Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 2.kolo V Konici, září 2007 Zpracoval za spoluúčasti členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka 1

OBSAH: OBSAH.2 SEZNAM ZKRATEK. 3 ZÁKLADNÍ ÚDAJE..5 ZÁVADĚNÍ MODELU CAF.....6 VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ.7 Kritérium 1: Vedení..7 Kritérium 2: Strategie a plánování..16 Kritérium 3: Zaměstnanci... 21 Kritérium 4: Partnerství a zdroje...28 Kritérium 5: Procesy......37 Kritérium 6: Výsledky orientované na občana/zákazníka..42 Kritérium 7: Zaměstnanci výsledky. 45 Kritérium 8: Společnost výsledky...48 Kritérium 9: Klíčové výsledky výkonnosti.......52 SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ.....58 2

SEZNAM ZKRATEK BI 2005 Benchmarkingová iniciativa 2005 BESIP Bezpečnost silničního provozu BOZP Bezpečnost a ochrana zdraví při práci CDBP Cestovní doklad, biometrický pas ČSÚ Český statistický úřad EU Evropská unie HW Hardware ID Invalidní důchodce IKT Informačně komunikační technologie IT Informační technologie KPSS Komunitní plánování sociálních služeb KÚ OK Krajský úřad Olomouckého kraje MD Mateřská dovolená MěÚ Městský úřad MMR Ministerstvo pro místní rozvoj MV ČR Ministerstvo vnitra České republiky NNO Nestátní neziskové organizace NV Nařízení vlády OFSMM Odbor financí a správy majetku města OkÚ Okresní úřad ORP Obec s rozšířenou působností OŘ Organizační řád PČR Policie České republiky PO Požární ochrana RM Rada města SDH Sbor dobrovolných hasičů SF EU Strukturální fondy Evropské unie SPR Strategický plán rozvoje SW Software TJ Tělovýchovná jednota ÚAP Územně analytické podklady UP Univerzita Palackého ÚP Úřad práce ZM Zatupitelstvo města 3

ZOZ ZTP Zvláštní odborná způsobilost Zdravotně těžce postižení 4

ZÁKLADNÍ ÚDAJE Základní informace Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní řád) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje Název města: Konice Sídlo: Masarykovo náměstí 27, 798 52 Konice IČ: 00288365 DIČ: 326-00288365 Telefon: +420 582 1 411 Fax: +420 582 1 6 Elektronická podatelna: podatelna@konice.cz Internetové stránky: www.konice.cz Organizační schéma MěÚ STAROSTA TAJEMNÍK MěÚ ODBORY MěÚ OBECNÍ ŽIVNOSTENSKÝ ÚŘAD ODBOR DOPRAVY ODBOR FINANČNÍ A SPRÁVY MAJETKU MĚSTA ODBOR INFORMATIKY ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ ODBOR ŠKOLSTVÍ, KULTURY A TĚLOVÝCHOVY ODBOR VNITŘNÍCH VĚCÍ ODBOR VÝSTAVBY ODBOR ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ 5

Zavádění modelu CAF Pracovní skupina: Tajemník a referent kvality MěÚ sestavili v roce 2006 pracovní skupinu pro účely zpracování sebehodnotící zprávy úřadu. Skupina je tvořena 8 členy a oproti loňskému roku došlo k obměně jednoho pracovníka. Jméno a příjmení Odbor Pozice Ing. Vojtěch Bílý Odbor finanční a správy Vedoucí odboru majetku města Ing. Jiří Kousal Odbor vnitřních věcí Vedoucí odboru Ing. Tomáš Němec Odbor výstavby Vedoucí odboru Ing. Dušan Opletal Tajemník MěÚ Ing. Vítězslav Procházka Odbor dopravy Vedoucí odboru Dagmar Spáčilová Odbor sociálních věcí Zastupující vedoucí odboru Alena Vrbová Odbor školství, kultury a Referent tělovýchovy Mgr. Daniel Žouželka Odbor výstavby Euromanažer a referent kvality Průběh a systém hodnocení: Jednotlivá subkritéria byla na konci června 2007 rozdělena mezi členy pracovní skupiny s tím, že na každém subkritériu pracovali dva pracovníci a jeden z nich byl ustanoven lídrem subkritéria a zodpovídal za správné zpracování. Na zpracování všech otázek modelu CAF bylo dáno cca 15 dní. Po této časové lhůtě se konaly 17.července, 14.srpna a 16.srpna tři pracovní schůzky, na kterých byla jednotlivá subkritéria prezentována svými lídry a následně připomínkována ostatními kolegy. Potom se přistoupilo k diskuzi o zpracované otázce a navrženému hodnocení. Na 4. schůzce skupiny, konané 6. září 2007, se prodiskutovaly náměty navržené do plánu zlepšování práce. Výstupem tohoto setkání byl návrh plánu zlepšování, který vzešel ze zpracované sebehodnotící zprávy a z podnětů všech členů CAF týmu. 6

V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í KRITÉRIUM 1: VEDENÍ Subkritérium 1.1 - Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot Otázka 1.1.a) Formulace a rozvíjení poslání organizace (jaké jsou cíle organizace) a vize organizace (kam chce organizace jít) zahrnující příslušné zainteresované strany a zaměstnance Hlavní poslání úřadu formulované v zákoně o obcích je možno uvést jako výkon samostatné a přenesené působnosti. V samostatné působnosti úřad zajišťuje hospodaření s majetkem města a pečuje o základní potřeby občanů a rozvoj města. Tato poslání jsou přenášena do strategických plánů, ve kterých jsou rozvíjena. V přenesené působnosti úřad zajišťuje výkon státní správy. Poslání vychází z příslušné legislativy a je rozvinuto zejména v organizačním řádu a dále například v Informační strategii MěÚ Konice, schválené radou dne 12.12.2005 usnesením č. 28/43/2005. Vize úřadu Městský úřad kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami je schválena radou města dne 12.6.2006 usnesením č. 15/50/2006. S vizí seznamujeme zaměstnance i občany zveřejněním na intranetu, internetu a úřední desce MěÚ. Přímo ve formulaci vize jsou zahrnuty jak zainteresované strany tak zaměstnanci. 1.1.b) Přenesení poslání a vize do strategických (dlouhodobých a střednědobých) cílů a operativních (konkrétních a krátkodobých) cílů a činností Poslání a vize jsou přenášeny do strategických plánů: - Územní plán města Konice - Strategický plán rozvoje města Konice - Usnesení zastupitelstva města Konice - Organizační řád Městského úřadu Konice případně do externích plánů - pozemkové úpravy proběhl Runářov, připravuje se Čunín, Konice, Křemenec a do operativních cílů a činností - rozpočet města - usnesení rady - obnova a zlepšování pracovního prostředí a tím i prostředí pro klienty - modernizace technického vybavení - aktualizace informačního systému MěÚ - aktualizace internetových stránek města, úřadu - zápisy z porad vedoucích pracovníků 1.1.c) Zavedení hodnotového rámce zahrnujícího transparentnost, etický přístup a službu občanům a zavedení etického kodexu zahrnujícího zainteresované strany Hodnotový rámec je dán zákonem o úřednících, pracovním řádem, organizačním řádem, vizí úřadu a zavedenými obecnými pravidly slušného chování jak mezi zaměstnanci tak zejména vůči občanům. Pravidla chování jsou stanovena zejména v Pracovním řádu Městského úřadu Konice. Hodnocení 55 50 60 7

