dodavatel 1 NÁVOD K POUŽITÍ JAK POSLAT PDF FAKTURY ZÁŘÍ 2018 Dodavatelé postupují podle návodu k použití. zlepšuje efektivitu procesu od objednávky až k platbě Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved Faktury zaplacené včas šetří peníze a čas..
dodavatel 2 Content A. Úvod... 3 B. Proces registrace... 4 1. Vytvořit účet... 4 2. Aktivujte svuj ucet... 5 3. Začněte odesílat čitelné PDF faktury... 7 a. Vytvořte čitelnou PDF fakturu... 8 b. Příprava přílohy (podle zásad příloh)... 8 c. Odeslat čitelnou PDF fakturu... 10 C. Dodací faktura... 11 D. onitorování faktur... 11 E. Další informace o podpoře a kontaktu... 11 Příloha 1 - e-mailové adresy... 12 Příloha 2 - Povinné obsahové požadavky na čitelné PDF faktury... 15 Příloha 3 - Ověřování a odmítnutí fakturace PDF... 17
dodavatel 3 A. Úvod Ve společnosti se snažíme poskytovat našim obchodním partnerům co nejlepší úroveň služeb. K dosažení tohoto cíle podnikáme transformační iniciativu podporující naše úsilí o větší standardizaci a kontrolu v našich finančních procesech a snahu o zlepšení cyklu od nákupu po platbu, stejně jako zdokonalení možností včasné platby.tato příručka obsahuje podrobné pokyny k odesílání PDF faktur do společnosti. Při dodržování těchto pokynů získá společnost PDF faktury jako elektronické faktury. Pro vás jako dodavatele je tato služba bezplatná. Odeslání čitelných PDF faktur ve 3 jednoduchých krocích: Vytvořte si účet prostřednictvím registračního odkazu https://portal.basware.com/open/konepdf Aktivujte svůj účet Začněte odesílat čitelné faktury PDF prostřednictvím níže uvedených poštovních schránek Země CZECH REPUBLIC CZECH REPUBLIC Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo E-mailová adresa pro PDF faktury (vyžaduje registraci) a.s. CZ00176842 kone.as@email.basware.com Industrial - koncern s.r.o. CZ27111440 kone.industrial.koncern@email.basware.com Úplný seznam e-mailových adres pro PDF faktury naleznete v částipříloze 1tohoto návodu. Výše uvedené pokyny jsou podrobněji popsány níže. Přečtěte si celou příručku a dozvíte sedalší podrobnosti, důležité informace a také tipy a triky, které vám zajistí vysokou úspěšnost při zasílání faktur. S přátelským pozdravem
dodavatel 4 B. Proces registrace Pomocí této bezplatné služby PDF můžete začít odesílat elektronické faktury společnosti. Chcete-li začít, musíte se zaregistrovat do služby elektronické PDF faktury prostřednictvím portálu Basware: 1. Vytvořit účet Otevřete registrační odkaz: https://portal.basware.com/open/konepdf Na vstupní stránce služby zadejte svou e-mailovou adresu a klikněte na možnostregistrace. Tuto e-mailovou adresu si zapamatujte, protože se při přihlášení k portálu stane vaším uživatelským jménem. Vyberte si bezpečné heslo a vytvořte si účet. o Portál pošle na vaši e-mailovou adresu potvrzovací zprávu. Vezměte prosím na vědomí, že potvrzovací zpráva budeodeslána z adresy <no.reply@basware.com>a mohla by skončit ve vašem spamovém filtru, proto doporučujeme, abyste také zkontrolovali složku Spam/Junk. Otevřete potvrzovací zprávu a aktivujte svůj účet nejpozdějido 7 dnů (168 hodin), jinak dojde k vypršení platnosti potvrzovacího odkazu.
