Organizační, procesní a ekonomický audit KPMG Česká republika, s.r.o. 2008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
Obsah 1 Úvod 2 Vyhodnocení akčních plánů 2.1 AP1 - Příprava návrhu strategických záměrů 2.2 AP2 - Návrh systému reportingu a měření výkonnosti 2.3 AP3 - Optimalizace organizační struktury 2.4 AP4 - Zefektivnění marketingové činnosti 2.5 AP5 - Posouzení možností provozování tepelného hospodářství 2.6 AP6 - Zdokonalení systému vymáhání pohledávek 2.7 AP7 - Posouzení kompetencí a schopností klíčových zaměstnanců 2.8 AP8 - Zkvalitnění vyhodnocování dodavatelů 3 Přílohy 3.1 Akční plán č. 1 3.1.1 Finální výstup - Strategické záměry 3.1.2 Návrh struktury strategie společnosti 3.2 Akční plán č. 2 3.2.1 Finální výstup Reporting a měření výkonnosti 3.2.2 Podpůrný materiál KPMG 3.2.3 Podpůrný materiál KPMG nefinanční ukazatele 3.2.4 Návrh etického kodexu 3.2.5 Návrh manažerské smlouvy 1 3.2.6 Návrh manažerské smlouvy 2 3.2.7 Návrh manažerské smlouvy 3 3.2.8 Článek Úskalí manažerské smlouvy 3.3 Akční plán č. 3 3.3.1 Finální výstup - Optimalizace organizační struktury 3.3.2 Organizační struktura (návrh KPMG) 3.4 Akční plán č. 4 3.4.1 Finální výstup Zefektivnění marketingové činnosti 3.5 Akční plán č. 5 3.5.1 Finální výstup Posouzení možností provozování tepelného hospodářství 3.5.2 Možnosti provozování tepelného hospodářství (rámcové posouzení KPMG) 3.6 Akční plán č. 6 3.6.1 Finální výstup Vymáhání pohledávek 3.6.2 Finální výstup Informace pro uživatele nájemních bytů 3.6.3 Finální výstup Směrnice Pohledávky i
3.7 Akční plán č. 8 3.7.1 Finální výstup - Zkvalitnění vyhodnocování dodavatelů 3.7.2 Posouzení činností zajišťovaných externě 3.8 Pravidla projektového řízení 3.8.1 Pravidla projektového řízení 3.8.2 Formulář 1 Stav projektu 3.8.3 Formulář 2 Problémy 3.8.4 Formulář 3 Změna 3.8.5 Formulář 4 Závěrečná zpráva ii
1 Úvod Město Tábor Cílem závěrečné etapy 4 byla realizace osmi akčních plánů za účelem implementace navrhovaných doporučení vyplývajících z předchozích etap Organizačního, procesního a ekonomického auditu. Konkrétně se jednalo o následující akční plány: AP1 - Příprava návrhu strategických záměrů AP2 - Návrh systému reportingu a měření výkonnosti AP3 - Optimalizace organizační struktury AP4 - Posílení účinnosti marketingové činnosti AP5 - Posouzení možností provozování tepelného hospodářství AP6 - Zdokonalení systému vymáhání pohledávek AP7 - Posouzení kompetencí a schopností klíčových zaměstnanců AP8 - Zkvalitnění vyhodnocování dodavatelů Realizace akčních plánů byla zahájena 30. července 2008. Pro jednotlivé akční plány byly definovány dílčí kroky realizace, stanoven časový harmonogram a sestaven projektový tým ze zástupců Města Tábor, společnosti BYTES a společnosti KPMG. Tento dokument shrnuje základní aspekty průběhu realizace akčních plánů a hodnotí jejich výstupy k datu 31. října 2008 v návaznosti na uzavřený dodatek číslo 1 smlouvy. V přílohách této zprávy je ke každému akčnímu plánu uveden finální výstup, který byl zpracován zástupci města Tábor a společnosti BYTES. Tento výstup je doplněn o vstupy KPMG, jejichž účelem bylo poskytnutí podpory a usnadnění realizace akčních plánů. V rámci realizace akčních plánů bylo úlohou KPMG: Zpracování časového a věcného harmonogramu implementace akčních plánů Zpracování pravidel projektového řízení akčních plánů Zřízení a vedení projektové kanceláře, která na úrovni řízení zajišťovala zejména: Vedení centrální dokumentace celé implementace akčních plánů Dohled nad dodržováním standardů pro řízení jednotlivých akčních plánů (plánování, kontrola, vykazování, jednotná prezentační kultura apod.) 1
