ročník 2016 Příručka hospodaření Lenka Dobrovolná Lessi Filip Foglar Vopys
obsah 1. ZÁKLADNÍ POJMY 3 2. ODDÍL A STŘEDISKO 4 2. PŘEDPISY 6 3. MAJETEK A INVENTARIZACE 9 4. ÚČETNÍ DOKLADY 13 5. ROZPOČET AKCE 20 6. VYÚČTOVÁNÍ AKCE 23 2
1. Základní pojmy Hospodaření je to soubor ekonomicko-správních činností zajišťujících provoz Junáka či jeho organizačních jednotek hospodaření Junáka slouží k zabezpečení jeho výchovných cílů všichni zapojení musí nakládat s majetkem nejvíce hospodárně a účelně hlavním cílem je zajištění naší činnosti Složky hospodaření správa majetku tvorba rozpočtu na všech úrovních vedení účetnictví a plnění daňových povinností dle zákona získávání peněžních zdrojů a účelné nakládání s nimi tvoření vnitřních předpisů Junáka Právní osobnost (dříve právní subjektivita) je to schopnost mít práva a povinnosti základní organizační jednotka (ZOJ) má právní subjektivitu, oddíl ji nemá oddíl tedy samostatně nevlastní majetek, ten totiž patří středisku pravomoci správy majetku a nakládání s ním mohou být přeneseny na vedoucí oddílů či akcí dle pravidel střediska Původní název střediska celý název: Junák svaz skautů a skautek ČR, středisko PLATAN Praha 4 zkrácený název: Junák středisko PLATAN Praha 4 Nově platný název střediska celý název: Junák český skaut, středisko PLATAN Praha, z. s. zkrácený název: Junák středisko PLATAN Praha, z. s. 3
2. Oddíl a středisko systém hospodaření finanční rozvaha na dané období (rozpočet) umět efektivně hospodařit s prostředky rozeznáváme výdaje: o nutné (pronájem, voda, elektřina, oprava střechy) a nepotřebné (nová nástěnka místo té staré okoukané) o neplánované (mimořádný výdaj) o rezerva středisko samostatný hospodářský a právní subjekt (vlastní IČO, DIČ), má (je) právní osobnost je zvláštní daňový subjekt vystupuje samostatně jako právní subjekt ke všem ostatním subjektům ve společnosti (např. s finančním úřadem komunikuje sám) má finance a majetek (hospodaří s nimi a ručí za ně) oddíl, smečka a roj nemá (není) právní osobnost, nemůže nikde vystupovat za sebe a jednat se třetími stranami nevlastní majetek hospodaří jen na základě pověření (může hospodařit pouze tehdy, dá-li mu středisko určitou pravomoc nakládat s finančními prostředky) např. středisko oddílu svěří tzv. podružnou (dílčí) pokladnu (Roční oddílová pokladna / ROP) jako součást střediskové pokladny 4
osoby zapojené do střediskového hospodaření vedoucí oddílu nebo akce osoba (činovník) pověřená k vykonávání nějaké činnosti, za níž je zodpovědná; nemusí splňovat podmínku plnoletosti vedoucí střediska jako statutární orgán je za veškeré hospodaření odpovědný, zejména vůči třetím osobám, ale i v Junáku Středisková rada a její členové schvalují rozpočet, přijímají rozhodnutí s dopady na hospodaření apod., schvalují velké akce předseda a členové revizní komise kontroluje majetek, pokladny, hospodaření zda je v souladu s právem a skautskými předpisy, včetně usnesení střediskového sněmu odpovídá sněmu, ale nemůže vydávat závazná rozhodnutí hospodář střediska (nepovinná funkce, je delegován vůdcem střediska) provádí prakticky hospodaření a účetnictví (dle příkazů vedoucího střediska popř. střediskové rady), např. sestavení rozpočtu, podklady k daňovému přiznání, vedení střediskové pokladní knihy (peněžního deníku) tajemník (nepovinná funkce, je delegován vůdcem střediska) vyřizování střediskové korespondence, projektů, dotací, registrací, hlášení táborů... 5
