Uživatelský manuál služby Vážená paní, vážený pane, služba @FAKTURA 24 je moderní forma fakturace, která Vám umožní vystavovat, odesílat a pijímat faktury v elektronické podob. Služba @FAKTURA 24 Vám ušetí as a náklady spojené s fakturací. Služba @FAKTURA 24 je Vám k dispozici 24 hodin denn, 7 dní v týdnu, 365 dní v roce 1) pímo ve Vašem úetním systému nebo 2) na internetové adrese: www.faktura24.cz Telefonní podpora služby v eské republice volejte Klientské centrum Finanní skupiny eské spoitelny: 956 777 555 ze zahranií mžete volat na telefonní íslo: +420 956 777 555 Internetová podpora služby faktura24@csas.cz 3-6768 07/2010 1/35
O B S A H 1. ÚVOD...3 2. PIHLÁŠENÍ...3 3. FUNKCE PORTÁLU SLUŽBY @FAKTURA 24...3 3.1. ODESLÁNÍ DOKUMENT...4 3.1.1. ODESLANÉ DOKUMENTY...4 3.1.1.1. Výbr...5 3.1.1.2. Tídní...6 3.1.1.3. Zobrazení dokumentu...6 3.1.1.4. Historie...7 3.1.1.5. Profil píjemce...8 3.1.2. ODESLAT DOKUMENT...8 3.1.2.1. Import dokumentu/souboru do portálu...9 3.1.2.2. Import nkolika dokument v souboru zip...10 3.1.2.3. Vytváení vlastní grafické prezentace faktury (vlastní PDF)...10 3.1.2.4. Upozornní emailem...12 3.2. PIJÍMÁNÍ DOKUMENT...12 3.2.1. PIJATÉ DOKUMENTY...12 3.2.1.1. Výbr...13 3.2.1.2. Tídní...13 3.2.1.3. Export dokumentu z portálu...14 3.2.1.4. Zobrazení dokumentu...16 3.2.1.5. Historie...18 3.2.1.6. Píloha...19 3.2.1.7. Profil odesílatele...19 3.2.2. OPRÁVNNÍ PÍSTUPU...19 3.2.2.1. Udlení pístupových práv...19 3.2.2.2. Upozornní emailem v pípad nových nebo nezpracovaných dokument...21 3.3. VYTVOENÍ FAKTURY ON-LINE...21 3.3.1. POPIS FUNKCÍ...21 3.3.2. EDITACE VÝCHOZÍCH HODNOT...24 3.3.3. EDITACE FAKTUR...25 3.3.4. PIKLÁDÁNÍ PÍLOH K FAKTUE...26 3.3.5. UKONENÍ FAKTURY...26 3.3.6. POTVRZENÍ FAKTURY...26 3.3.7. ODESLÁNÍ FAKTURY...26 3.3.8. KONTROLA ODESLÁNÍ FAKTURY...26 3.3.9. VYTVOENÍ NOVÉ FAKTURY...26 3.3.10.VYTVOENÍ KOPIE FAKTURY...29 3.3.11.FUNKCE DOSTUPNÉ PRO VÍCE FAKTUR NAJEDNOU...29 3.3.12.NÁHLED...29 3.4. NASTAVENÍ...30 3.4.1. PARTNEI...30 3.4.1.1. Výbr...30 3.4.1.2. Tídní...30 3.4.1.3. Profil odesílatele/profil píjemce...31 3.4.2. VÝBR PARTNER...31 3.5. MOŽNOSTI PODPORY...33 3.6. SPRÁVA FAKTURACE VÍCE SPOLENOSTÍ NAJEDNOU...33 4. TECHNICKÉ PEDPOKLADY VYUŽITÍ SLUŽBY...35 3-6768 07/2010 2/35
1. Úvod Služba @FAKTURA 24 umožuje vystavovat, odesílat a pijímat faktury elektronicky. Klient mže využívat službu: pímo ve svém úetním (ERP) systému prostednictvím internetového portálu eské Spoitelny na adrese www.faktura24.cz Tento uživatelský manuál popisuje užívání služby @FAKTURA 24 pro klienty, kteí využívají službu prostednictvím internetového portálu služby @FAKTURA 24. 2. Pihlášení Do služby se pihlašte prostednictvím klientského certifikátu uloženého na ipové kart. Pihlášení ke služb mžete realizovat prostednictvím adresy: http://www.faktura24.cz nebo http://business24.cz (viz Obrázek 1). Odkaz je také umístn na stránkách www.csas.cz. Obrázek 1: Pihlašovací stránka ke služb @FAKTURA 24 Popis pihlášení: Zvolte volbu KLIENTSKÝM CERTIFIKÁTEM. Prove te identifikaci prostednictvím klientského certifikátu: o vložte ipovou kartu do teky pipojené k Vašemu poítai (viz Píruka pro klientský certifikát), o po vyzvání zadejte PIN k Vaší ipové kart, o po potvrzení, ovení certifikátu a uživatele, Vám bude zpístupnna aplikace @FAKTURA 24. 3. Funkce internetového portálu služby @FAKTURA 24 Po úspšném pihlášení prostednictvím certifikátu uloženého na ipové kart mžete využívat funkce portálu služby @FAKTURA 24. Uživatelé mohou využít funkností Odeslat dokument, Pijmout dokument a Nastavení (viz Obrázek 2). 3-6768 07/2010 3/35
