Příloha č. 1 k usnesení ZHMP č. 31/01 ze dne 20. 10. 2005 Hlavní město Praha Informační strategie hlavního města Prahy do roku 2010 Cesta ke -Praze Magistrát hlavního města Prahy, odbor informatiky duben 2005 Zpracováno ve spolupráci s KPMG ČR
Obsah 1 Manažerské shrnutí 3 2 Východiska 6 3 Vize 23 4 Hlavní úkoly 24 5 Základní principy informatiky hlavního města Prahy 25 6 Strategické cíle informatiky hlavního města Prahy do roku 2010 28 7 Cesta ke splnění cílů strategie postupu 35 8 Rámcový akční plán 36 9 Způsoby financování 41 10 Závěrečné shrnutí 42
1 Manažerské shrnutí je informační strategie hlavního města Prahy zpracovaná na období do roku 2010. Stanovuje koncepci pro potřeby rozvoje informačních systémů hl. m. Prahy a městských částí. Dosud se v úřadech a organizacích městské správy 1 nasazovaly a používaly informační systémy a informační a komunikační technologie (IS/ICT) zejména tam, kde bylo potřeba automatizovat rutinní činnosti a zpracovávat velké množství dobře strukturovaných údajů nebo usnadnit rutinní kancelářskou práci. V drtivé většině případů se využívala informatika po vnitřní potřebu a někdy i pro komunikaci s nařízenými orgány a spolupracujícími organizacemi. S rozvojem nových technologií, v době všeobecné dostupnosti a využívání Internetu, v době kdy jsou již ověřeny nové koncepty zpracování informací a jejich komunikace i prezentace k uživateli, a v situaci, kdy padají poslední legislativní překážky, se otevřela reálná možnost realizovat i v hlavním městě Praze v širokém měřítku služby e-governmentu 2, které znamenají kvalitativně nové, vysoce bezpečné a mnohostranné využití informatiky pro podporu výkonu veřejné správy. Hlavní město Praha stojí na začátku nové epochy informatiky epochy e-prahy, epochy nasazení, provozování a rozvíjení služeb e-governmentu v hlavním městě Praze. Společně s konceptem e-governmentu přichází i éra bezpapírového vysoce výkonného úřadu. K úspěšnému dosažení vize je třeba nastoupit náročnou cestu Cestu k e-praze. Tato informační strategie byla zpracována tak, aby město bylo na vstup do éry e-prahy dobře připraveno a postupovalo co nejrychleji k cíli. Informační strategie vychází z analýzy současného stavu, navazuje na úspěchy a silné stránky dosažené v předchozím období, realisticky hodnotí budoucí možnosti, předjímá vývojové trendy, reaguje na současné problémy a požadavky a konečně předvídá i požadavky budoucí. stanovuje jasnou vizi, tj. záměry pro nasměrování rozvoje informatiky v hlavním městě Praze do roku 2010: Vytvořit vysoce produktivní a ekonomické informační a komunikační prostředí. Tím významně přispět k fungování otevřené informační společnosti. Širokým využíváním informačních a komunikačních technologií a také efektivním využitím městských informací se významně přispěje ke zlepšení výkonu a zvýšení kvality služeb úřadů a organizací městské správy. Zvýší se počet, spektrum a kvalita informačních služeb v hlavním městě Praze poskytovaných on-line. 1 Vymezení úřadů a organizací městské správy je pro potřeby této informační strategie provedeno v příloze 1. 2 Definice a vysvětlení pojmu e-government je uvedeno v příloze 1. 3
Důsledně prosazovat, aby byla zajištěna maximální bezpečnost všech zpracovávaných informací, zejména osobních údajů a obchodního tajemství. Účinně podporovat a navrhovat iniciativy, které pomocí využití informačních a komunikačních technologií významně zjednoduší styk občanů a dalších subjektů s orgány města. Zajistit, aby kontakt a vyřízení záležitostí bylo možné z libovolného místa, kde je dostupná informační síť Internet a v jakoukoliv denní dobu, kterýkoliv den v týdnu. Prosazovat, aby úředníci a další odborní pracovníci na úřadech a v organizacích městské správy a také volení zastupitelé měli takové znalosti a dovednosti, že budou schopni rutinně a efektivně využívat informační systémy ke své práci a k provádění rychlých, kvalifikovaných a odborných rozhodnutí. Informační strategie vychází z hlavních úkolů a priorit, dále deklaruje i základní principy, podle kterých bude informatika budována, řízena a provozována. Jsou vytyčeny konkrétní strategické cíle rozdělené do 6 základních oblastí. Strategické cíle jsou pečlivě vybrány a vybalancovány tak, aby v případě, že budou splněny, byl dosažen stav popsaný v uvedené vizi a zároveň, aby byla eliminována rizika, vyplývající ze současných problémů. Definice každého ze strategických cílů je zaměřena na efekt (přínos), který by měl být dosažen. Cíle jsou vzájemně kauzálně provázány a každý z cílů je vybaven řadou metrik, jež umožní průběžně i na konci ohodnotit, do jaké míry byl strategický cíl splněn. Jako nezbytná součást strategie je připraven rámcový akční plán. Programy a projekty akčního plánu jsou navrženy tak, aby věcně korespondovaly se stanovenými strategickými cíli. Jsou vytvářeny podmínky pro to, aby návaznost detailních cílů programů a projektů na strategické cíle umožnila hodnocení, do jaké míry přispívají tyto aktivity k naplňování stanovené vize. Cíle a rámcový akční plán jsou ambiciózní a jejich realizace bude finančně náročná. Proto byla připravena základní strategie financování akčního plánu. V podstatě jsou k dispozici čtyři zdroje financování: 1. Rozpočet hlavního města Prahy, ze kterého by měly být financovány (a) celopražské programy a projekty, (b) zajištění strategického řízení informatiky hlavního města Prahy. 2. Rozpočty městských částí a organizací městské správy, ze kterých by se měly realizovat části programů a projektů, které rozvíjejí a implementují informační strategii Cesta k e- Praze v podmínkách konkrétního úřadu a organizace městské správy., 3. Prostředky získané na konkrétní programy a projekty od partnerů zapojených do projektu formou partnerství veřejného a soukromého sektoru (PPP). 4. Prostředky získané na konkrétní projekty z fondů EU, příp. jiných zdrojů. 4