2. Hospodářské předpisy právní předpisy Slouží k tomu, aby stát měl absolutní přehled o hospodaření a peněžních tocích právních subjektů. Obecné právní normy upravují oblast hospodaření jen velmi jednoduše a nekonkrétně, proto je třeba věnovat zvýšenou pozornost normám, které upravují účetnictví (pro neziskové organizace). 1. zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb., v aktuálním znění) nutnost účtovat ode dne vzniku do dne zániku právního subjektu účetnictví = evidence příjmů a výdajů střediska a majetku stanovený přesný postup evidence příjmů a výdajů, majetku a závazků, finančních prostředků, evidence majetku, pohledávek a závazků popř. jiných složek majetku 2. vyhláška pro neziskové organizace (č. 504/2002, v aktuálním znění) rozvádí jednotlivá ustanovení zákona o účetnictví do takové šíře, aby každému účetnímu bylo jasné, jakým způsobem účetnictví v souladu se zákonem vést určuje, na jaké účty se má účtovat, způsob a sestavování účetní závěrky, výkazy zisků a ztrát, obsahové vymezení položek rozvahy 3. opatření MF ČR stanoví postupy účtování pro účetní jednotky účtující v soustavě jednoduchého účetnictví 6
vnitřní předpisy Junáka 1. Stanovy Junáka Nejvyšším vnitřním předpisem, který upravuje oblast hospodaření, jsou Stanovy Junáka. Dále v hierarchii vnitřních předpisů následují řády, směrnice (a pokyny). Vzhledem k tomu, že v rámci těchto skupin je vydán větší počet předpisů, jsou zde uvedeny pouze ty nejvýznamnější. 2. Řády Schvaluje je Náčelnictvo Junáka, řády poskytují základní a dlouhodobou úpravu vymezené oblasti. Hospodářský řád o je hlavním předpisem stanovujícím pravidla k hospodaření v naší organizaci; z něho vycházení návazné směrnice v těch oblastech, které potřebují podrobnější úpravu o definuje základní pojmy, jejich obsah, základy hospodaření Junáka a jeho OJ, povinnost sestavovat rozpočet a vydávat zprávu o hospodaření aj., dále hospodaření na akcích, pravidla pro stanovení a výběr členských příspěvků, rozdělení činností Junáka a jeho OJ z daňového hlediska Revizní řád Organizační řád a systemizace Junáka 3. Směrnice Schvaluje je Výkonná rada Junáka, vydává je starosta Junáka; rozpracovávají určité dílčí oblasti, většinou vyplývající z vydaných řádů. Směrnice k proplácení telekomunikačních náhrad o upravuje podmínky pro proplácení telekomunikačních poplatků mezi Junákem a organizačními jednotkami o definuje pojmy; kolik a komu, jednorázové a opakované proplácení, pravidla pro určení výše, postupy 7
Směrnice k proplácení cestovních náhrad o upravuje podmínky pro proplácení cestovních náhrad vymezuje, co je to služební cesta a kdo ji povoluje a schvaluje, náležitosti vyúčtování cestovních náhrad (smlouva, cestovní příkaz a jeho přílohy), výpočet pro stanovení výše cestovních náhrad (jak spočítat náhradu při použití soukromého osobního vozidla nebo při jízdě vlakem či hromadnou dopravou), neproplácené náhrady Směrnice k majetku Junáka o upravuje základní pravidla pro nakládání s majetkem Junáka a jeho OJ o definuje majetkové kategorie a jejich přesné vymezení, pravidla pro nakládání s majetkem, oblast správy nemovitostí... Směrnice k inventarizaci o upřesňuje povinnosti organizačních jednotek vyplývající ze zákona o účetnictví týkající se každoroční inventarizace majetku a závazků o definuje pojmy, povinnosti účetní jednotky, termíny, přípravné práce, popis procesů, závěry 4. Pokyny (nově vydávány jako směrnice) Mají účinnost na jeden rok, jejich platnost končí tím, že je vydán pokyn nový. Pokyn k dotacím organizačních jednotek pro příslušný rok o upravuje tzv. dotační pravidla, která vyplývají z metodických předpisů poskytovatele dotací např. MŠMT o stanovuje pravidla pro rozdělování, využívání a vyúčtování dotací, které poskytuje Junák jako celek organizačním jednotkám Pokyn k táborům Pokyn ke vzdělávacím akcím v příslušném roce Pokyn k registraci pro příslušný rok 5. Krajské, okresní a střediskové vyhlášky OJ Např. Instrukce k inventarizaci apod. 8
