BYZNYS ve stavebnictví stavebnictví v BYZNYSU Podnikové informační systémy třídy BYZNYS
BYZNYS ve stavebnictví O společnosti J.K.R. J.K.R. patří mezi přední české softwarové společnosti produkující v komplexní rovině podnikové informační systémy známé pod souhrnným označením ERP. Společnost byla založena v roce 1991 v Příbrami jako česká firma bez zahraničního kapitálu a cizího know-how, nyní zaměstnává téměř 70 lidí v příbramské centrále a v pobočkách v Praze a v Teplicích, má externí servisní střediska v České republice a na Slovensku, a disponuje rozsáhlou distribuční sítí. Stěžejním produktem J.K.R. jsou ERP třídy BYZNYS, které patří v České republice mezi přední ERP řešení pro střední a větší organizace. Roční obrat společnosti dosahuje řádu desítek miliónů korun. ERP třídy BYZNYS ve stavebnictví Systémy třídy BYZNYS jsou vhodným nástrojem pro segment stavebnictví a pro řízení developerských projektů. V současnosti na firmy v této oblasti působí velký tlak, a proto je informační systém, který dokáže přesně řídit chod celé organizace, důležitým nástrojem pro trvalé snížení rizik ohrožujících efektivitu podnikání. BYZNYS poskytuje řešení pro široké spektrum činností pro všechny typy společností působících ve stavebnictví od projekčních, dodavatelských či realizačních firem, přes subdodavatele, až po developerské firmy. Mezi ověřené oblasti implementace BYZNYSu patří: Stavba občanských staveb domů a bytů, kde je nutné postihnout plánování, průběh výstavby, prodej, splátkování, pozastávky, či servis a reklamace. Stavba průmyslových budov, kanceláří a obchodních center, kde je zase specifická evidence postupu výstavby. Developerská aktivita je zde spojená s komplexním řešením jednotlivých obchodních případů, sledováním subdodávek a řízením outsourcovaných služeb dodavatelů. Zajistit je třeba i prodej plochy jednorázově nebo pomocí pronájmu plochy měsíčně či v jiné periodě. Subdodávky stavebních projektů a základní stavební připravenost projektů, kde přichází ke slovu specifická evidence pro realizační firmy, a to jak pro potřeby vlastní, tak pro výkaznictví odběrateli. Dále poskytování outsourcingových služeb či dodávky do stavebnictví. ERP řešení třídy BYZNYS je založeno na přesné evidenci obchodních případů a zakázek. Modifikačními nástroji systému lze přesně přizpůsobit evidenci a formuláře procesům uživatele. Tak se informační systém stává nositelem postupů a informací a minimalizuje nutnost oddělených evidencí či sledování dat mimo systém. Uživatelé mohou připojovat veškeré dokumenty i grafiku ke všem částem systému. BYZNYS dále dokáže například díky implementovaným uživatelským pravidlům automaticky zadávat pokyny uživatelům k plnění jednotlivých etap a kontrolovat jejich včasné plnění. Průběh projektu je tak plně sledován v systému. Zároveň mají manažeři datovou základnu k dispozici prostřednictvím nástrojů Business Intelligence a unikátnímu reportingovému nástroji Excellent. Jako další z kroků, je možno využít modulu Projektové řízení, jež umožňuje sledovat projekty z hlediska termínového, kapacitního a finančního. Současný uživatel se také již nespokojí pouze se striktním přístupem do ERP systému. Nové požadavky uživatelů a trendy na trhu s ERP velí k zaměření celého rozhraní na bázi rolí ve firmě. Takové rozhraní pak vychází z přístupu, že každá role ve společnosti má své specifické požadavky. Například management společnosti totiž vyžaduje stručnou, ale přesnou a aktuální kumulovanou informaci o stavu firmy. Obchodní a marketingová oddělení naproti tomu využijí nástroje, které budou schopny atraktivně zpracovávat korespondenci směrem k potenciálním a stávajícím uživatelům, a následně ji evidovat v ERP systému. Mobilní pracovníci budou zase požadovat on-line aplikaci, s jejíž pomocí získají či zapíší informace do ERP systému během služební cesty. Na rozhraní všech rolí pak operují asistentky a sekretářky oddělení, kterým vyhovuje práce se standardními aplikacemi typu Word či Outlook. 1
BYZNYS ve stavebnictví Pro všechny tyto role nabízí systém BYZNYS odpovídající komponenty, jež zamezí duplicitě zadávaných informací do systému, vyhoví podmínkám, v nichž se uživatelé právě vyskytují, a navíc zaručí regulérní procesní přístup při práci s informacemi společnosti. Je možno jej členit do řady oblastí: Obchodní oblast klade důraz na kalkulace, ceny, dedikovanou cenotvorbu a přístupová práva k informacím. CRM oblast řídí kontakty, záznamy, úkoly, cílem aktivity je zákazník a vyhodnocování stavu Workflow oblast podporuje strukturovaný přístup k procesům společnosti, jejich podporu a controlling plnění dílčích etap. Projektový pohled sleduje obchodní případy z pohledu komplexnějších projektů, kdy nad standardní finanční analýzou uživatel řídí vývoj etap, porovnání s plánem a ovlivněné a rezervované kapacity. Dokument management systém řeší synchronizaci a archivaci dokumentů, jejich verzování, a řídí přístup k jednotlivým dokladům na základě organizační struktury. Just in time allerting řeší systém včasné výstrahy v systému tak, aby byl na problém dedikovaný uživatel upozorněn automaticky a včas. ERP třídy BYZNYS také poskytují specializované moduly přímo pro oblast stavebnictví: Zakázky a obchodní případy finanční a věcné řízení zakázek (řešení pro stavební firmy) Řízení projektů procesní řízení projektů (developerské řešení) Pozastávky nejkomplexnější řešení pozastávek na trhu, a to v oblasti dodavatelské i odběratelské (pro všechny typy firem) Evidence nákupních ceníků dodavatelů řízení nákupních cen (pro obchodní firmy) Doprava evidence stavebních strojů Kontakty J.K.R. spol. s r. o., Pražská 14, 261 01 Příbram 2 Telefon: +420 318 40 20 10 Obchodní oddělení: +420 318 40 20 60 E-mail: info@jkr.cz Pobočka Praha, Ocelářská 35/1354, 190 00 Praha 9-Vysočany Telefon: +420 284 818 935, +420 603 417 865 E-mail: praha@jkr.cz Pobočka Teplice, Buzulucká 426, 415 03 Teplice Telefon: +420 417 536 463, +420 604 204 439 E-mail: teplice@jkr.cz 2
d e a l e r s k á s í ť Dealerská síť Byznys Partner zajišťuje komplexní obchodní, servisní a poradenské zastoupení společnosti J.K.R. v jižních Čechách. Pracovníci firmy se věnují jednak vlastní implementaci systému, dále pak podpoře při rutinním provozu formou individuálních i skupinových konzultací a školení přímo u zákazníků. Pracovní tým tvoří zkušení konzultanti s certifikátem aplikačního nebo systémového konzultanta. BYZNYS Partner spolupracuje se společností J.K.R. již od roku 2000. Kontakt: Řeháčková Zdena (Šmídová), Emy Destinové 395, 370 05 České Budějovice Telefon: +420 380 711 920 E-mail: smidova@byznyspartner.cz www.byznyspartner.cz Gosvo spolupracuje se společností J.K.R. na prodeji, poskytování služeb a podpory uživatelů ERP třídy BYZNYS na Moravě a ve Slezsku. Společnost Gosvo má na svém kontě stovky implementací systémů BYZNYS a s J.K.R. spolupracuje od roku 1994. Kontakt: Veveří 39, 602 00 Brno Telefon: +420 547 212 753, +420 547 212 758 E-mail: obchod@gosvo.cz www.gosvo.cz Gosvo SK je dceřinou společností Gosvo. S J.K.R. spolupracuje od roku 2004 a zajišťuje prodej, služby a servis v oblasti podnikových informačních systémů třídy BYZNYS uživatelům na Slovensku. Kontakt: Juliana Vojtaššáková, Zlatovská 31, 911 01 Trenčín, SK Telefon: +421 326 526 651 E-mail: vojtassakova@gosvo.cz www.gosvo.cz Honka Kamil zastupuje zájmy společnosti J.K.R. na Domažlicku, Klatovsku a Tachovsku, kde od roku 1996 zajišťuje kompletní dodávky ERP třídy BYZNYS včetně instalace, školení a následné podpory. Řeší též kompletní dodávku hardware včetně správy síti ve spolupráci s firmou TBW Kdyně. Kontakt: Lesní 658, 345 06 Kdyně Telefon: +420 602 474 516 E-mail: kamil@honkasoft.cz www.honkasoft.cz VHsoft zajišťuje komplexní obchodní, servisní a poradenské zastoupení společnosti J.K.R. v oblasti Karlových Varů, Sokolovska, Chebska a Chomutovska. Od roku 1997 má za sebou VHsoft desítky úspěšných implementací ze všech oblastí podnikání. Kontakt: Stará Kysibelská 23, 360 09 Karlovy Vary Telefon: +420 353 222 616, +420 353 228 806 E-mail: info@vhsoft.cz www.vhsoft.cz All-in-one ERP systémy v segmentu středních firem podle počtu implementací Zdroj: CVIS 2009 39,9 % ostatní 20,1 % systém a 10,0 % systém b 4,5 % systém f 4,6 % systém e 6,5 % systém c 5,5 % systém d 8,9 % byznys Hodnoceno 62 all-in one ERP systémů (z celkového počtu 80 ERP systémů) dodávaných v ČR. Segment středně velkých firem (dle EK) zahrnuje celkem 5 595 referencí Uveřejněno v časopise IT Systems číslo 11/2009, autor článku Petr Sodomka 3
BYZNYS ve stavebnictví Významné instalace ERP třídy BYZNYS v oblasti stavebnictví Seznam firem 3V&H...............................13 Atrium...............................6 Bachl................................8 Central Group.........................5 Darte...............................10 Ditherm..............................7 Havi................................13 Integra Group.........................8 K Keramika Czech....................11 King Sturge..........................12 Komfort.............................16 Lekos................................9 Marimex CZ...........................6 M.B. Keramika........................14 Mibac..............................15 Moopex.............................15 Prefa Praha...........................5 Moravská stavební unie.................16 Sallerova výstavba......................7 S.O.K. stavební.......................12 Stavomat-Znojmo.....................10 Techmat.............................11 Veskom..............................9 Wirtgen ČR..........................14
Případové studie Central Group Prefa Praha Společnost Central Group je největším rezidenčním developerem v České republice s nejširším výběrem a největším počtem prodaných bytů, domů a parcel v mnoha lokalitách v Praze a okolí. V minulém roce firma prodala téměř 1 000 nových bytů, domů a parcel a jednoznačně tak potvrdila své vůdčí postavení na českém trhu nového bydlení. Společnost byla založena roku 1994 a za dobu své existence úspěšně dokončila již více než 110 rezidenčních lokalit. Prefa Praha je výrobcem širokého sortimentu železobetonových prvků s tradicí od roku 1960. Výrobní program společnosti obsahuje většinu stavebních dílců pro pozemní a částečně inženýrské stavitelství. Prefa Praha představuje komplexního dodavatele nosných konstrukcí od poskytování odborné spolupráce na projektování novostaveb, přes výběr vhodné prefabrikace či konstrukčního systému, výrobu, dopravu až po montáž na staveništi. V průběhu roku 2001 se vedení Central Group rozhodlo ke změně stávajícího informačního systému. Důvodem byly narůstající požadavky na vedení firemní agendy, které souvisely s celkovým rozvojem a růstem společnosti. Jako nevyhovující se projevovala zejména nedostatečná provázanost stávajícího systému na jiné firemní agendy a nemožnost jeho rozšíření o vlastní uživatelské nadstavby. V průběhu předimplementační přípravy došlo ke stanovení stěžejních požadavků, které se ukázaly být v rámci ERP třídy BYZNYS standardně řešitelné. Detailní požadavky pak byly vyřešeny pomocí uživatelských nástrojů. Úspěšné testovací dny prokázaly schopnost společnosti Central Group plynule přejít na nové řešení a v následujících měsících po usazení systému byla provedena další etapa integrace dat společnosti do jednoho informačního systému. Na těchto nových agendách byly již vytvořeny uživatelské aplikace šité společnosti na míru, které řeší podrobnou evidenci o vlastních produktech a jejich vlastnostech. V další etapě se pak společnost rozhodla pro využití nejmodernějších technologií z oblasti Business Intelligence. Instalace modulu BYZNYS BI nyní umožňuje manažerům společnosti získávat efektivní a flexibilní analýzy především v oblasti plánování. integrovaný ekonomický a vyhodnocovací systém napomáhá rychlému růstu společnosti zabezpečení datové základny z pohledu nežádoucího přístupu ucelené sledování obchodních případů, které jsou stěžejní pro sledování a vyhodnocování úspěšnosti jednotlivých akcí výrazné zrychlení oběhu a předávání dokladů uvnitř společnosti centralizované spravování informačního systému Ve společnosti Prefa Praha bylo realizováno nasazení ERP třídy BYZNYS pro účely sledování obchodní, skladové a výrobní agendy. Vlastnímu nasazení podnikového informačního systému BYZNYS předcházela analýza požadavků uživatele na nový systém předimplementační příprava. Ta obsahovala řešení požadavků uživatele, harmonogram prací, zadání pro převod dat a další. Následná implementace byla rozdělena do dvou základních bloků implementace skladové a obchodní agendy a implementace výrobního modulu. V rámci prvního i druhého bloku implementace proběhlo v několika kolech školení uživatelů s důrazem na plánované procesy ve společnosti. Modul Výroba řeší zejména problematiku přesného plánování výroby konkrétních dílců s výhledem na 3 dny až týden. Pro operativní vizuální zobrazení systém využívá online MS Excel. plánování a správa výrobních zakázek jednosměrné propojení s účetním systémem sledování nákladů na zakázky správa a uchování dokumentů ve vazbě k obchodním případům pomocí uložení v databázi 5
BYZNYS ve stavebnictví Marimex CZ Atrium Společnost Marimex CZ poskytuje již přes 17 let zboží a služby v oblasti bazénové techniky. Působí na českém i zahraničním trhu, kde nabízí širokou škálu nadzemních a zapuštěných bazénů, bazénovou chemii a zastřešení. Kromě toho má Marimex CZ také dlouholeté zkušenosti s relaxačními technologiemi, jako jsou vířivé vany či sauny. Základním kamenem pro úspěšnou realizaci přechodu na nový podnikový informační systém se v průběhu předimplementace ukázala být potřeba sledování konkrétních obchodních akcí, a to jak z hlediska finančního, tak i evidenčního, což v ERP třídy BYZNYS zabezpečuje takzvaný obchodní případ. Součástí tohoto procesu je též tvorba nabídek pro zákazníka dle zvolené konfigurace bazénu. Vzhledem k široké škále sortimentu, a tedy i možných kombinací, byly vytvořeny šablony v aplikaci MS Excel, které jsou do těchto nabídek natahovány pomocí uživatelského tlačítka, což podstatně zjednodušuje celé zpracování. Vzhledem k tomu, že společnost MARIMEX CZ dodává sortiment také do sítí marketů, bylo nutné též zprovoznit EDI komunikaci, kterou systém BYZNYS standardně podporuje. Samozřejmě bylo též provedeno odborné zaškolení obsluhy v plném rozsahu činnosti, včetně odborných školení PUV (prvků uživatelské volnosti) či úpravy jednotlivých tiskových formulářů. Po úspěšném zavedení systému byl tento protokolárně předán do rutinního provozu. možnost detailního sledování průběhu jednotlivých obchodních akcí komplexní analýza prodeje EDI komunikace on-line tvorba nabídek při obchodním jednání podpora jednotných obchodních procesů CRM procesy pro přístup k zákazníkům Společnost Atrium působí na českém i slovenském trhu jako jeden z nejvýznamnějších výrobců nízkoenergetických a pasivních dřevostaveb rodinných domů. Byla založená v roce 1993, dnes má dva výrobní provozy a řadu vzorových domů po celé ČR, například v Průhonicích, Brně nebo Horažďovicích. V letošním roce společnost nabídla náročnějším zákazníkům difuzně otevřenou konstrukci domu DifuTech, čímž vzbudila velký zájem nejen ze strany odborné veřejnosti, ale především ze strany stavebníků rodinných domů. V současné době má tedy zákazník možnost díky firmě Atrium nejen zdravě bydlet, ale rovněž bydlet úsporně, ekologicky a přitom velmi komfortně. Vzhledem k povaze podnikatelské činnosti společnosti Atrium, která je zakázkově orientovaná, byly zmapovány základní požadavky uživatele, mezi které patřilo především zajištění jednotné evidence každé stavby od podpisu smlouvy, přes detailní popis vybavení, až po sledování realizace stavby. Z toho vyplynula potřeba vytvoření speciálního nadstavbového modulu pro sledování detailního popisu vybavení domu. Jako základ byla použita standardní funkčnost ERP třídy BYZNYS obchodní případy. Předchůdcem obchodního případu je obchodní příležitost, která je využívána v širokém spektru obchodních činností. Obchodní příležitosti jsou zaznamenávány do informačního systému (většina automatickým natažením z webových stránek společnosti Atrium, kde zákazníci vyplňují v případě zájmu o více informací formulář). Nový systém dále umožňuje jednotlivým obchodním zástupcům, kteří se pohybují v terénu on-line přístup do systému. Zároveň poskytuje vedoucím pracovníkům možnost sledovat obchodní aktivity jednotlivých zástupců (četnost kontaktů se zákazníky). ERP třídy BYZNYS také podporuje automatické rozesílání dokumentů přímo z informačního systému (pod jedinečným číslem a příslušným obchodním případem/příležitostí) a vy užití šablon v MS Word. Projektové řízení integrované do ERP zase umožňuje detailní sledování harmonogramu jednotlivých staveb včetně přiřazení zdrojů ke každé činnosti. Na realizační část pak dále navazuje evidence reklamačních událostí, což zajišťuje uživateli detailní sledování jednotlivých reklamací, a také možnost provádět jejich vyhodnocování (statistiky). Jako jeden z největších přínosů hodnotí objednatel zavedení statistik na bázi datových kostek Business Intelligence. Na základě požadavků objednatele došlo k vytvoření speciální datové kostky v oblastech ekonomika (výsledovky, finanční toky), obchod (statistiky obchodních příležitostí), a výroba (realizace staveb). 6 Hlavní přínosy řešení spojení obchodní a ekonomické agendy do jednoho systému detailní sledování obchodního případu BYZNYS BI statistiky: obchodní, ekonomické, projekty Projektové řízení pro detailní sledování harmonogramu stavby propojení s MS Word modulem BYZNYS Office šablony dokumentů správa dokumentů archivace, vyhledávání, propojení s obchodními případy on-line přístup odloučených poboček a regionálních zástupců
Případové studie Sallerova výstavba Ditherm Společnost Sallerova výstavba byla založena v roce 1991 a je součástí přední investiční a developerské skupiny Saller, která poskytuje manažerské služby v České republice, nabízí důležité know-how a dobrou znalost podnikatelského prostředí vnitřního trhu expanzivním obchodním firmám, průmyslovým koncernům, ale i středně velkým firmám, hledajícím strategicky umístěné komerční prostory v Čechách. Stěžejní činností této společnosti jako investora je vyhledávání vhodných pozemků, na nichž jsou místními architekty vypracované projekty a za pomoci místních stavebních firem tyto projekty pak realizovány. Společnost pomáhá zahraničním společnostem se vstupem na naše trhy, investuje do komerčního rozvoje krajů, financuje projekty a zabezpečuje jejich plynulý technický a komerční provoz. Nasazení ERP třídy BYZNYS bylo z důvodu rozsáhlých uživatelských řešení a náročné realizaci rozděleno do dvou fází: 1. Implementace účetního okruhu, 2. Implementace obchodního okruhu. Obě fáze nasazení systému BYZNYS byly analyzovány samostatnou předimplementační analýzou, zabývající se datovou základnu a vnitropodnikovými procesy. Cílem první fáze implementace bylo realizovat převod datové základny a zajistit obchodní činnost společnosti. Hlavním specifikem nasazení bylo velké množství firem pracujících samostatně a podléhajících české, ale i slovenské legislativě. V rámci druhé fáze implementace bylo cílem realizovat obchodní okruh, který měl zajistit sledování realizace výstavby objektů. Pro tento účel byla realizována rozsáhlá uživatelská úprava nad obchodními případy, která zachycuje informace o objektech po dobu životního cyklu. Toto uživatelské řešení bylo vytvořeno tak, aby respektovalo již zavedené vnitropodnikové procesy, splnilo nároky uživatele a zároveň zjednodušilo práci s informacemi o objektech. K vyhodnocování informací byly vytvořeny speciální reporty. Pravidelný dohled zabezpečuje jak chod systému BYZNYS, tak i neustálé zlepšování uživatelského prostředí na základě požadavků společnosti Sallerova výstavba v rutinním používání. Hlavní činností společnosti Ditherm je provádění žáruvzdorných vyzdívek tepelných agregátů ve všech odvětvích průmyslu. Vedle této hlavní činnosti se společnost zabývá také prodejem žáruvzdorných cementů a materiálů. Jako jedna z mála společností působících na trhu České republiky má svoje vlastní projekční oddělení. Mezi zákazníky společnosti patří především výrobci elektrické energie a tepla, významné společnosti chemického a petrochemického průmyslu, výrobci stavebních hmot, významní zpracovatelé železných a neželezných kovů, a také spalovny komunálního a nebezpečného odpadu. V oblasti bezpečnosti práce a ochrany zdraví pracovníků postupuje společnost podle pravidel pro Bezpečný podnik. Nasazení informačního systému třídy BYZNYS předcházela předimplementační příprava, která analyzovala stávající datovou základnu. Následně došlo k převedení dat do ERP třídy BYZNYS. Po zaškolení obsluhy do nového prostředí proběhlo otestování pro rutinní provoz. Pravidelný dohled zabezpečoval v úvodních dnech po nasazení správnou funkčnost systému BYZNYS v rutinním používání. Průběh obchodních aktivit je sledován v kontaktech. Hodnocení efektů jednotlivých obchodních akcí probíhá v modulu zakázky. Uživatelé průběžně získávají informace o efektivitě jednotlivých etap realizace. Důležitým přínosem pro uživatele se stalo vytvoření aplikace pro rozpouštění nepřímých nákladů do zakázek dle speciálních postupů a vlastních rozvrhových pravidel. integrace nepřímých nákladů do zakázek dle vlastního vzorce analýza nákladů a výnosů zakázek export dat do MS Excel, MS Word, MS Outlook široké možnosti přizpůsobení systému požadavkům uživatele úprava výstupních formulářů přímá aktualizace zakázek sjednocení ekonomických a obchodních agend do integrovaného systému, jednotné číselníky a prostředí strategie zabezpečení dat, centrální zálohování datové základny a bezpečné uchovávání záloh řešení společného pohledu na výsledky a informace průřezem všemi společnostmi elektronická komunikace s bankami uživatelské rozhraní nad obchodními případy pro sledování objektů 7
BYZNYS ve stavebnictví Integra Group Bachl Integra Group je česká stavební společnost, která se orientuje na výstavbu prodejen, obchodních jednotek a interiérů řetězcových nákupních center na klíč. Firma vznikla v roce 1994 a od té doby již realizovala stovky zakázek, například interiéry bytových komplexů, půdní vestavby, výrobní haly a průmyslové a administrativní objekty. Mezi její zákazníky patří například společnost Adidas, Kenvelo či A3 Sport. Vzhledem k rostoucímu objemu dat a zvyšujícím se požadavkům na řízení firemní agendy se Integra Group rozhodla pro nasazení nového informačního systému. Ve výběrovém řízení zvítězil ERP produkt třídy BYZNYS, protože dokázal nejlépe pokrýt všechny požadavky společnosti. Základním cílem implementace bylo zajištění detailního sledování zakázek. To bylo realizováno nasazením zakázkového modulu, který umožňuje evidovat detailně výnosy a náklady jednotlivých akcí, a napojením na systém obchodních případů. Každý doklad v systému (například faktura či objednávka), každý záznam korespondence nebo interní úkoly tak v sobě nesou číslo zakázky, a tím je zaručen kompletní přehled o zakázce. V zakázkové části bylo dále třeba zajistit plnění pevně daných procesů výroby a tvorby projektu pracovníky. K tomu byl rozšířen obchodní případ o takzvané Check listy, které umožňují sledovat splnění jednotlivých klíčových činností výrobního procesu s automatickým zasíláním informací o nesplnění termínu klíčových operací odpovědným osobám. Jednotlivé operace mezi sebou mají i časové vazby. Aby bylo možné kontrolovat automatem splnění daného úkolu, každá operace má nejen datum provedení, ale i plánovaný datum splnění, který se generuje automaticky na základě předem stanoveného časového schématu. Při implementaci bylo rovněž využito modulu B-Sync pro propojení MS Outlook s BYZNYSem a systému šablon pro propojení dat v BYZNYSu s dokumenty MS Word (smlouvy o dílo). Tím se zamezilo chybovosti a přepisům ve smlouvách. Dále byl nasazen také systém autorizace dokladů pro schvalování faktur přijatých a došlo k rozšíření formuláře o náhled na dokument. : okamžitý přehled kompletních informací o obchodním případu automatizovaný dohled nad splněním klíčových procesů výrobního cyklu formou upozornění e-mailem kompletní přehled o veškerých dokladech vázaných k obchodnímu případu přehled o zisku zakázky blokace proplacení či přijmutí neautorizovaných faktur přijatých možnost kontroly na plánované náklady zakázky tvorba smluv zjednodušená užitím šablon vnitropodniková komunikace formou úkolů, možnost sledování jejich plnění automatem důležité dokumenty naskenovány a přiloženy k dané zakázce přímo v systému Společnost Bachl je mezinárodní koncern s výrobními závody v Německu, Česku a Maďarsku. Vyrábí moderní izolační hmoty z polystyrenu a polyuretanu, polyetylenové stavební a balící fólie a parozábrany, stavební výrobky z betonu, plastová okna a dveře. Součástí palety výrobků a služeb jsou také pozemní a inženýrské stavební práce a realizace stavebních projektů na klíč v průmyslovém i soukromém sektoru. V České republice je firma Bachl vnímána především jako významný výrobce a dodavatel tepelně izolačních materiálů a polyetylenových fólií. Výrobky jsou distribuovány vlastní kamionovou dopravou v krátkých dodacích lhůtách k obchodním partnerům a na stavby po celém území České republiky i do zahraničí. V oblasti služeb pro zákazníky nabízí společnost technický servis a poradenství při řešení návrhů skladeb stavebních konstrukcí a výběru vhodných tepelně izolačních materiálů. Provádí tepelně fyzikální výpočty, navrhuje řešení vyspádování plochých střech včetně kladečských plánů a poskytuje řešení CAD-detailů stavebních konstrukcí. Vzhledem k dynamickému rozvoji společnosti a nedostatečnému pokrytí požadavků stávajícím ekonomickým softwarem byly po ukončení výběrového řízení a podpisu smlouvy o dílo zahájeny práce na implementaci ERP systému třídy BYZNYS. V rámci nasazení bylo nutné řešit, jak pokrýt všechny rozmanité činnosti ve společnosti. Jednalo se zejména o evidenci výroby polystyrenu, výrobu oken a dveří, výrobu balících fólií a s tím související rozsáhlou obchodní agendu. V analýze byly navrženy úpravy pro importy a exporty dat do specializovaného výrobního systému, byl připraven objednávkový systém pro evidenci obchodních případů a úpravy sestav pro vyhodnocení prodejů, a to nejen finančně, ale i z pohledu hmotností a objemů. Velký důraz byl také věnován výkaznictví pro mateřskou společnost v Německu. Uživatelé informačního systému ve společnosti Bachl ihned po zahájení rutinního provozu ocenili silnou stránkou systému BYZNYS, kterou je vysoká přehlednost evidovaných informací, možnost snadného a rychlého vyhledávání potřebných údajů, která je umocněna provázaností všech modulů. Hlavní přínosy řešení široké možnosti v oblasti zpracování ekonomických agend s důrazem na střediskové účtování propracované kontrolní mechanismy, kterými lze jednoduše ověřovat zdroje účetních dat jistota a dlouhodobě výborná zkušenost s reakcemi výrobce na změny v legislativě přehledné a variabilní uživatelské rozhraní silné nástroje pro přípravu podkladů a analýz pro mateřskou organizaci v Německu 8
Případové studie Lekos Veskom Společnost Lekos byla založena v roce 1991 a po celou dobu existence usiluje o spokojenost svých zákazníků skrze poskytování špičkových služeb a kvalitních dodávek pro oblast stavebnictví. V roce 2005 došlo přerozdělením jednotlivých činností ke vzniku dvou samostatných společností Lekos-stavby realizující bytové a občanské výstavby se zaměřením na lehké konstrukční systémy, a AA+Stavebniny Konsys specializující se na prodej stavebních materiálů s preferencí progresivních lehkých stavebních systémů, jejich prvků a doplňků. Společnost Lekos se rozhodla nasadit nový podnikový informační systém, který by podpořil její další rozvoj. V rámci výběrového řízení zvolila ERP třídy BYZNYS, který nejlépe splňoval požadavky kladené na funkčnost a zajištění prodeje na vzdálených pobočkách. Úvodní etapou zavádění systému BYZNYS bylo zpracování předimplementační přípravy s cílem analyzovat procesy ve společnosti a navrhnout jejich řešení a podporu zpracování systémem BYZNYS. V rámci analýzy byly navrženy efektivní postupy pro nakupování a správu prodejních cen. V ekonomické oblasti byl důraz kladen na správu pohledávek. Hlavní přínosy řešení on-line přehled o skladových zásobách v centrále i na třech vzdálených pobočkách centralizace nákupu a jeho zefektivnění funkcemi BYZNYS pracnost se snížila o 70 % zlepšení přehledu o komunikaci s partnery a jednoduché sledování jejich platební morálky pracnost odeslání upomínek se snížila na jednotky minut podrobný přehled o rozpracovanosti stavebních zakázek a jejich vyhodnocení Společnost Veskom byla založena v roce 1991 s cílem vybudovat dlouhodobě perspektivní firmu poskytující komplexní služby v oblastech stlačeného vzduchu a vytápění. Společnost nabízí služby od poradenství, technických konzultací, vypracování projektové dokumentace, dodání jednotlivých zařízení nebo technologických celků, přes montáž a spuštění až po následný servis. V roce 1997 vzniklo vzhledem k potřebám i nárůstu zakázek volné sdružení firem pod obchodním názvem Veskom Group. Hlavní sídlo sdružení bylo situováno do Prahy, pobočky a dceřiné organizace jsou v Brně, Liberci, Českých Budějovicích, Pardubicích a slovenských Malackách. Ve vlastním administrativně skladovém areálu v Praze vybudovala firma také ojedinělé školící a výzkumné centrum tepelných čerpadel, které slouží jak pro vnitřní vzdělávání pracovníků, tak pro studijní a vědeckou činnost partnerů: ČVUT-stavební fakulty, katedry TZB a ČZU technické katedry. Veskom dlouhodobě spolupracuje a zároveň zastupuje na Českém trhu významné zahraniční společnosti, mezi jinými například společnost Gardner Denver, SAMSUNG TECH WIN, MTA, či Tepelná čerpadla IVT. Hlavním požadavkem společnosti Veskom na nový systém byla maximální centrální informovanost o stavu jednotlivých obchodních aktivit, a to jak na centrále, tak i na vzdálených pobočkách. Toho bylo docíleno jednak on-line připojením poboček na centrálu (což zaručuje aktuální data pro všechny uživatele systému BYZNYS), tak zvolením obchodního případu za základní princip evidence informací v systému. Obchodní případ umožňuje sledovat veškeré informace pořízené do systému z jednoho centrálního místa. Dále bylo nutné vše přizpůsobit specifice oboru podnikání uživatele, což je umožněno pomocí nástroje PUV (prvky uživatelské volnosti). Doplňkové informace jsou řešeny pomocí možnosti přiložení příloh k jednotlivým dokladům či obchodnímu případu. Součástí realizace zprovoznění bylo též odborné zaškolení obsluhy v plném rozsahu činnosti, včetně odborných školení či úprav jednotlivých tiskových formulářů. Po úspěšném zavedení systému byl tento protokolárně předán do rutinního provozu. Následně došlo k rozvoji instalace na základě prohloubení evidence obchodních případů. V další fázi bude systém propojen s unikátním systémem pro energetické řízení sídla firmy. centralizace a snadný přístup ke kompletním informacím o stavu konkrétního obchodního případu možnost širokého přizpůsobení softwaru specifickým požadavkům uživatele jeho vlastními silami schopnost evidence informací dle předpisů certifikátu ISO průběžný rozvoj systému dle změn procesů zákazníka zjednodušení kontroly nad jednotlivými středisky 9
BYZNYS ve stavebnictví Darte Společnost Darte byla založena roku 1993 a od svého počátku se specializuje na dodávky stavebních materiálů a příslušenství pro oblast technických, chladových a akustických stavebních izolací. Od roku 2006 má v nabídce také obklady, dlažby, keramiku a sanitární vybavení. Společnost Darte se již v průběhu roku 2008 rozhodla vzhledem k neustále rostoucím požadavkům na řízení podniku nahradit stávající ekonomický systém novým robustním ERP řešením, které by zastřešilo klíčové firemní procesy. Hlavními důvody pro výběr informačního systému třídy BYZ- NYS se staly zejména úzká provázanost jednotlivých modulů, propracovaná účetní likvidace a zamezení neoprávněných oprav účetních dokladů. Pro nový systém rovněž hovořilo přizpůsobení celého řešení představám uživatele a jeho stabilita bez ohledu na velikost zpracovávané datové základny. Samotná implementace začala převodem dat z původního systému do ERP třídy BYZNYS. Před zahájením ostrého provozu došlo ke konečnému nastavení systému, určení řad dokladů a přístupových práv. Poté probíhal rutinní provoz pod dohledem konzultantů společnosti J.K.R., v jehož průběhu byly nadefinovány uživatelské formuláře. online zpracování dokladů a možnost exportu dat do MS Excel, Word a Outlook propracovaná evidence obchodního případu a zakázky centrální zpracování dat v jednom systému výrazné zvýšení bezpečnosti dat v prostředí SQL uživatelsky komfortní zpracování legislativních změn Stavomat-Znojmo Společnost Stavomat-Znojmo se zabývá prodejem stavebního materiálu a keramického zboží. Maloobchodní prodej je zaměřen na širokou veřejnost a menší podnikatele nejen ve Znojmě, ale i v širokém okolí Jihomoravského kraje. Kromě prodeje stavebního materiálu zajišťuje Stavovat-Znojmo pro své zákazníky poradenství v oblasti stavebních materiálů, zpracování nabídek, zpracování grafických návrhů koupelen, dopravu zakoupeného zboží na místo určení, a zajištění subdodávek stavebních prací, montáží dveří a oken, a obkladačské práce. Společnost Stavomat-Znojmo se rozhodla nahradit dva stávající dosovské softwary pro vedení ekonomiky a prodeje jedním komplexním informačním systémem. ERP třídy BYZNYS byl vybrán, protože pokryl funkci stávajících systémů a umožnil větší variabilitu v oblasti cenotvorby (například časově omezené akční ceny), zjednodušil nákup a zpřehlednil a odstranil chyby v účtování. Tím se podařilo snížit pracnost na ekonomickém oddělení. Pro prodej za hotové byl připraven postup, který kombinuje prodej zboží na prodejně s vyskladněním větších položek v expedičním skladu. Důležitou funkčností ve skladovém hospodářství je i evidence obalových kont. Hlavní přínosy řešení zrychlení a zefektivnění práce s informačním systémem přehled prodavačů o aktuální disponibilitě zboží na skladech on-line přehled o stavech a realizaci objednávek na dodavatele 10
Případové studie Techmat K Keramika Hlavním předmětem podnikání společnosti Techmat je od jejího vzniku obchodování se strojírenskými výrobky, zejména pro stavebnictví. Společnost se dokázala plně přizpůsobit měnícím se podmínkám ve stavebnictví, kde došlo ke vzniku mnoha malých stavebních a instalačních firem, které nemají vlastní skladové hospodářství, a proto využívají možnost k průběžnému, operativnímu nákupu materiálu. Techmat působí především v Jihočeském kraji, kde disponuje hustou sítí prodejních středisek. Má také uzavřenou smlouvu o sdruženém plnění zpětného odběru a využití odpadu s autorizovanou společností EKO-KOM Praha. Společnost Techmat provedla výběrové řízení na nový informační systém, který by nejlépe vyhovoval požadavkům na spolehlivé a perspektivní řešení, jež by ještě více zkvalitnilo řízení a organizaci práce, a to především v oblasti skladové agendy. Byl definitivně zvolen ERP třídy BYZNYS. Pracovníky dodavatele byla následně provedena analýza možnosti nasazení systému vzhledem k požadavkům zákazníka. Celý proces implementace bylo nutno založit prvotně na převodech dat z dosavadních informačních systémů oddělených agend, a to od skladových až po účetní. V maximální možné míře byla vyčištěna data a odstraněny duplicitní záznamy. Dalším důležitým krokem bylo nastavení a zprovoznění databází pro jednotlivé pobočky v Třeboni, Českém Krumlově, Vodňanech, Prachaticích a Jindřichově Hradci. Byla zabezpečena komunikace těchto poboček s centrálou. K tomu byl zvolen způsob takzvaných nočních dávkových přenosů faktur, pokladních a skladových dokladů. Ke zvýšení efektivity přispělo také použití čteček čárových kódů v samoobslužných prodejnách v Českém Krumlově a Třeboni. Podstatným zlepšením pro řízení firmy se stala centralizovaná cenotvorba a sledování pohybu obalů dle zákona o obalech. Postupně bylo provedeno odborné zaškolení obsluhy v plném rozsahu činnosti, včetně specifických školení či úpravy jednotlivých tiskových formulářů. Po úspěšném zavedení systému byl tento protokolárně předán do rutinního provozu. centralizace a snadný přístup ke kompletním informacím o stavu jednotlivých středisek i společnosti jako celku možnost centrální tvorby a distribuce prodejních cen a slev dle různých ukazatelů zjednodušení kontroly nad jednotlivými středisky sjednocení pravidel a postupů na všech střediscích, což zvyšuje přehlednost a zjednodušuje oběh dokladů v rámci společnosti Společnost K Keramika Czech se zabývá maloobchodním a velkoobchodním prodejem dlažby, keramiky, sanity, obkladů, parket, podlah a dveří. Je také přímým dovozcem obkladů, dlažeb, chemie a sanity z Portugalska, Španělska a Itálie. Maloobchodní prodej je realizován v síti prodejen, které jsou umístěny v Brně, Boskovicích, Hodoníně, Prostějově, Jihlavě a Hulíně. Kromě maloobchodního prodeje a montážních služeb (podlahářské, obkladačské a vodařské práce) má firma vybudovanou velkoobchodní síť odběratelů po celé České republice a na Slovensku. Společnost se také podílí dodávkou materiálu a realizací prací na velkých developerských projektech polyfunkčních domů. Vzhledem k nedostatečné funkcionalitě stávajícího ekonomického systému zejména v oblasti zpracování skladové evidence a vyhodnocení zakázek se společnost K Keramika Czech rozhodla přejít na ERP třídy BYZNYS. Hlavním důvodem rozhodnutí pro BYZNYS pak byla jeho silná funkcionalita v ekonomické části a rozsáhlé možnosti ve skladovém hospodářství, především v oblasti cenotvorby a práce s různými skladovými jednotkami na příjmu a výdeji sortimentu, což v té době nebylo u srovnatelných produktů standardem. V neposlední řadě rozhodla i možnost on-line řešení prodeje na pobočkách. V rámci předimplementační přípravy bylo navrženo řešení pro nákup a cenotvorbu a navrženy úpravy sestav pro vyhodnocení zakázek a analýzy prodejů. Hlavní přínosy řešení zjednodušení prodeje a práce se skladovými jednotkami (příjem v paletách, prodej v m 2, výdej v celých baleních nebo celých paletách) efektivní centralizovaný nákup s využitím funkcionality v oblasti návrhu objednávaných položek a množství u jednotlivých dodavatelů přehled o stavech sortimentu na jednotlivých prodejnách v reálném čase veškeré informace jsou k dispozici v komplexním systému 11
BYZNYS ve stavebnictví S.O.K. stavební King Sturge S.O.K. stavební je společnost úspěšně podnikající v oblasti stavebnictví. Byla založena v roce 1991 a dnes zaujímá přední postavení zejména v oblasti Vysočiny. Zaměřuje se především na generální dodávku staveb halového typu, bytových domů, a staveb pro zemědělství. Provádí také novostavby a rekonstrukce a začala se zabývat výstavbou objektů pro výrobu alternativních zdrojů energie. Pro nasazení systému třídy BYZNYS se vedení společnosti rozhodlo s cílem sjednotit stávající evidence v komplexním ERP řešení. V rámci výběrového řízení bylo zvažováno několik nabídek, včetně specializovaných aplikací pro řešení stavební výroby, ze kterých byl nejlépe hodnocen systém BYZNYS. Ostatní nabídky systém BYZNYS předčil mimo široké funkcionality především možnostmi v oblasti přizpůsobení uživatelským požadavkům, a to jak po stránce vizuální, tak po stránce funkčnosti, jednoduchostí úprav a generování tiskových sestav, včetně výstupů do několika formátů (například PDF, DOC či XLS), a v neposlední řadě také orientací na nejnovější technologie a jejich provázanost (SQL server 2008, Windows 7, MS Office 2007). V rámci implementace informačního systému připravoval projektový tým řešení na míru například v oblasti evidence obchodních případů, sledování obchodních plánů, vyhodnocování výběrových řízení na nákup materiálu napříč zakázkami nebo řešení agendy půjčovny nářadí. Informační systém BYZNYS v současné ekonomické situaci významně pomáhá pří řízení nákladů v oblasti stavebních zakázek. Díky výše uvedeným evidencím mají uživatelé okamžitý přehled o finančním průběhu zakázek a mohou tak obratem reagovat na jakékoliv odchylky od plánů. Hlavní přínosy řešení přesné střediskové výkaznictví evidence nabídek (obchodních příležitostí), včetně stanovení zodpovědností za jednotlivé úkoly evidence všech kontaktů s obchodními partnery plánování a sledování průběhu stavebních zakázek řízení stavebních zakázek s generováním úkolů odpovědným pracovníkům vyhodnocení termínů plnění úkolů s upozorňováním na potenciálně ohrožené činnosti podrobné plánování a vyhodnocení nákladů a výnosů na jednotlivých zakázkách správa dokumentů s vazbou na příslušné obchodní a realizační případy, včetně sledování verzí plánování kontrolní činnosti a řešení neshod zjednodušení evidence majetku pomocí čárových kódů King Sturge je mezinárodní poradenská společnost, která působí v oblasti realit a nemovitostí. Její centrála se nachází v Londýně. V kontinentální Evropě disponuje více než 50 kancelářemi a zastoupení má i v Asii, Austrálii a Severní Americe. V České republice King Sturge působí od roku 1992 a poskytuje zde poradenství v segmentech realitního trhu, jako jsou kancelářské prostory, rezidenční výstavba, průmyslové a logistické nemovitosti, realitní investice, projektové řízení, správa nemovitostí a oceňování. V roce 2008 hledala společnost King Sturge nový informační systém, který by dokázal pokrýt její požadavky v oblasti ekonomických agend, především pak objektové sledování nákladů, jazykové mutace a řešení speciálních ekonomických reportů (předávání dat mateřské společnosti). Ve výběrovém řízení byl vybrán ERP systém třídy BYZNYS. V průběhu zpracování předimplementační analýzy definoval objednatel své požadavky, z nichž většina byla řešena standardními funkčnostmi BYZNYSu. Určité požadované funkčnosti byly realizovány jako uživatelské úpravy, například kopírování některých typů dokladů nebo vytvoření uživatelských ekonomických reportů (propojení databáze MS SQL do MS Excel). Velké využití má ve zpracování společnosti King Sturge modul finanční analýzy Excellent (na bázi MS Excel), který umožňuje s vysokou mírou uživatelské přizpůsobivosti pohled na základní ekonomické ukazatele s možností rozkladu až do úrovně účetního dokladu. účtování na objekty (středisko, zakázka, obchodní případ, zaměstnanec) finanční analýzy na míru v modulu Excellent obecná podpora cizí měny jazyková mutace systému propojení databáze MS SQL s nástroji MS Excel (standardní exporty, uživatelsky definované reporty) 12
Případové studie Havi 3V&H Prováděním staveb se společnost Havi zabývá od roku 1991. Od té doby se jí podařilo úspěšně realizovat celou řadu zajímavých zakázek a získat si mnoho spokojených zákazníků zejména v oboru pozemních, dopravních a vodohospodářských staveb. V současné době se společnost dělí na tři samostatné divize Stavby, Obchod a Reality, její obrat dosahuje 200 milionu korun a zaměstnává 60 lidí. Hlavním požadavkem společnosti Havi na nový informační systém bylo sjednocení sledování a vyhodnocování zakázek stavebního střediska a zakázek odběratelů v návaznosti na prodej stavebního materiálu ve středisku stavebnin. Velký důraz byl také kladen na začlenění procesů prodeje ve stavebninách do ERP systému, a na rychlost, přehlednost a uživatelskou přívětivost při práci se systémem. Plynulost prodeje a snadný přístup k informacím o skladových položkách je totiž základním předpokladem ke spokojenosti jak uživatele, tak zákazníka stojícího u pokladny. Během implementace došlo k rozšíření struktury systému o uživatelské položky a byly zapracovány kontroly, které pomáhají uživatelům při zadávání dokladů a zjednodušují přístup k informacím. Vzhledem k velké obrátkovosti sortimentu byl využit nástroj pro dodatečnou změnu nákupních cen, který byl velikým přínosem pro práci se skladovým sortimentem. Zároveň dochází k párování skladových příjemek a přijatých faktur s ohledem na změny nákupních cen a časovou prodlevu mezi příjmem sortimentu a přijetím faktury, což poskytuje uživateli potřebnou kontrolu nákupních cen. Dalším přínosem je pak komplexní přístup k informacím, jednotnost informací a především provázanost informací v jednotlivých modulech systému. controlling zakázek stavebního střediska sběr informací o zakázkách odběratelů stavebnin plynulost prodeje ve stavebninách zavedení internetového obchodu ibyznys Stavební společnost 3V&H, založená v roce 1992, provádí kompletní stavby včetně zajištění funkce koordinátora prací, zajištění subdodávek, jednání s orgány státní správy a plné odpovědnosti firmy za provedené práce. Působí po celé ČR, z větší části se však zaměřuje na oblast Moravy. Aktivně podniká v regionu Uherský Brod, Zlín a výraznou měrou také v Brně, kde má zřízeny kanceláře. Stavební činnost společnosti 3V&H zahrnuje například dodávky staveb na klíč, byty a rodinné domy, realizace projektů občanské výstavby, provádění celkových rekonstrukcí, adaptací a sanací budov, výstavbu a opravy výrobních a průmyslových hal a objektů, chodníky a zpevněné plochy, zateplovací systémy, inženýrské stavby či půdní vestavby. Společnost 3V&H vedla ekonomickou agendu na DOS platformě. Stávající software však začal být vzhledem k neustále se zvyšujícímu rozvoji firmy nedostatečný. Po výběrovém řízení se společnost rozhodla pro podnikový informační systém třídy BYZNYS, který plně pokrýval její požadavky v oblasti vyhodnocování nákladů a výnosů na realizovaných stavebních zakázkách. V rámci implementace byl BYZNYS nasazen ve standardní funkcionalitě. Zakázkové úpravy byly prováděny pouze v oblasti sestav, kde mělo vedení společnosti přesnou představu o podkladech pro řízení. Všechny jejich požadavky se implementačnímu týmu podařilo naplnit a výsledky jsou k dispozici v reálném čase i v průběhu realizace zakázky. Dříve bylo vyhodnocení zakázek prováděno na papíře až po ukončení zakázky a k výsledkům se tak vedení dostávalo s odstupem několika dnů. Hlavní přínosy řešení dostupnost dat všem typům uživatelů stabilní chod systému, rychlý a kvalitní upgrade dle změn zákonů výborné propojení jednotlivých prvotních evidencí s účetními daty přehledná a podrobná evidence nákladů do zakázek kvalitní a přehledné skladové hospodářství včetně on-line propojení s pobočkou v Brně internetový obchod integrovaný přímo do systému BYZNYS kvalitní podpora a hot-line, rychlé řešení problému přes vzdálenou správu školení na změny zákonů, odborná znalost školitelů při poradenství 13
BYZNYS ve stavebnictví M.B. Keramika Wirtgen ČR M.B.Keramika je ryze česká společnost, která patří v oboru keramických obkladů, dlažeb, sanitární keramiky a kompletního koupelnového vybavení mezi přední obchodní společnosti v České republice a již více než 18 let zajišťuje služby velkoodběratelům i maloodběratelům. V současné době má kromě centrály v Brně také pobočky v mnoha dalších městech po celé ČR. Mezi jinými například ve Znojmě, Svitavách, Jihlavě, či Olomouci a partnerské prodejny v Šumperku, Letovicích, Zlíně, Mohelnici či Plzni. M.B.Keramika je spokojeným uživatelem ERP třídy BYZNYS již od roku 1994. Po uvedení nové verze systému postaveném na Windows se společnost rozhodla na tuto verzi přejít. Nasazení nejnovější verze BYZNYSu posunulo zpracování ekonomických a obchodních agend ve společnosti kvalitativně na vyšší úroveň, a to v komplexním podchycení toku dokladů obchodního okruhu, zejména pak v části od objednávky po konečnou fakturaci. Stalo se tak především díky pokročilé funkcionalitě ve Skladovém hospodářství a širším možnostem v ekonomických a obchodních evidencích. Již v průběhu implementace byl navržen a realizován komplexní postup od objednání zboží, přes příjem a následný výdej zákazníkovi, až po zásobování skladů jednotlivých poboček společnosti. Pro rozšíření prodejních aktivit byla součásti nasazení také dodávka internetového obchodu ibyznys. Hlavní přínosy řešení zrychlení a zefektivnění práce s informačním systémem podrobné střediskové účetnictví zjednodušení přípravy nabídek díky možnosti jejich zpracování v informačním systému (s využitím informací ze Skladového hospodářství) všichni uživatelé vidí aktuální disponibilitu zboží na prodejnách včetně zboží na cestě, zboží objednáno u výrobce s uvedením termínů dodávky efektivní správa internetového obchodu, který je integrován přímo do informačního systému on-line přehled o stavech a realizaci objednávek zákazníků Společnost Wirtgen ČR nabízí jako vedoucí firma v oblasti technologií zákazníkům řešení pro mobilní stroje pro výstavbu silnic, údržbu silnic a rovněž získávání a úpravu užitných minerálů. Wirtgen ČR poskytuje špičkové produkty a dlouholeté servisní partnerství, které začíná přímo předáním stroje. Při všech otázkách týkajících se strojů a jejich provozu je vždy k dispozici tým expertů zákaznického servisu. Specialisté pro servis zajišťují krátké doby reakce a rychlá řešení. České zastoupení má také dobré spojení s kmenovými závody skupiny Wirtgen Group pro silnou podporu v každém ohledu. Společnost Wirtgen ČR je uživatelem produktů třídy BYZNYS již od roku 1999. V roce 2006 se vzhledem k rozvoji svého podnikání firma rozhodla implementovat komplexní ERP třídy BYZNYS. Nároky na informační systém pak byly kladeny zejména na oblast obchodu a skladové evidence. Společnost zpracovává sortiment v rozsahu přibližně 10 000 skladových položek (stroje, náhradní díly) je používána metoda oceňování skladových zásob FIFO. Základním procesem je klasické obchodní kolečko od přijaté objednávky, přes výdej ze skladu, až po vydanou fakturu. Vzhledem k povaze podnikatelské činnosti je velký důraz kladen také na práci s cizí měnou na straně dodavatelských faktur a příjmu na sklad. V pravidelných intervalech jsou do systému importovány prodejní ceníky jednotlivých výrobců v eurech a prováděn jejich přepočet na českou měnu. Důraz byl kladen rovněž na co nejjednodušší ovládání informačního systému, který má sloužit jako podpůrný nástroj pro realizaci obchodu, a nikoliv klást na uživatele další nároky. zákaznické ceníky obecná podpora cizí měny jazyková mutace systému přizpůsobivost systému na straně speciálních zákaznických tisků dodacích listů a vydaných faktur 14
