Postup při plánování nákladů (Příručka pro správce systému CEM) SOFTLINK s.r.o., Tomkova 409, 278 01 Kralupy nad Vltavou. IČ: 27 10 96 82 Telefon: + 420 315 707 111, e-mail: sales@softlink.cz, WEB: www.softlink.cz 1
Postup při plánování nákladů 1. Úvod Plánování nákladů je potřebné provést vždy na začátku nového roku, nejlépe v průběhu měsíce prosince, nebo ledna. Pokud není nový rok naplánován do konce ledna, je již plánování výrazně problematičtější. Plánované nákladové položky lze rozdělit do dvou skupin: a) Dynamické nákladové položky položky, kde se skutečné náklady v čase dynamicky mění (voda, plyn, elektřina ) b) Statické nákladové položky položky, které se nemění a CEM pouze pomáhá s jejich naplánováním, eviduje je a zobrazuje (fond oprav, odpadky...) Plánování každé skupiny je trochu odlišné. Postup při plánování dynamických i statických nákladových položek je podrobně popsán na níže uvedených příkladech (plyn, voda, fond oprav) s upozorněním na odlišnosti při jejich plánování. Plánování nákladů je potřebné provést vždy na začátku nového roku, nejlépe v průběhu měsíce prosince, nebo ledna. Pokud není nový rok naplánován do konce ledna, je již plánování výrazně problematičtější. 2. Založení nového roku Plánování nákladů musíme provést vždy položku po položce. Náklady plánujeme v sekci Náklady, jednotlivé nákladové položky jsou v nákladovém stromu v levé části obrazovky označeny zeleným symbolem ( bankovka ). Kliknutím na danou položku (kupříkladu Plyn ) se zobrazí stránka dané nákladové položky a daná položka se v nákladovém stromu označí tučným písmem. Plánování každé položky začneme tím, že pro ni tlačítkem Vytvořit nový rok založíme nový rok: 2
3. Revize rozdělení nákladu mezi jednotlivé služby Protože nákladová položka je vždy spojena s jednu nebo více službami, které z daného nákladu čerpají (kupříkladu náklady na plyn do kotelny se obvykle promítají do služby vytápění objektu a do služby ohřevu teplé vody), je vhodné před samotným plánováním provést revizi nastavení rozdělení nákladu mezi jednotlivé služby. Ujasníme si, zda nechceme změnit způsob/poměr rozdělení nákladu mezi služby, nebo zda nechceme změnit průběh čerpání nákladů v čase. Služby, které máme přiřazeny k nákladu vidíme v druhém sloupci nákladového stromu, jsou označeny červeným symbolem ( rozlomený koláč ). Kliknutím na vybranou položku si otevřeme formulář dané služby. Kliknutím na ikonku uprav ( ) otevřeme formulář Nastavení rozdělení nákladů do režimu editace a zkontrolujeme nastavení: V horní části formuláře jsou volby pro nastavení rozpočítání nákladu na danou službu (tj. pro výpočet skutečnosti ): Název: - název dané služby Část nákladu v %: - kolik procent nákladu jde na danou službu Topný náklad: - zakliknutím označíme pokud se jedná o topný náklad (kde je specifický způsob dělení nákladu) Použít předp.spotř: -zaklikneme, pokud chceme použít jinou variantu časového rozložení nákladu v roce, než rovnoměrné rozdělení ( = každý měsíc 1/12 nákladu) Ve spodní části formuláře jsou volby pro nastavení plánovače záloh (nástroje pro výpočet záloh): Plánovat zálohy podle: - výběr klíče pro plánování záloh Část nákl. pro návrh záloh: - na kolik procent nákladu se mají vyplánovat zálohy na danou službu. Obvykle se pro plánování záloh používá stejný statický klíč, jaký se používá pro dělení nákladů mezi byty. Pokud se pro dělení nákladu nepoužívá žádný statický klíč (kupříkladu náklady na vodu.se dělí pouze dle náměru vodoměrů), zvolí se pro daný náklad dohodnutý statický klíč (kupříkladu dle počtu osob). Obdobně, obvykle volíme pro návrh záloh, které mají na danou službu platit jednotlivé byty, stejnou část nákladu, jakou budeme na danou službu v reálu skutečně rozpočítávat (tj. procento v horní a spodní části formuláře je typicky stejné ) 3
