Příloha č.2 - Specifikace požadovaného řešení a harmonogram realizace Dodávka informačního systému ERP O společnosti Společnost AL-OK se zaměřuje především na drobnou stavební činnost, dodávku a montáž otvorových výplní včetně poradenské a servisní činnosti, obchodní a zprostředkovatelskou činnost. Společnost AL-OK úzce spolupráce v oblasti vývoje nových produktů s ENERGOKLASTREM a spolupracuje na realizaci společných výzkumných a vývojových projektů. Cíle projektu Projekt je zaměřený na zavádění a rozšiřování využití IS při zvyšování vnitřní efektivity společnosti AL-OK. Klade si tyto základní cíle: Integrace procesů a dat ve společnosti AL-OK s využitím integrovaného podnikového IS jako předpoklad pro optimalizaci a další rozvoj činnosti a obchodní sítě (i zajištění předpokladů pro nové obchodní kanály jako je např. E-shopu) Analýza přínosů kybernetického přístupu při optimalizaci dodávek a montáží společnosti AL-OK u zákazníků Ověření použitelnosti kybernetického přístupu při regulaci dodacích lhůt s cílem zkrátit dodací lhůtu u vybraných skupin produktů na nejkratší možnou dobu. Ověření použitelnosti regulace zpožděných zakázek pro zvyšování dodací spolehlivosti společnosti AL-OK Vytvořit řešení kompatibilní s informačním systémem využívaným v rámci společných výzkumných a vývojových projektů ENERGOKLASTRu a AL-OK, včetně implementace rozhraní mezi ERP systémem ENERGOKLASTR a společnosti AL-OK umožňující efektivní propojení obou ERP systémů a zapojení do multisite uspořádání společnosti AL-OK v rámci ENERGOKLASTRU (specifikace systému ENERGOKLASTR, vč. uvedení internetových stránek s informacemi o jednotlivých částech systému: databáze Oracle /www.oracle.com/, OS server Windows /www.microsoft.com/, ERP systém PSI PENTA /www.psipenta.com/). Očekávané ekonomické přínosy realizace projektu jsou následující: Vstup na nové trhy Zvýšení kapacity činnosti Snížení nákladů na jednotku práce Optimalizace nákupu a skladových zásob Očekávané neekonomické přínosy realizace projektu jsou následující: Zkrácení času potřebného na reakci potřeby zákazníka (zjednodušení a zrychlení dodávek, zlepšení řízení vztahů se zákazníkem, sběr a vyhodnocování dat pro analýzu potřeb) Zjednodušení a zrychlení administrativních úkonů včetně správy dokumentů a řízení pracovních činností Zvýšení informovanosti vedení společnosti Zvýšení kvality zboží a služeb (standardizace a automatizace činností, zvýšení kvality používaných dat a snížení rizika používání chybných, neaktuálních a neúplných údajů) Zlepšení stavební pružnosti Stránka 1 z 7
Zlepšení komunikace a interakce mezi různými podnikatelskými aktivitami Zvýšení schopnosti adaptace na rozdílné poptávky klientů Výstupy projektu budou: Implementovaný informační systém pro řízení procesů společnosti a obsluhu přímých kanálů včetně zajištění podpory a dalšího rozvoje informačního systému Dílčí cíle projektu jsou: posílit vztah dodavatel zákazník rozšířit prodejní kanály (obchodní zástupci, přímé kanály) využití strategických informací z VaV a spolupráce s ostatními subjekty další rozšíření sortimentu (diverzifikace) a současné diferenciace vůči konkurenci důraz na zdravý životní styl a nízkou energetickou náročnost stavební výroby zvýšit efektivitu hlavních procesů Podpora pravidelných průzkumů spokojenosti zákazníka a využívání statistiky Podpora systému řízení jakosti dle ISO 9000 Rozšíření na mobilní práci s informacemi a podporu přímých distribučních kanálů Vybrané řešení musí splňovat následující: 1. Podpora kritických činností společnosti Integrace hlavních procesů a dat (obchodní činnost, plánování zakázky, stavební činnost, předání zakázky) Integrace marketingu / řízení vztahů se zákazníky Automatizace, měření a řízení obchodních kanálů včetně řízení dodacích lhůt a řízení reklamací Řízení a