Praktická příručka pro práci se školními systémy terminal server, SAS, pošta aj. ver.1/2013 Tento text vznikl bez jakékoliv podpory ze strany evropských fondů vznikl jen proto, že je potřeba 1
Obsah 1. Úvod (ale moóc důležitý)... 3 2. Vzdálená plocha - terminál... 4 Spuštění vzdálené plochy z PC... 4 Ukázky aplikací... 6 Kopírování souborů z jiného počítače (např. z domu) na disk H:... 8 Přístup na vzdálenou plochu z jiných zařízení... 9 Ukázka připojení tabletu s OS Android (obdobně funguje i jakýkoli mobil s Androidem)... 9 3. SAS... 10 SAS a isas... 10 POSTUPY... 11 Průběžná klasifikace (všichni vyučující)... 11 Aktualizace předmětů ve třídě (třídní učitel)... 15 Zadání volitelných předmětů u žáka (třídní učitel)... 16 Aktualizace evidenčních dat u studentů (třídní učitel)... 17 Pochvaly a napomenutí v SASu (třídní učitel)... 19 Průběžná absence (třídní učitel)... 20 Nástěnka (isas třídní učitel)... 21 Sestavy... 22 4. Tisk... 24 Oboustranný tisk... 24 Tisk jako brožura... 25 5. Scan... 26 Skenování na multifunkčním zařízení XEROX Work Centre 123 (tiskárna umístěná ve sborovně)... 26 Skenování... 26 Stažení naskenovaného dokumentu do počítače... 27 Práce s programem Mailbox Viewer2... 27 6. Pošta... 30 Přístup přes webové rozhraní:... 30 Čtení pošty... 30 Odesílání pošty... 31 2
Terminal server, vzdálená plocha aneb jak z domu (a nejen z domu!!) pracovat se SASem, kancelářskými aplikacemi, skenovat nebo třeba pracovat s poštou 1. Úvod (ale moóc důležitý) Nově nainstalovaný terminal server umožňuje práci z kteréhokoli místa na světě s IT prostředky školy. Nejen na počítačích, noteboocích ale také na tabletech a mobilních telefonech. Umožňuje také využívat prostředků serveru i v rámci školní sítě. V první části tohoto textu popíšu práci s počítačem/notebookem, v dalších částech již specifické činnosti související s informačním systémem SAS, tiskárnami, scannerem i dalšími zařízeními i softwarem. Zmíním také některá úskalí práce ve školní síti případně tipy na ulehčení práce Než začneme tak musím důrazně varovat. Vzdálený přístup je fajn, ale je také velice nebezpečný (proto jsme ho zatím neměli zaveden). Uvědomme si, že se dostaneme odkudkoli ke všem sdíleným diskům, k SASu atd. To znamená, pokud se někdo nepovolaný dostane k Vašemu heslu na školní síť (typicky zvídavý student) tak není problém vymazat kompletně všechna sdílená data záznamy o klasifikaci včetně celého SASu, komplet obsah síťových disků (Plány, šablony atd.) případně Vaším jménem a pod Vaší identitou měnit obsah souborů na síťových discích. Na rozdíl od GOOGLE zde není možná obnova podle uložené historie v systému. Než tedy začnete pracovat se vzdálenou plochou, nastavte si dostatečně bezpečné heslo (tj. skládající se z písmen a číslic a ideálně nedávající smysl třeba 4k85d65s minimálně 5 znaků). Hesla typu 123456, Veronika, sternberk jsou jednoduše odhadnutelná a tudíž nebezpečná. Zároveň doporučuji občas hesla měnit postup změny hesla viz. obrázek. V každé organizaci jsou to nejcennější co má data. Pokud vinou něčího slabého hesla nebo jeho zneužitím jiným uživatelem (v případě, že byste své heslo poskytli jinému člověku) dojde ke škodě tak tento uživatel nese plnou zodpovědnost za všechnu činnost vykonanou pod jeho účtem!! Chraňte si své přístupové údaje stejně, jak si chráníte PIN na platební kartu nebo přístup k internetovému bankovnictví! 3
2. Vzdálená plocha - terminál Spuštění vzdálené plochy z PC Každý počítač se systémem Windows různých verzí má v nabídce Příslušenství program Připojení ke vzdálené ploše. Můžete si také přidat ikonku pro Připojení na Plochu svého počítače najedeme si myší na Připojení ke vzdálené ploše, stiskneme pravé tlačítko a více uvidíte na obrázku dole Nyní již víme kde najít zástupce programu připojení spustíme kliknutím na zástupce Pokud se připojujeme poprvé, tak v poli Počítač vyplníme terminal.gymst.cz a stiskneme Připojit 4