Cestu k e-praze budou řídit konkrétní lidé, volení zástupci a vedoucí pracovníci úřadů a organizací městské správy. Při realizaci strategie budou muset přesvědčit všechny ostatní, úředníky, občany, návštěvníky, spolupracující organizace i nadřízené orgány, že jejich plán je promyšlený, že provedené změny přinášejí očekávané přínosy, že rizika jsou zvládnuta. Proto je nedílnou součástí strategie soubor analytických a podkladových materiálů, který obsahuje všechny potřebné informace, argumenty, rozbory a návrhy rozpracované tak, aby je mohl tým zodpovědný za realizaci strategie využívat. Informační strategie musí mít podporu politického vedení hlavního města Prahy i vedení úřadů a organizací městské správy. K dosažení této podpory byl v souladu se Statutem hlavního města Prahy projednán návrh strategie s městskými částmi a tento výsledný návrh dokumentu je předložen ke schválení Radou hlavního města Prahy. Připomínkové řízení k dokumentu Informační strategie hlavního města Prahy do roku 2010 Cesta k e-praze proběhlo v období od listopadu 2004 do února 2005. Aktivně se do něj zapojilo 13 úřadů městských částí a 14 sekcí a odborů Magistrátu hlavního města Prahy. V průběhu připomínkového řízení byly uspořádány tři pracovní semináře. Na dokument byly zpracovány písemně dva odborné posudky a další dva odborné posudky byly prezentovány veřejně na jednom z proběhlých seminářů. Provedené oponentní řízení významně přispělo ke kvalitě výsledného dokumentu, umožnilo vysvětlit všem účastníkům obsah a účel předkládané informační strategie, což následně usnadní získání konsensu všech zainteresovaných stran a jejich aktivní zapojení při plnění vize e-prahy. 5
2 Východiska Při zpracování informační strategie hlavního města Prahy do roku 2010 se vycházelo z následujících strategických materiálů, ve kterých jsou založeny některé klíčové požadavky na informatiku a informační služby v hlavním městě Praze: Strategický plán hlavního města Prahy. Programové prohlášení Rady hlavního města Prahy pro volební období 2002-2006 Společně pro Prahu. Pražská deklarace k rozvoji informační společnosti. Informační strategie hl.m. Prahy zpracovaná na období do roku 2006. Dále byly aplikovány na podmínky hlavního města Prahy strategické záměry, hlavní rozvojové oblasti a podporované cíle uvedené v dokumentech: Akční plán členských zemí eeurope 2005 zpracovaný Komisí EU. Státní informační a komunikační politika ečesko 2006 schválená Vládou České republiky. Zpracování informační strategie se řídilo legislativním rámcem daným: Zákonem 131/2000 Sb. o hlavním městě Praze; Statutem hlavního města Prahy; Relevantními zákonnými normami, zejména Zákonem o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů č. 365/2000 Sb., Zákonem o svobodném přístupu k informacím č. 106/1999 Sb., Zákonem o elektronickém podpisu č. 227/2000 Sb., Zákonem o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů č. 101/2000 Sb., Zákonem o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů č. 148/1998 Sb. Informační strategie hl. města Prahy je koncepcí pro potřeby rozvoje informačních systémů hl. m. Prahy a městských částí. Pro úspěšnou implementaci informační strategie je důležité, aby vycházela z realistického a správného hodnocení současného stavu a kritického posouzení, jak byly splněny cíle stanovené informační strategií v předchozím období. Proto byla provedena SWOT analýza (analýza silných stránek, slabých stránek, příležitostí a hrozeb). Dále byly při zpracování informační strategie využity závěry studií provedených renomovanými společnostmi a profesními organizacemi, které monitorují a hodnotí současné a budoucí trendy 6
v oblasti informatiky, informačních a komunikačních technologií (ICT). Pro potřebu informační strategie hl. města Prahy byly nejdůležitější závěry, které popisovaly: Trendy využití informatiky pro podporu zlepšení správy a řízení veřejného sektoru; Trendy a moderní přístupy řízení informatiky v organizacích veřejného sektoru; Trendy trhu s produkty a službami ICT (informační a komunikační technologie); Současné technologické trendy; Trendy vývoje poměru nákladů a investic do IT. Dalším důležitým zdrojem pro formulaci strategie byly výsledky šetření zaměřeného na zjištění klíčových potřeb a problémů informatiky v hlavním městě Praze. Toto šetření probíhalo formou interview a pracovních workshopů s vedoucími pracovníky vybraných organizačních složek města a s některými klíčovými politickými představiteli vedení města. Všechny informace použité jako východiska při vytvoření informační strategie hlavního města Prahy do roku 2010, ve struktuře uvedené výše, jsou zpracovány jako podkladové analytické materiály, případně prezentace z provedených workshopů. Jejich seznam je uveden v příloze 3. Posledním východiskem nebo pilířem, o nějž se opírá tato informační strategie, je metodika a postupy, které byly použity při její tvorbě. Na tomto místě se přísluší pouze stručně konstatovat, které metody a jaké postupy byly použity a odkázat na zdroje v odborné literatuře, kde jsou detailně popsány. Základem byla metodika World Class IT společnosti KPMG, která definovala celkový pracovní rámec a proces vytvoření strategie. Do ní byly zakomponovány metodiky Theory of Constraints a Balanced Scorecard. Důležité pro další použití informační strategie je vymezení působnosti, pro které subjekty a organizační složky hlavního města Prahy je informační strategie vytvářena a tedy měla by být závazným vodítkem při strategickém řízení a zdrojem, který by měl být dále rozpracován do jejich vlastních informačních strategií. Za tímto účelem definujeme pouze pro potřeby informační strategie hlavního města Prahy tzv. subjekty hlavního města Prahy jedná se o organizace s právní subjektivitou zřízené hlavním městem Prahou a řízené hlavním městem Prahou 3, dále orgány hlavního města Prahy ve smyslu hlavy VIII zákona 131/2000 Sb. a orgány městských částí nebo úřadů městských částí ve smyslu hlavy IX zákona 131/2000 Sb. V následujících 4 podkapitolách budou uvedeny nejdůležitější závěry provedených analýz a šetření, které jsou považovány za klíčová východiska informační strategie hlavního města Prahy do roku 2010. 