Stávající zaměstnanci jsou s výše uvedenými předpisy seznámeni a noví jsou s nimi seznamováni při nástupu do zaměstnání. Etický kodex nemáme zavedený, nepovažujeme jej za nutný. Důkaz: Pracovní a Organizační řád, Zákon o úřednících 1.1.d) Posilování vzájemné důvěry a respektu mezi vrcholovým vedením, manažery a zaměstnanci (např. definováním norem dobrého vedení) Řada zaměstnanců se účastní veřejných zasedání zastupitelstva města, kde mají možnost poznat nejvyšší představitele města a vyslechnout si jejich názory. Někteří zaměstnanci se účastní jako hosté jednání výborů ZM, kde jsou předsedy zastupitelé. Vedoucí odborů se účastní pravidelných porad u tajemníka za účasti místostarosty. Tajemník je v těsném kontaktu s vedoucími odborů a řadou dalších pracovníků. 1.1.e) Vytváření podmínek pro efektivní komunikaci zajišťující seznámení všech zaměstnanců organizace a dalších zainteresovaných stran s posláním, vizí, hodnotami a strategickými a operativními cíly Někteří zaměstnanci se přímo podílejí na vytváření uvedených materiálů. Ostatní se s nimi nebo s jejich aktualizacemi setkávají prostřednictvím vedoucích odborů, na intranetu nebo na internetových stránkách města. Připomínky a náměty k nim mohou podávat sami nebo prostřednictvím svých vedoucích tajemníkovi nebo starostovi. 45 50 1.1.f) 1.1.g) Důkaz: Organizační řád, pracovní řád, usnesení ZM, územní plán, Strategický a rozvojový plán, rozpočet, usnesení rady, zápisy z porad Noví zaměstnanci jsou s některými z nich seznamováni při nástupu (Organizační a pracovní řád). Občané jsou o poslání a cílech informování na webových stránkách města, v místním televizním vysílání, ve Zpravodaji města Konice (6x ročně), na veřejných jednáních zastupitelstva města nebo na úřední desce. Pravidelné přezkoumávání poslání, vize a hodnot odrážející změny ve vnějším prostředí Přezkoumávání se provádí min. 1x za rok zejména v návaznosti na očekávané či nastalé legislativní změny. V této souvislosti se změna poslání projevuje např. v usnesení rady změna organizačního řádu, ve změnách vnitřních předpisů. Základní poslání a hodnoty se nemění. Reaguje se také na technický pokrok v informačních technologiích. Řízení střetu zájmů prostřednictvím identifikování potenciálních oblastí střetů zájmů a přijetím odpovídajících zásad pro zaměstnance Střet zájmů je řešen v obecné úrovni. Vedoucí odborů, na které se jako na veřejné funkcionáře vztahuje zákon o střetu zájmů, s nim byli seznámeni na poradě vedoucích odborů dne 5.6. a 1.8.2006. S odpovídajícími zásadami, jež jsou součástí 16 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících a s pracovním řádem byli seznámeni všichni zaměstnanci. Do potenciálního střetu zájmů se mohou dostat všichni úředníci vydávající rozhodnutí, potom nastupuje institut podjatosti podle správního řádu. Podjatost je řešena průběžně v konkrétních případech. Střet zájmů uvolněných i neuvolněných funkcionářů je řešen zákonem o střetu zájmů, zákonem o obcích, jednacím řádem zastupitelstva města a 8 60

jednacím řádem rady. Všechna výběrová řízení probíhají standartním způsobem a v souladu se zákonem. Důkaz: Zápisy z porad vedoucích odborů s tajemníkem, Pracovní řád MěÚ, 16 zákona č. 312/2002 Sb., zápisy z výběrových řízení na obsazení pracovních míst, zápisy z výběrových řízení na dodávky a služby, Vnitřní směrnice č. 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob 1.1 Výsledek celkem 51 Subkritérium 1.2 Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Otázka 1.2.a) Rozvíjení procesů a organizační struktury v souladu se strategií, plánováním a potřebami a očekáváními zainteresovaných stran s využitím dostupných technik Organizační struktura a rozvíjení procesů jsou neustále optimalizovány v reakci na změny zákonů a na požadavky volených představitelů města. Pro tyto potřeby využíváme benchmarking, srovnáváme se s úřady stejné úrovně jednak v kraji a jednak v republice o velikosti správního obvodu do 15 000 obyvatel. Organizační struktura je stanovena Organizačním řádem MěÚ Konice schváleným Radou města Konice.V roce 2006 byly provedeny dvě změny. Stěžejní procesy jsou popsány ve vnitřních směrnicích úřadu či města, např.: - spisový a skartační řád - pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností - komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic - další směrnice dle seznamu směrnic 1.2.b) Definování vhodné formy řízení (úrovně, funkce, odpovědnost a kompetence) a zajištění systému pro řízení procesů Jednotlivé úrovně řízení, základní pravomoci, povinnosti a odpovědnosti jsou stanoveny v Organizačním řádu MěÚ Konice. A dále v některých směrnicích, zejména: - Sm-3-98 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic (v aktualizované podobě) - Směrnice č. 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob. - Směrnice č. 2/2006 Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice. - Spisový a skartační řád - Směrnice č. 2/2007 Koordinovaná stanoviska a koordinovaná závazná stanoviska Jednotlivým úředníkům jsou nadefinována přístupová práva do speciálních programů, které využívají při své práci podle kompetence, kterou mají. Jednotlivé formy řízení jsou specifikovány v konkrétních pracovních náplních. 1.2.c) Vypracování a schválení měřitelných cílů a úkolů pro všechny úrovně organizace - plány vzdělávání - v oblasti vzdělávání úředníků každý úředník má zpracován plán vzdělávání, který mimo jiné zahrnuje legislativní požadavky na kvalifikaci daného úředníka - rozpočet města cíle pro všechny úrovně Hodnocení 60 60 9

