Příkaz ředitele č. 3/2008 oběh účetních dokladů a kontrolní opatření V souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví a jeho průkaznosti a vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vydávám tuto směrnici o oběhu a zpracování účetních dokladů v Matematickém ústavu AV ČR. Článek 1 Obecná ustanovení 1. Účelem tohoto opatření je zajistit vytvoření předpokladů ke správnému, úplnému, průkaznému, srozumitelnému, přehlednému a včasnému vedení účetnictví způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů ( 8 a 33 zákona o účetnictví). 2. Pro účely tohoto opatření se oběhem účetních dokladů rozumí plynulý proces od vyhotovení nebo přijetí účetního dokladu přes ověřování (přezkušování) a zaúčtování, až po jeho archivaci. Na tomto procesu se podílejí jak pracovníci účtárny, tak pracovníci ostatních pracovišť, kteří přímo ovlivňují úplnost a pravdivost účetních údajů, jejich kvalitu a vypovídací schopnost a včasné předložení dokladu k účetnímu zpracování. 3. Účetními doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam, kterým se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zvláštního předpisu nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě ( 33a, odst. 4 zákona o účetnictví) osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Skutečnosti podle písmene a) až f) prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem. 4. Účetní doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle 8 odst. 5 zákona o účetnictví. 5. Daňový doklad podle zákona o dani z přidané hodnoty je účetním dokladem s náležitostmi daňového dokladu podle příslušného ustanovení zákona o dani z přidané hodnoty. Článek 2 Ověřování a přezkušování účetních dokladů 1. Přezkušování účetního dokladu Přezkušování účetního dokladu je prováděno za účelem prověřování věcné a formální správnosti, přičemž věcnou správnost prověřují a za ni odpovídají účastníci hospodářské operace. Za formální správnost účetního dokladu odpovídají a ji zkoumají pracovníci účtárny. Účetní doklady se přezkušují z hlediska: a) věcného, tj. správností (i početní) údajů, obsažených v účetních dokladech (kontrola souladu účetní operace s obecně závaznými a interními předpisy, existenci operace a její oprávněnost). Přezkušování z hlediska věcného provádí příslušní odpovědní pracovníci, kteří provedení těchto prací nařídili nebo schválili. Tito pracovníci svým podpisem na účetním dokladu potvrzují, že fakturovaná práce (zboží, dodávky) odpovídá skutečnosti, že souhlasí s účetní operací a se způsobem provedení účtovaných prací i účtovanou cenou. Tímto potvrzením účastného dokladu přebírají odpovědnost za věcnou správnost.
b) formálního, tj. kontrola úplnosti všech náležitostí účetních dokladů předepsaných zákonem o účetnictví, vč. ověřování oprávněnosti pracovníků, kteří účetní operaci nařídili nebo schválili (podpisové vzory). Toto přezkušování provádí pracovníci účtárny zásadně před zaúčtováním účetních dokladů. Při přezkušování přípustnosti posuzuje odpovědný pracovník technicko-hospodářské správy (dále THS ), není-li účetní operace v rozporu s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy organizace. Pokud zjistí nepřípustnost účetního případu, je povinen neprodleně o tom prokazatelným způsobem uvědomit nadřízeného pracovníka. 2. Účtový předpis K důležitým formálním znakům účetního dokladu patří i účtový předpis, který definuje volbu souvztažnosti a podvojnosti. Tato informace je uložena v účetním programu a předkládá se na požádání. 3. Opravy účetních dokladů V případě zjištění chyb v účetních dokladech, musí být opravy provedeny tak, aby nedošlo k porušení průkaznosti, úplnosti a správnosti účetnictví (viz 35 zákona o účetnictví). Oprava chybného údaje se provede např. přeškrtnutím, a to tak, aby původní údaj zůstal čitelný. Oprava musí být doplněna a stvrzena podpisem oprávněné osoby v souladu s vnitřním předpisem. V případě, že byla zjištěna chyba po zaúčtování daného účetního dokladu a již po předložení účetní závěrky za příslušné období, je nutno vyhotovit na opravu zvláštní účetní doklad, který se zaúčtuje jako nový účetní případ. 4. Uspořádání a archivace účetních dokladů Účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být jak uspořádány, tak archivovány způsobem, aby při případné kontrole mohly být použity jako důkazní prostředky. Doklady se archivují podle požadavků zákonů a to zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Účetní doklady je nutné označit a uspořádat tak, aby bylo zřejmé, kterého účetního období se týkají a dále tak, aby z nich byla zřejmá otázka odpovědnosti a obsahové a věcné správnosti. 