Ukončení roku v programu SKLAD Odpadů 8 Program: SKLAD Odpadů 8 Datum: 21.12.2015 Vypracoval: Radim Kopal, Tomáš Vrba Vážení uživatelé programu SKLAD Odpadů, tento dokument Vás seznámí s činnostmi a postupy, které je třeba provést v rámci ukončení roku, aby byl program SKLAD Odpadů řádně nastaven pro následující evidenční období a data vhodně připravena pro převod do programu EVI a následné zpracování ročního hlášení. Obsah Nastavení číselných řad... 2 Kontrola skladové bilance... 3 Uzávěrka roku... 6 Převod evidence do programu EVI 8... 11 strana 1 / 14
Nastavení číselných řad Změna číselné řady dokladů s novým rokem není povinná ani doporučená. Pokud si však v novém roce z jakéhokoli důvodu nepřejete pokračovat v číselné řadě dokladů z předchozího roku, je třeba provést změnu nastavení číselných řad, která se provádí v Možnostech programu (menu Program / Možnosti programu, sekce Číselné řady, záložka Skladové místo): Číselná řada se nastavuje pro každý typ evidenčních záznamů samostatně na každém skladovém místě. Typ číselné řady se dá nastavit všeobecně, nebo zvlášť pro každý kalendářní rok. Údaj Počet míst určuje, kolik číslic má pořadové číslo dokladu v rámci číselné řady (toto číslo je při pořizování nových dokladů automaticky dosazované programem). Pokud změníte hodnotu v číselné řadě (Text před nebo Text za, např. z A15 na A16), dojde při pořízení nového záznamu k dosazení čísla 1 (např. A1600001). strana 2 / 14
Kontrola skladové bilance Doporučený postup: Období: Nastavte období v programu SKLAD odpadů na celý rok. Přehled položek skladu: Pokud potřebujete převést zůstatky na skladě do evidence následujícího roku, proveďte kontrolu zůstatků jednotlivých skladových položek v Přehledu položek skladu (menu Skladové místo / Přehled položek skladu). Upozornění: Proveďte kontrolu hodnot ve sloupci Počátek (zároveň s VYPNUTÝM parametrem Bez meziročních převodů xn5/c00). Při tomto nastavení by hodnota u všech položek ve sloupci počátek měla být NULA. V opačném případě to znamená, že nebylo korektně provedeno uzavření předchozího roku a tyto hodnoty se chybně započítají do odepisovaných zůstatků každé položky! U skládek a ostatních zařízení k využití/odstranění odpadů slouží tento přehled ke kontrole množství jednotlivých skladových položek, které zbývá v rámci evidence za letošní rok odepsat z evidence s odpovídajícím kódem nakládání. Tato zařízení průběžně nebo jednorázově použijí funkci Zaskládkovat (D1) / Využít (N12) nebo funkci hromadného generování zneškodňujících dávek s odpovídajícím kódem nakládání a nemají žádné skladové zůstatky k převodu do evidence následujícího roku. Tyto kroky budou popsány dále v tomto dokumentu. V přehledu nastavte zobrazení podle položek skladu a přehled množství a přesvědčte se, že není zaškrtnuta volba Bez meziročních převodů xn5/c00. Hodnoty ve sloupci rozdíl pro jednotlivé skladové položky jsou skladové zůstatky, které budou následně převedeny. Pokud tyto hodnoty souhlasí se skutečným stavem zásob na skladě, je vše připraveno k provedení funkce převodu zůstatků do nového roku. Jestliže hodnoty nesouhlasí, je třeba odpovídajícím způsobem provést korekci v evidenci (tzn. doplnit chybějící dávky o příjmu, předruhování, využití/odstranění, vlastní produkci nebo předání odpadu oprávněné osobě apod.). V konečném výsledku musí být všechny hodnoty ve sloupci Rozdíl kladné nebo nulové (a odpovídat skutečnosti), aby funkce převodu zůstatků vygenerovala korektní záznamy do průběžné evidence odpadů pro všechny skladové položky. strana 3 / 14
