Microsoft Office. Excel vyhledávací funkce

Transkript

1 Microsoft Office Excel vyhledávací funkce Karel Dvořák 2011

2 Vyhledávání v tabulkách Vzhledem ke skutečnosti, že Excel je na mnoha pracovištích používán i jako nástroj pro správu jednoduchých databází, je znalost efektivního způsobu vyhledávání dat nezbytnou podmínkou pro plnohodnotné využívání jeho potenciálu. 2

3 Vyhledávání v tabulkách Nástroje pro vyhledávání lze využít např. v těchto úlohách: vyhledání dat v rozsáhlém seznamu; porovnání hodnot ve dvou seznamech a nalezení chybějících záznamů; propojení více seznamů najednou; přirazení hodnoty do zadaného intervalu hodnot; nalezení hodnoty odpovídající více vyhledávacím kritériím. 3

4 Vyhledávací funkce Funkcí, které slouží k vyhledávání je poměrně hodně. Výběr častěji používaných funkcí: INDEX vrátí hodnotu nebo odkaz na hodnotu z tabulky nebo oblasti. POSUN vrátí odkaz na oblast, která obsahuje určený počet řádků a sloupců, od určité buňky nebo oblasti buněk. 4

5 Vyhledávací funkce Výběr častěji používaných funkcí: POZVYHLEDAT vrátí relativní pozici prvku matice, který odpovídá zadané hodnotě v určeném pořadí. SVYHLEDAT tato funkce vyhledá v levém sloupci tabulky zadanou hodnotu a vrátí hodnotu odpovídající buňky ve stejném řádku určeného sloupce. VVYHLEDAT funkce vyhledává v prvním řádku oblasti. 5

6 Funkce SVYHLEDAT SVYHLEDAT(hledat; tabulka; sloupec [;typ]) hledat hodnota (číslo, logická hodnota, odkaz), hledaná v prvním sloupci tabulky. tabulka prohledávaná tabulka u které je první sloupec prohledáván. Argument tabulka může být odkaz na oblast nebo název oblasti. sloupec je celé číslo sloupce v argumentu tabulka, ze kterého se bude přiřazovat. Lze zadávat od 1 až max. hodnoty počtu sloupců v tabulce (tabulka). První sloupec má hodnotu 1. 6

7 Funkce SVYHLEDAT SVYHLEDAT(hledat; tabulka; sloupec [;typ]) typ nepovinný parametr - nabývá logických hodnot (0 NEPRAVDA FALSE, 1 PRAVDA TRUE). PRAVDA (nezadáno/prázdné) přesná shoda nebo nejvyšší hodnotu, která je menší než hledaná. NEPRAVDA vrátí hodnotu, pokud najde přesnou shodu. 7

8 Funkce SVYHLEDAT Funkci využijeme při prohledávání v tabulce výrobků. Každý výrobek má jedinečné identifikační číslo (ID). Chceme, aby na dodacím listu se pouze uvedlo číslo výrobku a doplnění názvu a cen bylo automatické. 8

9 Funkce SVYHLEDAT ID výrobku, které zadáme Jaká hodnota se má hledat (lze napsat i přímo) Použití funkce SVYHLEDAT pro nalezení názvu výrobku Tabulka, která se prohledává (absolutní adresa umožní kopírování do dalších řádků) V jakém sloupci se má vybrat výsledek funkce PRAVDA přibližná hodnota NEPRAVDA přesná hodnota 9

10 FUNKCE SVYHLEDAT Pokud je seznam údajů, ve kterých se vyhledává seřazen vzestupně, není nutné parametr typ zadávat. V takovém případě najde nejbližší nižší hodnotu k zadanému údaji. 10

11 FUNKCE SVYHLEDAT Není-li tabulka vzestupně seřazena, musíme zadat hodnotu NEPRAVDA (0) a Excel nalezne přesnou hledanou hodnotu. Není-li tabulka seřazená a typ=pravda, funkce SVYHLEDAT nemusí vrátit správný výsledek. 11

12 SVYHLEDAT přibližné hledání Nalezení přibližné hodnoty využijeme v případě, že nemáme přesné hodnoty, ale pouze intervaly. V dalším příkladu chceme určit hodnotu známky v závislosti na počtu dosažených bodů v testu. Bodovací tabulka musí mít první sloupec seřazen vzestupně tomu odpovídá stupnice známek. 12

13 SVYHLEDAT přibližné hledání Rozhodující je první sloupec nedostačenou dostane každý, kdo nedosáhne 6 bodů. Druhý sloupec tabulky je pro řešení zbytečný, slouží jen pro lepší přehlednost. 13

14 Přibližní hledání 14

15 Přibližné hledání Změnou tabulky můžeme dosáhnout automatickou úpravu známky. 15

16 Funkce VVYHLEDAT Funkce SVYHLEDAT nám umožnuje prohledávat oblast dat ve svislém směru. Vodorovný směr je zapovězen. Nicméně pokud máme potřebu prohledávat oblast ve vodorovném směru, pak nám Excel nabízí analogickou funkci VVYHLEDAT. Syntaxe a způsob použití je až na záměnu směru vyhledávání ze sloupců na řádky totožný. 16

17 Omezení funkce SVYHLEDAT Velice mocná funkce SVYHLEDAT (a VVYHLEDAT) však v sobě skrývá několik nedostatků: není příliš rychlá; neumožnuje vyhledávat pomocí zástupných znaků? a *; vrací hodnoty pouze ze sloupců napravo od klíčového sloupce. Tyto nedostatky lze odstranit použitím jiných funkcí. 17

18 Omezení funkce SVYHLEDAT Velice mocná funkce SVYHLEDAT (a VVYHLEDAT) však v sobě skrývá několik nedostatků: v případě sestupně uspořádané tabulky hodnot nemusí vždy vracet správné výsledky v případě, že požadujeme nalézt přibližnou hodnotu; neumožnuje dvourozměrné vyhledávání (bohužel nelze navzájem kombinovat v jednom vzorci funkce SVYHLEDAT a VVYHLEDAT). 18