dodavatel 5 Ujistěte se, že e-mailová adresa patří ke sledované schránce. Pokud faktury odesíláte z ERP v čitelném formátu PDF, obraťte se na oddělení IT s žádostí o potvrzení této e-mailové adresy. Po dokončení výše uvedených kroků jste úspěšně vytvořili účet a nyní se můžete přihlásit pomocí uživatelského jména a hesla v portálu. 2. Aktivujte svůj účet Nyní musíte vyplnit podrobnosti o vaší organizaci a aktivovat si službu Basware PDF e-invoice for Receiving. a. Vyplňte údaje ospolečnosti V části oje organizace vyplňte údaje o vaší organizaci: Jméno a příjmení, země, název vaší společnosti atd. o Přidejte identifikátor firmy. V závislosti na zákonech a nařízeních jednotlivých zemí bude třeba vybrat příslušnýpodnikový identifikátor (např. TIN pro Spojené státy americké). V případě Spojeného království byste měli zadat vaše číslo DPH. To můžete provést výběrem možnosti Přidat identifikátor organizace v části Identifikace organizace. Z rozevírací nabídky vyberte DPH a zadejte své obchodní číslo, jak je vidět na obrázku níže. V části Kontaktní informace organizace vyplňte kontaktní osobu, příslušnou e-mailovou adresu a telefonní číslo. Upozorňujeme, že toto je zásadní adresa, na kterou budou odesílánadůležitáupozornění, jako je například zamítnutí faktur, takže se vyvarujte používání obecné, nekontrolované nebo sdílené schránky.
dodavatel 6
dodavatel 7 b. Přidejte e-mailovou adresu pro faktury ve formátu PDF Chcete-li přidat e-mailovou adresu (e-mailové adresy), ze které budete posílat e-faktury ve formátu PDF, klikněte na možnost Přidat e-mailovou adresu. Faktury můžete odesílat pouze ze zde definované adresy (adres). ůžete přidat až 200 e-mailových adres: Budete požádáni o potvrzení každé e-mailové adresy, kterou na portálu přidáte. Obdržíte potvrzovací e-mail s odkazem propřístup. Pomocí tohoto odkazu potvrďte e-mailové adresy, které budete používat pro zasílání faktur společnosti. Pokud se nebudete řídit tímto krokem, vaše faktury nebudou doručeny. Faktury odeslané z jiných adres, než které zde uvedete, nebudou doručeny společnosti pro zpracování a platbu faktur. Po dokončení výše uvedených kroků jste úspěšně aktivovali účet, nyní můžete začít odesílat čitelné faktury ve formátu PDF Chcete-li později přidat další e-mailové adresy: Přejděte na portál Basware: https://portal.basware.com/ a přihlaste se. Přejděte na kartu Služby a klikněte na pole s názvem e-faktura PDF. Klikněte na možnost Zobrazit podrobnosti. Poté přejděte do sekce Zasílám faktury od a klikněte na možnost Přidat e-mailovou adresu, ze které budete zasílat faktury společnosti. 3. Začněte odesílat čitelné PDF faktury Aby služba fungovala, musí faktury, které odesíláte, mít stejné uspořádáníjako první faktura. Vzhledem k tomu, že faktury jsou čteny elektronicky, obsah každé faktury musí být ve strojově čitelném textovém formátu faktury nesmí být psané ručně, oskenované nebo obsahovat informace ve formátu obrazu. Ujistěte se, že vaše PDF faktury jsou strojově čitelné. ůžete to udělat otevřením dokumentu PDF a pokusem vybrat obsah pole (např. číslo faktury). Pokud je možné vybrat, zkopírovat a vložit data do jiného dokumentu, soubor PDF je strojově čitelný.