3. Majetek a inventarizace Základní právní úprava o majetku je obecně ustanovena v zákoně o účetnictví (561/1991 Sb.) a ve vyhlášce č. 504/2002 Sb. Vnitřním předpisem Junáka, který se problematice majetku věnuje, je Směrnice o majetku Junáka. Majetku se také týká Směrnice k inventarizaci. orientační dělení majetku podle doby používání o krátkodobý o dlouhodobý podle způsobu používání o stálý majetek slouží dlouhodobě (tj. déle než 1 rok), např. klubovna, pozemek na tábořiště, plachetnice; říkáme o něm, že se opotřebovává o oběžný majetek jeho užíváním se postupně spotřebovává nebo obíhá účetní jednotkou; patří sem např. kancelářské potřeby, materiál, drobné vybavení (lopatka, kladivo, klíny), ale také peněžní prostředky v pokladně a na účtu střediska či pohledávky dělení majetku pro účely hospodaření v Junáku 1. dlouhodobý majetek (s dobou použitelnosti delší než 1 rok) hmotný o můžeme si na něj sáhnout (tj. má svou hmotnou podstatu), např. pozemky (tábořiště), stavby, budovy (klubovna), kopírka, auto, motorová pila, samostatné movité věci a jejich soubory o v účetnictví se eviduje od 40.000 Kč o v Junáku ho musíme evidovat od 3.000 Kč (tzv. drobný majetek) o Ve středisku Blaník: Je-li pořízen z dotace, pak evidujeme od 500 Kč 9
nehmotný o software, licence, ochranné známky či patenty o v účetnictví se eviduje od 60.000 Kč o v Junáku ho musíme evidovat od 7.000 Kč (tzv. drobný majetek) Organizační jednotky mohou dolní hranici ocenění pro určení drobného majetku (7.000 Kč u nehmotného a 3.000 Kč u hmotného) svým rozhodnutím snížit, případně určit takový majetek, který bude považován za drobný majetek bez ohledu na jeho ocenění. 2. zásoby materiál do okamžiku spotřeby, zboží do okamžiku prodeje zásobami rozumíme i movité věci s dobou použitelnosti do 1 roku bez ohledu na pořizovací cenu 3. pohledávky právo jedné osoby (věřitele) na určité plnění druhou osobou (dlužníkem) 4. finanční majetek jsou to zejména peněžní prostředky v hotovosti nebo na bankovním účtu, ceniny, cenné papíry, půjčky a majetkové účasti 5. ostatní majetek jsou takové věci, které nevyhovují žádné z výše uvedených majetkových kategorií organizační jednotka, která má ve správě nějaký majetek, má povinnost se o něj starat oddíl tento majetek může využívat, ale není v jeho vlastnictví 10
inventář zaznamenávají se drobné věci s životností delší než 1 rok, jejichž pořizovací cena převyšuje 3.000 Kč (dotované věci od 500 Kč pravidlo ve středisku Blaník...) všechny tyto věci se musí evidovat inventární seznamy, inventární čísla inventární číslo individuální označení inventární položky (kusu majetku) má být jedinečné v majetku celého střediska pro každou věc má být neoddělitelně a nepoškoditelně vyznačeno na věci (je-li to vůbec technicky možné) příklad: Inventární seznam majetku v užívání oddílu list -1- INV číslo Text Datum pořízení Cena pořízení Množství 11407PR28 Stan Saleva 28.2.2002 4.050 Kč 1 11407PR29 Sekera velká (Fiskars) 31.7.2005 3.854 Kč 1 11407PR30 Sekera malá (Fiskars) 31.7.2005 1.256 Kč 1 dále se uvádí: kde je majetek uložen zda byl pořízen z dotace a další případné náležitosti (dle Skautisu) 11
