MANUÁL PRO EVIDENCI SLUŽEB V PROGRAMU PEPA 1.0 Verze: 1.0 Zpracovali: Alena Sršňová, DiS. Beata Witoszková Mgr. Daniel Cieślar Majitel: Slezská diakonie, středisko On Line Karviná Šíření: volné, s odkazem na autory a majitele
Obsah 1 Základní informace IS Pepa... 3 1.1 Obecné informace... 3 1.2 Doporučení: průběžná papírová evidence.... 3 1.3 Poskytovatel, správce IS PePa... 3 2 Přihlášení a zabezpečení... 3 2.1 Přihlášení... 3 2.2 Zkušební verze, demo... 4 2.3 Zabezpečení... 4 3 Zápis, vstupy, stránka rychlá volba :... 4 3.1 Levá část: zápis výkonů... 5 3.2 Pravá část: poznámky, volba klienta, nový klient, nová dohoda, nová... skupina... 6 4 Ovládání programu, menu... 6 4.1 Informativní část menu... 6 4.2 Segmentová část menu... 7 4.2.1 Segment Klienti... 7 4.2.1.1 Seznam klientů, nový klient... 7 4.2.1.2 Karta klienta... 8 4.2.1.2.1 Levá strana údaje o klientovi a výkony... 8 4.2.1.2.2 Pravá část dohoda, klíčový pracovník, navigace... 9 4.2.2 Segment výkony... 10 4.2.3 Segment poznámky... 11 4.2.4 Segment denní zápisy... 11 4.2.5 Segment skupiny... 12 4.2.6 Segment pracovníci... 12 4.3 Editační a výstupní pravá část... 13 4.3.1 Navigace odhlášení a úvodní stránky Rychlá volba... 13 4.3.2 Hromadný zápis výkonů... 13 4.3.3 Výstupy a editace... 14 4.3.3.1 Práce s výstupy segmentu výkony... 14 4.3.3.1.1 Filtrování 14 4.3.3.1.2 Editace výkonů... 15 4.3.3.2 Práce s výstupy segmentu dohody... 16 4.3.3.2.1 Filtrování 16 4.3.3.2.2 Editace dohod... 16 4.3.3.3 Práce s výstupy segmentu denní zápisy... 16 4.3.3.3.1 Filtrování 17 4.3.3.3.2 Editace segmentu denní zápisy... 17 4.3.3.4 Práce s výstupy segmentu klienti... 17 4.3.3.4.1 Filtrování 18...18 4.3.3.4.2 Editace segmentu klienti... 18 4.3.3.5 Práce s výstupy segmentu pracovníci... 18 4.3.3.5.1 Filtrování 19 4.3.3.5.2 Editace segmentu pracovníci... 19 4.3.4 Export dat do Excelu... 19 4.4 Statistické výstupy... 19 5 Závěr... 21 2
Účelem tohoto manuálu je věcně a jednoduše popsat možnosti informačního systému PePa (dále také IS Pepa) a usnadnit tak novému uživateli orientaci při jeho využívání. 1 Základní informace IS Pepa 1.1 Obecné informace byl tvořen pracovníky v přímé práci a je tudíž praktický na klubu, jakákoli data (počet klientů, výkony, počet otevíracích dnů, evidence dohod apod.) jsou k dispozici během pár vteřin, čas strávený zápisem do Pepy se vrátí při průběžných i závěrečných zprávách, PePa je nejlevnější evidenční program pro NZDM, PePa je modifikovatelný na Vaši metodiku a výkaznictví, PePa je v souladu se zákonnými standardy kvality, výstupy z PePy můžou být zdrojem srovnání služeb, název Pepa byl odvozen spontánně ze zkratky PErfektní PAmatovák. 1.2 Doporučení: průběžná papírová evidence. Doporučujeme, aby každodenní práce s IS PePa byla doplněna o vyplnění formuláře tzv. denní karty. Tento formulář (tabulku) mají během otevírací doby u sebe pracovníci, kteří jsou na službě. Do denní karty se k danému uživateli zapisují dílčí výkony (Poskytnutí prostoru, kontaktní práce, situační intervence, poradenství apod.). Pracovníci na službě pak do denní karty zapisují pouze označení uživatele (kód, jméno, přezdívky) a jednoduše si zaznačí (čárkou, tečkou), která služba byla ten den poskytnuta, to vše následně zaznamenají do evidenčního programu. 1.3 Poskytovatel, správce IS PePa. Autorem, majitelem a správcem IS Pepa je Václav Juchelka (dále správce), se kterým je před užíváním programu sepsána smlouva upravující práva a povinnosti obou smluvních stran včetně sankcí za jejich nedodržení. Správce je registrován u Úřadu na ochranu osobních údajů jako správce osobních údajů. Kontakt na správce je: Václav Juchelka +420 777 808 826 vjuchelka@gmail.com 2 Přihlášení a zabezpečení IS PePa je chráněnou internetovou aplikací. V praxi to znamená, že pro využívání této aplikace musíte mít nainstalovaný internetový prohlížeč. Systém je optimalizován pro Mozzila FireFox a Internet Explorer. 2.1 Přihlášení Pro přihlášení do aplikace zadejte ve svém prohlížeči adresu http://pepa2.rozhled.cz/účet/. Každý uživatel má správcem přidělený a smlouvou definovaný účet, přihlašovací jméno a heslo. Po přihlášení do aplikace může uživatel tvořit a dále editovat další přístupové uživatelské jména a hesla pro každého pracovníka zvlášť. 3
