RIS - Retail Information System Prezentace projektu 27.01.2011

RIS - Retail Information System Prezentace projektu Oldřich Michek - BENZINA, ICT Manager 27.01.2011

Co je RIS BENZINA? RIS Benzina (Retail Information System) Nový, zcela komplexní soubor retail subsystémů společnosti, řešící prostřednictvím moderních informačních technologií celou problematiku provozu moderní sítě čerpacích stanic ve všech oblastech provozu: 1. Kompletní zabezpečení provozu a prodeje na čerpacích stanicích. 2. Řízení cenové politiky celé sítě ČS Benzina. 3. Řízení logistiky celé sítě ČS Benzina. 4. Kompletní provoz systému palivové karty Benzina, kde obstarává celý management životního cyklu karty (smluvní vztahy, issuing, zákaznický portál, vyúčtování), autorizaci a bezhotovostní prodej. 5. Prodej na bankovní karty a palivové karty smluvních partnerů včetně křížové akceptace karet s jinými petrolejářskými společnostmi. 6. Přímé vazby všech subsystémů na SAP společnosti Benzina a Unipetrol.

BENZINA nejsilnější síť čerpacích stanic BENZINA Společnost s 50-ti letou tradicí Provozuje největší síť čerpacích stanic v ČR (337), jednička v prodeji na trhu ČS do 21.století společnost vstoupila modernizací sítě a novým konceptem služeb v rámci značky BENZINA Plus nabídka prémiových paliv je členem koncernu UNIPETROL a nadnárodní skupiny PKN Orlen Group. Náš cíl Chceme být společností, která svým zákazníků poskytuje produkty nejvyšší kvality a služby na nejvyšší úrovni. Zavedením moderních trendů řízení, nových procesů a standardizovaných informačních technologií navazujeme na 50-ti letou tradici pro 21.století

Stav IT před implementací prostředí RIS výchozí podmínky Modernizace sítě BENZINA byla zahájena 2006 Jako součást modernizace Benziny je reorganizace IT prostředí a to zejména z důvodu: Stávající IT prostředí vyvíjeno výhradně pro Benzinu absence oborových standardů, nemožnost využití legislativních maintenance-upgrade, nestandardní rozhraní Chybějící dokumentace systému a komunikačních rozhraní Komplikovaný rozvoj a realizace nových obchodních příležitostí Extremně vysoké provozní náklady Celé IT prostředí nedělitelné na funkční a procesní celky Závislost na jediném dodavateli bez vlastního řešitelského týmu, včetně provozních činností Systémy provozovány na HW dodavatele aplikační části v jeho DC HW na čerpacích stanicích (POS, servery, periferie) po životnosti a technologicky zastaralé Externí audit - kritická zjištění, absence základních bezpečnostních požadavků Retail systémy s ERP SAP komunikuje prostřednictvím interface realizovaného dočasně bývalým pracovníkem Benziny, bez dokumentace a zajitěné smluvní podpory Provozovány současně 2 Card-management systémy (2 různé technologie palivových karet magnet-čip)

Motivace Snížení nákladů Efektivita Zákazník Zvýšení ziskovosti Zvýšení tržeb Snížení provozních nákladů Snížení nákladů a opravy Zvýšení kvality řízení zásob, cenotvorba Standardizace pro další rozvoj Zlepšení kvality odbavení zákazníka Rozšíření poskytovaných služeb Zvýšení komfortu karetních zákazníků Zvýšení bezpečnosti

Požadavky na nové ICT prostředí BENZINA Efektivita, řízení, business Zásadní snížení provozních nákladů Vyšší úroveň řízení procesů provozu a prodeje na čerpacích stanicích orientace na core-business procesy Vyšší dostupnost informací pro řízení podniku operativní reporting Technologie, bezpečnost, rozvoj Převzetí řízení IT a provozu IT pod kontrolu ICT Benzina Zvýšení bezpečnosti provozní bezpečnost a uchování dat (zcizení nebo ztráta) operace platební kartou (online autorizace, bezp. požadavky karetní asociace) zavedení přístupových rolí, řízení změn, provozní manuály, změnové procesy Modernizace infrastruktury nová zálohovaná WAN čerpacích stanic výměna HW na čerpacích stanicích vybudování vlastního Datového centra Jeden stabilní Card-systém pro palivové karty Benzina Zavedení oborových standardů (IFSF atp.), využití best-practice procesů a řešení

Hlavní cíle 1. Stabilizace a zefektivnění ICT prostředí Benziny 2. Optimalizace prodeje a řídících procesů na ČS 3. Standardizace ICT řešení a podpora moderních controllingových a reportingových požadavků 4. Výměna HW na čerpacích stanicích 5. Integrace systémů Benziny do prostředí Unipetrol 6. Bezpečnost