Případové studie Mibac Moopex Společnost Mibac poskytuje komplexní služby v oblasti provádění specializovaných stavebních prací, dodávek stavebních materiálů a navazujících doplňkových činností. Realizuje například montáže systémů suchých staveb, požárně odolných konstrukcí či opláštění staveb na bázi plechů. V interiéru montuje dveře a zárubně, plovoucí podlahy, koberce nebo povlakové krytiny, provádí malby, nátěry a také realizuje výstavbu koupelen. Nabízí správu nemovitostí a provozu budov, projektování či rezidenční development. Na základě předimplementační přípravy došlo k vyhodnocení stěžejních procesů, které byly následně řešeny v rámci implementace. Týkalo se to zejména oblasti plánování, sledování a vyhodnocování obchodních případů, podpory procesů objednávání a rezervace materiálů na skladech, napojení ručních lineárních snímačů čárového kódu pro přímý prodej zboží, a zavedení sledování a práce se službami ve skladových dokladech. Dále také oblasti zpracování a vyhodnocování stavebních zakázek v rámci modulu zakázky, sledování nákladů dle kategorií, či kontroly materiálových a mzdových nákladů až do detailů modulů skladu a mezd. Během etapy implementace došlo k upřesnění řešení jednotlivých procesů v rámci informačního systému a potřeby konkrétních tiskových výstupů. Fáze začátku rutinního provozu systému byla krátce pod dohledem konzultantů společnosti J.K.R. Systém třídy BYZNYS splnil požadavky a očekávání uživatele, který nejvíce oceňuje především široké možnosti individualizace sestav a reportů realizovatelné vlastními pracovníky. zvýšení produktivity práce celé společnosti díky možnosti využití jednoho informačního systému pro většinu administrativních činností firmy zprůhlednění a usnadnění zjišťování jednotlivých ukazatelů potřebných pro efektivní řízení firmy, další zpřehlednění pohledu do účetnictví prostřednictvím modulu Excellent možnost tisku výstupů přímo do přílohy e-mailu v MS Outlook, tisku do formátu PDF, HTML či pro další editaci do DOC. možnosti exportu dokladů a sestav do MS Excel k dalšímu zpracování ucelení okruhu obchodního případu zapojením služeb do skladových dokladů Moopex je stavebně montážní a obchodní akciová společnost, která na trhu úspěšně působí již od roku 1991. Disponuje více než stovkou zaměstnanců a moderním a rozsáhlým zázemím a technikou. Tržby společnosti dosahují 365 milionu korun. Mezi hlavní aktivity společnosti Moopex patří zejména výstavba potrubních inženýrských sítí, dodávky a montáže systémů technického zařízení budov (vytápění, chlazení, vzduchotechnika a zdravotní instalace), stavební činnost, velkoobchod se zbožím pro topenáře a instalatéry, energetický development (EPC a EC) a provozování energetiky budov a průmyslových areálů, projekce potrubních inženýrských sítí a systémů technického zařízení budov, a výroba tepelné energie včetně rozvodu. Základním kamenem pro úspěšnou realizaci přechodu na nový ERP systém se v průběhu předimplementační přípravy ukázala být potřeba zajištění prodeje v prodejnách firmy. Toto bylo realizováno ve vzdálených prodejnách pomocí terminálové technologie včetně tisku účtenek na účtenkových tiskárnách. Další důraz byl kladen na sledování investičních akcí, které jsou v rámci systému BYZNYS sledovány pomocí modulu Zakázky. Bylo též provedeno odborné zaškolení obsluhy v plném rozsahu činnosti, včetně odborných školení a úpravy tiskových formulářů. Následně byl spuštěn modul pro správu dokumentů a definovány schvalovací a autorizační scénáře. Po úspěšném zavedení systému byl tento protokolárně předán do rutinního provozu. V průběhu rutinního provozu pokračovalo rozšiřování systému o další funkce, které uživatel rozvojem společnosti potřeboval automatizovat. Z těchto důvodů byly například vytvořeny výstupy rozpracované výroby či speciálně upravené výstupy pro potřeby prodejen. controlling průběhu jednotlivých investičních akcí zajištění maloobchodního prodeje přizpůsobení systému dle procesů vykonávaných uživateli jednoduchá evidence a tvorba prodejních cen správa dokumentů 15
BYZNYS ve stavebnictví MSU KOMFORT Společnost Moravská stavební unie MSU podniká již od roku 1993 v oboru pozemního stavitelství na území České republiky a Spolkové republiky Německa. V České republice provádí firma stavební práce na klíč v oboru pozemního stavitelství, bytové domy, občanskou a průmyslovou výstavbu, nástavby a půdní vestavby na bytových domech, revitalizace panelových domů, zateplování staveb různými fasádními systémy a rekonstrukce objektů. Dále se zabývá odborným řešením v oblasti odstraňování vlhkosti stavebních konstrukcí. Realizuje rovněž jako vlastní investice developerské projekty na výstavbu bytů, rodinných domků a garáží na prodej do osobního vlastnictví zákazníkům. Po celou dobu své existence působí na území SRN, kde provedla již desítky převážně hrubých staveb občanských, popřípadě průmyslových. Většina zaměstnanců prošla vyškolením u německých stavebních firem, kde se seznámila s nejmodernějšími stavebními technologiemi a osvojila si vysoké nároky na kvalitu práce. Společnost MSU se rozhodla pro nasazení ERP systému třídy BYZNYS zejména z důvodu propracovanosti v oblasti finančního sledování a vyhodnocení zakázek. Vzhledem k menšímu rozsahu instalace a 100% využití standardních funkcí informačního systému trvalo nasazení nového řešení pouze jeden měsíc a zahrnovalo především zaškolení uživatelů a prvotní nastavení. Hlavní přínosy řešení sjednocení evidencí do komplexního systému s přehledným uživatelským rozhraním přehledné sledování a vyhodnocení stavebních zakázek nasazení systému s kvalifikovanou a dostupnou podporou Společnost Komfort navazuje na úspěšnou a dlouhodobou existenci jihomoravského a brněnského stavebnictví, zejména bývalých Pozemních staveb Brno. Zabývá se především výstavbou bytových domů, rodinných domů a dalších staveb pozemního stavitelství například penziony, rekreační střediska, školy, požární zbrojnice, sportovní areály, tělocvičny či regenerace panelových domů včetně nástaveb. Veškerou výstavbu je schopna realizovat s kompletním právním, inženýrským a účetním servisem a poradenstvím, případně i se zabezpečením financování. V roce 1998 se společnost Komfort transformovala na akciovou společnost, čímž posílila své postavení na trhu a zejména zvýšila důvěryhodnost a záruky vůči veškerým svým obchodním partnerům. : Společnost Komfort kladla při nasazení nového informačního systému důraz na ekonomické agendy s vazbou na vyhodnocení stavebních zakázek a vedení skladové evidence na vzdáleném skladu materiálu. Zároveň byl řešen požadavek na vedení agend dalších dceřiných společností, který byl pokryt nasazením multiverze pro vedení neomezeného počtu účetních agend včetně vzdáleného přístupu do centrálního systému. Agenda související s přípravou zakázek je vedena ve specializovaném SW pro stavební firmy a v systému BYZNYS byly pro sledování realizace stavbyvedoucími připraveny výstupy, které slouží pro vyhodnocení čerpání nákladů na jednotlivé stavební zakázky. Agenda zádržného je pokryta modulem Pozastávky, jehož nasazením došlo ke zpřehlednění celé agendy. Pro rozpočítání mzdových nákladů na zakázky byla připravena úprava, která tyto náklady rozděluje přesně podle potřeb controllingu společnosti Komfort. Hlavní přínosy řešení: jednoduché a přehledné nástroje pro vyhodnocení nákladů a výnosů na zakázkách zjednodušení evidence zádržného přesné rozpočítání mzdových nákladů na zakázky přehlednost systému a propracované návaznosti jednotlivých modulů centrální dohled nad dceřinými společnostmi 16
J.K.R. spol. s r. o. Pražská 14, 261 01 Příbram 2 Telefon: +420 318 40 20 10 Obchodní oddělení: +420 318 40 20 60 E-mail: info@jkr.cz Pobočka Praha Ocelářská 35/1354, 190 00 Praha 9-Vysočany Telefon: +420 284 818 935, +420 603 417 865 E-mail: praha@jkr.cz Pobočka Teplice Buzulucká 426, 415 03 Teplice Telefon: +420 417 536 463, +420 604 204 439 E-mail: teplice@jkr.cz www.jkr.cz