MANUÁL PRO ASISTENTKY

MANUÁL PRO ASISTENTKY Verze 09_2015

Obsah 1) Smluvní ujednání... 3 2) Přístupy... 6 3) Kontakty na zaměstnance centrály... 7 4) Kontakty a spolupráce s partnery... 8 5) OK NET... 9 6) Webdiář (WD)... 11 7) Řešení intervencí... 13 8) Realitní služby... 14 9) E-shop... 18 10) Povinnosti, pokyny a MEMA... 21 11) Vzdělávání... 22 2

1) Smluvní ujednání Pokud se bude asistentka podílet na podnikání mandatáře jakožto spolupracující osoba (manželka/manžel mandatáře), je mandatář povinen zajistit podepsání dohody Dohoda o mlčenlivosti nebo pokud bude s mandatářem v pracovněprávním vztahu, uzavře s asistentkou jednu ze zvolených variant smluvního vztahu, tak jak bylo dohodnuto se svým nadřízeným. V případě, že požaduje spolupracovník zavedení (udělení přístupů do systému) asistenta/asistentky, je potřeba doložit : Kopii smlouvy s asistentkou (DPČ, DPP nebo pracovní smlouva, v případě rodinného příslušníka pouze tzv. Dohodu o mlčenlivosti, včetně e-mailové adresy, telefonního čísla a rodného čísla asistentky. V případě, že jde zároveň o aktivního spolupracovníka (SOSP nebo partner), je třeba zažádat Viléma Podlisku o udělení výjimky k tomu, aby mohla zároveň vykonávat činnost asistentky a spolupracovníka. Varianty smluvního vztahu: 1) DPČ - Dohoda o provedení činnosti 2) DPP - Dohoda o provedení práce 3) PS - Pracovní smlouva DPČ dohoda o pracovní činnosti rozsah práce nesmí po celou dobu, na kterou byla dohoda uzavřena, nejdéle však za období 52 týdnů, v průměru překročit 20 hodin týdně, hodinová odměna nesmí být nižší než minimální hodinová mzda u obdobného pracovního poměru dle 3 nařízení vlády ČR č. 567/2006 Sb., povinnost zaměstnavatele pojistit zaměstnance zákonným pojištěním pro případ své odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání, u odměny do 2.499, Kč se sráží 15% daň z hrubé mzdy, u odměny 2.500, Kč a více se sráží daň ze superhrubé mzdy + zdravotní pojištění + sociální pojištění DPP dohoda o provedení práce rozsah práce max. 300 hodin ročně, hodinová odměna nesmí být nižší než minimální hodinová mzda u obdobného pracovního poměru dle 3 nařízení vlády ČR č. 567/2006 Sb., povinnost zaměstnavatele pojistit zaměstnance zákonným pojištěním pro případ své odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání, u odměny do 10.000, Kč se sráží 15% daň z hrubé odměny, nad 10.000, Kč se sráží daň ze 3

superhrubé mzdy + zdravotní pojištění + sociální pojištění Dohoda a veškeré smlouvy jsou vyvěšeny na OK Netu v sekci BCAS/POKYNY, SMLOUVY A FORMULÁŘE/VZORY SMLUV/ ASISTENTKY na adrese: https://oknet.bcas.cz/new/asistenti-ky/ Podepsané dokumenty ve dvojím vyhotovení je nutné zaslat na centrálu do Plzně: Broker Consulting, a.s. Jiráskovo nám. 2 326 00 Plzeň V případě nárokování příspěvku na asistentku, může mít pouze typ smluvního dokumentu "Pracovní smlouva", jelikož je příspěvek podmíněn 20 hodinami práce týdně minimálně. Podmínky pro výplatu příspěvku na asistentku/asistenta: Provozovatel může získat příspěvek na asistenta/asistentku ve výši 10 000 Kč měsíčně. 4

