egon centrum Uherské Hradiště Word pro pokročilé Obsah kurzu 1. Rozšířená editace textu detailní formátování písma a odstavce 2. Práce se stránkou 3. Formátování dokumentu 4. Tabulky 5. Odkazy titulek, poznámka pod čarou, křížový odkaz, hypertextový odkaz, komentář, symboly, aut. tvary 6. Záložky, rejstřík, obsah 7. Vkládání obrázků a grafických objektů 8. Hromadná korespondence 9. Sledování změn 10. Používání šablon 11. Tisk dokumentu 1
Pracovní plocha tování písma Formát písma záložka Písmo typ, řez, velikost Příklady: Ariel obyčejné 10 Ariel tučné 10 (Ctrl+B) Ariel kurzíva 10 (Ctrl+I) Ariel tučné kurzíva 10 (Ctrl+B+I) Nejpoužívanější typy písma: Patkové Times New Roman, Garamond Bezpatkové Ariel, Calibri, Verdana Neproporcionální Courier 2
tování písma Formát písma záložka Písmo barva písma, styl podtržení, barva podtržení Barva (písma nebo podtržení): tování písma Formát písma záložka Písmo styl Příklady: Některé styly písma lze vzájemně kombinovat. Styl Skryté se zobrazí po zapnutí netisknutelných znaků. 3
tování písma Formát písma záložka Proložení znaků Měřítko zobrazení vybraného textu Proložení písma rozšířené mezery Proložení písma zúžené mezery tování písma Formát písma záložka Textové efekty Jedná se o velmi málo požívané formátování. 4
tování odstavce menu Formát > Odstavec pravým tlačítkem myši > Odstavec tování odstavce Odsazení a mezery Zarovnání vlevo, na střed, vpravo, do bloku. Odsazení číselné nastavení zarovnání odstavce vzhledem k okraji stránky. Speciální nastavení odsazení nebo předsazení odstavce. Mezery nastavení mezery před nebo za odstavcem. Řádkování nastavení řádkování. Přesná výšku řádku přepínací nabídka Výška. Tabulátory aktivace okna s detailním nastavením tabulátorů. 5
Tok textu tování odstavce Doporučení neměnit výchozí nastavení. Kontrola osamocených řádků poslední řádek odstavce nebude na další straně. Svázat řádky zabrání vložit konec stránky mezi řádky jednoho odstavce. Svázat s následujícím zabrání vložit konec stránky mezi vybraný a následující odstavec. Vložit konec stránky před vloží konec stránka před vybraný odstavec. Potlačit čísla řádků ve standardním zobrazení nemá vliv. Bez dělení slov v odstavci nebudou rozdělována slova. tování odstavce Ohraničení a stínování Menu Formát > Ohraničení a stínování nebo panel nástrojů Tabulky a ohraničení Ohraničení řádku, souvislého textu nebo odstavce. Volba stylu čáry Stínování barevné zvýraznění pozadí textu. Volba způsobu ohraničení Volba barevného pozadí textu 6
tování odstavce Pravítka a tabulátory Pravítko umožňuje ruční nastavení okrajů stránky a odstavců. Odsazení prvního řádku Odsazení zleva Předsazení prvního řádku Tabulátor levý (levá zarážka) Odsazení prvního řádku Předsazení prvního řádku Odsazení zleva Odsazení zprava tování odstavce Pravítka a tabulátory Tabulátory umožňují zaaretovat text na přesně definované pozici pomocí zarážek. Tabulátory se vždy vztahují k aktuálnímu odstavci. Výběr typu tabulátoru klikáním do čtverečku v levéčásti vodorovného pravítka se postupně zobrazují všechny dostupné typy tabulátorů. Nastavení tabulátoru ručně kliknutím myši na pravítku na pozici, kam má být tabulátor vložen, nebo pomocí hlavní nabídky. Úprava pozice tabulátoru uchopením tabulátoru myší a jeho posunutím na požadovanou pozici v pravítku. Smazání tabulátoru uchopením požadovaného tabulátoru myší a stažením směrem dolů pod pravítko. Použití tabulátoru tabulátory se definují pozice pro umístění textu. Vždy po stisknutí klávesy Tab skočí kurzor na pozici následujícího tabulátoru. Slouží k napsání textu do tabulky bez použití funkce Tabulky. 7
