e-spis LITE Společnost ICZ a.s. představuje hostované řešení elektronické spisové služby 1
Proč ICZ a proč právě naše spisová služba? ESS ICZ používá více jak 1 500 organizací a 34 000 uživatelů I:171 U:1634 I:30 U:694 I:108 U:1169 I:63 U:318 I:101 U:1875 I:221 U:19729 I:32 U:320 I:40 U:315 I:71 U:850 I:30 U:212 I:256 U:2930 I:29 U:264 I:257 U:1333 I:98 U:2854 2
Proč chtít elektronickou spisovou službu? Plňte snadno a efektivně legislativní požadavky El. dokumenty, nezbytnost i budoucnost (ISDS, Portály, ) ESS garantuje plnění legislativních požadavků Se stabilním poskytovatelem ESS získáte dlouhodobé řešení Zjednodušte si práci s dokumenty Oběh a sdílení dokumentů snadno a s jistotou Digitalizace šetří čas a snižuje náklady Archivujte a plňte skartační plán Profesionální ESS zaručí spolehlivou archivaci dokumentů Plnění skartačních plánů zajistí předem definovaný režim Kvalitní ESS garantuje prokazování pravosti dokumentů v čase 3 3
Proč chtít hostovanou el. spisovou službu? Jednoduché nasazení a používání Rychlé zavedení organizace do systému Nepotřebujete implementační projekt Nevyžaduje komplexní metodiku používání Srozumitelné a jednoduché uživatelské rozhraní Nezávislost na infrastruktuře úřadu Minimální náklady na pořízení a provoz Nevyžaduje databázový HW ani SW na straně zákazníka Přístup přes Internet a standardní prohlížeč Žádné řešení kapacit a záloh dat, modernizace SW a HW, 4 4
Proč chtít hostovanou el. spisovou službu od ICZ? S námi se netrefíte vedle ESS e-spis LITE zaručuje plnění legislativních norem Zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. ve znění novely č. 259/2012 Sb. Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Národní standard pro elektronické systémy a služby ESS e-spis LITE provozujeme a rozvíjíme pro Více jak 900 organizací Více jak 5.000 uživatelů Společnost ICZ a.s. je na trhu od roku 1997 a platí za leadera na poli informačních systémů veřejné správy Připravujeme pro Vás nabídku, kterou nepůjde odmítnout 5 5
Co nabízí hostovaná el. spisová službu od ICZ? Vše co bylo řečeno před chvilkou a mnohem víc Plnění legislativních požadavků kladených na spisovou službu Jednoduchou a efektivní práci s elektronickými dokumenty Dlouhodobé řešení s akcentem na průběžný rozvoj Archivaci el. dokumentů a zajištění jejich pravosti v čase Snadné a rychlé nasazení do produktivního provozu Intuitivní uživatelské rozhraní a automatizaci procesů Minimální náklady na provoz a náklady na infrastrukturu Garantovaný provoz 24/7/365 + podporu v případě problémů Hromadné školení uživatelů v místě, nebo v sídle ICZ a.s. Nový web podpory a zajímavý benefit od 1.1.2014, se kterým Vás seznámíme před koncem tohoto roku 6 6
Základní funkcionality hostované ESS e-spis LITE Podívejme se trochu blíž na funkce e-spis LITE Příjem a evidence Evidence doručených i vlastních listinných dokumentů Evidence doručených i vlastních el. dokumentů Evidence spisů Zobrazení zpráv doručených do datové schránky a elektronické podatelny Vytvoření dokumentu ze zprávy doručené do datové schránky, nebo elektronické podatelny Označení dokumentu evidenčním číslem a číslem jednacím Vedení podacího deníku 7 7
Základní funkcionality hostované ESS e-spis LITE Podívejme se trochu blíž na funkce e-spis LITE Práce s elektronickými dokumenty Vložení, zobrazení a verzování el. dokumentů Ukládání el. dokumentů způsobem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu Automatická kontrola a doplňování časových razítek a elektronických značek dle požadavků zákona Elektronické podpisy (podepsání souboru, ověření podpisu) Automatická konverze dokumentů do ukládacího výstupního formátu 8 8
Základní funkcionality hostované ESS e-spis LITE Podívejme se trochu blíž na funkce e-spis LITE Oběh a vyřizování Řízení oběhu dokumentů a evidence předání a převzetí Sledování stavu vyřízených dokumentů Práce se spisy a uzavírání spisů Odesílání Evidence odeslání listinných i elektronických dokumentů Odesílání dokumentů poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou Evidence doručení dokumentu 9 9
Základní funkcionality hostované ESS e-spis LITE Podívejme se trošku blíž na funkce e-spis LITE Ukládání a skartace Evidence skartačních znaků a lhůt Ukládání spisů a dokumentů Podpora skartačního řízení pro papírové i elektronické dokumenty Předávání spisů a uzavřených dokumentů do elektronické spisovny E-learning Intuitivní a jednoduchá forma seznámení s možnostmi elektronické spisové služby Automatická bezplatní aktivace po instalaci služby 10 10
Náhled uživatelského rozhraní e-spis LITE Obrázek 1 vlastní dokument 11 11
Náhled uživatelského rozhraní e-spis LITE Obrázek 2 vlastní dokument 12 12
Náhled uživatelského rozhraní e-spis LITE Obrázek 3 pokročilé vyhledávání 13 13
Náhled uživatelského rozhraní e-spis LITE Obrázek 4 blízký termín 14 14
Komu a za jakou cenu je určená hostovaná ESS? Hostované řešení je vhodné především pro: Obce typu PO1 a PO2 Zřizované organizace Školy, nemocnice, divadla, muzea, Advokáty, notáře, Cena nasazení hostované ESS a jejího provozu? Zohledňujeme počet osob (uživatelů) v organizaci Zvýhodňujeme součinnost města/obce při hromadném nasazení Nabízíme testovací provoz a snadné bezplatné odstoupení A cena?! Implementace organizace do systému je bezplatná Měsíčně náklady v ceně běžné útraty za mobilní volání 15 15
Zvýhodňujeme součinnost města? Jak? Škola, školka Školící prostory Kulturní středisko Správce IT Dobrovolní hasiči Městský úřad Městská policie Další úřady Technické služby 16
Malé závěrečné shrnutí Jsme stabilní společností s bohatými zkušenostmi Nabízíme kvalitní ESS za cenu mobilního tarifu Zvýhodňujeme/preferujeme součinnost zřizovatele Budeme rádi, když zapojíte kolegy z jiných měst 17
Náš zástupce Vám rád poskytne další informace Za společnost ICZ a.s. děkuji za Váš čas Aleš Šantora tel: +420 222 271 370 / email: ales.santora@i.cz 18