Pokud jsme zvolili jinou variantu časového rozložení nákladu do jednotlivých měsíců než rovnoměrné dělení (tj. pokud máme zakliknutou volbu Použít předpoklad spotřeby ), objeví se nám ve spodní přehledové tabulce záložka Předpoklad spotřeby. Kliknutím na záložku si zobrazíme editační tabulku, ve které můžeme pro každý měsíc nastavit ručně přiměřenou část ročního nákladu. Hodnoty se nastavují v procentech a součet všech políček musí dávat 100%. Nastavení pomocí individuálních měsíčních koeficientů se používá tam, kde jsou náklady typicky čerpány sezónně, kupříkladu u topení, nebo i u spotřeby vody. Pokud systém počítá se sezónními výkyvy při spotřebě (tepla, vody ) je průběžná kontrola čerpání nákladů přesnější a předpověď stavu má vyšší vypovídající hodnotu. Pro rozložení nákladů na teplo typicky používáme klimatickou řadu dle Vyhlášky 372/2001 Sb (viz spodní obrázek, kde jsou hodnoty platné pro rok 2010), kterou si časem můžeme upravit dle vlastních historických dat. Pro co nejrealističtější rozložení nákladů na vodu můžeme jako základ použít rovnoměrné rozplánování (kliknutím na Rovnoměrné naplánování spotřeby si vyplníme číselnou řadu rovnoměrným rozdělení 8,33333% měsíčně), kterou si můžeme postupně upravovat dle vlastního pozorování vlivu sezónnosti (= pravidelné snižování spotřeby v letních měsících). 4
4. Naplánování nákladů na dynamickou nákladovou položku Typickou vlastností dynamických nákladových položek (plyn, voda, elektřin, teplo ) je jejich proměnlivost v čase. Každý rok je trochu jiný, a to jak z pohledu spotřeby (počasí, obsazenost bytů ), ta i z pohledu nákladů (měnící se ceny energií a médií ). Při plánování nákladů vycházíme z odhadu očekávané spotřeby, kterou nejlépe stanovíme pohledem do historie. V dalším kroku pak zavedeme očekávané (nasmlouvané) ceny energií a médií a očekávané další náklady spojené s danou nákladovou položkou, které chceme rozpočítat v rámci služeb, navazujících na danou nákladovou položku. Postup při plánování nákladů na dynamickou položku je popsán na příkladu plánování nákladů na dodávku plynu do domu, kde se plyn využívá ve společné kotelně pro vytápění domu a ohřev teplé vody. Nákladovou položkou je tedy Plyn, navazujícími službami (za které platí uživatelé bytů) jsou služby Topení a Ohřev vody. Kliknutím na položku Plyn ve nákladovém stromu si otevřeme prázdný plánovací formulář plynu. Nejdříve vyplníme pole plánovaná spotřeba, kde vložíme očekávanou souhrnnou roční spotřebu plynu (v m3). Při stanovení souhrnné spotřeby plynu se můžeme podívat do historických dat v systému CEM tak, že si vlevo nahoře proklikneme jiný rok (kupříkladu minulý rok) a otevřeme si stejný plánovací formulář, kde v řádku Skutečná spotřeba najdeme údaje o spotřebě po jednotlivých měsících. Údaje sečteme a použijeme pro nový odhad spotřeby. Pokud nemáme k dispozici historické údaje, spotřebu plynu v minulých letech zjistíme kupříkladu z dodavatelských faktur. V daném příkladě činila celková spotřeba za minulý rok 8 443 m3 (=součet měsíčních položek). Jako plánovanou spotřebu plynu pro příští rok si stanovíme hodnotu 8500 m3. 5
