Význam systémového přístupu k projektu a zásady projektového řízení jako podmínky pro ekonomické přínosy řešení procesů Otakar Král, Jan Král 1. Definice pojmu projekt Význam slova projekt se v dřívější projektové praxi ustálil ve smyslu námět, návrh, plán a komplexní vyřešení zamýšleného zadání i vypracování jeho náležitostí včetně grafického znázornění (map procesů, schémat, grafů, výkresů, vývojových diagramů,...). Toto pojetí směřovalo k závěru, že jde o komplexní dokumentaci, sloužící k posouzení technickoekonomické úrovně a efektivnosti návrhu objektu entity, zadání, i k jeho realizaci. V současnosti se vychází z anglosaského pojetí slova project jako proces plánování a řízení rozsáhlých operací. Nejde tedy jen o výsledek - projektovou dokumentaci, ale o tvůrčí proces. Definic pojmu projekt bychom našli mnoho (v literatuře). Shodněme se na této: Projekt je cílevědomý návrh na uskutečnění určité inovace v daných termínech zahájení a ukončení. Z této definice vyplývá záměr, který má následující charakteristické znaky: sleduje konkrétní cíl, definuje strategii vedoucí k dosažení daného cíle, splnění zadání určuje nezbytně nutné zdroje a náklady včetně očekávaných přínosů z realizace záměru, vymezuje jeho začátek a konec, V pojmu inovace je zahrnuta novost přístupů, řešení, které je zpravidla opřeno o využití teoretických poznatků a vědeckých metod.
2. Management jakosti projektu Je známo, že existují dvě hlediska pro aplikaci managementu jakosti projektů: hledisko procesu projektu a hledisko produktu projektu. Nesplnění kteréhokoli z těchto dvou hledisek může značně ovlivňovat produkt projektu, zákazníka projektu a ostatní zainteresované strany a organizaci projektu. Tato hlediska také zdůrazňují, že dosažení cílů jakosti je odpovědností vrcholového vedení, vyžadující angažovanost pro dosažení cílů jakosti na všech úrovních v organizaci zainteresované na projektu. Každá úroveň v organizaci si však musí ponechat odpovědnost za své vlastní procesy a produkty. Vytvoření a udržení jakosti procesu a produktu v projektu vyžaduje systematický přístup. Cílem tohoto přístupu má být zajištění, že stanovené a předpokládané potřeby zákazníků budou pochopeny a splněny, že budou hodnoceny a pochopeny potřeby ostatních zainteresovaných stran či skupin, které zadávají projekt a že se politika jakosti organizace zadávající projekt vezme v úvahu při uplatňování v managementu projektu. Norma ČSN ISO 10006 je použitelná u projektů různé složitosti, malé nebo velké, krátkodobé nebo dlouhodobé, pro různá prostředí, bez ohledu na druh produktu nebo procesu, což může vyžadovat určitá přizpůsobení návodu tak, aby byl vhodný pro konkrétní projekt. Tato mezinárodní norma není pokynem pro management projektu jako takový. Tato mezinárodní norma pojednává o návodu pro jakost procesů managementu projektu. Návod pro jakost v procesech projektu vztahujících se k produktu projektu a pro procesní přístup je obsažen v ISO 9004. Veškeré úsilí při řešení projektu je zaměřeno k cíli být svým realizačním výstupem z projektu konkurenceschopný, splňovat požadavky zákazníka technické, provozní, estetické, bezpečnostní, ekologické, spolehlivostní a především ekonomické. 3. Předpoklady pro využívání MSM v podnikové praxi V současném období všechny podniky, které v ČR jsou funkční, jsou organizacemi, kde nelze snadno zlepšovat procesy. Podniky, kde bylo možné při návštěvě vidět výrazné nedostatky, kde bylo nekvalifikované vedení a pracovníci, již v současnosti neexistují.
