Schvalování účetních dokladů přijatých

Schvalování účetních dokladů přijatých Dokumentace ke schvalování účetních dokladů přijatých v ČSAD Vsetín v. 1.0 15.8.2014 EXCON, a.s. Sokolovská 187/203 190 00 Praha 9

1 Obsah 1 Obsah... 1 2 Úvod... 3 3 Základní práce s DMS... 4 3.1 Přihlášení do DMS... 4 3.2 Prohlížení účetních dokladů... 4 3.2.1 Vyhledání účetního dokladu... 4 3.2.2 Zobrazení účetního dokladu... 4 3.2.3 Zobrazení košilky účetního dokladu... 4 4 Proces přijetí dokladu... 6 5 Zavádění dokladů do DMS... 8 5.1 Účetní doklady došlé poštou... 8 5.2 Účetní doklady vystavené v ČSAD Invest... 8 5.3 Kontrola zavádění... 8 6 Schvalování dokladů... 10 6.1 Doklady ke schválení... 10 6.1.1 Notifikační email... 10 6.1.2 Úkoly... 10 6.1.3 Filtr ve složce... 10 6.2 Schválení dokladu... 10 6.3 Oprava schválení dokladu... 11 6.4 Zrušení schválení dokladu... 11 6.5 Určení další schvalující osoby... 11 7 Schvalování z pohledu účtárny... 13 7.1 Zobrazení všech dokladů... 13 v. 1.0 15.8.2014 1

7.2 Stavy dokladů... 13 7.2.1 Doplnit... 13 7.2.2 Zamítnuto... 13 7.2.3 K zaúčtování... 14 7.2.4 Vyřazeno... 14 7.2.5 Zaúčtováno... 14 7.3 Automatické odeslání do schvalování... 15 7.4 Anulování... 15 7.5 Změna dokladu v M-line... 16 7.6 Odstranění dokladu v M-line... 16 7.7 Odstranění PDF obrazu dokladu z DMS... 16 8 Správa středisek... 18 8.1 Vytvoření střediska... 18 8.2 Změna výchozí schvalující osoby... 18 8.3 Zrušení střediska... 18 9 Administrátorská příručka... 19 9.1 Přístupová práva... 19 9.2 Přiřazování do rolí... 19 9.3 Zálohování... 19 9.4 Řešení problémů... 20 9.4.1 Nic se neimportuje... 20 9.4.2 Některý soubor se neimportuje... 20 v. 1.0 15.8.2014 2

2 Úvod Tato dokumentace popisuje systém schvalování došlých účetních dokladů v ČSAD Vsetín. v. 1.0 15.8.2014 3

3 Základní práce s DMS 3.1 Přihlášení do DMS Systém je dostupný na adrese: http://dms.zdsystemy.cz/ a je dostupný z internetu i firemní sítě. Pro přihlášení do systému použijte své uživatelské jméno a heslo jako pro přihlášení do Windows. 3.2 Prohlížení účetních dokladů Všechny účetní doklady jsou uloženy ve složce /Faktury přijaté, která je dále rozdělena na podsložky podle jednotlivých společností, např. FP ČSAD Vsetín. Uživateli se zobrazí složka s účetními doklady, jen pokud má právo alespoň číst účetní doklady dané společnosti. Pokud se složka s účetními doklady, na které máte mít právo, nezobrazuje, kontaktujte správce systému. 3.2.1 Vyhledání účetního dokladu Vstupte do složky s účetními doklady dané společnosti, např. /Faktury/ FP ČSAD Vsetín. Do vyhledávacího okénka s lupou zadejte vyhledávaný text a stiskněte Enter. Systém vám vyhledá všechny účetní doklady, které v některém ze svých údajů obsahují daný text. Pro přesnější vyhledání využijte filtr, který vyvoláte stisknutím tlačítka Filtrovat. Po zobrazení dialogu filtru přidejte nejprve políčko, podle kterého chcete filtrovat, stisknutím tlačítka Přidat podmínku. Pro nalezení účetního dokladu může být vhodné záznamy seřadit. Řazení se provádí kliknutím na záhlaví sloupce, podle kterého chcete řadit. Druhé kliknutí seřadí smlouvy v opačném pořadí. Třetí kliknutí vypne řazení. Alternativně lze pravým kliknutím myši na záhlaví sloupce přímo zvolit typ řazení. 3.2.2 Zobrazení účetního dokladu Pro zobrazení účetního dokladu klikněte na Stáhnout soubor v řádku účetního dokladu. Účetní doklad se vám obvykle rovnou otevře. Pokud se účetní doklad rovnou neotevře, najdete ho stažený ve složce, kam vám internetový prohlížeč ukládá dokumenty stahované z internetu. V takovém případě můžete požádat správce systému o úpravu nastavení prohlížeče na přímé otevírání PDF souborů. 3.2.3 Zobrazení košilky účetního dokladu Pro zobrazení košilky účetního dokladu klikněte na Vlastnosti v řádku účetního dokladu. Následující tabulka popisuje význam jednotlivých polí na košilce. Některá pole nemusí být možné editovat (šedá) a některá pole mohou být skryta v závislosti na stavu schvalování dokladu. v. 1.0 15.8.2014 4