- v oblasti investiční výstavby měřitelné cíle jsou vždy stanoveny - v rámci hodnocení zaměstnanců jsou stanoveny konkrétní měřitelné cíle na další období - v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany a školení řidičů referentských vozidel všichni proškolení, cílem je nemít pracovní úrazy a nehody 1.2.d) Stanovování cílů pro výstupy a dopady s ohledem na vyrovnání potřeb a očekávání různých zainteresovaných stran V letošním roce připravujeme průzkum spokojenosti občanů, kdy se alespoň v omezeném rozsahu ukáže, zda jsou potřeby vyrovnávány s očekáváním různých stran. Většina výstupů veřejné služby je nasměrována do plnění přeneseného výkonu státní správy a zbývající k zajištění spokojenosti zainteresovaných stran při naplňování jejich potřeb a očekávání. Při přeneseném výkonu státní správy jsou cíle pro výstupy stanoveny v souladu s příslušnými zákony a ve stanovených termínech. Jsou obsaženy v organizačním řádu a vnitřních směrnicích. Nově je zavedeno vydávání výpisů z katastru nemovitostí a u obchodního rejstříku není povinností, ale jde o příklad výstupu s ohledem na potřeby zainteresovaných stran. Vytvořením Strategického plánu rozvoje města Konice došlo k částečnému naplnění závazku k zainteresovaným stranám. Na vytváření SPR se podílely dotčené strany. Záměry města jsou projednávány s osadními výbory. 1.2.e) 1.2.f) Důkaz: Organizační řád, Směrnice č. 3/2006 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností, Směrnice č. 2/2007 Koordinovaná stanoviska a koordinovaná závazná stanoviska Formulace a přizpůsobování strategie egovernmentu se strategickými a operativními cíly organizace Strategie egovernmentu na úřadě je částečně formulována ve směrnici Informační strategie MěÚ Konice, schválené radou dne 12.12.2005 č. usnesení 28/43/2005. Dovnitř má organizace vytvořenou elektronickou spisovou službu s jedním podacím deníkem a výpravnou s výplatním strojem a dále mj. GIS. Navenek má úřad e-podatelnu, kterou můžeme přijímat elektronická podání s ověřeným elektronickým podpisem, ověřené elektronické podpisy, elektronickou úřední desku, na které jsou zveřejňovány dokumenty ve stejném rozsahu jako na úřední desce. Pomocí dálkového přístupu vydáváme ověřené výstupy (v papírové podobě) výpisy z Katastru nemovitostí, z Obchodního rejstříku a z Živnostenského rejstříku. Řada agend je založena na sdílení registrů a na elektronickém přístupu do nich (evidence obyvatel, registry řidičů a vozidel, živnostenský rejstřík). Komunikace s orgány veřejné správy probíhá běžně elektronickou cestou, zainteresované strany jsou informovány prostřednictvím internetových stránek města. Vybudování manažerského informačního systému zahrnujícího interní audity Vzhledem k počtu obyvatel města nebyl zřízen útvar interního auditu. Finanční kontrola i interní audit je prováděn nasmlouvanými oprávněnými auditory. Plnění rozpočtu je sledováno prostřednictvím programu GINIS. Na výsledky je reagováno. Případná doporučení či nápravy pochybení úřadu jsou začleněny do činnosti úřadu. Nově byl schválen Kontrolní řád města Konice zahrnující řídící a veřejnosprávní kontrolu. 20 10

Důkaz: Směrnice města Sm-3-98 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic, Směrnice města č. 6/2007 Kontrolní řád města Konice 1.2.g) Vytvoření odpovídajícího prostředí pro projektovou a týmovou práci Písemně nejsou stanovena obecná pravidla. Projektová a týmová práce probíhá vždy za podpory vedení města, které umožňuje vytvoření odpovídajících podmínek pro kvalitní práci. Pro potřeby zpracování SPR byla vytvořena pracovní skupina jejímiž členy jsou i vedoucí pracovníci MěÚ. Výstupem bylo zapracování vlastních projektových námětů do tohoto střednědobého dokumentu. V současnosti je týmovou prací příprava materiálu pro radu a zastupitelstvo týkající se aktualizace SPR a možnosti čerpání dotací ze zdrojů EU. V letošním roce jsme byli zapojeni do projektu krajského úřadu Benchmarking absorpční kapacity veřejné správy Olomouckého kraje zde jsme mj. získali podněty pro projektovou a týmovou práci. Nyní jsme například zapojeni v projektech : - Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje - Benchmarkingová iniciativa 2005 - Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji. Vytvořena je stálá pracovní skupina CAF. 31 1.2.h) Dlouhodobé využívání systému TQM, například EFQM nebo CAF 31 V roce 2005 MěÚ Konice přistoupil prostřednictvím projektu Olomouckého kraje Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje k benchmarkingu účastí v Benchmarkingové iniciativě 2005. MěÚ se porovnává s jinými úřady za roky 2004-6 a dále k metodě sebehodnocení CAF. Od roku 2006 je úřad zapojen do projektu EDUKOLU Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji. V rámci projektu dochází k proškolování týmů CAF, k předávání zkušeností při zpracování hodnotících zpráv CAF začínajícím úřadům a následné srovnávání. V roce 2006 byl zpracován první plán zlepšování práce, který se naplňoval v letech 2006 a 2007. Sebehodnotící zpráva CAF byla zhodnocena externím hodnotitelem certifikovaným MV ČR. 1.2.i) Vytvoření a rozvíjení systému měřitelných strategických a operativních 30 cílů a měření výkonnosti v organizaci (např. Balanced Scorecard, ISO 9001:2000) Systém měřitelných cílů strategických plnění rozpočtu: - naplnění plánů vzdělávání je ovlivněno rozpočtem - sledují se počty různých úkonů, rozhodnutí, spisů apod. Porovnávají se meziročně v rámci odborů. Podrobně je to sledováno v rámci BI 2005 a dále pak ve zprávě o činnosti úřadu. 1.2.j) Rozvíjení systémů managementu kvality jako jsou ISO 9001:2000, 0 Servis Level Agreements (SLAs) a jiné druhy certifikací 1.2.k) Informování zaměstnanců a příslušných zainteresovaných stran o připravovaných změnách a jejich důvodech Připravované změny včetně důvodů jsou předem projednávány zpravidla tajemníkem s vedoucím odboru, v některých případech jsou změny na 50 návrh vedoucích odborů. Vedoucí je následně projednávají se zainteresovanými zaměstnanci. Změny tajemník většinou projednává v radě města a potom se promítají do organizačního řádu a dalších vnitřních předpisů. Vedoucí odborů jsou s nimi seznamování na poradách a informace přenášejí dále. Usnesení rady jsou elektronicky rozesílány vedoucím odborů, jsou zveřejňovány na internetu a v Konickém zpravodaji. 1.2 Výsledek celkem 37 11

