Speciální znaky Do textu můžeme vkládat nejen znaky, které máme na klávesnici, ale také takzvané speciální znaky. Jsou to většinou jednoduché piktogramy určitého významu. Typickým představitelem může být např. znak zavináče používaného pro zadávání e-mailové adresy. Dále symbol Euro, britské libry, nebo $ dolaru. Dalšími sice méně často používanými znaky, ale přece, je symbol Copyright, registrované značky a Trademark. K těmto speciálním symbolům se dostaneme přes záložku Vložení, na kartě Symboly je tlačítko Symbol. Kliknutím na příslušný symbol vložíme symbol na místo, kde právě stojí kurzor. Pokud v základní nabídce není symbol, který hledáme, použijme volbu Další symboly Zobrazí se dialogové okno, kde si můžeme vybrat z velkého množství dalších symbolů. Pokud si v rozbalovacím seznamu vlevo nahoře vybereme písmo s názvem Wingdings, dostaneme se k nejrůznějším piktogramům, které můžeme vkládat to našeho textu. Příkladem může být umístění znaku telefonu před telefonní číslo v našem dokumentu. Další zajímavé znaky najdeme v písmu Webdings, Webdings2 a Webdings3. 54
Odrážky, číslování a seznamy Seznamy se v dokumentech vyskytují docela často. Jsou důležitou součástí dokumentu. Existují dva základní druhy: Číslovaný seznam Seznam s odrážkami a dále se dělí podle úrovně: 1. jednoúrovňové 2. víceúrovňové Víceúrovňové se hodí na znázornění struktury např.: 1. Číslovaný seznam o jednoúrovňové o víceúrovňové 2. seznam s odrážkami a) jednoúrovňové b) víceúrovňové Jak je vidět formátu a možností je dostatek, ukážeme si jak nato. Automatické vytváření seznamu při psaní je velice rychlý a častý způsob. Potřebujete-li seznam s odrážkami, stačí začít hvězdičkou a poté mezeru. Hvězdička se změní na odrážku a můžete psát text první odrážky. Stlačením ENTERu se automaticky zobrazí nová odrážka. Číslovaného seznamu docílíme stejným postupem, ale začneme číslem jedna a tečkou. Seznam můžete ale začít např. i šipkou, pomlčkou anebo písmenkem A. nebo A) a podobně. Ukončení zadávání seznamu má více variant. Nejjednodušší způsob je, že po stlačení klávesy ENTER pro zahájení další odrážky nebudeme už nic psát a stlačíme klávesu ENTER znovu. Poslední odrážka zmizí a můžeme psát dál běžný text. Rozšířenější variantou je Několikanásobné stlačení klávesy Backspace. Když stlačíte Backspace poprvé, zmizne odrážka a další psaní textu bude zarovnáno s textem odrážek. Další stlačení Backspace zarovná další text s úrovní odrážek a další stlačení klávesy Backspace posune kurzor na začátek řádku. Změna typu seznamu je jednoduchá. Na Pásu karet najdeme ve skupině Odstavec ikonky pro změnu druhů odrážek. 55
Stačí mít kurzor umístněny v odrážkách, nebo číslovaném seznamu a výběrem těchto tlačítek změníme typ seznamu. Obě tlačítka (typ odrážek a typ číslování) si budou pamatovat, který typ seznamu jste naposledy použili, a pokud na ně příště klepnete, použijí stejný typ seznamu. Chcete-li seznam po vytvoření seřadit, například podle abecedy, můžete použít tlačítko Seřadit. Pokud řadíte číslovaný seznam, jsou seřazeny pouze položky seznamu, nikoli čísla (takže číslo 1 bude stále zobrazeno jako první atd.). Měnit se dá nejenom odrážka číslování, ale i typ odrážek a typ číslování. Předdefinované možnosti dostaneme rozbalením příslušného tlačítka: Pokud nám nebude vyhovovat ani jedna z předdefinovaných, máme možnost si vybrat vlastní, pokud použijeme volbu Definovat novou odrážku Tady můžeme použít místo odrážek buď Symbol, Obrázek, nebo Písmo. Stlačením příslušného tlačítka a výběrem vhodného znaku, nebo obrázku nadefinujeme novou odrážku. Tato potom už bude v seznamu předdefinovaných, takže ji při opakovaném použití můžete použít. Můžete formátovat odrážky nebo číslování seznamu odděleně od textu v položkách seznamu. Dosáhneme například černý text s tučným červeným číslováním. Klepnete na jednu z odrážek nebo 56