tování odstavce Pravítka a tabulátory Nastavení tabulátoru pomocí hlavní nabídky menu Formát > Tabulátory Zadání přesné číselné pozice tabulátoru Seznam tabulátorů v aktivním odstavci nebo řádku Definice zarovnání textu vůči tabulátoru Vodící znak typ čáry viditelné od předchozího tabulátoru do současné pozice tování odstavce Sloupce Menu Formát > Sloupce Definice počtu sloupců Zobrazení dělící čáry mezi sloupci Definice šířky sloupců Definice části dokumentu, na kterou se sloupce uplatní 8
tování odstavce styly Styl souhrn vlastností odstavce, který lze aktivovat jediným krokem. Menu Formát > Styly a formátování styly se zobrazí v podokně úloh Na panelu Standardní vedle změny typu písma vlevo tování odstavce styly Aplikace stylu 1. Vybrat odstavec nebo označit do bloku text, na který má být aplikován styl. 2. Z rozevírací nabídky vybrat styl a kliknout na něj myší. 3. Styl bude po kliknutí aplikován na vybraný odstavec nebo označený text. Výhody používání stylů: 1. Jeden formát písma a odstavce není nutno neustále nastavovat. 2. Při případné změně požadavku na zvolený styl postačí pouze upravit definici stylu a tento nový styl se uplatní u všech odstavců, u kterých byl styl definován. 9
tování odstavce styly Jednoduché vytvoření vlastního stylu 1. V dokumentu vytvoříme odstavec a naformátujeme ho podle svých požadavků (velikost a typ písma, zarovnání apod.). 2. Označíme text do bloku. 3. Myší klikneme do textu nabídky pro změnu stylu, vložíme požadovaný název stylu (např. Můj styl) a stiskneme Enter. 4. Styl bude přenesen do seznamu dostupných stylů a je možné ho kdykoliv použít. tování odstavce styly Vytvoření vlastního stylu Po otevření podokna úloh (prostřednictví menu Formát > Styly a formátování) zvolíme nabídku Nový styl. V otevřeném okně následně definujeme všechny formátovací parametry nového stylu včetně jeho názvu. 10
GRAFIKA VE WORDU Vkládání obrázk zků a grafických objektů Vkládání klipartu Klipart vektorový obrázek (složený z křivek), který je součástí MS Office. Postup pro vložení obrázku z klipartu: 1. Kurzor umístíme v dokumentu na místo, kam chceme vložit klipart. 2. Zvolíme menu Vložit > Obrázek > Klipart Po volbě nabídky Uspořádat klipy se otevře okno Galerie médií GRAFIKA VE WORDU Vkládání obrázk zků a grafických objektů Vkládání klipartu Kliparty jsou tříděny do kolekcí, ze kterých je lze vybírat. Vybírat lze z předinstalovaných nebo vlastních kolekcí. Klipart lze kopírovat do schránky, do jiné sekce galerie, odstranit ho, případně zobrazit podrobné informace včetně náhledu. 11
GRAFIKA VE WORDU Vkládání obrázk zků a grafických objektů Vkládání obrázku (z externího zdroje) Zásady obrázek by neměl být příliš velký a musí být v požadovaném formátu. Postup je podobný jako při vložení Klipartu menu Vložit > Obrázek > Ze souboru Volba způsobu zobrazení obrázků (ikony, miniatury, seznam atd.) Tlačítkem Vložit dojde ke vložení obrázku do dokumentu Touto volbou se vytvoří přímá vazba mezi dokumentem a souborem s obrázkem. Obrázek se fyzicky nevloží do dokumentu, po každém otevření se aktualizuje. GRAFIKA VE WORDU Vkládání obrázk zků a grafických objektů Vkládání automatických tvarů Automatické tvary např. čáry, křivky, bubliny, popisky, vývojové diagramy apod. Jsou dostupné z panelu nástrojů Kreslení. Po výběru konkrétního automatického tvaru se kurzor myši změní na kříž. Myší ho nastavíme na pomyslný horní levý roh a táhneme myší do požadované velikosti. Po uvolnění levého tlačítka myši se automatický tvar umístí na plochu dokumentu. 12