Obrázek 2: Výbr funkcí 3.1. Odeslání dokument Pokud chcete v portálu služby @FAKTURA 24 odeslat dokumenty, nastavte kurzor na levou horní položku menu Odeslat dokument. Automaticky se oteve rozbalovací menu. Toto menu nabízí uživateli ti možnosti: Odeslané dokumenty Import dokumentu Vytvoit fakturu Položka Odeslané dokumenty slouží k zobrazení Vámi odeslaných dokument. Pomocí funkce Import dokumentu mžete Vašim zvoleným píjemcm odesílat nové dokumenty, aktuáln faktury, které byly vytvoeny mimo portál služby @FAKTURA 24, napíklad ve Vašem ERP systému. Funkce Vytvoit fakturu umožuje vytváet a editovat faktury pímo v internetovém portálu. Podrobnji je tato funkce popsána v kapitole 3.3 Vytvoení faktury on-line. 3.1.1. Odeslané dokumenty Ve složce Odeslané dokumenty (viz Obrázek 3) se zobrazují všechny Vaše odeslané dokumenty. 3-6768 07/2010 4/35
Obrázek 3: Odeslané dokumenty Pro snadnjší vyhledání dokument, které si chcete zobrazit, mžete seznam filtrovat podle rzných výbrových kritérií. U každého dokumentu jsou zobrazeny informace týkající se status (Zobrazeno, Staženo). 3.1.1.1. Výbr Funkce výbru dovoluje jednoduše vyhledat a zobrazit dokumenty dle zadaných kritérií. Zadejte požadovaná kritéria pro výbr a kliknte na Vybrat. Podrobnji zadaná kritéria Vám poskytnou pesnjší výsledky vyhledávání. Pokud nebudou nalezeny žádné dokumenty, které odpovídají Vaším kritériím pro výbr, budete o tom informováni zprávou Tomuto výbru neodpovídají žádné dokumenty. Zmte prosím kritéria výbru!. V tabulce se zárove nezobrazí žádné dokumenty. Odeslané dokumenty mohou být ve výbru filtrovány podle následujících kritérií:. dokumentu Dokumentm, které chcete odeslat, musíte pidlit íslo dokumentu. U faktur je to zpravidla íslo faktury. Mžete vybrat nkolik dokument s podobnými ísly tak, že zadáte nkolik prvních íslic nebo písmen této ady dokument. Píjemce Mžete vybrat jednoho konkrétního píjemce nebo všechny píjemce. Datum vystavení Datum vystavení je datum uvedené v dokumentu. Mžete vybrat dokumenty, které byly vystaveny bhem uritého období nebo v uritý den. Pokud chcete zobrazit všechny faktury vystavené v jednom konkrétním dnu nap. 15.5.2007, zvolte datum vystavení od 15.5.2007 do 16.5.2007. Tento princip platí obecn pro všechna vyhledávání dle data. Datum odeslání Datum odeslání je datum, ve kterém byl dokument odeslán do systému. Datum odeslání a datum vystavení jsou shodné, pokud byl dokument penesen ve stejný den, kdy byl vystaven. Mžete vybrat dokumenty, které byly odeslány bhem uritého období nebo v uritý den. Typ dokumentu Pokud posíláte pes službu @FAKTURA 24 nkolik typ dokument, tj. faktury, dobropisy a vrubopisy, mžete vybrat odeslané dokumenty podle píslušného typu dokumentu. Mžete si nechat zobrazit jeden konkrétní typ dokumentu nebo všechny typy dokument. 3-6768 07/2010 5/35
Datový formát Posíláte-li dokumenty v rzných formátech, mžete vybrat tyto dokumenty podle datového formátu, nebo si zobrazit dokumenty bez ohledu na jejich formát dat. Zobrazeno Mžete vybrat konkrétní dokumenty, které již byly nebo naopak nebyly zobrazeny píjemcem, anebo mžete vybrat všechny dokumenty. Staženo Mžete vybrat konkrétní dokumenty, které již byly nebo naopak nebyly staženy píjemcem, anebo mžete vybrat všechny dokumenty. Pokud zadáte uritá kritéria pro výbr, ale nechcete v tomto výbru pokraovat, kliknte na Smazat. Kritéria pro výbr jsou pak nastavena zpt na pvodní hodnoty. 3.1.1.2. Tídní Dokumenty uvedené v seznamu mžete v každém sloupci adit vzestupn nebo sestupn. Pod názvem každého sloupce v pehledu, jsou šipky, které umožují seazení dokument vzestupn nebo sestupn, podle toho, kterou šipku zvolíte. Dokumenty v následujícím píkladu jsou seazeny podle data vystavení v sestupném poadí (viz Obrázek 4). Obrázek 4: Data seazená sestupn podle data vystavení 3.1.1.3. Zobrazení dokumentu Ve sloupci. dokumentu si mžete jednotlivý dokument klikem otevít a prohlédnout si ho detailn (viz. Obr.5). 3-6768 07/2010 6/35
Obrázek 5: Zobrazení dokumentu 3.1.1.4. Historie Historie dokumentu ukazuje, zda byl již dokument zobrazen, a pokud ano, zda byl stažen do zákazníkova interního systému (viz Obrázek 6). Okno s historií dokumentu se zobrazí po kliknutí na text Historie v pravém sloupci vybraného seznamu dokument. Obrázek 6: Historie 3-6768 07/2010 7/35
