UNIVERZITA PARDUBICE Dopravní fakulta Jana Pernera Elektronická pošta Semestrální práce z předmětu Úvod do informačních technologií Datum odevzdání: 1. 1. 2009 Stanislav Machalík, stud. obor DP
Úvod Elektronická pošta (e-mail) je základní službou pro komunikaci mezi uživateli Internetu. Mezi její přednosti ve srovnání s klasickou listovní poštou patří zejména její rychlost adresát (příjemce) obdrží zprávu zpravidla během několika sekund, maximálně minut od odeslání. Přitom adresát zprávy nemusí být v okamžiku doručení zprávy připojen k Internetu; došlá zpráva se uloží do jeho mailboxu (poštovní schránky), odkud si ji pak adresát může kdykoliv vyzvednout a přečíst. Po přečtení zprávy může obratem poslat odpověď, což umožňuje, aby si odesilatel a adresát vyměnili během krátké chvíle několik zpráv. Elektronickou poštou je možné kromě textové zprávy poslat i jakýkoliv soubor jako přílohu (např. binární soubory s dokumenty textového editoru, tabulkami, obrázky, audio- a videosekvencemi apod.). Pro práci s elektronickou poštou je třeba získat od svého poskytovatele připojení k Internetu (přesněji řečeno od správce jeho poštovního serveru) uživatelské jméno a heslo k mailboxu, e-mailovou adresu (s případným aliasem) a názvy serverů pro příchozí a odesílanou poštu. Připomeňme si některé základní pojmy související s elektronickou poštou. 1. Základní pojmy E-mailová adresa je tvořena dvěma částmi oddělenými znakem @ (slangově zavináč ). V části před znakem @ se zapisuje uživatelské jméno definované na počítači, na němž je vytvořena poštovní schránka adresáta. V části za znakem @ následuje jméno poštovního serveru, na němž je účet elektronické pošty zřízen. Např. e-mailová adresa machalik@mail.upce.cz udává, že na poštovním serveru s doménovým jménem mail.upce.cz je zřízen mailbox pro uživatele s přístupovým jménem machalik. Místo e-mailové adresy s uživatelským jménem a jménem poštovního serveru se často používá její alias doménové jméno poštovního serveru může být nahrazeno doménou sítě a v části před znakem @ může být uvedena vystižnější identifikace uživatele, např. Frantisek.Machalik@upce.cz, Jaroslav.Opicka@worldonline.cz apod. V praxi se obvykle elektronická pošta, která byla doručena na adresy typu alias, ukládá do mailboxu uživatele, pro nějž byl alias vytvořen. Klient elektronické pošty je program pro příjem, zpracování a odesílání elektronické pošty např. MS Outlook Express, Netscape Communicator (resp. jeho část Messenger), MS Outlook aj. Protokoly pro práci s elektronickou poštou: SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) řídí doručení zprávy z klienta elektronické pošty na lokálním počítači odesilatele do mailboxu adresáta. POP (POP3, Post Office Protocol) řídí doručení zpráv z mailboxu adresáta umístěného na poštovním serveru do klientského programu pro práci s elektronickou poštou na jeho lokálním počítači. Protokolem POP3 není možné přenášet jednotlivé zprávy, pro práci se zprávami je tedy nutné načíst je všechny na lokální počítač. IMAP (IMAP4, Internet Mail Access Protocol) řídí doručení zpráv z mailboxu adresáta na jeho lokální počítač a navíc umožňuje čtení po jednotlivých zprávách. Nejdříve se uživateli zobrazí pouze záhlaví zpráv a poté uživatel zadá, které zprávy chce přesunout nebo zkopírovat na svůj lokální počítač. Uživatel si může vytvářet své složky přímo na serveru a kopírovat nebo přesouvat do nich došlé i odesílané zprávy. Zprávy je rovněž možné mazat přímo na serveru, aniž by bylo nutné načítat je na lokální počítač. Server odesílané pošty je server, na němž běží program, který zabezpečí odeslání zprávy a její doručení do mailboxu adresáta, např. smtp.tiscali.cz nebo mail.upce.cz. Pro odesílání pošty není nutné zadávat uživatelské jméno nebo heslo, záleží jen na umístění počítače, z nějž se pošta odesílá, v rámci počítačové sítě. Server příchozí pošty je počítač, na kterém je zřízen mailbox uživatele a kde se ukládají přijaté zprávy, např. pop3.tiscali.cz, nebo mail.upce.cz apod. Pro čtení příchozí pošty je nutné zadat uživatelské jméno a příslušné heslo.
