Podrobná specifikace předmětu veřejné zakázky Zavedení procesního řízení Cílem projektu je prostřednictvím zavedení procesního řízení na Magistrátu města Jihlavy a u Městské policie Jihlava (dále jen MMJ+MP ) vytvořit podmínky pro zvyšování efektivity výkonu veřejné správy. Prostředkem pro naplnění tohoto cíle bude stanovení metodického postupu a s podporou modelovacího nástroje vytvoření a dodání modelů aktuálního stavu procesů. Dále pak, za využití funkcionality modelovacího nástroje, provedení analýzy kritických míst v procesech, identifikovat vhodné procesy a činnosti k optimalizaci a po dohodě se zadavatelem stanovení priorit a provedení návrhu optimalizace. Pro zachycení vizuální podoby modelů zadavatel předpokládá využití standardů opírajících se o notaci BPMN 2.0. Tento standard je podporován modelovacím nástrojem Visual Paradigm Teamwork Server 11, který má zadavatel k dispozici v počtu pěti plovoucích licencí pro uživatele úřadu. Z důvodu vzájemné kompatibility a možnosti použití výstupů předmětu plnění této veřejné zakázky zadavatel požaduje, aby uchazeč použil stejný modelovací nástroj (zadavatel zajistí konzultantům uchazeče, podílejícím se na předmětu plnění této veřejné zakázky, vzdálený přístup k modelovacímu nástroji, které budou po dobu plnění předmětu plnění nezbytně potřebovat). Po realizaci této veřejné zakázky bude magistrát následně udržovat kompletní procesní mapu MMJ+MP. Na úvod projektu proběhne workshop v režii zadavatele, ve kterém odborný garant projektu vysvětlí základní principy procesního řízení a s tím související účel projektu. Dodavatel zároveň účastníky seznámí s průběhem a způsobem realizace zakázky. Délka prezentace ze strany dodavatele je předpokládána v rozsahu cca 2 hodin. Délka celého workshopu je předpokládána v rozsahu cca 3 hodin a realizační tým dodavatele se musí zúčastnit celé akce. Počet účastníků bude cca 50 osob. Obsahem realizace veřejné zakázky je: Prezentace na zahajovacím workshopu v rozsahu cca 2 hodiny, Instalace a implementace serverové i klientské části SW nástroje. Základní nastavení systému (integrace do AD, nastavení přístupových práv, zálohování atd.). Školení uživatelů a administrátorů cca 16 osob k tvorbě a údržbě procesního modelu MMJ+MP a jednotlivých diagramů procesů minimálně v rozsahu 8 hodin pro uživatele (12 osob) a 4 hodin pro administrátory (4 osoby) 1
Analýza stávajících procesů a procesních oblastí, zejména zmapování duplicit, posouzení rozhraní procesů (mezi odbory) a vytvoření procesního modelu MMJ+MP zpracovaného softwarovým nástrojem zadavatele. Prvním krokem této fáze bude identifikace a kategorizace procesů určených k analýze a určení vlastníků a garantů procesů. Následný sběr informací a analýza procesů bude realizována primárně prostřednictvím interview s vlastníky a garanty procesů, v časovém rozsahu navrženým uchazečem a odsouhlaseným zadavatelem. Zadavatel předpokládá, že přibližně stejný časový rozsah bude uchazeč věnovat analýze a zpracování procesů bez přímé spoluúčasti vlastníků a garantů procesů. Zadavatel poskytne všechny relevantní a závazné dokumenty úřadu vztahující se k organizačnímu členění, popisu rolí a jejich přiřazení do funkčních míst. Výstupem pro dílčí akceptaci této fáze budou: o Kompletní a aktuální struktury organizačních útvarů, skupin a rolí o Kompletní seznam identifikovaných procesů, včetně jejich vlastníků a garantů Vytvoření procesního modelu MMJ+MP: Uchazeč vytvoří ve spolupráci s interním projektovým týmem zadavatele hierarchicky členěný procesní model obsahující následující typy diagramů: Procesní mapy zachycující schéma identifikovaných procesů, včetně jejich návazností. Modely okolí zachycující vstupy, výstupy a zdroje procesů, jako jsou právní předpisy a interní normativní akty, dokumenty, software, vlastníci a zákazníci procesu. Procesní diagramy ve standardní notaci BPMN, která umožní kromě základních atributů procesu, jakými jsou například role, aktivity, dokumenty, počáteční, průběžné a koncové události, zachytit