3.1.1.5. Profil píjemce Profil píjemce, tj. název a adresu píslušné spolenosti, (viz Obrázek 7) si mžete zobrazit kliknutím na název píjemce ve sloupci Píjemce u vybraného dokumentu v seznamu odeslaných dokument. Pro návrat do vaší složky Odeslané dokumenty kliknte na Zpt. Obrázek 7: Profil píjemce 3.1.2. Odeslat dokument Na lišt menu v horní ásti obrazovky vyberte Odeslat dokument. V rozbalovacím menu zvolte Import dokumentu a dostanete se na stránku pro výbr formátu dat a píslušného oprávnní (viz Obrázek 8). IX - Invoice Sender - import dokument bez píloh IAX - Invoice Attachment Sender - import dokument s pílohou Obrázek 8: Výbr formátu dat a píslušného oprávnní Po výbru a stisknutí tlaítka Pokraovat se dostanete na stránku pro import dokumentu/souboru (viz Obrázek 9). 3-6768 07/2010 8/35
Obrázek 9: Import dokumentu/souboru Systém Vás nyní požádá o informace potebné pro import Vašeho dokumentu/souboru. 3.1.2.1. Import dokumentu/souboru do portálu Import dokumentu/souboru se provádí podle standardního internetového procesu pro importování dokument/soubor. Kliknte prosím na Procházet a vyberte píslušný dokument/soubor na Vašem harddisku nebo ve Vaší firemní síti (viz Obrázek 10). Obrázek 10: Výbr souboru z harddisku Píslušný dokument/soubor vyberte dvojitým kliknutím. 3-6768 07/2010 9/35
Obrázek 11: Dialogové okno s cestou k dokumentu/souboru Dokument/soubor je naten (viz Obrázek 11) a po kliknutí na Pokraovat je bez zobrazení ihned odeslán píjemci a zobrazí se následující potvrzení o natení (viz Obrázek 12). Obrázek 12: Potvrzení natení Pokud chcete importovat další dokumenty/soubory, kliknte na tlaítko Další import. Dležité!!! Pi penosu nezapomete prosím na následující: Služba @FAKTURA 24 mže zpracovat pouze ty dokumenty, kde se formáty a údaje v adrese shodují s díve nakonfigurovaným nastavením. Nemžete penášet více než jeden soubor se stejným jménem. Doporuujeme, abyste použili jako název souboru specifické íslo, napíklad íslo faktury. 3.1.2.2. Import nkolika dokument v souboru zip Pro zjednodušení importu více dokument/soubor, mžete dokumenty zabalit do jednoho archivu ve formátu ZIP. To lze provést nap. v programu Winzip. Výhodou je, že se nejen výrazn sníží velikost souboru, ale také výbr dokument nebo soubor, které mají být poslány, staí provést pouze jednou. Nezapomete prosím, že soubory obsažené v archivu ve formátu ZIP nemohou být uloženy v podadresái. Funkní demo verzi si mžete stáhnout na http://www.winzip.com, pokud už nemáte Winzip ve Vašem poítai nainstalován. Nebo mžete použít jiné programy, které umí vytvoit soubory kompatibilní s formátem ZIP. 3.1.2.3. Vytváení vlastní grafické prezentace faktury (vlastní PDF) Lze vytváet vlastní pílohy/pdf a pipojit je k faktue vytvoené v portálu nebo importované ze souboru. Pi zízení služby @FAKTURA 24 lze zvolit, zda budete PDF oznaovat svým elektronickým podpisem nebo je podepisuje pímo provozovatel služby @FAKTURA 24. Ten je, v souladu s právními pedpisy, za Vás oznaí svou elektronickou znakou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu. 3-6768 07/2010 10/35
3.1.2.3.1. Import PDF spolen se strukturovanými daty dokumentu Pi tvorb píloh, podepsaných i nepodepsaných, musí být dodržena jmenná konvence souboru. Pokud by soubor nebyl správn pojmenován, mohlo by dojít k chybám pi následném zpracování a uložení. Název souboru PDF pop. dalších píloh musí zaínat stejn jako jméno souboru se strukturovanými daty. Mže, ale nemusí, mít pipojeny další rozlišovací znaky. Povolená sada znak jsou malá a velká písmena, íslice, pomlka a podtržítko. Píklad: Jméno souboru se strukturovanými daty: faktura_2534.xml Správné pojmenování píloh, které mají být podepsány: faktura_2534_to_sign.pdf faktura_2534_01_to_sign.pdf Správné pojmenování píloh, které nemají být podepsány: faktura_2534_att.pdf faktura_2534_01_att.pdf Nesprávné pojmenování PDF vedoucí k chyb naítání: fakt01.pdf Správné pojmenování je faktura_2534.pdf. Aby mohl uživatel odesílat dokumenty (faktury) s pílohami musí mít v systému nastavené píslušné oprávnní (aplikaní úet Invoice Attachment Sender v portálu oznaovaný jako IAX). Toto oprávnní si zvolí v protokolu pi zízení služby @FAKTURA 24. 