Rozsah zadání Analýza stavu a variant modernizace IT prostředí: kompletní reimplementace jako efektivní přístup k realizaci cílů Vysoká míra rizika eliminace pomocí krizových scénářů, nadstandardní analytické části, výběr silného a osvědčeného partnera Zadávací dokumentace byla vypracována detailně pracovníky Benziny podle zkušeností, potřeb klíčových úseků (provoz, logistika, finance, karetní úsek) s nutností zachování klíčových procesů Zadání strukturováno do 7 hlavních oblastí: 1. POS/BOS pro čerpací stanice pokladní a řídící systém na ČS 2. HOS včetně Datového centra centrální systém pro řízení sítě ČS 3. BCS (Benzina Card System) akceptace, autorizace, vydávání a vyúčtování palivových karet Benzina (celý životní cyklus karty, online autorizace) 4. HW pro čerpací stanice a Datové centrum dodávka, konfigurace, rollout 5. Systémová integrace a projektové řízení 6. Následná servisní a provozní podpora maintenance 7. WAN infrastruktura čerpacích stanic

Výběr dodavatele struktura realizačního týmu Stávající řešení Nové řešení RIS Partner pro implementaci IBM Česká republika v roli hlavního dodavatele a systémového integrátora, vedoucí konzorcia subdodavatelů UNICODE Systems, MONET+ a ACIS Proč Konsorcium IBM? Návrh nejlepšího technického řešení pro Benzinu Strategické partnerství IBM s UNICODE, MONET+ a ACIS Stabilita a zázemí silné společnosti Zkušenosti systémového integrátora a procesního konzultanta v projektech obdobného charakteru a významu

Dodávka služeb, SW, HW Headoffice Autoruzační Card Management Systém BCS Head Office System SAP XI SAP Centra (banky a cizí vydavatelé Card Authorization Systém AUSW palivových karet Back Office System ForeCourt System Služby Dodávka, vývoj, customizace a implementace aplikační části Rollout na čerpací stanice Integrace na ERP SAP Benzina a další korporátní systémy Unipetrol Project management a koordinace týmů Process reengineering Card Payment Terminal Software Petrol Station Point of Sale System UNICODE EuroShop Enterprise HOS UNICODE EuroShop BOS UNICODE EuroShop POS UNICODE ForeCourt Server UNICODE Card Management System MONET+ Card Authorization Software AUSW Mail Software Hardware Pokladny vč Touchscreen Servery (BOS) pro čerpací stanice Forecourt Servery pro čerpací stanice Periferie pro čerpací stanice: čtečky čárového kodu tiskárny účtenek pokladní zásuvky tiskárny A4 zákaznické disp. Dodávku HW zajišťovala Benzina od smluvních korporátních partnerů.

Prostředí RIS Centrála (Head Office) Čerpací stanice (Filling Station) SAP ERP SAP XI BCS + AUSW HOS POS BOS Forecourt EFT terminál Integrace a projektové řízení Hardware Služby (servisní podpora) Komunikační Infrastruktura WAN

Architektura RIS - aplikační WAN RIS

Referenční architektura - infrastruktura

Centrála (Head Office) Čerpací stanice (Filling Station) SAP ERP SAP XI BCS + AUSW HOS POS BOS Forecourt EFT terminál Integrace a projektové řízení Hardware Služby (servisní podpora) Komunikační Infrastruktura WAN

RIS Benzina unicode Euroshop Kompletní zabezpečení provozu a prodeje na čerpacích stanicích Moderní IS čerpací stanice, platforma MS Windows Modulární řešení na komerčních platformách a standardech Plnohodnotný provoz i v případě off-line bez napojení na centrálu Vlastní non-sap centrální IS s plnou integrací do systému Konfigurace pro různé varianty obchodních modelů Standalone režim umožňující prodej i při částečném výpadku jednotlivých částí systému na ČS Jednotné řízení forecourt technologií na ČS (Forecourt Server) Přímá podpora gastro provozu (POS, receptury, gastro zařízení) Podpora marketingových akcí (slevy, dárky) Možnost řízení bezobslužné ČS Jednotlivé části: POS (Point of Sale) - Pokladna vybavená dotykovým LCD, čtečkou bar-code, termo-tiskárnou, zákaznickým disp. a pokladní zásuvkou BOS (Back Office System) db, skladový a komunikační server ČS, Office aplikace, Mail FCS (Forecourt Server) průmyslový server pro řízení výdejní technologie ČS (jednotná platforma)

