6. Textové editory konečná úprava dokumentu Formát stránky Ještě než začneme tvořit nový dokument, je namístě nastavit rozměry stránky. Pokud nechceme použít výchozí rozměr A4, nastavíme rozměry papíru pomocí volby Soubor Vzhled stránky. Záložka Okraje slouží k zadání orientace stránky (na výšku nebo na šířku) a určení velikostí okrajů. V sekci Stránky nastavíme některé speciální možnosti pro vícestránkové dokumenty (např. možnost zrcadlových okrajů u lichých a sudých stránek). Všechny parametry vzhledu stránky se dají použít buď na celý dokument, nebo od daného místa v textu dál. Na záložce Papír lze specifikovat rozměry stránky (výběrem formátu A4, A5, B5 apod. nebo přímým zadáním rozměrů). Karta Rozložení obsahuje pokročilé funkce použitelné v delších dokumentech (nastavení začátků oddílů, svislého zarovnání stránky, parametry záhlaví apod.). Tisk dokumentu Před samotným tiskem zkontrolujeme, zda je text správně naformátován. K tomu slouží volba Soubor Náhled. Zde se zobrazí dokument přesně tak, jak se vytiskne na tiskárně. V režimu náhledu lze prohlížet jednotlivé stránky nebo i několik stránek najednou, nastavit zvětšení nebo zmenšení zobrazení. Ikona Zmenšit o stránku v panelu nástrojů náhledu provede přizpůsobení dokumentu (např. zmenšení písma), tak aby celkový počet stránek byl o jednu menší. Jsme-li s hotovým dokumentem spokojeni, můžete přistoupit k jeho tisku. Ikonou tiskárny z panelu nástrojů zahájíme okamžitý tisk bez nastavování parametrů. Volbou Soubor Tisk zobrazíme dialogové okno pro nastavení parametrů tisku. Vybereme tiskárnu, na kterou se má tisknout, rozsah tisku (celý dokument nebo jen některé stránky), počet kopií tisku... V sekci Lupa můžeme nastavit tisk více stránek na jeden list nebo přizpůsobit měřítko dokumentu na jiný rozměr papíru. Nastavení cest k souborům Jak již bylo uvedeno, programy Office se při ukládání a otevírání souborů automaticky nastavují do složky Dokumenty na disku C. Tuto cestu lze ale ve Wordu změnit jednou provždy. Postup naleznete v kapitole Nastavení Wordu. Tlačítka Zpět a Znovu Funkce Zpět a Znovu jsou velmi užitečnými prvky Wordu. Prostřednictvím funkce Zpět je možné vrátit nejen poslední provedenou operaci, ale i x operaci nazpět to je obrovská výhoda! Tlačítko Zpět je rozděleno na dvě oblasti na zkroucenou modrou šipku a rozevírací nabídku. Každým klepnutím na modrou šipku budete vráceni o jeden krok zpět. Pokud chcete vrátit práci s Wordem o několik kroků, klepněte na malou černou šipku u pravé části tlačítka směřující dolů. Zobrazí se nabídka se seznamem posledních prováděných operací. Pouhým klepnutím myši na některý z řádků vrátí Word všechny předcházející operace zpět nebudete tak muset mnohokrát po sobě klepat na šipku tlačítka Zpět. Opakem tlačítka Zpět je tlačítko Znovu. Nachází se vpravo od tlačítka Zpět a má tvar zrcadlově obrácené šipky. Anuluje operace provedené tlačítkem Zpět. Jeho použití je naprosto shodné s tlačítkem Zpět. Obě tlačítka výrazně usnadňují práci s dokumentem. Jejich kombinací lze průběhem práce s dokumentem pohodlně procházet. Poznámka: Počet operaci; o které je možné se vrátit, nelze přesně specifikovat to závisí na paměti počítače, takže v některých případech se lze vrátit až na začátek práce se souborem.