3.1.2.3.2. Import PDF k dokumentu vytvoenému interaktivn v portále PDF, které mže být oznaené elektronickým podpisem, lze naíst v detailu webové faktury v sekci Pílohy faktury (viz Obrázek 13). Po stisknutí tlaítka Procházet máte možnost vybrat soubor s PDF ze systému obdobn jako v pedchozím pípad. Po potvrzení tlaítkem Naíst pílohu jsou importované PDF a eventuáln další pílohy v ásti Pílohy faktury zobrazeny. Po zaškrtnutí políka ped jménem pílohy a stisknutí tlaítka Smazat pílohu je píslušná píloha odstranna. PDF lze naíst i ze ZIP archivu, ten je rozbalen a soubor je z nho extrahován a importován do systému TIX. Píjemce tak nedostane pvodní ZIP, ale jen PDF v nm uložené. Importované soubory mohou mít libovolný název s podmínkou jedinenosti v rámci jedné webové faktury. Pi importu soubor pomocí ZIP archivu je pvodní název souboru pozmnn o prefix pidlovaný systémem TIX. Pro PDF stejn jako pro všechny pílohy platí omezení maximální velkosti do 1 MB. Pokud je dokument/faktura odeslán/a nelze již PDF pipojit. Obrázek 13: Pipojení PDF k faktue vytváené interaktivn 3-6768 07/2010 11/35
3.1.2.4. Upozornní emailem V Protokolu si mžete zvolit, zda chcete jednou týdn dostávat upozornní e-mailem s informacemi o tom, kolik z dokument, které jste poslali, nebylo více než 7 dní zobrazeno ani staženo píjemcem. Tento e-mail bude obsahovat následující text: Pedmt e-mailu: Nezpracovaný dokument v portálu služby @FAKTURA 24 X Vámi zaslaný(é,ých) dokument(,y) nebyl(o,y) v portálu služby @FAKTURA 24 zpracován(o,y) více než 7 dní. Vážený pane, vážená paní, informujeme Vás o tom, že nkteré dokumenty, které jste poslal(a), nebyly více než 7 dní zpracovány píjemcem. Máte-li jakékoliv dotazy týkající se služeb @FAKTURA 24, kontaktujte prosím naše Klientské centrum na tel. 956 777 555 nebo zašlete e-mail na: faktura24@csas.cz. V pípad, že si píjemce(i) prohlédl(i) nebo stáhl(i) všechny Vaše dokumenty, žádné upozornní e-mailem nedostáváte. 3.2. Pijímání dokument Pokud chcete pijímat dokumenty prostednictvím služby @FAKTURA 24, nastavte kurzor na položku Pijmout dokument uprosted horní ásti menu. Automaticky se oteve rozbalovací menu obsahující dv následující volby: Pijaté dokumenty Oprávnní k pístupu Ve složce Pijaté dokumenty mžete spravovat pijaté dokumenty a funkcí Oprávnní k pístupu mžete pidlit nebo zrušit pístupová práva k Vašim pijatým dokumentm (pokud máte nastavenou roli správce). 3.2.1. Pijaté dokumenty Pro pístup k pijatým dokumentm a jejich správu vyberte v hlavním menu položku Pijmout dokument a poté zvolte Pijaté dokumenty (viz Obrázek 14). Obrázek 14: Pijaté dokumenty Pro snadnjší vyhledání dokument, které si chcete zobrazit, mžete seznam filtrovat podle rzných výbrových kritérií. U každého dokumentu mžete již v pehledovém seznamu zjistit informace týkající se status (Zobrazeno, Staženo) a po kliknutí na píslušné odkazy i informace o odesílatelích nebo o dokumentech samotných. 3-6768 07/2010 12/35
3.2.1.1. Výbr Funkce výbru Vám pomáhá najít a zobrazit požadované dokumenty. Po zvolení požadovaných kritérií kliknte na Vybrat a bude zobrazen Vámi zvolený výbr. Podrobnjší urení kritérií povede k pesnjším výsledkm. Pokud Vaším kritériím pro výbr nebudou odpovídat žádné dokumenty, budete o tom informování zprávou Tomuto výbru neodpovídají žádné dokumenty. Zmte prosím kritéria výbru!. V tabulce se zárove nezobrazí žádné dokumenty. Pijaté dokumenty mohou být ve výbru filtrovány podle následujících kritérií:. dokumentu Dokumentm, které chcete odeslat, musíte pidlit íslo dokumentu. U faktur je to zpravidla íslo faktury. Mžete vybrat nkolik dokument s podobnými ísly tak, že zadáte nkolik prvních íslic nebo písmen této ady dokument. Píjemce Mžete vybrat jednoho konkrétního píjemce nebo všechny píjemce. Datum vystavení Datum vystavení je datum uvedené v dokumentu. Mžete vybrat dokumenty, které byly vystaveny bhem uritého období nebo v uritý den. Pokud