První kroky v tvorbě databáze v Access 2007 Daný dokument nabízí plán prezentování úvodní informace k aplikaci Access 2007. Příprava k tvorbě databáze Pro lepší orientace v následující práci představme si podnik, který nakupuje zboží z ciziny a především se Řecka. Proto obchodní zástupce se rozhodl pro svou pohodu sestavit databáze. Informace se rozdělila do 5 kategorií. Na základě charakteru informace-sestavil jednotlivé tabulky: Zákazníky, Objednávky, Výrobky, Způsob placení. Data do aplikace Access můžeme zadávat několika způsoby. Postupně se uvedou některá z nich. Začneme s rozboru typu polí, která naše tabulky musí mít,aby se data zadala ve správném formátu. POSTUP: Karta Vytvořit-Položka Tabulka=karta Datový List-Nove pole objeví se Šablony polí. Pro úpravy datových poli musíme mít tabulku v Návrhové zobrazení. NA CO JE DŮLEŽITÉ ÚPOZORNIT: Automatická čísla- sem ručně nic nezadáváme (žádná čísla) jenom můžeme nastavit vlastností tohoto čísla. Vstupní Maska Je to jakýsi pomocní formát, ve kterém se budou data zadávat do příslušné buňky. Používá se u kategorii dat typu Text nebo Datum Například u R. Č. je to ve formátu 123456/7890, na ISIS se přihlásíme :Xabcd11@vse.cz. Pro nápovědu zadání dat ve správném formátu se proto se zadává maska. Na přiklad, číslo Karty. Víme, že je to šestnáctí značné zapsané ve formátu: 123-456-789-123/1234. Zadáme číslo karty následujícím způsobem: 1234-1234-1234-1234 000\-000\-000\-000\/0009;;_ (poslední 9 znamená, že povinně se výplní jen tří poslední čísla ( 000 )- což platí pro všechny bankovní karty, ale na většině karet těch čísel máme 4 (proto 9 je zde jako zástupní symbol). ;- se zápis masky ukončí. Když uživatel bude v poli :Č.Karty zadávat data, uvidí masku : - - -/ (_)
Inteligentní značka Inteligentní značka- její přiřazením určitému poli, přikazujeme tomuto poli provést určitý logický krok. Například, v Tab. Platby poli Vlastník karty přiřadíme Inteligentní značku. Na webu Microsoft je několik nabídek inteligentních značek, od jiných společností: Primární klič Jelikož jednotlivé tabulky v Access vytváříme abychom je mohli s několika z nich pracovat ve stejnou dobu, musí záznamy v jednotlivých tabulkách se pomocí nějakého elementu navzájem spojovat,a tímto spojovatelem i je primární klič, který zaručí jednoznačnou identifikaci polí. (stejně jak ve škole jednoznačnou identifikaci referentkám zaručí rodné číslo nebo pro vyučujícího Xname). Jak zadat P.K? DOMU Zobrazení Návrhové Zobrazeni Primární klič (na liště) nebo přímo naproti pole (nabídka Obecně). Muže existovat v tabulce víc P.K. Např. primární klič u ID Objednávky (jako jedinečný element pro každou z nich) v tab. Objednávky pomůže pří prohledání objednávek. Po ukončení úprav polí tabulky, můžeme začít zadávat data. Bohužel, zatím ještě Access nemá funkce automatického naťukávání dat, přesto, že umí exportovat data z Excel, Word apod. Proto se data musí zadat ručně. Přesto zkusíme to zjednodušit přes funkci Exportovat. Dalším krokem ve výkladu bude Relace tabulek neboli jejích propojenost. Proto informace v jednotlivých tabulkách se musí spojit a vytvořit orchestr dat. Relace tabulek Velice důležitá věc pří práci s tabulky. Jelikož zaručí propojenost několika tabulek a práci s několika najednou Pro nás je především zajímavé relace: 1:N:jeden údaj Tab. 1=relace z několika údaje Tab. 2. (každá Objednávka je přiřazena k jednomu klientu, ale jeden klient muže mít více objednávek). Trochu komplikované je relace M:N-takové propojení, když více záznamu Tab. 1 odpovídají více záznamům Tab. 2. (Např. zákazník muže mít několik objednávek, a každá objednávka obsahuje různé typy výrobků).