HOS RIS Benzina - unicode Euroshop Enterpise Centrální non-sap IS založený na web platformě, standardní Internet/Intranet zabezpečení Plná integrace do řešení POS-BOS EuroShop, optimalizované a zabezpečené přenosy dat mezi centrálou a ČS Podrobná správa uživatelských účtů a rolí Výkonná a vysoce dostupná centrální databáze, Business Intelligence Ergonomické uživatelské rozhraní, Datové výstupy do různých formátů (XLS, XML, PDF,...) Přístup z intranetu, BOS nebo jiného místa přes VPN Unipetrol/Benzina Otevřená architektura funkčních modulů: Integrovaný reporting založený na Microsoft Reporting Services Ekonomika čerpací stanice (pronájem, odvody, náklady, uzávěrky) Správa zboží, Inventury PHM, Informace o stavu v nádržích Cenotvorba a Monitoring cen Monitoring datových přenosů z ČS Datový interface pro komunikaci s externími systémy Mail server

Ostatní IS SAP SAP ERP ERP SAP SAP XI XI Centrála (Head Office) Centrála (Head Office) BCS + AUSW BCS HOS HOS Čerpací stanice (Filling Station) Čerpací stanice (Filling Station) POS POS BOS BOS Forecourt Forecourt EFT terminál EFT terminál Integrace a projektové řízení Hardware Služby Integrace (servisní (Integration) podpora) Komunikační Služby (Services) Infrastruktura WAN

Palivová karta Benzina BENZINA palivové karty: Předplacené GRAND Benzina S následnou platbou TANK Benzina Řešení s definovanými parametry karetní standard Široká funkčnost dle přání zákazníka Možnost online změny parametrů karty (Zákaznický portál) Byly zachovány již vydané karty bez nutnosti výměny (migrace kmenových dat)

BCS - RIS Benzina Card System standardní řešení pro provoz korporátních palivových karet on-line autorizace limity a restrikce na karty otevřená modulární architektura pokrytí všech klíčových procesů správy a provozu karet přímá integrace s HOS EuroShop Enterprise, OPT a POS Zákaznický portál pro přístup zákazníků k informacím o kartách podpora různých rolí vedení, správa autoparku a řidičů podrobný reporting, faktury v PDF nastavení vlastností karet denní a měsíční limity omezení skupin sortimentu zboží

AUSW + Platební terminál AUSW Autorizační server/switch Vlastní Benzina autorizační centrum On-line autorizace platebních transakcí palivových karet (Benzina i cizí) Vysoká úroveň bezpečnosti FIPS Level 3 (HSM) Vlastní HSM pro ověřování online PIN Host-to-Host online autorizace na partnerská centra Zpětná kompatibilita s čipovými kartami Benzina Napojení na bankovní síť autorizace platebních karet Napojení na Benzina Card Systém Platební terminál Nezávislý na pokladním systému, IP komunikace proti autorizačním centrům multiaplikační, multiakceptační EFT terminál akceptace bankovních karet akceptace fleet karet (včetně Benzina)

Komunikační infrastruktura WAN WAN čerpacích stanic a Datového centra On-line zálohované spojení každé lokality VPN na DSL technologii zálohované GPRS Vzdálená správa a dohled WAN Autorizace karetních transakcí, přenos prodejních dat a parametrů ČS E-mail čerpacích stanic Přístup k Internetu (služba zákazníkům) Konektivity do bank, autorizačních center vydavatelů karet, servisních parterů

Přístup k realizaci projektu Řízení projektu Zahájení projektu Řízení změn Definice požadavků Vybudovat testovací prostředí ( laboratoř ) Detailní návrh Vývoj a testování Integrační testy Nasazení Produkce

Harmonogram implementace Start 10-2008 05-2009 08-2009 09-2009 11-2009 Analýza Cílový koncept Implementace a Testy HOS Vývoj AUSW Vývoj POS/BOS 20-07-2010 UAT AUSW, POS PILOT technologie HOS + 1 ČS (neveřejná ČS) End-To-End Testování: - AUSW, POS/BOS, HOS - Můstky paralelního provozu s původním systémem ½ of 4/2010 - SAP 09-11-2009 15-05-2010 01-06-2010 Roll-out POS/BOS/HW 03-2010 04-2010 Vývoj BCS UAT BCS End-To-End testy BCS, SAP Migrační dávky Simulace GO-LIVE BCS GO-LIVE BCS Live

Rollout na čerpací stanice Připraven harmonogram Roll-outu Zahájeno řízení subprojektu instalace ČS Instalace ČS připravena Příprava individuální ČS Příprava instalačního týmu Poinstalační podpora (uživatelsky orientovaná) Instalace na ČS Podpora Pasportizace ČS Definice finální konfigurace Příprava HW Instalace, nastavení a test Dodání na ČS Likvidace HW Požadavky Benziny Řízení procesu instalace čerpací stanice