Nárok na tento příspěvek vzniká za těchto podmínek: 1. Spolupracovník je zařazen na kariérním stupni 5 a výše (manažer senior, finanční specialista, finanční specialista senior, oblastní manažer, oblastní ředitel, oblastní ředitel senior, regionální ředitel, regionální ředitel senior a zemský ředitel). 2. Spolupracovník má podepsán Manažerský dodatek ke Smlouvě o spolupráci. 3. Spolupracovník uzavřel s asistentem/asistentkou pracovně právní vztah, a to nejméně na 20 hodin týdně. Vztah je založen na základě pracovní smlouvy (vzor je umístěn na OK Netu). V případě zaměstnání rodinného příslušníka stačí předložit (zaslat poštou) 2 podepsané originály Dohody o mlčenlivosti s vyplněnou e-mailovou adresou, telefonním číslem a rodným číslem asistenta/asistentky (vzor na OK Netu). Kopii výše uvedených dokumentů (smluv), uzavřených s asistentem/asistentkou, je potřeba doručit na sekretariát centrály v Plzni, a to poštou anebo e-mailem na (renata.vlckova@bcas.cz). 4. Rozdíl mezi připsanými a odepsanými produkčními body (vlastními i skupinovými) dle provizní sestavy za daný kalendářní měsíc je nejméně 1 000 bodů. Příspěvek na asistenta/asistentku však provozovateli nepřísluší za kalendářní měsíce, za které na stejný příspěvek vznikl nárok spolupracovníkově podřízenému (bez ohledu na stupeň jeho podřízení). Výjimkou jsou případy, kdy spolupracovník dosáhne v kalendářním měsíci 1 000 čistých bodů i bez započtení čistých bodů podřízeného spolupracovníka. Pozor: Pro čerpání tohoto příspěvku je potřeba doložit splnění všech výše uvedených podmínek nejpozději do 15. dne předchozího měsíce. 5

2) Přístupy Po obdržení sjednané smlouvy (viz bod 1) plzeňská centrála zřídí na základě žádosti nadřízeného do 3 pracovních dnů prostřednictvím sms přístupy do webdiáře a e-mailu. Nadřízený a asistentka obdrží asistentský přístup na OK Net prostřednictvím e-mailu. V případě potíží s přihlášením do webdiáře nebo e-mailu se asistentka obrátí na podporu IT a to buď na adresu it@bcas.c nebo na HELP LINKU 378 771 316 (volat na HELP linku lze pouze z telefonního čísla uvedeného ve smlouvě, telefonní číslo slouží jako identifikace osoby). V případě problémů s OK Netem se asistentka obrátí na adresu vzdelavani@bcas.cz nebo oknet@bcas.cz. WEBDIÁŘ: https://portal.bcas.cz:4443/ OK NET: https://oknet.bcas.cz/new/logout/ 6

3) Kontakty na zaměstnance centrály V případě jakýchkoliv informací nebo problémů týkajících se společnosti Broker Consulting, je možné se obrátit na zaměstnance společnosti BC a to buď na zaměstnance z pražské nebo plzeňské centrály. Seznam s uvedenými kontakty, pozicemi a náplní práce daných spolupracovníků, je umístěn na OK Netu a je pravidelně aktualizován na adrese: https://oknet.bcas.cz/new/centrala/seznam-spolupracovniku-centraly-kontakty-napln-prace-akontaktovani/ Adresy centrál: Plzeň: Broker Consulting, a.s. Jiráskovo náměstí 2 326 00 Plzeň Praha: Broker Consulting, a.s. Evropská 846/176a 160 00 Praha 6 7

4) Kontakty a spolupráce s partnery Konzultanti i asistentky komunikují s partnery ohledně sjednávání, řešení smluv a intervencí. Na OK Netu jsou umístěny tři dokumenty s kontakty na jednotlivé partnery (kontaktní údaje na penzijní společnosti, pojišťovny a investiční společnosti). V kontaktech je vždy uveden název partnera, osoba pověřená jednat s osobami ze společnosti Broker Consulting, telefonní nebo e-mailový kontakt. Odkaz na kontakty na investiční společnosti, penzijní společnosti a pojišťovny: https://oknet.bcas.cz/new/kontakty-na-producenty/ Odkaz na adresy partnerů pro zasílání produkce: https://oknet.bcas.cz/new/asistenti-ky/seznam-adres-na-partnery-pro-zasilani-produkce/ 8

5) OK NET Odkaz na přihlášení do aplikace OK Net: https://oknet.bcas.cz/new/logout/ Přihlašovací jméno a heslo je vždy zasláno e-mailem na nadřízeného a na asistentku. V případě dotazů a problémů se obracejte na vzdelavani@bcas.cz nebo na Lenku Slepičkovou.. Základní panel s ikonami pro snadnější ovládání OK Netu. Po kliknutí přejdete do aplikace Finanční plán. Po kliknutí přejdete do aplikace Webdiář kam se zadávají smlouvy. Po kliknutí přejdete do aplikace Sally. Pomocí této aplikace řešíte problémy s provizemi. Po kliknutí přejdete do aplikace Statistika přístupů počitadlo návštěvnosti jednotlivých sekcí a souborů. Po kliknutí přejdete do aplikace Výsledky testů. Po kliknutí přejdete do aplikace On-line testy. 9