3 Včetně vzdělávacích institucí města tj. knihoven a škol 7
2.1 Hlavní poznatky ze SWOT analýzy a zhodnocení stavu informatiky v hlavním městě Praze 2.1.1 Silné stránky Vedoucí představitelé města mohou ve své řídící práci a strategických úvahách do nastávajícího období stavět na následujících silných stránkách a úspěších dosažených v minulých obdobích: V Praze je provozována celoměstská komunikační datová síť MepNet, která propojuje více než 50 subjektů města. Síť je koncepčně topologicky i technologicky navržena a postavena tak, že poskytuje velkou přenosovou kapacitu a vysokou přenosovou rychlost. Síť je provozována s minimálními výpadky a vykazuje vysokou provozní spolehlivost. Síť pokrývá současné potřeby města a umožňuje další rozvoj. Je třeba konstatovat, že stále se najde několik málo úřadů městských částí, kde jsou s napojením na síť MepNet a s využitím jejích služeb jisté potíže Ve všech významnějších subjektech města jsou provozovány lokální počítačové sítě vybavené další technickou infrastrukturou pro poskytování základních služeb jako je správa uživatelů a správa dat. Tyto lokální počítačové sítě (zejména Magistrátu, úřadů městských částí a dalších klíčových městských organizací) jsou základním technologickým prostředím, ve kterém jsou provozovány jejich informační systémy. Tak je umožněna efektivní práce a kooperace všech připojených interních uživatelů (úředníků a volených zástupců). Existence spolehlivých lokálních počítačových sítí subjektů hlavního města Prahy je významným předpokladem dalšího propojování těchto subjektů, klíčovou podmínkou pro sdílení zpracovávaných informací a rovněž předpokladem další elektronizace procesů a činností vykonávaných ve veřejné správě. Vybavenost výpočetní technikou (zejména koncovými stanicemi) Magistrátu, jednotlivých úřadů MČ a dalších subjektů města je vysoká. Počty uživatelů výpočetní techniky se blíží počtu odborných pracovníků a počtu volených zástupců. Prakticky každý odborný pracovník a volený zástupce má přístup k výpočetní technice a využívá ji ke své práci. Vybavenost výpočetní technikou je v porovnání s předchozími lety významně vyšší. Daří se, někde s menšími potížemi, provádět průběžně obměnu zastaralé výpočetní techniky a nahrazovat ji moderními sestavami koncových stanic. Stále roste počet subjektů hlavního města Prahy připojených k Internetu a tím roste i počet uživatelů (odborných pracovníků a volených zástupců) využívajících Internet. Užívání Internetu není jen jednosměrné, většina subjektů hlavního města Prahy poskytuje prostřednictvím Internetu i základní informace o svojí činnosti a využívá Internet k poskytování dalších informačních služeb veřejnosti. Narůstající využívání Internetu je podmíněno nasazením a používáním moderních technologií a aplikačních platforem umožňujících komunikaci informací v Internetu. Základní předpoklady na straně úřadů a organizací městské správy pro všeobecné využití Internetu, to je připojení a vybavení základními technickými prostředky, jsou splněny. 8
Subjekty města prakticky ověřily přínosy vzájemného propojení a sdílení respektive společného využívání informačních systémů, zejména těch co mají celoměstský význam. Mezi ty nejdůležitější, které přispěly k pozitivnímu hodnocení a poskytují výsledky patří, např.: o Základní radniční a informační systém (ZRIS), o Registr Základní územní identifikace (ZUZI), o Systém ekonomických informací, o Registr živnostenského podnikání, o Systém digitálních map Prahy o a další Při plánování, prosazování a realizaci projektů, které měly za výsledek zavedení výše uvedených systémů, si ověřili příslušní vedoucí pracovníci v celopražském měřítku obtížnost a specifika podobných úloh, získali představy o mechanismech, jak takové projekty prosadit a realizovat. Subjekty města ve velké míře používají informační systémy a technologie jako prostředky, které jim umožní částečnou nebo úplnou automatizaci, zvyšují efektivitu a výkon procesů a činností, jež jsou jim zákony a dalšími regulatorními normami vymezeny (správní agendy, apod.). Prakticky každý odborný pracovník a volený zástupce je nucen využívat nějaký informační systém při svojí každodenní práci. Na některých, především menších, úřadech stupeň informatizace stále nedosáhl dostatečné úrovně. Na většině úřadů MČ a na Magistrátu se jako základní kancelářský software používá MS Office, je to prakticky jediný případ všeobecně využívaného programového vybavení. Za silné stránky je tedy možné považovat zejména: 1. Úroveň technické infrastruktury (MepNet, lokální sítě, vybavení výpočetní technikou). 2. Zkušenosti (pozitivní i negativní) s vzájemným propojením a sdílením respektive, společným využíváním informačních systémů celopražského významu. 3. Vysokou míru využití informačních a komunikačních technologií. 9