Vybereme si volbu Použít jiný účet, vyplníme Uživatelské jméno: gymst\a vaše uživatelské jméno, do pole Heslo vyplníte Vaše heslo do školní sítě (viz. obr.) Poznámka: toto děláte při prvním připojení na konkrétním PC příště se Vám již uživatel předvyplní Když všechno dobře půjde (tj. server je funkční nevypli ve Šternberku proud), máte dostatečně rychlé internetové připojení (ale testoval jsem připojení z mobilu v relaxačním zařízení U Potkana v Mariánském údolí a rychlost byla obstojná), objeví se Vám na počítači plocha serveru, který je fyzicky umístěn v budově gymnázia. S prostředky serveru pracujeme obdobně, jako na lokálním PC 5
Ukázky aplikací S aplikacemi pracujeme stejným způsobem, jak jsme zvyklí. Obrovskou výhodou je to, že je nemusíte mít nainstalovány na svém PC (Word, PowerPoint atd ) Z Wordu a dalších aplikací můžeme také tisknout na síťových tiskárnách např. v 6,00 si doma u kafe si pošlete na školní tiskárnu z domu vytisknout test a po příchodu ho u tiskárny najdete v požadovaném počtu kopií (teda pokud ho někdo neukradne ) 6
Co se týče přístupu k souborům, máte stejné možnosti, jako při připojení do školního PC Zde je zřejmé, že se vyplatí využívat pro své soubory disku H: - na plochu svého PC v kabinetě se samozřejmě nedostanete!! Znovu připomínám pozor na úpravu a mazání sdílených souborů!!! (Disk R:, P:, U Po skončení práce s terminálem se nezapomeňte odhlásit buď přes nabídku Start, nebo přímo pomocí připraveného zástupce na Ploše 7
Kopírování souborů z jiného počítače (např. z domu) na disk H: Soubory případně celé složky lze kopírovat na server tj. na disk H: pomocí schránky. Musíme se přihlásit na terminal, na svém počítači otevřít průzkumníka, to samé udělat v terminalu a pak postupovat podle níže uvedeného obrázkového postupu. 8
Přístup na vzdálenou plochu z jiných zařízení Velkou výhodou terminálu je to, že i ze zařízení, která normálně kompaktibilní se SW Microsoft nejsou, lze microsoftí programy bez problémů spouštět. Např. na tabletu s OS Android lze pracovat s Wordem nebo SASem. Je k tomu pouze potřeba přiinstalovat aplikaci, která je k dispozici na Obchodu Play. Těchto aplikací je celá řada ukážu na aplikac irdp (ke stažení zdarma, je třeba jen přikoupit licenci za cca. 39 Kč) Zvláště pohled na Word 2010 otevřený na mobilu působí groteskně. Ukázka připojení tabletu s OS Android (obdobně funguje i jakýkoli mobil s Androidem) I u I Padů existují obdobné aplikace (mimo jiné i aplikace IRDP) A jsme tam můžeme pracovat se SASem, Wordem atd. i na mobilním zařízení 9
3. SAS Systém SAS slouží k evidenci údajů o žácích včetně údajů o klasifikaci. Vzhledem k tomu, že od 1. září 2013 povede naše škola i průběžnou klasifikaci elektronicky, práce se SASem se bude týkat nejen třídních učitelů ale i všech vyučujících, kteří průběžně klasifikuji ve svých předmětech. Jednotlivé činnosti provádíme v tzv. modulech. Nová verze modulu Klasifikace žáků přináší řadu novinek. V následujícím textu budou tyto novinky popsány, popsána bude také, ve formě jednoduchých obrázkových návodů, také činnost třídních učitelů na začátku školního roku, v době uzavření pololetní klasifikaci i práce s průběžnou absencí SAS a isas SAS je systém evidence, isas umožňuje nahlížet do této evidence personifikovaně jako rodič, žák případně učitel. isas je tedy propojen se systémem SAS to, co zapíšeme v SASu lze prohlížet v isasu. Jinými slovy, isas neslouží k zápisu údajů, je to jen prostředek, jak si zobrazit údaje v SASu. ISAS a SAS jsou tedy nerozdělitelně spojeny. Třídní učitel SAS isas Rodiče Učitel Žáci Vedení školy Pracovníci školy Poznámky: 10
POSTUPY Jednotlivé pracovní postupy v obrázcích Průběžná klasifikace (všichni vyučující) Po zvolení funkce Průběžná klasifikace se zobrazí okno Výběr předmětu ve třídě Třídní učitel má možnost zadávat všechny předměty ve třídě, v ostatních případech se zobrazí pouze předměty,u kterých je přihlášený uživatel uveden v číselníku předmětů jako vyučující učitel (číselník aktualizuje na začátku školního roku třídní učitel viz kapitola Aktualizace předmětů ve třídě) 11