Subkritérium 1.3 - Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem 1.3.a) 1.3.b) Otázka Vedení příkladem a působení v souladu se stanovenými cíli a hodnotami. Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným a to například prací nad rámec svých povinností a nad rámec pracovní doby či příkladným plněním svěřených úkolů a také dodržováním obecných zákonů vztahujících se k jejich činnosti (např. zákon o úřednících, správní řád, zákon o ochraně osobních údajů, aj.) a vnitřních předpisů organizace (zejména pracovní řád, dále Organizační řád a vnitřní směrnice). Případně se snaží nacházet rovnováhu mezi efektivitou a hospodárnosti. Důkazy: výsledky dotazníkové akce, Zpráva o činnost MěÚ za daný rok, Prokazování osobní ochoty vrcholového vedení organizace a manažerů přijímat změny, a to akceptováním Požadavky na vedoucí jsou stanoveny v pracovním a v organizačním řádu. Městský úřad má vypracován plán vzdělávání, který je jedním ze základních předpokladů pro zvyšování kvalifikace vedoucích pracovníků. Ke zlepšení počítačových znalostí absolvovali vedoucí i další zaměstnanci MěÚ počítačové kurzy na jednotlivé nové programy, byl připraven a 2x vyhodnocen dotazník pro zaměstnance. O ochotě přijímat změny svědčí i zapojení vedoucích pracovníků do CAFu a BI 2005, což má za následek přijímání některých změn. K zásadnějším změnám dochází v důsledku různých legislativních kroků a rychlého vývoje IT. Hodnocení 51 51 Důkazy: pracovní a Organizační řád, plán vzdělávání, systém odběru odborného tisku a literatury, absolvování počítačových kurzů, dotazník pro zaměstnance 1.3.c) Pravidelné informování zaměstnanců o zásadních otázkách, které se týkají organizace Zaměstnanci jsou o významných otázkách informováni zejména prostřednictvím porad vedoucích odborů, různých typů školení, usnesení orgánů města, pokyny vedoucích. Nezastupitelnou roli v informovanosti zaměstnanců hraje výpočetní technika - zejména využití internetu, intranetu, elektronické pošty, či společných počítačových disků a speciálních programů, možnost vyhledat usnesení rady města a usnesení a zápisy z jednání zastupitelstva na internetových stránkách města, televizní zpravodajství. 60 Důkazy: intranet, internet, sdílené disky, porady, školení pracovníků, porady vedoucích a odborů, pokyny vedoucích 1.3.d) Podporování zaměstnanců při plnění jejich povinností, plánů a cílů 60 v návaznosti na celkové cíle organizace Zaměstnanci jsou podporováni vypracovaným plánem vzdělávání, který jim umožňuje patřičně si doplňovat a zvyšovat kvalifikaci a dále zavedeným hodnocením pracovníků, nastaveným systémem odměňování. Zaměstnanci jsou podporování zejména tím, že jsou v rámci možností ve vhodném pracovním prostředí, mají k dispozici potřebné vybavení a vše co je nezbytné k plnění jejich povinnosti. 12

Důkazy: plán vzdělávání, kolektivní smlouva, rozpočtový proces, odměny, zápisy z hodnocení zaměstnanců 1.3.e) Stimulování a povzbuzování zaměstnanců a vytváření podmínek pro přenesení pravomocí, odpovědností a kompetencí včetně právní odpovědnosti Jednotlivým pracovníkům je odpovědnost přidělována na základě pracovního řádu, pracovní náplně, organizační struktury a konkrétních potřeb zaměstnavatele. Motivováni jsou nastaveným systémem odměňování a jistotou solidního zaměstnání. Vnitřním předpisem 1/2006 jsou stanoveny podle správního řádu oprávněné úřední osoby a dále osoby podepisující příslušná rozhodnutí. Další kompetence, pravomoci a odpovědnosti jsou stanoveny v souboru vnitroorganizačních účetních směrnic a nově v kontrolním řádu. Důkazy: delegace pravomoci pomocí vnitřních předpisů (organizační řád), Směrnice 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob, pracovní náplně 1.3.f) Povzbuzování a podporování zaměstnanců při předkládání jejich návrhů na inovace a zlepšování a při aktivním plnění jejich každodenní práce Součástí porad vedoucích odborů je bod náměty a podněty zaměstnanců, kde bývají mimo podnětů vedoucích přednášeny i záměry jejich podřízených. 1.3.g) Uznávání a odměňování úsilí týmů a jednotlivců Jednotlivci i týmy jsou ve své činnosti motivováni širokou škálou ohodnocení, počínaje slovní pochvalou a konče finančním ohodnocením za akce nad rámec pracovní náplně zaměstnanců nebo při splnění obzvláště náročných pracovních úkolů, kdy jsou udělovány mimořádné odměny. Důkazy: mimořádné odměny pracovníků, systém hodnocení, Organizační řád 1.3.h) Respektování individuálních potřeb a osobních situací zaměstnanců Vybavení budov a kanceláří odpovídá možnostem úřadu. Po provedení již druhého průzkumu spokojenosti zaměstnanců byla pružná pracovní doba hodnocena jako jeden z výrazných pozitivních aspektů individuálních potřeb zaměstnanců. Zaměstnavatel umožňuje zkrácení pracovního úvazku ze zdravotních důvodů, umožňuje neplacené volno pro studium, které nevychází přímo z potřeb zaměstnavatele. Zaměstnancům je také umožněno vybírání dovolené dle osobních potřeb. 51 11 Důkazy: Pracovní řád, Organizační řád, Průzkum spokojenosti zaměstnanců v roce 2005 a 2006 1.3 Výsledky celkem 46 Subkritérium 1.4 - Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost Otázka Hodnocení 13

1.4.a) Identifikování veřejných politik ovlivňujících organizaci Jsou identifikovány ve třech úrovních : 1) Komunální úroveň zejména zvolení členové zastupitelstva města, kteří mají přímý vliv na činnost organizace. 2) Krajská úroveň volení představitelé kraje, zejména hejtman a náměstci a aparát krajského úřadu v čele s ředitelem. 3) Ústřední úroveň vláda, poslanecká sněmovna, senát, aparáty ministerstev aj. 1.4.b) Udržování proaktivních a pravidelných vztahů s politickými představiteli příslušných oblastí exekutivy a legislativy Aktivní a pravidelný vztah zástupci města udržují s předsedou poslanecké sněmovny, do jehož volebního obvodu Konice patří a je současně členem rady města. Na krajské úrovni udržujeme dle potřeby nepravidelné vztahy s hejtmanem a jeho náměstky (starosta, místostarosta). Na komunální úrovni se zaměstnanci setkávají s politiky zejména na jednáních zastupitelstva města. Důkaz: Zápisy z jednání Zastupitelstva a Rady města Konice 1.4.c) Sladění cílů a úkolů organizace s veřejnými politikami Na komunální úrovni je sladění cílů a úkolů zapracováno ve Strategickém plánu rozvoje města Konice a v usneseních zastupitelstva a rady. Na krajské úrovni jsou projednávány a realizovány společné investiční akce, zapojujeme se do společných projektů, krajský úřad metodicky řídí jednotlivé odbory vykonávající státní správu. Na ústřední úrovni jde zejména o naše přizpůsobení strategickým cílům ústředních orgánu. 1.4.d) Vybudování partnerství a vazeb s důležitými zainteresovanými stranami (občané, nevládní organizace, zájmové skupiny, průmysl a jiné orgány veřejné správy) Zástupci města a zaměstnanci úřadu se setkávají se zainteresovanými stranami na jednáních komisí, výborů. Úřad přijímá podněty, stížnosti a petice občanů. Starosta přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů. 1.4.e) Zapojení politiků a jiných zainteresovaných stran do formulování cílů 50 pro výstupy a jejich důsledky a do rozvoje systému vedení organizace Na komunální úrovni jsou politické strany zapojeny prostřednictvím starosty a členů rady při plnění volebních programů a při řízení organizace. Dále se strany zapojují do činností komisí a výborů. Místostarosta se účastní porady vedoucích odborů u tajemníka úřadu a také je hostem při zasedáních CAF týmu. 1.4.f) Usilování o veřejné povědomí, reputaci a uznání organizace a jejích 30 služeb Vedoucí pracovníci na svěřených úsecích usilují (v souladu s pracovním řádem) o dobrou pověst každodenní činností a přístupem ke klientům. Image úřadu (města) není cíleně budována, je však spjata s používáním znaku města hlavičkový papír, reklamní předměty apod. Město aktivně tvoří internetové stránky, podílí se na místním televizním vysílání. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních a sportovních akce (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval). 1.4.g) Vypracování koncepce marketingu (cílové služby/produkty) a jeho 30 14

