EXPORT DAT TABULEK V MÍŽKÁCH HROMADNÉHO PROHLÍŽENÍ

Transkript

1 EXPORT DAT TABULEK V MÍŽKÁCH HROMADNÉHO PROHLÍŽENÍ V PRODUKTECH YAMACO SOFTWARE PÍRUKA A NÁVODY PRO ÚELY: - EXPORTU DAT DO EXTERNÍCH FORMÁT YAMACO SOFTWARE 2005

2 1. ÚVODEM Všechny produkty spolenosti YAMACO Software byly v nedávné dob vybaveny velmi úelnou funkcí, která umožuje penést všechna nebo vybraná data dané agendy ( nap. pestupce, držitele loveckých lístk, zemdlské podnikatele, výherní pístroje apod.) do ady populárních formát, použitelných v aplikacích tetích spoleností typicky nap. v Microsoft Wordu, Excelu a dalších. 2. KDE JSOU POPISOVANÉ FUNKCE K DISPOZICI V rámci jednotného vzhledu všech našich produkt se funkce pro export dat skrývají pod tlaítkem s ikonou poznámkového bloku, umístným jako poslední v ad pod každou mížkou hromadného prohlížení: < Exportní funkce jsou k dispozici ve všech mížkách hromadného prohlížení, kde má jejich použití smysl, a zpsob jejich použití je zcela totožný. 3. FORMÁTY, PODPOROVANÉ V RÁMCI EXPORTU Export dat je koncipován jako víceformátový, tzn. že umožuje dle výbru uživatele provádt pevod Vašich dat do ady nejpopulárnjších a nejastji používaných formát. Zde je jejich kompletní seznam: XLS formát tabulky pro Microsoft Excel. Prakticky nejžádanjší a nejpoužívanjší formát, který umožuje s Vašimi daty dále pracovat, upravovat je, vytváet tabulky, grafy a podobn DOC textový formát pro Microsoft Word, který umožuje dále s daty pracovat RTF podobný formát jako DOC, ale platformn nezávislý tzn. že jej lze použít v libovolném textovém editoru, podporujícím tento formát, a není vázán na produkty spolenosti Microsoft HTML formát, používaný nejastji pro prezentace na Internetu, umožující další zpracování XML tzv. Extended Markup Language, univerzální formát pro výmnu dat mezi aplikacemi DBF databázový formát pro lokální tabulky typu DBASE. M že být dále použit pro práci s daty nap. v aplikaci Microsoft Access PDF populární formát pro obecné úely, který se vyznauje zejména nezávislostí dokumentu na nastavení poítae nebo tiskárny ( tzn. vždy

3 je prezentován tak, jak byl vytvoen) a možností zabezpeení. Nejlepší formát pro výmnu dokument elektronickou cestou. CSV soubor textový soubor DIF soubor LATEX soubor SYLK soubor tyto formáty slouží k pevodu dat pro speciální úely, nap. pro úely tiskové sazby a podobn SQL soubor tento typ exportu umožuje exportovat data do tabulky pomocí sady SQL píkaz. Speciální typ pro pokroilé použití. schránka Windows tento export je virtuální. Neukládá se do žádného souboru, ale do schránky Windows ( tzv. clipboardu) a odtud jej lze vložit pomocí zkratky CTRL+V ( resp. SHIFT+INSERT) vložit do libovolného typu dokumentu 4. JAK VYPADÁ FUNKCE PRO TVORBU EXPORTU Po klepnutí na výše zmínné tlaítko se oteve dialog voleb pro export: K jednotlivým ástem dialogového okna podrobnji: cílový soubor jedná se o jméno exportovaného souboru. Jako výchozí pojmenování je nastaveno jméno EXPORT, piemž pípona souboru se dopluje automaticky v závislosti na zvoleném typu exportu. Požadujete-li jiné jméno souboru, zadejte jej pímo do tohoto políka píklad: Mj dokument.xls

