Informaní systém HoC 1. Základní charakteristiky systému HoC je moderní integrovaný systém pro ízení výrobních i obchodních organizací. Obsahuje moduly, pokrývající innosti od ízení výroby až po prodej. Jednotlivé moduly lze samozejm využívat i samostatn. Pínos však vynikne až po propojení více ástí do komplexního integrovaného celku. HoC je ešením, které chápe podnik jako celek. Vytváí informaní most mezi aktivitami podniku a trhem. Veškeré údaje jsou v rámci systému penášeny v reálném ase, což zprhleduje postupy ve firm. Všechny informace se zadávají nebo mní pouze jednou a poté jsou k dispozici všem uživatelm, kteí k nim mají povolený pístup. Tím odpadá mnoha pracovníkm dlouhá rutinní práce. Hlavními výhodami, které systém nabízí, jsou: zprhlednní finanních tok - díky integraci modul a možnosti pímého napojení systému na bankovní informaní systémy má uživatel okamžitý pehled o stavu bankovních út, pohledávek i závazk, systém vytváí návrh platebního kalendáe rychlejší reakce na požadavky odbratel - útvary výroby mají možnost sledovat pijímané zakázky už od okamžiku jejich potvrzení, to jim umožuje s pedstihem reagovat v oblasti technické pípravy výroby i pi zajištní výchozích materiál, pop. zboží zkrácení asu pro uvedení zboží na trh ( time to market ) - systém zaruuje zvýšenou pohotovost k dodávce pi zkrácených prbžných dobách, odkrývá kapacitní rezervy, vas upozoruje na nedostatek kapacity snížení skladové zásoby - plánování nákupu materiálu na základ propotu isté poteby a statistických údaj za minulá období a sledování obrátkovosti zásob sledování náklad - systém umožuje sledovat náklady podle stedisek, druh výrobk i pímo podle jednotlivých výrobních zakázek informaní systém pro vrcholové ízení - nabízí koncentrované údaje o všech aktivitách podniku v íselné i grafické podob integrace aplikací e-commerce Systém jako celek uiní podnik transparentním. 1.1 Architektura systému, systémové požadavky Informaní systém je založen na architektue klient - server. Pro server lze použít Microsoft BackOffice Server, pop. Microsoft Small Business Server který integruje operaní systém Windows Server, SQL Server a Exchange Server. Pro klientské stanice pak lze alternativn použít Windows Vista nebo Windows XP. Cílem je jednotné prostedí, ve kterém uživatel pracuje jak se svými kanceláskými aplikacemi (jako je nap. MS Word nebo Excel), tak i s podnikovým informaním systémem. Samozejmostí je komunikace mezi moduly HoC a kanceláskými aplikacemi. 1
1.2 Hlavní charakteristiky implementace ve smlouv garantujeme pevnou cenu a délku implementace platební podmínky zákazník platí až po podepsání pedávacího protokolu možnost rozložení splátek na delší období dle dohody se zákazníkem zkušenosti s rznými typy výroby pedpokládáme pevod vybraných dat ze stávajících informaních 2. Stavební kameny systému HoC je moderní integrovaný systém pro ízení výrobních i obchodních organizací. Obsahuje moduly, pokrývající innosti firmy v oblasti ekonomiky i logistiky. Jednotlivé moduly lze samozejm využívat i samostatn. Pínos však vynikne až po propojení více ástí do komplexního integrovaného celku. HoC je ešením, které chápe podnik jako celek. Vytváí informaní most mezi aktivitami podniku a trhem. Veškeré údaje jsou v rámci systému penášeny v reálném ase, což zprhleduje postupy ve firm. Všechny informace se zadávají nebo mní pouze jednou a poté jsou k dispozici všem uživatelm, kteí k nim mají povolený pístup. Tím odpadá mnoha pracovníkm dlouhá rutinní práce. Informaní systém HoC 2