dodavatel 8 a. Vytvořte čitelnou PDF fakturu Existuje mnoho způsobů, jak vytvořit čitelnou PDF fakturu: ůžete použít svůj současný účetní software, pokud umožňuje exportovat faktury ve strojově čitelném formátu PDF. Podle návodu výše zkontrolujte, zda vaše faktura je strojově čitelná. ůžete použít program pro zpracování textu nebo tabulkový procesor například nástroje aplikace icrosoft Office, pokud umožňujíukládat dokumenty ve strojově čitelném formátu PDF změnou typu souboru v poli Uložit jako typ z formátu.xls/.xlsx/.doc/.docx atd. do formátu PDF. PDF*(.pdf) Název souboru faktury lze pojmenovat tak, jak si přejete, pokud neobsahují žádné z následujících šesti slov: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex nebo liite (příloha). V jednom souboru PDF lze zaslat pouze jednu fakturu/dobropis. Zasílání více faktur v jednom souboru PDF není podporováno. Některá pole, jako je číslo faktury, jsou povinná, viz úplný seznam v částipříloha 2dole.Všechna tato pole musí být jasně viditelná. Pokud některéz povinných polí není jasně zobrazeno, faktura nebude přijata ke zpracování a platbě, ale bude odmítnuta. b. Příprava přílohy (podle zásad příloh) Vezměte prosím na vědomí, že dokumenty, které nesouvisejí s fakturou (např. výpisy z účtu, připomínkyapod.) nelze odeslat touto cestou. ísto toho je můžete odeslat na adresu: Czech Republic: ContactAP_CZ@kone.com Pro ostatní země viz seznam zde. Přílohy k souboru s fakturou by měly obsahovat podpůrnou dokumentaci potřebnou k lepšímu pochopení poplatků z čitelné PDF faktury (např. dodací listy, podrobné časové rozvrhy pro fakturované projekty apod.) avšechny musí být pouze ve strojově čitelném formátu PDF. Pokud potřebujete přidat další přílohy nebo podpůrné dokumenty k e-mailové zprávě, například dodací list, ujistěte se, že pro ně dodržujte níže popsané zásady pro přílohy: Příloha bude identifikována a přijata, pokud obsahuje slovo attachment, anhang, anlage, adjunto, annex nebo liite. Například attachment_112233.pdf. U jednotlivých e-faktur ve formátu PDF je každá příloha automaticky propojena s fakturou. Pokud odešlete více příloh, Basware doporučuje odeslat pouze jednu fakturu v každém e-
dodavatel 9 mailu. E-mailová zpráva Jedna faktura/ dobropis Příloha 1.pdf Příloha 2.pdf Pokud musíte odeslat několik elektronických faktur a příloh PDF v jednome-mailu, postupujte podle následujících pokynů: o Ujistěte se, že každá přílohamá v názvu klíčové slovo pro přílohu (attachment). Název přílohy musí obsahovat název souboru (bez přípony souboru) čitelné e-faktury / dobropisu ve formátu PDF. Například document1_attachment.pdf bude propojen se souborem document1.pdf. E-mailová zpráva Faktura01.pdf Dobropis01.pdf Faktura01_příloha1.p df Faktura01_příloha2.p df Dobropis01_příloha1. pdf Dobropis01_příloha2. pdf o Přílohy jsou platné, pokud:
dodavatel 10 E-mail obsahuje nejméně jednu čitelnou elektronickou fakturu / dobropis ve formátu PDF. Každá další příloha je spojena s čitelnou elektronickou fakturou / dobropisem ve formátu PDF. Přílohy, které nejsou v souladu s výše uvedenými pravidly, nebudou zaslány zákazníkovi, což způsobí zpožděné zpracování faktury a případné další potíže. c. Odeslat čitelnou PDF fakturu Pomocí standardního e-mailového klienta (například Outlook) vytvořte novou e-mailovou zprávu. Připojte čitelnou PDF fakturu vytvořenou v kroku 3.a. K jednomu e-mailu lze připojit více faktur. Připojte k e-mailové zprávě podpůrnou dokumentaci. Přílohy musí být vždy doručeny spolu s PDF fakturou. Pokyny, jak pojmenovat další přílohy, naleznete v zásadách příloh popsaných v kroku 3.b. Do pole Příjemce e-mailu zadejte adresu společnosti pro PDF faktury. Pro správnou identifikaci subjektu, který by měl obdržet vaši fakturu, použijte níže uvedený seznam. Země CZECH REPUBLIC CZECH REPUBLIC Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo E-mailová adresa pro PDF faktury (vyžaduje registraci) a.s. CZ00176842 kone.as@email.basware.com Industrial - koncern s.r.o. CZ27111440 kone.industrial.koncern@email.basware.com Úplný seznam e-mailových adres pro PDF faktury naleznete v částipříloha 1 tohoto návodu. Pošlete e-mail. SLUŽBA BASWARE PDF-SERVICE DORUČUJE SPOLEČNOSTIJENO PDF FAKTURY ZASÍLANÉZ EAILOVÝCH ADRES KTERÉJSOU U NÍ REGISTROVANÉ. FAKTURY POSLANÉ Z NEZAREGISTROVANÉ ADRESY BUDE SLUŽBA AUTOATICKY ODÍTAT.