Zajištění informovanosti všech účastníků realizace akčních plánů o jeho průběhu, svolání pravidelných kontrolních dnů a příprava podkladů pro jednání Komunikace s vedoucími jednotlivých akčních plánů Organizace změnového řízení Řízení kvality a rizik Řešení problémových situací Vedení a metodická podpora projektového řízení za účelem efektivní implementace odsouhlasených akčních plánů Informování zástupců města o plnění akčních plánů prostřednictvím průběžných jednání řídícího výboru. 2
2 Vyhodnocení akčních plánů 2.1 AP1 - Příprava návrhu strategických záměrů Posouzení prací a výstupů Úplnost výstupu V rámci prací na akčním plánu vznikl dokument s názvem Strategické záměry, který stanoví základní strategické cíle společnosti BYTES. Struktura výstupu byla naplněna včetně uvedení výchozí analýzy pro stanovení strategických záměrů. V rámci strategického cíle 4.2.1 týkajícího se tepelného hospodářství by i přesto, že zatím není dokončen akční plán č. 5, měl být uveden strategický cíl ve formě rozhodnutí o dalším postupu v oblasti tepelného hospodářství. Kvalita výstupu Strategické oblasti a cíle byly stanoveny v rámci společných diskuzí projektového týmu, přičemž se na nich shodli jak zástupci vedení města, tak zástupci společnosti Bytes. Zároveň jsou v souladu se závěry provedeného auditu. Strategické cíle by měly být stanoveny na období příštích pěti let, nicméně jejich případné přehodnocení by nemělo být tímto obdobím omezováno. To znamená, že k přehodnocení strategie může dojít kdykoliv např. na základě neočekávaného vývoje. Zároveň by mělo docházet k pravidelnému vyhodnocování plnění strategických cílů, a to nejméně 1x ročně. Ve strategické oblasti bytového hospodářství je nejzazším termínem pro dosažení stanovených strategických cílů konec roku 2008. Po dosažení těchto cílů by pak měly být definovány cíle nové, které by měly úzce navazovat na současné cíle, resp. je dále konkretizovat. Naplnění cílů AP Akční plán byl realizován v souladu se stanoveným harmonogramem. Za účelem naplnění hlavních cílů akčního plánu doporučujeme formální schválení Strategických záměrů vedením města. Jen tak může navrhovaná strategie plnit roli základního podkladu pro další směřování společnosti Bytes a být hlavním východiskem pro vedení společnosti. Doporučení KPMG Pro úspěšné dokončení akčního plánu doporučujeme: doplnění cíle pro strategickou oblast tepelného hospodářství (cíl: rozhodnutí o dalším postupu), formální schválení Strategických záměrů. 3
2.2 AP2 - Návrh systému reportingu a měření výkonnosti Posouzení prací a výstupů Úplnost výstupu V rámci kontrolních dnů projektový tým představil tabulku předpokládaného členění finančních ukazatelů. KPMG jako vodítko pro práci projektového týmu předala návrh nefinančních ukazatelů, který by měl být dále doplněn o provozní ukazatele (např. počet havarijních oprav, míra naplnění požadavků nájemníků na opravy). Projektový tým se dále zaměřil na sestavení kodexu společnosti a manažerské smlouvy pro pozici jednatele společnosti, čímž došlo k rozšíření původně definovaného rozsahu akčního plánu. Ke dni zpracování závěrečné zprávy nebyla k dispozici finální verze připravovaných výstupů. Kvalita výstupu V rámci realizace AP se podařilo zapojit některé zástupce společnosti BYTES, z čehož vzešel návrh finančních ukazatelů. Rozšíření akčního plánu o kodex společnosti a manažerskou smlouvu zvýšilo nároky na realizaci akčního