Moduly systému lze rozdlit do dvou oblastí, oblast ekonomiky a oblast logistiky. Oblast ekonomiky: finanní úetnictví nákladové úetnictví investiní majetek mzdy, personalistika Oblast logistiky: prodej nákup ízení výroby CRM Moduly spolené pro ob oblasti: manažerské informace internetové aplikace základní data systém 2.1 Oblast ekonomiky Moduly zahrnuté do této oblasti postihují celou oblast ízení ekonomiky firmy. Patí sem finanní úetnictví, investiní majetek, nákladové úetnictví a modul mezd a personalistiky. Moduly je legislativn prbžn udržován a podléhá pravidelnému upgrade. 2.1.1 Finanní úetnictví Modul pokrývá všechny bžné typy úetních operací. Samozejmostí jsou automatizované vazby na ostatní moduly systému. Modul stejn jako celý systém je mandantní (umožuje zpracování agendy více firem vetn možnosti konsolidace). K hlavním funkcím patí: mandantnost možnost konsolidace hlavní kniha úetní deník pokladní kniha útování v tuzemské i zahraniní mn možnost vedení stavu na útu i v cizí mn (nap. devizové úty u banky, valutová pokladna apod.) saldokonto integrované s hlavní knihou (zde jsou evidovány jak faktury a dobropisy, tak i platby a zálohy) Informaní systém HoC 3
odpisy pohledávek kurzové rozdíly automatizovaný styk s bankou (platební píkazy na formuláích i homebanking, automatické zaútování plateb) možnost souasného útování ve více úetních rocích tisk upomínek výpoet úroku z prodlení, tisk vyútování úroku z prodlení, evidence a kontrola placení uživatelem definované výkazy (nejen rozvaha a výsledovka) voln definovatelné ukazatele (likvidita I. stupn,...) simulace platebního vývoje (cash flow) hlášení DPH statistická útování (kniha faktur, záloh,...) pezkoušení pijatých faktur s vazbou na objednávku a píjemku smnky kurzovní lístek (možnost automatického propojení na banky) 2.1.2 Nákladové úetnictví Nákladové úetnictví slouží k plánování a sledování náklad z hlediska stedisek i z hlediska nositel náklad. Umožuje zjištní hodinových sazeb stedisek a urení materiálové, odbytové a správní režie. Mezi hlavní funkce patí: plán a sledování náklad / výnos dle stedisek, pracoviš, profitcenter a oblastí plán a sledování náklad / výnos dle nositel náklad (skupin výrobk, zakázek) rozdlení stedisek (výrobní, pomocná, správní) definice perozdlovacích klí, perozdlení náklad výpoet hodinových sazeb stedisek, pracoviš výpoet materiálové, odbytové a správní režie (možnost odlišných sazeb pro rzné výrobkové skupiny) variabilní výkazy hospodaení stedisek, pracoviš, profitcenter a oblastí víceúrovový píspvek na úhradu 2.1.3 Investiní majetek Modul pokrývá veškerou agendu spojenou s evidencí a úetnictvím hmotného a nehmotného investiního majetku vetn drobného majetku. Samozejmostí je možnost odlišných úetních a daových odpis vetn použití odpis kalkulaních a automatizované vazby na finanní úetnictví. karty investiního majetku technické parametry majetku evidence píslušenství plánování oprav sledování investiních akcí útování na kartách odpisy daové i úetní Informaní systém HoC 4
kalkulaní odpisy automatická vazba na finanní úetnictví evidence drobného majetku 2.1.4 Mzdy, personalistika Modul pokrývá kompletn agendu spojenou se zpracováním mezd a vedením personálních údaj. Základní funkce modulu: vedení základních mzdových a personálních údaj mzdové a evidenní listy kompletní zpracování mezd vazba do úetnictví možnost integrace s docházkovými systémy (nap. na bázi magnetických karet) sociální a zdravotní pojištní srážky, paušály výplata na úet v bance, hotov, homebanking druhy mezd - msíní, hodinová roní zútování dan ze závislé innosti možnost zpracování více pracovních pomr u jednoho pracovníka správa kurz a školení evidence uchaze o zamstnání tisk smluv struktura podniku vytvoení souboru pro statistiku komunikace portálem veejné správy 2.2 Oblast logistiky Oblast logistiky zahrnuje všechny funkce potebné k uspokojení požadavk zákazníka ve správných termínech a kvalit s optimálními náklady. Všechny moduly jsou koncipovány s ohledem na podporu standard ISO. 2.2.1 Prodej Modul prodeje zahrnuje oblast prodejních a marketingových aktivit podniku. Obsahuje ešení zaínající nabídkou, pes objednávku odbratele, dodací list až po fakturaci, piemž všechny funkce jsou vzájemn provázány. Mezi hlavní funkce patí: databáze odbratel evidence zájemc systém kontaktních osob zpracování nabídek objednávky odbratel, možnost penosu dat z nabídky dodací listy, nákladní listy Informaní systém HoC 5