2.2 Zkušební verze, demo Pro základní seznámení se s možnostmi a fungování IS Pepa slouží zkušební verze, která je přístupná veřejnosti a volně editovatelná. Zájemce ji může najít na: http://pepa2.rozhled.cz/masterversion/ Přihlašovací jméno: admin Heslo: admin Jelikož je tato verze volně dostupná nezapisujte zde žádné reálné informace. Demoverze je příležitostně správcem promazávána. 2.3 Zabezpečení Pro větší bezpečnost dat správce vyžaduje naplňování těchto bezpečnostních opatření: Při komunikaci se správcem musí kontaktní osoba, která je definována ve smlouvě, nahlásit komunikační kód. Bez tohoto kódu správce nebude povinen vyřídit žádost kontaktní osoby. Po přidělení administrátorského jména a hesla musí kontaktní osoba vytvořit přihlašovací účty pro každého pracovníka zvlášť. Po skončení každé práce s IS Pepa se musí uživatel odhlásit kliknutím na odkaz odhlásit, který je umístěn v pravém horním menu. Uživatel je povinen dbát zdraví počítače, na kterém pracuje s IS Pepa tak, aby nebyly na něm aktivní žádné viry, či sledovací programy. 3 Zápis, vstupy, stránka rychlá volba : IS usiluje o co nejjednodušší a nejrychlejší práci s evidencí a to zejména v oblasti zadávání údajů tj. vstupů. K těmto účelům slouží základní stránka (také karta) aplikace, tzv. RYCHLÁ VOLBA. 4
Tato stránka slouží k zapisování základních vstupních dat, které se používají při běžném provozu služby. Jedná se o zápis výkonů, založení nového klienta, založení nové skupiny, založení nové poznámky. 3.1 Levá část: zápis výkonů Nejběžnější a univerzální oblast vstupů je zápis výkonů. Zde se definují základní informace daného výkonů: Předmět splňuje funkci novinových nadpisů, hlaviček. Je praktické jej vyplnit, pro snadnější orientaci později. (např. informační servis, nebo můžeme být ještě konkrétnější a napsat rovnou téma životopis). Pole může taktéž zůstat prázdné (např. v případě poskytnutí prostoru apod.). Datum automaticky zobrazuje se den, ve kterém zápis tvoříme. Datum lze taktéž ručně změnit. Označení klienta - pomocí rolovacího seznamů si můžeme zvolit, ke kterému klientovi chceme daný výkon zapsat. Aktuálně je v nabídce ten klient, se kterým jsme pracovali naposledy, kterého kartu jsme měli otevřenou naposledy. Místo výkonu v případě, že chcete definovat místo, kde byl výkon poskytnut. Standardně je nastaveno NZDM. Pojmenování míst(a) lze měnit na základě emailové žádosti zaslané správci aplikace. Služba v tomto rolovacím okně se definuje druh vykonané služby. Standardně je ve výběru: poskytnutí prostoru, situační intervence, informační servis atd. Pojmenování druhů služeb lze měnit na základě emailové žádosti zaslané správci aplikace. Téma označení dominantního tématu služby. Standardně je definováno: rodina, vrstevnická skupina, sex, drogy a alkohol, škola, práce, partner/ka, program, zařízení, služba, osobní intimní, ostatní, neuvedeno. Témata lze změnit na základě emailové žádosti zaslané správci aplikace. 5
Text zde můžeme zapsat záznam o výkonu nejlépe dle speciální metodiky. Text zachovává formátování (odsazení, začátky řádků atd.). Po vyplnění formuláře uložte data zmáčknutím tlačítka Uložit. Po uložení se objeví text: Data uložena. 3.2 Pravá část: poznámky, volba klienta, nový klient, nová dohoda, nová skupina Okno poznámky slouží jako poznámky pracovníků, upozorňují ostatní pracovníky na trvající sankce (stopstav, odpracování), doporučujeme používat tento systém také jako záznamník pro revize úkolů či smluv s klienty. Seznam rychlá volba klienta rolovací seznam všech klientů v databázi. Díky tomuto seznamu se můžeme velmi rychle dostat na kartu jiného klienta jediným kliknutím. TIP: kliknutím na seznam a zmáčknutím počátečního písmene se dostaneme v seznamu na zadané písmeno. Odkaz nový klient kliknutím na tento odkaz vytvoříme novou kartu klienta. Postup pro vytvoření karty je popsán níže. Odkaz nová skupina kliknutím na tento odkaz vytvoříme novou skupinu klientů pro skupinovou práci (strukturovaná práce se zadanou skupinou klientů). Postup pro vytvoření karty je popsán níže. 4 Ovládání programu, menu Základním nástrojem pro práci v IS PePa je horní menu aplikace, které je umístěno v horní části prohlížeče. Toto menu má 3 části: Informativní horní část o Jméno přihlášeného uživatele o Název verze o Datum a čas zápisu Segmentová levá část (karty) o Klienti o Výkony o Poznámky o Denní zápisy o Skupiny o Pracovníci Editační a výstupní pravá část o Odhlášení ze systému o Rychlá volba o Hromadný zápis výkonů o Editační oblast o Výstupy (statistiky) 4.1 Informativní část menu Horní část menu zprostředkovává uživateli základní informace o účtu, ve kterém je přihlášen, názvu služby a základních aktuálních časových údajích. V této části menu není žádný aktivní odkaz či možnost editace. Jelikož každý výkon se zapisuje k uživateli/pracovníkovi, je nutné, aby pracovník věděl, že nyní pracuje pod svým 6