Měřítko zobrazení V závislosti na nastaveném rozlišení obrazovky, počtu panelů nástrojů, velikosti písma v dokumentu a mnoha dalších parametrů se může zdát pohled na zobrazený papír na obrazovce příliš velký, nebo malý. Procentuální náhled na papír lze změnit v rozevírací nabídce čísla s procenty, která je umístěna v pravé části panelu nástrojů Standardní. Procentuální náhled je možné buď vybrat z nabídnuté číselné řady (která ale není příliš bohatá), nebo dopsat požadované číslo do nabídky přímo. Krok zvětšení nebo zmenšení lze nastavovat s přesnosti na jedno procento. Zřejmě nejvhodnější nastavení je takové, kdy je přes celou pracovní plochu Wordu vidět celá šíře dokumentu. V tomto případě vyberte z rozevírací nabídky možnost Šířka stránky. Dokument není ani příliš velký, ani příliš malý (nejsou zbytečně prázdné okraje). Upozornění: Tato funkce je často mylně zaměňována se zvětšováním a zmenšováním písma! Není tomu tak! Jedná se o zvětšování či zmenšování náhledu na dokument vzhledem k obrazovce počítače. Na tisk nemá tato funkce absolutně žádný vliv. Kopírování formátu Může se stát, že v dokumentu je často použit jeden způsob zvýrazněni slova. Dejme tomu, že důležitá slova zvýrazníte tučnou podtrženou kurzívou a ještě k tomu odlišným typem písma. K provedení takové operace bylo zapotřebí provést tři kroky změnit typ písma, zvýraznit písmo a podtrhnout písmo. Jestliže potřebujete v rozsáhlém dopise zvýraznit podobným způsobem více slov, bylo by časově velmi náročné, kdyby se na každé slovo aplikovaly všechny tři změny zvlášť. Daleko jednodušší je použít funkci Kopírování formátu. Tím se rozumí přenesení řezu, velikosti a typu písma z jednoho slova na jiné slovo nebo část textu v dokumentu. Ke kopírování formátu slouží ikona štětce na panelu nástrojů Standardní. 1. Klepněte na slovo, ze kterého bude formát kopírován. 2. Klepněte na ikonu štětce na panelu nástrojů (formát se tím namočí ). Ikona myši se změnila na kurzor se štětcem. 3. Nyní můžete klepnout na slovo, které má být změněno podle vzoru. Slovo se změní a postup je možné opakovat. Pokud namísto klepnutí v bodě 3 na cílové slovo označíte určitou část textu do bloku, pak se změní vše, co bylo v bloku označeno, na formát, ze kterého bylo kopírováno. Prostřednictvím funkce kopírování formátu je možné kopírovat i styly nadpisů a odstavců. Formát stránky Pro psaní delších textů nabízí Word prostředky, pomocí kterých budeme moci snadno vytvářet aktuální obsah, generovat rejstříky, psát poznámky pod čarou... Záhlaví a zápatí Záhlaví a zápatí jsou oblasti za horním a spodním aktivním okrajem stránky. Obvykle sem umísťujeme čísla stránek, jak jsme si popsali v předchozí kapitole. Můžeme sem ale umístit libovolnou opakující se informaci, například číslo a název kapitoly, název knihy a další. Pro editaci záhlaví a zápatí slouží panel, který vyvoláme z menu Zobrazit Záhlaví a zápatí. Po jeho aktivaci se kurzor přepne od oblasti záhlaví, zatímco text na stránce se znevýrazní a bude pro editaci nedostupný. Na panelu najdeme tlačítka pro vkládání některých objektů, jako je počet stran a nastavení jejich formátu. Tlačítkem Přepnout mezi záhlavím a zápatím se přepneme do oblasti zápatí a zpět. Do oblasti záhlaví nyní můžeme vkládat libovolný text, ale i grafické prvky. Výchozí text záhlaví je zarovnaný vlevo. Abychom na jednom řádku mohli zobrazit více informací, použijeme klávesu Tab. Při prvním stisknutí se kurzor přesune doprostřed řádku v záhlaví a po druhém k jeho pravému okraji. Pochopitelně lze její funkci kombinovat s nastavením zarovnání celého odstavce.