sdělení zainteresovaným stranám Prezentace města se děje prostřednictvím www stránek, dále distribucí informačních letáků a vydáváním Zpravodaje města Konice. Při významných investičních akcích se pořádají veřejná projednávání za účasti nejširšího spektra obyvatelstva. V roce 2007 proběhne průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ. 1.4.h) Podílení se na činnostech profesních a jiných sdružení, zájmových organizací a skupin Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy, členem Mikroregionu Konicko a zájmového sdružení právnických osob Střední Morava Sdružení cestovního ruchu. Tajemník je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. 1.4 Výsledek celkem 39 Výsledky kritéria 1 celkem: 1.1 Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot 1.2 Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn 1.3 Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem 1.4 Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost Průměr 51 37 46 39 Celkový průměr 43 15

KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ Subkritérium 2.1 - Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran 2.1.a) Otázka Identifikování všech příslušných zainteresovaných stran Město Konice má zpracován Strategický plán rozvoje města Konice, ve kterém jsou identifikovány hlavní zainteresované strany, zejména z hlediska samostatné působnosti. Jednotlivé odbory mají přehled o zainteresovaných stranách v oblasti státní správy. Ucelený materiál není zpracován. Hodnocení 35 Důkazy: Strategický plán rozvoje města Konice, Usnesení Rady města Konice 2.1.b) Systematické shromažďování a analyzování informací o zainteresovaných stranách a jejich potřebách a očekáváních V letošním roce se plánuje provedení historicky prvního průzkumu spokojenosti zákazníků/občanů s činností úřadu. Dochází k živelnému shromažďování a analyzování informací o zainteresovaných stranách. Rovněž má město zpracován Strategický plán rozvoje města a pravidelně dochází k jednání pracovní skupiny aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice. 35 2.1.c) Důkazy: Průzkum spokojenosti, Strategický plán rozvoje města Konice, zápisy z jednání pracovní skupiny aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice Pravidelné shromažďování a analyzování informací, jejich zdrojů, přesnosti a kvality; může to zahrnovat informace o důležitých změnách v oblasti sociální, ekologické, ekonomické, právní a demografické Úřad shromažďuje informace v rámci zákona. Využívá se hlavně evidence jednotlivých odborů. Tyto informace jsou dále vyhodnocovány pro účely např. tvorby Územního plánu města Konice nebo při tvorbě aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice. Město Konice je v současné době mj. zapojeno do Jednotného systému dopravních informací pro ČR a jedná o možnosti zapojení se do programu Prevence proti kriminalitě a je vytvořena komise BESIPu. 35 Důkazy: Územní plán města, statistická hlášení, Strategický plán rozvoje města Konice, Jednotný systém dopravních informací pro ČR, Zápisy z komise BESIPu 2.1.d) Systematické analyzování vnitřních silných a slabých stránek organizace (např. diagnózy v rámci TQM prostřednictvím modelu CAF, Modelu excelence EFQM nebo analýzy SWOT*) Systematické analyzování těchto stránek probíhá pravidelně. Je nastaven systém těchto analýz, z kterého se vychází při jejich praktickém provádění. Silné a slabé stránky úřadu jsou analyzovány rovněž na poradách vedoucích odborů. Na základě aplikace metody benchmarkingu na úřad mohou vedoucí pracovníci snáze reflektovat silné stránky svých odborů a vlastně i celé organizace. Odhalení slabých stránek úřadu je účelem sebehodnocení metodou CAF a jejich postupné odstraňování je 51 16

náplní Plánu zlepšování práce MěÚ Konice. Důkazy: interní audity, finanční kontroly, Plán zlepšování práce MěÚ Konice,CAF akční plán) 2.1 Kritérium celkem 39 Subkritérium 2.2 - Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje 2.2.a) 2.2.b) 2.2.c) 2.2.d) 2.2.e) Otázka Vypracování, rozvíjení a aplikace metod pro monitorování, měření a /nebo hodnocení výkonnosti organizace na všech úrovních zajišťujících monitorování implementace strategie Měření výkonnosti organizace probíhá v rámci benchmarkingu. Tuto metodu kvality implementujeme na úřadě od začátku roku 2006. Hlavní význam spočívá v porovnávání s partnerskými úřady. Činnost jednotlivých odborů organizace je zaznamenaná ve Zprávě o činnosti úřadu. Zpráva je všem zájemcům k dispozici na internetových stránkách města Konice. Důkaz: BI 2005, Zpráva o činnosti úřadu Systematické přezkoumávání rizik a příležitostí (např. analýza SWOT) a identifikování kritických faktorů úspěchu prostřednictvím pravidelného hodnocení těchto faktorů v prostředí organizace (včetně politických změn) Systematické přezkoumávání rizik a příležitostí a identifikování kritických faktorů se uplatňuje pouze v dílčích auditech činnosti úřadu, např. interní audit, finanční audit a dále v oblasti IT. Jsme zapojeni v BI 2005 a každoročně zpracováváme analýzu +/- benchmarkingu. Přezkoumávání činnosti jednotlivých odborů se provádí každoročně a její výsledky jsou zaznamenány ve zprávě o činnosti úřadu. Důkaz: BI 2005, Zpráva o činnosti úřadu, Analýza +/- benchmarkingu Hodnocení současných úkolů z hlediska jejich výstupů (výsledků) a dopadů (důsledků) a kvality strategických a operativních plánů Hodnocení plnění úkolů probíhá formálně bez systematického srovnávání s parametry zamýšlených cílů, výsledků vlivu na společnost a kvalitu života občanů. Výstupy činnosti jednotlivých odborů jsou porovnávány a přezkoumávány v rámci benchmarkingu. Vyvažování úkolů a zdrojů, dlouhodobých a krátkodobých vlivů a požadavků zainteresovaných stran Limitujícím faktorem plnění úkolů jsou finanční možnosti rozpočtu města. Vynakládání financí probíhá dle principu účelovosti a hospodárnosti. Důkaz: Rozpočet města Posouzení potřeby přehodnotit a zlepšit strategie a metody plánování Vedoucí odborů každoročně předkládají vedení úřadu svoje požadavky k činnosti odboru pro daný rok. Požadavky odborů jsou závislé na finančních možnostech rozpočtu města. Hodnocení 51 51 20 31 17