uživatelským jménem, nikoli pod jménem svého kolegy, který se omylem zapomněl odhlásit. 4.2 Segmentová část menu Tato část aplikace je samotným jádrem IS Pepa. Vzájemně propojené dílčí segmenty tvoří IS efektivním. V této části aplikace se uživatel nejčastěji pohybuje a pracuje s ní. Jedná se o tyto segmenty (karty): klienti, výkony, poznámky, denní zápisy, skupiny, pracovníci. Níže uvádíme popis způsob práce v těchto kartách. 4.2.1 Segment Klienti Tento segment upravuje práci s klientem jako jednotlivcem, i s klienty jako množinou všech klientů v databázi, či tzv. aktivními klienty. Tento segment je rozdělen do dvou karet dle výše naznačeného dělení: a) Seznam klientů, nový klient b) Karta klienta 4.2.1.1 Seznam klientů, nový klient V této části segmentu Klienti pracujeme se všemi klienty v databází. Seznam klientů slouží k základní orientaci v množině uživatelů služeb. Jedná se o jednoduchou tabulku s označením klienta a jeho pohlaví, datem prvního a posledního kontaktu, počtem zrealizovaných výkonů vč. poskytnutí prostoru. Kliknutím na označení klienta se uživatel dostane do osobní karty klienta. TIP: Celkový seznam klientů v databázi je možno omezit filtrem aktivní. V tomto případě se zobrazí pouze tabulka s klienty, kteří využili služby nejdéle před 2 měsíci. Dobu aktivního klienta lze změnit na základě žádosti uživatele IS Pepa. Postup: Nový klient - na stránce seznam klientů je taktéž tlačítko pro založení nového klienta. Nového klienta jednoduše vytvoříme tak, že do prázdné kolonky napíšeme přezdívku či křestní jméno klienta a potvrdíme kliknutím na tlačítko 7
vytvořit. Pokud je již přezdívka nebo jméno jednou registrované, program nás na to upozorní. Aby došlo k vytvoření, stačí přezdívku či jméno pozměnit dopsáním jednoho písmenka např. Jana M. Pozor: Po založení klientské karty nezapomeňte určit pohlaví klienta, které je důležité při práci s výstupy a statistikou. Více informací k dalšímu ovládání karty klienta naleznete v kapitole Karta klienta. TIP: v případě, že v zařízení pracujete s více klienty (např. nad 50), doporučujeme označovat klienty jedinečným a snadno odvoditelným kódem. Předejdete takto nechtěným zápisům výkonů pod jiného klienta (např. označení Deniska se snadno zamění s Denča, či Deniskaa apod.) 4.2.1.2 Karta klienta Karta klienta nabízí všechny editační i výstupní činnosti určené k danému klientovi. Lze zde založit nového klienta, zapsat k danému klientovi výkon, novou dohodu, zavést klíčového pracovníka, zjistit návštěvnosti, či vyjet zápisy z výkonů. S kartou klienta se taktéž pracuje v případě, že chce klient nahlédnout do dokumentace, kterou si zařízení k němu vede. Nejsou zde žádné informace týkající se ostatních klientů či průběhu služby obecně. 4.2.1.2.1 Levá strana údaje o klientovi a výkony V levé horní části najdeme označení klienta (přezdívka event. kód), první návštěvu (ta se nám zobrazí poté, kdy u tohoto klienta zapíšeme jakýkoliv první výkon) a poslední návštěvu. Níže je přehledná tabulka s Výpisem výkonů, které můžeme pomocí prázdných rámečků vlevo označit a kliknutím na Zobrazit vybrané se podívat na jejich detail či textový zápis výkonu. Pomocí rolovacího seznamu hned vedle tohoto tlačítka si můžeme zvolit, zdali se nám mají zobrazit všechny výkony kromě poskytnutí prostoru 8
(Bez PP) anebo včetně poskytnutí prostoru (Všechny). Díky dalšího rolovacího seznamu si můžeme určit, zdali chceme vidět posledních 10 výkonů anebo všechny. Zobrazení zápisů: označením vybraných výkonů a kliknutím na tlačítko zobrazit vybrané se v novém okně zobrazí požadované zápisy z daných výkonů. V nich je uvedeno: datum výkonu, předmět, místo, služba, téma. V neposlední řadě je zde také i text, který si pracovník k danému výkonu zaznamenal. TIP: chcete-li si text vytisknout klikněte pravým tlačítkem myši a klikněte na tisk (viz. obrázek). Pod výpisem výkonů se nám zobrazují data, kdy byl klientovi poskytnut prostor. Pole Informace o klientovi Každé zařízení vyplní dle svého uvážení a metodiky zařízení. Pozor: Po vyplnění informací o klientovi, nezapomeňte kliknout na tlačítko uložit. Po uložení se objeví text: Data uložena. 