dodavatel 11 C. Dodací faktura Při zaslání první faktury služba nastaví konverzní proces. Basware vás bude upozorňovat e-mailem, jakmile bude první e-mail úspěšně doručen společnosti. ůže trvat několik pracovních dnů, než bude první čitelná PDF faktura mapována a doručena společnosti. Nezapomeňte, že oznámení bude obdrženo ze stejné e-mailové adresy <no.reply@basware.com> a mohlo by skončit ve vašem spamovém filtru, proto doporučujeme, abyste si také zkontrolovali složku Spam/Junk. Pokud nebudou problémy s doručením faktur, žádné další potvrzující emaily nebudou odeslány. Vezměte prosím na vědomí, že oznámení o potvrzení a všechna oznámení o zamítnutí jsou zasílána na e-mailovou adresu, ze které byla zaslána faktura (krok B.2.b), a také na e-mailovou adresu kontaktní osoby společnosti označenéběhem registrace (krok B.2.a). Zajistěte prosím, aby tyto e-mailové adresy byly sledovány. Seznam nejčastějších důvodů zamítnutí a jejich řešení naleznete v částipříloha 3 tohoto dokumentu. D. onitorování faktur Chcete-li zkontrolovat stav doručení faktury, přihlaste se k portálu Basware https://portal.basware.com/,přejděte na záložku Dokumenty a podívejte se na přehled odeslaných PDF faktur. Pro jiné účely (po registraci a aktivaci služby) již portál potřebovat nebudete. E. Další podpora a kontaktní údaje áte-li otázky ohledně zasílání faktur společnosti, neváhejte nás kontaktovat následujícím způsobem: Basware Odkazy: Otázky týkající se obsahu faktury (např., která firemní jednotka by měla být fakturována) Dotazy týkající se odeslání první PDF faktury (např. jak vytvořit čitelnou PDF fakturu) Informace o dalších možnostech e-fakturace Czech Republic: ContactAP_CZ@kone.com Více podrobností o kontaktu naleznete zde here Contact Form(in English) https://www.kone.com/en/supplier-e-invoicinginformation.aspx(in English)
dodavatel 12 Příloha 1 e-mailové adresy Při odesílání PDF faktur do společnosti použijte následující e-mailové adresy: Země Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo AUSTRALIA NEW ZEALAND KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) GST:47000142423 E-mailová adresa pro PDF faktury (vyžaduje registraci) kone.kep.au@email.basware.com 26-961-408 kone.kep.nz@email.basware.com AUSTRIA AG ATU 14651205 kone.ag@email.basware.com BAHRAIN BAHRAIN Bahrain SPC Elevators SPC 99698-1.Bahrain.SPC@email.basware.com 67721-1.Elevators.SPC@email.basware.com BELGIU Belgium S.A. BE0436407453 kone.belgium.sa@email.basware.com BELGIU International N.V. BE0444307015 kone.international.nv@email.basware.com CANADA Inc. CKE 103753497 kone.inc.cke@email.basware.com CANADA Inc. CKQ 103753497 kone.inc.ckq@email.basware.com CYPRUS Elevators Cyprus Ltd. 10100106J Kone.Elevators.Cyprus.Ltd@email.basware.com CZECH REPUBLIC a.s. CZ00176842 kone.as@email.basware.com CZECH REPUBLIC Industrial - koncern s.r.o. CZ27111440 kone.industrial.koncern@email.basware.com DENARK Elevator A/S DK62953519 kone.elevator.as@email.basware.com EGYPT LLC 67523.LLC@email.basware.com ESTONIA AS EE100085310 as.kone@email.basware.com FINLAND Oyj FI19274001 kone.oyj@email.basware.com FINLAND Industrial Oy FI18919760 kone.industrial.oy@email.basware.com FINLAND Elevators Oy FI19042921 kone.hissit.oy@email.basware.com FINLAND Export Oy FI27784642 kone.export.oy@email.basware.com