Hodnotu 8 500 m3 vložíme do pole Plánovaná spotřeba a klikneme na tlačítko Změnit. V podrobné plánovací tabulce Plánování nákladů se tato položka automaticky rozplánuje po jednotlivých měsících v závislosti na tom, jak je nastaveno procentní rozdělení mezi Teplo (60%) a Ohřev vody (40%), a jak je v jednotlivých službách nastaven předpoklad spotřeby (= procentuelní rozložení spotřeby po jednotlivých měsících) viz popis v bodě 3. Pokud se pro topení i ohřev vody používá společná kotelna, jsou náklady na teplo a na teplou vodu technicky těžko rozlišitelné. Nejpoužívanější metodou je administrativní dělení nákladů globálním ročním koeficientem (v našem případě je stanoveno, že z celkových ročních nákladů se 60% alokuje na topení, a 40% na ohřev teplé vody). Z dlouhodobých zkušeností vyplývá, že reálný podíl topení na celkových nákladech na tepelnou energii se pohybuje mezi 60% a 70%. Správnost nastavení rozdělení mezi topení a ohřev vody se dá ověřit na historických datech z CEM: - pokud skutečná měsíční spotřeba je ve všech měsících zhruba proporcionální s plánem, je koeficient nastaven správně; - pokud je v zimních měsících skutečná spotřeba nad plánem a v letních pod plánem, je potřebné snížit podíl topení a zvýšit podíl ohřevu teplé vody. - pokud je v zimních měsících skutečná spotřeba pod plánem, a naopak, v létě je nad plánem, je potřebné snížit podíl topení a zvýšit podíl ohřevu vody. Jelikož má ale každý rok trochu jiný klimatický průběh (teplá zima/studená zima), doporučujeme změnit všeobecně akceptovaný a vyzkoušený podíl 60:40 pouze po zralé úvaze (když je disproporce vysoká, nebo když se disproporce (byť nižší) objevuje opakovaně několik let po sobě. V dalším kroku namodelujeme očekávané ceny plynu za celý rok, po jednotlivých měsících. Ceny zjistíme ze smlouvy na odběr plynu, z oznámení o výši záloh, nebo (v nejhorším případě) z poslední faktury za plyn. Cenu za plyn vkládáme vždy ve dvou položkách: měsíční paušál a cena za kubík. Faktury za plyn jsou od různých dodavatelů různé, jsou poměrně složité a dopracovat se k tomu, jaká je skutečná cena za m3 plynu a jaký je měsíční paušál nemusí být jednoduché. V přípravě na plánování nákladů se případně obraťte na dodavatele s požadavkem na vysvětlení jednotlivých položek ve vaší odběrné smlouvě, nebo faktuře. Pokud očekáváme zvýšení ceny plynu v průběhu roku, můžeme si cenu za plyn zadat v různých měsících různě. Po vyplnění všech políček Cena za jednotku a Měsíční paušál ve všech 12-ti měsících hodnoty uložíme kliknutím na tlačítko Uložit plán ve spodní části formuláře. 6
V dalším kroku si zavedeme předpokládaní další náklady spojené s dodávkou plynu, které chceme promítnout do nákladů za služby topení a ohřevu teplé vody. Jsou to kupříkladu výměny měřičů, náklady na revize a kontroly kotelny a rozvodných systémů (pokud tyto náklady nepokrýváme z jiných rozpočtových položek, kupříkladu z fondu údržby, nebo oprav.). Další náklady vložíme do jednotlivých měsíců tak, že klikneme na položku Celkem (plán) ostatní náklady v tom měsíci, kdy předpokládáme, že bude daný náklad vynaložen. Suma dalších nákladů za celý rok se připočte k nákladům za dodávku plynu tak, že se rovnoměrně rozloží do celého roku podle stejného časového plánu, jaký se používá pro rozložení spotřeby plynu. Kliknutím na položku Celkem (plán) ostatní náklady se otevře formulář pro zavedení nákladu. Vyplníme název (popis) položky a výši nákladu a klikneme na tlačítko Přidat. Položka se přesune do horní části formuláře. Takto můžeme zavést do jednoho měsíce i několik různých položek, které pak vidíme v horní části formuláře pod sebou.. Editaci položek ukončíme tlačítkem Zavřít nastavení, v poli Celkem (plán) ostatní náklady daného měsíce se objeví součtová hodnota všech vložených položek. Po vložení všech nákladů vidíme v řádku Náklady na spotřebu náklady na dodávku plynu v jednotlivých měsících, v řádku celkové náklady vidíme po jednotlivých měsících náklady na plyn povýšené o další náklady. Řádek Opravné položky slouží pro zavádění oprav plánu v průběhu roku tak, aby se s každou opravou neměnil celý plán zpětně. Každá opravná položka se rovnoměrně rozloží pouze do zbývajícího období do konce roku. (příklad: když zavedeme opravnou položku v měsíci září, rozloží se na období září až prosinec. Opravné položky mohou být kladné i záporné a pomocí nich lze korigovat zejména skutečná výše Ostatních nákladů (kupříkladu upřesnit výši nákladu, nebo doplnit náklad, na který se při plánování zapomnělo). 