Přesto stojíme stále před problémem, jak zvyšovat svoji konkurenceschopnost. Japonci proklamovaná zásada Nejvyšší technickou úroveň za nejnižší cenu v segmentu působnosti má stálou platnost. Otázkou tedy je, jak nejlevněji zlepšovat procesy, především minimalizovat ztráty. Pojem nejlevněji neznamená snadno, rychle a nekvalifikovaně. Zaměříme se v dalším textu prioritně na využití matematicko-statistických metod. V této oblasti je na prvý pohled vše již poznané, zdánlivě netřeba tomu věnovat vyšší pozornost. Skutečností však je, že matematicko-statistické metody, shodně jako prostředky a nástroje jiné, selhávají či nedávají očekávané výsledky, pokud jsou implementovány chybně. Prioritními chybami je použití vadných informací při formulaci problému, neadekvátní stanovení postupu prací a výběru řešitelů. Stále platí zásada, že informace pro úspěšné řešení problému musí býti objektivní, úplné, včas doručené stanovenému adresátovi, trvale aktualizované, snadno dostupné uživatelem, chráněné před poškozením či napadením a ekonomicky únosně získávané. Na bázi výše uvedených a naplněných požadavků na informace lze učinit další krok, tj. zjištění a formulace problému, který bude řešen. Zde bývá častou chybou subjektivní přístup, nemožnost ověření nebo i opomenutí ekonomických aspektů řešení (náklady, výnosy, možná ztráta dobrého jména u zákazníka ). Proto až v dalším kroku volíme metodu řešení, za předpokladu kvalitních informací a kvalifikovaného rozhodnutí co, jak, proč, s jakými náklady a přínosy, kdo bude řešitelem a za jakých podmínek (kompetenčních) řešení uskutečněno. V této souvislosti musíme prohlásit, že i nám se v prvých etapách nedařilo, protože některé z výše uvedených podmínek, nebyly plně zvládnuty, naplněny. V této situaci je nezbytné a v našich podmínkách se již stalo metodou práce, že k řešení zadávaných úkolů, již v etapě výběru, přistupujeme jako k řešení projektu. Projekt Management má svá stanovená pravidla, která předchází možnosti výskytu chyb v procesu realizace. Není to záležitost samospasitelná, ale osvědčená metoda. Rádi bychom upozornili, že zásady projektového řízení v podniku, se kterým spolupracujeme jsou již stanovenou metodikou, v souladu s ČSN ISO 10 006 Systémy managementu jakosti, směrnice pro management jakosti projektů.
4. Ekonomické Přínosy užití metody DOE v konkrétní podnikové aplikaci V podmínkách SGSCR Hořovice, který je předním výrobcem autoskel byly v posledních letech dokončeny dva projekty DOE. Je možno potvrdit, že v r. 2005 došlo díky metodě DOE k výraznému zlepšení kvality v lepení držáků zrcátek a dešťových senzorů na předních sklech automobilů. Následující obrázek jasně a průkazně dokumentuje úspěšnost řešení a významný ekonomický přínos. V této souvislosti je nutno říci, že vlastní odpadnutí držáku na skle v podniku je ztrátou řádu 1.000,. Odpadnutí na hotovém automobilu z linky je záležitost řádu desítek tisíc Kč, vč. vážného narušení důvěry zákazníka (automobilky i nového uživatele automobilu). U metody DOE bylo uplatněno projektové řízení a lze prohlásit, že výsledky jsou uspokojivé. Proto v implementaci DOE bude v podniku dále pokračováno a je možno již dnes prohlásit, že bude dosaženo v podmínkách SGSCR velmi zajímavých přínosů, řádově milióny Kč/rok. Je nezbytné si pro každé ekonomické posuzování náročné implementace dále uvědomit, že přínosy budou ve dvou rovinách:
1. Přímo vyčíslitelné, kde přínosy stanovujeme, případně odhadujeme na základě reálných předpokladů, doložených doklady, znalostmi a již realizovanými výsledky analogických akcí řešitele. Vyčíslení je v Kč. 2. Nepřímé přínosy: - zvýšení kvalifikace managementu i přímo zúčastněných pracovníků, - navázání kontaktů s renomovanými pracovišti a specialisty s možnostmi dalšího rozšiřování spolupráce, - zvýšení prestiže podniku i managementu uvnitř koncernu i navenek k dodavatelům a odběratelům, - naplňování jednoho z kriteriálních požadavků modelu Excelence, evropského modelu EFQM, - průkaz způsobilosti pro nejrůznější hodnocení a posuzování podniku v rámci tuzemských i zahraničních kritérií, v rámci Národní politiky jakosti ČR, soutěží a hnutí vedoucích k průkazu a dosahování konkurenceschopnosti. Výše uvedené poznámky jsou uvedeny z důvodu, že řešená problematika je objektivně náročná a dosažené, prověřené poznatky dále prohlubují úroveň poznání pro proces výroby autoskel v SGSČR, s cílem zvýšení produkce a snížení nákladů. V sledovaném období dle dokumentace SGSČR lze zjistit pro přímo vyčíslitelné úspory celkový počet skel s vadami za sledovaných 13 měsíců, který činní 28 930 kusů nespárovaných skel. Za rok lze tedy uvažovat počet skel (PS): 28.930 PS = 12 = 26.705 ks. 13 Úvaha o možnosti vyčíslení ztráty v důsledku výskytu vad vychází z odhadu možného počtu kompletních párovaných skel (MPS): 26.705 MPS = = 13.352 ks. 2 Průměrný zisk na jednom kompletně vyrobeném skle Fábia činní 219,78 Kč. vezmeme li tuto cenu jako průměrnou minimální, odhadujeme pro SGS roční ztrátu zisku (RZZ): RZZ = MPS Z = 13.352 219,78 = 2.934.612,-Kč. Úvaha o přínosu v důsledku implementace DOE, tj identifikaci nejvýznamnějších vlivů na výskyt vad. Pokud bychom uvažovali úsporu jen 15 % za rok z RZZ činní tato roční úspora (RU):
Celková úspora (CU) za rok by tedy znamenala: CU = RU -150.000 = 290.191,. Do přímo vyčíslitelných nákladů a následně úspor je nutno dále započítat náklady na výrobu jednoho páru skla které činní průměrně 78,53 Kč. Náklady na vadné kusy (NVK) činní: 26.705 NVK = 78,53 = 1.048.572,-Kč. 2 Úspora z nevynaložení těchto nákladů (UNN) za 1 rok činní odborným odhadem minimálně cca 15% (dle analogických projektů). RU = 2.934.612 0,15 = 440.191,. Tuto úsporu je však nutno snížit o nutné náklady na zjišťování jakostních charakteristik vstupního skla. Odhad ročního nárůstu nákladů činní cca 150 000 Kč. UNN = NVK 0,15 = 157.286, / rok. Úspora z provedeného implementování DOE činní kumulovaně (UK): UK = CU + UNN = 290.191+ 157.286 = 447.477, / rok. Celková doba návratnosti ROI nákladů vynaložených na implementaci DOE v SGS, při investici I=250.000,: 250.000 ROI = = 0,559 roku. 447.477 V tomto případě se jedná o tzv. absolutní dobu návratnosti investice, neboť je kratší než 1 rok. Uvedený příklad reálného nasazení vyšší matematicko statistické metody dokládá, že i v náročných podmínkách lze dosahovat zlepšování procesů za podmínek souladu teorie i praxe. 5. Přínosy užití metody FMEA Metoda FMEA, Analýza možnosti vzniku vad a jejich následků je účinným nástrojem pro ověřování jakosti výrobků a analýzy pro zlepšování procesů v celém spektru, tj. v oblastech bezpečnosti,