optimalizace stavebních skladových zásob Řízení vnitřní správy Řízení VaV projektů 2. Všeobecné požadavky: standardní modulární informační systém procesní a systémová dokumentace uživatelské a provozní příručky Všechny obchodní transakce budou probíhat v jednom systému Robustní, flexibilní a parametrizovatelné řešení, které zpřístupňuje informace v celé organizaci Vícejazyčné a víceměnové Podpora neustálého zlepšování procesů a častých změn Podpora ekonomického řízení a plánování všech zdrojů organizace (ERP) Součástí je vývojové prostředí umožňující měnit a rozšiřovat funkcionalitu bez nutnosti zásahu do zdrojových kódů aplikace, možnost uživatelských úprav při zachování standardní verze aplikace (snížení nákladů na podporu a přechod na nové verze) Kontrola při vstupu jednotlivých položek Kontextové uživatelské nápovědy a uživatelské příručky Workflow pro zpracování dokladů i při definované změně parametrů Stránka 2 z 7
3. Propojení systému ERP systému AL-OK a ENERGOKLASTRU Řešení musí umožnit kompatibilní komunikaci s informačním systémem využívaným v rámci společných výzkumných a vývojových projektů ENERGOKLASTRu a AL-OK, a to včetně implementace rozhraní mezi ERP systémem ENERGOKLASTR a společnosti AL-OK umožňující efektivní propojení obou ERP systémů a zapojení do multisite (resp. multicompany) uspořádání společnosti AL-OK v rámci ENERGOKLASTRU. Toto uspořádání musí umožnit spolupráci na projektech s úzkou logistickou provázanosti, kde na jednotlivých fázích projektu se podílí Energoklastr a členové, kde všechny subjekty mohou pracovat na společných projektech při zachování samostatnosti jednotlivých subjektů. 4. Požadavky na formuláře Uchazeč musí dodat / vytvořit standardizované formuláře pro použití digitálního pera v rámci společnosti AL-OK umožňující efektivní komunikaci Počet typů: 15 - Dodací list - Objednávka produktu - Objednávka příslušenství - Poptávka - Předávací protokol - Protokol o záručních vadách - Reklamační protokol - Specifikace víceprací - Stavební deník - Servisní protokol - Výkaz práce - Zakázkový list - Zaměřovací protokol - Záznam o odstranění reklamace - Záznam z jednání Detailní popis požadované funkcionality Předmětem projektu je zavést standardní řešení s mnoha implementacemi v ČR a v rámci EU, u kterého lze předpokládat další rozvoj v klíčových oblastech a zachování dlouhodobé udržitelnosti. Společnost klade důraz na modularitu řešení a rychlost implementace pro snadné a efektivní nasazení, vč. podpory VaV a dalších inovací produktů. Oblast Partneři - Detailní popis odběratelů, dodavatelů a ostatních partnerů, vytváření odběratelských a dodavatelských skupin, informace o smluvních, dodacích a platebních podmínkách, evidence obchodníků, dopravců, celních deklarantů a sledování dalších specifických parametrů. - Možnost sledování agregovaných údajů o partnerech (obraty, otevřené závazky/pohledávky, počty, složení dodávek, datumy smluv/objednávek/kontaktů apod.) - Všechny aspekty získání, obsluhy a udržení zákazníků Stránka 3 z 7
Oblast Produkty - Detailní popis výrobků, materiálů, cenové informace a kalkulace, vazba na různé trhy/skupiny zákazníků/dodavatelů, množstevní slevy, produktové hierarchie, časové platnosti apod. Oblast Prodej - Podpora prodejního procesu od indikace příležitosti přes poptávku a nabídku po řízení výroby až po dodání a případné reklamační řízení nebo následné služby. Zahrnuje také kalkulace, verzování dokumentů, rezervace, řízení uvěrových limitů, vazbu na Partnery, Produkty, Sklad, Účetnictví. Zahrnuje také podporu přímých/elektronických kanálů. Vystavuje všechny potřebné doklady pro státní správu a Partnery - Reporting, analýzy, Sledování a analýza obchodní výkonnosti Modul Sklad a nákup Objednávky vytvářeny podle stavu skladů a zakázek, poptávek, resp. nabídek