5. Naplánování záloh na dynamickou nákladovou položku Náklady na nákladovou položku (Plyn) jsou typicky pokryty zálohami za navazující služby (Topení, Ohřev vody. Když si tedy sečteme celkové náklady za celý rok, výsledná suma (v našem případě 133 500,- Kč) by měla být pokryta ze záloh za teplo a teplou vodu (tuto sumu si můžeme pro přehled napsat do pole Celkem fa. za rok, které je u dynam. položek pouze informativní). Současnou hodnotu sumy záloh za topení a ohřev vody vidíme v poli Součet záloh pro tento rok. Pokud suma záloh nepostačuje, měli bychom jednotlivým bytům změnit rozpis záloh. O tom, zda jsou zálohy dostatečné na pokrytí plánovaných nákladů, se můžeme ujistit i přímo v modulu pro plánování záloh tak, jak je to popsáno níže. 7
Pro plánování záloh přejdeme kliknutím na jednotlivé služby v nákladovém stromu. Kliknutím na službu Ohřev vody si zobrazíme přehledovou tabulku dané služby. Klikneme na záložku Nastavení záloh a zobrazíme si tabulku záloh jednotlivých bytů. Ve sloupci návrh měsíční zálohy vidíme, jaká částka z celkových nákladů na danou položku (Plyn) připadá dle zvoleného principu plánování záloh (viz pole Plán záloh v horní tabulce) na kterou bytovou jednotku, podílející se na nákladech. V sloupci Aktuální měsíční záloha vidíme, jaká je výše aktuálně vybírané zálohy (...samozřejmě za předpokladu, že tento údaj byl do systému vložen správně!). Pokud je u některého bytu vypočtený podíl nižší než aktuální výše zálohy, číslo je podbarveno červeně. Na níže uvedeném příkladu vidíme, že u bytu č. 6 je výše zálohy o významnou částku nižší než vypočtený podíl, takže je potřebné zálohu zvýšit. Zálohu zvýšíme provedeném příslušných administrativních kroků (dohoda, písemné oznámení uživateli ) a v systému CEM zadokumentujeme novou výši zálohy pomocí formuláře nastavení zálohy, který otevřeme tlačítkem změň. Zálohy lze v systému změnit jak s odloženou platností, tak i se zpětnou platností, důležité je, aby výše zálohy a termín, odkdy nová výše zálohy platí, odpovídaly tomu, co bylo s uživatelem bytu předepsanou procedurou dohodnuto. Správnost provedené změny zkontrolujeme ve výpisu aktuálního nastavení záloh (částka i datum platnosti). 8
Klikneme v nákladovém stromu na službu Topení a obdobným způsobem zkontrolujeme a přeplánujeme i zálohy za službu Topení: Po nastavení záloh obou služeb navázaných na nákladovou položku plyn by součet záloh měl být vyšší, než plánované roční náklady: Použití tlačítka Uzavřít plán není pro funkčnost systému povinné. Uzavřením plánu pouze znemožníme průběžnou editaci jednotlivých položek plánu, s výjimkou opravných položek. Uzavření plánu tedy můžeme použít v tom případě, pokud chceme zafixovat původní nastavení plánu po celý zbytek roku tak, aby bylo zřejmé, k jakým změnám došlo v průběhu roku. Pro případné změny v nákladech pak používáme výhradně opravné položky. Uzavřením plánu se zamknou pouze hodnoty plánované spotřeby, cen a dalších nákladů, změnu nastavení záloh lze provést kdykoli i při uzavřeném plánu. 9