Pokud jsou ve sloupci Rozdíl záporné hodnoty, bývá to nejčastěji způsobeno tím, že odpad byl přijat pod jinou skladovou položkou, než byl následně předán, a ve skladové evidenci chybí záznam o předruhování (vytřídění nebo jiném zpracování, při němž dochází ke změně kódu odpadu). Týká se to i případů, kdy nedochází ke změně katalogového čísla odpadu. Předruhování a další záznamy do evidence o zpracování/odstranění/vzniku odpadu zadejte v evidenci Využití/Odstranění v menu Skladové místo. V této evidenci lze také zadat dávky o vlastní produkci odpadu, vyrovnání inventurních rozdílů apod. Následují ukázky obou dostupných formulářů této sekce: Předruhování převedení daného množství jedné skladové položky na jinou Vznik/zánik obecný formulář pro zadání dávky vzniku a/nebo zániku libovolného počtu skladových položek (odpadů), včetně převedení více skladových položek na jiné strana 4 / 14
Upozornění: Údaje na obou formulářích jsou pouze ilustrativní, za správnou volbu kódu nakládání odpovídá evident (uživatel programu)! Formulář Předruhování: Formulář Vznik/zánik: strana 5 / 14
Uzávěrka roku Jestliže je skladová evidence připravená k uzavření roku, je možné vygenerovat odpovídající dávky, kterými se položky odepisují ze skladu. Upozornění: Pokud v programu SKLAD Odpadů 8 vedete a zpracováváte evidenci více skladových míst, důrazně doporučujeme před převodem dat do programu EVI 8 řádně ukončit rok za všechna skladová místa! Generování těchto dávek je přístupné v evidenci Využití/Odstranění v menu Skladové místo a je rozdílné dle typu zařízení, resp. způsobu použití programu SKLAD Odpadů 8. Jestliže program používáte v modulu Zjednodušený režim VÁHA, jsou funkce pro uzávěrku roku (převod zůstatků, zaskládkování, využití) dostupné z kontextové nabídky tlačítka ( ). Pro zařízení (sběrny, výkupny apod.) viz body 1,2) : Pro skládky (viz bod 3): 1. Převod zůstatků do nového roku pro zařízení ke sběru/výkupu odpadů: Z kontextové nabídky tlačítka ( ) vyberte volbu Převést (xn5) všechny kladné položky na skladě do nového roku. strana 6 / 14
Zkontrolujte, zda je vybrán správný rok a ponechte vybrány oba parametry funkce, tj. Generovat záznam zániku i Generovat záznam vzniku. Po stisku tlačítka Generovat dojde k hromadnému vygenerování dávek pro převod zůstatků. V evidenci Využití/Odstranění tak přibudou dva nové záznamy jeden hromadný záznam o zániku převodu zůstatků do následujícího roku s kódem nakládání xn5 (datum 31.12. uzavíraného roku), a dále jeden hromadný záznam o vzniku převodu zůstatků z minulého roku s kódem nakládání C00 (datum 1.1. následujícího roku). Obě dávky budou obsahovat stejné položky (stejný kód odpadu, množství, cena,...). Vygenerovanou dávku zániku uvidíte v evidenci ihned, pro případné zobrazení párové dávky vzniku je třeba změnit nastavení období (pouze pro kontrolu, zda dávka byla vygenerována a se stejným množstvím, pak opět nastavte rozsah období zpět na celý uzavíraný rok). 2. Hromadné generování zneškodňujících dávek pro ostatní zařízení k využití nebo odstranění odpadů kromě skládek odpadu (spalovny, biodegradační plochy apod.): Z kontextové nabídky tlačítka ( ) vyberte volbu Generování zneškodňující dávky. strana 7 / 14
Nastavte rozsah období za celý rok a zvolte odpovídající kód nakládání. V kolonce Kód odpadu ponechte hodnotu <vše>. Zvolte požadovaný interval pro tvorbu zánikových dávek možné volby jsou: - Souhrnně jednou dávkou zůstatky se odepíší jedinou zánikovou dávkou - Dávky v pravidelných intervalech (den / týden / měsíc) zůstatky se odepisují více zánikovými dávkami ve stanoveném intervalu Po stisku tlačítka Generovat dojde k hromadnému vygenerování dávek s vybraným kódem nakládání pro všechny kladné zůstatky za letošní rok. 3. Skládkování a ukládání odpadů jako technologický materiál pro zařízení typu skládka: Z kontextové nabídky tlačítka ( ) vyberte volbu Zaskládkovat (xd1) / Využít (xn12). strana 8 / 14