Vytvoření relace Relace 1:N POSTUP: 1. Prvním krokem je důležité je zavřít všechny tabulky. 2. Databázové nástroje Vztahy Zobrazit Tabulku (zde vybíráme tabulky, mezi kterými budeme provádět relace) Předat. Dále se na chvíli zastavíme a zanalyzujeme, jaké vztahy v rámci naše práce potřebujeme mít. Jako první, potřebujeme vytvořit vztah mezi zákazníkem a objednávkou. Protože výrobky objednávají různé zákaznicí, vytvoříme relace 1:N. Relace muže byt s daty stejného typu a se stejným počtem polí (neboli můžeme spojit Kod zákazníka (typ číslo) v tab.: Objednávky s ID Zákazníka (typ automatické číslo) v tab. Zákaznici). Při vytváření relace dbejme na to, že data v polích mají stejný datový typ (např.: číslo-aut.číslo)! Upravíme relace zaškrtnutím Zajistit referenční integritu -tím se ujistíme, že za svou nepozornost nezaplatíme neopatrným odstraněním položky ( překlepem si zadáme zákazníka, kterého ve skutečnosti nemam (např. máme zákazníka-společnost LKW,ale ne LKV ). Vždy při vytváření relaci mezi tabulky v poli: TYP Relace by mělo byt: 1:N Relace M:N 1 Bohužel, Access napřímo relace M:N neumí vytvořit, a proto budeme muset vyšvindlovat jeden trik. Nejdřív, vytvoříme dodateční tabulku jakýsi převodní můstek mezí několika tabulky. Pomocí této tabulky budeme moci navzájem spojit soubor naších pěti tabulek. Pojmenujeme jí Podrobná Objednávka (jak vytvořit tab. viz předchozí výklad). Do této tabulky, která nám zaručí propojenost: Výrobky, Zákaznici, Objednávky, Způsob placení, zadáme dále následující názvy poli. Primárním polem v Podrobná Objednávka budeme mít pole, s primárním klíčem: ID Objednávky 2. Na tento moment, kdy nastavíme pro nás potřebnou relací mezi tabulkami, můžeme zadávat data. Samozřejmě, práce s data může začít ještě před tvorbou vazeb mezi tabulkami, ale je-li si relaci opatřit předem - zjednoduší to rozhodně práce. 1 Podrobná ukázka na hodině. 2 Pole Způsob úhrady v praktické častí cvičení modifikujeme pomocí funkce Průvodce vyhledáváním -ukázka na hodině.
Export dat Jelikož často se stává, že rozhodnutí vytvořit databáze přijde ve chvílí, když už většina dat, např. v tabulkách Excel, není přehledná, nebo analýza a orientace v nich je zbytečně časově náročnáv posledním kroku začínajícího z Acessem se ukážeme, jak importovat data z jiných aplikaci. Manipulace s datovými listy Stojí za to připomenout, že běžně si při pochybu v datovém listu budeme využívat několika klávesových zkratek pro usnadnění práci v Access. Kromě standardně nastavených funkci (Home=na začátek pole, CTRL+PageUP= přesun na 1. Pole záznamu apod.), podle sebe si to můžeme přizpůsobit přes nabídku: Možností aplikace Access. Samozřejmě, nejjednodušší, a zároveň, nejnáročnější na čas je vkládaní dat ručně. Tomu se nevyhneme, ale pokusíme se si ušetřit práce exportujeme soubor Zákaznici_Veletrh z Excel. POSTUP: Externí data-excel-importovat Zdrojové data do nové tabulky v aktuální databázi. NA CO UPOZORNIT: Rozdíl mezi propojením a Importem: při připojení Access jenom zpřístupní data, a změny se rovnou ukládají do Access + Excel. Na opak, jestli budeme chtít data Importovat, tak soubor, odkud to importujeme je jenom zprostředkovatel dat. Data si jenom přinesme do Access, a úpravy se projeví jenom v Access. Soubor Zákaznici_Veletrh upravíme a přejmenujeme na Zákazníky. Praktická část Jsme firma, která na Český trh dováží zboží z Řecka od několika firem. Obchodní zástupce před nějakou dobou se vrátil z veletrhu v Aténách a dovezl nám seznám firem v Excel. V tom to seznamu jsou některé firmy, u kterých jsme objednaly zboží. Ostatní firmy jsou jako Vaše budoucí obchodní partnery. Ted se musíme poradit se seznamem firem a objednávek, a zadat je do Access naše firmy. Vy jste jako nový pracovník a čerstvý absolvent VŠE byl (á) vybrán(á) k tomu abyste pro Obchodního zástupce zpracovala přehledný seznam, u které firmy (u kterých firem), kdy (datum), budeme objednávat zboží o které se na veletrhu projevil zájem, způsob provedení platby za zboží. Předpokládejme pro jednoduchost, že ceny uvedených výrobky byly obchodním zástupcem předem dohodnuté na veletrhu. Úkolem je: v tab. Objednávky změnit pole Způsob Úhrady tak, aby bylo možné vybrat platbu:hotovost. Karta, splátka apod. V tab. PODROBNÁ OBJEDNÁVKA pole Plátce DPH -převést na datový typ ANO/NE. POSTUP: Návrhové zobrazeni. Datové pole: Číslo. (viz ukázku).
Úkol 2: Vnořené listy: V následujícím kroku přistoupíme k vnořování datových listů v tab. Objednávky. Je to velice užitečný způsob úpravy a kontroly dat zároveň v několika tabulkách. 1. Do tabulky: Výrobky budeme vnořovat tab. Způsob Placení. Postup: DOMU DÁLŠÍ Vnořený Datový Líst Způsob plavení Přidat. Další ukázky využití Access-orientace na čas.