Podpora nákupu v řešeních SAP Základní přehled

Podpora nákupu v řešeních SAP Základní přehled Vladimír Heřt, SAP ČR Seminář Podpora nákupu v prostředí SAP Štiřín, 1.4.2009

Agenda 1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uživatelé 4. Závěr SAP 2009 / Page 2

Jaké úkoly dnes stojí před útvary zásobování? Výsledky ankety společnosti KS&R NEJVYŠŠÍ PRIORITU MÁ SNIŢOVÁNÍ NÁKLADŮ NA POŘIZOVANÉ PRODUKTY A SLUŢBY Stupeň souhlasu s níţe uvedenými výzvami (10=Úplně souhlasím, 1=Naprosto nesouhlasím) Tlak na snižování nákladů na pořizované produkty a služby 10% 37% 53% Problematika shody v procesech zásobování a požadavky regulátorů 29% Celkem 40% (n=271) 31% Je třeba investovat do flexibilních aplikací využívajících webové služby 19% 50% 31% Nedostatečná úroveň znalostí a dovedností 19% 52% 29% Snižování stavu pracovníků a využívání externích zdrojů (outsourcing) 21% 53% 26% Přenesení zodpovědnosti za procesy nákupu a jejich efektivnost v rámci organizace na jeden útvar 27% 47% 26% Nových modelů zásobování a automatizace procesů pořizování u nestrategických komodit 22% 52% 26% Řízení procesů nákupu napříč kategoriemi, zamezení objednávání mimo uzavřené rámcové smlouvy 30% 56% 14% Outsourcing funkcí souvisejících se zásobováním 51% 40% 9% 0% 50% 100% Naprosto nesouhlasím Neutrální Úplně souhlasím SAP 2009 / Page 3

Inventing the 21st-century purchasing organization (McKinsey) SAP 2009 / Page 4

SAP pomáhá tyto úkoly řešit Komplexní podpora zásobovacích procesů Řízení výdajů Agregace a obohacení informací o výdajích Poskytuje detailní informaci o dodavatelích a příležitostech k úsporám Centralizace správy dodavatelů Zajišťování zdrojů Projektově orientované a centralizované Podpora poptávkových řízení Podpora analýzy nabídek dodavatelů Podpora aukcí (včetně holandských) 3 1 2 Operativní nákup 4 Automatizace kompletního procesu nákupu (procure to pay) Podpora nákupu produktů a služeb Umožňuje připojit více ERP systémů Podporuje spolupráci s dodavateli Správa kontraktů Zkrácení cyklu automatizací procesu správy kontraktů Automatizovaný přenos vyjednaných cen a podmínek Zajištění shody s kontrakty SAP 2009 / Page 5

Inovace procesů nákupu se vyplácí Návratnost investic je vysoce nadprůměrná VYUŽITÍM ŘEŠENÍ SAP DOSÁHLI NAŠI ZÁKAZNÍCI VÝZNAMNÝCH PŘÍNOSŮ Kontrola (governance) v oblasti nákupu Strategický nákup Správa kontraktů Reálné přínosy* % dopad Reálné přínosy * % dopad Reálné přínosy * % dopad Provozní náklady Provozní náklady Provozní náklady Snížení nákupních cen díky agregaci nákupů Snížení nákupních cen díky redukci neřízených nákupů 5-15% 30-70% Snížení nákupních cen díky agregaci poptávky Snížení nákupních cen díky elektronickým aukcím Zvýšení efektivity procesů díky eliminaci manuálních činností a jednotné databázi nákupů 2-10% 5-15% 15-30% Zvýšení efektivity procesů díky redukci manuálního zpracování smluv Snížení nákupních cen díky optimalizaci smluv 15-30% 2-6% * Zdroj: Benchmark data SAP Value Engineering a zkušenosti klientů SAP SAP 2009 / Page 6