Obdobným způsobem jako u nastavení nákladové položky plyn postupujeme i při nastavování ostatních dynamických nákladových položek (tj. tam, kde průběžně měříme skutečné náklady). Náhled na plánovací tabulku nákladové položky Vodné / stočné je uveden níže s označením odlišností od plánovací tabulky pro plyn. Při definici nákladů na vodu a elektřinu musíme mít přepnutý Typ zobrazení na volbu Podle náměru měřidel (pokud chceme rozpočítat celý náklad), nebo Pevné rozdělení nákladu (pokud chceme rozpočítat pouze část nákladu, stanovenou fixním koeficientem). Stejné volby používáme i v tom případě, pokud se jedná o měření tepla s využitím bytových kalorimetrů. Naproti tomu u měření tepla denostupňovou metodou je potřebné použít volbu Rozdělení tepla při které se aktivují specielní funkce pro nastavení denostupňové metody. Pokud náklady plánujeme v průběhu ledna, ve sloupci měsíce ledna již vidíme i skutečnou dílčí spotřebu za uplynulou část měsíce. 10
6. Naplánování nákladů na statickou nákladovou položku Statické nákladové položky (odvoz odpadu, fond údržby, fond oprav, anuita, nájemné, správa domu ) jsou takové položky, které systém CEM neměří a nesleduje, pouze pomáhá s jejich naplánováním a se správou fondů, ze kterých se dané náklady platí. Konkrétně pomáhá správci naplánovat příspěvky jednotlivých bytů do daného fondu tak, aby byly spravedlivé a odpovídaly očekávaným nákladům, eviduje výši těchto příspěvků ( záloh ) a zobrazuje výši příspěvků jednotlivých bytů v sumarizační tabulce nákladů na bydlení tak, aby uživatelé bytů viděli všechny své náklady na bydlení na jednom místě a mohli je porovnávat s tím, co skutečně za své bydlení platí. Pokud tedy tyto položky nebudou do systému zavedeny, nemá to žádný vliv ani na chod systému CEM, ani to negativně neovlivní vnitřní procesy v domě ( samozřejmě za předpokladu, že procesy plánování výše těchto nákladových položek, stanovování korektní výše příspěvků jednotlivých bytů a evidence příspěvků jsou korektně prováděny vně systému ). Postup při plánování nákladů na statické nákladové položky je jednodušší, než plánování dynamických nákladů a je vysvětlen na příkladu plánování položky Fond oprav. Kliknutím na položku Fond oprav v nákladovém stromu si otevřeme plánovací tabulku pro fond oprav a založíme nový rok. V tabulce nastavení vidíme název nákladu, typ zobrazení a stávající součet záloh za rok tak, jak jsou momentálně v systému nastaveny. U položek, kde příspěvky ( zálohy ) určujeme jednotlivým bytům podle jednoznačného rozdělovacího klíče (kupříkladu podle podílu podlahové plochy), vždy musíme zapnout volbu Paušální náklad. U položek, kde je pro každý byt určena individuální platba (kupříkladu anuita) zapneme volbu Individuální platba. Pokud předpokládáme, že zůstatek ve fondu oprav společně se součtem záloh na tento rok budou stačit na pokrytí nákladů na opravy domu (a nemáme jiný důvod pro změnu výše plateb jednotlivých bytů), vložíme do editačního pole Celkem fa. za rok stejnou částku, jaká je v okně Součet záloh pro tento rok, tj. v našem případě 85 224,- Kč. Pokud s ohledem na plánované opravy a aktuální stav na účtu vidíme, že částka vybraná do fondu oprav nebude na opravy domu stačit a rozhodneme se zvýšit uživatelům příspěvky do fondu oprav, stanovíme si celkovou nejdříve částku, kterou chceme za rok na příspěvcích vybrat (kupříkladu 140 000,- Kč), tuto částku vložíme do editačního pole Celkem fa. za rok a uložíme tlačítkem Změnit. 11