Po kliknutí přejdete do aplikace On-line přihlašování, přihlašování konzultantů na jednotlivá školení. Po kliknutí přejdete do aplikace Nahlášení chyb na OK Netu. Po kliknutí přejdete do aplikace Vyhledávání na OK Netu. Vyhledávání souborů, zpráv, tiskopisů, videí apod. Po kliknutí přejdete do aplikace Eshop. Objednávání tiskopisů a reklamních předmětů. Hlavní panel, se dále dělí na jednotlivé sekce. Naleznete zde formuláře, kontakty, informace, videa, testy, on-line přihlašování na semináře apod. V případě dotazů a problémů ohledně OK Netu se obracejte na Lenku Slepičkovou. Na OK Netu v sekci BCAS jsou umístěny Pokyny, Vzory smluv, Formuláře aj. V sekci Formuláře jsou umístěny ID (investiční dotazníky), ZOS (záznamy o schůzce) apod. 10

6) Webdiář (WD) Odkaz na aplikaci webdiář(wd) : https://portal.bcas.cz:4443/ Uživatelské jméno a heslo je vždy zasláno prostřednictvím sms na telefonní číslo uvedené ve smlouvě. Při prvním přihlášení je nutné si heslo změnit. Pokud heslo zapomenete, klikněte na ZAPOMENUTÉ HESLO systém vygeneruje heslo nové. V případě zablokování systému (3 pokusy a více) kontaktujte HELP LINKU 378 771 316. Asistentky nejvíce pracují v aplikaci webdiář (WD). Je to aplikace, kam se zadávají údaje ze smluv, které konzultanti sepsali a zadali do webdiáře. Asistentka převezme sjednané smlouvy od obchodníka a následně provede kontrolu odevzdaných smluv a veškerých požadovaných údajů. Následně zadá smlouvu do WD, u investic zadá ještě pokyn. Na základě zadaných informací do WD Centrum péče o klienty obvolává klienty. Je tedy nutné, aby asistentka telefonní kontakt zadala správně již při vstupním zadání. Pro asistentky slouží pro práci s webdiářem (WD) manuál Manuál pro zadávání smluv na sekretariátu, který je umístěn na OK Netu: https://oknet.bcas.cz/new/asistenti-ky/manual-pro-zadani-smluv-na-sekretariatu/ Ve WD jsou pravidelně vyvěšovány důležité informace, manuály a pokyny. Pro práci s webdiářem slouží pro obchodníky dokument Průvodce zadáním obchodního případu do Webdiáře, každý obchodník jej obdržel na vstupním semináři A nebo jej lze objednat v e-shopu: https://oknet.bcas.cz/new/e-shop/prodejni-pomucky/detail-pruvodce-zadanim-obchodnihopripadu-do-webdiare/ 11

7) Řešení intervencí a chyb v návrhu řešení smluv Asistentka společně s obchodníky řeší intervence tj. opravy návrhů smluv. Opravy lze řešit v rámci společnosti BC nebo od partnerů. Tzn., že pokud obdrží obchodník chybu od partnera a to buď prostřednictvím e-mailu nebo ve fyzické podobě, je potřeba tuto chybu vyřešit co nejdříve. Většinou je potřebné datum vyřešení uveden na vratce, jinak smlouva nebude pojišťovnou přijata. Originál opravy se vždy zasílá na partnera a kopie je zaslána na plzeňskou centrálu. Pokud je chyba pouze v rámci BC, tzv. Chyba v návrhu smlouvy (přehled je ve Webdiáři, záložka Smlouvy Vratky) vytváří pracovnice centrály při schvalování dokument v momentě, kdy se na smlouvě vyskytuje vážná chyba. Oprava by měla být zaslána pouze na plzeňskou centrálu, na partnera se v tomto případě nezasílá. Na vratce je vždy podepsána příslušná osoba z OSD, která vratku vystavila a níž je možné se obracet. Aby byly vratky uznány ještě v příslušené uzávěrce, je potřeba jejich fyzické doručení do 16. dne v měsíci do Plzně. VZOR Chyba v návrhu smlouvy 12