Název pole Číslo Dodavatel IČO Adresa Částka bez DPH Schváleno Význam Číslo dokladu je tvořeno dvojicí účetní rok a číslo dokladu v M-line, např. 2014-300001. Obchodní jméno partnera IČO partnera Adresa partnera Celková částka faktury bez DPH, na kterou je účetní doklad vystaven. Každý řádek tabulky uvádí, kdo schválil pro které středisko jakou část celkové částky. Částky se uvádějí bez DPH. Tyto údaje slouží účtárně jako podklad pro kontaci. V tabulce se také objeví poznámky uživatelů, kteří doklad schválili / zamítli, nebo kteří odmítli přiřazení své osoby jako schvalovatele dokladu. Zbývá schválit Schvaluji Středisko Poznámka Sken dokladu Stav Další schvalující Další střediska Jakou částku zbývá schválit, aby byla schválena celková částka účetního dokladu. Uveďte částku, kterou chcete schválit. Uveďte středisko, pro které chcete částku schválit. Uveďte vaši poznámku, bude uvedena v tabulce Schváleno. Zde je možné stáhnout PDF účetního dokladu. Uvádí, v jakém stavu se doklad nachází ve schvalovacím procesu. Slouží pro určení uživatelů, kteří mají dále dokument schvalovat. Slouží pro určení středisek, která mají dále dokument schvalovat. Zvolením střediska se zvolí jako další schvalující osoba, která je nastavena jako výchozí schvalující osoba střediska. v. 1.0 15.8.2014 5

4 Proces přijetí dokladu Následující obrázek zobrazuje schéma workflow zpracování přijatého účetního dokladu. v. 1.0 15.8.2014 6

Následující obrázek zobrazuje pro účetní doklad stavy, kterých může během procesu nabývat. Stav dokladu je uveden u každého účetního dokladu v DMS. v. 1.0 15.8.2014 7