dodavatel 13 FRANCE KONÉ S.A. FR06592052302 kone.sa@email.basware.com GERANY ontage GmbH DE260260937 kone.montage.gmbh@email.basware.com GERANY GmbH, (Frontline) DE196233671 kone.gmbh@email.basware.com GERANY Holding GmbH DE196233671 kone.holding.gmbh@email.basware.com GERANY Escalator SSC Europe GmbH DE239780388 kone.escalator.slk.gmbh@email.basware.com GERANY Automatiktüren GmbH DE220493160 kone.automatiktueren.gmbh@email.basware.com GERANY HONG KONG HONG KONG Servicezentrale GmbH Elevator (HK) Limited Ben Fung achineries and Engineering Ltd DE227883394 kone.servicezentrale.gmbh@email.basware.com 441616 kone.elevator.hk@email.basware.com 28642 kone.bfm.hk@email.basware.com HONG KONG Shan On Engineering Company Ltd 34041 kone.soec.hk@email.basware.com HUNGARY Felvonó Kft 10851285-2-41 kone.felvono@email.basware.com IRELAND Ireland Limited IE4815768T kone.ireland.limited@email.basware.com ITALY S.p.A. IT12899760156 kone.spa@email.basware.com ITALY Slimpa S.p.A. IT00192220127 slimpa@email.basware.com ITALY Industrial Spa IT04160240968 kone.industrial.spa@email.basware.com KENYA Kenya Limited A02134566P.Kenya.Limited@email.basware.com LATVIA SIA Lifti Latvija LV40003226874 SIA..Lifti.Latvija@email.basware.com LITHUANIA UAB LT234477811 UAB.@email.basware.com LUXEBURG Luxembourg S.A.R.L. LU 1988 2405 675 kone.luxembourg@email.basware.com
dodavatel 14 LUXEBURG LUICO S A R L B 138491 kone.lumico@email.basware.com ALAYSIA NETHERLANDS Elevator () Sdn. Bhd Holland B.V. 1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com 1657902 kone.holland@email.basware.com NETHERLANDS B.V. 1190994 kone.bv@email.basware.com NETHERLANDS Hissi B.V. 810356995 hissi.bv@email.basware.com NETHERLANDS NETHERLANDS NETHERLANDS NORWAY OAN Nederland Holding B.V. Deursystemen B.V. Kone Finance Holding BV Aksjeselskap AS Assarain LLC 810540678 kone.nederland.holding@email.basware.com 008132148 kone.deursystem@email.basware.com 807557316 kone.finance.holding@email.basware.com 918201548 VA kone.aksjeselskap.as@email.basware.com 1149803.Assarain.LLC@email.basware.com POLAND Sp.zo.o. PL 521-053-45-32 kone.sp.zoo@email.basware.com PORTUGAL Portugal - Elevadores Lda 46630 R3 kone.portugal@email.basware.com QATAR Elevators LLC 32647.Elevators.LLC@email.basware.com SAUDI ARABIA Areeco Ltd 4030093714.Areeco.Ltd@email.basware.com SINGAPORE Pte. Ltd. 197801381N kone.pte.ltd@email.basware.com SLOVAKIA s.r.o. SK2020336417 kone.sro@email.basware.com SLOVAKIA SSC s.r.o. 2021862315 kone.ssc@email.basware.com SLOVENIA d.o.o. SI 94615225 kone.doo@email.basware.com SOUTH AFRICA Elevators South Africa (Pty) Ltd. 4850103047.South.Africa.Pty.Ltd@email.basware.com SPAIN Elevadores S.A. A28791069 kone.elevadores@email.basware.com SPAIN arvi Ascensores SL B60600897 marvi.ascensore@email.basware.com