na jedno z čísel, abyste vybrali pouze číslo, nikoli text položek seznamu. Jakmile jste vybrali odrážky nebo číslování, formátujte je stejným způsobem jako kterýkoli text pomocí příkazů na pásu karet. Nakonec klepněte mimo seznam, aby se zobrazil konečný přeformátovaný seznam. Víceúrovňoví seznam Vytvořit takový seznam je velice jednoduché. Začneme jako s klasickým seznamem. Když založíme pomocí klávesy ENTER novou položku, kterou už chceme mít na druhé úrovni (víc odsazenou) použijeme tlačítko Zvětšit odsazení a pro návrat na předchozí úroveň zase tlačítko Zmenšit odsazení na pásu karet. Alternativní a při psaní na klávesnicí výhodnější způsob je použití klávesy TAB pro zvětšení odsazení a kombinace SHIFT+TAB pro zmenšení, resp. návrat do předchozí úrovně. Opakováním stlačení ať klávesových zkratek, nebo tlačítek Zmenšení a Zvětšení odsazení můžeme přesouvat úrovně i o víc úrovní. Formát a styl odrážek či číslovaní víceúrovňového seznamu můžete docílit výše popsaných způsobem. Lze také využít i předdefinovaných stylů anebo si definovat vlastní, znovu pomocí možnosti Definovat nový víceúrovňový seznam. Symboly, které můžete použít pro automatické seznamy s odrážkami Jestliže pro začátek seznamu použijete hvězdičku, bude odrážkou běžné černé kolečko. Pomocí následujících symbolů vytvoříte další styly: Jedno znaménko mínus (-) Dvě znaménka mínus (--) Jedno nebo dvě znaménka mínus a pravá lomená závorka (-> nebo -->) Jedno nebo dvě znaménka rovná se a pravá lomená závorka (=> nebo ==>) Pravá a levá lomená závorka (<>) Pravá lomená závorka (>) Písmeno o (funguje, pokud za ním následuje klávesa TAB, nikoli mezera) Formáty, které můžete použít pro automaticky číslované seznamy Chcete-li zahájit automaticky číslovaný seznam nebo seznam označený písmeny, použijte počáteční hodnotu posloupnosti (1, a, A, I, i atd.) následovanou jedním z těchto symbolů a mezerou: 57
Tečka (.) Pravá závorka ()) Tečka a pravá závorka (.)) Pomlčka ( ) Pravá lomená závorka (>) Číslo nebo písmeno můžete také uzavřít do závorek (). 58
Dělení slov Pokud je slovo příliš dlouhé a nevejde se na konec řádku, nebude jej aplikace Word dělit, ale přesune jej na začátek dalšího řádku. Můžete však použít funkci dělení slov a automaticky nebo ručně rozdělit slovo, případně nastavit maximální povolenou vzdálenost mezi slovem a pravým okrajem stránky, aniž by došlo k rozdělení slova. Pokud zapnete funkci automatického dělení slov, vloží aplikace Word pomlčky automaticky na požadovaná místa. Při ručním dělení je vyhledán text, který lze rozdělit, a před jeho rozdělením se zobrazí výzva k potvrzení. Automatické dělení slov v celém dokumentu Pokud zapnete funkci automatického dělení slov, vloží aplikace Word pomlčky automaticky na požadovaná místa v dokumentu. Jestliže později dokument upravíte a změníte konce řádků, bude provedeno nové dělení slov. 1) Ujistěte se, že není vybraný žádný text. (Stačí klepnout kdekoliv na bílou plochu na právem okraji dokumentu) 2) Na kartě Rozložení stránky klikněte ve skupině Vzhled stránky na tlačítko Dělení slov a potom na položku Automaticky. 59