2.1.2 Slabé stránky V následujícím období je nutné vyrovnat se s celou řadou existujících problémů, faktorů a efektů, které negativně ovlivňují současný stav informatiky v hlavním městě Praze. Mezi ně patří zejména: Pro vedení a automatizaci jednotlivých agend, shodně vyžadovaných na úřadech MČ, Magistrátu a úřadech městské správy jsou používány informační systémy a aplikace od různých dodavatelů, mají rozdílnou kvalitu a různě koncipovanou funkcionalitu a nejsou navzájem dostatečně interoperabilní 4. To znamená, že neumožňují přenášení a zpracování informací jednotným způsobem, čímž vznikají problémy při vzájemné výměně dat a konsolidaci údajů. Jednotlivé centrální orgány a další nadřízené složky vyžadují, aby subjekty města využívaly a provozovaly jimi určené speciální resortní aplikace a části jejich informačních systémů, což má za následek, že v jednom úřadě je provozován relativně velký počet samostatných aplikací, často vzájemně neprovázaných, ve kterých se zpracovávají duplicitní data bez možnosti efektivně tyto údaje přenést z jednoho aplikačního subsystému do druhého. Datová základna subjektů hlavního města Prahy je nejednotná i v těch případech, kdy se jedná o data vázaná ke stejné agendě, vedené ve všech nebo ve většině subjektů HMP. Pak nastávají problémy při správě a výměně dat, objevují se duplicity dat nebo příslušné datové záznamy nejsou úplné. Neexistuje a není udržován metainformační systém 5, který by systematicky shromažďoval a udržoval aktuální popisné informace o významných a pro chod města klíčových datech (tzv. městských informacích), o jejich významu, o formátu, o způsobech jejich předávání, o jejich vlastnících a správcích, o procesech jejich životního cyklu, o jejich umístění a o požadavcích na jejich bezpečnost a požadavcích na způsob uložení a archivaci. IS/ICT subjektů hlavního města Prahy nejsou navzájem interoperabilní, tj. nejsou schopné přenášet a využívat informace jednotným a účinným způsobem. Není vytvořen soubor politik, standardů a směrnic, který by definoval způsob vzájemné spolupráce a kooperace v oblasti informatiky. Nejsou vytvořeny vhodné institucionální nástroje, organizační struktury a nastaveny procesy pro efektivní řízení informatiky v celopražském rámci, pro prosazení a plnění stanovených cílů na úrovni hlavního města Prahy. 4 Definice a vysvětlení pojmu interoperabilita a interoperabilní je uvedeno v příloze 1. 5 Matainformační systém je informační systém sloužící k ukládání, údržbě a prezentování metadat. Vysvětlení pojmu metadata je uvedeno v příloze 1. 10
Vysoká míra samostatnosti jednotlivých subjektů hlavního města Prahy (a tím i jejich informatik) v součinnosti s výše popsaným stavem nástrojů řízení, stavem organizačního uspořádání a efektivitou procesů řízení informatiky hlavního města Prahy způsobují, že koordinace a prosaditelnost celoměstských záměrů je obtížná. Protože reprezentanti městských částí a dalších subjektů nejsou zastoupeni v organizačních strukturách, které dosud ovlivňovali rozvoj informatiky v hlavním městě Praze, nebylo a není zajišťováno účinné prosazování jejich požadavků a záměrů. Žádný z členů Rady hlavního města Prahy nemá v současné době ve své kompetenci a odpovědnosti oblast informatiky v hlavním městě Praze. Ze Statutu hlavního města Prahy vyplývají omezené kompetence a odpovědnosti za tuto oblast pro ředitele Magistrátu. Jednotlivé projekty nejsou spouštěny, realizovány a ukončovány ve vzájemném souladu. Současně jsou spouštěny projekty, jejichž náplň se vzájemně překrývá. Úroveň počítačové gramotnosti úředníků a volených zástupců, uživatelů výpočetní techniky je malá, takže uživatelé nejsou vždy schopni ovládat a efektivně pracovat s dnešními IS a nedá se předpokládat, že by za tohoto stavu bez problému zvládali nově plánované informační systémy a aplikace. Současná úroveň počítačové gramotnosti ohrožuje splnění cílů na dosažení vysoké produktivity práce, jež by pomocí užívání výpočetní techniky měla být umožněna. Informaticaze vzdělávacích institucí města není všude na patřičné úrovni, jedná se zejména o jejich vybavení technickými prostředky a o kvalitu připojení na síť Internet, Počítačová gramotnost pracovníků vzdělávacích institucí města není ve všech institucích na potřebné úrovni. Výše uvedené skutečnosti jsou projevem slabých stránek. Mezi ty nejvýznamnější patří: 1. Vysoká heterogenita aplikací, nejednotná datová základna, minimální interoperabilita. 2. Obtížná koordinace rozvoje informatiky a malá schopnost prosadit celoměstské rozvojové záměry. 3. Jednotlivými představiteli politického vedení města je vyžadováno širší zapojení informatiky do výkonu městské správy a využívání e-governmentu při ní. Nicméně kompetence za soustavnou péči o rozvoj informatiky a zajištění souladu s cíly a záměry politického vedení je stanovena podle statutu zejména řediteli Magistrátu. 4. Nejsou vytvořeny vhodné institucionární nástroje, organizační struktury a nastaveny procesy pro efektivní řízení a rozvoj informatiky v celopražském rámci. 5. Není zajišťováno účinné prosazování záměrů a požadavků městských částí a dalších subjektů hlavního města Prahy. 11