expedice, vazba dodacích list na odpis ze sklad generování faktur (v tuzemské i zahraniní mn) souhrnná fakturace z více dodacích list automatický penos vydaných faktur do úetnictví vyhodnocení obchodního pípadu široká škála rabat, pirážek a slev ceníky v cizích mnách možnost odlišných ceník pro jednotlivé zákazníky, skupiny zákazník systém bonifikace odbratel systém provizí pehledy prodeje dle rzných kritérií možnost vícejazyných výstup hromadná korespondence kalkulace a sledování pímých obchodních náklad výstup doklad pro EDI 2.2.2 Nákup Modul pokrývá innosti spojené s objednáváním a nákupem materiálu a zboží, kontrolou kvality a ízení zásob. Všechny innosti od poptávky pes objednávku, píjem na sklad a kontrolu kvality až po pezkoušení pijatých faktur s objednávkou a píjemkou jsou vzájemn provázány. Nejdležitjší funkce: databáze dodavatel,kontaktní adresy hodnocení dodavatel podle spolehlivosti poptávky u dodavatel objednávky materiálu a zboží sledování stavu objednávek, upomínání vstupní kontrola kvality vedení skladové evidence (dle sklad, šarží, skladového místa) alternativní mrné jednotky pehledy nákupu dle rzných kritérií analýza zásob inventury volitelné ocenní zásob vyhodnocení minimální zásoby uchování cenového vývoje nakupovaných položek kontrola kvality 2.2.3 ízení výroby Modul navazuje na prodej a nákup. eší problematiku kusovník, výrobních postup, variantních výrobk, pracoviš, více druh kalkulací, ízení zakázek a výrobních píkaz, sledování výroby, MRP II (manufacturing resourses planing) obsahující plánování materiálových a kapacitních zdroj, ízení jakosti v prbhu výroby apod. Informaní systém HoC 6
Hlavní funkce modulu: kusovníky technologické postupy možnost odlišného kalendáe pro vybraná stediska varianty - definice a konfigurace variant výpoet materiálové a výkonové normy plánová kalkulace prbžná kalkulace výsledná kalkulace (po dokonení zakázek) hromadná správa kalkulaních cen (jako základna je možné volit cenový prmr za období, nejvyšší nákupní cenu apod.) vetn využití koeficient pro navýšení kalkulaních cen pro další období evidence výrobních zakázek pebíraní zakázek z modulu prodeje vetn kapacitních simulací ped pevzetím stanovení priorit zakázek termínování zakázek propoet poteb, kumulace shodných díl rezervace materiálu na zakázky automatická vazba na modul nákupu (vystavování objednávek materiálu) prbžné asy výroby sledování náklad na zakázky (materiálových, mzdových i náklad z externích faktur) Informaní systém HoC 7
výpoet isté poteby materiálu, polotovar, výrobk propoet kapacitního využití stedisek, pracoviš vetn grafických výstup integrace se skladovou evidencí ízení jakosti v prbhu výroby, ešení neshodných výrobk 2.2.4 CRM Modul CRM je zamen na efektivnjší komunikaci s kmenovými i potenciálními zákazníky a dodavateli. Základem je databáze firem (zákazník, zájemc a dodavatel) známá z modul Prodej a Nákup. K jednotlivým firmám mžeme piadit neomezené množství kontaktních osob. Kontaktní osoby jsou lidé, kteí pímo pracují v uvedené firm, majitelé, vedoucí pracovníci i zamstnanci. U kontaktních osob lze zaznamenat vedle základních kontaktních informací také funkci v zamstnání, osobní poznámky a kontakty. Obrazovka kontaktní osoby umožuje kopírování adresy pro tvorbu dopis, odesílání email, tisk detailních informací o kontaktní osob, tisk informací o zákazníkovi jako podklad pro jednání U kontaktních osob mžeme evidovat neomezené množství telefonát, schzek, jednání,událostí a úkol, které souhrnn oznaujeme jako kontakty. Kontakty mžeme uvádt také u firem bez kontaktní osoby. Z historie kontakt lze vysledovat innost obchodníka od prvního kontaktu až po uzavení obchodního pípadu. Kontakt obsahuje následující informace: datum, kontaktní osoba, status (kontakt, úkol apod.),druh kontaktu (telefonát, schzka, dopis ), referent (obchodník), výsledek (píslib dalšího jednání, uzavení smlouvy, nezájem ), struný text (max. 250 znak), poznámka (delší text), píští kontakt - pokud jednání bude pokraovat (datum, úkol, referent). Rozšíení databáze zákazník a dodavatel - databázi zákazník a dodavatel mžeme obohatit o další uživatelsky definované údaje (zatídní dle teritoria, oboru podnikání, informace o konkurenci, stavu spolupráce, potu zamstnanc, podílu na trhu apod.).