inventarizace porovnání skutečného stavu majetku a závazků se stavem zachyceným v účetní a operativní evidenci (zjištění skutečného stavu majetku fyzickou kontrolou, zjištění stavu poškození, znehodnocení, případně ztráty, vytřídění majetku neupotřebitelného, přebytečného nebo nevyužitého a návrh, jak s tímto majetkem má být naloženo, kontrola ochrany majetku) za řádné provádění inventarizace odpovídá statutární orgán jednotky provádí se minimálně jednou ročně, inventarizaci podléhá veškerý majetek může se provádět i mimořádná inventarizace a to v případech, kdy bylo do majetku výrazně zasaženo z nějaké vnější příčiny (např. vyhoření skladu, vykradení klubovny) nebo tehdy, když jsou zjištěny nedostatky v účetní evidenci, či na přání odpovědných činovníků při předávání jejich funkce Nově i ve Skautisu, zakládáme Nový sklad nabytí a pozbytí majetku musí být vždy doloženo dokladem při nákupu jde např. o fakturu, při darování o darovací smlouvu dokladem při prodeji může být také faktura, příjmový doklad či předávací protokol při vyřazení majetku např. z důvodu jeho nepoužitelnosti je dokladem likvidační protokol, při ztrátě pak zápis o této skutečnosti způsoby vyřazení věcí z majetku OJ jsou prodej, bezúplatný převod, darování, fyzická likvidace nebo vyřazení zničeného nebo odcizeného majetku vyjmutí věcí z inventarizace v případě škody na věci (tak, že už se to nedá opravit), např. větrem poškozený stan při víkendové akci, nebo při odcizení, ztrátě či předání majetku oddíl to ohlásí střediskovému hospodáři, který o tomto vyřazení z inventární evidence provede zápis 12
4. Účetní doklady 1. prvotní rozdělení paragon, prodejka, stvrzenka, účtenka faktura výdejka ze skladu, stvrzenka od PPD, výpis z BÚ (běžného účtu) inventarizační zápis nájemní smlouva 2. druhotné: účetní / pokladní / krycí doklady řídí se podle zákona o ochraně spotřebitele, živnostenského zákona a dalších předpisů musí splňovat zákonem požadované náležitosti Náležitosti prvotních dokladů prvotní doklady obsah operace (co jsme koupili, rozepsané položky) částka nebo informace o ceně + vyjádření množství datum vystavení identifikace výstavce prvotního dokladu (sídlo firmy, IČ) Častá nedorozumění razítko i bez razítka jsou považovány za správné, a to v případě, jsou-li vytištěné z pokladny (účet z Billy, účet ze Sportissima...) podpis opět není nutný, pokud je celý doklad vytištěn z pokladny u ručně vypisovaných dokladů je podpis nutný a razítko žádoucí (razítko není nutné, pokud je ručně vypsáno sídlo firmy a IČ) 13
druhotné (účetní, krycí, pokladní) doklady dokumentují vznik a pohyb nákladů, výnosů, majetku a zdrojů krytí (manipulace s penězi v pokladně) originální písemnosti, stejnopisy a průpisy obsahující zákonem stanovené náležitosti pokud prvotní doklady neobsahují některé údaje, které stanovil zákon, musí být doplněny právě tzv. druhotným (krycím, účetním) dokladem jsou vyhotovovány podle přiložených prvotních dokladů každý prvotní doklad musí být doložen krycím dokladem (více prvotních může být kryto jedním druhotným) Druhy účetních dokladů Příjmový pokladní doklad (PPD) Výdajový pokladní doklad (VPD) Výpis z běžného účtu (BÚ) Povinné náležitosti účetních dokladů označení dokladu (PPD, VPD, výpis z BÚ, výpis z termínovaného účtu, interní doklad, faktura) obsah účetního případu účastníci obchodu (adresy, jména, příp. IČ) částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku + množství datum vyhotovení účetního dokladu datum zaúčtování dokladu do účetnictví, není-li shodné s datem vyhotovení podpis osoby odpovědné za účetní případ (statutární orgán) a podpis osoby odpovědné za jeho zaúčtování podpis příjemce (na VPD) 14