Formátování dokumentu pomocí stylů Už umíme formátovat text pomocí tlačítek z Pásu karet, nebo z kontextové nabídky. Dát tedy pěkný formát nějakému nadpisu nebude určité žádný problém. Zvolíme větší velikost písma, přidáme Formát tučné písmo, nastavíme odsazení předchozího a následujícího odstavce a nastavíme proložení znaku (rozložení mezer). A je to hotovo, vždyť je to jen pár základních úkonů. Co ale se situací, když budete chtít stejný formát i u dalšího nadpisu. Můžete použít kopírování formátu, ale to rozhodně není pohodlné pro několika stránkový dokument s větším množstvím nadpisů. Tady nám pomůžou styly. Styly představují speciálně vytvořené balíčky formátování, které umožňují použít více atributů najednou. Místo samostatného použití jednotlivých prvků stačí použít styl jednou a práce je hotová. Styl přitom můžete používat znovu a znovu. Kde tedy tyto styly nalezneme? Na záložce Domů najdeme kartu Styly. Vidíme základní nabídku stylů a možnost změnit styl. Nejvíc možností najdeme samozřejmě v dialogovém okně, které vyvoláme rozšiřujícím tlačítkem v právem dolním rohu. Pro rychle zvolení stylu daného odstavce, tedy toho, na kterém je kurzor zvolíme z rozbalovací nabídky (na obrázku zvýrazněné tlačítko) požadovaný styl. Styl Normální je výchozí a i když styly v rámci nějakého malého dokumentu nebudete používat úmyslně, Word vždy tento základní styl použije. Jinak si můžete vybrat s přednastavených stylů anebo si vlastní styl vytvořit, či upravit stávající. Vytvoření nového stylu Po zobrazení Okno styly (pravé dolní tlačítko na kartě Styly) tlačítkem Nový styl: 60
Zobrazíme okno pro vytváření nového stylu. 1. Název stylu, pod kterým se Váš nový styl bude nabízet v seznamu stylů 2. Typ stylu jaký prvek textu budeme upravovat nejčastěji to bude Odstavec, ale je možné si vytvořit styl i pro tabulku a seznam 3. V tomto poli Styl založený na, si vyberte výchozí formát stylu. Výhodou tohoto nastavení je, že se vám může nějaký styl líbit, ale jen potřebujete upravit nějakou drobnost, např. potřebujete jinou barvu písma. Zvolíte tedy styl, od kterého chcete nový styl odvodit. 4. Po dokončení odstavce se další odstavec začne psát právě tímto stylem, který tady zvolíte. Použijeme, když definujeme styl pro nadpisy, jako styl následujícího odstavce po nadpisu bude jeden, že stylů Normálních 5. Pruh formátovacích tlačítek pro písmo 6. Pruh formátovacích tlačítek pro odstavec Dále můžeme vidět ukázku, jak bude nás výsledek vypadat. 7. A kdyby nám formát písma a nastavení vlastnosti odstavce nestačili, můžeme si pomocí tohoto tlačítka vybrat další možnosti formátování. A tady vidíme ukázku našeho snažení: 61
Vytvořili jsme si nový styl, který je odvozený od Nadpisu 1, má změněné písmo, je zvýrazněno kurzívou, dvojitým podtržením, které má modrou barvu a zvětšené mezery mezi znaky na 6 bodů. Tento nový styl se okamžitě zobrazí v seznamu stylů a můžeme jej začít používat. Pomocí tlačítka v okně Styly (třetí tlačítko vlevo dole), můžeme styly spravovat a jedna z operací je I výmaz již nepotřebného stylu. Dále si zde můžete styly přeorganizovat, tak aby vámi preferované byly vždy na začátku seznamu stylů, čím si můžete práci významné urychlit. 62