5 Zavádění dokladů do DMS Zavádění dokladů do DMS provádí účtárna. 5.1 Účetní doklady došlé poštou Proces zavedení dokladu je následující: 1. Zavést doklad do mimoúčetní evidence v M-line. 2. Poznamenat na doklad účetní rok a číslo dokladu v M-line. 3. Naskenovat doklad do PDF. 4. PDF soubor přejmenovat na <účetní rok>-<číslo>.pdf, např. 2014-300001.pdf. 5. Uložit přejmenovaný PDF soubor do složky S:\45192120rucni. Jakmile jsou PDF soubory připraveny ve složce, můžete je zavést do DMS: 1. Vstupte v DMS do složky /Faktury/ČSAD Vsetín. 2. Stiskněte tlačítko Importovat ručně skenované (v rozbalovací nabídce tlačítko Importovat z mezirozhraní). 3. DMS načte ze složky S:\45192120rucni všechna PDF. 4. DMS zobrazí informaci o úspěchu či neúspěchu načtení jednotlivých dokladů. 5.2 Účetní doklady vystavené v ČSAD Invest Vytvoření PDF dokladů má na starosti účetní ČSAD Invest. Mline podporuje tvorbu PDF souboru, který vytváří ve složce S:\45192120. Při zavedení dokladu do mimoúčetní evidence ČSAD Vsetín, se automaticky vygeneruje vedle PDF souboru ještě CSV soubor s identifikací dokladu v evidenci ČSAD Vsetín. Pro hromadné zavedení dokladů do DMS postupujte takto: 1. Vstupte v DMS do složky /Faktury/ČSAD Vsetín. 2. Stiskněte tlačítko Importovat z mezirozhraní. 3. DMS načte ze složky S:\45192120 PDF soubory a podle informace v CSV souboru je přiřadí ke správným dokladům Mline. 4. DMS zobrazí informaci o úspěchu či neúspěchu načtení jednotlivých dokladů. 5.3 Kontrola zavádění Pokud je PDF zavedeno bez problémů, je ze složky S:\45192120rucni, resp. S:\45192120, odstraněno. Pokud dojde k chybě při zavádění PDF do DMS, zůstává PDF soubor (případně i s CSV souborem) v importní složce a při dalším importu se DMS znovu pokusí ho do systému zavést. K chybě nejčastěji dochází z následujících důvodů: Bylo použito číslo dokladu, který už je v DMS zaveden. v. 1.0 15.8.2014 8

Bylo použito číslo dokladu, které nelze nalézt v M-line. Po načtení dávky PDF souborů do DMS vyhledejte všechny informace o neúspěšném zavedení dokladu a vyřešte problémy. Na obrazovce s výsledkem zavádění je pro každý doklad uvedena chyba, kterou DMS detekoval. Např. při opětovném zavádění opravené faktury, která už byla jednou zamítnutá a nyní přichází pod stejným číslem v evidenci ČSAD Vsetín, můžete zamítnutou fakturu ze systému odstranit a provést zavedení znovu. Pokud ve složce importů zůstávají soubory, které se nedaří importovat a je potřeba je odstranit ze složky, kontaktujte správce systému a požádejte ho o odstranění souborů. v. 1.0 15.8.2014 9

6 Schvalování dokladů 6.1 Doklady ke schválení V této kapitole popisujeme několik způsobů, jak zobrazit doklady, které máte schválit. 6.1.1 Notifikační email Pokud máte nějaké doklady ke schválení, systém vám pošle notifikační email. Po obdržení emialu pokračujte takto: 1. V emailu klikněte na odkaz pro vstup do složky v DMS. 2. V prohlížeči se otevře složka s doklady, které máte schválit. Notifikační email je generován jednou denně v časných ranních hodinách. Jakmile vás jeden den někdo určí jako schvalující osobu, budete mít druhý den ráno ve schránce upozornění. V případě, že nemůžete čekat na notifikační email, zvolte některý ze způsobů níže. 6.1.2 Úkoly Kdykoli jste přihlášení v DMS, můžete ve složce /Úkoly přehledně zobrazit všechny úkoly, které vám plynou ze všech schvalovacích procesů v DMS. V této složce tak okamžitě vidíte, zda máte nějaké doklady ke schválení nemusíte tak čekat na notifikační email. 1. Vstupte do složky /Úkoly. 2. Stiskněte tlačítko FP ČSAD Vsetín: Ke schválení. 3. Otevře se složka s doklady, které máte schválit. 6.1.3 Filtr ve složce Kdykoli jste přihlášení v DMS, můžete ve složce s doklady použít filtr pro zobrazení dokladů ke schválení. Nemusíte tak čekat na notifikační email. 1. Vstupte do složky s doklady, např. /Faktury/FP ČSAD Vsetín. 2. Z rozbalovací nabídky tlačítka Filtr zvolte filtr Zpracovat. 3. Vyfiltrují se pouze doklady, které máte schválit. 6.2 Schválení dokladu V této kapitole popisujeme vlastní schválení jednoho dokladu. Předpokládáme, že jste ve složce s doklady a máte zobrazeny ty doklady, které máte schválit. 1. Zobrazte košilku účetního dokladu kliknutím na Vlastnosti v řádku účetního dokladu. 2. Zobrazte PDF účetního dokladu klinutím na u pole Sken dokladu. 3. Zkontrolujte doklad. 4. Pokud vám byl doklad špatně přidělen: a. Volitelně vyplňte pole Poznámka. b. Volitelně určete další schvalovatele. c. Stiskněte tlačítko Není moje. v. 1.0 15.8.2014 10

