Manuál k aukčnímu portálu Diakonie ČCE I. OBECNÉ INFORMACE Tento manuál ve stručnosti popisuje aukční portál Diakonie ČCE. Je určen především dosavadním správcům webů diakonické rodiny, kteří mají alespoň základní uživatelskou zkušenost s obsluhou redakčního systému VIZUS CMS. Další informace o obsluze diakonických webů a hlavní manuál jsou ke stažení na helpdesk.diakonie.cz. Aukční portál je web sloužící celé Diakonii, tedy společná platforma, kde lze dražit výrobky klientů, umělecká díla a mnohé další předměty ve prospěch střediska či školy Diakonie ČCE. Jednou aukcí se nyní myslí jedna aukční položka (např. obraz, keramický hrnek, dřevěný vláček, lahev vína, kopačka Petra Čecha), nikoli tedy celý soubor aukčních předmětů z jednoho střediska. Každá jednotlivá aukce má tedy svůj vlastní počátek a konec, jež jsou nezávislé na jiných. Podobným systémem fungují i komerční aukční portály (například aukro.cz). Organizátorem aukce je vždy jedna z organizačních jednotek Diakonie ČCE, dražitelem pak kterákoli osoba po předchozí jednoduché registraci. Přístup Každé organizační jednotka Diakonie má vlastní přístup do systému. Spravovat může všechny své položky aukce, upravovat hlavní i horní menu či úvodní stránku. Přístup každému správci na počátku nastaví hlavní administrátor. Přihlašovací údaje pak obdrží e-mailem. Kategorie aukčních položek Každá položka je zařazena do příslušné kategorie (například: Umělecká díla / Obrazy; Výrobky dílen / keramické výrobky). Tyto kategorie a subkategorie si může každé středisko upravit před spuštěním aukce podle vlastních nabízených položek. Změny v nastavení kategorií proveďte ale až v den, kdy je portál podle kalendáře ve vašem užívání, dříve pouze v případě, že aukce předchozího střediska již skončila. Kategorie je typ stránky, kterou můžete přidat nebo změnit v hlavním menu. Funguje obdobně jako stránky typu články/rubrika nebo galerie/kategorie, které znáte z redakčního systému běžných webů Diakonie. strana 1
II. OBSLUHA SYSTÉMU Přihlášení do systému Do systému je třeba se přihlásit z adresy aukce.diakoniecce.cz/cms. Na přihlašovací obrazovce vyplňte své jméno a heslo. Pro získání přihlašovacích údajů prosíme, kontaktujte hlavní administrátory webu. Po přihlášení vidíte prostředí, jež je podobné tomu, které znáte z redakčního systému webů diakonické rodiny. Náležejí vám práva správce střediskových aukcí, můžete tedy kompletně editovat veškeré své aukce (v rámci vašeho střediska/školy). Za tuto oblast také nesete odpovědnost, vyřizujete vyhrané aukce, komunikujete s dražiteli apod. Příprava portálu Pokud již všechny předchozí aukce skončily, můžete se pustit do přípravy webu. Jak na to? 1) smažte zbývající položky, kategorie aukcí texty a obrázky, které nechcete. 2) vytvořte nové kategorie a další stránky nebo si přizpůsobte původní texty. Pro bezproblémový běh webu je nutné mít v menu stránky typu: a. aspoň jednu stránku aukce/kategorie. Do kategorií pak budete přiřazovat jednotlivé položky z aukce. b. aukce/živé, pokud máte ve dražbě položky, které se spouštějí v různý čas c. aukce/čekající, pokud budete mít v dražbě položky, které budou nějaký čas vystaveny bez možnosti je dražit d. aukce/prodej, pokud chcete položky aukce, které se nevydražily, poskytnout k následnému prodeji e. aukce/ukončené, kam se ukládají položky, které již byly vydraženy, nebo vypršel čas, kdy se lidé mohou aukce účastnit. strana 2
3) Nezapomeňte upravit úvodní stránku, stránku komu pomůžete, horní menu, doplnit text obrázky apod. 4) kliknutím na aukce přidejte jednotlivé položky, které chcete dražit a nastavte potřebné parametry (viz dále) 5) přidejte možnosti platby a dopravy Přidání aukce Po kliknutí na položku v levém menu Aukce uvidíte tabulku Seznam aukcí. Je možné, že v ní uvidíte i položky z nějaké předchozí aukce. Kliknutím na pole Přidat v horním menu vložíte novou aukci. Vyplňte pak všechny potřebné údaje: - web: není nutné vyplňovat, prvek již není funkční a nijak se to na daném webu neprojeví - název: název aukční položky - zobrazit na webu: datum, od kdy bude položka viditelná - začátek aukce: datum a čas, od kdy je možné položku dražit - konec aukce: datum a čas, kdy dražba končí - stav: volte mezi příprava (položku můžete v tomto stavu libovolně editovat) a čeká (položka se zobrazí na webu, ale dražit ji bude možné až při začátku aukce) Všechny položky jsou přímo v systému popsány a blíže vysvětleny. Vyplňte, pod jakým názvem se bude položka zobrazovat (například Keramické hodiny s medvědem z Litoměřic). Vyplňte také ostatní položky - správce aukce, ceny, platba, ostatní, doprava atd. Podrobnosti k těmto parametrům jsou dostatečně popsány přímo v tabulce. Položka WEB uživatelé sdružuje všechny registrované uživatele všech aukcí na celém portálu. Registrovaní uživatelé aukčního portálu se mohou účastnit všech aukcí v rámci portálu. Uživatel se registruje sám přímo na webu kliknutím na odkaz Registrace v horním menu. Pro případné smazání uživatele (na jeho žádost) kontaktujte prosím hlavního administrátora. Úpravy v profilu strana 3