plánu a způsobilo časový posun v plánovaném harmonogramu. Projektový tým však kodex a manažerskou smlouvu vnímá jako velmi významné součásti vztahu mezi městem Tábor a společností BYTES, a proto je lze považovat za přínos s vysokou přidanou hodnotou. Vše za podmínky, že se podaří tyto výstupy finalizovat a zavést do praxe. Naplnění cílů AP Výstupy AP nebyly do konce října 2008 finalizovány, a proto nebyl hlavní cíl AP, tj. vytvoření systému reportingu naplněn. Doporučení KPMG Pro úspěšné dokončení akčního plánu doporučujeme finalizaci následujících výstupů akčního plánu a jejich zavedení do praxe: systém reportingu, tj. seznam ukazatelů a jejich parametrů (odpovědnosti, periodicita sledování); manažerská smlouva pro pozici jednatele společnosti; kodex společnosti. 4
2.3 AP3 - Optimalizace organizační struktury Posouzení prací a výstupů V rámci prací na akčním plánu vznikl ze strany KPMG a následně ze strany projektového týmu dokument s názvem Optimalizace organizační struktury, který obsahuje základní východiska budoucího postupu při změně organizační struktury Bytesu. Dokument zpracovaný KPMG zahrnoval změny, které měly povahu doporučení pro věcně příslušné pracovníky MÚ a Bytesu. Tak s ním bylo v průběhu projektových prací pracováno a stávající verze dokumentu zpracovaného projektovým týmem z tohoto materiálu vychází a je tedy v souladu se závěry provedeného auditu. Nebylo zřejmé, zda dokument byl zpracován v rámci společných diskuzí projektového týmu (tedy jak zástupců MÚ, tak zástupců Bytesu) a zda v něm již jsou promítnuty společné názory obou subjektů. Naplnění cílů AP Dílčí kroky byly realizovány v souladu s definovaným postupem akčního plánu, nicméně s časovým zpožděním. V rámci akčního plánu měla být na konci první fáze již schválena nová podoba organigramu a v jeho druhé fázi (v období od poloviny září) měly být vytvořeny nové popisy pracovních činností apod. Doporučení KPMG Pro úspěšné naplnění cílů akčního plánu doporučujeme: zahrnout do organizační struktury potenciální vliv způsobu provozování tepelného hospodářství určit v jakých termínech budou realizovány organizační změny předložit k diskuzi a schválení Radě města přepracovat organizační řád a popisy pracovních činností jednotlivých zaměstnanců. 5
2.4 AP4 - Zefektivnění marketingové činnosti Posouzení prací a výstupů Úplnost výstupu Původním záměrem akčního plánu bylo aktualizovat vizuální a obsahovou podobu internetových stránek a zavedení průzkumu spokojenosti zákazníků. Rozšíření akčního plánu o další marketingové nástroje lze hodnotit jako přínos. Výstup akčního plánu lze chápat jako marketingový plán společnosti, který uvádí cíle a termíny pro jejich naplnění. Kvalita výstupu Výstup akčního plánu je kvalitním marketingovým plánem se všemi potřebnými atributy pro jeho realizaci (požadavek, forma provedení, termíny, zodpovědnosti). Za účelem aktualizace internetových stránek byla definována jejich vhodná struktura. Naplnění cílů AP Ambicí akčního plánu bylo zprovoznění aktualizovaných internetových stránek v průběhu října, avšak ve výstupu projektového týmu je tento termín posunut na konec roku 2008. Proto považujeme za žádoucí vypsání výběrového řízení na dodavatele internetových stránek v nejkratším možném termínu. Doporučení KPMG Pro naplnění cílů akčního plánu doporučujeme: vypsání výběrového řízení na dodavatele internetových stránek, odsouhlasení výstupu příslušnými zástupci města i společnosti BYTES. 6
