Vytvořeno: 30.08.2012 Návod k použití Obsah 1 Modul 2 Nastavení fakturace pro VZP 2.1 Frekvence účtování 3 Tvorba dávek 3.1 Příprava seznamu dávek 3.1.1 Seznam dávek 3.2 Tvorba a odesílání dávek 3.2.1 Příklad A - dávka registrací odeslaná pomocí certifikátu 3.2.2 Příklad B - dávka výkonů s fakturou odeslaná pomocí sms autentizace 3.2.3 Příklad C - odeslání dávky s fakturou na portál ZPMV (211) 3.2.4 Příklad D - tvorba dávky na disketu, tisk Průvodky 3.3 Opakovaný tisk faktury 4 Kniha podání Rejstřík 2 2 3 4 4 7 8 8 12 16 18 21 23 0
1 Modul Modul slouží pro přímé odesílání dávek na portály všech zdravotních pojišťoven přímo z programu bez nutnosti otevírání webových stránek jednotlivých zdravotních pojišťoven a přikládání souborů KDAVKA (soubor výkonů) a FDAVKA (elektronická forma faktury). Pro správné fungování modulu je třeba přístup na portály ZP a to buď pomocí certifikátu nebo sms zprávy (více informací naleznete na webových stránkách http://www.portalzp.cz/jak-se-stat-uzivatelem-portalu-zp) internetové připojení 2 Nastavení fakturace pro VZP Většina odborných lékařů má s pojišťovnou VZP nasmlouván určitý měsíční paušál a v rámci měsíčního vyúčtování pojišťovně běžně zasílá pouze soubor výkonů (KDAVKA). Pro přímou komunikaci s portálem VZP je však nutné vytvořit a zaslat s výkony i elektronickou formu faktury (FDAVKU). Tato FDAVKA musí být ve správném formátu, jinak ji VZP zamítne. Zvolte Konfigurace > Smluvní pracoviště pro zobrazení okna Smluvní pracoviště. Vlevo si kliknutím (levým tlačítkem myši) na příslušný řádek označte pojišťovnu 111 a v pravé části okna si klikněte na záložku /Fakturace/. Na této záložce je důležité správně zvolit typ faktury, druh péče popř. výši paušálu/ maximální úhrady. V případě odbornosti 001 a 002 si zatržením zvolte Kapitace. Typ faktury vyberte Faktura za období (kapitace). Pro odbornost 001 zadejte druh péče 51, pro odbornost 002 zadejte 52. 2
Pro všechny ostatní odbornosti zůstane Kapitace možno zvolit: nezatržená. Typ faktury bude záležet na vaší smlouvě s VZP. Je Faktura za období (paušál) tento typ vyberte, pokud máte s VZP nasmlouván pevně daný měsíční paušál. Např. máte paušál 100.000,-. I kdyby jste vykázali výkony za 120.000,- nebo jen za 80.000,- vždy fakturujete 100.000,-. Při výběru této varianty se zpřístupní pole Paušál, do kterého vypište částku paušálu. Např. 100000. Faktura za období (maximální úhrada) tento typ vyberte, pokud vám VZP zaplatí za výkony jen do určité výše. Např. máte maximální úhradu 100.000,-. Pokud vykážete výkony za 120.000,- pojišťovně fakturujete pouze 100.000,-. Jestliže vykážete výkony jen za 80.000,- pak pojišťovně fakturujete jen 80.000,-. Při výběru této varianty se zpřístupní pole Max. úhrada, do kterého vypište částku maximální úhrady. Např. 100000. Faktura za dávky tento typ zvolte, pokud nemáte jeden z výše uvedených typů. Druh péče byste mohli mít uveden ve smlouvě, pokud jej nevíte, doporučujeme telefonicky kontaktovat VZP. Poznámka: pokud chcete provádět v tomto okně změny, je nutné si jej nejdříve klávesou F4 nebo ikonou odemknout a provedené změny klávesou F2 nebo ikonou uložit. Nastavení Fakturace pro všechny ostatní pojišťovny není tak striktní, a proto je není třeba měnit. 2.1 Frekvence účtování Pokud některým menším pojišťovnám účtujete kvartálně, pak si ji v levé části okna kliknutím označte a v pravé části klikněte na záložku /Parametry účtování/, kde této pojišťovně nastavíte Frekvence účtování: Kvartálně. Po provedení potřebných změn je možné okno Smluvní pracoviště zavřít a přejít k samotné tvorbě dávek. 3