2. Konfigurace účtu pro odeslání v poštovním klientu MS Outlook Express 1. Spustíme program MS Outlook Express, z hlavního menu vybereme nabídku Nástroje, v kontextovém menu zvolíme nabídku Účty, v dialogovém panelu Účty sítě Internet zvolíme záložku Pošta, stiskneme tlačítko Přidat a v nabídce stiskneme tlačítko Pošta 2. Dále postupujeme pomocí Průvodce připojením k Internetu: do textového pole Zobrazované jméno napíšeme text, který se pak bude zobrazovat adresátovi v kolonce Od v hlavičce došlé zprávy. V následujících dialogových panelech zadáme svoji e-mailovou adresu, do textového pole Typ serveru příchozí pošty vybereme ze seznamu protokol POP3 nebo protokol IMAP (některé freemailové služby poskytují pouze protokol POP3), zadáme názvy serverů Server pro příchozí poštu a Server pro odesílanou poštu, v následujícím dialogovém panelu do pole Název účtu: zapíšeme název mailboxu. Pole Heslo: zatím vyplňovat nebudeme (heslo se většinou zadává až při přístupu k mailboxu při čtení pošty) a stiskneme tlačítko Dokončit. 3. Můžeme zkontrolovat a popřípadě doplnit konfiguraci účtu po stisku tlačítka Vlastnosti na vybraném účtu. U účtu s protokolem POP3 můžeme na kartě Upřesnit v sekci Doručování zatrhnout volbu Zachovat na serveru kopii zprávy, což umožní několikanásobné čtení pošty z různých počítačů. Podobně uživatelé poštovního serveru mail.upce.cz musí mít v sekci Čísla portů serveru u Příchozí pošty (POP3) zatrženo Tento server vyžaduje zabezpečené připojení (SSL). Zkratka SSL Secure Sockets Layer se používá pro bezpečný (zakódovaný) předávací protokol.
3. Postup od odeslání zprávy po její doručení a přečtení 1. Odesilatel zprávy pomocí poštovního klienta vyplní záhlaví zprávy, napíše text zprávy a případně připojí ke zprávě přílohy. Pokud není trvale připojen k Internetu, připojí se (jedná se o uživatele připojeného komutovanou linkou nebo pomocí ISDN) a zprávu odešle. 2. Prostřednictvím protokolu SMTP je zpráva předána poštovnímu serveru příslušného poskytovatele připojení k Internetu (ISP), popřípadě poštovnímu serveru uživatelovy freemailové služby. 3. Prostřednictvím protokolu SMTP se zpráva přenese na poštovní server adresáta, uloží se do jeho mailboxu a čeká, až si ji adresát vyzvedne. 4. Příjemce zprávy si (po případném připojení k Internetu) zprávu vyzvedne (tj. uloží ji do vhodné složky na lokálním počítači, např. do složky Doručená pošta) pomocí protokolu POP3 nebo protokolu IMAP. Přijatou zprávu si pak uživatel, který není trvale připojen k Internetu, může přečíst i po odpojení (šetří tím poplatky telekomunikačnímu operátorovi za dobu připojení). Schéma znázorňující postup při odesílání a příjmu pošty je uvedeno na obr. 1. Obr. 1 Odesílání a příjem zprávy elektronickou poštou
4. Identita v programu MS Outlook Express Identita v programu MS Outlook Express (OE) umožňuje využití OE a speciálně přístup k elektronické poště pro více uživatelů jednoho počítače. V OE je možné vytvořit několik tzv. identit (nastavení) a každý uživatel se pak může přihlásit do své vlastní identity pod svým jménem a případně i heslem. Vytvoření identity: 1. Po spuštění OE se vybere z hlavního menu nabídka Soubor, v ní nabídka Identity a v ní Přidat novou identitu 2. V dialogovém panelu Nová identita se zadá název identity a případně v dialogovém okně Zadat heslo dvakrát heslo (zadání hesla zabrání ostatním uživatelům v přístupu ke složkám s poštou na lokálním počítači). Vytvoření identity se ukončí stiskem tlačítka OK. 3. Uživatel má možnost přejít do nově vzniklé identity a v ní si zřídit účet pro práci s elektronickou poštou (viz předcházející odstavec). Druhá možnost, která se mu nabídla, spočívá v otevření dialogového panelu Správa identit (viz obr. 2), kde se dá nastavit způsob spouštění OE. Při zaškrtnutí políčka Při spuštění programu použít tuto identitu je možné zadat z příslušného rozbalovacího seznamu identitu, která bude při spuštění OE nabídnuta k přihlášení jako první. V dolním rozbalovacím seznamu je možné zadat identitu, která bude použita, pokud se nezobrazí výzva k přihlášení identity. Pokud uživatel požaduje, aby bylo možné po spuštění OE vybrat si z nabídky identit odpovídající identitu, je třeba ukončit OE v předcházejícím spuštění z nabídky Soubor volbou Konec a odhlásit identitu. Obr. 2 Dialogový panel Správa identit pro nastavení spouštění Outlook Express