4.2.1.2.2 Pravá část dohoda, klíčový pracovník, navigace Dohoda/smlouva: Pravá strana karty klienta zobrazuje aktuální znění dohody (smlouvy) s klientem. Kliknutím na odkaz Nová dohoda s klientem se ukáže textové pole formuláře, které slouží v nečastějších případech k záznamu o uzavření smlouvy o poskytnutí služby (cíle klienta, datum revize smlouvy dle metodiky zařízení). Do pole datum se píše datum sepsání dohody. Automaticky se zobrazuje aktuální datum. Je důležité nezapomenout vyplněný formulář potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit. Po tomto úkonu se vedle tlačítka ukáže text: Data uložena. Navigace: pod dohodou nalezneme odkaz na vytvoření nového klienta dle výše uvedeného postupu. Dále je v této navigaci odkaz Nová skupina kliknutím na tento odkaz se nám otevře strana, díky níž můžeme vytvořit skupinu klientů. Tento postup je popsán v popisu Segmentu Skupina (viz. níže). Klíčový pracovník pomocí rolovacího seznamu můžete k danému klientovi přiřadit klíčového pracovníka. Další funkce práce s klíčovým pracovníkem naleznete níže v popisu segmentu Pracovníci. Rychlá volba klienta rolovací seznam klientů. Díky tomuto seznamu se můžete velmi rychle dostat na kartu jiného klienta. 9
4.2.2 Segment výkony Tento segment IS Pepa nabízí jednoduchý přehled výkonů v zadaném období, místě apod. TIP: tento segment výkonů nejčastěji používá pracovník, který dohlíží na práci ostatních, anebo také pracovník, který přichází na směnu a chce chronologicky zjistit průběh služby. Uživatel může výkony tzv. vyfiltrovat, tzn., že si určí, jaké výkony, v jakém tématu atd. chce zjistit. A to tak, že si zvolí: a) časové rozmezí: výkony od zadaného data do zadaného data včetně. Implicitně se vypisuje aktuální datum, b) místo výkonu (NZDM, Streetwork, ostatní) c) druh výkonu (poskytnutí prostoru, kontakt, situační intervence apod.) d) téma TIP: Pod rolovacími seznamy je prázdné okénko, jehož zaškrtnutím se nám zobrazí vyfiltrované výkony bez PP a PseS to znamená bez Poskytnutí Prostoru a Práce se Skupinou. TIP2: ve filtrovacím seznamu můžete označit více jak jedno pole. Po zvolení všech parametrů, klikněte na Zobrazit a ve spodní části obrazovky se v tabulce zobrazí požadované výkony. Kliknutím na konkrétní výkon se nám otevře okno (známé z karty klienta), ve kterém je uveden zápis výkonu, tj. datum, předmět, místo, služba, téma, text, který pracovník k danému výkonu zaznamenal, a jméno pracovníka, který výkon zapsal. 10
4.2.3 Segment poznámky Poznámky jsou nástrojem pro zachování kontinuity služby, slouží jako poznámky i diář pro pracovníky. Lze jej používat pro zápis sankcí, termínu půjčení materiálu, termínu revizí úkolů a dohod apod. Zadané poznámky zůstávají v systému, aktuální poznámky jsou navíc zobrazovány v kartě Rychlá volba, se kterou se pracuje nejčastěji. Zadání nové poznámky: Pro zadání nové poznámky je třeba kliknout na pole nová poznámka a zde vyplnit formulář: a) Text sankce, revize dohody apod. b) Platnost - od do (po tuto dobu bude poznámka zobrazována v rychlé volbě) c) Typ poznámky pomocí rolovacího seznamu si zvolíme, zdali se jedná o poznámku, sankci či půjčku. d) Označení klienta pomocí rolovacího seznamu volíme klienta, kterého se poznámka týká. Nezapomeňme Uložit, po uložení se objeví text: Data uložena. 4.2.4 Segment denní zápisy Denní zápisy slouží jako žurnální kniha, vzkazy pracovníků apod. Každé zařízení může tento nástroj používat dle svého, anebo ho nemusí používat zcela vůbec. Je možné buď si každý den ve stručnosti zapsat průběh služby nebo si zapisovat pouze výjimečné akce. Denní zápis lze vykonat jednoduchým vypsáním formuláře, kde implicitně je vypsáno aktuální datum zápisu a jméno přihlášeného uživatele. Pracovník tedy vypíše pouze zprávu do textového pole a určí, zdali se jedná o akci mimořádného charakteru, anebo zápis z běžného dne v zařízení. TIP: můžete zde zkopírovat také zápis z mimořádných událostí (nouzové a havarijní situace). Ty doporučujeme mít pro lepší průkaznost taktéž v papírové podobě. Prohlížení a editaci denních zápisů lze dělat v editační oblasti, která je popsána níže. 11
