Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK krok za krokem ver. 1.1 Přemysl Březovič, Jihomoravský kraj email: brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz leden 2015
Registr smluv Jihomoravského kraje je registrem smluv (včetně jejich případných dodatků) a objednávek, kterými jsou realizovány veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce v hodnotě nad 50 tis. Kč bez DPH. V registru smluv jsou ukládány také faktury vztahující se k těmto smlouvám a objednávkám. Dodatky smluv a faktury se vkládají k již vytvořeným součástem registru, tj. přímo ke smlouvě či objednávce vložené do registru při jejich uzavření/vystavení. Technické záležitosti Registru smluv Jihomoravského kraje řeší odbor kancelář ředitelky Krajského úřadu Jihomoravského kraje - okr@kr-jihomoravsky.cz. Odborné záležitosti Registru smluv Jihomoravského kraje řeší odbor investic Krajského úřadu Jihomoravského kraje - oinv@kr-jihomoravsky.cz. 1. Přihlášení do Registru smluv Jihomoravský kraj a jeho PO mají zřízen jednotný portál, který je součástí tzv. Protikorupčního portálu a kde se smlouvy, objednávky, faktury, ale i veřejné zakázky zveřejňují pomocí aplikace E-ZAK od firmy QCM. - přihlaste se do systému v na stránkách https://zakazky.krajbezkorupce.cz/ - přihlašovací jméno a heslo Vám bylo zasláno, v případě, že ho nemáte, obraťte se prosím na pracovníka Jihomoravského kraje, Přemysla Březoviče: brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz tel. 541 65 8879 2
2. Zveřejnění smlouvy, objednávky či faktury do Registru - po přihlášení do systému EZAK klikneme na volbu v levém panelu Nové zadávací řízení - vyplníme název objednávky dle zvyklostí každé organizace a necháme zvolenou možnost Veřejná zakázka (nadlimitní, podlimitní, malého rozsahu) - vybereme druh zboží dodávky, služby nebo stavební práce a vyplníme stručný popis - tato položka musí být vyplněna 3
- vyplníme cenu smlouvy, objednávky, faktury bez DPH nepoužívejte mezery ani tečky oddělující tisíce! - podle předpokládané hodnoty = VZ malého rozsahu, - druh zadávacího řízení = Registr smluv - necháme zatrhlou možnost uveřejnit výsledek přímého zadání (evidence VZ) - vyplníme datum nákupu (uskutečnění zdanitelného plnění), příp. uzavření smlouvy (čas není důležitý) a klinout na Uložit - dále vložíme naskenovanou smlouvu, objednávku či fakturu v části Veřejné dokumenty přidat veřejný dokument 4
- klikneme na Procházet a z PC vybereme příslušný soubor - dále vyplníme pole Název dokumentu ostatní pole nejsou povinná - klikneme na Uložit - pozn.: Dokumenty skenujte černobíle s rozlišením 150-200 DPI vetší rozlišení či plnobarevnost zbytečně zabírá místo na serveru - dále přidáme firmu, s kterou byla smlouva či objednávka sjednána v sekci Oprávněné osoby přiřadit organizaci - pomocí vyhledávacích polí si najdeme naše dodavatele, vybereme (lze zatrhnout více možností najednou) a ještě MUSÍME zvolit důvod přiřazení organizace pak možnost Přiřadit organizaci. 5
- pokud nenaleznete dodavatele, musíte ho vytvořit (založit) klikněte v levém menu na Katalog organizací - musíme dodavatele založit do katalogu funkce Založit nového dodavatele. Je potřeba znát aspoň IČ a kontaktní email - vyplníme IČ, klikneme na načíst z ARES a potom doplníme kontaktní email organizace 6
- pokud máte přiřazeného dodavatele a vyplněny všechny údaje a vloženou naskenovanou smlouvu, objednávku či fakturu tuto akci ukončíme v sekci Informace o veřejné zakázce - ještě nemáte vyhráno, nyní Vám přibyla sekce Plnění smlouvy na základě veřejné zakázky - zde vyberete vítězného dodavatele, vyplníte smluvní cenu a skutečné datum podpisu smlouvy - pokud se dodávky účastní subdodavatelé, doplníte i subdodavatele - pokud se rozchází skutečně uhrazená cena s částkou, na kterou byla uzavřena smlouva (např. různé služby dle provedených prací) -doplňte i skutečně uhrazenou cenu 7
- plnění smlouvy může probíhat i ve více letech a celkově uhrazená cena se tak může skládat z více let, doplňte tedy pro dané roky patřičné částky - pokud víte, že již nebude probíhat plnění smlouvy ukončete Stav: Probíhá plnění smlouvy na Ukončeno 3. Vyhledávání v Registru smluv - na hlavní stránce EZAKu pomocí rychlého filtru registr smluv - nebo pomocí funkce Vyhledávání kde v poli Druh zadávacího řízení vybereme registr smluv 8