Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku Materiál pro samostudium +1156 6.2.2015 Major Bohuslav, Ing. Datum tisku 13.7.2015
2 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku Modul Za soby-pr evod firmy do nove ho roku Obsah 1 Stará firma... 3 1.1 Příprava zásob na nový rok... 3 Dokončení dokladů... 3 Položky se záporným stavem... 3 Inventura... 3 Položky s množstvím=0 a Kč <> 0... 3 Ocenění dokladů... 3 Přečíslování položek... 3 Na co je třeba pamatovat... 4 1.2 Aktualizace Datového skladu... 4 1.3 Disponibilní konta... 4 Úvod... 4 Příklady převodu... 5 Postup... 5 1.4 Archivace... 5 2 Nová firma... 6 Založení nové firmy... 6 Založení pomocné firmy (mezifirmy)... 6 3 Prvotní převod zásob režim A... 7 Kontrola stavu zásob... 7 4 Opakovaný převod zásob do nového roku... 8 4.1 Režim C... 8 Kontrola stavu zásob... 8 4.2 Režim D... 8 5 Převod datového skladu... 9 5.1 Režim C... 9 5.2 Režim D... 9 Blokové schéma... 10
3 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku 1 Stará firma 1.1 Příprava zásob na nový rok Dokončení dokladů Nedokončený doklad ovlivňuje u položek, které jsou v něm uvedeny skladové ceny. Před ukončením starého roku je nezbytné dokončit všechny doklady. Kontrolu existence nedokončených dokladů a následné dokončení provedeme v aplikaci *8757. Položky se záporným stavem Na konci roku žádná položka nemůže být v mínusu. Položky v mínusu se neoceňují. Pokud chybí příjmy, nutno dopořídit. Záporný stav položky může souviset i s inventurou (záměny apod.) IQ_Stav skladu, šablona. Inventura IQ_Stav skladu, šablona. Rozdíly stavu a zjištěné skutečnosti dořešit pomocí pohybů (záměny, přebytek, manko). Doklady pořizovat zásadně s datem inventury (např. 31. 12.), je vhodné zadávat i čas (například 22:00) kvůli sestavám před a po inventuře. Doklady, kterými se řešily inventurní rozdíly, je vhodné vytisknout nakonec pomocí sestavy. Položky s množstvím=0 a Kč <> 0 IQ_Stav skladů šablona. Nutno dořešit, nepřenáší se do nového roku. Nejčastěji vzniká chybným pořízením vratky. Se skladovou cenou můžete přímo manipulovat jen pomocí příjmů. Pomocí příjmu s nulovým množstvím a celkovou cenou s obráceným znaménkem se peníze vyrovnají na stavovém účtu. Účetním dokladem se přeúčtují do nákupu nebo spotřeb. Ocenění dokladů Před opravou inventurních rozdílů. Po opravě inventurních rozdílů. Zkontrolovat, že se vše ocenilo. IQ_Stav skladů - šablona. Součet Zapsáno musí být = 0. Přečíslování položek V průběhu roku kdykoliv, stačí přepsat číslo a změna se projeví i zpětně.
4 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku Na přelomu roku přepsat v nové firmě a ve staré poznačit nové označení položky pro převod v Číselníku položek *8718 tlačítko Uprav v záložce Poznámky. Na co je třeba pamatovat Na dokladu se vyvarovat zadání data z nového roku. Spustit první aktualizaci datového skladu, pokud s ním letos chcete začít. S objednávkami bude možno až do posledního převodu pracovat ve starém i novém roce, ale může pak dojít k dvojímu vykrytí. V novém roce nelze dělat ocenění, dokud starý rok není dokončen. 1.2 Aktualizace Datového skladu Cílem aktualizace je připojit současná data k datům v datovém skladu. Data aktuálního roku jsou z datového skladu vymazána a nahrazena současnými. Aktualizování se spouští v IQ - RZ Přehled za více let (Řízení zásob SestavyIQ Sestavy IQ - RZ Přehled za více let) tlačítkem Aktualizace. Datum a čas poslení aktualizace je uveden v pravém dolním rohu parametrů sestavy. 1.3 Disponibilní konta Úvod Při převodu zásob na nový rok jsou zohledněny různé požadavky na převody některých speciálních kont v zásobách. Týká se to kont, které jsou typu Disponibilní stav. Pro správný převod zásob je nutné u každého konta tohoto typu uvést vlastní způsob převodu dle potřeb firmy. Jsou možné čtyři způsoby převodu i s uvedením data od kdy převést. Tip Pokud neuvedete způsob převodu u Disponibilního konta, objeví se při převodu zásob RZ toto chybové hlášení: Některá konta disponibilních stavů nemají nastaven způsob převodu do nového roku! Opravte v aplikaci Konta (*8705). Způsob převodu Neurčeno nahraďte dle charakteru disp. stavu!
5 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku Příklady převodu o Objednávky stačí převést jen Nevyřízené. o Minimální množství na skladě stačí Zůstatek. o Nabídky stačí Nevyřízené nebo Nepřevádět. o Příjmové objednávky - pokud požadujete vidět i minulé objednávky pak zvolit Kopírovat. A pokud stačí jen objednávky například za poslední kvartál, pak se ještě uvede Převést ode dne: 1. 10. 2012. Tip Dále uvedené nastavení převodu zásob je nutné provést ve firmě starého roku. Pokud již máte založenou firmu v novém roce, pak je nutné toto provést duplicitně v obou firmách. Postup Spusťte aplikaci *8705_Číselník kont. Setřiďte si konta sestupně dle Typu. Vyberte konkrétní konto, u kterého chcete změnit způsob převodu. Stiskněte tlačítko Uprav. Vyberte typ Způsobu převodu. Pokud potřebujete omezení datem, vyplňte: Pro potvrzení stiskněte tlačítko OK. 1.4 Archivace V hlavním okně se vybere záložka Aplikace a možnost Archivace firmy.