4 tlaítko Vyberte pomocí nj lze zmnit adresá ( složku), kam je výsledný exportní soubor smrován a kde je vytváen. Lze použít libovolnou lokalizaci, dostupnou z Vašeho systému. pepína Otevít soubor po exportu je-li zatrženo, po ukonení exportu se vytvoený soubor ( nap. tabulka pro Excel) automaticky oteve v dané aplikaci, tedy nap. v Excelu, ve Wordu apod. Funkce šetí práci uživatele, který by musel jinak samostatn spustit danou aplikaci a v ní vytvoený soubor otevít. pepína Tisknout soubor po exportu je-li zatrženo, po ukonení exportu se vytvoený soubor ( nap. tabulka pro Excel) automaticky oteve v dané aplikaci, tedy nap. v Excelu, ve Wordu apod., a spustí se jeho tisk. Funkce šetí práci uživatele, který by musel jinak samostatn spustit danou aplikaci a v ní vytvoený soubor otevít a zvolit píkaz pro tisk. jednotlivé záložky Typ exportu, Pole, Formáty a další funkce pro uživatelské nastavení exportu a exportovaných dat. Podrobn budou vysvtleny dále. tlaítko Nástroje po klepnutí na nj je k dispozici píruní nabídka se dvma volbami ti nastavení exportu a Ulož nastavení exportu. Pomocí tchto funkcí lze všechna provedená nastavení pro daný export uložit a opakovan naíst již bez složitého nastavování. Tchto tzv. exportních schémat si mžete uložit pro každý typ exportu neomezený poet. 5. POPIS JEDNOTLIVÝCH ZÁLOŽEK V této ásti jsou popsány funkce, které se nacházejí na jednotlivých záložkách. Vynechány jsou funkce nepodstatné nebo používané zídka. Záložka Typ exportu umožuje uživateli vybrat si typ exportovaného souboru. Pednastaven je export pro Microsoft Excel:

5 Na její druhé podzáložce Možnosti jsou k dispozici funkce, jejichž pomocí se dá ovlivnit rozsah exportovaných dat: Jdi na první záznam je-li zatržena, export bude probíhat od prvního záznamu. V opaném pípad zane od aktuáln nalistovaného záznamu Jen aktuální záznam je-li zatrženo, bude exportován pouze aktuáln nalistovaný záznam ( tj. jeden) Povol export prázdného zdroje dat je-li zatrženo, export probhne i v pípad, že daná evidence neobsahuje žádná data Mimo N záznam uruje, kolik záznam má být peskoeno, než zane export Exportuj všechno export probhne pro veškerá data v dané evidenci Exportuj jen N záznam exportován bude Vámi zadaný poet záznamm, v závislosti na stavu pepínae Jdi na první záznam od zaátku evidence nebo od aktuální pozice Záložka Pole umožuje urit, které údaje z Vaší evidence budou exportovány:

6 V seznamu Dostupná pole jsou k dispozici všechny údaje dané evidence. V seznamu Pole pro export jsou pak ty údaje, které se mají objevit v exportním souboru. Volba polí je jednoduchá lze použít dvojklik myší nebo sadu tlaítek se šipkami. Poznámka: Nevyberete-li žádná pole pro export, použijí se všechna pole ze seznamu Dostupná pole, tzn. že v exportu budou obsaženy všechny údaje Vaší evidence. Záložka Formáty obsahuje funkce pro aktuální nastavení formátu exportu jednotlivých typ údaj: Pro každý typ údaje ( text, íslo, Datum, as,...) je nastaveno výchozí formátování. Tak nap. v pípad údaj typu Datum ( nap. Datum vydání osvdení) je nastaveno poadí údaj podle masky d.m.yyyy. To znamená, že údaj bude exportován ve tvaru den.msíc.rok. V pípad poteby zmny poadí nap. na formát rok-msíc-den zadejte jednoduše masku yyyy-m-d. Záložka Hlavika a pata umožuje definovat Vaše vlastní popisky, které budou umísovány do záhlaví a zápatí exportem vytvoeného dokumentu. Záložka Název a šíka umožuje upravit titulky a šíky exportovaných údaj:

7 Pokud není na této záložce provedena žádná zmna, program urí automaticky šíky jednotlivých údaj a jako jejich titulky použije jména jednotlivých polí. V ad pípad je nutné nebo vhodné provést jednak korekci šíek údaj, jedna úpravu titulku každého údaje. Oba požadavky lze realizovat zmnou v mížce u každého požadovaného údaje ve smyslu obrázku výše. Záložka Možnosti je rzná v rámci každého typu exportu v pípad typu exportu EXCEL bude mít název Excel možnosti, v pípad exportu WORD bude mít název Word možnosti a podobn. Na této záložce je k dispozici vtší nebo menší množství funkcí pro další pizpsobení exportovaných údaj v závislosti na zvoleném typu exportu. Nejastji používané funkce ze záložky Možnosti jsou popsány v dalším textu, a vztahují se zejména k typm exportu Excel a Word. Jedná se pedevším o nastavení typu písma pro údaje, jejich zarovnávání, rámování, barevnou výpl resp. šrafování. U typu Excel je navíc k dispozici možnost pidání nkolika tzv. agregát v pípad exportu íselných údaj nap. pro údaj Správní poplatek lze pidat do posledního ádku exportu souet všech hodnot poplatk apod. Záložka Možnosti se lení na další podzáložky, z nichž nejvýznamnjší jsou funkce pro nastavení Pole na podzáložce Formát dat. V rámci nastavení vzhledu exportu jednotlivých polí lze volit vlastnosti, týkající se použitého písma ( záložka Font), nastavení okraj ( záložka Okraje), nastavení výpln ( záložka Výpl) a pidání jednoduchých agregátních funkcí ( záložka Agregáty).