GRAFIKA VE WORDU Vkládání obrázk zků a grafických objektů Vkládání automatických tvarů Formát automatického tvaru dvojím kliknutím myší na vloženém objektu se otevře nabídka nástrojů pro formátovací úpravy. Je možné zvolit barvu čar automatického tvaru a jeho výplně, dále pozici a velikost automatického tvaru včetně možnosti otočení a změny měřítka. GRAFIKA VE WORDU Vkládání obrázk zků a grafických objektů Vkládání WordArtu WordArt trojrozměrné písmo, které se ve Wordu chová jako grafický objekt. Jsou dostupné z panelu nástrojů Kreslení Po stisknutí tlačítka WordArt se otevře Galerie objektů a následně výzva k zadání textu. Po zadání a potvrzení textů se text vloží do dokumentu. Text lze upravit kliknutím myší do již vloženého textu. 13
GRAFIKA VE WORDU Vkládání obrázk zků a grafických objektů Vkládání textového pole Textové pole malá editovatelná oblast v textu, poddokument nebo rovněž text v textu. V textovém poli je možné použít vlastní styl, řez, velikost a typ písma bez ohledu na okolní text, ve kterém se textové pole nachází. Vložení textového pole: Menu Vložit > Textové pole Nebo kliknutím na ikonu textového pole na panelu nástrojů Kreslení Změna formátu textového pole Dvojím kliknutím levého tlačítka myši na okraj rámečku, nebo kliknutím pravým tlačítkem myši a volbou Formát textového pole. OPERACE S DOKUMENTEM Komentář v dokumentu Komentář vlastní pomocný text k hlavnímu textu v dokumentu. Postup Kurzor nastavíme na místo, kde bude vložen komentář. Menu Vložit > Komentář Do prostoru vytvořeného objektu napíšeme komentář. Po vložení komentáře se otevře lišta Revize s prvky pro zobrazování, editaci a úpravu komentářů. Ikona Podokno revizí sledování podrobností k jednotlivým komentářům. 14
OPERACE S DOKUMENTEM Symboly Symboly běžné znaky (font Wingdings), které Word nabízí k obohacení dokumentu. Nejedná se o obrázky. OPERACE S DOKUMENTEM Automatický text Automatický text umožňuje nadefinovat často používaná slova a slovní spojení, která se při psaní textu nabídnou a případně vloží do textu. Word má některá slovní spojení již nadefinovaná. Pokud je slovní spojení již v databázi, jakmile začneme psát požadovaný text zobrazí se nad kurzorem popisek ve žlutém rámečku. Stisknutím klávesy Enter vložíme celý popisek přímo do textu. Příklad: Databázi slovních spojení si uživatel může sám vytvořit. 15
OPERACE S DOKUMENTEM Automatický text Vytvoření vlastního automatického textu Postup: Do dokumentu napíšeme požadovaný text a označíme ho do bloku. Menu Vložit > Automatický text > Nový Potvrzením tlačítkem OK dojde k uložení automatického textu. Automatické texty lze spravovat (upravovat, odebírat atd.) Menu Automatický text > Automatický text nebo Nástroje > Možnosti automatických oprav OPERACE S DOKUMENTEM Tezaurus Tezaurus databáze synonym, tj. slov stejného či podobného významu. Postup: Kurzor nastavíme před slovo, které má být nahrazeno, nebo slovo označíme do bloku a stiskneme Shift+F7. Word zobrazí podokno úloh s nalezenými slovy podobného významu. Kliknutím na šipku se rozevře nabídka s tlačítkem Vložit. Tím dojde k náhradě původního slova jeho synonymem. 16
DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Rejstřík, obsah, křížový k odkaz Obsah Předpoklad správně upravený dokument prostřednictvím stylů. Dále zvážit vhodný počet úrovní obsahu, aby byl obsah dostatečně přehledný a dostatečně vypovídající. Postup: Nastavíme kurzor na místo, kde bude obsah začínat Zvolíme menu Vložit > Odkaz > Rejstřík a seznamy DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Rejstřík, obsah, křížový k odkaz Obsah V okně Rejstřík a seznamy zvolíme záložku Obsah Náhled na vybraný formát obsahu Zobrazení a umístěníčísla stránek Výběr vodícího znaku mezi textem a číslem strany Volba formátu obsahu Určení počtu úrovní stylů zahrnutých do obsahu Zobrazení okna s možnostmi nastavení stylů, které budou použity pro generování obsahu Otevření okna pro úpravu stylů Zahájení generování obsahu 17
DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Rejstřík, obsah, křížový k odkaz Obsah Aktualizace obsahu obsah je aktuální vždy v okamžiku jeho vytvoření. Pokud text doplníme o další kapitoly či odstavce, dojde ke změněčísel stran. Proto je nutné obsah aktualizovat. Postup: Do prostoru obsahu klikneme pravým tlačítkem myši a zvolíme Aktualizovat pole. Následně zvolíme, jestli chceme aktualizovat pouze čísla stránek nebo vše i názvy polí obsahu. DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Rejstřík, obsah, křížový k odkaz Rejstřík Nejdříve je nutno definovat slova, která budou součástí rejstříku. Při generování rejstříku budou tato slova seřazena abecedně. Postup: Označíme požadované slovo do bloku a stiskneme Alt+Shift+X. Word zobrazí okno Označit položku rejstříku. Ponechat jedná se o aktuální stránku, na které se slovo nachází Volba zobrazení slov ve vygenerovaném rejstříku Zařazení slova do seznamu pro tvorbu rejstříku 18
DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Rejstřík, obsah, křížový k odkaz Rejstřík Po označení slov jako položek rejstříku umístíme kurzor na místo, kam má být rejstřík vložen. Volíme menu Vložit > Odkaz > Rejstříky a seznamy, záložka Rejstřík. Volba počtu sloupců, do kterých slova rejstříku natečou Volba vizuálního stylu rejstříku Potvrzení vytvoření rejstříku DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Rejstřík, obsah, křížový k odkaz Křížový odkaz Jedná se o značku vloženou na určitém místě dokumentu, na kterou je možné odkazovat se z jakékoliv jiné části dokumentu. Odkazovat je možno na nadpis, vysvětlivku, obrázek, tabulku, poznámku nebo záložku. Vhodné je např. použití záložek. Menu Vložit > Záložka Zadání názvu záložky Název bude vložen do seznamu záložek a záložka vložena na pozici kurzoru 19
DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Rejstřík, obsah, křížový k odkaz Vytvoření křížového odkazu na záložku Po vytvoření záložky je možno odkázat se na ni z kteréhokoliv místa dokumentu. Menu Vložit > Odkaz > Křížový odkaz Výběr typu odkazu Seznam vytvořených záložek Odkaz na text záložky, číslo stránky atd. Vložení odkazu na text záložky, číslo stránky atd. na pozici kurzoru DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Sledování změn Sledování změn v dokumentu Menu Nástroje > Sledování změn zobrazí se panel nástrojů Revize a ve stavovém řádku informace o zapnutém režimu sledování změn Pokud v dokumentu nejsou zobrazeny značky, zvolíme menu Zobrazit > Značky 20