3 3.1 Tvorba dávek Příprava seznamu dávek Zvolte Pojišťovna >. Zobrazí se okno Způsob tvorby dávek. V tomto okně je možné zvolit, zda chcete připravit seznam dávek k vyúčtování ve třech nebo pěti krocích (viz. popisky kroků na obrázku). Pro běžného uživatele je vhodná Typická tvorba dávek. Toto okno není nutné zobrazovat při každém spuštění edávek, a proto je možné jej příště přeskočit. Zatržením zvolte Příště nezobrazovat a zvolený způsob použít. Pokud toto zvolíte, je možné se k tomuto oknu kdykoli vrátit. Po spuštění edávek v zobrazeném okně Volba období kliknete na tlačítko [Předchozí]. Pokračujte tlačítkem [Další volba období]. Zobrazí se okno Volba období. 4
Dávky je možné vytvořit buď za poslední den vybraného měsíce / kvartálního měsíce nebo za ručně zadané libovolné období, které můžete nastavit po stisknutí tlačítka [Zvolit období od do]. Pokračujte tlačítkem [Další kontrola dávek]. Zobrazí se okno Kontrola dávek a ihned proběhne kontrola dokladů. Kontrola prověřuje např. správnost rodného čísla pacienta, zda diagnóza použitá v hlavičce dokladu může být použita jako hlavní, zda použitá diagnóza existuje v aktuálním číselníku, zda ke tří znakové diagnóze existuje čtyřznaková varianta, jestli jsou vyplněné všechny povinné položky na cestovním dokladu, zda u léčiv nechybí skupina, nepovolené znaky ve jméně pacienta u registrací, atd. Tato kontrola neprověřuje např. zda dodržujete četnosti výkonů, nepovolené kombinace výkonů, vazbu výkonu na věk pacienta. Toto může program kontrolovat již při samotném zapisování výkonů do dokladů. 5
Na obrázku je zobrazena kontrola, která nalezla 1 chybu v dokladu. Dvojklikem na příslušný řádek (psaný světle modrým písmem) lze doklad pacienta otevřít a provést jeho opravu. Tím nám ze seznamu chyb zmizí. Dále kontrola upozornila na existenci 1 staršího nevyúčtovaného dokladu. Pokračujte tlačítkem [Další seznam dávek]. Zobrazí se okno Seznam dávek. 6
3.1.1 Seznam dávek V tomto okně jsou zobrazené všechny dostupné dávky za zvolené období. Není však podmínkou všechny tyto dávky ihned zpracovat a odeslat. V seznamu dávek má každá dávka před sebou tři ikony. Podle těchto ikon je možné poznat v jakém stavu se dané vyúčtování nachází. První ikona znamená výkony, druhá faktura a třetí odeslání. Ikona Stav Existují výkony a je možné je uložit. Pro tuto dávku neexistují výkony, je dostupná pouze faktura (platí jen pro odbornost 001 a 002). Výkony byly uloženy. Faktura není dostupná. Pro tuto dávku nebyly uloženy výkony nebo se jedná o dávku registrací (pouze odbornost 001 a 002). Faktura není vytvořena nebo je dostupná pouze kapitační faktura (platí jen pro odbornost 001 a 002). Faktura byla uložena. Vyúčtování není možné odeslat, nejsou uloženy výkony / faktura. Vyúčtování je možné odeslat. Vyúčtování bylo odesláno. Kliknutím na ikonku otevřít i upravit. plus lze zobrazit obsah vyúčtování (seznam dávek, dokladů). Doklady je možné případně 7