5. Při oběhu dokladů se využívají zejména tyto kontrolní metody: a) zjištění skutečného stavu hospodaření s veřejnými prostředky a jeho porovnání s příslušnou dokumentací, b) sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky, c) šetření a ověřování skutečností týkajících se operací, a tyto kontrolní postupy: d) schvalovací postupy, které zajišťují prověření podkladů připravovaných operací a které tyto operace v případech zjištění nedostatků pozastaví až do doby jejich odstranění, jsou realizovány v působnosti příkazce operace, e) operační postupy, které zajišťují úplný a přesný průběh operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování, a které zahrnují i kontrolní techniky při prověřování jejich dokumentace a sestavování účetních, jiných finančních a statistických výkazů, hlášení a zpráv, f) hodnotící postupy, které zajišťují posouzení údajů o provedených operacích ukládaných v zavedených informačních systémech a obsažených v účetních, jiných finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách, dále jejich porovnání se schválenými rozpočty a vyhodnocení jejich důsledků na celkové hospodaření. Článek 3 Oběh došlých faktur 1. Veškeré došlé faktury (kromě faktur za knihy a časopisy), dobropisy, upomínky a žádosti o refundace budou zapsány do knihy došlých faktur a předány vedoucí THS ke schválení. Faktury za knihy a časopisy předá podatelna knihovně k věcnému ověření. Knihovna po doplnění všech náležitostí (přírůstkových čísel, kontroly věcné správnosti faktury apod.) předá nejpozději do 3 pracovních dnů fakturu účtárně, kde je také zapsána do knihy došlých faktur.
2. Pověřený pracovník účtárny po označení faktur pořadovým číslem zápisu v knize došlých faktur a jejich číselném přezkoušení zajistí jejich odsouhlasení po věcné stránce u příslušných pracovníků, kteří tak učiní bez prodlení, aby faktury mohly být včas uhrazeny. Případné penále za opožděnou úhradu faktury by bylo pracovníkům, kteří zavinili zpoždění úhrady, předepsáno k úhradě podle 172 a dalších zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. 3. K přezkoušeným fakturám vyhotoví účtárna platební poukaz a předá jej nejpozději 2 dny před uplynutím splatnosti ČNB k úhradě. 4. Faktury musí být opatřeny dvěma podpisy takto: a) faktury týkající se nákupu knih a časopisů podepisuje vedoucí knihovny a vedoucí THS, b) faktury týkající se výpočetní techniky a softwaru podepisuje vedoucí správy výpočetní techniky a vedoucí THS. Ostatní faktury podepisuje vedoucí THS nebo zástupce ředitele. 5. Po obdržení bankovních výpisů připojí vedoucí účtárny příslušné faktury k bankovním dokladům a vyhotoví účetní doklad. Článek 4 Ceniny 1. Jako ceniny se evidují karta CCS na odběr benzinu a stravenky do restaurací a jídelen. 2. Ceniny převezme a jejich operativní evidenci vede pracovník pověřený hospodařením s nimi, a to kartu CCS na odběr benzinu vedoucí THS a stravenky pokladní. Účetnictví o ceninách vede účtárna. Článek 5 Pokladní operace 1. Výběr pokladních hotovostí pro pokladnu se provádí pokladním šekem z bankovního účtu MÚ AV ČR na základě příkazu ředitele nebo jím pověřených pracovníků. 2. Pokladní operace se provádějí na základě příkazů podepsaných určenými pracovníky dle podpisového řádu. 3. Pokladní doklady musí obsahovat náležitosti stanovené pro ně v zákoně o účetnictví. Článek 6 Výplaty mezd, odměn a ostatních osobních výdajů 1. Dispoziční právo se mzdovými prostředky MÚ AV ČR náleží řediteli nebo jím zmocněnému pracovníkovi. 2. Účetní provedení této agendy zajišťuje účtárna. 3. Hlášení o nástupu a výstupu pracovníků, jejich pracovních příjmech, změnách v jejich zařazení, pracovní neschopnosti a všech ostatních pracovně právních změnách schválených ředitelem nebo jím zmocněným pracovníkem předá osobní oddělení mzdové účtárně do 28. dne každého měsíce. 4. Dispoziční příkazy k výplatě jednorázových odměn nebo ostatních osobních výdajů, podepsané ředitelem nebo jím zmocněným pracovníkem jsou rovněž předány účtárně k likvidaci, kde pak jsou zařazeny do účetních dokladů. 5. Výplaty mezd, odměn a ostatních osobních výdajů v hotovosti provádí pokladní na podkladě výplatních listin, které jí předá mzdová účetní. Zasílání výplat na bankovní účty zaměstnanců zajišťuje mzdová účetní v rámci elektronického bankovnictví. 6. Výplatní termín mezd v hotovosti je 10. den v měsíci. Pokud tyto dva dny připadnou na den pracovního volna, pracovního klidu nebo svátek, jsou výplatním dnem dny předcházející tomuto datu.