spolehlivosti, technické úrovně, v oblastech konstrukce, technologie, výroby, prodeje, servisu, Není cílem a ani zde není prostor pro podrobné uvádění významu a metodiky FMEA, to je účastníkům této konference známo. V čem však může spočívat kámen úrazu, je podcenění při řešení pomocí metody FMEA přístupu a přípravy řešitelského týmu. V této oblasti jsme si ověřili, že úspora času pro urychlení startu prací na zadaném problému se nevyplatí. Naopak přístupy k řešení FMEA (a nejen ji) je třeba důsledně pojímat jako řešení projektu, a proto v tomto pojetí dodržovat zásady řízení projektu v celé struktuře. Projektové řízení jak je uvedeno v obecné struktuře na následujícím schématu, umožňuje plánovité, organizované, trvale ověřované a efektivní řešení. Nejsou při tomto přístupu nejasné kompetence, termíny ani dosažené výsledky. Metoda FMEA byla v SGSCR aplikována mj. při vývoji a přípravě modelu čelního automobilního skla. Postup, přístup a výsledky jsou uvedeny na následujících obrázcích. Dovolím si v závěru opětovně zdůraznit, že pokud se dopustíme již v etapách formulace cíle, získávání informací, výběru vedoucího a členů týmu, stanovování termínů a nákladů (průběžné objektivní provádění změn je žádoucí optimalizací řešení) chyb, může dojít k deziluzi o možnostech implementace matematicko-statistických metod. Naše dosavadní zkušenosti a dosažené výsledky dokumentují, že MSM jsou účinným nástrojem řízení a zlepšování procesů. Zdroje informací pro FMEA Výhody FMEA: Vývoj nového modelu Q skupina TOP Audit Problémové hlášení z výroby Technika FMEA - Možnost včasného, preventivního a systematického rozpoznávání možných vad - Možnost formulovat vhodná nápravná opatření - Účinek plánovaných a uskutečněných zlepšení se dá měřit kvantitativně - Metoda lze použít ve všech odděleních podniku Reklamace Interní školení FMEA 11 Interní školení FMEA 10
Management projektu Zadavatel Vedoucí týmu Tým Zákazník Začátek Vypracování zadání Spolupráce na vypracování zadání Spolupráce na vypracování zadání NE Je zadání v pořádku? Vypracování smlouvy s týmem a plánu projektu ANO Přezkoumání/ revidování plánu NE Je plán v pořádku? ANO Realizace plánu/ vytváření předmětů plnění/ motivování a přezkoumání rozhodnutí o postupu prací/ metodách Jsou zapotřebí změny? ANO NE Obdržení konečného předmětu plnění NE Je předmět plnění přijat? Hodnocení projektu Hodnocení projektu a příprava závěrečné zprávy Hodnocení projektu ANO Je zpráva v pořádku? NE ANO Projekt dokončen Projekt předán Konec
ANALÝZA MOŽNOSTÍ VZNIKU VAD A JEJICH NÁSLEDKŮ (FMEA PROCESU) FMEA číslo: 153 Strana: AISA Název procesu: Výroba čelních skel Vyhotovil (jméno, odd., telefon): Sedláček M. AV L143 Model, rok výroby: ŠKODA A 04 Fabia Datum FMEA (revize) KL,GR ZD emb. Zodpovědnost za proces: Polák Milan Členové teamu: Polák,Andrt,Vaníček,Klimeš/Abrahám Datum výkresu (revize) Procesní funkce Možnost vzniku Možný(é) důsledek(ky) Doporučené(á) Zodpovědnost V Možná(é) příčina(y) V Kontroly tendencí O MR Výsledky opatření Provedená V V O M Požadavky vady chyby z chyby y procesu d /P náprav.opatření termín opatření z y d R /P Kontrolní místo A Sítotisk Chyby v rastrových bodech Vzhledové chyby 4 Chyba na sítu 5 C 10 AV VSI ZN 01-04 SB60 3 60 4 Špatný úhel nastavení těrky a přítlaku těrky 5 C 09 FE SIT PN 09 SB60 2 40 Skvrny barvy na skle Vzhledové chyby 4 Chyba na sítu 5 C 10 AV VSI ZN 01-04 4 Malá nepotištěná zóna,tisk 5 C 10 AV VSI ZN 01-04 na broušenou hranu,barva v UV nevytvrdne SB60 SB60 3 60 02/003KK 02/013PA 2 40 Světelná propustnost Vzhledové chyby 4 Záměna barvy, závar ne OK 3 C 10 AV SIT ZN 02 sítotisku C 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03 C 09 FE SIT PN 10 Životnost