Poznámka: Pokud chcete změnit číslo dávky/dokladu, pak je to možné jednorázově před spuštěním edávek ve smluvních pracovištích na záložce /Parametry účtování/. Jestliže budete chtít měnit čísla dávek/dokladů pravidelně, pak používejte Volitelnou (složitější) tvorbu dávek, kde lze přes pravé tlačítko myši na příslušné dávce číslování změnit. 3.2 Tvorba a odesílání dávek V následujících vzorových postupech bude v principu popsáno, jak vytvořit a odeslat dávky. Příklad A - vytvoření dávky registrovaných pacientů a odeslání této dávky pomocí certifikátu pojišťovně VZP. Příklad B - vytvoření dávky výkonů, vytvoření faktury a odeslání této dávky s fakturou pomocí sms autentizace pojišťovně VZP. Příklad C - odeslání dávky s fakturou na portál pojišťovny ZPMV (211). Příklad D - tvorba dávky na disketu, tisk Průvodky. 3.2.1 Příklad A - dávka registrací odeslaná pomocí certifikátu V zobrazeném seznamu dávek si označíme první řádek. V tomto případě se jedná o nové registrace pacientů pro pojišťovnu VZP. 8
Pokračujte kliknutím na tlačítko [Další - Uložit]. Na příslušném řádku se ikonka diskety označí zeleným zatržítkem. To nás informuje, že dávka je uložena. Registrace nemají fakturu, a proto je můžeme ihned odeslat. Pokračujte tlačítkem [Další - Odeslat]. Zobrazí se okno Portál ZP. Zkontrolujte, zda v řádku "Podepsat certifikátem" máte vybraný správný certifikát a poté pokračujte tlačítkem 9
[Zobrazit podepisovaná data]. Pokračujte tlačítkem [Podepsat a odeslat data]. Vyčkejte na odeslání dat. Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. Pokračujte tlačítkem [OK]. 10
Zobrazí se protokol s informacemi o odeslané dávce. Protokol můžete zavřít. Tímto je vyúčtování úspěšně odesláno. Poznámka: v některých případech se protokol odeslaný z pojišťovny VZP nezobrazí v okně "Protokol portálu ZP", ale v samostatném okně poznámkového bloku. Po úspěšném odeslání je v okně zeleným zatržítkem označeno, že dávka byla odeslána. 11
3.2.2 Příklad B - dávka výkonů s fakturou odeslaná pomocí sms autentizace Označíme řádek (vyúčtování), které chceme zpracovat. V našem případě se jedná o výkony pro pojišťovnu VZP. Pokračujte tlačítkem [Další - Uložit]. Zobrazí se okno faktury. Zkontrolujte případně upravte zobrazené údaje. Pokud chcete fakturu vytisknout, klikněte na tlačítko [Tisk], jinak 12
pokračujte tlačítkem [Další uložit a připravit k odeslání]. V zobrazeném okně podle zeleného zatržítka poznáme, že je uložena dávka i faktura a je tedy možné dávku odeslat. Pokračujte tlačítkem [Další - Odeslat]. Zobrazí se okno Portál ZP. Nyní odešleme dávku pomocí sms. 13
Zatržítkem zvolte SMS autentizace a vyplňte položky Jméno a Heslo. Položka Jméno zůstane pro příště vyplněna, položku heslo si pro příští použití uložíte zatržítkem Uložit heslo. Klikněte na tlačítko [Vyžádat si nový SMS kód]. Tento kód je platný půl hodiny a je možné jej postupně použít pro odeslání dalších dávek různým pojišťovnám. Zobrazí se okno s informací. Pokračujte tlačítkem [OK]. Během několika vteřin přijde na váš mobilní telefon se zaregistrovaným telefonním číslem sms zpráva s kódem. Tento kód opište do políčka SMS kód. Po vyplnění kódu pokračujte tlačítkem [Odeslat data]. Vyčkejte na odeslání dat. 14
Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. Pokračujte tlačítkem [OK]. Zobrazí se protokol s informacemi o odeslané dávce. Protokol můžete zavřít. Tímto je vyúčtování úspěšně odesláno. V okně edávek je zatržítkem zobrazena informace o úspěšném odeslání dávky. 15
3.2.3 Příklad C - odeslání dávky s fakturou na portál ZPMV (211) Uložení výkonů a vytvoření faktury je stejné jako v předchozím příkladu 2. Rozdíl je pouze v odeslání vyúčtování. Této pojišťovně nelze odesílat pomocí certifikátu či sms, ale zadáním PINu, hesla a emailu. V seznamu dávek klikněte na tlačítko [Další - Odeslat]. Zobrazí se okno Portál ZPMV (211). Vyplňte PIN, heslo a váš email. PIN a email zůstanou při příštím spuštění předvyplněné. Heslo je možné pro příští použití uložit pomocí zatržítka Uložit heslo. Pokračujte tlačítkem [Přihlásit k portálu]. Vyčkejte na přihlášení k serveru ZPMV. 16
Po úspěšném přihlášení je možné, že se zobrazí dotaz na číslo účtu. Tato pojišťovna vyžaduje číslo účtu v plném formátu (včetně všech úvodních nul). Pokračujte tlačítkem [Ano] pro automatickou úpravu čísla účtu na požadovaný formát. Zobrazí se okno. Zkontrolujte zadané údaje a pokračujte tlačítkem [Odeslat dávku]. 17
Po úspěšném odeslání se zobrazí Informace. Pokračujte stisknutím tlačítka [OK]. Tímto je vyúčtování úspěšně odesláno. Poznámka: Tato pojišťovna nezasílá protokoly. 3.2.4 Příklad D - tvorba dávky na disketu, tisk Průvodky Označíme řádek (vyúčtování), které chceme zpracovat. V našem případě se jedná o výkony pro pojišťovnu VZP. Pokračujte tlačítkem [Další - Uložit]. Zobrazí se okno faktury. 18
Zkontrolujte případně upravte zobrazené údaje. Pokud chcete fakturu vytisknout, klikněte na tlačítko [Tisk], jinak pokračujte tlačítkem [Další uložit a připravit k odeslání]. V zobrazeném okně podle zeleného zatržítka poznáme, že je uložena dávka (zatím pouze v databázi programu) i faktura. Odeslat dávku nechceme a proto pokračujte tlačítkem [Akce...]. 19
V zobrazené nabídce zvolte "Uložit na médium". Vyberte libovolnou složku, kam chcete soubor s výkony uložit. Pokud chcete uložit dávku na disketu zvolte "Disketová jednotka (A:)" a pokračujte tlačítkem [OK]. Tím je dávky uložena. Tisk průvodky Pro tisk průvodky opět klikněte na tlačítko [Akce...] 20
V zobrazené nabídce zvolte "Průvodka". V případě přímého tisku se Průvodka ihned vytiskne, jinak pokračujte tlačítkem [Tisk]. 3.3 Opakovaný tisk faktury Vyberte řádek s vyúčtováním, kterému chcete znovu vytisknout fakturu. Pokračujte kliknutím na tlačítko [Akce...]. V zobrazené nabídce zvolte "Faktura (FDavka)". 21
V zobrazeném okně klikněte na tlačítko [Tisk]. Pokud si nepřejete fakturu vytisknout, pokračujte tlačítkem [Předchozí]. 22
4 Kniha podání Knihu podání lze otevřít z okna Seznam dávek v edávkách nebo volbou Pojišťovna > Kniha podání. Slouží k zobrazení informací o stavu odeslaných vyúčtování na portály ZP. Dvojklikem na příslušný řádek popř. tlačítkem [Protokol podání] zobrazíte uložený protokol. 23