Nastavte rozsah období za celý rok. Zvolte kód nakládání: - xn12 (uložení odpadu jako technologický materiál na zajištění skládky) dojde k vygenerování dávek, kterými se z evidence odepíšou všechny kladné zůstatky odpadů, které jsou v číselníku označeny jako OTZ technologické materiály - xd1 (skládkování) dojde k vygenerování dávek, kterými se z evidence odepíšou všechny kladné zůstatky ostatních odpadů Zvolte požadovaný interval pro tvorbu zánikových dávek možné volby jsou: - Souhrnně jednou dávkou zůstatky se odepíší jedinou zánikovou dávkou - Dávky v pravidelných intervalech (den / týden / měsíc) zůstatky se odepisují více zánikovými dávkami ve stanoveném intervalu Po stisku tlačítka Generovat dojde k hromadnému vygenerování dávek s vybraným kódem nakládání pro všechny kladné zůstatky za letošní rok. Upozornění: Při použití funkcí dle bodů 2 a 3 provádí program kontrolu, zda je na začátku vybraného období u všech převáděných položek na skladu nulový zůstatek. Pokud ne, je tato situace považována za nekorektní, a proto program vypíše seznam skladových položek, u kterých tato podmínka není splněna, a dále toto upozornění: Doporučujeme tedy tento problém nejprve vyřešit, například použitím stejné funkce za předešlé období, archivací databáze apod. strana 9 / 14
4. Další postup Nyní opět spusťte Přehled položek skladu (menu Skladové místo / Přehled položek skladu) a zkontrolujte, že u všech položek skladu je ve sloupci Rozdíl nulová hodnota. Tím je zajištěna vyrovnaná skladová bilance, což je podmínka pro vytvoření korektního ročního hlášení o produkci a nakládání s odpady. Nyní nastavte parametry přehledu v záhlaví přehledu zvolte: - zobrazení Podle katalogových čísel - zobrazení Přehled množství - sekce Zobrazení - vyberte parametr Přírůstky a úbytky - sekce Filtrovat položky vyberte parametr Převáděné do EVI Z takto nastaveného přehledu můžete vytisknout sestavu, kterou lze po převodu průběžné evidence do programu EVI8 použít pro kontrolu s kartou odpadů v EVI8. strana 10 / 14
Převod evidence do programu EVI 8 Tato funkce slouží k převodu průběžné evidence do programu EVI8 a následnému vytvoření Ročního hlášení o produkci a nakládání s odpady z tohoto programu. Upozornění: Pokud v programu SKLAD Odpadů 8 vedete a zpracováváte evidenci více skladových míst, důrazně doporučujeme před převodem dat do programu EVI řádně ukončit rok za všechna skladová místa! Doporučený postup: Před spuštěním převodu dat doporučujeme nejprve ukončit program EVI8. Samotný převod spustíte z menu Program / Převod do EVI. Na úvod se zobrazí následující dotaz na spuštění volitelné kontroly kódů nakládání: Kontrolu důrazně doporučujeme provést. Pokud nebyly nalezeny chybné dávky, pokračujte stiskem tlačítka Zavřít. Pokud jsou nalezeny dávky s chybným kódem nakládání, program se je pokusí opravit. Doporučujeme v takovém případě pokračovat stiskem tlačítka Zavřít, proces převodu na následující obrazovce přerušit stiskem tlačítka Storno a poté znovu spustit celý převod a opětovně provést kontrolu kódů nakládání. Pokud jsou i nadále hlášeny chybné kódy nakládání,kontaktujte helpdesk společnosti INISOFT. strana 11 / 14