5. Pokud chcete doklad vrátit dodavateli: a. Do pole Poznámka vyplňte důvod zamítnutí dokladu. b. Stiskněte tlačítko Zamítám. 6. Pokud chcete doklad schválit, ať už celý nebo jen část celkové částky: a. Do pole Schvaluji uveďte částku bez DPH, kterou chcete schválit. b. Do pole Středisko uveďte středisko, pro které chcete částku schválit. c. Do pole Poznámka volitelně připojte doplňující poznámku pro účtárnu, např. nocovné. d. Volitelně určete další schvalovatele. e. Pokud chcete schválit částku ještě pro další středisko, stiskněte tlačítko Schvaluji a další. Vámi schválená částka se uloží, košilka zůstane otevřená a můžete pokračovat schválením další částky. f. Pokud jste se schvalováním hotovi, stiskněte tlačítko Schvaluji. 6.3 Oprava schválení dokladu Pokud jste pro středisko schválili chybnou částku, můžete ji opravit takto: 1. Zobrazte košilku účetního dokladu kliknutím na Vlastnosti v řádku účetního dokladu. 2. Do pole Schvaluji uveďte správnou částku bez DPH. 3. Do pole Středisko uveďte středisko, pro které chcete částku opravit. Záznam o schválení částky pro středisko bude nahrazen záznamem s novou částkou. Takto můžete opravit pouze částku, kterou jste sami dříve pro středisko schválili. Opravu lze provést pouze u dokladů, které ještě nejsou kompletně schválené. Pokud je doklad kompletně schválený, tj. ve stavu K zaúčtování, požádejte účtárnu, aby vám ho vrátila k opravě. 6.4 Zrušení schválení dokladu Pokud jste chybně uvedli středisko, nebo pokud jste pro středisko na dokladu schválili částku, kterou chcete zrušit, můžete zrušit schválení takto: 1. Zobrazte košilku účetního dokladu kliknutím na Vlastnosti v řádku účetního dokladu. 2. Do pole Schvaluji uveďte částku 0. 3. Do pole Středisko uveďte středisko, pro které chcete částku zrušit. Záznam o schválení částky pro středisko bude zrušen. Takto můžete zrušit pouze částku, kterou jste sami pro středisko schválili. 6.5 Určení další schvalující osoby Jak účtárna, tak libovolná schvalující osoba může během schvalování určit další schvalující osobu. Schvalující osobu lze určit buď zadáním konkrétního uživatele, který má doklad schválit, nebo zadáním střediska. 1. Pokud chcete zadat konkrétního uživatele, zadejte jednu nebo více osob do pole Další schvalující. v. 1.0 15.8.2014 11