Na asistentky je kladen velký důraz, jelikož jako první kontrolují smlouvy a veškerou dokumentaci, která se následně zasílá ke kontrole na OSD. Jejich práce a kontrola veškerých údajů by měla být velmi pečlivá a svědomitá. Asistentka by měla zachytit veškeré chyby a v případě jejich nalezení tyto chyby společně s konzultantem odstranit ještě před odesláním na OSD, aby nedocházelo k přílišným zasíláním vratek a následnému odkladu vyplacení provize obchodníkovi. Asistentka by měla znát a mít přehled o tom jak mají být formuláře vyplňovány, na co je kladen důraz a které položky jsou nezbytné k vyplnění. Nejdůležitějším úkolem asistentky je tedy kontrola a zachycení případných chyb a jejich odstranění. Veškeré informace o tom jak mají být dokumenty vyplněny, jsou vyvěšeny na OK Netu v sekci / BCAS/POKYNY, SMLOUVY A FORMULÁŘE BC/. Jednotlivé informace jsou uvedeny v prezentacích, vzorech, pokynech, v memech apod. Je tedy potřebné vše prostudovat a v případě dotazů se obrátit na jednotlivé zaměstnance centrály dle jejich kompetencí. Vzhledem k přechodu na investiční poradenství byla dočasně zřízena sekce Novinky od 1. 7. 2015. V této sekci jsou umístěny pokyny, prezentace, formuláře, modelace a často kladené otázky k přechodu na IP. Je nutné se s touto sekcí seznámit a vše podrobně prostudovat. Odkaz na Novinky od 1.7.2015 : https://oknet.bcas.cz/new/novinky-od-01072015/ 13

8) Realitní služby Odkaz na Realitní služby: http://www.okrealitnisluzby.cz/ 14

Přístupy do Realmana: Přístupy obdrží každý spolupracovník na základě žádosti zaslané do e-mailu na Lenku Okáliovou lenka.okaliova@bcas.cz, kde uvede své jméno a EVČ. Odkaz na portál Realman pro spolupracovníky: http://okrealitnisluzby.realhost.cz/admin/ Na portál Realman se lze také přihlásit přes ok Realitní služby, kde kliknete na ikonu Pro spolupracovníky. Zadávat nemovitosti (nabídky)do Realmana může každý, kdo obdržel přístup. 15

Prodej nemovitosti může zprostředkovávat pouze Realitní specialista. NÁBĚR Smlouva a objednávka - SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ REALITNÍCH SLUŽEB VÝHRADNÍ nebo NEVÝHRADNÍ / PRODEJ nebo PRONÁJEM Fotograf Kalkulačka Realman PRODEJ Profesionální fotografie Homestaging úprava nemovitosti Export na realitní servery Prohlídky = Protokol o prohlídce Rezervační smlouva + originál listu vlastnictví Hypotéka + návrh na vklad zástavního práva Smlouva o úschově Kupní smlouva (smlouva o smlouvě budoucí kupní)/nájemní smlouva/ Převod členských práv Dokumentace na centrálu a zpracování obchodu: Asistentka zašle na OSD Průvodní list. 16

9) E-shop Asistentka v rámci kanceláře zajišťuje objednávání platných formulářů. Po obdržení přístupů na OK Net může přistoupit k objednávání. Při první objednávce si nejdříve nastaví fakturační a doručovací adresu. 17

Po nastavení adres může přistoupit k samotnému objednávání tiskopisů, reklamních předmětů apod. Pro rychlejší hledání použije Vyhledávání viz Hledaný výraz. V e-shopu nalezne správu košíku, historii přehledů nákupů nebo správu adres. 18

Objednání zboží Volba odběru, platby a doručení na adresu aj. 19

Potvrzení nákupu 20

10) Povinnosti, pokyny a MEMA Mandatář je povinen zajistit, aby asistent/ka při nakládání s osobními údaji osob, které jsou ve vztahu k Broker Consulting, a.s., zejména při nakládání s osobními údaji klientů, dodržoval/a veškeré právní předpisy, především ustanovení zákona číslo 101/2000 Sb. Na OK Netu jsou vyvěšována důležitá sdělení ve formě pokynů a OK Memo. Tato sdělení jsou nutná prostudovat a řídit se jimi. Pokyny: https://oknet.bcas.cz/new/pokyny/ OK Memo: https://oknet.bcas.cz/new/ok-memo/ Důležité informace pouze pro asistentky jsou umístěny na adrese viz bod1: https://oknet.bcas.cz/new/asistenti-ky/. 21

