Manuál pro připojení sekretariátu do projektu digitalizace Informace asistentkám k přechodu na digitalizaci produkce, co se mění, jak postupovat při zasílání produkce, generování protokolů apod. Datum aktualizovaného vydání: 2.5.2016 strana 1 ze 5
PŘEHLED NOVINEK Zobrazení skenů ve Webdiáři ihned po naskenování Změna zasílací adresy pro produkci, tj. klientské smlouvy, změny smluv, péče, vratky. Generování předávacího protokolu (PP) pro skenovací pracoviště Generování předávacího protokolu (PP) pro partnery Kontrola a uložení navrácených předávacích protokolů (PP) Informace pro konzultanty Vratky Investiční pokyn na předávacím protokolu POSTUPY 1. Veškerá produkční dokumentace bude po sjednaném datu (individuální podle připojování asistentek do projektu digitalizace) a začištění Webdiáře s nastavením rolí (nastavuje H. Řezníčková kontakt mailem) již zasílána na adresu skenovacího pracoviště do Hradce Králové. To se týká ale pouze produkce (smlouvy klientů, změny smluv, péče, vratky). Dokumentace ke smlouvám OK Double a OK pojištění plateb odesíláte také na skenovací pracoviště. Na skenovací pracoviště zasíláte také žádosti o převod smlouvy do kmene BC (zde na zadání do systému je třeba dodat vždy buď kopii žádosti o převod pod správu nebo kopii původní smlouvy + ZoS!) Na skenovací pracoviště zasílejte i změny Hlavní kontaktní osoby či jiných údajů klienta sepsaných na změnový formulář. Dokumentaci k OK realitním službám skenujete přímo do Realmana, fyzickou dokumentaci zasílejte i nadále na centrálu do 2. Ve WD v záložce sekretariát přibyde pro generování předávacích protokolů pro skenovací pracoviště samostatná položka. Až budete chtít generovat protokoly, tj. máte zadány v novém režimu smlouvy, v záložce Sekretariát zvolíte Vygenerovat předávací protokol pro skenování, objeví se nové dialogové okno se zadanými smlouvami, pokyny, změnami, péčemi a vratkami. Plzně pouze k archivaci, NE na skenovací pracoviště. Dokumentaci spolupracovníků (Smlouvy o spolupráci, MD, změny údajů konzultantů apod.) zasílejte stále do Plzně, to se nemění. Zasílací adresa pro produkci na centrálu: Broker Consulting, a.s. Velká 442 503 41 Hradec Králové Termíny pro odevzdání produkce se nemění, rozhoduje datum doručení na skenovací pracoviště (smlouvy, změny, péče do 3 pracovních dní v novém měsíci, vratky do 16. v novém měsíci). strana 2 ze 5
V novém okně se automaticky zobrazí zadané návrhy smluv, změn, péčí. Pokud potřebujete nějakou položku z PP vyřadit, vyháčkujete ji na začátku řádku, položka se pak objeví na dalším generovaném předávacím protokolu (PP). Pokud potřebujete poslat na skenovací pracoviště položku navíc, která se sama nevygenerovala = kterou jste v sekretariátu nezadala (např. vratky, nebo Změna obmyšlené osoby apod.), je potřeba přidat v protokolu nový řádek tlačítkem Přidat v příslušné kategorii. Fyzicky je třeba dokumenty řadit v pořadí, jak je uvedeno při generování předávacím protokolu (PP). Tj. Smlouva Profil ZoS ID ostatní dokumenty (př. modelace), zde je možno ručně doplnit počet dokumentů. Pokud budete mít odkontrolováno, volíte variantu Uložit, kde se nabídne rovnou i tisk. V tisku Pp jsou připraveny protokoly pro každou kategorii (Smlouvy, Změny, IP, Vratky) zvlášť, každá kategorie má svůj samostatný protokol. Protokoly na skenovací pracoviště není třeba zasílat 2x, potvrzený PP se vrací elektronicky. Důležité pravidlo: všechny dokumenty zasílané na skenovací pracoviště musí mít předávací protokol, který navíc bude vytvořený elektronicky popsaným způsobem. Důležitou rolí asistentky je kontrola úplnosti dokládaných dokumentů, jejich správné seřazení dle PP, jejich sešití = každý balíček (tj. např. jedna smlouva se svou dokumentací) musí být sešita pouze jednou sponkou! 3. Předávací protokoly na partnery protokoly pro partnery se připravují dosavadním způsobem generováním xls.souborů, které je možno upravovat, případně před odesláním na partnery doplňovat dle potřeby. Generování v sekci Vygenerovat předávací protokol pro partnery. 4. Předávací protokoly na skenovací pracoviště je potřeba zasílat ke všem smlouvám, změnám, péčím, vratkám atd. a to v jednom vydání, zpět se vrací potvrzené = odškrtané elektronickou cestou. Předávací protokoly musí být vytvořeny pouze přes možnost generování PP pro skenování, jiný typ protokolu není možné na skenovací pracoviště zasílat. Kontrola PP se ve skenovacím pracovišti děje na úrovni řádku a jména klienta, nikoliv na úrovni všech dokumentů přiložených ke smlouvě. Tj potvrzení se vztahuje na to, že v zásilce byl obsažen např. klient Jan Vomáčka s produktem ČPP OK1, kontrole už nepodléhá, jestli bylo obsažen ZoS, ID, 5 přiložených ostatních dokumentů apod. Vygenerované PP pro skenovací pracoviště se ukládají v kategorii Přehled předávacích protokolů pro skenování. strana 3 ze 5
Navrácený PP naleznete po rozkliknutí detailu PP na Přehledu předávacích protokolů: 5. Velmi důležitým je po zařazení do projektu informování spolupracovníků celého týmu. Důležité je vysvětlit klady a přínosy projektu, což je především zviditelnění a dostupnost skenovaných dokumentů ve Webdiářích na detailu smlouvy (zviditelní se po naskenování, tj. do 4 pracovních dní od doručení skenů na skenovací pracoviště) záložka Skeny Skenování vyžaduje ale naopak po konzultantech větší důraz na kvalitu dodávaných materiálů, a to především na čitelnost, zejména pak u průpisových materiálů (ID, návrhy některých smluv apod.). Prosím dbejte na čitelnost zasílaných dokumentů, pokud máte již při předávání na skenovací pracoviště pochybnosti, nečekejte na vratky a dokument rovnou konzultantovi vraťte k opravě. 6. Vratky zatím nemáme plně elektronizované, tj. zatím budou vratky odesílány z centrály směrem na sekretariáty tak, jak jste zvyklé, tj. fyzicky (s výhledem v blízké budoucnosti na pouze mailovou distribuci od centrály směrem ke konzultantům). Od konzultantů musí opravy jít přes Vás a spolu s předávacími protokoly na skenovací pracoviště. Vratky na PP musíte přidat ručně, datum, které je požadováno je datum vystavení vratky, nikoliv datum podpisu opravovaného dokumentu. 7. Investiční pokyny pokud zadáváte nové investiční smlouvy a k nim investiční pokyny, je třeba na detailu pokynu označit checkbox Svázán se smlouvou, jinak se Vám bude pokyn zobrazovat samostatně na PP v sekci Investičních pokynů. Tzn. jedna smlouva potom bude figurovat jak v kategorii smluv, tak pokynů, fyzicky ale zasíláte pouze jeden balíček dokumentace = na PP musí být pouze jeden řádek. Do sekce Investičních pokynů na PP by se měly načítat pouze ty pokyny, které jsou zadávány samostatně, např na již existující a běžící smlouvě. strana 4 ze 5
strana 5 ze 5