Sběrný příjmový doklad lze ho vytvořit pro souhrn několika jednotlivých např. příjmových dokladů (aby každý účastník akce obdržel doklad o tom, že zaplatil účastnický poplatek; pokladník vystaví doklad každému, od koho peníze přijal) pro jednodušší následnou manipulaci s těmito PPD je pak vhodné vystavit souhrnný (sběrný) příjmový pokladní doklad a k němu přiložit tyto doklady jednotlivých účastníků pokud např. k jednomu VPD patří tři paragony, tak na VPD v kolonce Přílohy bude číslo 3 a paragony, které patří k tomuto výdajovému dokladu, budou očíslovány 1 až 3 vyhotovuje se i na konci akce jako jeden konečný krycí VPD za všechny výdaje a jeden konečný krycí PPD za všechny příjmy Seznam účastníků seznam účastníků akce může také sloužit jako příjmový pokladní doklad musí však obsahovat všechny požadované náležitosti, tj. jméno, příjmení, adresa, částka Nákup na fakturu NE Junák svaz skautů a skautek ČR NE Josef Nováček, Horní 5, Praha 10 ANO Junák český skaut, 7. středisko BLANÍK Praha, z. s. Gončarenkova 628/15, Praha 4, 147 00 odběratelem bude vždy středisko, je proto dobré mít pro různé příležitosti poznamenáno sídlo střediska (v mobilu, diáři...) faktura adresovaná na fyzickou osobu je neplatná a tudíž ji nelze považovat za platný prvotní doklad pro střediskovou pokladnu (je platná jen pro pana Nováčka), pro použití do vyúčtování střediska musí pan Nováček fakturu přefakturovat organizaci 15
Uchování dokladů slouží pro následné předání účetnímu nejvhodnější formou je nalepení prvotních a druhotných dokladů na list papíru tak, aby bylo patrné, který doklad prvotní patří ke kterému dokladu pokladnímu (druhotnému), nebo také sepnutí kancelářskou sponkou někteří hospodáři či pokladníci lepí prvotní a druhotné doklady tak chaoticky, že není možné při následném účtování či kontrole lehce zkontrolovat správnost součtů či náležitostí apod.; v žádném případě se ale takto postupovat nemá! Samopropisovací doklady jedno vyhotovení (originál) patří pokladníkovi, druhé vyhotovení nebo stvrzenka (průpis) náleží poskytovateli peněz aby i průpis byl považován za originál, musí obsahovat originální razítko a originální podpis pokladníka Jednoduché a složené účetní doklady existují různé druhy účetních dokladů (viz ukázky) těm, kteří vedou jednoduché účetnictví, se doporučuje využívat jednoduché doklady, pro vyšší OJ vedoucí podvojné účetnictví je výhodnější používat složené doklady bloky účetních a prvotních dokladů lze koupit v každém papírnictví zásady vyplňování dokladů částka číslem se zapisuje tak, aby nebylo možné před či za částkou cokoliv dopsat částka slovy vždy začíná velkým písmenem a vypisuje se dohromady, pozor na dopisování jedniček do příjemce/výdejce peněz se nezapisuje nikdy na první místo jméno firmy, nýbrž jméno a příjmení (identifikace) toho, kdo peníze do pokladny donesl či z ní odnesl; příslušnost k určité organizaci je možné zapsat za jméno 16
ukázky dokladů Faktura přijatá (prvotní doklad) 17
Jednoduchý příjmový účetní doklad Složený příjmový účetní doklad 18
Jednoduchý výdajový účetní doklad Složený výdajový účetní doklad 19
