INFORMATION MANAGEMENT IN WAREHOUSING OF REVERSE LOGISTIC FLOWS Jana Vlková, Alexander Chla 1 ABSTRACT The paper deals with the importance of the receiving, collection and processing the information in the classical and reverse material logistic flow. It emphasizes the need of the mutual pooling of substantial information among particular parts of the supplierconsumer chain, so that the effective management of the chain was realised. KEY WORDS Information, reverse logistics, Enterprice Resource Planning, Electronic Data Interchange, Warehouse Management System LANGUAGE OF THE PAPER Czech REVIEWERS doc. Ing. Jozef Strišš, CSc. - striss@edukomplex.cz Ing. Eva Brumeríková, PhD. - eva.brumercikova@fpedas.uniza.sk 1 Ing. Jana Vlková, doc. Ing. Alexander Chla, Ph.D., University of Pardubice, Jan Perner Transport Faculty, Department of Transport Management, Marketing and Logistics, Studentská 95, Pardubice, Czech Republic Email: jana.vlckova@student.upce.cz, alexander.chlan@upce.cz 223
ÚVOD 11 th International Scientific Conference ÍZENÍ INFORMACÍ VE SKLADOVÁNÍ ZPTNÝCH LOGISTICKÝCH TOK Souasná spolenost, její ekonomické innosti a praktické ízení se neobejdou bez informací s dostatenou vypovídací schopností. Ani to však není postaující a se získanými informacemi je teba dále pracovat a využívat je aktivn pi navazujících ídících procesech a innostech. Stejn tak je esenciální využití informací ve skladování zptných logistických tok a to zejména proto, že se nejedná jen o prosté skladovací innosti, ale pedevším o další navazující ízení zptných tok v rámci reverzní logistiky. 1 ASPEKTY ROZHODOVÁNÍ O SKLADOVÁNÍ Pro dosažení nejlepších výsledk v jakékoliv innosti a oboru je nezbytné pracovat s informacemi, zkušenostmi a fakty v komplexních souvislostech. V podnikové logistice je systémový pístup považován za nutnou podmínku. Mezi hlavní logistické innosti je azeno také skladování, které slouží k pekonání asových a prostorových prodlev mezi výrobou produktu a jeho fyzickým doruením konenému zákazníkovi. Proces skladování asto pedstavuje jednu z nejvíce nákladných inností v logistickém etzci. Sledované finanní položky pi skladování zásob (materiálu, výrobk, zboží) rozdlujeme na: skladovací náklady (skladovací prostor, umístní skladu, technické vybavení, manipulaní zaízení, personál), množstevní náklady (manipulace s materiálem, nákup), náklady na udržování zásob (ízení stavu zásob, balení, zptná logistika). V materiálovém toku podniku se skladováním dále souvisejí náklady: náklady na vyizování objednávek a informaní systémy, pepravní náklady, náklady na zákaznický servis. 224
Pro všechny uvedené druhy náklad, existují v praxi ovené pístupy ešení, ale také nové možnosti, které pispívají k snížení celkových náklad na skladování a zárove vedou k zvýšení efektivity a produktivity práce. 1.1 Faktory ovlivující podnikové skladování Konenému rozhodnutí o volb ešení musí pedcházet stanovení požadavk a podmínek, které musí sklad splovat, jako napíklad: hlavní funkci a druh skladu, typ skladování (soukromý sklad, veejný sklad), funkce a druh zásob, logistické systémy (cross-docking, konsignaní sklad, JIT, Kanban), vybavení skladu, obsluha skladu, požadavky na informaní systém, kritéria pro hodnocení finanních a výkonových ukazatel. 2 PENOS INFORMACÍ Potebou managementu je znát pesné a vasné informace o stavu zásob, o stavu zboží v pohybu, o umístní zásob, vstupních a výstupních dodávkách, údaje o zákaznících, o využívání skladovacího prostoru a personálu. Ve skladovém hospodáství existuje mnoho nositel podstatných informací, které je nutné získat, zajistit jejich penos dalším lánkm, ale také je nezbytné umt data vyhodnotit. Propojení logistického etzce pomocí systému rychlé odezvy, pispívá ke zvýšení pidané hodnoty celkového podnikového procesu. V rámci integrace logistického systému jsou sdílena data od dodavatel, ze sklad, z výroby, z distribuce a od zákazník, která jsou dále využívána v logickém sledu a ve správných ástech podniku. Výsledky úspšné práce se projevují pedevším v rychlejší komunikaci, ve vtší míe pesnosti, v lepší spolupráci a v neposlední ad ve vtším uspokojení požadavk zákazníka. Práci s informacemi výrazn usnadují v dnešní dob moderní informaní a komunikaní technologie. U velkých a mezinárodních firem je automatickým standardem podnikový informaní systém ERP (Enterprice Resource Planning), který obsahuje specializované moduly na konkrétní podnikatelské procesy, jako napíklad modul správy a ízení skladu, pro dodavatele, zákazníky, úetnictví, fakturace, správy majetku, personální innost aj. Stejné ešení platí také pro stedn velké firmy, které využívají pedevším moduly 225