chcete zobrazit všechny faktury vystavené v jednom konkrétním dnu nap. 15.5.2007, zvolte datum vystavení od 15.5.2007 do 16.5.2007. Tento princip platí obecn pro všechna vyhledávání dle data. Datum odeslání Datum odeslání je datum, ve kterém byl dokument odeslán do systému. Datum odeslání a datum vystavení jsou shodné, pokud byl dokument penesen ve stejný den, kdy byl vystaven. Mžete vybrat dokumenty, které byly odeslány bhem uritého období nebo v uritý den. Typ dokumentu Pokud posíláte pes službu @FAKTURA 24 nkolik typ dokument, tj. faktury, dobropisy a vrubopisy, mžete vybrat odeslané dokumenty podle píslušného typu dokumentu. Mžete si nechat zobrazit jeden konkrétní typ dokumentu nebo všechny typy dokument. Datový formát Posíláte-li dokumenty v rzných formátech, mžete vybrat tyto dokumenty podle datového formátu, nebo si zobrazit dokumenty bez ohledu na jejich formát dat. Zobrazeno Mžete vybrat konkrétní dokumenty, které již byly nebo naopak nebyly zobrazeny píjemcem, anebo mžete vybrat všechny dokumenty. Staženo Mžete vybrat konkrétní dokumenty, které již byly nebo naopak nebyly staženy píjemcem, anebo mžete vybrat všechny dokumenty. Jestliže zadáte uritá kritéria pro výbr, ale nechcete v tomto výbru pokraovat, kliknte na Smazat. Kritéria pro výbr jsou pak nastavena zpt na pvodní hodnoty. 3.2.1.2. Tídní Dokumenty uvedené v seznamu mžete v každém sloupci adit vzestupn nebo sestupn. Kliknte prosím na šipky pod názvem sloupce. Data budou setídna vzestupn nebo sestupn podle toho, kterou šipku zvolíte. Dokumenty v následujícím píkladu jsou seazeny podle data vystavení v sestupném poadí (viz Obrázek 15). 3-6768 07/2010 13/35
Obrázek 15: Dokumenty tídné podle data vystavení v sestupném poadí 3.2.1.3. Export dokumentu z portálu Pokud chcete dokument exportovat z portálu a uložit, zaškrtnte tvereek (tzv. checkbox) vedle ísla dokumentu. Zaškrtnutím políka potvrzujete, že tento dokument byl vybrán pro stažení. Pokud si chcete stáhnout jednotlivé dokumenty, zaškrtnte checkbox nalevo od ísla dokumentu, ímž bude dokument oznaen ke stažení. V pípad, že chcete exportovat z portálu všechny dokumenty najednou, zaškrtnte políko s názvem Výbr/Zrušit výbr, které se nachází v levé dolní ásti stránky. Kliknte do tohoto políka a tím budou všechny dokumenty oznaeny pro export z portálu (viz Obrázek 16). Obrázek 16: Složka pijatých dokument s oznaenými dokumenty pro stažení 3-6768 07/2010 14/35
U dokument, které byly staženy se ve sloupci Staženo zmní stav na Ano. Pokud dokument nebyl stažen, bude v tomto sloupci vyznaen stav Ne. Po kliknutí na tlaítko Export dokumentu níže se dokumenty zanou exportovat z portálu a zobrazí se následující okno (viz Obrázek 17 a Obrázek 18). Obrázek 17: Uložení souboru v prohlížei Internet Explorer Obrázek 18: Uložení souboru v prohlížei Firefox Nyní budete dotázání na to, jak si pejete tuto úlohu zpracovat. Zvolte možnost Uložit nebo Uložit na disk a kliknte na OK v pípad prohlížee Firefox. V následujícím dialogovém okn si zvolte adresá, do kterého si pejete stažené dokumenty uložit (viz Obrázek 19). Možná bude teba, abyste pi ukládání zmnili jméno souboru tak, aby bylo v souladu s Vaším archivaním systémem. 3-6768 07/2010 15/35
Obrázek 19: Uložení exportovaného souboru Stažené soubory budou uloženy v zabaleném souboru ve formátu zip, bude teba je rozbalit v aplikaci Winzip nebo použít podobný kompatibilní program. TIP: Funkní demo verzi aplikace Winzip si mžete stáhnout z http://www.winzip.com (anglická verze) nebo http://www.winzip.de (nmecká verze). Ješt jednou si údaje zkontrolujte a pokud si pejete soubor nyní uložit, kliknte na Uložit. 3.2.1.4. Zobrazení dokumentu Jednotlivé dokumenty si mžete prohlížet detailn po kliknutí na. dokumentu (íslo dokumentu) v seznamu vybraných dokument. Poté si mžete pijatý dokument prohlédnout (viz obrázek 20). 3-6768 07/2010 16/35