5. Prostředí poštovního klienta OE pro zpracování elektronické pošty. Po spuštění OE a případné volbě identity se otevře okno OE. Jeho vzhled závisí na konfiguraci programu a na právě prováděné operaci (příjem pošty, odesílaní pošty apod.). Jedna z možných konfigurací okna OE je pro ilustraci uvedena na obr. 3. Obr. 3 Okno aplikace Outlook Express V titulní liště je kromě názvu programu (Outlook Express) uveden název otevřené složky (Doručená pošta) a název identity (Hlavní identita). Hlavní menu obsahuje podobné nabídky jako ostatní aplikace. V panelu nástrojů jsou ikony nejčastěji používaných nástrojů: Vytvořit... pro vytvoření nové zprávy, Odpovědět (Odpovědět odesilateli) pro zaslání odpovědi odesilateli zprávy, Odpovědět (Odpovědět všem) pro zaslání odpovědi odesilateli a příjemcům kopie, Předat dál pro zaslání obdržené zprávy dalšímu příjemci, Tisk pro vytištění zprávy, Odstranit pro smazání zprávy, resp. její přesun do složky Odstraněná pošta. Odeslat/Přij poskytuje tři nabídky: Odeslat a přijmout vše, Přijmout vše a Odeslat vše. Adresář umožňuje práci s adresářem kontaktů apod. Podobně položka Stavový řádek obsahuje aktuální informaci o činnosti programu (např. počet zpráv v otevřené složce, počet nepřečtených zpráv, režim práce Práce Offline nebo Online apod.). V levé části okna OE je možné zobrazit panel Složky. Mezi standardní složky ve složce Lokální složky patří: 1. Doručená pošta Tato složka obsahuje zprávy přijaté z mailboxu poštovního serveru. 2. Pošta k odeslání Zde se dočasně ukládají zprávy určené k odeslání. Po odeslání se zpráva přesune do složky Odeslaná pošta. V případě, že uživatel připraví k odeslání zprávu nekorektně nebo má špatně nakonfigurovaný účet, zůstává tato zpráva zde a uživatel ji musí odstranit, aby mohl odesílat další zprávy.
3. Odeslaná pošta Složka obsahuje kopie odeslaných zpráv. Uživatel si je může kdykoliv prohlédnout a popřípadě i upravit a odeslat znovu. 4. Odstraněná pošta Tato složka má stejnou funkci jako Koš při mazání souborů a složek na disku nebo na disketě. Do této složky se ukládají odstraněné zprávy v ostatních složkách. Odstraněním zprávy v této složce se zpráva odstraní definitivně. Z této složky je možné také zprávu obnovit. 5. Koncepty V této složce lze dočasně uložit rozepsané zprávy. Ve složce Lokální složky si může uživatel vytvořit svoji strukturu složek a třídit si zprávy do jednotlivých složek. V levé dolní části okna je panel Kontakty se seznamem kontaktů v adresáři. V pravé části okna OE je zobrazen obsah (záhlaví zpráv) aktuální složky (na obr. 4 je vypsán obsah složky Doručená pošta). Je možné zobrazovat i Náhledové okno obsahující záhlaví i text vybrané zprávy. Nastavení okna OE se provede v dialogovém panelu Rozložení okna vlastnosti, který se zobrazí z nabídky Rozložení v nabídce Zobrazit hlavní nabídky. Odesílání zprávy v OE. Po stisku tlačítka Nová pošta na panelu nástrojů se otevře okno Nová zpráva. Do pole Komu: se zapisuje e-mailová adresa příjemce zprávy. Podobně do pole Kopie: je možné zapsat e-mailovou adresu příjemce, jemuž je poslána zpráva na vědomí. Pole Předmět: by mělo obsahovat stručný a výstižný popis obsahu zprávy. Obr. 4 Okno odesílané zprávy V záhlaví zprávy je možné zobrazit i pole Skrytá: a zadat v něm e-mailovou adresu příjemce, jemuž bude zaslána kopie zprávy, přičemž adresáti uvedeni v poli Komu: a Kopie: se o tom nedozví. Je možné ho využít i při odesílání zprávy více uživatelům. Pole Skrytá: je zobrazeno v záhlaví zprávy po zaškrtnutí nabídky Všechna záhlaví v nabídce Zobrazit hlavní nabídky. Pole Komu:, Kopie: a Skrytá: mohou obsahovat i několik e-mailových adres, které se oddělují středníkem. Adresu příjemce je možné zadat do těchto polí i z adresáře kontaktů.
