Proces R3 Interní audity

Účinnost dokumentu od: 1.1.2011 Proces R3 Interní audity Řízená kopie č.: Razítko: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 1/17

Proces: Garant procesu: Účel: Vymezení platnosti: R3 Interní audity Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu R3 Interní audity na Fakultě metalurgie a materiálového inženýrství VŠB - TU Ostrava. Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství VŠB - TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Klient auditu - vedení fakulty Zákazník: Klíčové vstupy: Požadavky zákazníka Dokumentované postupy SMJ Závěry z předchozích auditů Klíčové výstupy: Závěry z auditů Zdroje: Kompetentní tým auditorů Portál ISO FMMI Regulátory: ISO 19011 ISO 9001 TUO_PPR_07_006 Měřitelná kritéria: Kontrola sestavení programu auditů k danému termínu Podíl počtu uskutečněných a počtu naplánovaných auditů Podíl počtu dokončených auditů a počtu uskutečněných auditů Úspěšnost externích a dozorových auditů Cíle: Včas sestavený program auditů 1 > 0,75 90 % Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 2/17

Karta procesu: Garant procesu: R3 Interní audity Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO R3 Interní audit Předseda AS FMMI Garanti auditovaných procesů Děkan R3.1 Návrh programu interních auditů R3.2 Projednání programu interních auditů s garanty auditovaných procesů [neschválen] [schválen] R3.3 Zapracování připomínek R3.4 Schválení programu interních auditů R3.5 Zveřejnění Programu interních auditů R3.6 Uplatňování programu interních auditů R3.7 Tým interních auditorů R3.8 Zlepšování programu interních auditů Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 3/17

Přehled aktivit procesu R3.1 Návrh programu interních auditů Popis: Program interních auditů zpracovává garant procesu R3 Interní audity (předseda AS FMMI) na základě posouzení stavu a důležitosti procesů zpravidla dvakrát ročně, minimálně však jednou za rok. Program interních auditů obsahuje položky s následujícími údaji: - identifikační číslo interního auditu, - název auditovaného procesu s přiřazenými prvky pro SMJ, - kritéria auditu, - plánovaný termín interního auditu, - jméno vedoucího auditora. Příloha P1 uvádí formulář pro Program interních auditů R3.2 Projednání Programu interních auditů s garanty auditovaných procesů a garanti auditovaných procesů Popis: Navržený Program interních auditů předkládá předseda akademického senátu minimálně čtrnáct dní před započetím období, pro které je navržený program určen k projednání s garanty jednotlivých procesů. Garanty auditovaných procesů jsou definovány případné požadavky na jeho změnu. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 4/17

R3.3 Zapracování připomínek Popis: Do Programu interních auditů jsou zapracovány připomínky, které vznesli jednotliví garanti procesů a upravený návrh je znovu předložen k připomínkování garantům procesů - opakování aktivity R3.2. Nejsou-li další připomínky ze strany garantů procesů, pokračuje se aktivitou R3.4. R3.4 Schválení Programu interních auditů Děkan FMMI Schválený Program interních auditů Popis: Děkan fakulty schválí a podepíše předložený Program interních auditů. Schválený Program interních auditů může být dle potřeby případně průběžně aktualizován - každá aktualizace je podmíněna realizací aktivit R3.2 - R3.4. R3.5 Zveřejnění Programu interních auditů Správce řízené dokumentace Portál ISO FMMI Schválený Program interních auditů Popis: Děkanem schválená verze Programu interních auditů na následující období je správcem řízené dokumentace zveřejněna na portálu ISO FMMI. Originál záznamu s podpisy je uložen u garanta procesu R 3. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 5/17