8 Na podzáložce Font je možno nastavit pro každý exportovaný údaj typ písma, vertikální a horizontální zarovnávání a další nastavení, týkající se podtržení, kurzívy apod. Na podzáložce Okraje je k dispozici nastavení okraj jednotlivých údaj lze nastavit každý okraj samostatn, piemž lze nastavit jak styl okraje, tak barvu použité áry: Na podzáložce Výpl lze nastavit styl a barvu výpln každého údaje.

9 Na podzáložce Agregáty jsou k dispozici jednoduché funkce pro další zpracování íselných údaj: Pro jakýkoliv íselný údaj lze zadat jeden ze ty tzv. agregát: SUM souet AVG prmr ( aritmetický) MAX nejvtší hodnotu údaje MIN nejmenší hodnotu údaje Píklad na obrázku znázoruje, jak lze do exportu jednoduše pidat souet potu položky VOZIDLA. Nastavení údaj na všech tyech podzáložkách je provázáno s informaním okénkem Píklad buky v dolní ásti záložek provedené zmny se ihned akceptují a je ihned viditelné, jak se úpravy projeví na vzhledu výsledného exportu. V pípad požadavku na zrušení úprav vzhledu jednoho údaje staí klepnout na tlaítko Reset položky, tlaítko Reset vše vynuluje všechny provedené vzhledové úpravy. 6. NKTERÉ POKROILÉ VLASTNOSTI EXPORTU Na záložce Možnosti u jednotlivých typ exportu je zejména v pípad typu exportu EXCEL k dispozici ada dalších pokroilých funkcí, které jsou sdruženy na podzáložce Rozšíení. Jedná se o možnost zahrnutí poznámek do exportního souboru, vytvoení slouených bunk z zvolených údaj nebo o automatické vytvoení grafu podle vybraného údaje a typu grafu:

10 Použití pokroilých funkcí pesahuje rámec tohoto návodu. Zájemcm poskytneme potebné informace na požádání. 7. VLASTNÍ EXPORT DAT Po nastavení potebných parametr exportu nebo jejich natení pomocí funkcí tlaítka Nástroje je vše pipraveno k provedení vybraného typu exportu. Staí klepnout na tlaítko Start Export. Zahájí se pevod dat a zobrazí se informaní okno, které informuje o stavu exportu, potu exportovaných záznam, asu exportu a orientaní rychlosti pevodu. V závislosti na nastavených pepínaích se po ukonení exportu provede pímé otevení vytvoeného souboru nebo jeho odeslání na výchozí tiskárnu.

11 Pokud typ exportu umožuje editaci, lze s vytvoeným souborem dále pracovat v píslušném programu tj. nap. Excel tabulku lze dále zpracovávat v Microsoft Excelu a použít veškeré jeho dostupné funkce. 8. OPAKOVANÉ POUŽITÍ NASTAVENÍ EXPORTU V praxi se urité úlohy opakují s rznou asovou periodicitou a tejn tak je tomu v pípad požadavku na export dat. Pro úsporu asu uživatele jsou k dispozici funkce, které umožují jednak uložení všech nastavených parametr exportu, jednak jejich natení kdykoliv pozdji. Nezanedbatelnou výhodou je možnost existence velkého potu nastavení nap. pro každý typ exportu, pro každého uživatele, pro jednotlivé specifické exporty a podobn. Uložení a natení parametr je k dispozici pod tlaítkem Nástroje. Po klepnutí na nj se zobrazí píruní menu se dvma položkami: ti nastavení exportu umožuje výbr souboru s požadovaným nastavením exportních parametr Ulož nastavení exportu umožuje uložení aktuáln nastavených voleb exportu pro opakované použití Poslední revize: