Manuál ke komprimaci souborů odesílaných e-mailem Vzhledem k rostoucím problémům a dotazům, týkajících se odesílání souborů jako příloh v mailu, jsme se rozhodli pro vás uživatele vytvořit následující krátký manuál. Řiďme se dvěma pravidly: 1. E-mail primárně neslouží k odesílání opravdu velkých souborů (velikost od 5 a více MB). 2. Přílohy v e-mailu by měly být co nejmenší. Jak tedy zjistím velikost souboru, který chci odeslat? Na soubor kliknu pravým tlačítkem myši a v místní nabídce vyberu položku Vlastnosti. Po kliknutí se objeví okno s velikostí souboru.
Druhá možnost je ta, že nás o velikosti informuje samotný e-mailový klient. V MS Outlook 2003 se po připojení přílohy vedle ní ukáže velikost souboru. Mezi samotnými e-maily poznáme jejich velikost včetně příloh ve sloupci Velikost. Pokud nás zajímá přímo velikost přílohy, podíváme se do hlavičky otevřeného e-mailu. Podle netikety (zásady správného chování na síti) kdysi platilo, že velikost odesílaných příloh by neměla přesáhnout 50 kb. Tím se dnes již nikdo neřídí, ale odesílat několika MB natož desítek MB soubory bychom e-mailem neměli.
Co mohu udělat se souborem, který je velký? Snadná pomoc. Odpověď zní komprese. Jen si musíme uvědomit, jaký soubor komprimujeme ( zmenšujeme ). Začneme tím jednodušším a snad i více pracovně posílaným. To znamená soubory vytvořenými v Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint,...případně další soubory z jiných programů mimo obrázků) Na soubor klikneme pravým tlačítkem a z místní nabídky vybereme Odeslat a dále Komprimovaná složka (metoda ZIP). Ve chvilce se nám objeví vedle původního souboru jiný s týmž názvem a ikonou složky se zipem. Můžete si sami zkontrolovat velikost nově vzniklého souboru.(viz. výše) V mém případě to bylo změna z 33 kb na 4 kb. Tento menší soubor pak připojíme jako přílohu e-mailu.
Můžete též použít program IzArc, který bývá v počítači nainstalován. Postup je takřka stejný. Výsledek naprosto totožný. Jen ikonka je jiná. Lze provést i komprimaci více souborů najednou. Jen je třeba soubory předtím označit. (např. tažením myší) Vzniklé soubory s příponou zip poté lze otevřít dvojím poklepáním levého tlačítka myši.
Slyším hurá? Bohužel to není vše. Grafické soubory, známé jako obrázky, nelze komprimovat výše popsanou metodou. Možná jste si všimli, že obrázky mají u názvu souboru různé přípony. Např. tif, bmp, psd, jpg... Při velkém zjednodušení lze říci, že ke kompresi obrázků se používá formát jpg. Pokud tedy máte obrázek v jakémkoli jiném formátu a jeho velikost je nadměrná, je možné jej přeuložit ve formátu jpg. (Možná jste si všimli, že obrázky stažené z webu jsou v tomto formátu. Proč asi?) Standardně se obrázky otevírají v programu Prohlížeč obrázků a faxů. V tomto programu stačí kliknout na ikonu diskety a uložit obrázek ve formátu jpeg. V příkladu z ukázky se velikost zmenšila na méně než třetinu. (Z 2,6 MB na 0,8 MB)
Druhou možností je změna rozlišení obrázku. Možná víte, že monitor, který používáte, má nějaké rozlišení, které je schopen zobrazit. Proč tedy posílat obrázky větší, než je rozlišení našeho monitoru? (Jediný důvod je jejich použití pro kvalitní tisk.) Pokud si tedy obrázky budeme pouze prohlížet, lze zmenšit jejich rozlišení. 17 monitor má rozlišení 1024*768 bodů. Z toho budeme vycházet a rozlišení obrázku k prohlížení tomu přizpůsobíme. K tomu ovšem již budeme potřebovat specializovaný program XnView Po otevření obrázku v XnView zvolíme Obrázek a dále rozměry. Navolíme požadovaný rozměr. Stačí první, druhý se dopočítá. Poté, co jsem změnil rozlišení (Velikost na obrazovce) na polovinu, velikost souboru se zmenšila z 627 kb na 34 kb. Změněný soubor je třeba pochopitelně uložit.
Obrázky bychom takto měli zmenšovat jednak před odesláním e-mailem, ale i při jejich vkládání do Microsoft Office (Wordu, Excelu, PowerPointu). Jinak jejich datová velikost narůstá do obludných rozměrů. Jeden tip na závěr. Pokud požíváte Outlook 2003, lze při připojování obrázku vybrat jeho velikost pro odeslání. Kliknutím na ikonu Vložit soubor (tvar kancelářské sponky) připojíme odesílaný obrázek. Vpravo vyskočí podokno úloh a vy máte možnost ovlivnit velikost odesílaného obrázku. V případě jakýchkoli problémů se neváhejte obrátit na Helpdesk (tel. 5555). Rádi Vám poradíme.