Cílem této informační strategie je nasměrovat další vývoj tak, aby slabé stránky byly v plánovaném období plně nebo alespoň částečně eliminovány. 2.1.3 Hrozby Vnější i vnitřní prostředí vystavuje informatiku v hlavním městě Praze řadě hrozeb, z nich pramení rizika, která musí odpovědní vedoucí představitelé a vedoucí pracovníci města rozpoznat, ohodnotit jejich závažnost a učinit opatření na jejich eliminaci. Za významné hrozby je nutné považovat takové skutečnosti a okolnosti, které mohou využít slabých stránek a způsobit negativní dopady nebo škody. Dále jsou uvedeny některé nejvýznamnější hroby zjištěné analýzou: Systém řízení informatiky v hlavním městě Praze nebude schopen zajistit spolehlivý a bezpečný provoz, dlouhodobý rozvoj, financování a koncepci budování informačních systémů celopražského významu. Technicky zastaralé, nedostatečně výkonné, chybně fungující, neinteroperabilní a jinak nedokonalé informační systémy, informační a komunikační technologie v hlavním městě Praze nebudou schopny efektivně podporovat racionalizační programy zaměřené na zlepšování veřejné správy a na zlepšování funkcí úřadů a organizací městské správy. Úměrně se zvyšováním využití informačních systémů při výkonu veřejné správy a při zajištění funkcí úřadů a organizací městské správy se zvyšuje míra investic vložených do IS/ICT. Na druhé straně se očekává, že vložené investice přinesou viditelné úspory nebo významně vyšší výkon a zajistí vyšší kvalitu služeb. Při současném stavu řízení informatiky v hlavním městě Praze hrozí, že investice do IS/ICT budou nekontrolovaně růst aniž by přinášely měřitelné přínosy. Podobně úměrně se zvyšováním využití informačních systémů při výkonu veřejné správy a při zajištění funkcí úřadů a organizací městské správy se zvyšují nároky na úroveň počítačové gramotnosti a vyspělosti uživatelů výpočetní techniky, tj. úředníků a volených zastupitelů. Hrozí, že uživatelé nebudou schopni informační systémy efektivně používat a investice vynaložené na implementaci pokročilých funkcí zůstanou nevyužity. Moderní technologie (Internet, využití mobilní zařízení, teleworking) vyžadují nové způsoby řízení, správy a zajištění provozu. Vyžadují znalosti pro zajištění rozvoje a vývoje dalších funkcí, které se významně liší od tradičního pojetí softwarového inženýrství, vývoje informačních systémů a správy dat. Tato situace vyžaduje, aby pracovníci odpovědní za řízení informatiky i obslužný personál, ale i vedoucí pracovníci, kteří formulují nové požadavky na informační systémy a služby, měli potřebné znalosti. Trh práce s odborníky vybavenými potřebnými znalostmi je v Praze a České republice takový, že hrozí na jedné straně ztráta nejlepších pracovníků a na druhé straně obtíže se získáním (obměnou/náhradou) potřebného množství nových pracovníků. To je způsobeno zejména stávajícím systémem odměňování. 12
Jako nejvýznamnější hrozby vnímáme: 1. Informační systémy a informační a telekomunikační technologie nebudou poskytovat očekávané přínosy. 2. Uživatelé nebudou schopni informační systémy efektivně využívat. 3. Úřady a organizace městské správy nebudou disponovat pracovníky schopnými IS/ICT řídit a dále rozvíjet. 2.1.4 Příležitosti Vnější i vnitřní prostředí, postupující vývoj a nové moderní poznatky přinášejí i řadu příležitostí, které je možné v následujícím období využít. Následující skutečnosti představují významné příležitosti pro informatiku hlavního města Prahy v nastávajícím období. V současné době začínají být i v České republice splněny všechny základní podmínky pro praktickou realizaci vize a koncepcí e-governmentu. Vláda České republiky přistoupila a zavázala se plnit Akční plán členských zemí eeurope 2005 zpracovaný Komisí EU. Učinila v tomto směru první praktické kroky vydáním Státní informační a komunikační politiky ečesko 2006, ve které staví cíle zavedení e-governmentu a deklaruje podporou při jejích plnění. Političtí představitelé hl. města i vedoucí pracovníci úřadů a organizací městské správy pochopili přínosy e-governmentu a jsou připraveni prosadit zavedení e-governmentu v podmínkách hlavního města Prahy a podporují realizaci rozsáhlých projektů, které zajistí vytvoření a provozování služeb e- Governmentu v hlavním městě. Řady přínosů e-governmentu se dosahuje efektivním využitím propojení veřejného sektoru s privátním na principu vzájemné výhodnosti a potřebnosti. Na jedné straně jsou privátnímu sektoru poskytovány on-line služby veřejného sektoru a naopak privátní subjekty poskytují služby sektoru veřejnému. Je přirozené, že při vytvoření a provozování takových on-line služeb, se na jejich financování mohou podílet obě strany formou tzv. Public Private Partnership (PPP). V řadě případů se takto dají získat prostředky, které by jinak byly pro veřejný sektor nedostupné. Podílí-li se privátní strana i na financování provozu a rozdělování zisků z poskytovaných služeb, má zájem na vysoké profitabilitě a rychlé návratnosti vložených investic, což v konečném důsledku přispívá vysoké kvalitě služeb. V hlavním městě Praze se uvažuje o některých projektech se zapojením privátního i veřejného sektoru, které svým rozsahem a odhadovanými finančními nároky přesahují stávající možnosti, aby je hlavní město Praha realizovalo jen z vlastních zdrojů. Jsou to velmi vhodní kandidáti na využití modelu PPP. Proto je potřeba vyzvat ke spolupráci silné partnery z privátního sektoru a nabídnout jim model spolupráce formou PPP. Je to jedna z forem, které by měly být využity v následujícím období. 13