Důkaz: Rozpočet města 2.2 Výsledek celkem 39 Subkritérium 2.3 - Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace 2.3.a) 2.3.b) Otázka Uplatňování strategie a plánování, a to dosahováním konsensu a stanovováním priorit, určováním časových rámců, odpovídajících procesů a organizační struktury Vytvořením Strategického plánu rozvoje města Konice se stanovily podmínky pro uplatňování strategie a plánování ve střednědobém výhledu. Úřad dále plní úkoly dané usnesením rady a zastupitelstva města, prostřednictvím pracovníků jednotlivých odborů, dle odpovědnosti a stanovených termínů. Úkoly finanční povahy se stávají součástí rozpočtového procesu na základě priorit. Důkaz: Organizační řád, Strategický plán rozvoje města Konice Zapojování zainteresovaných stran do procesu realizace strategie a plánování a stanovení priorit, pokud jde o očekávání a potřeby zainteresovaných stran Zpracovaný Strategický plán rozvoje města Konice stanoví zainteresované strany v tomto procesu. Z toho vyplývá i činnost jednotlivých odborů podle příslušnosti k uvedené problematice. Zainteresované strany se zapojují zejména prostřednictvím volených členů zastupitelstva města účastí na zasedáních zastupitelstva. Hodnocení 31 Důkaz: Strategický plán rozvoje města Konice, Zápisy ze Zastupitelstva města Konice 2.3.c) Přenášení strategických a operativních cílů organizace do relevantních plánů a úkolů organizačních útvarů a jednotlivých zaměstnanců Přenášení strategických a operativních cílů organizace do relevantních plánů a úkolů je zabezpečeno obecně organizačním řádem, který obsahuje hlavní cíle organizace a dále propracovaným systém porad vedoucích odborů, kteří odpovídají za jejich plnění. Vnitřní předpisy a směrnice úřadu pravidelně aktualizované jsou publikovány na intranetu pro všeobecnou informovanost pracovníků. Strategické cíle investičního charakteru jsou přenášeny ustanovením příslušného organizačního řádu. 45 Důkaz: Směrnice úřadu, Organizační řád, Zápisy z porad vedoucích odborů, Usnesení ZM a RM 2.3 Výsledky celkem 39 Subkritérium 2.4 - Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace Otázka Hodnocení 2.4.a) Vytváření a rozvíjení nové kultury pro inovaci či připravenosti na 51 inovaci prostřednictvím školení a benchmarkingu se zaměřením na úlohu strategického myšlení a plánování Od roku 2005 jsme zapojeni do projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje. V rámci tohoto projektu se vedoucí odborů MěÚ 18

účastnili školení a výkladu benchmarkingu Mgr. Rostislava Honuse. Od roku 2006 MěÚ přistoupil k projektu Edukolu Implementace systému kvality řízení v podmínkách MěÚ v Olomouckém kraji. V rámci tohoto projektu dochází k proškolování týmů CAF, k předávání zkušeností začínajícím úřadům při zpracování hodnotících zpráv CAF a dochází také ke srovnávání jednotlivých úřadů při společných vzdělávacích akcích. Jsou též předávány informace ze zahraničních exkurzí na úřadech podobného typu ve státech Evropské unie. Důkaz: Zápisy ze školení společnosti Edukol, Materiály ze školení benchmarkingu vedoucích odborů 2.4.b) Systematické monitorování interních ukazatelů/podnětů ke změnám a 31 externích požadavků na modernizaci a inovaci Na našem úřadě již druhým rokem proběhla anketa spokojenosti zaměstnanců. Anketa byla vyhodnocena tajemníkem úřadu. Vyhodnocení je součástí grafického výstupu odpovědí na jednotlivé otázky tohoto anonymního průzkumu. Byla vyhodnocena i četnost odpovědí na textové otázky, jejichž vyplnění bylo dobrovolné. Přesto však daly reálný podnět k zamyšlení nad zlepšováním vedoucím k vyšší spokojenosti zaměstnanců na svém pracovním místě. Vyhodnocení ankety je k dispozici všem zaměstnancům úřadu prostřednictvím vedoucích odborů a intranetu. Koncem letošního roku se připravuje průzkum spokojenosti občanů na téma vztahu občan úřad. Důkaz: Průzkum, rozbor a vyhodnocení dotazníkového šetření 2.4.c) Plánování změn vedoucích k procesu modernizace a inovace (např. aplikace síťových služeb) na základě diskusí se zainteresovanými stranami V současné době jsou síťové služby zajištěny formou formulářů a žádostí na internetových stránkách města Konice. Existuje tady možnost podat žádost prostřednictvím e-podatelny. Připravuje se zpracování ÚAP, které budou veřejnosti volně k dispozici na internetu a proto se předpokládá nákup nového serveru. Důkaz: Formuláře a žádosti na www stránkách města Konice, e-podatelna 2.4.d) Využívání nástrojů, měření (např. měření vstupů, výstupů, dopadů) a principů TQM Z metod TQM, které by využívaly týmovou práci a rozborové (analytické) nástroje, zatím využíváme pouze model CAF. Tato pracovní skupina má 8 členů, pro širší výměnu prvotních informací mezi zastupitelstvem, radou města a městem. Jednání CAF týmu je přítomen jako host místostarosta. Je připravován průzkum spokojenosti občanů na téma vztahu občan úřad a zde by mohlo být poprvé využito konkrétních měřitelných údajů a návrhů k dalšímu zlepšení chodu úřadu. Důkaz: Pracovní skupina CAF 2.4.e) Zajištění rozvoje systému řízení změn, včetně monitorování pokroku 51 v inovaci Činnosti, kterými úřad zajišťuje zákonné nároky občana jsou dostatečně kvalitně na jednotlivých pracovištích systemizovány (občanské průkazy, cestovní doklady, řidičské průkazy, přihlašování a odhlašování vozidel, matriční záležitosti evidence změn aj.). Postupně se systemizují i další 19

související činnosti úřadu, například systém objednávek a inovace pracovišť, přestože jsou limitovány finančními možnostmi úřadu. Jednotlivé návrhy na inovaci jsou diskutovány na poradě vedoucích odborů u tajemníka úřadu a je zde posuzována jejich přínos pro organizaci. Důkaz: Směrnice úřadu, elektronické zkoušky žadatelů o řidičské oprávnění 2.4.f) Zajištění dostupnosti potřebných zdrojů pro uplatňování plánovaných 31 změn Proces provádění plánovaných změn je odvislý od finančních možností MěÚ. Zajištění probíhá procesem návrhů odborů na inovace a materiální zabezpečení přes projednávání pořadí důležitosti a nutnosti tak, aby nebyla nikterak omezena funkčnost odboru a pracoviště. Avšak zásadní inovační změny v oblasti zabezpečení výkonu státní správy např. evidence obyvatel, u různých typů osobních dokladů, průkazů, povolení, osvědčení apod., zaváděných ministerstvy plošně na pověřených úřadech, mají finanční podporu státu nebo je příslušná technika zapůjčena. Důkaz: Pasy, CDBP, Bodový systém řidičů. 2.4. Výsledek celkem 41 Výsledky kritéria 2 celkem 2.1 Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran 2.2 Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje 2.3 Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace 2.4 Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace Průměr 39 39 39 41 Celkový průměr 20

KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI Subkritérium 3.1 Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování 3.1.a) 3.1.b) 3.1.c) 3.1.d) Otázka Pravidelné analyzování současných a budoucích potřeb lidských zdrojů vzhledem k potřebám a očekávání zainteresovaných stran Jednou ročně se na úřadě provádí v rámci pohovoru o činnosti úřadu analýza stavu jednotlivých odborů. Za každý odbor zpracovává písemnou zprávu jeho vedoucí a celý dokument do výsledné podoby dopracovává tajemník úřadu. Při analyzování současných a budoucích potřeb lidských zdrojů je nutné reagovat na subjektivní příčiny spojené s odchody zaměstnanců (mateřská dovolená, starobní důchody, či odchody z různých důvodů) a na objektivní příčiny spojené se změnou legislativy. Důkaz: Zpráva o činnosti MěÚ Konice v roce 2006, zápisy z pohovorů o činnosti, osobní spisy, usnesení Rady města Konice Vypracování, rozvíjení a sdělování politiky řízení lidských zdrojů v souladu se strategií a plánováním organizace Oficiální politika řízení lidských zdrojů není zpracována. Odvíjí se od stavu z 1.1.2003, kdy došlo k vzniku pověřených obcí a zdvojnásobil se počet pracovníků. Cca 80% jich přišlo z OKÚ Prostějov bez možnosti ovlivnění výběru. Dalšími faktory jsou rámec zákonných předpisů, výše příspěvků na výkon státní správy a možnosti rozpočtu města. Důkaz: Pracovní řád, Organizační řád, Zákon o úřednících Zajištění způsobilosti lidských zdrojů (nábor, umísťování a rozvoj zaměstnanců) s cílem plnit úkoly organizace; vyvažování pravomocí a odpovědností. Přijímání nových pracovníků probíhá formou výběrového řízení v souladu se zákonem o úřednících. Mimo to se využívají stážisté rekvalifikující se přes úřad práce. Pokud se po zapracování osvědčí jsou přijímáni jako zástupy za MD a dlouhodobou pracovní neschopnost. Později mohou mít při výběrových řízeních výhodu detailních znalostí prostředí. Vzdělávací proces se řídí plány vzdělávání zpracovanými tajemníkem úřadu. Možnosti vzdělávání a dalšího rozvoje zaměstnanců se odvíjí od finančních možností organizace. Na vstupní vzdělávání, vzdělávání vedoucích úředníků a ZOZ jsou prostředky vždy zajištěny. Na konci roku provádí tajemník a vedoucí daného odboru evaluaci vzdělávacího procesu. Pravomoci a odpovědnost všech zaměstnanců za prováděné úkony jsou stanoveny v pracovní náplni, organizačním řádu a ve vnitřních směrnicích. Důkaz: Organizační řád, Plány vzdělávání, Pracovní smlouvy, Usnesení Rady města Konice Sledování vynaložených lidských zdrojů při vytváření a rozvíjení síťových služeb Síťové služby jsou pouze vedlejším produktem strategických činností, jsou využívány pouze částečně a cíleně nejsou lidské zdroje na tyto služby vynakládány a proto se nesledují. Platné zákony prozatím neumožňují větší rozšíření síťových služeb. MěÚ má e-podatelnu, kde je možné učinit podání podepsané zaručeným elektronickým podpisem jednoduché 21 Hodnocení 45 20 45 20

3.1.e) 3.1.f) 3.1.g) 3.1.h) případy lze občas vyřídit elektronickou cestou, v případě vydání rozhodnutí je nutná písemná forma. Vypracování, rozvíjení a dosažení shody na politice obsahující objektivní kritéria týkající se náboru, kariérního růstu, odměňování a jmenování zaměstnanců do manažerských funkcí Objektivní kritéria s ohledem na přijímání pracovníků jsou svázána se zákonem o úřednících. Kariérní růst v podmínkách veřejné správy za účinnosti zákona o úřednících není možný. Objektivní kritéria pro odměňování jsou dána zákoníkem práce a NV č. 564/2006 Sb. a týkají se nárokových složek platu daných přílohami NV. Nárokové složky tvoří v průměru cca 90 % platu. Jmenování do manažerských funkcí (vedoucí odborů) radou města předchází účast členů rady při formulaci požadavků na tyto funkce a členství ve výběrové komisi. Respektujeme při tom zákon o úřednících a zákon o obcích, případně některé další speciální zákony. Důkaz: Zákon o úřednících, Organizační řád, Plány vzdělávání, Usnesení Rady města Konice Zabezpečení vhodných pracovních podmínek v celé organizaci, včetně péče o zdraví a požadavků na práci MěÚ Konice sídlí ve třech budovách. Pracovní podmínky v celé organizaci nejsou na stejné úrovni, liší se technický stav budov i vybavení jednotlivých kanceláří, které je omezeno finančními prostředky. Nicméně každý zaměstnanec má k dispozici: pracovní stůl, židli, telefon, PC s přístupem k internetu a odpovídající světelné podmínky. V loňském roce se v některých kancelářích řešil problém s nedostatečným zastíněním oken proti slunečnímu svitu. Během letošního roku by měla být celá záležitost vyřešena. Většině zaměstnanců vyhovuje pružná pracovní doba, která jim umožňuje co nejlepší koordinaci pracovních a následně volnočasových aktivit. Zaměstnavatel na základě uzavřené smlouvy se závodním lékařem zajišťuje vstupní prohlídky a preventivní lékařské prohlídky. Podle této smlouvy provádí lékař také prohlídky pracoviště. Jednotlivá pracoviště jsou vybavena lékárničkami, které jsou pravidelně kontrolovány, aby v nich nebyl zdravotnický materiál s prošlou lhůtou použitelnosti. Důkaz: Směrnice BOZP a PO, Pracovní řád, Anketa spokojenosti zaměstnanců v roce 2006, Smlouva o poskytování lékařské preventivní péče Řízení náboru a kariérního růstu zaměstnanců s ohledem na dostupnost zaměstnávání a rovné příležitosti (např. pohlaví, sexuální orientace, postižení, věk, rasa a náboženské vyznání) Přijímání pracovníků je prováděno v souladu se zákonem o úřednících a dalšími zákonnými předpisy. Naprosto nepřípustná je jakákoliv forma diskriminace při výběrovém řízení. Při všech výběrových řízeních konaných v roce 2006 bylo důsledně dbáno na rovné příležitosti všech účastníků. Po zapojení MěÚ Konice do BI 2005 dochází ke srovnávání věku a struktury zaměstnanců s ostatními úřady. Důkaz: Zápisy z výběrových řízení, Zákon č. 312/2002 Sb., BI 2005 Zabezpečení podmínek přispívajících k rovnováze pracovního a osobního života zaměstnanců Zaměstnavatel zřídil sociální fond, který poskytuje příspěvek např. na bytové účely, mimořádné odměny při životních a pracovních jubileích nebo při mimořádně závažných událostech. Dále zaměstnavatel poskytuje 22 45 45 65 65