R3.6 Uplatňování Programu interních auditů Vedoucí auditoři a tým auditorů Popis: Jednotlivé činnosti procesu R3.6. Uplatňování Programu interních auditů jsou popsány samostatně. R3.7 Tým interních auditorů Kopie Osvědčení o absolvování specializačního Kurzu interních auditorů a Pověření výkonem funkce interního auditora Popis: Interní auditoři vykonávají svou činnost na základě pověření děkanem fakulty. Interní auditoři, kteří provádějí interní audity, musí splňovat tyto předpoklady: vzdělání minimálně středoškolské, jsou nezávislí na prověřované oblasti auditu, absolvují každé dva roky školení z oblasti auditování v rozsahu minimálně 8 hodin, absolvují minimálně 1 interní audit ročně (vedoucí auditor 3 interní audity ročně), mají platné Osvědčení auditora pro danou oblast, které obdrží po proškolení byli děkanem FMMI pověřeni výkonem funkce interního auditora Kopie záznamů Osvědčení a Pověření auditorů jsou uloženy u garanta procesu R 3. R3.8 Zlepšování Programu interních auditů Popis: Garant procesu R3 Interní audity (předseda AS FMMI) přezkoumává uplatňování Programu interních auditů, zda byly splněny jeho cíle a zda byly identifikovány příležitosti ke zlepšování. Výsledky přezkoumání oznámí vedení fakulty. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 6/17

Karta procesu: Garant procesu: R3.6 Uplatňování programu auditů Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO R3.6 Uplatňování programu auditů Garant auditovaného procesu R3.6.1 Vypracování plánu auditu R3.6.2 Projednání Plánu auditu R3.6.3 Schůzka auditního týmu R3.6.4 Zahajovací jednání R3.6.5 Provedení auditu R3.6.6 Příprava závěrů z auditu R3.6.7 Závěrečné jednání R3.6.8 Návrh opatření R3.6.9 Protokol z auditu R3.6.10 Vypořádání neshod a nedostatků Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 7/17

Přehled aktivit procesu R3.6.1 Vypracování Plánu auditu Popis: vypracuje s využitím šablony záznamu podrobný Plán auditu, viz příloha P2. R3.6.2 Projednání Plánu auditu s garantem auditovaného procesu Plán auditu Popis: spolu s garantem auditované oblasti (procesu) projedná Plán auditu minimálně 5 pracovních dnů před zahájením auditu a: - dohodne se na upřesnění cílů auditu, - dohodne se na obsazení auditního týmu, - určí pracovníky, kteří musí být při auditu přítomni (zajistí garant procesu dohodou s vedoucími pracovníky), - dohodne se na místě konání a časovém harmonogramu auditu. Originál Plánu auditu bude uložen u garanta procesu R 3. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 8/17

R3.6.3 Schůzka auditního týmu Popis: s předstihem svolá schůzku nebo schůzky auditního týmu, kde je projednán plánovaný průběh a cíle auditu i úkoly jednotlivých členů auditního týmu. R3.6.4 Zahajovací jednání, zástupce auditované oblasti Popis: představí zástupcům prověřované oblasti svůj tým a stručně sdělí cíl a účel prověrky. Tým auditorů Záznamy o zjištění R3.6.5 Provedení auditu Popis: V průběhu auditu shromažďují auditoři důkazy pro posouzení shody se specifikovanými požadavky a pro posouzení efektivnosti prováděných činností. V průběhu auditu je prováděno ověřování provedených opatření z předchozích auditů. Auditoři zaznamenávají zjištění z auditu do Záznamu o zjištění (viz příloha P3). Zde kategorizují druh nálezu (neshoda, nedostatek), který musí být odsouhlasen auditovanou stranou. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 9/17

Tým auditorů Záznam o zjištění R3.6.6 Příprava závěrů z auditu Popis: Tým auditorů se před závěrečným jednáním setká, aby: - přezkoumal zjištění z auditu a jakékoliv jiné vhodné informace shromážděné během auditu, - odsouhlasil závěry z auditu. R3.6.7 Závěrečné jednání Tým auditorů, garant auditovaného procesu Záznam o zjištění Popis: Na závěrečném jednání sdělí vedoucí auditor ústně zástupcům auditované oblasti zjištění a závěry z auditu. Jakýkoliv rozdíl v názorech na zjištění z auditu nebo v závěrech z auditu mezi týmem auditorů a auditovanou stranou musí být vyřešen. R3.6.8 Návrh opatření, garant auditovaného procesu, garant auditovaného procesu Záznam o zjištění Popis: Garant auditované oblasti navrhne nápravná opatření spolu se stanovením termínů plnění a odpovědnosti za jejich splnění a uvede je ve formuláři Záznam o zjištění, v části Navržená opatření k nápravě. Návrh nápravných opatření podléhá schválení vedoucím auditorem, což ten potvrdí svým podpisem ve formuláři Záznam o zjištění. Na žádost auditované strany (garanta auditovaného procesu) vyhotoví vedoucí auditor kopie všech zjištění z daného auditu a tyto budou předány auditované straně. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 10/17