7. Doklady k dávkám nemocenského pojištění jsou po opatření všemi předepsanými náležitostmi evidovány a uloženy ve mzdové účtárně. Článek 7 Zálohy na cestovné a vyúčtování cestovních příkazů 1. MÚ je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. 2. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné než v prováděcím právním předpisu vydaném podle 189 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. 3. Záloha je zaměstnanci poskytnuta na podkladě schválení pracovní cesty ředitelem nebo jím pověřeným pracovníkem na předepsaném formuláři (cestovní příkaz), ve kterém je poskytnutí zálohy a její výše vyznačeno. 4. Účastník pracovní cesty je povinen po jejím skončení, nejdéle do 2 týdnů, předložit finanční účtárně veškeré podklady pro vyúčtování cestovních náhrad. Jestliže to z vážných důvodů nemůže udělat v uvedené lhůtě, dohodne zaměstnanec s finanční účtárnou jiný termín. Tato skutečnost musí být vyznačena ve formuláři pro vyúčtování cesty. Účtárna provede likvidaci cestovního účtu a založí jej do účetních dokladů. 5. Pokud se plánovaná pracovní cesta, na kterou byla poskytnuta záloha, neuskuteční, vrátí pracovník zálohu nejpozději příští pracovní den po zjištění této skutečnosti. 6. Veškeré poskytnuté zálohy na cestovné se sledují v účetnictví na analytických účtech podle jednotlivých pracovníků. Článek 8 Peněžní prostředky a bankovní účty Peněžní prostředky MÚ AV ČR jsou uloženy na následujících bankovních účtech: a) běžný účet u České národní banky, pobočka Praha 1 č. ú. 69623011/0710 IBAN: CZ80 0710 0000 0000 6962 3011 BIC a SWIFT kód: CNBA CZ PP b) běžný účet u Československé obchodní banky, pobočka Brno č. ú. 215714166/0300 c) běžný účet u Komerční banky č. ú. 107-5161240227/0100 O příjmech a výdajích na těchto účtech účtuje účtárna podle povahy hospodářské operace. Účtárna sleduje správnost došlých a použitých prostředků. Článek 9 Pohledávky a závazky 1. Účtárna vede pohledávky a závazky podle jednotlivých dlužníků a věřitelů. 2. Pohledávky a závazky se zachycují v účetnictví na podkladě účetních dokladů (platebních poukazů, smluv, faktur apod.), které právně zakládají jejich vznik. 3. Účtárna je povinna pravidelně sledovat stav neuhrazených závazků i pohledávek a zajistit jejich včasnou úhradu.
Článek 10 Bankovní dispozice 1. Oprávnění zřizovat nebo rušit bankovní účty MÚ AV ČR má ředitel ústavu. 2. K dispozici s prostředky na jednotlivých bankovních účtech zmocnil ředitel ústavu další pracovníky, a to zástupce ředitele, vědeckého tajemníka a vedoucí THS. 3. Banka provádí dispozice, je-li platební doklad podepsán dvěma ze zmocněných pracovníků uvedených na podpisovém vzoru. Tento příkaz nabývá účinnosti dnem 1. 12. 2008 a ruší příkaz č. 6/2007. doc. RNDr. Milan Tvrdý, CSc. pověřen řízením MÚ AV ČR