Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS Ing. Petr Jelínek, STAPRO s.r.o. s využitím podkladů M. Novotného, P. Grodzického, J. Horáka a dalších
Cíl řešení elektronické zdravotní dokumentace (EZD) V maximální míře odstranit papírovou administrativu, vznikající tiskem elektronicky vedených údajů pouze jako právní doklad o provedené péči o pacienty
Podmínky řešení EZD Řešení celého životního cyklu EZD Soulad s platnými právními předpisy Kompatibilita s projekty egovernment (ISDS a autorizované konverze, Národní digitální archiv, atd.) Podpora evropských technologických standardů
EZD a legislativa do roku 2012 Postup prvně definován v zákoně 260/2001 Sb. (novela zákona č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu) Dále konkretizován vyhláškou č. 385/2006 Sb., o zdravotnické dokumentaci V oblasti autorizace a autentizace se odkazuje na zákon 227/2000 Sb., o elektronické podpisu V oblastech uchovávání a skartace zdravotnické dokumentace odkaz na zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (chyběla předpokládaná prováděcí vyhláška)
Původní zákonné podmínky vedení čistě elektronické ZD všechny samostatné části zdravotnické dokumentace obsahují zaručený elektronický podpis osoby bezpečnostní kopie datových souborů jsou prováděny nejméně jednou za pracovní den po uplynutí doby životnosti zápisu je zajištěn opis archivních kopií uložení archivních kopií, které jsou vytvářeny nejméně jedenkrát za rok, je provedeno způsobem znemožňujícím do nich provádět dodatečné zásahy při uchovávání archivních kopií dat na paměťových médiích výpočetní techniky musí být zajištěn přístup k datům a jejich čitelnost (použitelnost) nejméně po dobu, která je předepsána pro archivaci zdravotnické dokumentace
Legislativní změny od 1.4.2012 Zcela nový zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování Prováděcí vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci
Nové zákonné požadavky na vedení čistě elektronické ZD (1) Zákon nově přímo nezmiňuje zaručený/uznávaný elektronický podpis (mimo převodu listinných dokumentů do el. podoby) Vyhláška požaduje elektronický podpis každého záznamu do zdravotnické dokumentace Zákon se spokojí se s tím, že technické prostředky zaručují, že údaje v provedených záznamech nelze dodatečně modifikovat, Ale na druhé straně uvádí Každý zápis obsahuje nezměnitelné, nezpochybnitelné a ověřitelné údaje, kterými jsou datum provedení a identifikaci pracovníka. EZD lze převést do listinné podoby autorizovanou konverzí podle zákona (zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) ta mj. ověřuje platnost uznávaného elektronického podpisu nebo platnost uznávané elektronické značky a příp. kvalifikované časové razítko
Tedy Požadavek na použití uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného časového razítka je nadále platný Pro autorizovanou konverzi je výrazně preferován formát PDF/A
Nové zákonné požadavky na vedení čistě elektronické ZD (2) Každý zápis do EZD musí obsahovat jednoznačný identifikátor záznamu (IDZ) možno užít GUID (celosvětově unikátní) IS eviduje seznam identifikátorů záznamů (IDZ) a umožňuje je poskytovat k dálkovému přístupu. ZD v listinné podobě, jež vyžaduje podpis, je nutno konvertovat do EZD a podepsat uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla. Listinný originál je nutno uchovat. IS musí umožňovat vytvoření speciální kopie EZD ve formátu zpracovatelném i v jiném IS. IS musí vést evidenci všech přístupů k EZD.
Nejasnosti Zákon v 69 předpokládá popis některých oblastí v prováděcí vyhlášce. Ve vyhlášce 98/2012 ale chybí: Část bodu c) požadavky na vytvoření speciální kopie EZD Bod e) formát identifikátoru záznamu a podmínky kladené na formát identifikátoru záznamu a podmínky kladené na technické prostředky pro vedení EZD
Hlavní změny ve skartování ZD Oddělení od legislativy pro archivnictví Striktní povinnost skartovat ZD po uplynutískartační lhůty (dříve byla dána jen nepřímo ze zákona č. 101/2000, o ochraně osobních údajů). Zdravotnická dokumentace vyřazená ve skupině S musí být zničena. Zničením zdravotnické dokumentace se rozumí znehodnocení takovým způsobem, aby byla znemožněna rekonstrukce a identifikace jejího obsahu. V EZD komplikované - více kopií - provozní DB, archivační modul, zálohy
Hlavní součástí řešení pro EZD Správa certifikátů a vazby uživatel-certifikáty Tvorba dokumentů k el. podpisu Vlastní podepisování Časové razítkování Ověřování platností kvalifikovaných certifikátů Dlouhodobá archivace Podpora přenosu pomocí datových schránek Skartační řízení a skartace Konverze listinné ZD do EZD Ověření dokumentu
Možná struktura řešení pro EZD NIS (KIS) - uživatelé FONS Enterprise, FONS Akord Vytvoření dokumentu Uzavření a vytvoření PDF Správa uživatelů a certifikátů Identity management El. podpis PDF +metadata USB token Potvrzení příjmu Odkaz na dokument Ověření dokumentu Vyžádání dokumentu z archivu DMS - archiváři 602 Form Server Příjem Karanténa LTV Ověření QC, QTS, dlouhodobá archivace s metadaty DDA Přístup, vyhledávání, export, skartace Datové schránky (ISDS) Autorizovaná konverze Další využití DMS (workflow formulářů, )
Nejdůležitější jsou kroky týkající se většiny uživatelů Výdej certifikátů a jejich správa a obnova Změna práce s dokumenty - dříve často neuzavírané nebo uzavírané automaticky Jednorázové dokumenty (zprávy, nálezy, OP, záznam v dekursu, ) Podepsání na vyžádání Podepsání při uzavírání Průběžně vedené dokumenty (medikace, teplotka, dekurs, ) Podepisování dílčích změn Podepisování souhrnu změn za období Podepisování snímku stavu po každé změně/periodicky Speciality Vícenásobné podepisování
Řešení provozních situací Revize již uzavřeného (a podepsaného) dokumentu Storno podepsaného dokumentu Dodatečné dopodepsání Hlídání neuzavřených a nepodepsaných dokumentů Zobrazení podepisovaného dokumentu i při dopodepisování
Ukázka řešení v aplikaci FONS Enterprise
Vlastnosti a přínosy řešení Finanční úspory celého procesu správy dokumentů: Úspory z pohledu prostor, obsluhy a souvisejících nákladů archivnictví Sjednocení procesu správy obecných dokumentů s dokumenty typu ZD Využití investice do spisové služby Vyřešení procesů správy ZD (skartační řízení) Možnost zařazení skenované dokumentace (původně papírové) Finanční úspory provozních nákladů na tisk ZD Kompatibilita řešení se systémem egovernment Předávání zdravotnické dokumentace důvěryhodným způsobem (ISDS) Zavedení standardů práce se ZD uvnitř zařízení Jednotné směrnice vytváření zdravotnické dokumentace s vazbou na akreditace Možnost kontroly a vyhodnocování plnění směrnic akreditace
Děkuji za Vaši pozornost. Petr Jelínek STAPRO s. r. o. Pernštýnské nám. 51 530 02 Pardubice Tel.: 467 003 111 E-mail: jelinek@stapro.cz www.stapro.cz