Se vstupem do EU se otevírá možnost využití finančních prostředků EU k financování některých vybraných iniciativ a projektů souvisejících s zavedením e-governmentu a se zlepšováním funkcí úřadů a organizací městské správy. Vstupem do EU se ještě více usnadnila možnost zapojení hlavního města Prahy do mezinárodní spolupráce v oblasti e-governmentu a informatiky. Je třeba využít příležitostí široce nabízené spolupráce a zapojit hlavní město Prahu do co nevětšího množství iniciativ a sdružení, které poskytují svým členům platformu pro získávání know-how, přebírání ověřených modelů řešení problémů a výměnu zkušeností. Jako součást vize Spolu pro Prahu iniciativy hlavního města Prahy a významných pražských podniků, mezi které patří např. Pražská energetika, a.s. a Pražská plynárenská, a.s., vznikla idea založení tzv. pražské mutliutility. Jako součást pražské multiutility má být řešena informatika a poskytování informačních služeb jednak členům, případně i dalším subjektům. Vhledem k tomu, že zástupci hl. města přímo participují na realizaci vize Spolu pro Prahu, nabízí se možnost využít vznikající informatiku pražské muliutility jednak jako model a významný zdroj poznatků pro případnou organizaci řízení a provozování informatiky v hlavním městě Praze anebo případně i jako poskytovatele některých standardních služeb realizovaných formou outsourcingu 6 a realizovat tak model provozovaný v městě Plzeň nebo v MČ Praha 5. Omezené rozpočty, politické programy a praktická politika stran zastoupených v zastupitelstvu, zájem vedoucích pracovníků a v neposlední řadě i očekávání veřejnosti/voličů, to vše vytváří tlak na dosahování úspor, racionalizaci, vyšší výkonnost při výkonu veřejné správy a funkcí úřadů a organizací městské správy. Informatika je jednak prostředkem, ale také předmětem úspor, racionalizace a zvyšování výkonu. Zde vidíme významnou příležitost k zahájení transformace v optimální a racionální organizaci informatiky v hlavním městě Praze, a to nejen ve vztahu k poskytovaným funkcím a službám, ale i z pohledu organizačního uspořádání. Praha má podle posledních průzkumů ve srovnání ze zbytkem České republiky nejvyšší množství přípojek k Internetu instalovaných v domácnostech dále má největší počet uživatelů Internetu na 1000 obyvatel. To znamená, že občané Prahy jsou technicky připraveni, mají vlastní zkušenosti a disponují dostatečnou gramotností, aby byli schopni Internet využívat. Občané očekávají kvalitní a bezpečné služby, které jim úřady a organizace městské správy nabídnou. Mohou je již dnes porovnat se službami, které prostřednictvím Internetu nabízejí vyspělá evropská a světová města. Potenciál využití Internetu obyvateli Prahy k širokému užívání služeb e-governmentu se v současné době a blízké budoucnosti ještě zvýší, souvisí to s očekávaným masivním přechodem domácností na tzv. broadband (širokopásmový) Internet, který nastane v následujícím období. Proto za nevýznamnější příležitosti považujeme: 6 Definice a vysvětlení pojmu outsourcing jsou uvedeny v příloze 1. 14
1. Podpora a rozvoj iniciativ e-governmentu. 2. Nové možnosti financování rozvoje IS/ICT. 3. Nové formy zajištění informačních služeb zejména formy outsourcingu a shared services 7. 4. Využití vysoké penetrace Internetu do úřadů i domácností a využití dostatečné kapacity a propustnosti Internetu k poskytování služeb e-governmentu. Úkolem odpovědných vedoucích představitelů a vedoucích pracovníků města je nasměrovat a řídit budoucí vývoj informatiky tak, aby se maximálně využily a rozvinuly silné stránky, minimalizovala rizika (tj. potlačily hrozby a eliminovaly co nejvíce slabé stránky) a současně využily nabízené příležitosti. 2.2 Současné a budoucí trendy ovlivňující informatiku v hlavním městě Praze Při zpracování informační strategie byly využity závěry studií provedených renomovanými společnostmi a profesními organizacemi, které monitorují a hodnotí současné a budoucí trendy v oblasti informatiky, informačních a komunikačních technologií (ICT). Tyto trendy nelze při formování budoucího směřování informatiky hlavního města Prahy ignorovat. Kdyby nebyl při rozvoji IS/ICT v hlavním městě Praze sledován pokrok a objektivní trendy, zvýšilo by se riziko technologického zastarání, ale také by to znamenalo zakonzervování překonaných přístupů, v konečném důsledku by to znamenalo významné zvýšení rizika, že dojde k selhání systému řízení informatiky, které se projeví například nedostatkem financí, nedosažením stanovených cílů, neschopností IS/ICT být vzájemně interoperabilní apod. 2.2.1 Současné trendy využití informatiky pro podporu zlepšení správy a řízení veřejného sektoru Současné trendy v této oblasti se projevují i v hlavním městě Praze. Je patrný zájem využít konceptu e-governmentu ke zlepšení, zkvalitnění a rozšíření on-line služeb poskytovaných úřady a organizacemi městské správy a k větší automatizaci a racionalizaci činnosti úředníků, odborných pracovníků i volených zástupců. Dále je zřejmý trend využití informatiky k podpoře rozhodovacích a řídicích procesů. Informační technologie umožňují informace pořizovat, ukládat, třídit, vyhledávat a poskytovat oprávněným uživatelům ve správný okamžik a ve vhodném tvaru, potřebném pro rozhodování, respektive řízení a obecně pro vykonávání klíčových procesů městské správy. To vše se děje spolehlivě a 7 Definice a vysvětlení pojmu shared services jsou uvedeny v příloze 1. 15