11) Vzdělávání V rámci vzdělávání probíhají na některých ředitelstvích školení v rámci FINAB nebo certifikační školení. Na každý seminář musí být vystavena prezenční listina, která musí obsahovat název školení, datum, místo konání, jméno a příjmení, číslo ředitelství, EVČ účastníka a jméno nadřízeného. Podepsaná prezenční listina s veškerými údaji se zasílá na pražskou centrálu ke zpracování na adresu: Broker Consulting, a.s. Evropská 846/176a 160 00 Praha 6 Pokud je prezenční listina správně vyplněna a podepsána, účastníkům je daný seminář nebo certifikace propsána do systému a konzultanti mají údaj na své kartě ve WD. V případě problémů s jednotlivými semináři a certifikacemi je nutné se obracet na adresu vzdelavani@bcas.cz. Pokud má dané ředitelství zřízen přístup na vyvěšování jednotlivých seminářů na OK Net je potřeba seminář vždy na OK Net umístit, aby se účastníci mohli přihlašovat a centrála mohla potvrdit účast konzultantů na školení. Ukázka on-line přihlašování na Ok Netu: 22

Pro umístění daného semináře asistentka vyplní veškeré údaje v rezervačním systému na OK Netu. Akci lze pak editovat, např. navyšovat počty, doplňovat upřesňující informace k semináři apod. V některých ředitelstvích probíhají semináře A a C, které jsou specifické tím, že je nutné dokládat kromě prezenční listiny ještě další náležitosti. Na seminář A se také objednávají sety pro nováčky, které jsou k dispozici na OK Netu v e-shopu.. 23

Po absolvování semináře A je nutné zaslat na centrálu do Prahy tyto dokumenty: PREZENČNÍ LISTINA, která obsahuje jméno, příjmení, adresu, EVČ, jméno nadřízeného, podpis účastníka, číslo ředitelství. Prezenční listina by, měla být vždy zaslána nejdříve skenem na vzdelavani@bcas.cz a originál zaslán na pražskou centrálu. PPD příjmový pokladní doklad na částku za set pro nováčky, který je očíslován dle skutečnosti. Jedno vyhotovení obdrží účastník, druhé je zasláno na centrálu. VKLAD na ÚČET doklad z banky o vložení peněz za seminář A na účet BC (účet BC 2522173602/2700, do poznámky uvádět název, datum a místo konání semináře). Po absolvování semináře C se zasílají tyto dokumenty: PREZENČNÍ LISTINA, která obsahuje jméno, příjmení, rodné příjmení, datum narození, místo narození, adresu, EVČ, jméno nadřízeného, číslo ředitelství, podpis účastníka. ODPOVĚDNÍ LIST písemné části odborné zkoušky poj, zprostředkovatele pro základní stupeň odborné způsobilosti (oboustranně vyplněný, podepsaný předsedou komise a účastníkem) PŘIHLÁŠKA K ODBORNÉ ZKOUŠCE pojišťovacího zprostředkovatele pro základní stupeň odborné způsobilosti u pověřené instituce Broker Consulting, a.s. (vyplněná a podepsaná účastníkem) Na základě zaslaných materiálů a složení písemného testu jsou na pražské centrále vystaveny certifikáty VZ a PPZ, jedno vyhotovení obdrží účastník a druhé je zasláno na plzeňskou centrálu, která po obdržení veškerých dokumentů potřebných k registraci, zašle vše na ČNB, která následně provede registrace PPZ a VZ. Více informací a přehled ohledně registrací je ve WD nebo na OK Netu na adrese: https://oknet.bcas.cz/new/registrace-ppz-a-vz/. Registrace je možné ověřovat na stránkách ČNB: https://apl.cnb.cz/apljerrsdad/jerrs.web09.direct_find?p_lang=cz Materiály k jednotlivým školením v rámci FINAB, jsou umístěny vždy u každého školení na OK Netu v sekci VZDĚLÁVÁNÍ/ FINANČNÍ ABECEDA 2015/ ABECEDA KONZULTANTA 1 NEBO 2/- např. prezentace, pomůcky nebo harmonogram. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně vzdělávání je možné se obrátit na adresu vzdelavani@bcas.cz. 24