lepeného spoje 8 Nesprávná tloušťka barvy 3 C 10 AV SIT ZN 01 C (koheze) 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03 C 09 FE SIT PN 10 Životnost lepeného spoje 8 Záměna barvy, závar ne OK 2 C 10 AV SIT ZN 02 C (koheze) 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03 8 Nesprávná viskozita barvy 2 C 10 AV SIT ZN 02 C 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03 Nesprávná poloha Neshodný výrobek - 5 Nepřesné nastavení 3 C10 FE SIT ZN 09- motivu na skle vzhledová chyba centrování před tiskem 13,15,17 SC 5 Nepřesně nastavená 3 C10 FE SIT ZN 09- pryž.maska před tiskem 13,15,17 MB100 MB100 MB120 MB100 MB180 MB180 SB60 SB60 SB60 SB60 4 48 2 48 5 80 3 48 2 30 2 30 Nesprávné údaje v razítku (CC) Špatná přilnavost barvy (Tesa test) Neshodný výrobek Vznik vad potisku 5 Neshodný motiv na sítě 2 C10 FE SIT ZN 09-13,15,17 C 10 AV VSI ZN 02 9 Chyba na DIA,špatně zadané 1 C 10 AV SIT ZN 03 DIA 4 Velká rychlost posuvu pásu 6 C10 AV MOD ZN 06 v UV PN. 4 UV zářič nemá potřebný 6 C10 AV MOD ZN 06 výkon PN. 4 Větší tloušťka barvy než je 3 C 10 AV SIT ZN 01 předepsaná C10 FE SIT PN 03 MB140 MB140 MB120 MB120 MB180 3 30 2 18 3 72 3 72 2 24 Vyčíslení přípravy modelu před FMEA Úvodní list Náklady na přípravu nového modelu do sériové výroby Model Opel Corsa Celkové náklady: 231 382,47 Kč Předpokládané náklady: 345 000,00 Kč 6.11.2001 Výrobní pomůcky, nástroje, režijní práce Náklady Vzorové sklo Zkušební šablona 22 000,00 Kč K-Lehre K-Originál 000,00 Kč 8 Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm 000,00 Kč 18 Síto 15 600,00 Kč Sítotiskové masky 3 000,00 Kč Skelety 47 250,00 Kč Hadice 5 500,00 Kč Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky 000,00 Kč 2 Homologace 27 000,00 Kč Režijní práce AV (hod/1 člověk) 13 560,00 Kč První vzorek (režie) Náklady na vývojové série 472,47 Kč 69 Ostatní náklady Vzorové sklo Zkušební šablona K-Lehre K-Originál Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm Síto Sítotiskové masky Skelety Hadice Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky Homologace Režijní práce AV (hod/1 člověk) První vzorek (režie) Náklady na vývojové série Ostatní náklady Interní školení FMEA 15
Vyčíslení přípravy modelu po aplikaci FMEA Úvodní list Náklady na přípravu nového modelu do sériové výroby Model Ford Sierra 83 Celkové náklady: 148 657,89 Kč Předpokládané náklady: 458 000,00 Kč 6.11.2001 Výrobní pomůcky, nástroje, režijní práce Náklady Vzorové sklo Zkušební šablona 3 630,00 Kč K-Lehre 25 000,00 Kč K-Originál Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm 075,00 Kč 9 Síto 15 600,00 Kč Sítotiskové masky 3 000,00 Kč Skelety 2 904,00 Kč Hadice 5 500,00 Kč Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky 000,00 Kč 2 Homologace 27 000,00 Kč Režijní práce AV (hod/1 člověk) 15 820,00 Kč První vzorek (režie) 12 000,00 Kč Náklady na vývojové série 27 128,89 Kč Ostatní náklady Vzorové sklo Zkušební šablona K-Lehre K-Originál Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm Síto Sítotiskové masky Skelety Hadice Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky Homologace Režijní práce AV (hod/1 člověk) První vzorek (režie) Náklady na vývojové série Ostatní náklady Interní školení FMEA 16 Adresa autorů: Ing. Otakar Král, Ph.D., CSc., Ing. Jan Král, ISQ PRAHA s.r.o., Pechlátova 19, 150 00 Praha 5. e-mail: kral.ota@isq.cz, kral.jan@isq.cz Tato práce byla vytvořena za podpory projektu MŠMT 1M06047 - CQ