www.iskola.cz příručka modulu docházka v systém iškola.cz Adresa naší školy: www.iskola.cz/ Verze této příručky: 1.000 Aktuální verzi této příručky, popisující nejnovější možnosti serveru www.iskola.cz naleznete ke stažení na serveru www.iskola.cz v sekci Příručky. Tato příručka je tematicky zaměřena pro modul - docházka. Všechny příručky jsou v aktuálních verzích k dispozici na výše uvedené adrese. Upozorňujeme, že tato příručka je bez jakékoliv redakční a jazykové úpravy. Vyhrazujeme si právo na pozdější změny, zejména pokud verze systému www.iskola.cz je novější než verze této příručky. 1
Docházka - o co jde a co je to Docházka se v systému www.iskola.cz jeví jako nová položka v hlavní nabídce - Docházka. Pomocí docházky je možné evidovat počet hodin absence u každého žáka školy. Docházka umožňuje evidovat hodiny až na úroveň každé jedné hodiny a u každé hodiny rozlišuje její status (přítomen / nepřítomen / omluveno...). Základní princip docházky je následující. 1) Oprávněný učitel (například třídní nebo někdo jiný) zadává buď denně nebo později souhrnně počet hodin nepřitomnosti u každého studenta. 2) Okamžitě po zadání tohoto stavu se počet absentovaných hodin zobrazuje všem oprávněným uživatelům, tj. třídnímu, žákovi i jeho rodiči. Žák může tuto informaci pouze vidět. 3) Rodič pomocí elektronické omluvenky může nechat zobrazit seznam dosud neomluvených hodin. Pouhým zatržením hodin v seznamu zmeškaných hodin určí, které chce omluvit. K těmto zatrženým hodinám může připojit textovou omluvenku. 4) Oprávněný učitel má stále u každého žáka aktuální přehled o tom, jestli již hodina byla jeho rodičem omluvena či nikoliv. Opět formou zatrhávání může jakoukoliv zmeškanou hodinu (dokonce i tu, kterou rodič neomluvil) sám omluvit. Jakmile je již jednou hodina učitelem omluvena, nikde nikomu ve výpisech neomluvených (zmeškaných) hodin nevyskakuje. Docházka z pohledu ADMINA Pro admina v souvislosti s docházkou přibývají povinnosti v tom smyslu, že před jejím používáním je jednak nutné nastavit, do jaké hloubky a jakým způsobem se na vaší škole bude docházka evidovat a pak také případně práva k možnosti zápisu docházky u jednotlivých tříd. Nejzákladnější nastavení docházky adminem V hlavní nabídce Docházka zvolte položku Nastavení parametrů. Zobrazí se stránka s možností nastavení parametrů docházky. Přejete si aktivovat propojení docházky s rozvrhem? Velmi, velmi důležitá funkce. Pokud v této možnosti zatrhnete Ano, je nezbytně nutné, abyste předtím měli správně a pokud možno úplně aktivovaný rozvrh - tj. zadány u každé třídy předměty v rozvrhu, případné rozlišení sudých a lichých týdnů atd... Díky tomu vám totiž systém na vaší škole umožní zadávat docházku až na úroveň jednotlivých hodin v každém dni. Jinými slovy, systém sám umožní zadat, že žák třeba chyběl 2
druhou hodinu, což byl zrovna přírodopis - takto tuto informaci uloží a například i rodič ji bude vidět. Díky tomu systém hlídá například i to, aby počet absence nepřesáhl počet hodin, které žák díky rozvrhu může mít. Systém samozřejmě hlídá i suplované hodiny, tj. pokud například díky suplování odpadne nějaká hodina, systém to vyhodnotí jako o to nižší počet hodin a opět nedovolí zadat větší než aktuální počet hodin absence. Naopak je tomu samozřejmě u suplovaných - přidaných hodin. Pokud ovšem zatrhnete Ne, systém zcela přeruší vazby docházky s rozvrhem. To v praxi znamená, že ztrácíte evidenci o přesně zmeškaných hodinách - například nelze evidovat, že z počtu 3 hodin v daném dni žák chyběl druhou, třetí a pátou hodinu. V tomto případě systém dokáže evidovat pouze počty hodin za den, tj. například že v daném dni žák chyběl 4 hodiny. Systém v tomto případě rovněž nehlídá, jestli počet hodin není nesmyslný, tj. teoreticky můžete zadat, že žák chyběl 15 hodin, i když rozvrh čítá celkem pouze 8 hodin v daném dni. Kromě uvedeného ale samozřejmě systém docházky funguje v plném rozsahu. Zatrhnout volbu Ano se doporučuje školám, které mají zadán úplný rozvrh a udržují ho. Naopak volbu Ne se doporučuje volit školám, které rozvrh třeba nemají vůbec zadaný a nebo jej nemají zadaný