2. Pokud chcete zadat středisko, zadejte jedno nebo více středisek do pole Další střediska. Jako schvalující osoba se za každé středisko vezme Výchozí schvalující, tj. každé středisko se převede na konkrétní osobu. Pokud středisko nemá definovanou výchozí schvalující osobu, nemá tak jeho zvolení žádný vliv na určení další schvalující osoby. 3. Doklad uložte některým z tlačítek OK / Uložit / Schvaluji / apod. Pole Další schvalující a Další střediska lze vyplňovat dvěma způsoby: 1. Vypsáním jmen osob, resp. názvů středisek: a. Klikněte na v záhlaví seznamu. b. Vyplňte čárkami oddělená jména osob, resp. čísla středisek. Stačí zadat jednoznačný začátek a systém již dohledá plné jméno, resp. číslo střediska. c. Systém vyplní seznam a případně upozorní na jména osob či čísla středisek, která nenalezl. 2. Výběrem ze seznamu osob, resp. středisek: a. Klikněte na v záhlaví seznamu. Objeví se okno se seznamem všech dostupných osob, resp. středisek. b. Můžete použít filtr pro vyhledání konkrétní osoby, resp. střediska. c. Zaškrtněte vybrané osoby, resp. střediska. d. Stiskněte tlačítko Vybrat. v. 1.0 15.8.2014 12

7 Schvalování z pohledu účtárny 7.1 Zobrazení všech dokladů Ve výchozím nastavení je ve složce /Smlouvy zapnutý filtr Moje agenda, který zobrazuje pouze smlouvy, které máte k vyřízení, nebo nad kterými jste v rámci workflow v minulosti provedli nějakou operaci. Pro zobrazení všech dokladů vypněte tento filtr odškrtnutím zaškrtávátka u filtru Moje agenda. 7.2 Stavy dokladů Pracovníci účtárny mají na starosti doklady ve stavech: Doplnit není určena žádná další schvalující osoba a doklad není schválený (může být schválený částečně) Zamítnuto některý ze schvalujících označil doklad jako zamítnutý, tj. k vrácení dodavateli K zaúčtování kompletně schválený doklad, který ještě nebyl zaúčtován (nebo proplacen v případě zálohové faktury) Vyřazeno vyřazený doklad; doklad v tomto stavu je považován za vyřízený a doklady v tomto stavu nejsou reportovány účtárně Zaúčtováno doklad, který je zaúčtovaný v Mline; doklad v tomto stavu je považován za vyřízený a doklady v tomto stavu nejsou reportovány účtárně Pro všechny tyto stavy je pracovníkům účtárny posílán notifikační email. Pro okamžité zjištění dokladů, které jsou v těchto stavech lze použít složku /Úkoly. 7.2.1 Doplnit V tomto stavu není určena žádná další schvalující osoba a doklad není schválený (může být schválený částečně). Do tohoto stavu se doklad dostane obvykle po importu, pokud nelze automaticky určit schvalující osobu, nebo po částečném schválení dokladu jednou schvalující osobou, která ale neurčila další schvalující osobu. 1. V košilce dokladu určete schvalující osobu, viz 5.5 Určení další schvalující osoby. 2. Stiskněte tlačítko Schvalovat. 7.2.2 Zamítnuto V tomto stavu je doklad, který schvalující osoba chce vrátit dodavateli. 1. Ověřte, že se má doklad opravdu vrátit dodavateli. 2. Jakmile je doklad vrácen dodavateli: a. Stiskněte v košilce dokladu tlačítko Vyřazeno. Tím doklad přejde do stavu Vyřazeno a v DMS je považován za vyřízený. Vyřazení je vratná operace. 3. Pokud doklad nemá být vrácen dodavateli: a. Stiskněte v košilce dokladu tlačítko Zrušit zamítnutí. Tím doklad přejde do stavu Doplnit. Košilka dokladu zůstane otevřená. v. 1.0 15.8.2014 13