Záhlaví i zápatí se bude zobrazovat na všech stránkách dokumentu. Pokud náš dokument obsahuje více oddílů, můžeme pro každý oddíl nastavit vlastní záhlaví a zápatí. V takovém případě pak mezi jednotlivými záhlavími přepínáme tlačítky Zobrazit další, Zobrazit předchozí. Editaci záhlaví ukončíme tlačítkem Zavřít. Čísla stránek Pořizujeme-li delší text, uvítáme možnost automatického vkládání čísel stránek. Použijeme k tomu dialog Vložit Čísla stránek. Zde především vybereme umístění čísel stránek záhlaví nahoře, dole, dále pak vpravo nebo vlevo na stránce, u dokumentů se zrcadlovými okraji (použijeme jej, pokud chceme výtisk svázat) lze dále nastavit umístění uvnitř nebo vně stránky. Velmi častý problém je vytvořit dokument, kde na několika prvních stránkách bude Útulní stránka, obsah a až pak vlastní text, u kterého chceme zobrazit čísla stránek začínající od místa vlastního textu. K tomu použijeme možnosti členění dokumentu do oddílů. Titul a obsah budou ve výchozím prvním oddíle. Před vlastní text vložíme konec oddílu. Chceme-li nyní vložit čísla stránek, klikneme v dialogu Čísla stránek na tlačítko Formát. Zde můžeme nastavit nejen detaily číslování, ale také odkdy se budou stránky počítat: pokračovat z předchozího oddílu číslovat se bude v našem případě od začátku dokumentu začít od zde se bude číslovat od začátku aktuálního oddílu, můžeme nastavit číslo první stránky. Odrážky a číslování Tyto prvky použijeme, pokud se v dokumentu objeví výčet prvků, seznam, nebo je vhodné řádky nebo odstavce vypíchnout. Nejjednodušším způsobem, jak použít odrážky nebo číslování, je vybrat příslušnou část dokumentu a kliknout na ikonu Číslování nebo Odrážky. V takovém případě se každý z odstavců ve výběru převede na jednu položku seznamu. Pro aktivaci vytváření seznamu můžeme použít funkce automatických oprav. Během psaní textu kontroluje program začátek odstavce. Pokud usoudí, že by první znaky odstavce mohly představovat odrážku nebo číslování, provede automaticky po ukončení odstavce převod na příslušný seznam, a další odstavec bude ihned formátován jako další položka seznamu. Chceme-li používat víceúrovňové odrážky nebo číslování a přesně si definovat zobrazování jednotlivých úrovní, použijeme dialogové okno z menu Formát Odrážky a číslování. Na záložce Odrážky si můžeme zvolit s předdefinovaných symbolů, které se použijí pro odpíchnutí jednotlivých prvků seznamu. Kliknutím na tlačítko Vlastní zobrazíme okno, ve kterém můžeme zvolit za odrážku libovolný znak nebo i obrázek, který se načte z externího souboru. Mezi další parametry, které lze ovlivnit, patří Umístění odrážky, tedy o kolik se posune osazený prvek seznamu oproti běžnému kraji odstavce. V poli Umístění textu nastavíme odsazení textu seznamu za odrážkou (pole Šířka tabulátoru za číslem) a odsazení dalších řádků v případě, že se seznam nevejde na jeden řádek (pole Odsadit na). Vše můžeme kontrolovat na schematickém zobrazení odsazení v náhledovém okně. Velmi podobně nastavujeme vlastnosti číslování na následující, stejnojmenné záložce. Poněkud variabilnější je nastavení číslovaných seznamů, kde je navíc možno nastavit, jestli se má vždy číslovat od začátku nebo navázat na číslování nejbližšího předchozího seznamu v dokumentu. Nejvíce možností, jak odsazovat víceúrovňové seznamy, nabízí záložka Víceúrovňové. Pro každou úroveň seznamu můžeme nastavit jiný styl číslování nebo odrážek (včetně grafických), odsazení a umístění textu. Můžete také zajistit vzájemnou návaznost jednotlivých úrovní nebo propojit úroveň s některým stylem odstavce.