Rollout na čerpací stanice Za 6 měsíců na 337 čerpacích stanic Na každé stanici: Inventarizace skladu a uzávěrka a ukončení starého systému Odinstalace a likvidace starého zařízení Rekonstrukce infrastruktury (LAN) Rekonfigurace výdejní technologie (včetně překládky kabeláže) Instalace nového zařízení Zavedení skladových zásob, nastavení cen, oživení systému Spuštění prodeje Průměrná doba odstávky prodeje 4,5 hodiny! V průměru instalováno 14 čerpacích stanic za týden! Nejvýznamnější čerpací stanice instalovány v nočních hodinách

Změny v harmonogramu Celkový posun nasazení celého řešení 4 měsíce Původní předpoklad byl migrace karetního systému před rollout Euroshop Analýza rizik ukázala výhodnost nasazení BCS až po dokončení nasazení systému na čerpacích stanicích Nezasahování do původního systému (vysoké riziko), původnímu systému pouze odebírána prodejní místa až na 0 (konec rollout) Spuštění nového karetního systému metodou velký třesk (migrace kmenových dat a přesměrování celé sítě na nový BCS) Úprava systému a změna harmonogramu umožnila odstoupit od kompletní výměny již vydaných karet

Kompetenční centrum Nad rámec plánovaného projektu realizováno Kompetenční centrum RIS Zastřešuje všechny participující dodavatele na prostředí RIS Call-centrum 1.úrovně podpory (24/7) Proškolení technici přímo v rámci call-centra řeší případy vzdáleným zásahem, konzultace, poradenství Technická podpora 2.úrovně podpory (24/7) Podpora techniků specialistů On-site technické zásahy na čerpacích stanicích (výjezd technika) Řešení hlášených poruch v kompetenci 3.stran (banka, poskytovatel terminálů, poskytovatel infrastruktury, DC, HW podpora, atp.) Podpora vývoje, školitelů a testerů (12/5) Nevyřešené komplikované závady a požadavky Požadavky na změny Statistiky, reporting, školení, testování

Reálné přínosy po dokončení projektu RIS Další přínosy Úspora nákladů Úspora provozních nákladů cca 20mil CZK/rok Výměna HW pod zárukou 5 let Snížení nákladů spojených s instalací každé nové čerpací stanice cca o 200tis. Snížení nákladů realizace rozvojových změn systému (nové obchodní příležitosti) Zvýšení tržeb Radikální snížení výpadků prodeje čerpacích stanic (downtimes) Zvýšení loajality zákazníků a navýšení tržního podílu Zvýšení konkurenceschopnosti Vyšší úroveň řízení obchodu a provozu čerpacích stanic Zlepšení rychlosti a kvality v rozhodování Rychlejší a efektivnější analýza situace na čerpacích stanicích Rychlejší a spolehlivější informace o aktuálních maržích Zvýšení schopnosti hodnocení rizik Vyšší úroveň kontroly karetních transakcí Lepší a kvalitnější komunikace se zákazníky Zjednodušení řízení čerpacích stanic Zvýšení bezpečnosti dat a odbavení karetních transakcí Zlepšení odezvy systému a uživatelského komfortu na centrále Přechod z proprietálního řešení na oborový standard

Unikátnost projektu RIS Projekt RIS Benzina je příkladem unikátního zvládnutí kompletní implementace a výměny složitého IT systému za plného provozu sítě ČS a to bez jakýchkoli negativních dopadů na zákazníka. Unikátnost projektu RIS spočívá v jeho rozsahu a komplexnosti. V rámci projektu došlo současně k nahrazení všech částí IT retail systémů společnosti Benzina Kompletní nahrazení prostředků pro řízení a prodej na čerpacích stanicích (POS, Back Office, řízení technologií) včetně výměny hardware Kompletní nahrazení rozhodujících částí ICT infrastruktury (síťové prostředky, servery) Kompletní nové vybudování centrálního managerského řídícího systému (HeadOffice) včetně datového centra Vybudování nového plnohodnotného autorizačního centra pro vlastní palivové karty Benzina a karty všech smluvních partnerů. Autorizační centrum vyhovuje nejmodernějším bezpečnostním standardům pro fleet karty. Nový centrální systém pro kartu Benzina (Benzina Card System), zabezpečující sledování smluvních vztahů se zákazníky, vydávání karet a jejich distribuci, vyúčtování plateb včetně a nový zákaznický internetový portál. Nasazení všech systémů RIS Benzina proběhlo za plného provozu sítě, s minimálními odstávkami čerpacích stanic, bez jakékoliv ztráty dat a bez jakéhokoliv negativního dopadu na zákazníka v podobě výpadku prodeje či nemožnosti bezhotovostní platby.

RIS Benzina - držitelem prestižního oborového ocenění Projekt RIS je držitelem prestižního ocenění PETROL Awards 2010 jako nejvýznamnější počin roku 2010 v kategorii Technologie a provoz. Petrol Awards 2010 Prestižní národní oborová soutěž oceňující aktivity v rámci petrochemického průmyslu a čerpacích stanic.