2.5 AP5 - Posouzení možností provozování tepelného hospodářství Posouzení prací a výstupů Úplnost výstupu V rámci prací na akčním plánu vznikl ze strany KPMG dokument, který obsahoval tři možné varianty budoucího fungování tepelného hospodářství. Každá z variant obsahovala popis základních pozitiv a negativ jednotlivých variant. Projektový tým připravil dokument zabývající se podrobnějším rozborem jednotlivých variant. Tento dokument je po formální stránce dobře strukturován, obsahuje zhodnocení osmi možných variant, přičemž soupis možných pozitiv a negativ byl rozšířen. Kvalita výstupu Dokument obsahuje nejvýznamnější náležitosti vyplývající z dílčích kroků akčního plánu, tj. popis jednotlivých variant, stanovení hlavních kladů a záporů, včetně stanovení doporučení, která varianta se projektovému týmu jeví jako nejvhodnější. Materiál postrádá rámcové ekonomické zhodnocení jednotlivých variant. Pozitivně lze vnímat srozumitelnost celého dokumentu, který je připraven tak, aby mohl být předložen širšímu okruhu subjektů. Naplnění cílů AP Dílčí kroky byly realizovány až po projektovou fázi týkající se porovnání jednotlivých variant a stanovení doporučení. Na předání materiálu oponentům panuje v rámci projektového týmu shoda a tento krok by měl být učiněn v nejbližším možném termínu. Doporučení KPMG Pro naplnění cílů akčního plánu doporučujeme: doplnit akční plán o rámcové ekonomické zhodnocení a posouzení dopadu na cenu tepla; předložit výstup akčního plánu vybraným oponentům; rozhodnout o nejvhodnější variantě do konce 1. čtvrtletí 2009. 7
2.6 AP6 - Zdokonalení systému vymáhání pohledávek Posouzení prací a výstupů V rámci prací na akčním plánu byly ze strany projektového týmu připraveny dva dokumenty Směrnice pro nakládání s pohledávkami a Manuál pro dlužníky. V rámci dílčích kroků patřících do 1. fáze realizace akčního plánu byly realizovány všechny postupné kroky, v neformální podobě (tzn. v rámci ústních jednání a diskusí). Projektový tým připravil materiál, který by měl ujasnit nájemníkům postup, jež je aplikován v případě, že není zaplaceno nájemné. Tento dokument je dobře strukturován a je srozumitelný pro široké spektrum nájemníků. Zbývalo jeho formální dopracování sjednocení formátů apod. Výše uvedená směrnice byla zpracována velmi komplexně a důkladně popisuje veškeré kroky, které souvisí s vymáháním pohledávek. Směrnice zatím pracuje s pojmem odpovědný pracovník. Vzhledem k tomu, že se počítá s přijetím pracovníka na vymáhání pohledávek, lze doporučit zařazení odstavce, který se bude věnovat povinnostem a pravomocem tohoto zaměstnance. Naplnění cílů AP Oba zpracované dokumenty by měly být příspěvkem ke zkvalitnění vymáhání pohledávek a jasnou deklarací vůči nájemníkům, že Město tato problematika zajímá a je pro něj důležitá. Doporučení KPMG Pro naplnění cílů akčního plánu doporučujeme: schválení připravených materiálů věcně příslušným subjektem a jejich uvedení do praxe; realizace výběrového řízení na zaměstnance zabývajícího se vymáháním pohledávek; připravit formu, jakou bude manuál pro dlužníky distribuován směrem k nájemníkům. 8