rychle, takže informace jsou k dispozici včas a v potřebné kvalitě. V této souvislosti se hovoří o zavádění a využívání tzv. managementu znalostí 8 (knowledge management). Podmínkou pro realizaci e-governmentu i pro využití informačních systémů pro podporu rozhodování a řízení organizace je dostupnost dat, která jsou uložena v nejrůznějších formách a na mnoha místech. Aby bylo možné tato data zpracovávat a přenášet mezi jednotlivými místy zpravování je nezbytné, aby informační systémy zapojené do těchto procesů byly interoperabilní. Významným faktorem při využití současných informačních systému k poskytování služeb e- Governmentu je jejich interoperabilita. Ukazuje se, že informační systémy hlavního města Prahy mají s interoperabilitou problémy. Interoperabilitu je potřeba prioritně řešit, neboť je podmínkou nutnou pro další rozvoj. Informační systémy přinesly v poslední době nové možnosti pro realizaci propojení vnitřních procesů úřadů veřejné správy a občanů. Začali vznikat a rychlým tempem se rozvíjejí specifická řešení podporovaná novými technickými prvky, která umožňují občanům zvládat tzv. životní situace ve styku s úřady, tím že jim poskytují informační podporu, směrují občany na správná místa, kde mohou uplatnit svoje podání (zejména v elektronické podobě) a poskytují informace o stavu vyřízení jejich záležitostí. 2.2.2 Trendy a moderní přístupy řízení informatiky v organizacích veřejného sektoru Průzkumy ukázaly, že řízení investic vložených do IS/ICT a orientace na přínosy a návratnost je vedle schopnosti řízení jejich životního cyklu jednou z nejdůležitějších součástí systémů řízení informatiky ve všech organizacích. V poslední době se při řízení investic do IS/ICT prakticky osvědčily a všeobecně se užívají dva přístupy. Jedním z nich je sledování nákladů založené na metodě Total Cost of Ownership (TCO). Druhým je řízení portfolia projektu IS/ICT, kde jednotlivé projekty portfolia jsou hodnoceny v průběhu životního cyklu multikriteriální metodou zaměřenou na posuzování dosahovaných přínosů, finančních nákladů, návratnosti investic a rizik. Výsledky hodnocení jsou použity ke korekcím případně i v mezním případě k zastavení projektu, dále k porovnávání projektů mezi sebou a rozhodování o zahájení projektů nových. Tyto přístupy je žádoucí aplikovat i při řízení informatiky v hlavním městě Praze. Dalším trendem, který je patrný z průzkumů, je, že organizace v široké míře aplikují ověřené referenční modely řízení informatiky, ve kterých jsou koncentrovány tzv. best practices. Mezi nejčastěji používané patří COBIT a ITIL. Případové studie z jiných světových měst ukazují, že i v hlavním městě Praze by aplikování některého z uvedených modelů, případně obou, mohlo přinést rychlé výsledky a vyřešit řadu současných problémů. Ukazuje se, že poměrně často a s úspěchem používají organizace pro strategické řízení informatiky, ale i pro řízení jednotlivých projektů, metodu Balanced Scorecard (BSC). Tato metoda podporuje koncept důrazné orientace na dosažený výsledek (dosažené hodnoty) a hodnocení dosaženého stavu z více hledisek/perspektiv. Výsledky hodnocení pak slouží 8 Definice a vysvětlení pojmu management znalostí jsou uvedeny v příloze 1. 16
k navržení opatření korigujících další průběh. Metoda BSC je přínosná, a proto je použita k sestavení informační strategie hlavního města Prahy. Významným trendem, který se projevuje nejen u organizací veřejného sektoru, je, že při poskytování informačních služeb interním i externím uživatelům organizace, volí model outsourcingu, respektive tzv. shared services. Dosahují tím úspory vlastních pracovních sil (většinou vysoce kvalifikovaných pracovníků), v řadě případů získávají kvalitnější služby, někdy i dosahují úsporu nákladů. Významným přínosem bývá i to, že nemusí řešit typické problémy, jak se zbavit zastaralého technického a programového vybavení, jak zajistit trvalý a spolehlivý provoz (technicky i personálně) zpracovatelských a dohledových center, jak zajistit záložní zpracovatelská centra pro případ velkých havárii atd. Při objemu informačních služeb potřebných v hlavním městě Praze, když dále zvážíme množství kvalifikovaných pracovníků, jež tyto služby vážou, a když víme, že problémy podobného typu, jako jsou uvedeny výše, v Praze existují, pak má smysl zabývat se myšlenkou, řešit situaci nějakou formou outsourcingu nebo shared services. Předmětem této informační strategie není rozhodnutí, co vše a do jaké míry převést na tyto formy služeb. Strategie chce dát hlavně podnět pro vznik programu, v rámci něhož bude provedena analýza, stanoveny podmínky a jasné regule a teprve pak v předem plánovaných krocích se případně převede nějaká část služeb na outsourcing respektive do shared services. 2.2.3 Trendy trhu s produkty a službami ICT Dodavatelé produktů a služeb v oblasti ICT dnes nabízejí mimo tradičních typů produktů a služeb i nové formy, které je potřeba ve vztahu k dalšímu vývoji informatiky v hlavním městě Praze zvážit a případně využít. Komunikační technologie, modely zpracování informací, provozní zabezpečení a vlastní bezpečnost dat pokročily natolik, že řada dodavatelů nabízí služby jako tzv. Application service provider (poskytovatel aplikačních služeb). Od tohoto modelu jsou odvozeny další často využívané varianty, mezi ně patří tzv. Service hosting (hostování služby) a Server housing (zajištění provozu serveru u poskytovatele). Výsledky šetření ukazují, že tento model poskytování služeb se bude do budoucna rozšiřovat. Významně se na trhu prosazují i služby outsourcingu IT. Dodavatelé těchto služeb již dnes nabízejí vysokou kvalitu a zajímavé ceny. Přechod na outsourcing IT a užití tohoto modelu v organizacích veřejného sektoru již není neobvyklou záležitostí. Trend naznačuje růst. I v České republice existuje několik úspěšných případů poskytování outsourcingu IT organizacím veřejného sektoru. Tento trend není možné pominout, je žádoucí ho využít ve prospěch informatiky hlavního města Prahy. Chování organizací veřejného sektoru, jako významného zákazníka na trhu s programovým vybavením, je v poslední době ovlivněno chováním dominantních producentů, kteří na jedné straně poskytují velmi výhodné podmínky, ale na druhé straně diktují tempo obměny a náhrady zastaralých produktů novými verzemi, což působí organizacím značné potíže při plánování investic a nutí je zkracovat (přizpůsobovat) cykly modernizace jejich IS cyklům vydávání nových verzí programového vybavení dominantních producentů. Dalším průvodním jevem boje o trhy s programovým vybavením je to, že se nevěnuje dostatečná pozornost kvalitě produktů a na trh se dostávají výrobky se značným množstvím i velmi závažných chyb, které dodavatel sice postupně 17