a cenových kalkulací. Nákup probíhá v různých měnách a jazycích. Možnost EDI nebo jiné elektronické integrace. Vazba na Partnery, Produkty a Prodej. Automatická optimalizace stavů skladových zásob (automatizované přizpůsobení relevantních nastavení informačního systému) Pojistné zásoby, objednací bod, optimální velikost dávky dle skutečnosti a budoucího vývoje na základě automatizovaně vytvářených prognóz spotřeby materiálu a prodejů, vhodná plánovací strategie, plánované a reálné dodací lhůty materiálu, oceňování výdejů, rozpouštění vedlejších pořizovacích nákladů na zakázky, výpočet cla, práci s výrobními sériemi, evidenci šarží, data expirace, výrobních čísel apod. Podpora inventarizace a revizí. Oblast stavební Výroby již při prvotním ohledání stavby zpracovat návrh nejvhodnějšího řešení ve vazbě na konkrétní situaci dané stavby a charakteru zákazníka, Specifikaci výrobků, jejich použití a parametry pro danou zakázku. K přenosu informací použití digitálního pera. Zpracování optimálních harmonogramů realizace. Řízení dodávky daných výrobků na stavbu, včetně koordinace stavební činnosti s cílem minimalizace nákladů na vlastní zakázku včetně optimalizace cash - flow, pravidelně prováděnou kontrolní činnost průběhu stavební zakázky vedení změnových řízení a okamžité odsouhlasování těchto změn, včetně jejich finančního řešení, využití technologie digitálního pera k zajištění rychlého informování průběhu zakázky, zajištění pravidelného reportingu ze stavebního deníku, jeho vedení. kalkulace možných úspor, při změně použitých materiálů, vyhodnocování kvality práce jednotlivých pracovních skupin, evidence možných rizik reklamací, které se mohou objevit v záruční době a snaha minimalizace nákladů s nimi spojených. Stránka 4 z 7
Modul Realizace Specifikace dodávek, součástí a parametrů, požadované množství, požadované termíny dokončení, údaje o technologických postupech, použitých výrobcích a jejich nastavení, údaje o vyrobeném množství a odpadu, automatická vazba na Sklad a nákup a Prodej Řízení opakované sériové i kusové zakázkové realizace a projektů se vzájemnou provázaností (integrované řešení), automatizovaná optimalizace bodu rozpojení vazby na zakázku, automatizované přizpůsobení relevantních nastavení IS. Průběžné přizpůsobování reálné kapacity a doby předání mezi pracovišti dle skutečnosti. Automatické přeplánování zpožděných zakázek tak, aby nevznikaly materiálové a kapacitní požadavky v minulosti, prioritně využívání časových rezerv pro zabezpečení termínových požadavků zákazníka, tvorba reálného týdenního plánu s denní přesností. Synchronizace výroby s nákupem a skladovým hospodářstvím zejména automatizované přeplánování zakázek při zpoždění materiálů, pořizování dílů s dlouhou dodací lhůtou ještě před tím, než je k dispozici kompletní konstrukční dokumentace, možnost plánovat operace různých výrobních zakázek na jeden termín - např. povrchová úprava - zajištění stejného odstínu barvy. Grafická vizualizace zakázek včetně návazností, možnost individuálních úprav zakázkových dat bez ovlivnění standardních kmenových norem, možnost postupné tvorby zakázkových dat - kusovníků a postupů - dle postupné dostupnosti konstrukční a technologické dokumentace. Vývoj a výroba mohou probíhat paralelně. Kalkulace kmenových norem i zakázkových dat - u zakázek zejména předběžná, průběžná a výsledná kalkulace, kalkulace nedokončené výroby. Vytváření výrobních příkazů, plánování výroby a kooperací, řízení dodávek vstupních materiálů, operativní sledování výroby, finanční vyjádření hodnoty rozpracované výroby, vyhodnocování výrobních zakázek a evidence výkonů pracovníků. Technologická architektura Požadavky na síťové prostředí vychází z předpokladu schopnosti vytváření bezpečného a dostupného síťového prostředí pro činnost společnosti. Použité