Obrázek 20: Zobrazení dokumentu faktura V okn Zobrazení dokumentu mžete provést ti funkce: Stáhnout Stávající zobrazený dokument si mžete stáhnout volbou Stáhnout (poté pokraujte dle návodu popsaném v pedchozí kapitole 3.2.1.3 Export dokumentu). Nezapomete, že jednotlivé stažené dokumenty jsou uložené v souboru formátu zip). Historie Mžete si také zobrazit historii dokumentu kliknutím na Historie (více informací o historii naleznete v následující kapitole 3.2.1.5 Historie). Náhled ped tiskem Tato volba oteve nové okno prohlížee, které obsahuje náhled pro tisk. Pejete-li si dokument vytisknout, zvolte Tisk v hlavním menu Soubor (viz Obrázek 21). 3-6768 07/2010 17/35
Obrázek 21: Vytisknutí obdrženého dokumentu Oteve se dialogové okno. Zvolte Tisk a dokument bude vytisknut. 3.2.1.5. Historie Historie dokumentu Vám ukazuje zda byl dokument již zobrazen a stažen (viz Obrázek 22). Obrázek 22: Historie dokumentu 3-6768 07/2010 18/35
Existují dva možné zpsoby, jak se dostat k historii dokumentu: ve Vaší složce pijatých dokument mžete kliknout na Historii v pravém sloupci, historie konkrétního dokumentu je také dostupná ze stránky Zobrazení dokumentu (viz 3.2.1.4 Zobrazení dokumentu). 3.2.1.6. Píloha Chcete-li se dostat na seznam píloh dokumentu, kliknte na Píloha v pravém sloupci Vaší složky pijatých dokument. Seznam píloh k dokumentu zahrnuje odkazy na všechny pílohy k danému dokumentu (viz Obrázek 23). Obrázek 23: Seznam píloh k dokumentu Pokud kliknete na odkaz, dojde ke stažení pílohy na Váš poíta. 3.2.1.7. Profil odesílatele Pro zobrazení profilu odesílatele, tj. název a adresu píslušné spolenosti, kliknte na název odesílatele ve sloupci Odesílatel u vybraného dokumentu v seznamu pijatých dokument (viz Obrázek 24). Pro návrat do Vaší složky Pijaté dokumenty kliknte na Zpt. Obrázek 24: Profil odesílatele 3.2.2. Oprávnní pístupu 3.2.2.1. Udlení pístupových práv Jako píjemce dokument a správce mžete ostatním uživatelm z Vaší organizace udlovat práva pístupu k Vašim dokumentm. Jako bžný uživatel si mžete pouze prohlížet, jaká máte pístupová práva. Kliknte na Oprávnní k pístupu v rozbalovacím menu Pijmout dokument. Oteve se okno Pístupová práva (viz Obrázek 25). 3-6768 07/2010 19/35
Obrázek 25: Pístupová práva Práva správce nebo uživatelská práva k píchozím typm dokument a datovým formátm jsou uvedena v tabulce. Abyste mohli udlit nebo zobrazit pístupová práva k Vašim dokumentm, kliknte ve sloupci Organizace na vybraný ádek. Oteve se následující okno (viz Obrázek 26). Obrázek 26: Udlení pístupových práv a nastavení upozornní emailem 3-6768 07/2010 20/35
V horní tabulce máte uvedeny údaje o Vaší organizaci, typu a formátu píchozích dokument. V dolní tabulce se Vám zobrazí seznam potenciálních uživatel, kterým mžete jako správce udlit pístupová práva k dokumentm, které dostáváte. Kliknutím na políko ve sloupci Pístupová práva mžete udlit jednotlivým uživatelm práva k Vašim dokumentm. Po kliknutí bude toto políko zaškrtnuto. Pro uložení nového nastavení zvolte Uložit. Váš prohlíže se Vás poté dotáže, zdali si skuten pejete nastavení uložit. Potvr te OK. Pokud chcete zrušit pístupová práva uživatele, kliknte na políko ve sloupci Pístupová práva znovu a zaškrtnutí zmizí. Poté zvolte Uložit a OK. 3.2.2.2. Upozornní emailem v pípad nových nebo nezpracovaných dokument Také si mžete zvolit, zda-li si pejete dostávat upozornní emailem ve chvíli, kdy do složky pijatých dokument, ke které máte práva správce nebo uživatele, pijdou nové dokumenty anebo jsou zde dokumenty, které nebyly více jak 7 dní zobrazeny nebo staženy. Pro aktivaci této funkce je teba zaškrtnout tvereek ve sloupci Upozornní e-mailem (viz Obrázek 26). Tato funkce je pístupná správci i píslušnému uživateli. 