Inovace procesů nákupu se vyplácí Návratnost investic je vysoce nadprůměrná VYUŽITÍM ŘEŠENÍ SAP DOSÁHLI NAŠI ZÁKAZNÍCI VÝZNAMNÝCH PŘÍNOSŮ Řízení portfolia dodavatelů Operativní nákup Napojení dodavatelů Reálné přínosy * Provozní náklady Zvýšení efektivity procesů díky snížení úsilí na vyhodnocení a kvalifikaci dodavatelů Snížení zásob díky lepšímu monitoringu potřeb % dopad 15-30% 10-30% Reálné přínosy * Provozní náklady Zvýšení efektivity procesů díky zavedení workflow a automatizaci schvalovacího procesu Redukce chybovosti objednávek díky snížení eliminaci manuálních činností * Zdroj: Benchmark data SAP Value Engineering a zkušenosti klientů SAP % dopad 15-30% 2-10% Reálné přínosy * Provozní náklady Zvýšení efektivity procesů díky selfregistraci a kvalifikaci dodavatelů a zrychlení komunikace s dodavateli Snížení nákupních cen díky zvýšenému využití preferovaných dodavatelů a materiálů Zvýšení efektivity procesů díky zrychlení zpracování faktur a řešení reklamací Snížení IT nákladů v oblasti nákupu díky standardním rozhraním a jednotnému řešení % dopad 15-30% 5-20% 3-12% 5-15% SAP 2009 / Page 7

Agenda 1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uživatelé 4. Závěr SAP 2009 / Page 8

Podpora procesů nákupu s řešeními SAP Základní přehled SAP ERP Modul Materials Management (MM) SAP SRM (Supplier Relationship Management) Řešení umožňující plnohodnotné řízení vztahů s dodavateli Plná integrace se SAP ERP SAP E-Sourcing Aplikace získaná akvizicí společnosti Frictionless Commerce v roce 2006 V roce 2008 uvolněna lokalizovaná CZ verze SAP Procurement for Public Sector Pokrývá proces nákupu od vzniku požadavku až po ukončení realizace dodávky Odráží specifické potřeby institucí státní a veřejné zprávy Rozšiřuje funkčnost SAP SRM SAP SRM je integrální součástí Je integrováno s dalšími odvětvovými řešeními určenými pro organizace státní a veřejné správy SAP 2009 / Page 9

Podpora procesů nákupu s řešeními SAP Mapa řešení SAP SRM Strategické řízení nákupu Kontrolní postupy Návrh strategie Řízení rizik Plánování v útvaru nákupu Řízení kategorií Správa programů Zvyšování kvality dat Analýza výdajů & potenciálu pro optimalizaci Rozvoj dodavatelů Controlling nákupu Kvalifikace dodavatelů Analýza potřeb & Analýza trhu Příprava specifikací Identifikace dodavatelů Hodnocení dodavatelů Seznam schválených dodavatelů Vyjednávání s dodavateli Příprava poptávkového řízení Ţádost o nabídku Nákupní aukce Vyhodnocení nabídek & Výběr dodavatele Správa kontraktů Příprava kontraktu Nakupování podle kontraktu Monitorování kontraktu Zpracování poţadavku na nákup Zaloţení poţadavku Schválení poţadavku Analýza poţadavků SAP NetWeaver Zpracování objednávek Přiřazení zdroje Kontrola omezení Zakládání & Sledování objednávek Příjem dodávek Převzetí dodávky Hodnocení jakosti Zpracování reklamací Finanční vypořádání Likvidace faktur Automatické zúčtování příjmu materiálu Platba faktury Napojení dodavatelů Elektronická výměna dokumentů Elektronické trţiště Dodavatelský portál Spolupráce s dodavateli SAP 2009 / Page 10 SAP ERM MM