b. Ověřte nebo doplňte schvalující osoby, viz 5.5 Určení další schvalující osoby. c. Stiskněte tlačítko Schvalovat. 7.2.3 K zaúčtování V tomto stavu je kompletně schválený doklad určený k zaúčtování v M-line. V tomto stavu můžete doklad buď zaúčtovat nebo vrátit ke schvalování (např. pokud schvalující osoba omylem schválila celou částku dokladu a měla schválit jen část celkové částky). Pro zaúčtování postupujte takto: 1. V M-line doklad zaúčtujte (nebo proplaťte v případě zálohové faktury). a. Doklady schválené v DMS jsou automaticky označovány jako schválené v evidenci M- line. Můžete tak využít funkci M-line pro zobrazení schválených dokladů. 2. DMS automaticky kontroluje, zda jsou doklady zaúčtované v M-line. Zaúčtované doklady tak po zaúčtování automaticky přecházejí do stavu Zaúčtováno. (Zálohové faktury do tohoto stavu přejdou, jakmile jsou v Mline proplacené.) Tím je doklad v DMS považován za vyřízený. Kontrola se provádí jednou denně v časných ranních hodinách. Pro vrácení dokladu do schvalování postupujte takto: 1. Odstraňte v evidenci v Mline příznak, že je faktura schválená. 2. Otevřete košilku dokladu a v ní: a. Vyplňte schvalující osobu, viz 5.5 Určení další schvalující osoby. a. Stiskněte tlačítko Schvalovat. 7.2.4 Vyřazeno V tomto stavu je doklad vyřazený ze schvalovacího procesu a nelze měnit jeho data. Doklady v tomto stavu jsou považovány za zpracované a nejsou reportovány účtárně. Pokud jste doklad vyřadili omylem, můžete zrušit vyřazení dokladů takto: 1. V košilce dokladu stiskněte Zrušit vyřazení. Doklad přejde do stavu Zamítnuto. 7.2.5 Zaúčtováno Do tohoto stavu DMS automaticky převádí všechny doklady, které jsou v DMS ve stavu K zaúčtování a objevily se v účetnictví společnosti. Převod probíhá dávkově v časných ranních hodinách. Doklady v tomto stavu jsou považovány za zpracované a nejsou reportovány účtárně. Pokud v Mline dojde ke zrušení dokladu v účetnictví, DMS systém se to nedozví a je potřeba doklad v DMS vrátit do stavu K zaúčtování. To se provede takto: 1. V košilce dokladu stiskněte Zrušit zaúčtování. v. 1.0 15.8.2014 14

Jakmile bude doklad znovu zaúčtován, DMS ho opět automaticky převede do stavu Zaúčtováno. 7.3 Automatické odeslání do schvalování Jakmile je v DMS vytvořen záznam s připojeným PDF, pokusí se DMS automaticky odvodit schvalující osobu či osoby. Pokud dokáže určit schvalující osoby, doklad automaticky přejde do stavu Schvalovat a není vyžadován ruční zásah účtárny. Pro odvození schvalující osoby se používá: obsah pole Středisko v doplňujících údajích dokladu v Mline, obsah pole Faktura předána v Mline a předkontace dokladu, pokud jsou k dispozici. Postup odvození schvalující osoby či osob je následující: 1. Pokud v poli Středisko je vyplněno číslo střediska, pak se použije Výchozí schvalující osoba střediska. 2. Dále pokud v poli Faktura předána v Mline je vyplněno číslo střediska nebo jednoznačný začátek názvu střediska, pak se přidá Výchozí schvalující osoba střediska. Střediska se vyhledávají v evidenci středisek v DMS, viz 7 Správa středisek. 3. Dále pokud jsou vyplněny předkontace, přidají se Výchozí schvalující osoby všech středisek všech předkontací. V tomto kroku se střediska vyhledávají podle Čísla střediska. 4. Pokud v kroku 1. nebylo nalezeno odpovídající středisko, hledá DMS v uživatelských jménech uživatele, kde začátek příjmení a jména (bez titulů) odpovídá textu zadanému v poli Faktura předána v Mline. Uživatel je přidán jako schvalující osoba pouze v případě, že začátek byl jednoznačný. Např. při zadání textu Vašátko do pole Faktura předána systém nalezne uživatele Vašátko Zdeněk, protože v systému není jiný uživatel se stejným příjmením. Naproti tomu při zadání textu Růčka nalezne systém více uživatelů, jejichž jméno začíná tímto textem, a proto nepřidá žádnou schvalující osobu. 7.4 Anulování Pracovník účtárny může anulovat všechna dosavadní schválení kdykoli během schvalovacího procesu. Výjimkou jsou doklady ve stavech: Zaúčtováno doklad nelze anulovat. Vyřazeno doklad lze vrátit do stavu K vyřazení, kde už je možné anulovat schválení. Anulováním se odstraní veškerý obsah tabulky Schváleno v košilce dokladu, tj. odstraní se všechny záznamy o schválení, zamítnutí či špatném přidělení dokladu. Anulování schválení musíte provádět v některých situacích, viz níže. Anulujte schválení dokladu takto: 1. V košilce dokladu stiskněte tlačítko Anulovat. v. 1.0 15.8.2014 15