DOPLŇKOV KOVÉ FUNKCE WORDU Sledování změn Sledování změn v dokumentu Změny zůstávají v dokumentu zobrazeny, dokud je nepřijmeme nebo neodmítneme. Možnosti jednotlivých akcí: Zobrazení jednotlivých druhů značek Další nebo předchozí vyznačená změna v dokumentu Přijetí změny buď konkrétní jedné změny nebo všech změn v dokumentu Odmítnutí změny či odstranění komentáře UŽITEČNÉ FUNKCE WORDU Hypertextový odkaz Hypertextový odkaz Word provádí automatickou změnu textu při psaní internetové nebo e-mailové adresy. Odstranění automatické opravy menu Nástroje > Možnosti automatických oprav. 21
UŽITEČNÉ FUNKCE WORDU Hypertextový odkaz Hypertextový odkaz Hypertextový odkaz je možné vytvořit z jakéhokoliv vloženého objektu obrázku, automatického tvaru, textu apod. Po zvýraznění zvoleného objektu menu Vložit > Hypertextový odkaz Seznam posledních prohlížených adres Odkaz je možné provést na jiná místa ve stejném dokumentu (např. záložky) nebo na jakýkoliv soubor v počítači Přímé vložení požadované adresy Hromadná korespondence Použití hromadné korespondence Hromadná korespondence umožňuje tisknout větší množství stejných dopisů (textů) s jinou adresou příjemce. Obecný postup při vytváření hromadné korespondence: Vytvoření zdroje dat databáze adres (v tabulce Wordu, v Excelu nebo v Accessu. Vytvoření vzorového dokumentu (dopisu) s vynecháním údajů, které se načtou z databáze. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového dokumentu. Sloučení dat spárování vzorového dokumentu a údajů z databáze. 22
Hromadná korespondence Vytvoření zdroje dat Spočívá v přípravě databáze např. adresáře osob ve Wordu. 1. V novém dokumentu vytvoříme tabulku s požadovaným počtem sloupců a řádků. 2. První řádek slouží k označení údajů v jednotlivých sloupcích. 3. Vyplníme tabulku údaji (daty) a uložíme dokument. Hromadná korespondence Vytvoření vzorového souboru Vzorový dokument běžný dokument Wordu, který navíc obsahuje odkazy, které položky z databáze se budou do výsledného dokumentu vkládat a na jaké místo. Po vytvoření samotného textu dopisu zvolíme menu Nástroje > Dopisy a korespondence > Hromadná korespondence 23
Hromadná korespondence Vytvoření vzorového souboru Po otevření podokna úloh vybereme prostřednictvím Pomocníka hromadné korespondence typ dokumentu Dopisy (krok 1). Dále je nutno definovat výchozí dokument Aktuální dokument (krok 2) Volba počátečního dokumentu aktuální dokument Výběr zdroje dat Hromadná korespondence Vytvoření vzorového souboru V kroku 3 vybereme příjemce korespondence jedná se o vytvořený soubor s daty organizovanými v tabulce ve Wordu. Pomocník nabídne procházení složkami a soubory na pevném disku. Po zvolení souboru se otevře okno Příjemci hromadné korespondence. Zde je možná volba či odstranění příjemců hromadné korespondence. Výběr příjemců potvrdíme tlačítkem OK. 24
Hromadná korespondence Vytvoření vzorového souboru Po výběru příjemců přejdeme k dalšímu kroku Vytvořit dopis (krok 4). Vložení celého bloku adres Individuální výběr položek Hromadná korespondence Vytvoření vzorového souboru Vložení celého bloku adres Individuální výběr položek 25
Hromadná korespondence Vytvoření vzorového souboru V kroku č. 5 dojde ke sloučení vzorového dokumentu se souborem adres. Je umožněn náhled a kontrola dopisů s konkrétními adresami. Hromadná korespondence Vytvoření vzorového souboru V kroku č. 6 je možné ještě provést úpravy jednotlivých dopisů, případně sloučit dopisy prostřednictvím odkazu Tisk. 26
Děkuji za pozornost. 27