POKYNY K REGISTRACI PROFILU ZADAVATELE

POKYNY K REGISTRACI PROFILU ZADAVATELE Stav ke dni 4. 12. 2012

Obsah: 1 Úvod... 3 1.1 Podmínky provozu... 3 1.2 Pokyny k užívání dokumentu... 3 2 Registrace profilu zadavatele... 4 2.1 Přihlášení uživatele... 7 2.2 Odhlášení uživatele... 8 2.3 Změna hesla... 9 2.4 Zapomenuté heslo... 9 2.5 Aktivace nového profilu zadavatele... 10 2.6 Seznam oprávněných osob zadavatele... 12 2.7 Komunikace s věstníkem veřejných zakázek... 13

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 3/14 1 Úvod Tento dokument popisuje postup registrace profilu zadavatele v elektronickém nástroji pro zadávání veřejných zakázek ELZA. Elektronický nástroj pro zadávání veřejných zakázek ELZA je zaměřen na podporu procesů při zadávání, zveřejnění, vyhodnocení a uzavírání veřejných zakázek (dále jen VZ) podle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách a dalších legislativních pravidel - vyhláška č.9/2011. Systém je především zaměřen na procesy související se zadavatelem a jeho úkony, které musí provádět v zadávacím řízení a to tak, aby bylo prokazatelné a dostatečně zřetelné jeho konání. 1.1 Podmínky provozu Elektronický nástroj ELZA je spustitelný prostřednictvím internetového prohlížeče, optimalizovány jsou pro prohlížeče Internet Explorer od verze 9, Mozilla FireFox od verze 12.0, Google Chrome od verze 23. Struktura Systému odpovídá klasické třívrstvé architektuře. K datům se přistupuje pomocí tenkého klienta (internetového prohlížeče). Veškeré přístupy probíhají pomocí protokolu HTTPS, kryptovaným na základě serverového certifikátu od certifikační autority StartCom. Tím je zaručena identita provozovatele systému a zároveň je znemožněno odposlouchávání dat neoprávněnými subjekty. V průběhu užívání Systému je nutno provádět takové úkony, které vyžadují použití certifikátu elektronického podpisu. Z tohoto důvodů je vyžadována instalace JAVA pluginu. Postup instalace je uveden v dokumentu A-03-ELZA Pokyny k instalaci Java pluginu a elektronického podpisu 1.2 Pokyny k užívání dokumentu Odstavec označený Důležité upozorňuje na důležitá fakta a podmínky, které musí být splněny pro správnou funkčnost popisované úlohy. Tučně názvy ovládacích prvků a odkazů

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 4/14 2 Registrace profilu zadavatele Nový profil zadavatele lze zaregistrovat po kliknutí na volbu Registrace zadavatele, která je dostupná na odkazu Vstup pro zadavatele z hlavní webové stránky www.elza.cz. Obrázek č. 1 Hlavní stránka elektronického nástroje ELZA

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 5/14 Obrázek č. 2 Vstup pro zadavatele - registrace Při registraci je uživatel vyzván k vyplnění registračního formuláře podle níže uvedených pravidel. Pravidla pro vyplnění registračního formuláře: Jako přihlašovací jméno je vyžadována e-mailová adresa, u které je při zadávání kontrolován správný formát, platí, že nesmí být již v Systému evidována a slouží k založení uživatelského účtu zadavatele povinný údaj Jméno a příjmení kontaktní osoby zadavatele - povinný údaj Telefon na kontaktní osobu zadavatele povinný údaj Fax nepovinný údaj Název zadavatele povinný údaj Identifikační číslo uchazeče (IČ) musí mít správnou délku a nesmí být již v Systému evidováno povinný údaj Daňové identifikační číslo uchazeče (DIČ) musí mít správnou délku a nesmí být již v Systému evidováno nepovinný údaj ID datové schránky - nepovinný údaj Adresa zadavatele - nepovinný údaj Právní forma fyzická x právnická osoba povinný údaj V případě nesprávného vyplnění registračních údajů je zobrazeno chybové hlášení, které obsahuje zprávu, o jaké překročení registračních pravidel se jedná. Důležité upozornění:

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 6/14 V případě, kdy v systému již existuje uživatelský účet s daným identifikačním číslem, nelze novou registrací vytvořit další účet. Je nutné kontaktovat správce profilů. Po vyplnění formuláře a kliknutí volby Registrovat se provedou validační kontroly na správnost vyplněných hodnot. Do systému se provede zápis uživatelského účtu a na uvedenou emailovou adresu v přihlašovacím jménu Systém odesílá datovou zprávu obsahující instrukce pro dokončení registrace. Datová zpráva obsahuje aktivační odkaz s omezenou časovou platností. Uživatel v době platnosti aktivačního odkazu musí dokončit registraci a svůj účet zaktivovat. Pokud aktivuje účet mimo platnost aktivačního odkazu, uživatelský účet je smazán a musí se provést registrace znovu. Obrázek č. 3 Aktivační zpráva Po kliknutí na aktivační odkaz je uživatel přesměrován na formulář pro zadání přístupového hesla. Obrázek č. 4 Dokončení registrace profilu zadavatele zadání hesla

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 7/14 Pro zadání hesla jsou stanovena pravidla: Minimálně jeden znak malé písmeno Minimálně jeden znak velké písmeno Minimálně jeden znak číslo Délka 8-20 znaků Po zadání hesla je uživatel přesměrován k přihlášení do systému. Důležité upozornění V případě, kdy uživatel neprovedl aktivaci a zadání hesla ve stanoveném časovém intervalu, je o této skutečnosti informován a musí požádat o opakované zaslání aktivační datové zprávy. Důležité upozornění: Obrázek č. 5 Výsledné hlášení po neúspěšné aktivaci účtu V případě, kdy jste po registraci neobdrželi aktivační zprávu, prosím kontaktujte správce profilů, kontaktní údaje naleznete na hlavní stránce www.elza.cz. 2.1 Přihlášení uživatele Přihlášení uživatele do části pro zadavatele veřejných zakázek je dostupné z hlavní stránky www.elza.cz Vstup pro zadavatele Přihlášení zadavatele. Probíhá standardním způsobem, uživatel vyplní přihlašovací jméno (email) a heslo a klikne na tlačítko Přihlásit. Systém provede autorizaci a autentizaci přihlašovaného uživatele.

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 8/14 Obrázek č. 6 Přihlášení uživatele do části Systém Zadavatel V případě nesprávného výsledku je zobrazeno chybové hlášení o špatně zadaných vstupních údajích resp. neplatnosti uživatelského účtu. Obrázek č. 7 Chybové hlášení při neúspěšném přihlášení 2.2 Odhlášení uživatele Odhlášení uživatele lze provést po kliknutí na volbu Odhlásit. K automatickému odhlášení uživatele dochází po 30 minutách nečinnosti v Systému nebo při ukončení práce internetového prohlížeče.

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 9/14 Obrázek č. 8 Odhlášení uživatele 2.3 Změna hesla Změnu hesla může registrovaný uživatel provést po přihlášení do Systému prostřednictvím volby Mé nastavení na Hlavní stránce. Uživateli se zobrazí formulář pro zadání nového hesla a jeho potvrzení. 2.4 Zapomenuté heslo Obrázek č. 9 Změna hesla Žádost o zapomenuté heslo již registrovaného uživatele Systému lze vygenerovat pomocí volby Zapomenuté heslo, která je dostupná při přihlašování uživatele do systému. Uživatel zadá emailovou adresu, kterou použil při registraci jako přihlašovací údaj a klikne na volbu Zaslat. Systém vygeneruje aktivační zprávu, pomocí které bude možno zadat nové heslo pro přihlášení, obdobně jako je při registraci nového uživatelského účtu, následně se do Systému uživatel může přihlásit. Důležité upozornění Zadaná hesla je nutné udržovat v tajnosti.