také kapacity (např. doby trvání a náklady) potřebné pro vykonávání aktivit osobami či zařízeními zapojenými do průběhu procesu. Při určování dob trvání bude dodržen soulad se zákonnými lhůtami a přihlédnuto k tomu, že zejména ty aktivity, které probíhají v interakci s občany, mohou mít velmi proměnlivou délku trvání v závislosti na individuálních potřebách občanů. Uchazeč poskytne detailní metodický postup zachycení jednotlivých atributů procesů a jejich zpracování v modelovacím nástroji tak, aby byly jednotlivé diagramy a objekty v procesním modelu vzájemně provázány za účelem vytvoření jednotného, celistvého modelu a umožnění komplexní práce s obsaženými informacemi a jejich dalšího zpracování v rámci optimalizace. Příkladem tohoto provázání je navázání rolí vykonávajících proces na organizační strukturu a funkční místa tak, aby bylo možné zjistit, ve kterých procesech jsou daní pracovníci zapojeni a jaké zastávají role. Procesní modely musí být vhodně strukturovány a dekomponovány tak, aby umožňovaly zapracování budoucích změn (tj. dopad legislativních úprav, změny postupů podle nových vyhlášek, organizační změny na úřadě, atd.) a analýzu 2
a identifikaci klíčových závislostí, které navrhovaná změna ovlivňuje a evokuje tak požadavky změny provádění dílčích aktivit v rámci konkrétního procesu. Uchazeč dále navrhne pravidla pro efektivní sdílení a schvalovací workflow při vytváření procesního modelu, která budou podpořena funkcionalitou modelovacího nástroje (tj. správa uživatelských rolí, evidence úkolů, verzování projektu, vzdálený přístup, řešení konfliktů atp.). Zadavatel tyto pravidla schválí a zajistí jejich dodržování v průběhu plnění této veřejné zakázky. Vytvoření katalogu procesů Vytvoření metodické příručky, která bude popisovat zásady a postupy tvorby procesního modelu MMJ+MP dodržení jednotné formy při mapování a vytváření procesů definici modelů a objektů využitých v procesním modelu MMJ+MP, respektující obecné metodiky a možnosti softwarového nástroje, použitého pro tvorbu procesního modelu MMJ+MP vazbu na pracovní náplně Příručka bude předána v editovatelné elektronické podobě, tj. ve formátu (popř..docx), aby byla možná její revize v budoucnu..doc Součástí tvorby procesního modelu bude vytvoření dokumentace obsahující diagramy a všechny podstatné popisné informace o těchto diagramech ve formě textového dokumentu a publikace diagramů na intranetu úřadu, kterou zajistí zadavatel. Dokumentace bude mimo jiné sloužit jako podklad pro schválení procesního modelu garanty a vlastníky procesů, publikované modely budou určeny pro prohlížení účastníky procesu. Procesní dokumentace bude předána k revizi garantům procesů. Případné připomínky budou po konzultaci s uchazečem zapracovány do procesního modelu. Poté budou modely garanty procesů zadavatele protokolárně schváleny, protokol a procesní dokumentace budou uloženy do archivu a dojde k zafixování schválené podoby procesního modelu v databázi modelovacího nástroje v prostředí zadavatele. První dílčí akceptace dosud vykonané práce zadavatelem Metodika modelování procesů popisující metodické postupy tvorby a údržby procesního modelu. Kniha konvencí obsahující popisy všech náležitostí, které je třeba zachytit v procesním modelu. Procesní diagramy všech mapovaných procesů zachycující schéma procesů, návaznost procesů na legislativu a interní směrnice, požadavky na realizaci služeb úřadu prostředky ICT, popis časové náročnosti činností procesu atp. Procesní dokumentace v elektronických formátech (*.DOC, *.DOCX a HTML). 3