3.1.i) příspěvek na stravování. Téměř všichni pracovníci úřadu, jak to vyplynulo z průzkumu spokojenosti zaměstnanců v letech 2006 a 2007, vnímali pružnou pracovní dobu velmi pozitivně. Pro plánování a organizaci osobního života je tento faktor velmi významný. Důkaz: Směrnice pro používání sociálního fondu, Pracovní řád, Anketa spokojenosti zaměstnanců za roky 2005 a 2006 Věnování zvláštní pozornosti potřebám znevýhodněných zaměstnanců a lidem s postižením Zaměstnanci, který přešel do plného invalidního důchodu jsme umožnili zkrácení úvazku na ½. Organizace dále zaměstnává částečné ID a osoby se změněnou pracovní schopností tak, že splňujeme povinný podíl ve smyslu 81 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti. Všechny tři budovy MěÚ Konice splňují podmínky Vyhlášky č. 369 MMR ze dne 10. října 2001 O obecných technických požadavcích zabezpečujících užívání staveb osobami s omezenou schopností pohybu a orientace. Určité rezervy nacházíme u vyhrazených míst pro parkování, sociálního zařízení v budově na Masarykově náměstí a chybějících plošin a výtahů pro vozíčkáře. Při návštěvách osob se ZTP se uplatňuje individuální přístup každého úředníka k této osobě. 45 Důkaz: Vyhláška MMR č. 369/2001, osobní spisy, personální dokumentace ve vztahu k ÚP 3.1 Výsledek celkem 44 Subkritérium 3.2 Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíli organizace 3.2.a) 3.2.b) Otázka Zjišťování aktuálních kompetencí na úrovni individuální a na úrovni organizace z hlediska znalostí, dovedností a postojů Již při obsazování nového místa posuzuje vedoucí odboru s tajemníkem individuální kompetenci potencionálního zaměstnance. Potom pravidelně min. 1x za rok při pohovoru o činnosti odboru s vedoucím odboru tajemník zjišťuje aktuální kompetence jednotlivých pracovníků.. Součástí je vyhodnocení plánů vzdělávání, velký důraz je kladen na ověření předepsané zvláštní odborné způsobilosti. Při přijetí a dále průběžně se sleduje např. dosažený stupeň vzdělání, řidičský průkaz, znalost práce na PC, schopnost komunikace s klienty, znalost prostředí, problematiky, právních předpisů a také postoje k zaměstnavateli a klientům aj. Z kompetencí na individuální úrovni je složena kompetence celého úřadu. Usilujeme, aby to k čemu je úřad kompetentní vykonávali kompetentní zaměstnanci. Důkaz: Zápisy z pohovorů, zápisy z výběrových řízení Projednávání, stanovování a sdělování strategie pro rozvíjení kompetencí, zahrnující mimo jiné celkový schválený plán vzdělávání vycházející ze současných a budoucích potřeb organizace a jednotlivců (rozšiřující mezi povinnými a volitelnými vzdělávacími programy) Strategii tajemník stanoví společně s vedoucími odborů, ti ji potom projednávají s jednotlivými pracovníky. Tajemník úřadu vypracoval pro 23 Hodnocení 65

3.2.c) 3.2.d) každého úředníka plán vzdělávání. Základ těchto plánů vychází ze strategických činností úřadu. Další vzdělávání zaměstnanců úřadu závisí na aktuální potřebě jednotlivých odborů, případně na nabídce konkrétních školení. Při posuzování každého školícího modulu se zohledňuje několik faktorů jako jsou: přínos pro konkrétního pracovníka, délka trvání, cena a stupeň certifikátu. MěÚ Konice každoročně zajišťuje pro své zaměstnance školení BOZP a školení řidičů. Někteří zaměstnanci se zúčastňují rozsáhlejších školících modulů v rámci měkkých projektů hrazených z fondů EU. Důkaz: Plány vzdělávání, Osvědčení o absolvování školení, zápisy ze školení BOZP a PO a školení řidičů referentských vozidel Vypracování a odsouhlasení plánů osobního rozvoje a vzdělávání pro všechny zaměstnance se zvláštním důrazem na vůdčí a manažerské schopnosti a schopnosti jednat se zákazníky/občany a partnery, případně včetně odborného výcviku na poskytování síťových služeb Každý úředník má vypracován individuální plán vzdělávání a tyto plány jsou průběžně aktualizovány. Za zpracování tohoto dokumentu zodpovídá tajemník úřadu, který jej vždy konzultuje s konkrétním pracovníkem. Vedoucí odborů absolvují vzdělávání vedoucích úředníků, při kterých je mj. kladen důraz na posilování manažerských schopností. Někteří zaměstnanci se účastní školení typu komunikace s problémovými klienty. Možnosti dalšího osobního rozvoje a vzdělávání pracovníků jsou odvislé od finančních prostředků určených na vzdělávání zaměstnanců. Důkaz: Plány vzdělávání, Rozpočet MěÚ Konice Rozvíjení manažerských a vůdčích dovedností a relevantních kompetencí managementu vztahující se na zaměstnance organizace, občany/zákazníky a partnery Všichni vedoucí pracovníci prošli nebo procházejí školením vedoucích úředníků. Tajemník úřadu každoročně provádí analýzu těchto modulů. Možnosti dalších školení jsou vzhledem k velikosti úřadu omezené. 65 Důkaz: Osvědčení o absolvování školení 3.2.e) Zajištění podpory a pomoci novým zaměstnancům (např. prostřednictvím mentoringu, koučování a tutoringu) Každý nově přijatý pracovník prochází vstupním vzděláváním. Noví pracovníci jsou po dobu prvních tří měsíců metodicky vedeni a koučováni svým vedoucím a opírají se o podporu zkušenějších kolegů. K hodnocení nových pracovníků dochází až po uplynutí tříměsíční zkušební lhůty. 60 3.2.f) Důkaz: Osvědčení o absolvování vstupních vzdělávání Podporování vnitřní a vnější mobility zaměstnanců Rotace pracovníků v rámci jednotlivých odborů neprobíhala a ani probíhat nemůže. Platné zákony ČR neumožňují rotaci pracovníků, protože pro vydávání určitého správního rozhodnutí, je nutné mít pro tuto činnost zvláštní způsobilost. Důležitým faktorem je omezení chyb ve správním řízení. Je prokázáno, že pokud pracovník dělá určitou činnost delší dobu, minimalizuje se možnost chybného rozhodnutí. Na většině odborů funguje systém zastupitelnosti. Někteří noví zaměstnanci jsou v případě potřeby, není-li na úřadě zaměstnanec, který by je zapracoval, vysíláni na jiný úřad stejného typu, zpravidla MěÚ Prostějov, případně na KÚ OK. Vnější 24 20