2. Potvrďte, že chcete anulovat všechna schválení. Anulováním schválení přejde doklad do stavu Doplnit. V tomto stavu můžete doklad uložit nebo můžete pokračovat přidělením schvalujících osob a odesláním do schvalování. 7.5 Změna dokladu v M-line Pokud dojde k závažné změně dokladu v mimoúčetní evidenci v M-line, zejména pokud byla opravena celková částka dokladu, je potřeba zrušit všechna dosavadní schválení v DMS a znovu vyvolat schválení. V DMS proveďte: 1. V košilce dokladu stiskněte tlačítko Anulovat. 2. Volitelně v košilce dokladu doplňte další schvalující osoby. 3. Volitelně v košilce dokladu stiskněte tlačítko Schvalovat. 7.6 Odstranění dokladu v M-line Pokud dojde k odstranění dokladu z mimoúčetní evidence v M-line a doklad je již naskenován a uložen do DMS, je potřeba vyřadit tento doklad ze schvalovacího procesu v DMS, aby stále nevyžadoval schválení. Cílem je dostat doklad do stavu Vyřazeno: 1. V košilce dokladu stiskněte tlačítko Anulovat. 2. Zvolte sebe jako schvalující osobu. 3. V košilce dokladu stiskněte tlačítko Schvalovat. 4. V košilce dokladu vyplňte pole Poznámka, např. vyřazeno z M-line. 5. V košilce dokladu stiskněte tlačítko Zamítám. 6. V košilce dokladu stiskněte tlačítko Vyřazeno. Během procesu se košilka v některých případech zavírá. Pro pokračování je potřeba košilku opět otevřít. 7.7 Odstranění PDF obrazu dokladu z DMS Pokud došlo k chybnému zavedení dokladu do DMS a je potřeba ho zavést znovu, musíte nejprve odstranit PDF obraz dokladu z DMS, jinak se doklad nezavede. Z DMS lze odstranit PDF obraz pouze u dokladu, který není ani částečně schválen. Pokud již došlo k částečnému nebo úplnému schválení chybně zavedeného dokladu, doklad nejprve anulujte, viz 7.4 Anulování. Odstranit PDF obraz dokladu lze pouze ve stavu Doplnit nebo ve stavu Ke schválení, není-li zatím k dokladu žádné vyjádření od schvalujících osob. Pro odstranění PDF obrazu dokladu postupujte následovně: 1. Pravým kliknutím myši vyvolejte kontextové menu u záznamu dokladu. 2. Zvolte Odstranit soubor. 3. Potvrďte odstranění souboru. v. 1.0 15.8.2014 16

Nebo: 1. V košilce dokladu stiskněte křížek v poli Sken dokladu. 2. Stiskněte Uložit. Po odstranění PDF obrazu dokladu je doklad ve stavu Doplnit. v. 1.0 15.8.2014 17