úzce související s hlavní podnikatelskou inností. Ve využívání tchto systém mohou být malé a stední podniky ovlivnny požadavky svých dodavatel nebo odbratel pi tvorb dodavatelsko-odbratelských vztah. Obrázek. 6 - Jednotlivé moduly obsažené v ERP systému Zdroj: Autoi Sdílení informací také úzce souvisí s kritickou otázkou o zneužívání dat. Odborníci na logistiku vdí, že otevený pístup k datm na úrovni celého logistického etzce, mže pinést mnohonásobn vtší zisky, ale obava ze zneužití interních dat, je stále omezujícím faktorem pro správné fungování Supply Chain Managementu. Z výsledk przkumu z roku 2009 provedeného eským statistickým úadem vyplývá, že pravideln sdílelo informace v rámci dodavatelsko-odbratelských etzc 13 % podnik. [3] Míra sdílení informací je rozdílná v rámci jednotlivých prmyslových odvtvích a dležité kritérium pedstavuje také velikost podniku. Dále je zejmé, že firmy mají vtší dvru ve sdílení informací ke svým dodavatelm než odbratelm. Na obrázku. 1 je znázornn trend v elektronickém sdílení dat mezi podniky v eské republice a také je zde uveden pehled údaj, které si podniky nejastji vzájemn poskytují. 226
Obrázek. 7 - Podniky používající elektronické sdílení dat pro koordinaci dodavatelskoodbratelských vztah podle typu vymovaných informací 10% 8% 8% 6% 6% 1% 18% 15% 13% 11% 10% 2% 23% 21% 17% 4% 33% 27% Malé podniky (10-49) Stední podniky (50-249) Velké podniky (250+) Celkem Aktuální stav dodávak Pedpokládaná poptávka Úrove zásob Plánování výroby/služeb Používající SCM Zdroj: [3], upraveno autory Informace lze sdílet prostednictvím webového rozhraní, pomocí elektronické výmny dat (EDI Electronic Data Interchange) nebo v rámci integraního informaního systému ízení dodavatelských etzc (SCM - Supply Chain Management). Nejvyužívanjším komunikaním prostedkem je EDI, který má standardizovaná pravidla používání a také je hojn rozšíen. Jeho hlavní výhodou je pomrn snadná kompatibilita mezi informaními systémy a procesy dodavatel. SCM v eské republice pedstavuje stále nováka na trhu. 2.1 Automatická identifikace Aby mohly být informace sdíleny, je nutné zajistit efektivní a pesný sbr požadovaných informací. Nositeli informací jsou jednotlivé prvky v materiálovém toku (materiál, výrobky, zboží, manipulaní jednotky). Díve se ve skladu dbalo pedevším na papírovou dokumentaci, pi které docházelo k mnoha chybám a také se snižoval výkon zamstnanc. Dnes je systém sbru informací zrychlen automatickou identifikací aktivních i pasivních prvk logistického etzce, díky které je zabezpeen penos dat v rámci podnikových informaních systém. Využívané principy automatické identifikace: optický (árové kódy, písmo OCR, biometrické technologie), rádio-frekvenní (RFID), 227
induktivní (penos dat elektromagnetickou indukcí; využívá se pro identifikaci paletových jednotek, kontejner apod.), magnetický (karty s magnetickým proužkem), hlasový princip. árové kódy patí mezi nejznámjší a nejrozšíenjší zpsob automatické identifikace a to pedevším díky své jednoduchosti kódování, tení a zpracování v informaních systémech. Jsou spolehlivé a nejsou finann nároné. árové kódy zrychlují evidenní operace a umožují sledování daných objekt v reálném ase. Mezi výhody také adíme jejich velkou škálu a dobu používání, díky které existují ustálená pravidla a normy pro práci s nimi. Rádio-frekvenní identifikace patí mezi nejrychleji se rozvíjející segment v oblasti automatického sbru dat. U RFID je nositelem informace ip (tzv. bag), který mže být souástí etiket, karet nebo náramk. Technologie RFID umožuje pozdjší aktualizaci dat, identifikaci více tag najednou, rozpoznat skladové a manipulaní zaízení. Implementace RFID do skladového hospodáství pedstavuje velkou poátení investici, ale pi fungujícím systému pinese velkou úsporu asu, náklad a zefektivnní celého procesu ízení skladu. Cílem technologie RFID není nahradit árové kódy, pedstavuje spíše nové možnosti a mže pispt k zjištní vhodné kombinace obou technologií. 