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 10/14 Obrázek č. 10 Zapomenuté heslo 2.5 Aktivace nového profilu zadavatele Každý zadavatel, který má zájem používat tento elektronický nástroj pro realizaci zadávacího řízení veřejné zakázky, může provést registraci svého profilu vyplněním registračního formuláře. Aktivace profilu zadavatele je podmíněna zápisem identifikátoru profilu zadavatele, který je zadavateli přidělen Věstníkem veřejných zakázek po zveřejnění Oznámení profilu zadavatele. Aktivaci zaregistrovaného profilu provádí uživatel s přidělenou rolí Správce profilu. Důležité upozornění Zaslání odpovídajících formulářů na Věstník veřejných zakázek (v elektronické nebo listinné podobě) může provést zadavatel sám, nebo může k této činnosti pověřit správce profilů. V případě pověření musí správci profilů předat plnou moc k vykonání této činnosti. Správce následně potřebný formulář opatří svým certifikátem elektronického podpisu a současně odešle prostřednictvím své datové schránky do datové schránky Věstníku pověření k vykonání tohoto úkonu. V případě, kdy zadavatel sám zajišťuje zveřejnění ve věstníku, musí oznámit správci profilu identifikátor, který obdržel v potvrzení o zveřejnění. Správce následně provede aktivaci profilu. V případě, kdy tuto činnost provedl správce profilu, aktivaci provede sám a odešle zadavateli informační zprávu o aktivaci profilu. Níže uvedená schémata symbolicky zachytávají jednotlivé kroky mezi zadavatelem a správcem profilu. Tento postup je doporučený, na základě vzájemné dohody a komunikace lze upravit dle potřeb obou stran.

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 11/14 Zadavatel provede registraci profilu Oznámení profilu Zadavatel schválí a vystaví plnou moc Oznámení profilu a plná moc Zveřejnění ve Věstníku VZ Potvrzení o zveřejnění a identifikátor profilu Registrace profilu Správce profilů připraví formulář pro zveřejnění Plná moc pro správce profilu Správce profilů odešle ke zveřejnění Správce aktivuje profil Smlouva o provozování profilu Obrázek č. 11 Schéma spolupráce zadavatele a správce profilu při zveřejnění Zadavatel provede registraci profilu Oznámení profilu Zveřejnění ve Věstníku VZ Potvrzení o zveřejnění a identifikátor profilu Správce aktivuje profil Registrace profilu Identifikátor profilu Zadavatel odešle identifikátor profilu Smlouva o provozování profilu Obrázek č. 12 Schéma zveřejnění profilu zadavatelem a aktivace profilu

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 12/14 Důležité upozornění Pokud není profil aktivován správcem profilů, nelze zahájit zadávání veřejných zakázek. 2.6 Seznam oprávněných osob zadavatele Seznam oprávněných osob zadavatele obsahuje seznam osob, které jsou zadavatelem pověřeny k realizaci zadávacích řízení veřejných zakázek. První oprávněná osoba je zapsána do seznamu při registraci profilu zadavatele, Systém jí přiřazuje status hlavní oprávněná osoba zadavatele. Tato oprávněná osoba má právo zadávat popř. rušit další osoby (uživatelské účty) pro další oprávněné osoby zadavatele. Aktivace účtů dalších oprávněných osob probíhá obdobným postupem jako u hlavní oprávněné osoby. Po vyplnění základních údajů o další oprávněné osobě tj. jméno, příjmení, email a uložení nového uživatele Systém odešle na uvedenou e-mailovou adresu aktivační datovou zprávu. Nový uživatel provede aktivaci účtu zadáním svého hesla. Při splnění výše uvedených pravidel je dále přesměrován k přihlášení do Systému část pro Zadavatele. Obrázek č. 13 Seznam oprávněných osob zadavatele

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 13/14 Obrázek č. 14 Detail oprávněné osoby zadavatele 2.7 Komunikace s věstníkem veřejných zakázek V seznamu formulářů je připraveno prostředí pro uložení formulářů, které zadavatel odeslal na Věstník veřejných zakázek. Současně je připravena pomocná funkce pro stažení prázdného formuláře pro Oznámení profilu nebo Zrušení profilu a to po kliknutí na volbu Vybrat formulář. Stažení tohoto prázdného formuláře lze po kliknutí na ikonu. Systém nabídne formulář ke stažení a uložení do lokálního úložiště. Uložení již vyplněného formuláře k profilu lze provést po kliknutí na volbu Vložit formulář. Zobrazí se pomocný formulář pro určení typu a výběr dokumentu z lokálního úložiště. Vybraný dokument se do systému uloží po kliknutí na volbu Vložit dokument. V druhé části je možnost uložení veškeré komunikace s věstníkem veřejných zakázek, která se týká zveřejňování profilu zadavatele.

Pokyny k registraci profilu zadavatele strana 14/14 Obrázek č. 15 Detail komunikace s VVZ