Projekty. Úvodní příručka

Transkript

1 Projekty Úvodní příručka Sledování úkolů Sharepointový seznam úkolů je praktický nástroj, který vám pomůže udržet si přehled o všem, co je potřeba v projektu udělat. Můžete přidávat data zahájení a termíny splnění, přiřazovat lidem úkoly a prohlížet si projekt na časové ose. Zobrazení úkolů na časové ose Můžete přidat jenom pár úkolů a vytvořit jednoduchou časovou osu, nebo můžete úkolů přidat hodně a vytvořit komplexní přehled projektu. Když použijete různá písma a barvy, ostatní vaší práci líp porozumí. Sdílení projektu s ostatními Kliknutím na Sdílet pozvete další uživatele, aby s vámi na projektu spolupracovali. Rychlé zahájení práce V režimu Rychlé úpravy můžete rychle vytvářet nové nebo upravovat stávající úkoly. Další zobrazení Seznamy úkolů zahrnují několik zobrazení. Zobrazte si úkoly v kalendáři, prohlédněte si všechny dokončené úkoly, podívejte se jenom na úkoly přiřazené vám nebo si vyberte nějakou jinou možnost. Označení úkolů jako dokončených Až práci dokončíte, můžete zaškrtnutím tohoto políčka označit, že je úkol splněný.

2 Jak na web přidám seznam úkolů? Seznamy úkolů jsou ve výchozím nastavení obsažené na projektových webech. Můžete je přidat i na týmový web. 1. V části Začínáme s webem klikněte na Pracujete termínově? 2. Kliknutím na Přidat přidáte na web aplikace Úkoly a Kalendář. Přidání úkolů do projektu 1. Klikněte na Úkoly > Upravit. 2. Vyplňte sloupce Název úkolu, Termín splnění a Přiřazeno. Stisknutím Enter se přesunete na nový řádek. 3. Až skončíte, klikněte na Ukončit úpravy. Zvětšení a zmenšení odsazení nebo přesunutí úkolu v seznamu Vyberte úkoly, u kterých chcete zvětšit nebo zmenšit odsazení nebo je v seznamu přesunout, a pak klikněte na Úkoly > Zvětšit odsazení, Zmenšit odsazení, Nahoru nebo Dolů. Úkol můžete v seznamu přesunout taky přetažením. 1. V horní části seznamu úkolů klikněte na Upravit. 2. Přetáhněte úkol na nové místo. Modrá čára ukazuje, kam se úkol přesune, až skončíte. Přidání podrobností o úkolu 1. Klikněte na tři tečky ( ) u úkolu, klikněte na tři tečky ( ) v okně, které se objeví, a potom klikněte na Upravit položku. 2. Vyplňte podrobnosti, které chcete přidat, třeba Datum zahájení nebo Hotovo (%). 3. Klikněte na Zobrazit další a přidejte Popis, vyberte, které úkoly tomuto úkolu předcházejí (Předchůdci), určete, jaká je Priorita úkolu, nebo aktualizujte Stav úkolu. 4. Klikněte na Uložit.

3 Přidání úkolů na časovou osu Vyberte jednotlivé úkoly a klikněte na Úkoly > Přidat na časovou osu. Zobrazení úkolu nad nebo pod časovou osou Když úkol zobrazíte nad nebo pod časovou osou, uděláte z něho bublinový popisek. Vyberte úkol a pak klikněte na Časová osa > Zobrazit jako bublinový popisek. V případě potřeby můžete bublinový popisek přetáhnout na jiné místo nad nebo pod časovou osou. Přidání milníku Milník je úkol, který představuje určitý bod ve vašem projektu. Milníky se na časové ose zobrazují jako kosočtverce s bublinovým popiskem. Jak z úkolu udělat milník: 1. Vyberte úkol na časové ose a klikněte na Upravit období. 2. Odstraňte Datum zahájení úkolu a nechejte jenom Termín splnění. Změna písma a barev na časové ose Klikněte na pruh nebo kosočtverec na časové ose, který chcete změnit, a pomocí možností Časová osa > Písmo udělejte požadované změny. Pokud chcete změnit barvu pruhu, kosočtverce, čáry bublinového popisku nebo pozadí celé časové osy, klikněte na příslušnou část časové osy a pak klikněte na Barva. zvýraznění. Pokud chcete změnit typ, velikost, formát nebo barvu písma použitého u bublinového popisku nebo pruhu na časové ose, klikněte na příslušnou část časové osy a použijte možnosti v nabídce Časová osa > Písmo.

4 Změna způsobu zobrazení dat Data, která se mají zobrazovat, můžete určit zaškrtnutím políček ve skupině Časová osa > Zobrazit nebo skrýt. Zobrazení úkolů v kalendáři V horní části seznamu úkolů klikněte na Kalendář. Možnosti na kartě Kalendář slouží ke změně zobrazovaných dat a pomocí měsíců a šipek v zobrazení Kalendář se můžete přesouvat v čase. Zobrazení úkolů v Ganttově diagramu Ganttův diagram vám umožňuje podívat se na časový průběh úkolů, včetně toho, jak spolu jednotlivé úkoly v projektu souvisejí. V horní části seznamu úkolů klikněte na tři tečky ( ) a pak klikněte na Ganttův diagram. Pomocí možnosti Časová osa > Formát data můžete vybrat, jak se mají data zobrazovat. Šipky na Ganttově diagramu ukazují, že jeden úkol následuje po jiném.

5 Označení úkolu jako dokončeného Jakmile práci na projektu dokončíte, zaškrtněte políčko vedle každého dokončeného úkolu. Pokud chcete zobrazit všechny dokončené úkoly, klikněte v horní části seznamu úkolů na Dokončeno. Odebrání úkolu z časové osy Vyberte pruh nebo kosočtverec, který chcete z časové osy odebrat, a klikněte na Odebrat z časové osy. Další možnosti zobrazení projektu Projekt můžete zobrazit i několika dalšími způsoby. Klikněte na tři tečky ( ) a pak kliknutím na Zpožděné úkoly, Vlastní úkoly nebo Nadcházející otevřete příslušné zobrazení. Po kliknutí na Změnit toto zobrazení taky můžete upravit zobrazení, na které se zrovna díváte. Kliknutím na Vytvořit zobrazení se dá zase přizpůsobit způsob zobrazení úkolů projektu. Odstranění úkolu z projektu Úkoly z projektu můžete odstranit několika způsoby. Tento je nejrychlejší: 1. Vyberte úkoly, které chcete odstranit. 2. Klikněte na Úkoly > Odstranit položku. Můžete taky kliknout na Upravit, vybrat úkoly, které chcete odstranit, a stisknout Delete na klávesnici.