Portál ISO FMMI Protokol z auditu R3.6.9 Protokol z auditu Popis: vypracuje Protokol z auditu (příloha P4) do tří pracovních dnů od závěrečného jednání. Protokol z auditu musí vždy obsahovat: - záznam o přezkoumání účinnosti nápravných opatření z předchozích auditů, - posouzení efektivnosti procesu a jeho cílů. Každé zjištění z auditu vedoucí auditor zapíše do šablony záznamu Protokol z auditu - části Popis zjištění. Originál záznamu Protokol z auditu předá vedoucí auditor správci řízené dokumentace ke zveřejnění na Portálu ISO FMMI. Správce řízené dokumentace vyznačí současně provedení auditu značkou v dokumentu Program interních auditů, uveřejněném na Portálu ISO FMMI. Auditoři také mohou v Protokolu z auditu uvést vhodná doporučení ke zlepšení. Originál záznamu Protokol z auditu je uložen u garanta procesu R3. R3.6.10 Vypořádání neshod a nedostatků a garant auditovaného procesu Portál ISO FMMI Záznam o zjištění, Program interních auditů Popis:. Garant auditované oblasti je zodpovědný za realizaci nápravných opatření, která jsou potřebná k odstranění neshody nebo příčiny neshody. sleduje jejich plnění až do odstranění zjištění. Audit je ukončen potvrzením realizace nápravných opatření vedoucím auditorem ve všech Záznamech o zjištění z daného auditu, která nadále zůstanou v archívu u garanta procesu R 3. V dokumentu Program interních auditů, uveřejněném na Portále ISO FMMI, vyznačí správce řízené dokumentace provedení auditu značkou. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 11/17

Příloha P1 Program interních auditů Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 12/17

Příloha P2 Plán auditu Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 13/17

Příloha P3 Zjištění z auditu Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 14/17

Příloha P4 Protokol z auditu Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 15/17

Seznam záznamů Název záznamu Proces Místo uložení Podoba Doba uložení Vypořádání Šablona* Schválený Program interních R3.4, R3.5, Garant procesu R3 Listinná 3 roky Archiv FMMI Program_internich_auditu.dot auditů R3.6.10 Portál ISO FMMI Elektronická Vyřazení Kopie Osvědčení o absolvování R3.7 Garant procesu R3 Listinná Po dobu Archiv FMMI specializačního Kurzu interních auditorů platnosti Kopie Pověření výkonem funkce R3.7 Garant procesu R3 Listinná Po dobu Archiv FMMI interního auditora platnosti Plán auditu R3.6.2 Garant procesu R3 Listinná 3 roky Archiv FMMI Plan_auditu.dot Záznam(y) o zjištění R3.6.5, R3.6.6, R3.6.10 Garant procesu R3 Listinná 3 roky Archiv FMMI Zaznam_o_zjisteni.dot Protokol z auditu R3.6.9 Garant procesu R3 Portál ISO FMMI * šablony jsou dostupné na portálu ISO FMMI Listinná Elektronická 3 roky Archiv FMMI Vyřazení Protokol_z_auditu.dot Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 16/17

Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze Datum Obsah změny / revize A B 11.7.2006 První vydání 23.10.2006 Realizace výsledků interního auditu C 18.6.2007 C Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu FMMI_SMJ_06_018 verze B s názvem Proces R3 Interní audity podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A. 7.12.2007 Revize dokumentu beze změn C 2.9.2008 Revize dokumentu beze změn Jméno a podpis garanta dokumentu Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r. Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r. Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r. Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r. Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r. D 20.12.2010 Aktualizace dokumentu úprava regulátorů Doc. Dr. Ing. Monika Losertová Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 17/17