6 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku 2 Nová firma Založení nové firmy *9800 tl. Přidej Založení pomocné firmy (mezifirmy) Viz. 4 Opakovaný převod zásob. *9800 tl. Přidej
7 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku 3 Prvotní převod zásob režim A Musíte stát ve firmě Nového roku. Spusťte aplikaci *9807_Převod do nového roku a vyberte režim A. Vlevo zadejte firmu Starého roku. Vpravo je firma Nového roku. Kontrola IČO ve firemní větě musí být shodné, jinak je červeně podbarveno a dále nelze pokračovat. Datumy podbarveny žlutě (je nutné provést inicializaci viz. další krok). Stiskněte tlačítko Inicializuj. Na dotaz Zinicializovat firmu pro nové období odpovězte ANO. o Zmizí žluté podbarvení datumu. o Musí zmizet datumy ze sloupečku Poslední přenos. o Inicializace se provádí pouze 1x a to před prvním převodem jakékoliv agendy (možná ji po vás program nebude vyžadovat, protože již byla provedena). Upozornění Pouze pokud před vámi ještě nikdo neprovedl převod v Režimu A, to znamená o nebyla provedena inicializace, o nikdo nepořizoval ve firmě žádný doklad, potom ve spodní části okna zaškrtněte níže uvedené body a stikněte tlačítko Proveď. o UK - Účetní knihy (Výmaz zaplacených dokladů minulého roku). o FA - Obchodník (Výmaz faktur starého roku *210). o CR - Číselné řady (Posunutí číselných řad na nový rok *9001). o NCIS - Výmaz identifikátorů pro nové obodbí.vyskočí okno inicializace číselníků pro nové obodbí - zatrhnout vše a pokračovat OK. o OBD - Období (Posunutí číselníku období na nový rok *8000). o ZUR - Zrušení žurnálů změn. Nyní zaškrtněte pouze RZ Řízení zásob a potom tlačítko Proveď. o Pokud jsme udělali aktualizaci datového skladu, potom se nás program zeptá: Stiskneme tlačítko ANO. Po provedení převodu se musí ve sloupci Výsledek zobrazit OK. Kontrola stavu zásob Pomocí IQ_stav skladu šablona proveďte kontrolu PS zásob firmy Nového roku a KS zásob Starého roku. Musí být shodné. Když NE: Zkontrolovat položky s nulovým stavem a penězi ve firmě starého roku (IQ_SSZ10=0). Provést opakovaný převod zásob režim C a D.
8 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku 4 Opakovaný převod zásob do nového roku 4.1 Režim C Tip Týká se pouze firem, které již zpracovávaly předešlý rok ve WinFASu. Přepněte se do firmy Pomocná. Spuťte aplikaci *9807. Zvolte režim C. Vlevo zadejte firmu starého roku. Vpravo je firma Pomocná mezifirma. Stiskněte tl. Inicializuj. o Program provede kopie stará nová s inicializací. Varování potvrďte ANO. Kód firmy : POMOCNÁ (pokud používáte jiný název firmy pro mezifirmu, napište její kód uveden nahoře v hranatých závorkách). Dotaz: Zinicializovat firmu pro nové období, potvrďte ANO. Vyberte co chcete opakovaně převést. Převod musí skončit OK. Kontrola stavu zásob Pomocí IQ_stav skladu šablona proveďte kontrolu stavu zásob firmy Starého roku a Pomocné mezifirmy. Musí být shodné. Pokud NE, je třeba převod v režimu C opakovat. 4.2 Režim D Přepněte se do firmy Nového roku. Spuťte aplikaci *9807. Vlevo vyberte Pomocnou mezifirmu. Vpravo je firma Nového roku. Vyberte co chcete opakovaně převést. Tlačítko Proveď. Převod musí skončit OK. Proveďte kontrolu stavu zásob ve firmě Nového roku a Pomocné mezifirmě. Musí být shodné.
9 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku 5 Převod datového skladu Ve starém roce v IQ_RZ přehled za více let jednou provést Aktualizaci. Tip Pokud tuto inicializaci uděláme těsně před prvotním převodem režim A, pak se převede datový sklad během tohoto převodu. Pokud NE, převod C a D. 5.1 Režim C Přepněte se do Pomocné mezifirmy. Spuťte aplikaci *9807. Vlevo zadejte firmu Starého roku. Vpravo je Pomocná mezifirma. Proveďte inicializaci, tlačítko Inicializuj. Vyberte: Spusťte převod C, tlačítko Proveď. Ukončete aplikaci *9807. 5.2 Režim D Přepněte se do firmy Nového roku. Spuťte aplikaci *9807. Vyberte režim D. Vlevo zadejte Pomocnou mezifirmu. Vpravo bude firma Nového roku. Vyberte: Spusťte převod D, tlačítko Proveď.
10 Modul Zásoby-Převod firmy do nového roku Blokové schéma