8 Správa středisek Správa středisek a výchozích schvalujících osob je v pravomoci pracovníků účtárny. Správa středisek se provádí ve složce /Systémové nástroje/místní nastavení/střediska. 8.1 Vytvoření střediska 1. Stiskněte tlačítko Vytvořit středisko. 2. V kartě střediska vyplňte: a. Číslo střediska číslo, které používáte pro středisko v Mline b. Název střediska c. Výchozí schvalující osobu, které budou přiděleny doklady, které jsou určené pro schválení tímto střediskem. Zadejte jméno osoby nebo osobu vyberte ze seznamu. 3. Stiskněte tlačítko OK. 8.2 Změna výchozí schvalující osoby 1. Vyhledejte středisko, které chcete změnit. 2. Stiskněte tlačítko Vlastnosti. 3. V poli Výchozí schvalující změňte výchozí schvalující osobu střediska. 4. Stiskněte tlačítko OK. 8.3 Zrušení střediska 1. Vyhledejte středisko, které chcete zrušit. 2. Stiskněte pravé tlačítko myši. Objeví se kontextové menu. 3. V kontextovém menu zvolte položku Zrušit. 4. Potvrďte zrušení tlačítkem OK. v. 1.0 15.8.2014 18

9 Administrátorská příručka 9.1 Přístupová práva Přístupová práva ke schvalování účetních dokladů přijatých jsou řízena pomocí rolí. Pro každou společnost jsou v systému následující role: <společnost>_fp_controlling o Uživatel smí číst všechny účetní doklady společnosti. <společnost>_fp_schvalovatel o Uživatel smí schvalovat jemu určené účetní doklady společnosti. o Uživatel smí na jemu určených dokladech definovat další schvalující osoby. o Uživatel smí vidět pouze doklady, která má schválit, nebo které schválil. o Uživatele je možné vybrat jako schvalující osobu. <společnost>_fp_uctarna o Uživatel smí na na všech dokladech společnosti definovat další schvalující osoby. o Uživatel smí anulovat schválení účetních dokladů společnosti. o Uživatel smí označovat doklady společnosti jako vyřazené. o Uživatel má přístup ke všem účetním dokladům společnosti. Přiřazením uživatele do některé z těchto rolí zajistíte uživateli přístupová oprávnění u role uvedená. Uživatel může být ve více rolích najednou. Uživateli se v takovém případě přístupová oprávnění sčítají. Pokud má v nějaké roli silnější práva, použijí se silnější práva. Uživatelé v roli <společnost>_fp_uctarna by měli být typicky zařazeni i do role <společnost>_fp_schvalovatel, aby je bylo možné vybrat jako schvalující osoby. 9.2 Přiřazování do rolí Uživatelé jsou do rolí přiřazováni v Active Directory. Přiřazení do rolí se v DMS projeví po první synchronizaci. Ta probíhá automaticky v časných ranních hodinách. Synchronizaci uživatelů je možné vynutit i ručně, jen musíte být přihlášeni jako správce databáze: 1. V DMS vstupte do složky /Systémové nástroje/správa uživatelů/role. 2. Stiskněte tlačítko Synchronizovat s LDAP. 9.3 Zálohování Zálohovat DMS znamená provést zálohu: databáze, nad kterou DMS běží (IP 10.232.0.53, DB alex), souborů uložených v DMS před uložením do O2STA (/var/alex/files), O2STA. v. 1.0 15.8.2014 19

9.4 Řešení problémů 9.4.1 Nic se neimportuje 1. Zkontrolovat, že v příslušné importní složce je obsah pro import. 2. Zkontrolovat, že právě neimportoval ze stejné složky jiný uživatel. 3. Zkontrolovat mount point na www serveru. 4. Zkontrolovat, že nejsou přítomny zámky (soubor s příponou.importing zámek jednoho CSV souboru, nebo soubor _importing.txt zámek celé složky při importu samotných PDF souborů). 9.4.2 Některý soubor se neimportuje 1. Zkontrolovat, že na souboru není přítomný zámek (soubor s příponou.importing) v. 1.0 15.8.2014 20