Oddíly, vložení konce stránky Oddíly představují ucelené části dokumentu, na které lze aplikovat různé formátování, ohraničení, číslování stránek, atd. Nový oddíl vytvoříme příkazem Vložit Konec. Zde můžeme jednak ukončit stránku. To je vhodné například na konci delší kapitoly. Oddílů se týkají volby v sekci konce oddílů. Zde určíme, jakým způsobem začít nový oddíl: Na další stránce Vloží konec oddílu a ukončí stránku, takže následující oddíl bude začínat na začátku následující stránky. Na stejné stránce Vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl bez vložení konce stránky. Na sudé stránce Vloží konec oddílu a zahájí následující oddíl na následující sudé stránce. Pokud konec oddílu vyjde na sudou stránku, aplikace Word ponechá následující lichou stránku prázdnou. Na liché stránce Vloží konec oddílu a zahájí následující oddíl na následující liché stránce. Pokud konec oddílu vyjde na lichou stránku, aplikace Word ponechá následující sudou stránku prázdnou. Číslo aktuálního oddílu je zobrazeno na stavovém řádku. Sloupcová sazba Pokud se rozhodneme vytvářet například školní plátek, nebo jen jednostránkové dokumenty na nástěnku, nemusíme nutně používat speciální tiskařské programy. Spokojíme-li se s jednodušší sazbou, poměrně dobře nám poslouží i program Word. Pro tyto účely nabízí jednoduché formátování textů do dvou nebo více sloupců. Na panelu, který vyvoláme z menu Formát Sloupce, vidíme několik polí. V horním lze vybrat nejčastější formáty sloupců. Pokud se s nabídkou nespokojíme, můžeme si v následujícím řádku nadefinovat libovolný počet sloupců a v poli Šířka sloupců a mezer přesně určit jejich rozměry. Pro snazší orientaci v dokumentu lze mezi sloupce vložit dělicí čáru. I zde můžeme využít členění dokumentu na oddíly sloupcovou sazbu lze aplikovat na celý dokument, nebo pouze na vybraný oddíl. Poznámky pod čarou Poznámky pod čarou slouží k podrobnějšímu vysvětlení některého pojmu, jenž se vyskytuje na dané stránce. Postup vkládání poznámky pod čarou je jednoduchý. Umístíme kurzor na pozici, ve které chceme vytvořit odkaz na poznámku. Poté vybereme menu Vložit Odkaz volbu Poznámka pod čarou. Zde nastavíme, kam chceme poznámku zobrazit, případně další parametry. Po kliknuti na tlačítko Vložit se do textu vloží odkaz na poznámku, a my se ocitneme v oblasti poznámek, kde nyní vložíme text vlastní poznámky. Tuto oblast můžeme kdykoliv zpětně editovat. Podobně vkládáme i vysvětlivky ty se liší pouze umístěním textu (bývá většinou na konci kapitoly). Rejstřík Rejstřík je seznam důležitých pojmů obsažených v textu s odkazy na stránku výskytu. Abychom mohli rejstřík vygenerovat, je třeba označit výrazy, které se v něm mají zobrazit. Na záložce Rejstřík v dialogovém okně Vložit Odkaz Rejstříky a seznamy klikneme na tlačítko Označit. Vyvoláme tak dialogové okno, které zůstane otevřené během editace textu. Vložení slova do rejstříku dosáhneme tak, že jej vybereme a klikneme na dialogové okno. Slovo se pře nese do pole Hlavní položka. V poli Možnosti vybereme, co se zobrazí v textu odkazu v rejstříku k danému výrazu. Tlačítkem Označit zařadíme slovo do rejstříku. Abychom poznali, že slovo bylo do rejstříku uloženo, automaticky se aktivuje zobrazení formátovacích značek, v němž se ukazují i názvy polí. Pokud již nechceme vkládat další slova do rejstříku, můžeme dialogové okno zavřít a skrýt formátovací značky v dokumentu. V momentě, kdy budeme chtít vygenerovat rejstřík, přemístíme kurzor na vhodné místo (nejčastěji konec stránky) a vyvoláme dialogové okno Vložit Odkaz Rejstřík a seznamy. Zde určíme zobrazení rejstříku a potvrdíme tlačítkem OK.
Obsah Abychom mohli vygenerovat obsah, musíme především důsledně dodržovat užívání stylů (nadpisy opravdu vytvářet stylem Nadpis s patřičnou úrovní). Kontrolu úrovní nadpisů nejsnáze provedeme přepnutím zobrazení na zobrazení osnovy (Zobrazit Osnova). Je-li vše v pořádku, je vygenerování obsahu otázkou okamžiku. V menu vybereme Vložit Odkaz Rejstřík a seznamy. Na záložce Obsah nastavíme v poli Formát vhodný styl a tlačítkem OK potvrdíme vygenerování obsahu.