údaje mohou být textové, numerické nebo typu datum. Lze nastavit, jestli bude údaj nabývat libovolných hodnot nebo bude spojen s íselníkem. Uvedených údaj lze napíklad využít jako filtr pi vyhodnocení nebo pi výbru kontaktních osob a firem pro hromadnou korespondenci. 2.3 Moduly spolené pro ob oblasti Spolené moduly umožují parametrizaci systému a pokrývají oblast správy systému a pístupových práv. Dalším modulem, který ob oblasti spojuje je modul manažerských informací. Všechny tyto moduly jsou souástí instalace výše jmenovaných oblastí. 2.3.1 Manažerské informace Nabízejí v pehledné podob veškeré informace z modul, které jsou potebné pro rozhodování na vrcholové úrovni. Snahou je, aby ídící pracovníci mli okamžité a pehledné informace o firm bez nutnosti tisku sestav nebo pracného vytváení. Samozejmostí je intuitivní ovládání, možnost výstup do graf a kompatibilita s kanceláskými aplikacemi ve kterých je možné s daty z tohoto modulu dále pracovat. Informaní systém HoC 8
Hlavní možnosti modulu: statistiky prodeje výrobk, zboží z hlediska odbratele (zem, skupiny,...), výrobku a zboží (oboru, skupin obor), období (asový vývoj po týdnech, msících, kvartálech, rocích), realizaního stediska apod. stav a plnní zakázkové nápln dle stejných kritérií jako prodej možnost volby porovnávací hodnoty, sledování marže analýza trend v prodeji, zakázkách skladové statistiky, obrátkovost zásob statistiky nákupu materiálu, zboží v obdobném lenní jako prodej vetn analýzy trend stav a plnní objednávkové nápln stav a vývoj pohledávek, závazk obraty odbratel a dodavatel uživatelem definované výkazy (nejen rozvaha a výsledovka) voln definovatelné ukazatele simulace platebního vývoje (cash flow) 2.3.2 Internetové aplikace Internetové aplikace, napojené na základní moduly informaního systému poskytují možnost zákazníkm a partnerm využívat údaj informaního systému vytváejí most mezi firmou a jejími partnery, zákazníky a dodavateli. Píkladem takových aplikací je napíklad modul internetového prodeje pro velkodbratele. Tento modul slouží pro komunikaci odbratele s firmou. Mezi hlavní funkce patí: prodej pro velkoodbratele stav zakázkové nápln stav disponibilních zásob odsouhlasení stavu pohledávek správa kontakt Tyto aplikace jsou vždy tvoeny podle poteb konkrétního zákazníka a nejsou souástí základní nabídky. 2.3.3 Základní data Modul slouží k parametrizaci systému. Obhospodauje údaje, se kterými následn pracuje celá organizace. Jedná se nap. o íselníky referent, stedisek, sklad, obor (skupiny položek), nakupovaných, vyrábných a prodávaných položek, širokou škálu cen, pirážek a slev, platebních a dodacích podmínek, klí zemí, mn, kurzové tabulky, ísla celního sazebníku, klíe DPH, vícejazyné texty apod. 2.3.4 Systém Správa systému je modul umožující instalaci a konfiguraci systému a veškeré funkce spojené s konfigurací jednotlivých uživatel i skupin, jejich pístupových práv, uživatelských menu apod. Obsahuje on-line dokumentaci k celému systému a umožuje generovat dokumentaci pro jednotlivé uživatele na základ jejich pístup. Informaní systém HoC 9
Modul umožuje: správu uživatel a skupin správu uživatelských menu definici pístupových práv logování pístupu uživatel k programm a datm on-line dokumentaci vetn možnosti generování dokumentace jednotlivým uživatelm 3. Referenní instalace informaního systému H o C Vybrané referenní instalace najdete na internetových stránkách spolenosti. 4. Kontakt Softwarová a informaní spolenost, s.r.o. Vysoké Mýto http://www.sis-vm.cz Tel.: 465 461 011 Fax : 465 461 022 Josef Boštík Tel.: 465 461 012, 777 331 962 mailto:bostik@sis-vm.cz Informaní systém HoC 10