Návrh na optimalizaci procesů např. odstranění duplicit, přesuny agend, centralizace agend Analýza úzkých míst a návrhy optimalizace procesu (včetně simulace variant návrhů) budou podpořeny funkcionalitou modelovacího nástroje (např. identifikace nenaplněných rolí, duplicit ve vykonávání činností, opakujících se, znovupoužitelných postupů, procesů bez návaznosti, nejméně a nejvíce zatížených procesů a míst v organizační struktuře atp.). Výsledky simulace a optimalizační návrhy uchazeče budou představeny vlastníkům a garantům procesů zadavatele. Určení zástupci zadavatele následně novou podobu procesů odsouhlasí. Zajištění realizace nového průběhu procesu ze strany zaměstnanců úřadu je plně v odpovědnosti vedoucích pracovníků zadavatele. Uchazeč ve spolupráci s členy interního týmu určí způsob měření procesu a zjištění míry úspěšnosti po provedené změně. Druhá dílčí akceptace dosud vykonané práce zadavatelem Metodika procesního řízení obsahující mj. postup pro určení úzkých míst procesu, procesních metrik pro vyhodnocování efektivity procesů a ověření úspěšnosti optimalizace procesů. Seznam procesů určených k optimalizaci. Strukturovaný soupis úzkých míst a podnětů k optimalizaci (včetně výstupů ze simulací variant návrhů) jednotlivých procesů. Vytvoření akčního plánu změn akční plán změn a jednotlivé diagramy procesů budou předány v editovatelné elektronické podobě z důvodu jeho možné revize v budoucnu Závěrečná prezentace výstupů zástupcům samosprávy města a vedoucím úředníkům v rozsahu cca 2 hodiny (cca 50 osob) 4
Seznam procesů a procesních oblastí na MMJ+MP: MO KT Prodeje majetku ve vlastnictví města Jihlavy Pronájmy majetku Zřizování věcných břemen Nákup nemovitého majetku Převody a přechody majetku Doprivatizace bytových jednotek Interní správa majetku Vidimace a legalizace dokladů Veřejná podpora Spisová a archivní služba (MMJ+MP) Správa budov užívaných magistrátem Zajištění zpracování studií a projektových dokumentací Vedení pokladen Materiálně technické zásobování Podíl na tvorbě, koordinaci činností souvisejících s podáváním žádostí o dotace v oblasti cestovního ruchu a na realizaci schválených projektů Výkon opatrovnictví Zprostředkování pojištění vozidel a majetku financovaného z dotačních titulů Podíl na zabezpečení zahraničních služebních cest Organizační zabezpečení jednání týkajících se vnějších vztahů města Vedení kroniky města Zajištění provozu Domu Gustava Mahlera Poskytování informací o činnosti magistrátu a města prostřednictvím MIC Podpora rozvoje cestovního ruchu Evidence smluv Správa úředních desek Legislativní zpracovávání návrhů obecně závazných vyhlášek vydávaných ZM a nařízení vydávaných RM Podíl na přípravě vnitřních předpisů magistrátu a na jejich koordinaci s Organizačním řádem MMJ+MP Vedení přehledu o vydaných právních předpisech města a vnitřních předpisech magistrátu Právní poradenství a konzultace Zastupování města při soudních jednáních a exekučních řízeních Vedení agendy shromažďovacího práva Vedení správního řízení ve věci zřejmého zásahu do pokojného stavu dle OZ Centrální evidence petic, stížností, návrhů, připomínek a podnětů a žádostí o informace Administrace veřejných zakázek Zápis příspěvkových organizací zřízených městem do obchodního rejstříku 5
Provoz vozového parku a koordinace jízd služebních vozidel Obsluha telefonní ústředny Vedení odborné knihovny Veřejná podpora EO OSR Rozpočet města Rozpočtový výhled města (s ORM) Závěrečný účet Rozpočtová opatření Finanční vypořádání Zabezpečení kapitalizace volných finančních zdrojů Sledování a optimalizace cash flow města Přijetí úvěru, návratných finančních výpomocí Daňové povinnosti města Vymáhání pohledávek Účetnictví a výkaznictví města Místní poplatky Likvidace cestovních příkazů Veřejné sbírky Nájemné z pozemků Porušení rozpočtové kázně příjemců dotací Loterie a jiné podobné hry Veřejná podpora Správa podzemí a kolektorů Správa a údržba nemovitostí (mimo budov magistrátu) Správa a údržba mobiliáře Správa a údržba sportovních a kulturních zařízení Správa a údržba památek Správa a údržba bývalých vojenských areálů Správa a údržba plynových kotelen Správa a údržba pohřebišť Správa a údržba veřejných WC Správa a údržba Domu partnerských měst v Jihlavě Zajišťování udržitelnosti projektů financovaných z EU Součinnost při řešení pojistných událostí Zajištění zpracování studií a projektových dokumentací Vydávání stanovisek Investiční akce a technické zhodnocení nemovitostí Správa bytového fondu a DPS (domy s pečovatelskou službou) 6