4.2.5 Segment skupiny Segment skupiny je určen pro dokumentaci skupinové práce s jasně identifikovatelnou skupinou klientů nejlépe dlouhodobého charakteru. Postup pro vytvoření nové skupiny: Postup je podobný jako při tvorbě nového klienta s tím rozdílem, že po kliknutí na tlačítko Vytvořit, se vpravo zobrazí rolovací seznam nazvaný Klienti ve skupině, díky němuž můžeme zvolit členy skupiny ze stávajících zaevidovaných klientů (můžeme vytvořit skupinu, která je zapojena do konkrétního projektu, např. Fotografové, anebo skupinu samosprávy klientů apod.). Pod rolovacím seznamem je odkaz Nový skupinový výkon (viz. Zapsat nový výkon). Skupinová karta nezná pojem klíčový pracovník. Zápis výkonu pro skupinu: zápis výkonu pro skupinu je obdobný jako zápis výkonu pro jednotlivého klienta, který je popsán v příslušné kapitole manuálu. Odlišnost oproti zápisu výkonu pro jednotlivého klienta je v možnosti zapsat daný výkon nejen do karty editované skupiny, ale taktéž do karty jednotlivých klientů, kteří jsou nadefinováni v dané skupině. Výkon se tímto zkopíruje taktéž do jejich karet. V případě, že chcete zapsat výkon pouze do karty skupiny necháte políčko pod textovým zápisem výkonu prázdné. Nezapomeňte opět zmáčknout tlačítko Uložit. Zobrazení výkonů skupiny: práce s výkony skupiny je obdobná jako práce s výkony jednotlivého klienta. 4.2.6 Segment pracovníci IS PePa eviduje veškeré výkony vzhledem uživateli systému (pracovníkovi), který je právě přihlášen. Zařízení dostane od správce prvotní přístup: jméno a heslo. Po přihlášení se na tento účet, můžete vytvořit další uživatelské účty pro různé pracovníky. TIP: Ve výstupech si vedoucí zařízení může vyfiltrovat výkony pouze jednoho pracovníka, může se takto připravit na pravidelné hodnocení pracovníků apod. Vytvoření nového uživatelského účtu (pracovníka): klikněte na odkaz pracovníci, dále klikněte na tlačítko nový pracovník. Zadejte login (označení pracovníka) a heslo a klikněte na tlačítko vytvořit. Pozor, IS Pepa rozlišuje velká a malá písmena! Poté se zobrazí Karta pracovníka: jeho přezdívku, doplnit můžeme jméno, příjmení a dokonce i osobní poznámku. TIP: Osobní poznámka pracovníka může sloužit také jako poznámky pracovníka, záznamník apod. 12
Nezapomeňte uložit - po uložení se objeví text data uložena. Klíčový pracovník: Na Kartě pracovníka je také zobrazen seznam klientů, pro které je tento pracovník klíčovým pracovníkem. Přiradit klíčového pracovníka k danému klientovi lze na kartě klienta. Pracovník na své kartě má zobrazený seznam svých klientů včetně základních údajů (první kontakt, poslední kontakt a počet návštěv). Kliknutím na označení klienta v seznamu se uživatel dostane na kartu daného klienta. Pracovník takto může pravidelně procházet karty klientů, ke kterým je klíčovým pracovníkem. 4.3 Editační a výstupní pravá část Tato navigační oblast slouží k odhlášení se s IS Pepa, k rychlé navigaci, hromadnému zápisu výkonů a práci s daty (statistiky, editace). 4.3.1 Navigace odhlášení a úvodní stránky Rychlá volba. Odhlášení: Každá práce s IS Pepa má svůj začátek v podobě přihlášení a musí mít taktéž konec v podobě odhlášení. Odhlášení zaručí bezpečí dat a zabrání zneužití účtu uživatele. Odhlášení z IS Pepa je jednoduché stačí pouze kliknout na odkaz Odhlásit v pravé navigační části. Po kliknutí na odkaz se zobrazí opět úvodní přihlašovací stránka IS Pepa. Rychlá volba: tento odkaz slouží jako cesta k úvodní stránce tzv. rychlé volbě, která je základní oblasti vstupů (více viz. výše). 4.3.2 Hromadný zápis výkonů Po kliknutí na tento odkaz se nám v pravé části obrazovky zobrazí seznam klientů. Nad tímto seznamem si díky nabídce můžeme zvolit stránkování [5] [10] [50] [100] [vše], anebo přímo přejít na požadovanou stránku. V této části je také uveden počet záznamů celkem, což je počet zaregistrovaných klientů. 13
Dle papírové evidence (denní karty), o které se můžete dočíst v doporučení v úvodu manuálu, pak jednoduše označíte klienty nejčastěji ty, kterým byl poskytnut prostor, případně kontakt. Pokud již máte všechny označeny, klikněte na tlačítko vybrat zaškrtnuté a poté se nám vlevo objeví Šablona výkonu. Zápis výkonu je identický se zápisem výkonu na stránce rychlá volba, proto ho již nebudeme popisovat. Poté vše nezapomeňte uložit pomocí tlačítka odeslat, které je umístěno pod formulářem. Po odeslání se zobrazí stránka s potvrzením o uložení výkonů a počtem uložených výkonů (např. Počet uložených výkonů: 30. ). 4.3.3 Výstupy a editace Editační oblast je nástrojem pro kontrolu služeb, filtraci dat dle zadaných kritérií a zpětnou změnu dat. Editační stránka se skládá z odkazů na editací segmentů výkony, dohody, denní zápisy, klienti a pracovníci. 4.3.3.1 Práce s výstupy segmentu výkony Po kliknutí na tento odkaz můžeme pomocí filtru zvolit, které výkony chceme zobrazit: můžeme pracovat s několika parametry, nebo pouze s jedním (u zbylých zadáme ignorovat, viz níže.). si 4.3.3.1.1 Filtrování ID znamená pořadové číslo výkonu. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: 14
ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. S číslem ID uživatel běžně nepracuje a nezná ho, proto je tento filtr spíše nadbytečný. Status v systému se ukládají taktéž již smazané výkony. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit Nesmazané, Vymazané, Ignorovat. K obnovení smazaných je můžete vyfiltrovat a pak u dílčího výkonu kliknout na odkaz restore. Datum automaticky se zobrazuje aktuální datum, ale můžeme jej přepsat. Také si pomocí rolovacího seznamu můžeme zvolit, zda datum ignorovat, mezi, od, do, ve dni, v týdnu, v měsíci, v roce. Autor pomůže nám vyhledat výkony provedené konkrétním pracovníkem. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Předmět zadáme-li například kontakt, pak pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Např. zvolíme-li je rovno, zobrazí se nám všechny výkony, které mají jako předmět slovo kontakt. Text vepíšeme slovo, text - pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit zda, zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Místo - NZDM, Streetwork, Ostatní (lze upravit ve spolupráci se správcem systému). Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, pouze, bez, null, notnull.(null znamená bez textu, nevyplněno). Služba Díky rolovacímu seznamu si volíme druh služby: poskytnutí prostoru, situační intervence, informační servis atd. a poté si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, pouze, bez, null, notnull.(null znamená bez textu, nevyplněno). Téma - Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda se jedná o téma: rodina, vrstevnická skupina, sex, drogy a alkohol, škola, práce, partner/ka, program, zařízení, služba, osobní intimní, ostatní, neuvedeno dále pak, jestli vybrané: ignorovat, pouze, bez, null, notnull (null znamená bez textu, nevyplněno). Klient chceme-li najít výkony, které byly poskytnuty jednomu klientovi, zadáme jeho jméno. TIP: Pokud však chceme zobrazit výkony, které byly poskytnuty všem Deniskám, Denčám, Denisám zadáme den a ze seznamu filtru vybereme filtr začíná. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Do prázdného pole můžeme napsat číslo, nebo jméno klienta. Poté, co si zvolíme parametr či více parametrů, klikneme na tlačítko filtrovat. 4.3.3.1.2 Editace výkonů Práce s výstupy výkonů: Pod stránkováním se nám zobrazují výkony v záhlaví seznamu výkonů vidíme datum, autora, předmět, text, místo, službu, téma, klienta, obrázek tužky a souboru, který je přeškrtnut. Zobrazené výkony můžete seřadit v rámci dílčích sloupů kliknutím na šipku dolů,kdy se zobrazí výkony sestupně vzhledem k datům v daném sloupci, anebo šipku nahoru, kdy se data zobrazí sestupně. a) Zobrazení detailu jednoho výkonu: u příslušného výkonu klikněte na ikonku. b) Zobrazení detailu více výkonů: u požadovaných výkonů označte pole. Následně klikněte na tlačítko vybrat zaškrtnuté. c) Editace detailu výkonu: u příslušného výkonu klikněte na ikonku. 15
d) Smazání výkonu: u příslušného výkonu klikněte na ikonku. 4.3.3.2 Práce s výstupy segmentu dohody Dohody - po kliknutí na tento odkaz si můžeme pomocí filtru zvolit, které dohody chceme zobrazit. Práce s dohodami může sloužit jako nástroj kontroly nadřízeného pracovníka, předávání si informací o průběhu služeb apod. TIP: Vytiskněte si vyfiltrované dohody a máte taktéž papírovou evidenci uzavřených smluv o poskytování soc. služeb. 4.3.3.2.1 Filtrování ID znamená pořadové číslo dohody. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Klient Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit konkrétního klienta a pomocí druhého rolovacího seznamu také, jestli tohoto klienta: ignorovat, pouze, bez, null, notnull (null znamená bez textu, nevyplněno). Status pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit Nesmazané, Vymazané, Ignorovat. Datum automaticky se zobrazuje aktuální datum, ale můžeme jej přepsat. Také si pomocí rolovacího seznamu můžeme zvolit, zda datum ignorovat, mezi,* od, do, ve dni, v týdnu, v měsíci, v roce. Autor pomůže nám vyhledat výkony provedené konkrétním pracovníkem. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané jméno pracovníka: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Text vepíšeme slovo či text dohody - pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Poté, co si zvolíme parametr či více parametrů, klikneme na tlačítko filtrovat. 4.3.3.2.2 Editace dohod Práce s výstupy dohod: Pod stránkováním se nám zobrazují dohody dle zadané filtrace. Sloupce jsou definovány: klient, datum, autor (pracovník), text (znění dohody). Zobrazené dohody můžete seřadit v rámci dílčích sloupů kliknutím na šipku dolů,kdy se zobrazí dohody sestupně vzhledem k datům v daném sloupci, anebo šipku nahoru, kdy se data zobrazí sestupně. e) Zobrazení detailu jedné dohody: u příslušné dohody klikněte na ikonku f) Zobrazení detailu víc dohod: u požadovaných dohod označte pole. Následně klikněte na tlačítko vybrat zaškrtnuté. g) Editace detailu dohody: u příslušné dohody klikněte na ikonku h) Smazání dohody: u příslušné dohody klikněte na ikonku. 4.3.3.3 Práce s výstupy segmentu denní zápisy 16
Denní zápisy - po kliknutí na tento odkaz si můžeme pomocí filtru zvolit, které denní zápisy chceme zobrazit: Můžeme pracovat s několika parametry, nebo pouze s jedním či žádným (u zbylých zadáme ignorovat, viz níže.). 4.3.3.3.1 Filtrování ID znamená pořadové číslo dohody. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Status pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit Nesmazané, Vymazané, Ignorovat. Datum automaticky se zobrazuje aktuální datum, ale můžeme jej přepsat. Také si pomocí rolovacího seznamu můžeme zvolit, zda datum ignorovat, mezi,* od, do, ve dni, v týdnu, v měsíci, v roce. Autor pomůže nám vyhledat denní zápisy provedené konkrétním pracovníkem. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Text vepíšeme slovo, text - pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Typ pomocí rolovacího seznamu si volíme, jedná-li se o normal či akci. Poté si díky dalšího rolovacího seznamu můžeme zvolit, zdali má evidenční program náš výběr: ignorovat, pouze, bez, null, notnull (null znamená bez textu, nevyplněno). Poté, co si zvolíme parametr či více parametrů, klikneme na tlačítko filtrovat. 4.3.3.3.2 Editace segmentu denní zápisy Práce s výstupy denních zápisů: Pod stránkováním se zobrazí denní zápisy dle zadané filtrace. Sloupce jsou definovány: datum, autor, text (znění zápisu) a typ (typ denního zápisu zápis z akce, z běžného provozu apod.). Zobrazené denní zápisy můžete seřadit v rámci dílčích sloupů kliknutím na šipku dolů,kdy se zobrazí zápisy sestupně vzhledem k datům v daném sloupci, anebo šipku nahoru, kdy se data zobrazí sestupně. i) Zobrazení detailu jednoho zápisu: u příslušného zápisu klikněte na ikonku j) Zobrazení detailu víc zápisu: u požadovaného zápisu označte pole. Následně klikněte na tlačítko vybrat zaškrtnuté. k) Editace detailu zápisu: u příslušného zápisu klikněte na ikonku l) Smazání zápisu: u příslušného zápisu klikněte na ikonku. 4.3.3.4 Práce s výstupy segmentu klienti Klienti - po kliknutí na tento odkaz můžete pomocí filtru zvolit, které klienty chceme zobrazit: můžeme pracovat s několika parametry, nebo 17
pouze s jedním (u zbylých zadáme ignorovat, viz. níže). TIP: zapomínáte určovat pohlaví u klientů a máte proto ve statistických výstupech špatná čísla? Definujte kritérium pohlaví jako neurčeno a filtr je rovno. 4.3.3.4.1 Filtrování ID znamená pořadové číslo klienta. Pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Status pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit Nesmazané, Vymazané, Ignorovat. Přezdívka Napíšeme označení klienta (přezdívka, kód) a pomocí rolovacího seznamu si můžeme zvolit, zda danou přezdívku jako parametr: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. První kontakt datum prvního záznamu o poskytnutí prostoru. Poslední kontakt datum posledního záznamu o poskytnutí prostoru. Pohlaví Pomocí rolovacího seznamu si zvolíme, jestli je pohlaví: Neurčeno, Muž, Žena. Pomocí dalšího rolovacího seznamu pak, jestli: ignorovat, pouze, bez, null, notnull (null znamená bez textu, nevyplněno). Komentář je text, který je uložen na Kartě klienta pod názvem Informace o klientovi. Pomocí rolovacího seznamu si zvolíme, jestli: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Poté, co si zvolíme parametr či více parametrů, klikneme na tlačítko filtrovat. 