2.2 ízený sklad V nkterých ástech podnikového procesu je sklad jeho nepostradatelnou souástí. Cílem firmy by mlo být optimalizovat skladovou innost tak, aby se zvýšila produktivita, snížily náklady, zrychlilo plnní dodávek a zvýšila spokojenost zákazník. ešení tchto požadavk poskytuje skladový systém Warehouse Management System (WMS), který umožuje automatickou správu skladového provozu. Hlavním úkolem systému je ízení, kontrola a optimalizace všech skladových proces, poínaje objednávkou u dodavatele a kone u expedic dodávky zákazníkovi. Podnikový sklad, který chce komplexní systém WMS využívat, musí splovat následující kritéria ízeného skladu: je vybaven skladovací technologií umožující jednoznané umístní a identifikaci skladované položky, je vedena podrobná evidence manipulaních a skladových jednotek, 228
jsou stanovena jednoznaná pravidla zaskladovací, vyskladovací a vychystávací strategie, jsou podrobn vypracované pracovní postupy jednotlivých skladových proces s urením zodpovdnosti zamstnanc, jsou stanoveny klíové indikátory výkonnosti skladu. [5] Systém WMS mže být integrován do bžných podnikových informaních systém (ERP). Pracuje pedevším s daty získanými automatickou identifikací, která umí systém vyhodnotit a upozornit na neplánované zmny. Management z konkrétní analýzy musí následn pijmout odpovídající opatení. 3 VÝZNAM INFORMACÍ A JEJICH SDÍLENÍ V REVERZNÍ LOGISTICE Reverzní logistika (RL) zaíná u zákazníka, který posílá proti proudu bžného logistického etzce znehodnocené, fyzicky i moráln zastaralé výrobky, obaly a reklamované zboží. Hlavní náplní RL je sbr, tídní, demontáž a zpracování použitých výrobk, souástek, vedlejších produkt, nadbytených zásob a obalového materiálu, kde hlavním cílem je zajistit jejich nové využití nebo materiálové zhodnocení. 1 Pístupy k RL by mly být založeny na kombinaci ekonomických cíl (snižování náklad, získání zptné vazby o produktech, reklamaní politika) a ekologických cíl (recyklace, spoteba energie v transformaním procesu, eko-marketing). Striktní naízení zptné logistiky uritým podnikm je zabezpeeno stanovenou legislativou, hovoící o ekologické zodpovdnosti a technologii recyklace. V šíi tohoto lánku se budeme zajímat pedevším o podnikovou zptnou logistiku, kterou firmy vykonávají na bázi vlastního zájmu. 3.1 Základní procesy reverzní logistiky 1. Gatekeeping - nebo-li vstupní inspekce, rozhoduje o vpuštní logistického prvku do systému reverzní logistiky. 2. Collection - sbr, shromažování výrobk a materiálu pro další zpracování. 3. Sortation, Separation - statky jsou tídny podle zpsobu, jakým budou dále zpracovány. 1 Zdroj [6], str. 21 229
4. Disposition/Re-processing - výrobky jsou zpracovány dle svého charakteru (opraveny, demontovány použitelné funkní díly, recyklovány, uloženy na skládku nebo spalovny). První fáze autorizace pasivního prvku je provádna v první linii, tam kde si zákazník výrobek poídil. Hlavním úkolem proškoleného pracovníka je, aby získal co nejvíce informací o charakteru produktu od zákazníka (co a pro vrací, zda výrobek spluje podmínky uvedené v reklamaním ádu, jak byl spokojen, poruchovost aj.). Stádium shromažování prvk úzce souvisí s jejich nákupem, bezplatným odbrem, pemístním do místa, kde jsou skladovány. Sbr mže být zajišován temi zpsoby: výrobcem, obchodníkem, který dál produkty odprodává výrobci, smluvním partnerem, který produkty odprodává výrobci nebo zpracovatelm (mstské sbrné dvory). Shromažování zptných tok ve skladech pedstavuje pouze mezistupe pro jejich další zpracování. Na základ informací získaných pi píjmu produktu plynule dojde k pechodu do fáze tídní. ešením pinášejícím pidanou hodnotu je, aby místo sbru a tídní bylo spolené. Pi tídní je rozhodnuto, zda lze výrobek optovn použít nebo pepracovat, recyklovat nebo zlikvidovat. Zpracování vráceného zboží je limitováno vlastním charakterem výrobku. 