V případě, že v OE je nakonfigurováno více účtů (v jedné identitě), zobrazí se v záhlaví nové zprávy i rozbalovací seznam Od:, z něhož je možné si vybrat účet, v němž je nastavena adresa, pro příjem odpovědi na odesílanou zprávu. Připravená zpráva se odešle stiskem tlačítka Odeslat. K textu odesílané zprávy je možné připojit jako přílohu (attachment) libovolný soubor. Před odesláním zprávy se k ní přiloží soubor např. z nabídky Soubor jako příloha v nabídce Vložit hlavní nabídky nebo stiskem tlačítka Připojit na panelu nástrojů okna Nová zpráva, výběrem souboru ve struktuře složek v dialogovém panelu Vložit přílohu a stiskem tlačítka Připojit. Je však třeba dbát na to, aby velikost přiložených souborů byla co možná nejmenší, protože mailbox adresáta má omezenou kapacitu (maximálně několik MB). Pokud je adresát připojený k Internetu pomalou komutovanou linkou, může se mu čtení pošty prodražit. Přiložené soubory je vhodné posílat v zkomprimovaném tvaru, nikoliv však jako samorozbalovací archiv, protože někteří uživatelé nemají důvěru k přílohám se spustitelnými soubory. Na obr. 5 je uvedeno okno s odesílanou zprávou. Příjem pošty protokolem IMAP Obr. 5 Příjem e-mailu protokolem IMAP
6. Odeslání a příjem e-mailu pomocí služby WWW Po zadání adresy poštovního serveru, uživatelského jména a hesla se v okně prohlížeče WWW stránek zobrazí obsah mailboxu. Obr. 6 Obsah složky INBOX
7. Konvence pro psaní a odesílání zpráv elektronické pošty Podobně jako u klasické poštovního styku je vhodné držet se určitých doporučení i při práci s elektronickou poštou. Přestože jejich dodržování není vynutitelné, je vhodné tyto konvence dodržovat. 1. Komunikujete-li s člověkem a neznáte-li možnosti jeho klienta pro práci s elektronickou poštou nebo jeho systému, nepoužívejte při psaní zprávy diakritiku. K používaní diakritických znamének je nejlépe přejít až po vzájemné domluvě, v hlavičkách však raději používejte i poté text bez diakritiky. 2. Není-li to skutečně nutné, nepoužívejte ve zprávách elektronické pošty formátování textu (různé řezy písma apod.). Nastavte si odesílání těla zprávy jako prostý text (plain text). 3. Snažte se minimalizovat velikost příloh. Dokumenty obvyklých formátů lze dobře komprimovat například programem WinZip. 4. Posíláte-li jednu zprávu více adresátům, snažte se používat pole Slepá kopie (Blind Carbon Copy, Bcc), případně odešlete zprávu každému zvlášť. Nikdo není zvědavý na seznam několika stovek e- mailových adres, kterým se musí ke zprávě prokousat. 5. Automatický podpis je efektivním prostředkem pro předání kontaktních údajů, měl by však obsahovat jen ty opravdu nutné (jméno, e-mailová adresa, telefon, adresa). Připojováním automatického podpisu ke každé zprávě však adresáty pravděpodobně znechutíte. 6. Neposílejte nevyžádané reklamní či jinak obtěžující zprávy! Uvědomte si, že náklady na přenos takové zprávy nese příjemce, často ve formě vysokých poplatků poskytovateli připojení k Internetu. (Totéž platí pro rozesílání zpráv s velkými přílohami.) Seznam použité literatury: RENDA, M. Český Internet a MS Internet Explorer 6.0. Podrobný průvodce začínajícího uživatele. Grada Publishing, 2002. 190 s. ISBN 80-247-0152-9. http://ct.upce.cz/machalik/inf_i/email.html