4.3.3.4.2 Editace segmentu klienti Práce s kartami klienta: Pod stránkováním se zobrazí klienti dle zadané filtrace. Sloupce jsou definovány: přezdívka, první kontakt, poslední kontakt, pohlaví a komentář. Zobrazené seznamy klientů můžete seřadit v rámci dílčích sloupů kliknutím na šipku dolů,kdy se zobrazí klienti sestupně vzhledem k datům v daném sloupci, anebo šipku nahoru, kdy se data zobrazí sestupně. m) Zobrazení klienta: u příslušného zápisu klikněte na ikonku n) Editace klienta: u příslušného klienta klikněte na ikonku. Tehdy se zobrazí pole pro editaci o) Smazání klienta: u příslušného klienta klikněte na ikonku. p) Obnovení klienta: u příslušného smazaného klienta klikněte na ikonku. TIP: Smlouva o poskytování služeb mezi klientem a poskytovatelem byla ukončena a chcete, aby se klient nezobrazoval v seznamech klientů? Smažte ho! Výkony a dohody k danému klientovi zůstanou zachovány v databázi, ale klient se Vám nebude zobrazovat v evidenci. Smazaného klienta můžete kdykoli dle výše zmíněnému postupu obnovit. 4.3.3.5 Práce s výstupy segmentu pracovníci Segment pracovníci je databází všech uživatelů IS Pepa pracovníků. Filtr obsahuje následující kritéria: ID, přezdívka, jméno, příjmení, 18
email, komentář (poznámka). Editace Vám poslouží zejména v případě změny Vašeho uživatelského jména či hesla. Vše ostatní můžete běžně editovat v kartě pracovníka (jméno, příjmení, email, komentář, klíčoví pracovníci). 4.3.3.5.1 Filtrování Na této stránce můžete pomocí filtru zvolit, které pracovníky chcete zobrazit, přičemž můžete pracovat s několika parametry, nebo pouze s jedním (u zbylých zadáme ignorovat, viz níže.): ID znamená pořadové číslo klienta. Pomocí rolovacího seznamu si můžete zvolit, zda zadané: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Status pomocí rolovacího seznamu si můžete zvolit Nesmazané, Vymazané, Ignorovat. Přezdívka, Jméno, Příjmení, Email, Komentář všechny, nebo jen některé položky vyplníte a pomocí rolovacího seznamu si zvolíte: ignorovat, je rovno, obsahuje, neobsahuje, není rovno, začíná, nezačíná. Poté, co si zvolíme parametr či více parametrů, klikneme na tlačítko filtrovat. 4.3.3.5.2 Editace segmentu pracovníci Práce s kartami pracovníků: pod stránkováním se zobrazí pracovníci dle zadané filtrace. Sloupce jsou definovány takto: přezdívka, uživatelské jméno pracovníka, jméno, příjmení, email, komentář. Zobrazené seznamy pracovníků můžete seřadit v rámci dílčích sloupů kliknutím na šipku dolů,kdy se zobrazí pracovníci sestupně vzhledem k datům v daném sloupci, anebo šipku nahoru, kdy se data zobrazí sestupně. q) Zobrazení pracovníka: u příslušného zápisu klikněte na ikonku. Tímto se dostanete na kartu pracovníka. r) Editace pracovníka: u příslušného pracovníka klikněte na ikonku. Tehdy se zobrazí pole pro editaci přezdívky, uživatelského jména a hesla. s) Smazání pracovníka: u příslušného pracovníka klikněte na ikonku. t) Obnovení pracovníka: u příslušného smazaného pracovníka klikněte na ikonku. TIP: V případě, že pracovník ukončí pracovní poměr, nezapomeňte smazat jeho účet. Ten lze kdykoli výše uvedeným způsobem obnovit. Tento postup může být také použit jako opatření v případě prozatímního zákazu činnosti pracovníka (porušení práv klientů apod.) 4.3.4 Export dat do Excelu V každé editační oblasti (segmentu) lze vyfiltrovanou tabulku výkonů, klientů, dohod apod. exportovat do formátu.xls. Postačí kliknout na odkaz XLS, který je umístěn vždy vpravo od tabulky, případně pod ní. Kliknutím se otevře okno, které informuje o stažení souboru (Excel). Můžeme si zvolit, zda chceme soubor otevřít přímo či uložit. Ať již zvolíme kteroukoliv možnost, data z evidenčního programu budou exportovány do souboru Excel. 4.4 Statistické výstupy IS Pepa nabízí jednoduchý nástroj pro práci s kvantitativními výstupy. Odkaz na tuto stránku naleznete zcela vpravo a je označen jako výstupy. Na této stránce pro výpis 19
kvantitativních údajů zadáte vstupní kritéria času (od,do) a místa a klikněte na tlačítko zobrazit. Kvantitativní výstupy obsahují tyto oblasti údajů: a) otevírací dny (počet otevíracích dnů v zadaném období) b) počet klientů (počet klientů, z toho žen a mužů) c) prvokontakty (počet prvokontaktů, z toho mužů a žen) d) výkony (počty dílčích výkonů, tématicky strukturováno, z toho mužů a žen) e) sankce (počet sankcí, z toho mužů a žen) f) dohody (počet uzavřených dohod-smluv) TIP: Jednou měsíčně si vytiskněte statistické výstupy jednoduchým kliknutím pravého tlačítka myši a vybráním pole tisk. Poznámka: Postupem času bude IS Pepa nabízet zpracování statistických dat také do přehledných grafů. 20