síťové prvky musí splňovat minimálně následující požadavky: prvky musí obsahovat technologii VLAN a digitálního pera prvky musí podporovat technologii 802.1x pro autentifikaci klientů jednotlivé části sítě budou zabezpečeny pomocí ochranných perimetrů pro zajištění bezpečnosti sítě používá se pro oddělení sítě organizace od sítí ostatních subjektů a veřejných sítí. Často je tvořen firewallem, IDS/IPS sensorem, filtry obsahu, řešením antispam a antivirovou ochranou Z hlediska hardware je preferované výběr produktů jednoho výrobce, který je schopen zajistit celou škálu a následnou podporu vybavení. V případě výběru produktů více výrobců je uchazeč povinen prokázat cenovou srovnatelnost výdajů na provoz a podporu vybavení, a to včetně např. formou údržy Architektura bude založena na zpracování dat na provozním serveru, nad kterým budou aplikační servery pro řízení zpracování. Vlastní data budou zpracovávána a uchovávána v databázích na provozním serveru. Vzhledem k rozsahu a požadovanému stupni zabezpečení budou použity na serverech lokální disky. Fyzické rozdělení serverů na různé platformy bude vyhodnoceno dle nabídek vzhledem k budoucí významné závislosti interních procesů společnosti na informačním systému a omezeným možnostem predikce využití přímých kanálů je požadavkem fyzické oddělení těchto dvou oblastí na samostatné servery. Stránka 5 z 7
Specifikace minimální konfigurace architektur: Jsou-li v ZD nebo jejich přílohách uvedeny konkrétní obchodní názvy jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu a zadavatel umožňuje i jiné technicky a kvalitativně srovnatelné řešení. 1. Server (2ks) Minimální konfigurace: 2x 2.66GHz, 40 MB RAM, 500 GB HD, Operační systém pro serverové sítě, klientské licence + licence pro vzdálený přístup (RDP) 2. Notebook (10 ks) Minimální konfigurace: procesor 2,2 GHz, 300 GB HD, display 15, Operační systém, antivirová ochrana, kancelářský balík pro profesionální komerční využití 3. Multifunkční zařízení (3 ks) Minimální požadavky: Color scan, fax, copy print min. A4 (bw i color), 30 str./min., duplex, připojení na lokální síť (ethernet) 4. Digitální pero (3 ks) Digitální pero musí umožňovat okamžité poskytnutí ručně psaných informací k dalšímu zpracování v následujících formách: v papírové podobě do formulářů zadavatele; a též zároveň v elektronické podobě prostřednictvím koncového zařízení elektronických komunikací či emailu ; a též zároveň formou strukturovaných záznamů do informačního systému. Kromě elektronických informací musí digitální pero umožnit zachycení veškerých informací v papírové podobě (bez nutnosti dalšího vybavení), jehož jedna kopie bude moci být předána zákazníkovi Zadavatele. Uživatel Zadavatele bude moci zapsat vyplněné údaje, poznámky, úkoly, závěry digitálním perem do příslušného formuláře a prostřednictvím koncového zařízení elektronických komunikací či emailu odeslat. Interní paměť digitálního pera by měla pojmout nejméně 80 normostran A4 textu. Aplikační architektura Požadavkem je použití vícevrstvé architektury založené na standardních technologiích a modulární řešení pro jednotlivé procesní oblasti. Všechny moduly musí sdílet kmenová data a klíčové moduly musí podporovat vzdálenou komunikaci. Bezpečnostní architektura Systém musí řešit automatické zálohování a archivaci. Systém musí podporovat víceúrovňové řízení přístupových práv ve vazbě na platnou organizační strukturu a strukturu Partnerů společnosti. Systém musí umožnit jednoduché zamezení přístupu z vnějších sítí a snadnou obnovu systému v případě výpadku. Stránka 6 z 7
Předpokládaný harmonogram a milníky projektu: Popis Datum Dokončení přípravy prostředí 31.01.2014 Dokončení konceptu realizace 31.03.2014 Dokončení realizace implementace 31.07.2014 Akceptace systému 30.09.2014 Stránka 7 z 7