3.2.2.2.1. Upozornní emailem v pípad nových dokument Obdržíte e-mail, který bude obsahovat následující text: Pedmt e-mailu: Nový dokument v portálu služby @FAKTURA 24 X dokument(,y) je(jsou) pipraven(o,y) v portálu služby @FAKTURA 24 ke zpracování. Vážený pane, vážená paní, informujeme Vás o tom, že jste v portálu služby @FAKTURA 24 obdrželi nové dokumenty. Pokud s nimi hodláte pracovat nyní, kliknte prosím na http://www.faktura24.cz. Máte-li jakékoliv dotazy týkající se služeb @FAKTURA 24, kontaktujte prosím naše Klientské centrum na tel. 956 777 555 nebo zašlete e-mail na: faktura24@csas.cz. 3.2.2.2.2. Upozornní emailem v pípad nezpracovaných dokument Obdržíte e-mail, který bude obsahovat následující text: Pedmt e-mailu: V portálu služby @FAKTURA 24 máte dokumenty nezpracované déle než 7 dní X dokument(,y) je(jsou) pipraven(o,y) v portálu služby @FAKTURA 24 ke zpracování déle než 7 dní. Vážený pane, vážená paní, informujeme Vás o tom, že máte v portálu služby @FAKTURA 24 dokumenty nezpracované déle než 7 dní. Pokud je hodláte zpracovat nyní, kliknte prosím na http://www.faktura24.cz. Máte-li jakékoliv dotazy týkající se služeb @FAKTURA 24, kontaktujte prosím naše Klientské centrum na tel. 956 777 555 nebo zašlete e-mail na: faktura24@csas.cz. 3.3. Vytvoení faktury v internetovém portálu Fakturu je možné nejen importovat z Vašeho interního systému (viz bod 3.1.2.1 Import dokumentu/souboru do portálu), ale je možné ji i vytvoit pímo v internetovém portálu. 3.3.1. Popis funkcí Zvolte položku Vytvoit fakturu v menu Odeslat dokument (viz Obrázek 27). 3-6768 07/2010 21/35
Obrázek 27: Výbr Vytvoit fakturu Po kliknutí na Vytvoit fakturu se oteve okno Vytvoit fakturu se seznamem všech faktur (viz Obrázek 28). 3-6768 07/2010 22/35
Obrázek 28: Seznam faktur Zde najdete seznam faktur tídný podle kritérií výbru. Výbr mže být uzpsoben editováním následujících kritérií - íslo faktury, píjemce, fakturovaná ástka, datum vystavení, datum splatnosti a stav faktury. Pro aktualizaci výbru zadejte kritéria a zvolte Vybrat. Podrobnjší urení kritérií povede k pesnjším výsledkm. Pokud Vaším kritériím pro výbr nebudou odpovídat žádné faktury, budete o tom informování zprávou Tomuto výbru neodpovídají žádné faktury. Zmte prosím kritéria výbru!. V tabulce se zárove nezobrazí žádné faktury. Jestliže zadáte uritá kritéria pro výbr, ale nechcete v tomto výbru pokraovat, kliknte na Smazat. Kritéria pro výbr jsou pak nastavena zpt na pvodní hodnoty. Seznam lze seadit ve vzestupném nebo sestupném poadí podle jednoho z následujících kritérií pro tídní: íslo faktury, Píjemce, Fakturovaná ástka, Datum vystavení, Datum splatnosti a Stav. Dokumenty v seznamu mžete setídit ve vzestupném nebo sestupném poadí podle jednotlivých sloupc. Kliknte na šipky pod názvem sloupce. Data budou seazena vzestupn nebo sestupn podle toho, kterou šipku zvolíte. Další funkcionalitou je editace/prohlížení starých faktur, vytváení nových faktur, mazání, potvrzování, schvalování a odesílání faktur. Pro editování/prohlížení faktury ze seznamu kliknte na íslo faktury ve sloupci íslo faktury. Pro zobrazení krátkého popisu píjemce faktury kliknte na název píjemce ve sloupci Píjemce. Výchozí hodnoty faktury mžete nastavit kliknutím na Nastavení výchozích hodnot (viz kapitola 3.3.2 Editace výchozích hodnot). Stavy faktur mohou být následující: Uloženo faktura byla uložena v systému a je v procesu editace. Ukoneno faktura byla dokonena a je pipravena ke schválení. V tomto stavu mže být faktura editována. Potvrzeno faktura byla potvrzena (tj. schválena) a je pipravena k odeslání. V tomto stavu mže být faktura editována. Odesláno faktura byla odeslána. V tomto stavu již nemže být faktura editována. Pracovní postup je následující a poadí krok nelze zmnit: Vytvoení nové faktury mže provést správce i bžný uživatel. Uložení této faktury mže provést správce i bžný uživatel. Ukonení mže provést správce i bžný uživatel. Potvrzení mže provést pouze správce útu. Odeslání mže provést správce i bžný uživatel. 3-6768 07/2010 23/35