5. Rozpočet akce Akce je definována v Hospodářském řádu Junáka. Rozlišujeme akce velké a akce malé. Každá akce musí skončit odevzdáním rekapitulace skutečnosti (zprávou o hospodaření akce) vedoucímu akce, tedy nadřízenému. Jedná se o odevzdání pokladní knihy (viz níže), dokladů (viz výše) a případně hotovosti. velká akce pokud je akce delší než 6 dní nebo předpokládané výdaje vyšší než 10.000 Kč vyžaduje povolení střediskové rady (schválení vedoucího akce a rozpočtu) za hospodaření akce zodpovídá vedoucí akce malá akce všechny ostatní akce, kde není splněna alespoň jedna z podmínek velké akce daná pravidla závisí na středisku (např. povolení od oddílového vůdce) za hospodaření akce zodpovídá vedoucí akce příprava akce stanovit si cíl akce určit zodpovědné osoby (pořádání, provedení) sepsat materiálně technické zabezpečení (co budeme potřebovat) zjistit finanční náročnost k zabezpečení akce: naplánovat rozpočet 20
rozpočet Jedná se o jeden ze základních nástrojů pro finanční řízení každé organizace, netýká se tedy pouze podnikatelů, ale i nevýdělečných organizací. Bez peněz se při zabezpečení naší činnosti neobejdeme a je důležité s nimi nakládat co nejefektivněji. Rozpočet je soubor předběžně naplánovaných položek výdajů a příjmů vztahující se k určité činnosti na určité období nebo k plánované akci. V rozpočtu organizace je možné najít přehled finančních prostředků, které budeme potřebovat k zajištění chodu organizace, a také zdrojů, kde tyto peníze zajistíme. je to finanční plán příjmů a výdajů nutných pro uskutečnění plánované činnosti (a to jak malé akce, tak chodu střediska na celý rok...) není to v žádném případě neměnitelné dogma nikdy není a nemůže být stoprocentně přesný skladba příjmů a výdajů akce Před každou akcí si musíme sestavit přehlednou tabulku příjmů a výdajů (rozpočet). Podívejte se vždy do svých poznámek či příručky, jestli jste na něco nezapomněli. Příjmy akce účastnické poplatky od dětí účastnické poplatky od vedoucích a členů týmu (rozhodnout, zda budou platit, nebo jakou částkou přispějí) dotace (od obce, státu...) dary příspěvek pořadatele (střediska) příspěvky dalších OJ Junáka 21
Výdaje akce (a na co nezapomenout) DOP doprava účastníků (jízdné) pokud jede vedoucí s dětmi, také hovoříme o jízdném, vedoucí je jakoby účastník (jedná se o výdaj v "hlavní činnosti" a není tedy nutné ho povolovat jako "cestovné", viz níže) POT potraviny (stravné) MAT materiál a spotřební zboží neinventarizovatelný materiál (papíry, hřebíky, mýdlo, toaletní papír...) INV inventář tedy věci, které nám pak zůstanou a můžeme je dlouhodobě používat a jejich hodnota je vyšší (soubor map, kostým, sekera, projektor, stan...). Orientačně se jedná o cenu nad 500 Kč, může to být ale po zvážení méně OST ubytování (nájemné) poplatky (vstupné do objektů, památek, bazénů; skipasy do skiareálů...) služby (kopírování, poštovné...) samostatná doprava materiálu či dalších činovníků (cestovné) má být vykázáno cestovním příkazem (aby bylo možné proplacení cestovních náhrad, zpravidla benzínu, opotřebení vozidla...), cesta musí být povolená vedoucím akce z důvodu zjištění, zda je to efektivně vynaložený výdaj (např. činovník jede později na tábor, nebo jede sám bez dětí na nějakou vzdělávací akci...) proplacení telekomunikačních náhrad (výrazné navýšení počtu hovorů např. při přípravě akce, samozřejmě těch mimo STS, co nejsou zdarma ) rezerva na neočekávané výdaje (započítat dle uvážení a zvyklostí ve středisku, a to na stranu výdajů; většinou ve výši 7 až 10 procent z celkových výdajů) 22