dodavatel 15 SWEDEN Ab SE556234463901 kone.ab@email.basware.com SWITZERLAND (Schweiz) AG CHE-114.993.455 WST kone.schweiz@email.basware.com UGANDA Uganda Limited 1003964115.Uganda.Limited@email.basware.com UK Plc. GB 222 2799 69 kone.plc@email.basware.com UK (NI) Ltd. GB 222 2269 79 kone.ni.ltd@email.basware.com UNITED ARAB EIRATES iddle East LCC 59446.iddle.East.LCC@email.basware.com USA Inc. 36-2357423 kone.inc@email.basware.com USA arine Elevators LLC 84-1679224 marine.elevators.llc@email.basware.com Příloha 2 Povinné obsahové požadavky na čitelné PDF faktury Před odesláním e-mailu se ujistěte, že následující informace jsou součástí čitelné PDF faktury. Pokud je některépovinné pole () prázdné, bude vaše faktura vrácena. Obecnéinformace Číslo faktury Pole Daňová faktura / daňový dobropis (udává, zda se jedná o debetní nebo kreditní fakturu) Pokud se jedná o dobropis, odkaz na chybnou fakturu * Datum dokumentu (datum faktury) 2 Datum splatnosti (datum splatnosti) * Datum dodání / datum měsícedodání * ěna Objednací číslo kupujícího * Odkaz na kupujícího * Číslo smlouvy * Číslo dodacího listu * Informace o zákazníkovi Úplné jméno entity Úplná adresa entity *
dodavatel 16 Číslo DPH společnosti * Informace o dodavateli Celé jméno odesílatele (jméno dodavatele) Úplná adresa odesílatele (adresa dodavatele) ID odesílatele (ID dodavatele) P () P () P () IBAN (bankovní účet ve formátu IBAN) * SWIFT (BIC) * Jiný bankovní účet dodavatele (sekundární bankovní účet ve formátu IBAN) Bankovní účet odesílatele (místní formát) * Platební reference (aksuviite, OCR nummer, KID nummer) * Souhrn * Čistá částka (bez DPH) Hrubá částka (včetně DPH)² Náklad * Použité sazby DPH * Rozpis zdanitelné částky (bez DPH) na sazbu DPH nebo výjimku Rozpis částky DPH podle sazby DPH nebo osvobození od daně * Celková splatná částka DPH (celková částka DPH)" Zaokrouhlení * P 2 * ² Informace poskytnuté dodavatelem při registraci do služby Povinné. Faktura je odesílateli odmítnuta e-mailem, pokud je pole prázdné. Povinné. Faktura je odesílateli odmítnuta e-mailem, pokud datum není platným datem kalendáře. Zaznamenáno, pokud se tato data nachází na první faktuře, kterou dodavatel zašle do služby. Údaje o fakturách musí být uvedeny na faktuře ve strojově čitelném formátu. Pokud se Hrubá částka nerovná Čistá částka + Celková částka DPH (+ Náklad), faktura je odmítnuta odesílateli.
dodavatel 17 Příloha 3 Ověření a odmítnutí PDF faktury Společnost Basware bude informovat e-mailem, pokud fakturu nelze doručit. Příkladem této zprávy je: ěna faktury chybí nebo je nesprávný formát. https://kb.basware.com/general-faq/invoice-currency-missing-or-not-accepted-receiver Typické scénáře, kdyje PDF faktura odmítnuta: Scénář zamítnutí Řešení Faktura PDF není strojově čitelná E-mailová faktura byla odeslána z neregistrované e-mailové adresy Povinné pole nemá obsah Název přídavného souboru neobsahuje jedno z následujících slov: attachment/ anlage / adjunto / annex / liite Ujistěte se, že PDF je strojově čitelné(průvodce zde). Přidejtedalší e-mailové adresy(průvodce zde) a znovu odešlete. Zajistěte, aby všechna povinná pole(naleznetezde) měla obsah a znovu odešlete. Znovu přejděte k zásadám příloha znovu odešlete. Úplný seznam problémů, se kterými se můžete setkat, a jak je vyřešit, naleznete zde v dokumentaci k online podpořehere.