2.7 AP7 - Posouzení kompetencí a schopností klíčových zaměstnanců Posouzení prací a výstupů Výstupy tohoto akčního plánu byly zpracovány výhradně ze strany KPMG, která průběžně konzultovala svůj postup s členy projektového týmu za MÚ. Výstupy tohoto akčního plánu byly předány zástupcům města samostatně. Posouzení kompetencí a schopností bylo provedeno u 8 vybraných pracovníků společnosti, přičemž byla využita metoda dotazníkového šetření. Konkrétně se jednalo o tři různé dotazníky dotazník 1 zaměřen na posouzení funkčních dovedností zaměstnance a vnímání svého působení v prostředí společnosti BYTES; tento dotazník byl vyplňován všemi zaměstnanci najednou v rámci 2 hodinového testování, aby byly zajištěny stejné podmínky pro všechny zaměstnance a nemohlo dojít ke zvýhodnění některého zaměstnance např. poskytnutím delší doby na přípravu; dotazník 2 životopisné údaje, tj. údaje týkající se dosaženého vzdělání, absolvovaných školení, předchozí pracovní praxe, počítačových dovedností a znalosti cizích jazyků; dotazník 3 (Belbinův test týmových rolí) identifikace preferovaných týmových rolí zaměstnance a jejich kompatibility s příslušnou pracovní pozicí. Vyhodnocení dotazníkového šetření bylo doplněno o posouzení práce zaměstnance v rámci jeho věcně příslušného útvaru a v rámci realizace akčních plánů. Naplnění cílů AP Zpracovaná posouzení zaměstnanců by měla být příspěvkem k zvýšení efektivity společnosti a zkvalitnění spolupráce a komunikace mezi jednotlivými útvary Bytesu. Doporučení KPMG Pro naplnění cílů akčního plánu doporučujeme: v co nejkratším termínu rozhodnout o dalším postupu vůči hodnoceným zaměstnancům. 9
2.8 AP8 - Zkvalitnění vyhodnocování dodavatelů Posouzení prací a výstupů Úplnost výstupu Výstupem akčního plánu byl pokyn jednatele společnosti k vyhodnocování a výběru dodavatelů. Pokyn jednatele stanovuje postup pro vyhodnocování dodavatele na základě databáze vytvořené s využitím systému IIS a DES. Je stanovena základní struktura databáze včetně kritérií pro vyhodnocování dodavatelů a periodicity sledování. Kvalita výstupu Výstup akčního plánu splňuje předpoklady pro využití v praxi a lze ho považovat v této chvíli za postačující. Naplnění cílů AP Cílem akčního plánu bylo sjednocení a zkvalitnění informací o dodavatelích nakupovaných komodit a služeb a zavedení jednotné databáze a přehledů s pravidelným vyhodnocováním dodavatelů. Zavedením pokynu jednatele do praxe budou cíle akčního plánu naplněny. Doporučení KPMG Pro úspěšné naplnění cílů akčního plánu doporučujeme: zavedení pokynu jednatele do praxe. 10
3 Přílohy 3.1 Akční plán č. 1 3.1.1 Finální výstup - Strategické záměry
3.1.2 Návrh struktury strategie společnosti Město Tábor
3.2 Akční plán č. 2 3.2.1 Finální výstup Reporting a měření výkonnosti
3.2.2 Podpůrný materiál KPMG Město Tábor
3.2.3 Podpůrný materiál KPMG nefinanční ukazatele Město Tábor
3.2.4 Návrh etického kodexu Město Tábor
3.2.5 Návrh manažerské smlouvy 1 Město Tábor
3.2.6 Návrh manažerské smlouvy 2 Město Tábor
3.2.7 Návrh manažerské smlouvy 3 Město Tábor
3.2.8 Článek Úskalí manažerské smlouvy Město Tábor
3.3 Akční plán č. 3 3.3.1 Finální výstup - Optimalizace organizační struktury
3.3.2 Organizační struktura (návrh KPMG) Město Tábor
3.4 Akční plán č. 4 3.4.1 Finální výstup Zefektivnění marketingové činnosti
3.5 Akční plán č. 5 3.5.1 Finální výstup Posouzení možností provozování tepelného hospodářství
3.5.2 Možnosti provozování tepelného hospodářství (rámcové posouzení KPMG)
3.6 Akční plán č. 6 3.6.1 Finální výstup Vymáhání pohledávek
3.6.2 Finální výstup Informace pro uživatele nájemních bytů Město Tábor
3.6.3 Finální výstup Směrnice Pohledávky Město Tábor
3.7 Akční plán č. 8 3.7.1 Finální výstup - Zkvalitnění vyhodnocování dodavatelů
3.7.2 Posouzení činností zajišťovaných externě Město Tábor
3.8 Pravidla projektového řízení 3.8.1 Pravidla projektového řízení
3.8.2 Formulář 1 Stav projektu Město Tábor
3.8.3 Formulář 2 Problémy Město Tábor
3.8.4 Formulář 3 Změna Město Tábor
3.8.5 Formulář 4 Závěrečná zpráva Město Tábor