uživatele (změna jména, kontaktních údajů) může udělat dražitel sám ve svém nastavení (změnit nelze pouze veřejné jméno neboli přezdívka, pod kterou uživatel draží). Občas se stává, že registrovanému uživateli nedorazí žádný email s potvrzením o registraci, popř. žádné další emaily o průběhu dražby. Tyto emaily totiž často padají do spamu. Položka CMS uživatelé umožňuje spravovat přístupy k Vašim aukcím. Můžete zde přidat i nového správce, doporučujeme ale, aby byl za každé středisko vždy jeden přístup. Archiv souborů je znám ze střediskových webů. Sem se nahrávají veškeré soubory, v případě aukcí především obrázky dražených předmětů. Každá organizační jednotka by měla mít svou vlastní složku, kam může libovolně umisťovat soubory. III. PRŮBĚH AUKCE Aukce je zahájena v nastaveném termínu (den a čas). Může být připravena už dříve, ale dražební proces se aktivuje až v zadaný čas. Systém nabízí také možnost zveřejnit aukci na portále ještě před zahájením samotné dražby, tuto možnost ale můžete využít pouze v případě, že už skončily všechny aukce jiného střediska. Jakmile je aukce aktivní, registrovaní uživatelé mohou přihazovat. Systém automaticky nabízí příhozy dle následující tabulky: Aktuální vydražená částka Automatická (přednastavená) výše příhozu 0-200 Kč 10 Kč 101-1000 Kč 50 Kč > 1000 Kč 100 Kč > 5000 Kč 250 Kč > 15000 Kč 500 Kč Vzhledem k benefičnímu smyslu diakonických aukcí systém umožňuje zvolit přihození vlastní (vyšší) částky, stejně tak více za sebou jdoucích příhozů totožného uživatele. Po každém přihození systém automaticky rozešle notifikační e-mail pořadateli aukce, dražiteli a ostatním dražitelům, kteří se již do této konkrétní aukce zapojili. IV. PO UKONČENÍ AUKCE - VYDRAŽENÁ POLOŽKA Po skončení aukce obdrží automaticky výherce i všichni zúčastnění dražitelé notifikační e-maily (informace o výsledku). Výherce je tímto notifikačním e-mailem vyzván k potvrzení aukce, přičemž si zároveň zvolí způsob doručení (pošta, zásilková služba, osobní převzetí ve středisku). Poté, co výherce potvrdí aukci, obdrží rovněž automaticky platební údaje (platba je možná pouze strana 4
bankovním převodem). Další komunikaci s uživatelem (bude-li jí třeba) je možné řešit individuálně v rámci konkrétní aukce, tzn. správce aukce kontaktuje dále výherce (kontaktní údaje výherce se správci zobrazí u konkrétní aukce ve sloupci OBJ. Administrace v redakčním systému po skončení aukce Na záložce Seznam aukcí zjistíme ve sloupci Stav, zda je položka prodána (ukončená vydraženo), nebo zůstala nevydražená (ukončená k prodeji). strana 5
Prodaná položka informace o prodeji ve sloupci OBJ E-mail výherci lze odeslat kliknutím na žlutou obálku vedle jména. Podle položky Stav se dále můžete orientovat v objednávce: čeká znamená, že výherci aukce byl zaslán notifikační e-mail o vydražení, ale on ještě aukci nepotvrdil a nezvolil způsob odběru a platby. Možnosti potvrzeno, neuhrazeno a uhrazeno se zobrazí poté, co výherce potvrdí aukci a zvolí způsob odběru. Dále mezi nimi přepíná správce aukce a sám si stav spravuje. Seznam příhozů a kontaktů na všechny dražitele lze zobrazit v seznamu aukcí po kliknutí na položku ve sloupci VÝV. V. ZOBRAZENÍ NA WEBU Na hlavní straně portálu aukce.diakonie.cz se zobrazí vždy šest právě probíhajících aukcí. Pořadí probíhajících je určeno blížícím se koncem aukce, pořadí připravovaných blížícím se termínem začátku. Všechny probíhající aukce se zobrazují v příslušných kategorií, při zadávání do systému (viz výše) je možno nastavit, kde všude se má daná položka zobrazit (například obraz Studie lesa Antonína Slavíčka bude uveden v kategorii Umělecká díla/obrazy a zároveň obecněji v kategorii umělecká díla). VI. KDO VÁM POMŮŽE Pro další informace, pomoc nebo rady kontaktujte prosím administrátory: Tereza Savická, tel. 731 623 107, e-mail savicka@diakonie.cz, případně oddělení komunikace Diakonie na společné adrese ok@diakonie.cz. strana 6