6. Vyúčtování akce vyúčtování probíhá již podle skutečných výdajů hospodaření akce je ukončeno odevzdáním rekapitulace skutečnosti (zprávou o hospodaření akce) vedoucímu akce (nadřízenému), tedy jejím finančním vyhodnocením; jak již bylo řečeno v kapitole Rozpočet akce, jedná se o odevzdání pokladní knihy, dokladů a případně hotovosti vedoucí akce předává zprávu o hospodaření akce hospodáři OJ, který ji zanáší do účetnictví OJ při čerpání dotace: dotační pravidla obvykle vyžadují, aby akce nezůstala v zisku (nulový nebo záporný výsledek akce) při ziskovém výsledku akce je možné převést peníze do ROP roční oddílové pokladny (pokladní knihy), nebo je vhodně utratit a započítat do výdajů akce (např. koupit další položku INV / MAT...), či vrátit peníze účastníkům (viz níže) při ztrátovém výsledku akce je možné převést peníze z ROP roční oddílové pokladny (pokladní knihy) do vyúčtování akce jako "převod hotovosti do akce XY", nebo doplacení chybějící částky vedoucím (příspěvek vedoucího), nebo doplacení chybějící částky pořadatelem (příspěvek střediska) rekapitulace skutečnosti je to vlastně zpráva o hospodaření akce (finanční vyhodnocení) je třeba vystavit 2 konečné krycí doklady, jeden PPD a jeden VPD, který každý sumarizuje veškeré příjmy a výdaje akce tyto 2 finální doklady se zanesou hospodářem do ROP roční oddílové pokladny oddílu ideální je rozdělení výdajů na konečném VPD po kapitolách: potraviny, materiál, inventář, doprava a ostatní (další možností je doložení výdajů několika různými VPD po kapitolách) jako přílohu k těmto konečným dokladům doložíme pokladní knihu (viz níže) a veškeré doklady (prvotní a druhotné) 23
vedení pokladny povinnost evidence pokladní hotovosti vyplývá přímo ze zákona o účetnictví (povinnost účtovat o stavu a pohybu pokladní hotovosti) označením pokladna míníme krabičku či železný trezor, ve kterém se uchovávají peníze, pojem správa pokladní hotovosti značí nakládání s penězi, jejich evidenci a kontrolu běžně se kromě střediskové pokladny (centrální pokladna) používají i další pokladny tzv. dílčí pokladny (jsou spravovány např. oddílem, základnou, na táboře či velké akci) vedení pokladny oddílu je stejné jako vedení pokladny střediska oddílová pokladna je z právního hlediska součástí pokladny střediska pokladní kniha (pokladní deník) kniha pro zapisování dokladů, tedy evidence všech příjmů a výdajů peněz v pokladně, a to v časové posloupnosti (evidence = záznam každé operace) zapisujeme pouze tehdy, když máme v ruce účetní doklad podložený prvotním dokladem smyslem je mít přehled o stavu peněz (a dokladů) ve všech pokladnách, které účetní jednotka zřídila (ke každé pokladně se vede jedna pokladní kniha) každá pokladní kniha je řádně označena názvem, nemělo by chybět pořadové číslo listu a razítko účetní jednotky, pod kterou daná pokladní kniha spadá mívá nejběžněji šest sloupců, uspořádání ale není striktně definováno pokladní kniha je zřízena pro malou či velkou akci (jako jakýsi pomocný seznam uskutečněných plateb a příjmů) a poté její výsledek převeden do roční oddílové pokladny formou konečných VPD a PPD (viz výše) doklady se číslují: jedna číselná řada pro všechny pokladní doklady (PPD i VPD) nebo dvě samostatné číselné řady (PPD zvlášť a VPD zvlášť), výpisy z účtu a faktury jsou číslovány zvláštní řadou, číslo dokladu je jeho jednoznačným identifikátorem (např. V1/13, P2/13 nebo 1V001, 1P002...) 24