Po stisknutí tlačítka Zavřít je zobrazen průvodce převodem evidence do programu EVI8. V kolonce Skladové místo ponechte volbu Všechna skladová místa pro převod evidencí všech skladových míst, nebo zvolte pouze to, jehož evidenci aktuálně potřebujete převést do programu EVI8. Nastavte rozsah období celého roku. Jestliže potřebujete data z programu SKLAD Odpadů převést do programu EVI8 na jiném PC, zaškrtněte parametr Po dokončení převodu spustit export dat do souboru. Dalšími volitelnými parametry převodu jsou: Převést údaj Předávající osoba umožní převést údaj Předávající osoba z výkupek/příjemek do průběžné evidence v programu EVI8 Nahradit partnerské subjekty Občan bez IČ -> Občan obce v dávkách průběžné evidence v EVI jsou konkrétní fyzické osoby nahrazeny souhrnnými subjekty typu Občan obce dle odpovídající Základní územní jednotky (ZÚJ) Při nalezení ručně pořízených nebo opravených záznamů (za převáděné období) v průběžné evidenci programu EVI: Dotázat se nebo Ponechat pro uživatele, kteří souběžně s evidencí skladových pohybů v programu SKLAD Odpadů pod skladovými místy vedou i ručně průběžnou evidenci odpadů přímo v programu EVI, doporučujeme nastavit volbu Ponechat, v ostatních případech Dotázat se. V tom případě se program dotáže pokaždé před samotným převodem, zda se mají takové záznamy v databázi ponechat nebo smazat. Automaticky (pokud jsou splněny uvedené podmínky) jsou převedeny také tyto údaje: Vlastnosti odpadů určených pro EKO-KOM (příp. také počty přistavených/svezených nádob od obcí z příjemek) podmínkou pro převod je registrace modulu EKO-KOM v programu SKLAD Odpadů. Pokud současně využíváte v programu EVI volitelný modul EKO-KOM pro vytváření čtvrtletních výkazů o odpadech pro autorizovanou společnost EKO-KOM a.s. za účelem získání finančních prostředků z likvidace resp. z třídění odpadů z obalů, umožní vám program SKLAD Odpadů nastavit a následně převést do programu EVI pro vybrané druhy odpadů atributy týkající se těchto výkazů. Znamená to, že podle pravidel definovaných ve SKLADu Odpadů 8 (nastavuje se v číselníku odpadů pod tlačítkem ( )) lze podle skladového místa a/nebo původce přiřadit příznaky, které se poté přenášejí do čtvrtletních výkazů pro EKO-KOM a.s. Počet kusů u autovraků u kusových odpadů s vazbou na katalogová čísla 160104 a 160106 je do průběžné evidence spolu s hmotností převeden i počet kusů. Po stisku tlačítka Další je zobrazen počet odpadů, které budou převedeny. Pokud se již v programu EVI8 pro vybrané období nacházejí záznamy převedené z programu SKLAD Odpadů, zobrazí se upozornění, že tyto záznamy budou odstraněny a nahrazeny aktuálním převodem. Pokud se již v programu EVI8 pro vybrané období nacházejí ručně pořízené dávky a v předchozí obrazovce průvodce bylo vybrána volba Dotázat se, je zobrazen následující dotaz, umožňující tyto záznamy ponechat nebo odstranit: strana 12 / 14
Pokračujte stiskem tlačítka Převést. Pokud jsou programy SKLAD Odpadů 8 i EVI 8 připojeny ke stejné databázi, je převod kompletní. Ukončíte ho stiskem tlačítka Konec. Jestliže byla zaškrtnuta volba Po dokončení převodu spustit export dat do souboru (pro potřeby přenosu na jiné PC), je zobrazen průvodce pro vytvoření exportního souboru. strana 13 / 14
Nastavte cestu (adresář) pro uložení exportního souboru a stiskněte Pokračovat, čímž dojde k vytvoření exportního souboru do zadaného umístění. Program nabídne odeslání vytvořeného souboru e-mailem nebo jeho zkopírování do jiného umístění. Stiskem tlačítka Konec ukončíte průvodce vytvořením exportního souboru. Vygenerovaný soubor s názvem evi8exp_sklad.zip použijte pro import dat do programu EVI8 (menu Import & Export / Import dat). Po importu dat do EVI je třeba provést finální úpravu záznamů průběžné evidence před odesláním ročního hlášení, tzv. korekci A/B/C bilance popř. další úpravy, a následně vytvořit a odeslat soubor s ročním hlášením o produkci a nakládání s odpady z programu EVI za požadované subjekty do systému ISPOP. Bližší informace k postupům v programu EVI naleznete na webové adrese: http://www.inisoft.cz/public/upload/attachments/k-strankam/podp_dokument/evidence.pdf strana 14 / 14