kompletně. Přeposílat informaci o rodičem omluvené hodině... Tato možnost souvisí s elektronickou omluvenkou. Jedná se o to, že elektronická omluvenka v této nové verzi již funguje skutečně jako elektronická omluvenka, tj. rodič si vyloženě může vybrat, jakou hodinu omlouvá a k této konkrétní hodině může připojit svoji omluvu. Otázkou ale je, jestli každá omluva má kromě toho, že bude spojena s každou konkrétní hodinou - ještě přijít třídnímu učiteli formou zprávy do komunikačního systému - tak jak tomu bylo doposud. Pokud zatrhnete Ano, pak skutečně informace o každé uskutečněné omluvě přijde třídnímu učiteli do své schránky. Podotýkáme, že je to informace navíc, protože texty s omluvou se samozřejmě prohlíží u správy absencí. Doporučení zní. Pokud budete správu absencí vést takto elektronicky, pak je zřejmě aktivace této funkce zbytečná, protože omluvy od rodičů mohou pravidelně třídní učitelé číst v centrální správě. Navíc u větších škol, kde je absencí, žáků a tedy i počet omluvenek velký, by časem učitelům chodilo velké množství zpráv do komunikačních systémů. Pokud ovšem jste menší škola, kde se vyskytne absence jednou za čas, pak je upozornění na omluvu přínosné, protože učitel tak nemusí kvůli očekávání cca 3 omluv každou chvíli kontrolovat systém docházky, jestli už rodič žáka omluvil. Nastavení práv na docházku V souvislosti s docházkou přibylo nové právo v právní struktuře. Tím právem je možnost u každého učitele nastavit, které třídě má právo zadávat docházku. 3
Systém docházky je zatím nastaven tak, že se docházka zadává hromadně jedním učitelem (například třídním) za období (den, týden). Systém docházky zatím neumožňuje zadávat každému učiteli jednoltivě pouze své odučené hodiny. iškola je principiálně i na tuto variantu připravena, ale analýzou potřeb učitelům jsme dospěli k názoru, že by - alespoň prozatím - bylo nereálné chtít po každém učiteli, aby zadával pouze své absence ve svých hodinách - a aby se tyto načítaly celkově. V případě plošného zájmu o tuto možnost jsme připaveni odpovídající vstupní formuláře do systému dodělat. U každého učitele proto v nastavení práv přibyla oblast s docházkou. Základním předpokladem je, že třídní učitel může docházku zadávat své třídě a proto u třídního nemusíte právo zadávání nastavovat - klidně ale můžete - nic to neovlivní. Rovněž ředitel může s docházkou jakékoliv třídy provádět vše. Ostatní třídy, u kterých může mít učitel právo zadávat docházku, můžete vybrat zatržením ze seznamu tříd nebo skupin. Jak vidíte, i právo zadávání docházky se může vstahovat třeba jen na skupiny. Tímto nastavením je pro admina nastavení práv k docházkovému systému hotové. Docházku je možné začít plně používat. Docházka z pohledu Učitele Připomínáme, že aby učitel mohl začít používat docházku, je nutné, aby buď byl třídním učitelem dané třídy a nebo, aby měl nastaveno na danou třídu právo docházku zadávat! Zadávání absencí - docházka JE svázána s rozvrhem 1) V hlavní nabídce zvolte položku Docházka a poté Zadávání a správa absence. 2) Zobrazí se stránka se seznamem tříd. Vyberte třídu, které chcete absenci zadávat. 3) Po klepnutí na třídu se zobrazí stránka podobná té na obrázku. 4
4) Systém zobrazil aktuální týden a seznam žáků v týdnu. Protože je docházka svázána s rozvrhem, nedovolí jednak zadat absenci dále než do aktuálního dne a jednak v historii ve dnech, ve kterých žák neměl žádnou hodinu, nedovolí zadat žádnou hodnotu. Ve Vašem případě zřejmě nebudete mít žádná políčka barevně zvýrazněná - protože jste ještě pravděpodobně žádnou docházku v minulosti nezadávali. Pro vysvětlení: Červené políčko - neomluvená, nebo též právě zadaná absence s počtem hodin. Zelené políčkou - zcela omluvená absence. Oranžové políčko - zatím pouze rodičem omluvená absence. 