Ovládání: Známky se zadávají do jednotlivých sloupců. Známky v těchto sloupcích mají některé vlastnosti společné např. pro jednotlivé písemky budou existovat sloupce, do kterých se zapíší výsledky z písemky konané v určitý den, další sloupec může být vytvořen pro ústní zkoušení a známky se budou zapisovat postupně tak, jak bude ústní zkoušení probíhat. Sloupce přidávají jednotliví učitelé podle svých potřeb a zvyklostí. Na ukázkách zobrazím několik možností, na další přijdete určitě sami. 1. písemná práce Tato volba je vhodná v případě, že všechny známky mají stejnou váhu, vlastnost i datum záznamu Vlastnosti známek ve sloupci lze i později měnit např. některý žák napíše písemku v opravném/náhradním termínu. V tomto případě kliknutím na označení sloupce a změníme vlastnost sloupce. Dříve zadané údaje zůstanou (datum písemky, poznámka atd.), Nově ale budu moci při zadání chybějící známky nastavit jiné datum a poznámku 12
13
2. ústní zkoušení Jiný případ nastane u ústního zkoušení. Zde si nastavíme, že údaje o datu i tématu zkoušení budou různé. 14
A takto to uvidí rodiče Sloupce lze opravovat (kliknutím na záhlaví sloupce) i odebrat (viz. obr. odebrat lze jen prázdný sloupec) Aktualizace předmětů ve třídě (třídní učitel) Tuto činnost musí vykonat třídní učitel co nejdříve před začátkem výuka tj. v přípravném týdnu). podle úvazků/rozvrhu hodin nastaví třídní učitel jednotlivé vyučované předměty i jejich vyučující. Ukážeme si to zase na několika obrázcích. Číslování předmětů Povinné předměty: 1 16 (tedy ty, které mají všichni žáci např. IVT v 1. ročníku, Aj atd.), Volitelné předměty: 20-39 Nepovinné předměty: 40 - Volitelné předměty: Seminář CH - SCh, Seminář IVT - SVT, Seminář D - SD, Seminář SVS - SVS, Jazykový seminář - JS, Seminář M - SM, Seminář Dg - Dg, Seminář Bi - Sbi, Seminář F - SF, Seminář estetiky - SEst, Seminář Ek - Ek, Seminář psych - Psy, Konverzace Aj - KA, Konverzace Nj - KN, Environmentální výchova (kvarta) - EnV, Etická výchova (IV) - EtV, Finanční gramotnost - FG Nepovinné předměty: SZp Sborový zpěv 15
Využijte kopie předmětů daného ročníku z minulého roku Je důležité správně zadat volitelné předměty míněn jakýkoli předmět, jehož výuku nemají všichni žáci tj. i druhý cizí jazyk. Zadání volitelných předmětů u žáka (třídní učitel) Je třeba zadat ihned poté, co aktualizujete předměty ve třídě (tj. v přípravném týdnu) včetně volitelných předmětů!!! 16
Aktualizace evidenčních dat u studentů (třídní učitel) Pozor!! Při každé změně dat je třeba dát pozor, aby bylo zadáno správné datum změny a nebyly zaškrtnuty volby uvedené níže. Tyto volby se vám ukáží poté, co budete změny chtít uložit. 17
Samotnou aktualizaci údajů si ukážeme zase na několika obrázcích. Je zde uvedeno nezbytné minimum, nezapomeňte také uvést nepovinné údaje o rodičích. 18
Pochvaly a napomenutí v SASu (třídní učitel) 19
Průběžná absence (třídní učitel) Průběžnou absenci zapisuje třídní učitel vždy nejpozději v pátek. Může samozřejmě i průběžně. 20
Nástěnka (isas třídní učitel) Systém isas umožňuje informovat žáky i jejich rodiče prostřednictvím systému SAS. Více viz. obrázky: 21
Takto vidí seznam jednotlivých oznámení učitel a takto vidí oznámení příjemce (rodič, případně žák) Sestavy Jednotlivé sestavy budou umisťovány do složky s označením aktuálního školního roku např sestava evidence studentů odevzdávaná na začátku roku je ve složce 20132014 s názvem seznam_tridni_2013.szs, přehled prospěchu je s názvem prehled_prospech_pololeti_2013.szs. Sestavy budou podle potřeby doplňovány. K tisku se dostaneme v jednotlivých modulech v menu Výstupy Tisk 22
Vybereme si sestavu a můžeme tisknout. Tak jako předchozí činnosti i výše uvedené můžeme provádět z prostředí Terminalu. Práce v SASu v režimu Terminal je v některých případech výhodná i v prostředí školní sítě odpadají problémy s instalací databázového serveru i problémy s tiskem. Při výběru tiskárny si můžeme vybarat jek tiskárnu připojenou k vašemu PC doma (pokud pracujete z domu), tak i tiskárnu školní síťovou tisk pak proběhne na tiskárnách ve škole (ve sborovně nebo v chemii. 23