opravuje, ale neustálé aplikování opravných kódů vyžaduje dodatečné náklady na nekvalitu, které v tomto případě většinou nese zákazník. Tyto a ještě další skutečnosti přivádí organizace veřejného sektoru k myšlence podporovat iniciativy tzv. Open source nebo-li svobodného software. Podstatou iniciativy Open source je myšlenka, že pokud bude široké komunitě dostupný zdrojový kód programového vybavení a poskytování práva na užití nebudou vázána na jejich explicitní individuální udělení konkrétním autorem respektive producentem, dojde k významnému zkvalitnění programového vybavení a k významné úspoře nákladů na jeho pořízení 9. Organizace veřejného sektoru chtějí využitím Open source software dosáhnout zejména úspory nákladů a odpoutat se z vlivu dominantních producentů. Ve světě bylo v nedávné minulosti zahájeno několik velkých projektů, které měly za cíl přejít na platformu Open source. Některé z nich byly úspěšné v tom, že se podařilo na Open source přejít, jiné projekty zkrachovali. V žádném se, ale nepotvrdila výchozí premisa, že by se dosáhlo významné úspory nákladů. Ty se totiž přesunuly z oblasti pořizovacích nákladů do oblasti provozních nákladů. 2.2.4 Současné technologické trendy Mezi nejvýznamnější technologické trendy, které s velkou jistotou ovlivní budoucí vývoj informačních systémů v hlavním městě Praze patří: 1. Technologické sbližování informačních a komunikačních technologií nazývané konvergence IT a CT. Dnes jsou již dostupné produkty, které umožňují pomocí jednoho zařízení a univerzální přenosové infrastruktury poskytovat transparentně datové i telefonní hlasové služby současně. Tento trend je mimořádně příznivý pro realizaci projektů, jejichž cílem je poskytování informačních služeb mnoha alternativními kanály (např. pomocí portálu dostupného po Internetu a Call Centra dostupného po telefonu). 2. Všeobecný rozvoj a nasazování technologií pro mobilní komunikace. Mobilní zařízení jsou již dnes běžnými koncovými zařízeními, pomocí nichž je možné přistupovat k informačním systémům z libovolného místa v kterémkoli čase. Tento trend bude pokračovat a bude podpořen důrazem na zajištění bezpečnosti mobilních komunikací, což je zatím jedna ze slabin současných řešení. 3. Stoupající složitost, komplexnost, vzájemná závislost a provázanost současných informačních systémů a vysoká závislost chodu organizace na nich představuje pro vedení organizací riziko, že může dojít k nekontrolovanému zvyšování nákladů, které budou použity na zajištění spolehlivého a bezpečného provozu IS/ICT. Tento stav vyvolal poptávku po nových konceptech řešení správy a řízení IS/ICT. V praxi se osvědčuje koncepce centrální správy a řízení IS/ICT. Tento koncept je podporován celou řadou produktů, dodávaných renomovanými výrobci. Koncept akceptovali jako nosný i výrobci základního programového vybavení a aplikačních platforem, takže do svých produktů zakomponovali funkce potřebné pro vykonávání centrální správy a řízení. 9 Hlavní důvody zvýšení kvality a snížení nákladů, které uvádějí zastánci, jsou všeobecně známe, a proto je zde nebudeme podrobně popisovat. 18
4. Široké a všeobecné použití IS/ICT pro správu a řízení organizací, pro provádění obchodních transakcí on-line a pro podporu rozhodování, ale také požadavky na flexibilitu a rychlost implementace nových funkcí i požadavky na schopnost pracovat s mnoha zdroji dat, to vše si vyžádalo změnu tradičních modelů zpracování a rozdělení funkcí v současných informačních systémech. Řešení se podařilo nalézt v nasazení tzv. integračních platforem a midleware 10. 5. S pokrokem ve zvyšování výpočetního výkonu procesorů a při současném zvyšování kapacity a propustnosti datových sítí, bylo možné přejít na využívání vícevrstvých architektur informačních systémů s tenkým klientem 11. Tento architektonický koncept může výrazně zjednodušit správu celého systému a uspořit náklady. Mimo jiné tento koncept umožňuje nasazení integračních platforem a midleware. 6. Za situace, kdy se zvyšuje složitost informačních systémů a kdy jsou jejich služby dosažitelné on-line přes Internet z libovolného místa 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, 365 dní v roce, stává se klíčovým problémem překonání nedůvěry uživatelů v bezpečnost IS/ICT a Internetu. V současné době existuje široké spektrum technických prostředků a řešení, které při správném nasazení zajistí vysokou míru bezpečí informací. Bezpečí však nelze zajistit bez aktivní účasti uživatelů. Významnou stránkou bezpečnosti informací se stává správné chování uživatelů. Proto se nedílnou součástí bezpečnosti musí stát i bezpečnostní školení a zvyšování povědomí o bezpečném užívání IS/ICT a Internetu. 2.2.5 Trendy vývoje poměru nákladů a investic do IT Důležité informace, ze kterých lze odvodit směrování informatiky v následujícím období, je možné získat porovnáním příslušných poměrových finančních ukazatelů dosažených za poslední období, s údaji publikovanými jako výsledek každoročních šetření, provedených v reprezentativním vzorku organizací veřejného sektoru. Výsledky získané společností Gartner Group jsou uvedeny v následující tabulce. 10 Definice a vysvětlení pojmu midleware jsou uvedeno v příloze 1 11 Definice a vysvětlení pojmu tenký klient jsou uvedeny v příloze 1 19