Zajištění vodohospodářských požadavků města Údržba autoparku OSR Veřejná podpora T Vedení agendy primátora, náměstků a tajemníka Zabezpečování schůzí RM a ZM a pořizování zápisů z RM a ZM Zabezpečování porad vedoucích odborů Organizace delegací a návštěv Zabezpečování zahraničních služebních cest Personální a mzdová agenda zaměstnanců města a členů ZM Výběrové řízení volná pracovní místa Vzdělávání zaměstnanců Rozpočet mzdových prostředků Organizační struktura a její změny Rozvoj částí města spolupráce s osadními výbory BOZP bezpečnost a ochrana zdraví při práci Zajišťování průběhu voleb Krizové řízení Jednotky dobrovolných hasičů Veřejnosprávní kontrola příjemců dotací a grantů Veřejnosprávní kontrola u příspěvkových organizací Kontrolní činnost na odborech magistrátu Podíl na práci kontrolního výboru Obchodní společnosti města Zdravé město a Agenda 21 Vedení agendy střetu zájmů P MP OŽP Interní audit Tiskový mluvčí Koordinátor projektů Dohled nad dodržováním obecně závazných vyhlášek a nařízení obce Prevence kriminality Odhalování přestupků Blokové řízení Oznamování porušení zákona Oznamování závad v oblasti čistoty města Ztráty a nálezy Vedení agendy pokut na místě nezaplacených Vydávání stanovisek, vyjádření a sdělení mimo správní řízení. Vydávání rozhodnutí ve správním řízení. 7
Vydávání stavebních povolení a kolaudačních rozhodnutí speciálního stavebního úřadu. Provádění řízení z vlastního podnětu (např. vyhlašování památných stromů apod., pokuty, nápravná opatření..) Spolupráce s KrÚ a ministerstvy, plnění ohlašovacích povinností, statistiky Monitoring ovzduší Činnosti spojené s povodňovou ochranou a řešením havarijních stavů Rybářské a lovecké lístky, rybářské a myslivecké stráže Odpadové hospodářství Správa zeleně Příprava vyhlášek a nařízení Ekologický fond města Environmentální výchova a osvěta, akce pro veřejnost Vedení pokladny SPO OŽÚ SÚ Evidence obyvatel Evidence ztrát a nálezů Spolupráce s ČSÚ Vedení stálého seznamu voličů Matrika Czech POINT Občanské průkazy a cestovní doklady Přestupky Vidimace a legalizace Živnostenské podnikání Kontrola živnostenského podnikání Živnostenský rejstřík Koncese Centrální registrační místo Správní řízení Ukládání pokut v blokovém řízení Jednotné kontaktní místo Evidence zemědělského podnikatele Nařízení obce Vedení pokladny Vidimace a legalizace Czech POINT Řízení a úkony na úseku územního rozhodování Řízení a úkony na úseku povolování staveb Výkon stavebního dozoru a zvláštní pravomoci stavebního úřadu Přestupky a správní delikty Zápisy staveb do centrálního registru - RUIAN 8
Vidimace a legalizace ÚÚP OD ORM Koncepční činnost v územním plánování Pořizování územních plánů a územně analytických podkladů Poskytování územně-plánovacích informací Pořizování vymezení zastavěného území Výkon státního dozoru ve věcech územního plánování Zastupování města při správních řízeních Vydávání stanovisek Podklady pro koncepční materiály města Výkon státní správy na úseku památkové péče Program regenerace městské památkové rezervace Výkon státní památkové péče ve stanoveném správním obvodu Výkon státního stavebního dohledu na úseku památkové péče Program Ministerstva kultury - Podpora obnovy kulturních památek Vydávání rozhodnutí Zkoušky odborné způsobilosti dopravců Taxislužba Správa a údržba komunikací Pronájmy a zábory Správa a údržba veřejného osvětlení Vidimace a legalizace Autoškola Řidičské průkazy Registr řidičů Ukládání pokut Registr silničních vozidel Registrační značky Technické průkazy Technická způsobilost vozidel Výkon státního odborného dozoru - provoz vozidel Výkon státního stavebního dohledu na stavbách Registr historických a sportovních vozidel Přestupky Vedení pokladny Investice - příprava, projektová dokumentace, zajištění realizace, přejímání staveb Vydávání vyjádření a stanovisek Kapitálový rozpočet města Technický dohled a koordinátor BOZP Energetika - koncepce, audity, dotace, stanoviska 9
