Case Study Google Apps: Krok do 21. století Kterých témat se case study týká? Změna firemní kultury Vysoké nároky na funkcionalitu Úspora firemních nákladů
1 Kdo je ANNONCE? 2 Výchozí podmínky Annonce je jeden z nejznámějších a největších poskytovatelů tištěné a online inzerce v ČR. Jde o tradiční českou společnost, která od roku 1990 vydává stejnojmenné tištěné inzertní noviny a od roku 1997 provozuje i inzertní web Annonce.cz. V dnešní době Annonce vychází čtyřikrát týdně ve třech tematicky zaměřených dílech, jejichž týdenní náklad se pohybuje mezi 100-110 tisíci výtisky. Tím se řadí na první příčku mezi celoplošnými tištěnými inzertními médii. Online verze získala od doby svého vzniku více jak 300 tisíc registrovaných uživatelů a v současnosti ji navštíví okolo 350 tisíc reálných uživatelů za měsíc. Denně web Annonce.cz publikuje v průměru 250 tisíc inzerátů; z toho například jen reality tvoří 80 tisíc. Dalšími početnými a hojně využívanými rubrikami jsou Práce, Auto-moto a Seznamka. Zaměstnanci Annonce začínali na soukromých e-mailových účtech. Po čase společnost přešla na vlastní řešení firemní infrastruktury, skládající se z e-mailového klienta a FTP serveru. Poté Annonce zvolila cestu dedikovaného serveru s využitím POP3 a IMAP, kapacitou 50 GB, ale odděleným CRM systémem. Zaměstnanci tak museli používat současně dva e-mailové účty. Všechny pracovní soubory byly uložené na FTP serveru, na který byl přístup pouze z pracovního PC. Neexistovala tak možnost připojit se do firemní databáze z jiného místa než z kanceláře. Občas se stalo, že si kolegové zapomněli s sebou vzít na schůzku s klientem pracovní podklady, například prezentaci. Nezbývalo než improvizovat, čímž se schůzka protáhla a ztrácela na efektivitě. Dnes je odpověď jasná používejte Disk Google. Vždy a všude s sebou máte všechny soubory.
3 Hybatel rozhodnutí Po dvou letech na dedikovaném serveru potřebovala infrastruktura společnosti změnu. Možnosti totiž byly příliš svazující a neexistovala žádná cesta jak systém rozšířit. V situacích, kdy zaměstnanci komunikovali pouze prostřednictvím e-mailu, bylo vše bez problémů. Komplikace ale nastaly, když bylo potřeba vyřešit pracovní záležitosti v jiném systému. Uživatelé museli používat mnoho systémových nástrojů a postupem času přibývalo stále více komplikací. Proto management začal používat soukromé účty Google, čímž se tyto problémy vyřešily, ale na druhou stranu data zůstávala mimo firemní strukturu. Výhody synergie Google Apps jsme na soukromých účtech v managementu cítili a chtěli jsme to přenést mezi všechny zaměstnance Annonce. Vedení společnosti Annonce věří, že Google dokáže být technologicky napřed oproti konkurenci. Data jsou zabezpečena na velmi vysoké úrovni a neustálý vývoj nabízí mnoho možností. Proto byla volba pro Google Apps jednoznačná. Nepotřebovala jsem řešení, které bude po dvou letech zastaralé. Potřebovala jsem dlouhodobé řešení. Proto přechod na Google Apps nebylo otázkou úspory nákladů, byl to především krok. Tím největším hybatelem rozhodnutí byla dostupnost dat z jakéhokoli zařízení, sdílené kalendáře a v neposlední řadě spolupráce a sdílení Dokumentů Google. Mým cílem je naučit své kolegy týmové spolupráci, protože v minulosti na ni nebyli zvyklí. Několik let pracovali pouze individuálně. Uživatelsky přívětivé prostředí Google Apps mi v mém úmyslu velmi pomáhá.
4 Migrace dat 5 Přechod Někteří zaměstnanci si už služby Google Apps na svém firemním e-mailu zaregistrovali. Tím při migraci nastal problém v podobě konfliktního účtu. Ale i tuto překážku Netmail zvládl a data úspěšně migroval. Migrace všech dat proběhla hladce díky velkému nasazení společnosti Netmail. Vzhledem k tomu, že mám Google Apps rád, vzal jsem si migraci převážně na sebe. Díky tomu jsem se naučil v prostředí Google Apps velmi dobře orientovat a zároveň jsem se naučil spoustu nových věcí. S migrací mi pomáhal velice ochotný technik z Netmailu. Když se objevil jakýkoli zádrhel, s kterým jsem si nevěděl rady, Netmail mi byl schopen odpovědět dokonce i o půlnoci. Vedení společnosti Annonce nechce striktně přikázat zaměstnancům používat Google Apps. Naopak zvolilo cestu plynulého přechodu. Zároveň je to přiměje mezi sebou spolupracovat a pomáhat si. Prvními, kdo změnou prochází, jsou vedoucí jednotlivých oddělení. Ti následně předávají cenné zkušenosti svým spolupracovníkům. Nyní firmu čeká školení koncových uživatelů od lektorů z Netmailu. Marketingovému oddělení jsem promítal na plátně jak efektivně využívat Hangouts. Pro uvolnění atmosféry jsem využil Google Efektů, které měly velký úspěch.
6 Uživatelé 7 Výhody s Google Apps Annonce je decentralizovanou firmou s obchodním zastoupením ve všech regionech České republiky. Pro obchodní tým to znamená neustálé cestování za zákazníkem a home office. Ve společnosti pracuje dohromady 70 zaměstnanců a z toho polovina se pohybuje převážně v terénu. Aktivních účtů Google Apps je 53. Věkový průměr zaměstnanců Annonce je přibližně 37 let. Google Apps usnadňují práci na cestách jak managementu, tak produkčnímu oddělení. S kolegy z produkčního oddělení spolupracujeme na zápisech z cest online, rovnou tak dokument opravujeme a máme během okamžiku hodnotný závěr. Velkou výhodou také bylo, že hodně zaměstnanců mělo svůj soukromý účet Google. Přechod na Google Apps pro ně byl velmi hladký. S novým řešením se mění celá firemní kultura. Informační oddělení používá Formuláře Google, do kterých zapisují četnost chyb na webovém portálu. Obchodní oddělení začalo vytvářet prezentace pro své klienty v Disku Google, protože díky pružnosti Google Apps je možné prezentace ve vteřině editovat z jakéhokoli zařízení a navíc se ke všem prezentacím dostat odkudkoliv. Vytvořil jsem první vzorovou prezentaci a poté kolegům zadal týdenní lhůtu pro vytvoření jejich vlastních prezentací. Po týdnu všichni zadání splnili bez problémů. Netrvalo dlouho a nejen z obchodního oddělení přišly první pozitivní ohlasy na Disk Google. Pro mě osobně přechod na Google Apps znamená pohodlné sdílení dokumentů, jednotný kalendář a jednotné úložiště, na které se dostanu kdykoliv, kdekoliv a na jakémkoliv zařízení.
8 Otázka zabezpečení dat Někteří zaměstnanci používají e-mailové aplikace třetích stran. Ale vedení společnosti Annonce by více uvítalo používání webového rozhraní Google Apps. Interně byl dlouhodobý nedostatek propojenosti všech systémů. Nyní, na Google Apps, je uživatelsky přívětivé přihlašování pod jediným jménem a heslem. Navíc perfektní podpora mobilních zařízení. Pro Annonci bylo velkou otázkou zabezpečení a vlastnictví firemních dat, protože společnost klade na tyto dvě věci velký důraz. O zabezpečení dat Annonci přesvědčila možnost dvoustupňové autentifikace, která je na úrovni internetového bankovnictví. Kvalita zabezpečení dat i jejich výhradní vlastnictví naší společností je pro nás prioritní. Systém zabezpečení obdobný internetovému bankovnictví působí důvěryhodně. Zaměstnanci Annonce se naučili používat uzavřenou skupinu na sociální síti nejen pro interní firemní komunikaci, ale sdílí například i své veselé okamžiky z pracovního prostředí. Nyní IT oddělení pracuje na vytvoření firemní Google+ komunity a firemního intranetu na Webu Google, čímž chce využít synergie Google Apps.
O firmě Netmail Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, která má letité zkušenosti s integrací cloudového řešení do firem. Zároveň poskytuje komplexní servis od technické implementace, change managementu, migrace dat, zážitkového školení uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail již uskutečnil několik stovek implementací a tým certifikovaných specialistů nyní poskytuje podporu tisícům uživatelů. Společnost Netmail s.r.o. je autorizovaný Enterprise partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps a patří mezi 12 Premium SMB partnerů v Evropě, přičemž v ČR je jedinou firmou, která získala tento status.