3.3.2. Editace výchozích hodnot Chcete-li editovat výchozí hodnoty faktury, zvolte Nastavení výchozích hodnot (viz Obrázek 29). Pokud máte práva správce, mžete také editovat následující položky: doba splatnosti, sankní úrok, sleva, mna, IO, DI, zaregistrováno (informace o registraci v Obchodním rejstíku), hodnoty DPH, informace o bankovním spojení. Obrázek 29: Editace výchozích hodnot Po vyplnní nebo zmn položek kliknte na Uložit. Pro návrat do okna Vytvoit fakturu kliknte na Zpt. Pro pidání položky DPH vyplte údaje do ádku pod tabulkou a kliknte na Pidat. Pro smazání kliknte na Smazat u vybrané položky. Pro pidání bankovního spojení v pípad dosud nevyplnné tabulky vyplte údaje do ádku pod tabulkou a zvolte Pidat. Pokud chcete zmnit údaje o bankovním spojení, vyplte nové údaje do ádku pod tabulkou a vyberte Pidat. Nové bankovní spojení bude pidáno do tabulky a poté se Vám u obou ádk objeví tlaítko Smazat. Pak mžete kliknutím na Smazat smazat vybraný ádek. U zbývajícího ádku tlaítko Smazat zmizí. Dvod je ten, že aplikace vyžaduje bankovní spojení, proto není možné mít tabulku prázdnou. Mže být uvedeno pouze jedno bankovní spojení. Výchozí hodnoty pro novou fakturu nastaví systém na základ tchto údaj. 3-6768 07/2010 24/35
3.3.3. Editace faktur Chcete-li editovat fakturu, kliknte na íslo faktury a zobrazí se Vám okno pro editaci faktury (viz Obrázek 30). Odeslanou fakturu lze pouze prohlížet nebo kopírovat. Obrázek 30: Editování faktury 3-6768 07/2010 25/35
Zde mžete editovat hodnoty faktury a hodnoty položek faktury. Povinná pole jsou oznaena hvzdikou. Bez vyplnní tchto polí nelze fakturu uložit. V oddíle Záhlaví faktury mžete editovat obecné hodnoty. Pole Poznámky je urené pro poznámky k jednotlivým položkám faktury. Popis polí položky faktury je následující: Kód íslo (kód) zboží nap. z katalogu firmy; pokud kód neexistuje, je možné zadat teba 9999 nebo 0000; anebo je možné toto pole použít jen pro íslování jednotlivých položek faktury. Název název fakturované položky - zboží nebo služby (nap. TP- 10-12/2006). Popis detailnjší popis fakturované položky (nap. Tech. podpora aplikace TEFAM). Množství specifikace množství, poet (poet kus, litr, atd.). Jednotka specifikace jednotky (kusy, litry, atd.). Jednotka cena cena za jednotku. Sleva sleva z ceny za fakturovanou položku. DPH výše DPH za fakturovanou položku. Cekem bez DPH cena po pípadné slev za fakturovanou položku. Celkem s DPH cena po pípadné slev se zapotením DPH za fakturovanou položku. Chcete-li na faktue zmnit nkteré údaje položky nebo položek faktury, zmte je a zvolte Uložit. Zmny se uloží a faktura se aktualizuje. Chcete-li pidat nové položky, zvolte Pidat položku, vyplte údaje a vyberte opt Pidat položku. Faktura se aktualizuje. Poté zvolte Uložit. Chcete-li položku nebo položky odstranit, vyberte danou položku nebo položky zaškrtnutím v levém rámeku (tzv. checkbox) a kliknte na Smazat vybranou položku. Faktura se aktualizuje. Poté zvolte Uložit. 3.3.4. Pikládání píloh k faktue K faktue mžete také pikládat pílohy o maximální velikosti 1 MB na 1 soubor. Stejn jako položky, i pílohy se dají odstranit. V tabulce Naíst pílohu zvolte Procházet, vyhledejte píslušnou pílohu a volbou Otevít se Vám tato píloha nate do tabulky. Doplte typ pílohy a popis (nepovinné údaje) a kliknutím na Naíst pílohu se Vám následn tato píloha pesune do tabulky Pílohy faktury. Zaškrtnutím v levém rámeku (tzv. checkbox) a kliknutím na Smazat pílohu bude tato píloha odstranna. Poet píloh není omezen. 3.3.5. Ukonení faktury Po zkompletování faktury ji mžete ukonit. Ukonení faktury znamená, že uživatel v roli správce mže fakturu potvrdit. Pro ukonení faktury zvolte Ukonit. 3.3.6. Potvrzení faktury Faktura mže být potvrzena, pouze pokud byla ukonena. Chcete-li fakturu potvrdit, musíte mít práva správce. Fakturu potvrdíte volbou Potvrdit. 3.3.7. Odeslání faktury Odeslat lze pouze potvrzené faktury. Fakturu odešlete volbou Odeslat. Odeslané faktury nelze editovat. 3.3.8. Kontrola odeslání faktury Výbrem položky Odeslané dokumenty v menu Odeslat dokument mžete zkontrolovat, zda systém Vaši fakturu odeslal. Pokud systém fakturu odeslal, objeví se faktura v seznamu odeslaných dokument. 3.3.9. Vytvoení nové faktury Chcete-li vytvoit novou fakturu, zvolte Nový pod tabulkou. (viz Obrázek 31). Obrázek 31: Vytvoení nové faktury 3-6768 07/2010 26/35