4. Tisk V režimu terminálu můžeme využívat síťové tiskárny. Tisk může probíhat i z domu podmínkou je, že ve škole tiskárny nikdo nevypl, případně nevypli proud ve škole Oboustranný tisk Výhodný z hlediska úspory nákladů. V rámci evidence kopií se počítají vytištěné listy tj. oboustranný tisk snižuje množství vyčerpaných kopií z limitu. 24
Tisk jako brožura Výhodné pro tisk vícestránkových dokumentů. Na jeden list se vejdou 4 strany A4, ovladač tiskárny automaticky seřadí listy tak, aby bylo možné vytvořit brožurku. (jako příklad může sloužit tento dokument) 25
5. Scan Skenování na multifunkčním zařízení XEROX Work Centre 123 (tiskárna umístěná ve sborovně) Skenování dokumentů již třídní učitelé rutinně využívají ke skenování třídních knih. Díky Terminal serveru lze bez problémů přistupovat k naskenovaným dokumentům, a následně s ni mi pracovat (ořezat je, vylepšit expozici, tisknout atd.) Skenování Skenování si ukážeme v následujících obrázcích Zvolím Snímání do schránky (před tím se přihlásíme) Vybereme si svou složku (zde 037) Znovu se přihlásíme svým kódem a stiskem zeleného tlačítka skenujeme můžeme si zkontrolovat, zda skenování proběhlo Nastavení kvality skenovaného dokumentu 26
Stažení naskenovaného dokumentu do počítače Tady nám pomůže terminal server. Ke stažení potřebujeme speciální program Mailbox Viewer2. Nemusíme ho instalovat, stačí se přihlásit na terminal server a tam tento program použít. Soubory stáhneme na svůj síťový disk a pak s nimi můžeme dále pracovat. Práce s programem Mailbox Viewer2 Na ploše Terminálu najdete ikonku programu. Program spustíme. Pokud je zapnutá tiskárna se scannerem, tak ji program sám vyhledá. Na obrázcích je zatím jen scaner ve sborovně, časem doufám přibyde i chemie (aby byla možnost barevného skenování) 27
Vybereme si číslo schránky (viz. skenování popsané dříve), zadáme svůj kód a stiskneme Open Mailbox. Z nabídky souborů uložených ve schránce si vybereme soubor, který chceme uložit, a uložíme ho do své složky (stiskneme Import, vybereme si cestu k místu uložení) 28
Při ukládání si program sám vytvoří složku s názvem img-7021..atd. a do ní vloží všechny soubory (v případě, že skenujeme vícestránkový dokument) Uložený soubor je obrázek, se kterým můžeme dál standardně pracovat pomocí libovolného editorů obrázků třeba v Malování 29
6. Pošta Do e-mailu můžete připojit poté, kdy se poprvé přihlásíte do školní sítě (ve škole) na svůj účet. Heslo na e-mail je stejné, jako na přihlášení do sítě případně do Terminálu. Nic nebrání práci s e-mailem i z domu. Přístup přes webové rozhraní: Čtení pošty V internetovém prohlížeči zadáte adresu mail.gymst.cz (případně využijete odkazu na našich školních stránkách) Zobrazí se vám přístup do Microsoft Exchange. Můžete si vybrat i odlehčenou variantu - aplikaci Outlook Web Light (např. při přístupu z mobilního telefonu, je rychlejší a jednodušší). My se připojíme na klasický Outlook WebApp, jehož prostředí velmi připomíná program MS Outlook 30
Prostředí je intuitivní, lze nastavit, jakým způsobem se Vám bude pošta zobrazovat (viz. obr.) a další funkce je třeba vyzkoušet. Odesílání pošty práce s poštou je jednoduchá a podobná tomu, na co jste zvyklí Pár poznámek k e-mailům! e-maily posílejte opravdu jen těm, komu jsou určeny. Například pokud něco chcete sdělit fyzikářům, neposílejte mail na profesori@gymst.cz, zbytečně zatěžujete poštu i její uživatele. Adresy skupin najtede v kontaktech )viz. výše Komu - zde ji můžete vybrat i vice příjemců. velikost přílohy je omezena na cca 9 MB. Pro posílání větších souborů využijte služeb internetových úložišť (např. ulozto.cz aj.) Vždy uvádějte předmět zprávy dosáhnete toho, že příjemce bude vědět, čím je Váš mail pro něho důležitý a zachová se podle toho. pokud si chcete být jisti doručením e-mailu, využívejte funkcí potvrzení doručení a potvrzení přečtení e-mailu. 31
Poznámky: Sestavil: Jaroslav Zavadil J@z@ 2013 Neprošlo jazykovou úpravou 32