3.2 Informace o zptných tocích Vrácený výrobek musí do systému zptné logistiky vstupovat s informacemi od zákazníka (co, jak, pro, kdy). Tyto informace by mly být dkladn shromáždny, protože budou primárními kritérii hodnocení v dalších fázích procesu. ešením jsou 2D árový kód (pop. RFID systém záleží na používaném zpsobu identifikace), kterým mže být zboží oznaeno. Dležitým prvkem je také využívání informaního systému pro zptnou logistiku, kde bude založena karta daného výrobku s uvedeným kódem a doplkovými informacemi. Na tomto principu mže vrácený výrobek projít celým zptným procesem, kde v každé jeho fázi budou moci být pidávané další získané informace až po finální naložení s výrobkem. 230
3.3 Informaní systémy zptných tok Informaní systému pro zptnou logistiku jsou sestaveny na základ specifických požadavk zptných tok v podniku, kterými se liší od hodnotového toku smrem k zákazníkovi. Hlavními rozdíly jsou dostupnost dostateného množství a kvality dat a pedevším skutenost, že ízení zptného toku je založeno na výjimkách. Systém musí obsáhnout informace související s produktem, jeho umístním, užíváním, legislativou, trhy a podnikovými procesy v reverzní logistice. Získávání informací usnaduje používání internetového rozhraní, kde mže být uveden postup pro vrácení zboží. První kontakt mže být založen na vyplnní dotazníku o vraceném výrobku. Po jeho odeslání je vyhodnocen stav zboží a zpsob dalšího postupu pro jeho vrácení i dvody k odmítnutí požadavk zákazníka. Klasický (dopedný) materiálový tok v logistickém etzci podléhá nutnosti správných a vasných informací. Stejn je tomu také u reverzní logistiky, kde dostupnost informací rozhoduje o efektivnosti a snižování náklad. Obecn fungující model reverzní logistiky a sbru dat není ustáleným pravidlem. Zptné toky jsou velmi citlivým a diskutovaným tématem firem, kterým je tato otázka ešení naízena platnou legislativou. Standardizované ešení sbru dat a práce s nimi ztžují také individuální charakteristiky vraceného zboží. ZÁVR Procesní ízení logistických inností je závislé na dostateném sdílení informací, což platí také pro reverzní logistiku. Podstata sklad ve zptných tocích je pedevším v tvorb pidaných hodnot. S vráceným zbožím musí být aktivn pracováno a tzn. nap. tídno, pepraveno k dalšímu zpracování apod. Samotné shromažování je velmi neefektivní a nákladné. Podprné nástroje ízení zptných tok, jako jsou prvky automatické identifikace, informaní systémy i legislativa sice existují, ale obecn fungující modely ízení nejsou ješt osvdeny. LITERATURE [1] LAMBERT, Douglas M.; STOCK, James R.; ELLRAM, Lisa M. Logistika. 2. vyd. Brno : CP Books, 2005. 589 s. ISBN 80-251-0504-0. 231
[2] STEHLÍK, Antonín; KAPOUN, Josef. Logistika pro manažery. Praha : Ekopress, 2008. 264 s. ISBN 978-80-86929-37-8. [3] Logistika [online]. 21.1.2008 [cit. 2010-11-15]. Systémy správy skladu a jejich možné pínosy. Dostupné z WWW: <http://logistika.ihned.cz/c1-22786160-systemyspravy-skladu-a-jejich-mozne-prinosy>. ISSN 1213-7693. [4] SÚ [online]. 2009 [cit. 2010-11-15]. Elektronické sdílení informací v rámci koordinace dodavatelských etzc. Dostupné z WWW: <http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/11_elektronicke_sdileni_informaci_v_ramci_ koordinace_dodavatelskych_retezcu>. [5] ERNÝ, Josef. Systems Integration Conference Archive [online]. 2005 [cit. 2010-11-15]. ízený sklad v dodavatelském etzci. Dostupné z WWW: <http://si.vse.cz/archive/proceedings/2005/rizeny-sklad-v-dodavatelskemretezci.pdf>. ISBN 80-245-0895-8. [6] ŠKAPA, Radoslav. Reverzní logistika [online]. Brno : Masarykova univerzita, 2005 [cit. 2010-11-15]. Dostupné z WWW: <http://is.muni.cz/elportal/estud/esf/ps06/2985126/es2005-01.pdf>. ISBN 80-210- 3848-9. 232