5) Nyní máte dvě možnosti zadání absence: Buď u každého žáka v každém dni (tj. v každém políčku) klepnete na odkaz Detail a klepnutím přesně specifikujete, které hodiny žák v daném dni chyběl. Nebo prostě napíšete do políček počet hodin - tj. ochudíte se o možnost specifikace, které hodiny přesně žák v daném dni chyběl. Pokud si vyberete tuto možnost, pak ale nezapomeňte, že systém díky tomu, že je provázán s rozvrhem, hlídá, jestli počet hodin nepřesahuje maximální počet hodin, jež žák vůbec v daném dni má. V tomto případě doplňte absenci za celý den / týden nebo prostě jen těm žákům, kterým potřebujete. U žáků, kteří nemají absenci nebo které nechete doplňovat nechte pole prázdná - můžete doplnit kdykoliv později. 6) Ať už jste doplnili absenci jakýmkoliv způsobem, měly by se vyplněná pole zvýraznit červeně - v tomto okamžiku jsou totiž všechny zadané absence dosud neomluvenými hodinami. Tím zadávání absencí končí. Zadávání absencí - docházka NENÍ svázána s rozvrhem 1) V hlavní nabídce zvolte položku Docházka a poté Zadávání a správa absence. 2) Zobrazí se stránka se seznamem tříd. Vyberte třídu, které chcete absenci zadávat. 3) Po klepnutí na třídu se zobrazí stránka podobná té na obrázku. 5
4) Systém zobrazil aktuální týden a seznam žáků v týdnu. Protože docházka není svázána s rozvrhem, je možné zadávat absence do jakéhokoliv dne v libovolném počtu hodin. Zároveň není možné absenci tak detailně rozklíčovat jako v předchozím případě - není možné určit, kterou přesně hodinu žák v daném dni chyběl. 5) Nyní jednoduše doplňte čísla do odpovídajících dialogů. Systém nekontroluje, zda počet hodin nepřevyšuje počet hodin, které žák v daný den měl. 6) Ať už jste doplnili absenci jakýmkoliv způsobem, měly by se vyplněná pole zvýraznit červeně - v tomto okamžiku jsou totiž všechny zadané absence dosud neomluvenými hodinami. Tím zadávání absencí končí. Omlouvání absencí 1) V hlavní nabídce klepněte na položku Docházka a poté na Přehled a omluva absence. 2) Zobrazí se seznam tříd. Klepněte na požadovanou třídu. 3) Zobrazí se seznam žáků. U nich je v seznamu zároveň vidět, kolik má kdo absencí. Vyberte požadovaného žáka a klepněte na něj. 4) Zobrazí se seznam neomluvených hodin. Systém všechny hodiny, které dosud nebyly omluveny učitelem, považuje za neomluvené. Ty hodiny, které jsou omluveny rodičem jsou sice omluveny, ale doku omluvu nepotvrdí učitel, považuje se tato hodina rovněž za neomluvenou. Hodiny, které jsou omluveny rodičem jsou zvýrazněny oranžově a pokud rodič připojil k omluvě i text - tj. textovou omluvu, zobrazí se vpravo ikonka hlavy rodiče - po klepnutí na tuto ikonku můžete přečíst omluvu, která se k hodině vztahuje. 5) Nyní pouhým zatržením vybraných hodin můžete omluvit vybrané hodiny nebo celé dny. Následně stačí klepnout na tlačítko Omluvit vybrané. Tím je hodina definitivně omluvena. Omluvením hodiny učitelem se tato hodina automaticky i rodiči jeví jako zcela omluvená. Zároveň se učiteli v tomto výpisu již nezobrazuje jako neomluvená. Rodič i učitel si u konkrétního žáka samozřejmě mohou nechat zobrazit veškeré zmeškané hodiny - pomocí horní rozevírací nabídky - v takovém případě se omluvené hodiny učitelem (tj. definitivně omluvené) zobrazují zelenou barvou. 6
Docházka z pohledu Rodiče Pozor!! Z důvodu logické návaznosti na nabídku Docházka dochází k přesunu položky Elektronická omluvenka z nabídky Komunikace do nabídky Docházka. Děkujeme za pochopení. Pro rodiče je situace v omlouvání zmeškaných hodin svých dětí poměrně snadná. 1) V hlavní nabídce klepněte na položku Docházka. 2) Klepněte na položku Elektronická omluvenka. 3) Zobrazí se seznam všech dosud neomluvených hodin. Pokud chcete hodiny omluvit, stačí, když zatrhnete ty řádky s hodinami, které chcete omluvit. Jestliže chcete omluvit celé dny, můžete zatrhnout den jako takový a veškeré hodiny ve dni budou rovněž omluveny. Pokud se na řádku s omluvou hodin zobrazí i nabídka Z toho omluvit hodin, znamená to, že absence byla zadána hromadně (nikoliv přesnou specifikací hodin) a vy máte možnost určit, kolik hodin z celkového počtu se bude omlouvat. V tomto případě by totiž nešlo rozlišit, které přesně hodiny ve dni chcete omluvit a které ne, takže nezbývá než omlouvat hodiny počtem. 4) Do textu omluvenky napište text, který se k označeným hodinám váže. Celou operaci můžete provádět opakovaně,. tj. lze doslova ke každé hodině připojit jiný text omluvy. 5) Klepněte na tlačítko Potvrdit. 7