile je smlouva zadaná ze strany sekretariátu manažera, zobrazí se Vám zadaný záznam v přehledu smluv ve stavu NAVRH. Ke schválení dojde nejpozději do 18. dne každého měsíce, proto vyčkejte s dotazy až do tohoto dne nebo do momentu, kdy je smlouva ve stavu PORIZ. Schválení získatele/vlastníka smlouvy je závislé na údajích uvedených na kmenovém listu s přihlédnutím na skutečnost, kdo smlouvu skutečně podepsal. Oranžová ikona znázorňuje problém, který zpracování nebrání (tzn., že smlouva byla převedena schvalovacím procesem centrály do stavu PORIZ, na smlouvě bude v příslušném zpracování vyplacena případná provize aj.), ale je nutné zjistit jeho příčinu. Např. tímto typem problému je neakceptovaný doklad o první platbě, nedodaná kopie občanského průkazu u investic a další. Kopii OP je nutné dle vnitřních pokynů Broker Consulting, a.s. dodat, nový platný doklad o první platbě lze nahrát z WD pomocí ikony Přidat doklad (z detailu smlouvy) a to do daného limitu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu (aby byly vyplaceny zálohové body). Nelze na kmenový list uvést jiného podepisujícího spolupracovníka, než který je na smlouvě skutečně podepsán. Nejčastější důvody, proč nemusí být smlouva v dané uzávěrce na centrále Broker Consulting, a. s., v Plzni zpracována: A) Objednávka FP není dodána ani u jedné ze smluv napojených na FP, B) ZoS není dodán ani u jedné ze smluv napojených na FP, C) ZoS není dodán u smluv vzniklých z WD (mimo FP), D) u investice nebo IŽP není dodán ID, E) u změny penzijního připojištění není dodán Informační list, F) vlastník FP není shodný se schváleným vlastníkem v systému, G) jeden z výše uvedených dokumentů byl vrácen k doplnění, H) kopie smlouvy nebo změny vykazuje chyby, které znemožnily řádné schválení v systému (např. chybí podpisy), I) smlouva, navýšení či pokyn nejsou autorizovány podepisujícím nebo nejsou schváleny získatelem smlouvy. Aby byly opravy (vratky) zpracovány do dané uzávěrky, je nutné je zaslat na centrálu Broker Consulting, a. s., Plzeň do každého 16. dne v měsíci. Kontrola produkce: V hlavním menu Smlouvy / Přehled smluv, jsou zobrazeny smlouvy, které byly zadány ze strany sekretariátu nebo které byly schváleny centrálou BC, a. s. Může se jednat o nové i historicky sjednané smlouvy. Pomocí filtru lze zjistit, zda je smlouva kompletní či nikoliv. V jejím detailu je možné zjistit podrobnější informaci o chybě. Kliknutím na název dokumentu v prvním sloupci zjistíte, k jaké smlouvě je problém vázán (zkrácená data). Zpět na přehled problémů se z daného detailu dostanete kliknutím na v pravém rohu umístěný text. Kliknutím na číslo smlouvy nebo číslo návrhu smlouvy dojde k zobrazení kompletního detailu smlouvy, ke které je problém vázán. Zpět na přehled problémů se dostanete přes hlavní lištu Smlouvy/Problémy. Problémy uvedené ve WD jsou viditelné ihned po zadání ze strany pracovníků centrály. Vždy je nutné vyčkat na jeho písemnou formu, která je ze strany centrály zaslána poštou na kanceláře manažerů. Společně s dokumentem, kde byla zjištěna chyba, odchází i průvodní dopis pod názvem Chyba v návrhu smlouvy (tzv. vratka), kde je uveden souhrn problémů. Je nutné opravit všechny uvedené, aby nedošlo k opětovnému vrácení. Vratku je také možné nalézt přes menu Smlouvy/Vratky. Akceptace dodatečně vkládaných dokladů o platbě ze strany centrály probíhá po schválení smluv a změn. Další kontrolu nekompletnosti smluv lze zjistit z menu Smlouvy/Problémy. Kontrolu dokumentace u smluv napojených na FP je nutné provádět až v momentu, kdy jsou všechny smlouvy na něj napojené ve stavu PORIZ. Kontrolu dokumentace u smluv vzniklé mimo FP je nutné provádět až v momentu, kdy je daná smlouva ve stavu PORIZ. V prvním sloupci je uveden název dokumentu, u kterého byla zjištěna chyba. V posledním sloupci je uvedena případná poznámka/doplnění. Červená ikona znázorňuje problém bránící zpracování smlouvy (tzn., že smlouva nemůže být centrálou schválena, převedena do stavu PORIZ, nemůže být vyplacena případná provize aj.). V případě, že již byla oprava zaslána na centrálu do Plzně, po zpracování se červená ikona změní na zelenou. Vzhledem k neustálému vývoji všech firemních aplikací doporučujeme pravidelně sledovat aktualizace jak tištěné, tak i elektronické verze tohoto Průvodce. Aktuální verzi vždy naleznete na OK Netu Broker Consulting, a.s. (sekce Vzdělávání Finanční abeceda Abeceda konzultanta 1). 08

10 nanční nanční nanční nanční nanční nanční Průvodce zadáním obchodního případu do Webdiáře Broker Consulting