na ukázce je vidět, že I. oddíl má pokladnu číslo 1 a každý pokladní doklad má před písmenným označením (P, V) číslo pokladní knihy; tím je zaručena jednotná a nezaměnitelná identifikace v celé účetní jednotce zůstatek se vede průběžně a při kontrole musí odpovídat hotovosti pokladní kniha může být též vedena elektronicky ("Roční oddílová pokladna" jednotlivých oddílů a střediska Blaník) náležitosti pokladní knihy název knihy Pokladní kniha XY období, za které je pokladna vedena označení organizace jméno toho, kdo knihu vede pořadové číslo listu a razítko účetní jednotky kolik stran kniha obsahuje (po uzavření a archivaci) dělení na doporučené sloupce Názvy jednotlivých pokladních operací je vhodné zestručnit, ale zachovat jistou přehlednost pro následné dohledávání pokladních pohybů. V pokladně nikdy nesmíme dojít k zápornému zůstatku (klesnout pod nulu). Fakticky to není možné, protože nemůžeme vydat něco, co v pokladně není. Do kolonky datum se zapisuje to datum, které je uvedeno na pokladním (tj. účetním/druhotném) dokladu. To je datum, kdy došlo k pohybu peněz v pokladně (nezapisuje se datum z prvotního dokladu). Pokladní kniha je pomocný účetní záznam, musí se tedy také uchovávat, jak nám to ukládá zákon o účetnictví. 25
vracení účastnických poplatků pokud akce skončila přebytkem, je možné rozdíl vrátit účastníkům vracení účastnických poplatků se však musí vyřešit v souladu s požadavky právních předpisů (není možné používat lidově zažitá řešení, např. psát na přihlášky větu Rodiče souhlasí a svým podpisem stvrzují, že přebytečné prostředky z této akce je možné ponechat v oddílové pokladně ke krytí potřeb oddílu. nebo neřešit přebytky hospodaření vůbec. správných řešení může být několik, v praxi je uplatňováno takovéto: zúčtování přebytků účastnických poplatků z hospodaření akce, snížení účastnických poplatků, vyrovnání hospodaření na nulu a následně jinou hospodářskou operací vložení prostředků, jež mají charakter daru od rodičů o tento postup je možný pouze se souhlasem rodičů a je velmi vhodné mít na tyto peníze i darovací smlouvu, která původ peněz potvrdí o popsaný postup se dá řešit u jednotlivé akce (např. tábora), v případě více drobných akcí by to bylo velmi administrativně náročné a je možné je učinit současně za několik akcí v jednom účetním období. o přebytky účastnických poplatků se v takovém případě evidují podle jednotlivých členů a akcí 26
ELEKTRONICKÉ ZDROJE PŘEDPISŮ stránky Ministerstva financí ČR http://www.mfcr.cz/cs/legislativa odkaz Legislativa (finanční zpravodaj vyhlášky, opatření, informace, opravy) stránky Portálu veřejné správy http://portal.gov.cz/portal/obcan/ odkaz zákony (zákony, vyhlášky, opatření pouze aktuální) stránky Business center http://business.center.cz/business obsahuje plná znění různých právních předpisů); DOPORUČENÁ LITERATURA Čekatelská zkouška 6. vydání vydalo TDC, k dostání v tištěné podobě Předpisy k hospodaření, Hospodářský řád a další podklady a metodiky Junáka http://krizovatka.skaut.cz/stredisko/majetek-a-hospodareni/ Zpracováno z Hospodářského řádu Junáka, z příručky Čekatelská zkouška, brožury Hospodaření z edice Vůdcovská zkouška, knihy Hospodaření od A do Z od J. Stejskala a dalších webových stránek Junáka zabývající se problematikou hospodaření a účetnictví. aktualizováno pro ročník 2016 27
Junák český skaut, 7. středisko BLANÍK Praha, z. s. 2016 Filip Foglar, Lenka Dobrovolná 28