Návod na modul Úřední deska pro obce a města
Základní informace Co je "Obecní úřad úřední deska"? Elektronická úřední deska slouží k zvěřejnění všech důležitých rozhodnutí, oznámení a vyrozumění jednotlivých odborných orgánů obce. Povinnost ze zákona - Zákon 500/2004 Sb. Od 1.1.2006 je v platnosti Zákon 500/2004 Sb. Správní řád, který ukládá povinnost umožnit přístup k úřední desce také vzdáleným způsobem (internetem). Obsah fyzické a elektronické úřední desky musí být shodný, veškeré dokumenty, které podle zákona mají být zveřejněny, musí být vyvěšeny jak na klasické (fyzické), tak na internetové úřední desce. Rizika pro obec Dokumenty, které takto zveřejněny nebudou, budou považovány za právně neplatné. To se výslovně týká dokumentů doručovaných veřejnou vyhláškou, pouze je-li písemnost vyvěšená na fyzické desce a zároveň elektronicky, může být prohlášena za doručenou po 15 dnech. Při nesplnění této nové povinnosti úřad nese riziko nedoručení písemnosti se všemi důsledky. Podobná situace může nastat i u dalších zveřejňovaných dokumentů - např. vyhlášek podle zákona o obcích. Účel zákona - Výhoda pro obce i občany Smyslem tohoto zákona samozřejmě není přidělávat obcím starosti, ale měl by pomoci zefektivnit komunikaci mezi úřady a občany - tím, že dokumenty zveřejníte na Internetu, budou dostupné pro větší počet obyvatel. Nejen že můžete vkládat co máte nařízené zákonem, ale dále můžete své občany informovat o dění ve Vaší obci. Závěr Povinnost zřídit úřední desku vyplývající ze 26 správního řádu splní správní orgán tak, že zřídí stálou nepřetržitě přístupnou úřední desku, která umožní jednoduchým způsobem vizuálně zjistit obsah vyvěšených písemností.
1. Jak vytvořit elektronickou úřední desku? Po přihlášení do editace stránek IPO se v horním systémovém menu zobrazí nabídka možností editace v systému IPO. Vyberte odkaz na nastavení struktury vašich stránek Struktura. Ve Struktuře nejprve vytvořte novou stránku Vložit stránku ve vlastnostech nově vytvářené stránky vyberte Podle šablony a zvolte Obecní úřad úřední deska viz. obr. č.1 (po kliknutí na tuto šablonu se zobrazí stejný text v Názvu stránky, tento text lze dodatečně změnit aniž by se změnila vybraná šablona stránky). Obrázek. č. 1 Po vybrání ostatních vlastností stránky tuto stránku uložíme klepnutím na tlačítko Vložit. Obrázek č. 2
Nově vytvořená stránka zobrazí ve Struktuře viz. obr. č. 2 2. Možnost editace modulu Obecní úřad - Úřední deska Pro editaci IPO stránky Obecní úřad úřední deska můžeme kliknout na tuto stránku levým tlačítkem myši, zobrazí se menu a vybereme Editovat viz. obr. č.3. Obrázek č. 3 Po kliknutí na odkaz Vložit odstavec lze upravit informace zobrazované na stránce úřední desky (např. úvodní informace o úřední desce), které se zobrazí nad seznamem vyvěšených dokumentů. Samotný dokument na elektronickou úřední desku vložíte kliknutím na odkaz Vložit oznámení viz. obr. č. 4. Obrázek č. 4
3. Vložení oznámení Kliknutím na šedý odkaz Vložit oznámení se zobrazí dialogové okno viz. obr. č. 5. Obrázek č. 5 4. Vložení dokumentu Vyplněním kolonky Název pojmenujeme soubor, který se bude zobrazovat v seznamu vyvěšených dokumentů, sloupec Název viz. obr. č. 7. Vložení dokumentu z pevného disku počítače Procházet Klikneme-li na tlačítko procházet, zobrazí se dialogové okno s jednotlivými složkami a dokumenty, které jsou uložené na pevném disku počítače. Vybereme požadovaný soubor (v ukázce je tento soubor nazván usnesení z 23. schůze.doc ). Do kolonky Dokument popis vložíme název tohoto dokumentu. Tento název bude poté zobrazen ve sloupci Dokument (ke stažení) viz. obr. č. 7. Dialogové okno nabízí vložení dvou dokumentů najednou, stejným způsobem tedy můžeme vybrat a popsat i druhý dokument, který má být zobrazen spolu s prvním dokumentem. Vložení dokumentu již umístěného na webových stránkách existující soubor V případě že je již dokument umístěn na webových stránkách, je možné zaškrtnout volbu existující soubor a vybrat soubor podle jména ze zobrazenéhou přehledu všech souborů umístěných na stránkách.
Zvolení data vyvěšení a sejmutí Důležitým prvkem úřední desky je vložení dne vyvěšení a dne sejmutí dokumentu. Vkládat konkrétní datum pro vyvěšení a sejmutí můžeme dvěma způsoby: automaticky zobrazeným kalendářem (po kliknutí na kolonku pro datum): V kalendáři je možné listovat mezi měsíci (šipky vlevo a vpravo vedle názvu měsíce). Konkrétní datum je vybráno kliknutím levým tlačítkem na příslušný den v měsíci. manuální vložení data: Do uvedeného pole vepsat datum ve formátu den.měsíc.rok(01.01.2009).při tomto postupu dbejte na spravnost zadaného data. Obrázek č.6 Uložení stránky Po vyplnění všech důležitých informací a dokumentů musíme náš výběr uložit použijeme tlačítko Vložit. Po uložení se zobrazí úřední deska viz. obr. č. 9. Pomocí šipek, které se nacházejí vpravo na konci řádku, můžeme jednotlivé dokumenty posouvat.
Obrázek č. 7 Doporučení: Pro vložení aktuálního dokumentu doporučujeme vkládat tento dokument přes první šedý odkaz Vložit: oznámení, který se nachází pod sloupcem Název viz. obr. č. 5. Zobrazení úřední desky Úřední deska je pro uživatele procházející webové stránky zobrazována téměř shodným způsobem jako při editaci stránek. Rozdílem je třídení podle aktuálnosti vložených dokumentů odkazy v pravém horním rohu aktuální, archiv a vše viz obr. č. 8. Obrázek č.8 Dokumenty jejichž datum sejmutí je starší než aktuální, se automaticky přesunou do archivu. Obrázek č.9
Přecházet mezi jednotlivými stavy dokumentu je možné kliknutím na příslušný odkaz v pravém horním nenu stránky úřední deska. IPO Helpdesk ipo@antee.cz GSM: 606 230 000 Tel.: 224 916 202 Fax: 222 519 830