7. Naplánování záloh (příspěvků) na statickou nákladovou položku Zatímco zálohy na dynamické nákladové položky (voda, topení ) jsou zúčtovatelné (tj. na konci zúčtovatelného období se provede jejich individuální vyúčtování a finanční vyrovnání nedoplatků/přeplatků), u statických nákladových položek se v principu ve většině případů nejedná o zúčtovatelní zálohy, ale o dohodnuté příspěvky do fondů, ze kterých se pak platí dané služby (správa, opravy, údržba, členské příspěvky, odvoz odpadu ). Zásadní odlišnost při plánování a stanovování příspěvků na statické nákladové položky je v tom, že pro zajištění spravedlnosti je nutné, aby každý přispěvatel do daného fondu (=bytová jednotka) platil přesně tu částku, která mu byla určena dohodnutým rozdělovacím klíčem. To znamená, že princip spravedlnosti se tam uplatňuje již při stanovování záloh, a žádné závěrečné zúčtování tam neprobíhá. Příspěvky na statické nákladové položky (pro jednotnost uživatelského rozhraní jsou i zde nazývány Zálohy ) se v systému CEM technicky stanovují úplně stejně, jako zálohy na dynamické nákladové položky, pouze je potřebné věnovat výši záloh vyšší péči a stanovovat je přesně dle návrhu systému. Postup při plánování záloh na statické nákladové položky je opět ukázán na příkladu plánování položky Fond oprav. Kliknutím na službu Fond oprav (červená ikonka) v nákladovém stromu si zobrazíme přehledovou tabulku dané služby. Ujistíme se o tom, že máme vybranou správnou volbu klíče pro plánování záloh (celková podlahová plocha?, započitatelná podlahová plocha?, vytápěná podlahová plocha? ). Pokud chceme tuto volbu změnit, tlačítkem uprav ( ) přejdeme do režimu editace, provedeme volbu správného klíče a tlačítkem Změnit volbu uložíme. Klikneme na záložku Nastavení záloh a zobrazíme si tabulku záloh jednotlivých bytů. Pokud jsme při plánování nákladů změnili celkovou výši výběru do fondu (položku Celkem fa. za rok jsme stanovili na jinou hodnotu, než jaký je Součet záloh pro tento rok ), je potřebné přenastavit zálohy všech bytů přesně na takovou hodnotu, jakou navrhuje systém ve sloupci Návrh měsíční zálohy. Zálohy samozřejmě nejdříve fakticky změníme předepsanou procedurou (odhlasování na členské schůzi, písemné oznámení uživatelům ) a až následně zadokumentujeme v systému CEM stejným postupem, jako u příkladu pro plánování záloh u plynu (viz bod 5. tohoto návodu). 12
Jak je vysvětleno v úvodu této kapitoly, statické náklady se ve skutečnosti mezi uživatele nerozpočítávají. Aby však systém CEM správným způsobem tyto náklady zahrnoval do průběžné měsíční bilance nákladů na bydlení, musí být správně nastaven rozdělovací klíč nákladů, který v tomto případě funguje pouze pro správné zobrazování průběžné bilance. V dalším kroku proto zkontrolujeme, zda máme pro rozdělování statických nákladů zvolen stejný klíč, jako pro jejich plánování. Pro nastavení rozdělovacího klíče klikneme na ikonku klíč ( ). Při běžném nastavení statických nákladů by v poli Pořadí zpracování klíče měla být hodnota 1, a v poli Použitá část z rozděleného nákladu % by měla být hodnota 100 ( tato pole slouží pro rozdělení nákladu pomocí více klíčů najednou, což je u statických nákladů v podstatě nevyužitelné ). Přepínačem Typ rozdělení nákladů vybereme stejný klíč, jaký jsme vybrali pro plánování záloh (pole Plánovat zálohy podle v nastavení rozdělení nákladu ). V tabulce Nastavené byty se zároveň můžeme ujistit, zda jsou do rozdělovacího klíče zahrnuty všechny bytové jednotky, které se mají na nákladech na danou položku podílet. Na závěr se v nastavení nákladu ( ) ujistíme, zda součet záloh na danou nákladovou položku opravdu odpovídá plánované částce Tento dokument byl vytvořen společností SOFTLINK s.r.o. jako pomůcka pro správce systému pro kontrolu nákladu na bydlení CEM, dodávaného společností SOFTLINK. Případné připomínky posílejte na: sales@softlink.cz.. Verze: 1.2; Datum poslední aktualizace: 7.1.2011; SOFTLINK s.r.o. 13