Řešení SAP ERP (původně SAP R/3) Novinky pro ECC 6.0 a funkční rozšíření (Enhancement Packs) Nové uţivatelské rozhraní SAP NetWeaver Business Client Personalizace koncovým uživatelem Verze nákupních dokladů Požadavky na objednávku, poptávky, nákupní objednávky, kontrakty Sledování vratných obalů Kontrola disponibility Požadavky na objednávku, nákupní objednávky Open to Buy Definice, sledování čerpání, schvalování požadavků na překročení rozpočtu nákupu Vyžaduje instalaci datového skladu SAP BW Zádrţné Priorita potřeb Přiřazení priorit na položkách v objednávce a v rezervacích SAP 2009 / Page 11

Nové uţivatelské rozhraní v SAP ECC 6.0 SAP NetWeaver Business Client Role Zásobovač SAP 2009 / Page 12

Ukázka Nové uţivatelské rozhraní SAP ECC 6.0 SAP 2009 / Page 13

SAP E-Sourcing Rychle realizovatelné ekonomické přínosy Rozšířená analýza výdajů SAP E-Sourcing Pokročilá kvalifikace dodavatelů Výběrová řízení / aukce Efektivní řízení výdajů ze strany útvarů nákupu Výběr optimální nabídky Řízení projektů Správa kontraktů 740 Maximalizace úspor standardizací procesů nákupu Lokalizovaná verze k dispozici od XI/2008 Poptávkové a nabídkové procesy včetně aukcí Seskupování kritérií a váhy kritérií Optimalizace výběru dodavatele Holandské i anglické aukce Aplikace kontrahovaných podmínek v procesech operativního nákupu Efektivní spolupráce s dodavateli Tvorba kontraktačního dokumentu Integrace MS Office Podpora týmové spolupráce Integrace s dalšími řešeními SAP SAP Spend Performance Management SAP ERP (modul MM) Rychlé a flexibilní nasazení, vysoká návratnost investice SAP 2009 / Page 14

SAP E-Sourcing Přehled podporovaných procesů a činností Podporuje integrovaný proces Od vyhledání dodavatele k podpisu kontraktu Proces nákupu Analýza výdajů a identifikace příležitostí Analýza výdajů Identifikace příležitostí Založení projektu a řízení aktivit Správa zásobníku projektů nákupu Volba metodiky nákupu /procesních kroků Definice harmonogramu projektu Identifikace zdrojů / Určení zodpovědností Stanovení strategie projektu Nalezení dodavatele a vyhodnocení nabídek Analýza trhu Kvalifikace dodavatelů Realizace výběrového řízení/ aukce Vyhodnocení nabídek Volba optimálního scénáře Vyjednávání a přidělení kontraktu Založení konceptu kontraktu Vyjednávání kontraktu Schválení kontraktu Přidělení kontraktu Publilkace kontraktu do ERP systému SAP 2009 / Page 15

SAP E-Sourcing Správa projektů Projektové fáze a činnosti SAP 2009 / Page 16

Ukázka SAP Spend Performance Management SAP 2009 / Page 17

SAP Procurement for Public Sector (PPS) Řešení specifických potřeb státní a veřejné správy Acquisition Planning Purchase Requisition Priority Requirements Offsets Invoicing Requirement Definition Structured Contract File Vendor Performance Management Administrative Closure Structured process, referral process, complex Downpayments Required Sources of Supply Small Business Set-Asides Budget Check / Approval Budget officer approval, annual appropriations Workload Management RFx / Bid Best Value Bid Evaluation Purchase Requisition Acquisition Planning Withholds/Retentions Prompt Payment Receipt vs. Acceptance Source Acceptance Receiving Standardní funkce (ERP, SRM) Specifické funkce PPS Funds Management Incremental funding Mandatory Reporting Change Orders ( Mods ) Central Supplier Registration Purchase Order/Contract Award Regulatory Clauses Content Management; EU Directive; US FAR Structured Bid Opening Four-eyes principle Amendments Two-Envelope Process Socio-economic policies preferential programs Synopsis SAP 2009 / Page 18

Nákup ve státní a veřejné správě Klíčové komponenty řešení SAP ERP Finance / Funds Management Materials Management Project System others SAP Business Information Warehouse SAP SRM + PPS Požadavky nákupu Operativní nákup Veřejné zakázky Vyhledávání dodavatelů SAP NetWeaver Records Management Document Builder Process Integration SAP cfolders Sdílení dokumentace přes Internet SAP 2009 / Page 19