Dotace z fondů EU Udržitelnost projektů Strategický plán IPRM Integrovaný plán rozvoje města Fond rozvoje bydlení a Fond obnovy domů Přidělování názvů ulic a čísel popisných, orientačních a evidenčních Vidimace a legalizace Sankční řízení OI OŠKT Evidence výpočetní techniky Zajišťování náplní do tiskáren Zajišťování techniky na prezentace a jiné akce Správa a rozvoj slaboproudých technologií magistrátu (zabezpečovací technika, docházkový systém, telekomunikace) Správa, údržba a rozvoj LAN Správa, údržba a rozvoj MAN Zajišťování systémové podpory pro provoz Technologického centra (TC) Správa a rozvoj systémového prostředí na serverech (včetně TC) a stanicích Implementace a provoz komplexního informačního systému Provoz a rozvoj komunikačních technologií magistrátu včetně připojení obcí do TC Údržba a rozvoj městského kamerového a dohlížecího systému Zabezpečení průběhu zasedání zastupitelstva (hlasovací systém, prezentace, ) Zálohování dat Životní cyklus uživatele Správa databázových systémů Rozvoj a provoz aplikací GIS Životní cyklus certifikátů a elektronických podpisů Informační strategie MMJ+MP Provoz technologického centra - služby a aplikace pro obce Základní registry - registrace agend a správa certifikátů Správa internetových stránek, zajištění zveřejňování informací na internetových stránkách města Tvorba a správa intranetu, tvorba nových aplikací Životní cyklus aplikací Správa dat Telefonních hovorů Podpora většiny procesů magistrátu v oblasti výpočetní techniky Provoz a vybavení škol a školských zařízení Investice Jesle Financování škol a školských zařízení Evidence dat škol a školských zařízení 10
Školní stravování Kontrolní činnost hospodaření PO (příspěvkových organizací) Komise RM Přestupky Kultura Tělovýchova Zajišťování funkce zřizovatele PO Evidence válečných hrobů OSV SPOLEČNÉ PROCESY Sociální služby Sociálně-právní ochrana dětí Kurátoři pro děti a mládež Náhradní rodinná výchova Kontrolní činnost hospodaření PO Zajišťování funkce zřizovatele PO Komunitní plán sociálních služeb Lékařské předpisy s modrým pruhem Provoz klubu seniorů Komise RM Vydávání speciálního označení vozidla Rozhodování o zvláštním příjemci dávky důchodového pojištění Správa rozpočtu Příprava podkladů pro jednání orgánů města Inventarizace Materiálně technické zásobování Kontrolní činnost Oběh dokladů Smluvní vztahy Spisový uzel Veřejné zakázky Stížnosti Zpracovávání stanovisek a připomínek 11
Požadovaná struktura základního popisu každého procesu: 1. Název procesu pojmenování procesu podle jeho účelu. 2. Identifikátor procesu jednoznačné označení procesu. 3. Seznam zúčastněných rolí vyjmenování rolí v procesu. 4. Cíl procesu přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu. 5. Životní situace, kterou proces řeší odkaz na popis životní situace, řešenou procesem v rámci jeho hlavního výstupu. Životní situace je relevantní u klíčových procesů. 6. Vlastník/garant procesu. 7. Zákazníci procesu. 8. Vstupy datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává. 9. Výstupy datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří. Zvláštním případem výstupu je Hlavní výstup, jenž představuje cíl procesu. 10. Metrika hlavního výstupu kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace (výpočtu, zjištění, ) případně definování klíčových ukazatelů výkonnosti 11. Legislativní podmínky obecné podmínky, stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty, jež musí každý průběh daného procesu respektovat. 12. Technické zdroje ostatní zdroje procesu, kromě lidských (viz výše zúčastněné role), zejména potřebná technika a technologie, použitý software apod. 13. Popis procesu podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup, případně vysvětlující spolupráci s jinými procesy, reflektující cíl, vstupy a výstupy a další atributy procesu. 14. Požadavky procesu další specifické požadavky a omezení, jejichž splnění je nutné pro správný průběh procesu. 15. Vazba na strategické cíle. 16. Vazba na pracovní náplň. 17. Vazba na organizační řád. 18. Poznámka prostor pro dodatečné informace k popisovanému procesu. 12