Komplexní poţadavek v SAP PPS Výběr nové softwarové aplikace 001 Enterprise software licenses Fixed price commodity 002 Implementation of the software Ceiling price commodity ( = 002.1 + 002.2) 002.1 Implementation of ERP Ceiling price commodity 002.1.1 FI, MM, HR 002.1.2 Real Estate 002.2 Implementation of SRM Ceiling price commodity 003 Custom documentation (option) Fixed price commodity 003.1 100 End-User Guides 003.2 50 End-User Guides 003.3 50 End-User Guides 004 Training services (partially-funded) Price per class, minimum order 2 004.1 ERP End-user Training 004.2 ERP Train-the-Trainer 004.3 SRM End-user Training 004.4 SRM Train-the Trainer 005 Consulting support (option) Service items, Time & Materials V případě aktivace SAP Funds Management for Public lze definovat: Poloţky 001 a 002 jsou hrazeny v okamţiku výběru dodavatele Poloţka 003 je volitelná s rezervovaným rozpočtem, uplatnění poloţky v okamţiku potřeby Poloţka 004 bude hrazena z části z rozpočtu příštího období Poloţka 005 je volitelná bez rezervace v rozpočtu, uplatnění poloţky v okamţiku potřeby SAP 2009 / Page 20

Tvorba dokumentů v SAP PPS Generování kontraktu se SAP Document Builder SAP 2009 / Page 21

Agenda 1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uţivatelé 4. Závěr SAP 2009 / Page 22

900+ organizací vyuţívá řešení SAP SRM SAP 2009 / Page 23

Vybraní uţivatelé řešení SAP SRM v ČR Škoda Auto ČSOB ČSOB Leasing Telefónica O2 Czech Republic Plzeňský Prazdroj Pregis, a.s. (Preciosa) Česká rafinérská Letiště Praha ČEZ SAP 2009 / Page 24

Agenda 1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uživatelé 4. Závěr SAP 2009 / Page 25

Proč řešit potřeby nákupu se SAPem? Kompletní integrovaná platforma 3 1 2 4 Řešení uzavírající všechny vazby a cykly Vazby mezi činnostmi strategického a operativního nákupu Vazby mezi útvary v rámci podniku, mezi podnikem a dodavatelskou základnou Purchasing Planning* Category Management Supplier Qualification Supplier Negotiation Contract Management Purchasing Governance Program Management Demand & Market Analysis Event Preparation Contract Development Strategy Risk Development Management Data Spend & Opportunity Supplier Improvement Analysis Development Specification Supplier Supplier Development Identification Evaluation Request Reverse for Quotation Auction Contract Execution Procurement Office Planning Purchasing Controlling Approved Vendor List Bid Evaluation & Awarding Contract Monitoring Flexibilní a plně integrované řešení Integrace procesů, informací, uživatelského prostředí Podpora postupného nasazení Requisitioning Order Management Receiving Financial Settlement Supplier Enablement Requirement Definition Source of Supply Assignment Replenishment Invoice Verification Document Exchange Requisition Approval Restriction Validation Acknowledgement & Quality Delivery Assessment Evaluated Receipt Settlement Supplier Supplier Network Portal Requisition Analysis Order Generation & Tracking Returns Handling Invoice Payment Supplier Collaboration Řešení s dlouhodobou perspektivou Podporováno největším dodavatelem podnikových IS Zajištěn další rozvoj řešení Řešení ověřené u velkého počtu klientů Podpora vzorových postupů ( Best Practices ) ověřených v reálném prostředí Minimální riziko neúspěchu implementace Řešení s vysokou návratností investovaných prostředků SAP 2009 / Page 26

Děkuji za pozornost! Vladimír Heřt SAP ČR T +420 257 114 161 E vladimir.hert@sap.com SAP 2009 / Page 27