Program J2. Program J2 slouží pro vedení skladové evidence. Program lze využít jak pro maloobchodní prodej tak i pro velkoobchod. Program umožňuje standardní operace jako příjem a výdej, evidovat DPH, umožňuje vést obalové konto, provádět objednávky, tisknout etikety na regály nebo výrobky nebo sledovat komisní prodej. V kombinaci s podprogramem maloobchodní pokladny umožňuje úplnou kontrolu nad vaší provozovnou. Grafické prostředí je uživatelsky příjemné a ovládání je jednoduché. Program má mnoho nastavitelných parametrů, pomocí kterých lze program přizpůsobit danému uživateli. Ovládání programu. Program pracuje v prostředí Windows a přebírá z tohoto prostředí také způsob ovládání. Ovládání jednotlivých oken je tedy stejné jako v tomto prostředí. Přímé klávesy : 1. Ctrl+N Nová položka 2. Ctrl+O Oprava položky 3. Ctrl+T Tisk 4. Ctrl+A Aktualizace 5. Ctrl+H Hledej 6. Ctrl+D Výmaz položky 7. Alt+F4 Uzavře aktuální okno 8. Alt+Tab Přepne mezi spuštěnými programy. 9. Alt+X Ukončení programu Další ovládací prvky : 1. Alt+podtržené písmeno v textu ovládacího prvku např. Alt+K (Konec) provede operaci tlačítka Konec. 2. Šipky nahoru,dolů,doleva,doprava posun kurzoru, posun v přehledu dat. 3. Del Vymaže znak nad kurzorem. 4. Backspace Vymaže znak před kurzorem. 5. Enter Potvrzení volby, přechod na jiný prvek, potvrzení vstupu. 6. Tab Přechod na následující prvek. 7. Alt+Tab Přechod na předcházející prvek. 8. Levé tlačítko myši přesunem kurzoru myši na požadovaný prvek (tlačítko, vstupní pole) a stisknutím levého tlačítka program provede danou operaci. 9. Pravé tlačítko myši zobrazí menu (pokud je definováno). Tyto ovládací prvky jsou všeobecně platné pro tento program. Další ovládací prvky budou vysvětleny k jednotlivým konkrétním operacím. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-1 -
Start programu Start programu J2-Sklad se provede tak, že dvakrát kliknete levým tlačítkem myši na ikonu J2-Sklad. Ikona J2 obrázek 1 Ikona J2-Sklad Hlavní ovládací okno. Po spuštění programu J2 se zobrazí následující ovládací okno. obrázek 2 Hlavní ovládací okno Hlavní ovládací okno obsahuje ovládací menu a rychloovládací tlačítka. Hlavní menu obsahuje tyto nabídky : 1. Číselníky pomocné data jako jsou organizace, daňové skupiny, počet peněžních pokladen, jména a definice jednotlivých dokladů atd. 2. Účetnictví evidence odběratelsko dodavatelských dokladů, peněžní pokladny, evidence DPH. 3. Sklad - příjem a výdej výrobků, definování výrobků, prodej na paragon, speciální operace, tisk etiket na výrobky a regály, objednávky atd. 4. Obsluha přihlášení, odhlášení uživatele, změna čísla skladu a peněžní pokladny. 5. Inventura zadávání a tisk inventurních stavů, započítání inventury. 6. Servis - oprava dat po výpadku, nulování dat, přístupová práva, ukončení programu. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-2 -
Přihlášení uživatele. První krok po spuštění programu je přihlášení uživatele. Přihlášení uživatele provedeme volbou Obsluha Přihlášení z hlavního menu. obrázek 3 Vstupní heslo Zadejte vaše vstupní heslo o potvrďte tlačítko OK. Pokud jste zadali správné heslo, program vypíše na hlavním ovládacím okně Vaše plné jméno a aktuální sklad. V opačném případě Vás program informuje o špatně zadaném přístupovém hesle. Po přihlášení se uvolní jednotlivé ovládací nabídky a rychlotlačítka. Každý uživatel má přístup pouze do těch části programu, pro které má uživatelská práva. Odhlášení uživatele. Pokud s programem delší dobu nepracujete, odhlaste se nebo program úplně uzavřete. Protože program eviduje také to, kdo vytvořil nebo opravil libovolný doklad vystavil paragon atd., odhlášením zabráníte nepovolaným osobám manipulovat s daty Vašim jménem. Odhlášení provedete volbou Obsluha Odhlášení z hlavního menu. Program se Vás zeptá, zda opravdu chcete program odhlásit. Pokud potvrdíte tlačítko Ano, program znepřístupní jednotlivé ovládací nabídky. Číselníky Číselníky slouží pro zadání pomocných údajů, které se v programu opakují. Výrobky Organizace Sklad Peněžní pokladny DPH Oddělení Účtová osnova Dokladová řada Pohyby Pokladní Povolená nabídka Nepovolená nabídka SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-3 -
Výrobky Základní definice výrobků, tyto údaje jsou definované pro všechny sklady programu. obrázek 4 Číselník výrobků Výrobky mají stejné číslo položky, název, MJ, oddělení, obal a EAN v libovolném skladu. DPH a typ výrobku může být v každém skladu jiné. Bližší vysvětlení jednotlivých položek bude provedeno v oddíle karta výrobku. Organizace Číselník organizací slouží pro zadání údajů o firmě. U každé firmy můžete zadat informace jako je název, adresa, IČO, DIČ, telefon, fax a kontaktní osoby. Práce s položkami 1. Zadání nové organizace stiskněte tlačítko nová organizace, zadejte potřebné údaje, potvrďte OK. 2. Oprava organizace vyhledejte organizaci, kterou chcete opravit, stiskněte tlačítko oprava, proveďte opravu dat, potvrďte OK. 3. Výmaz organizace - vyhledejte organizaci, kterou chcete vymazat, stiskněte tlačítko výmaz, potvrďte Ano. Hledání organizace 1. Kurzorové šipky posun o záznam nahoru nebo dolů. 2. Home, End přesun na první nebo poslední záznam. 3. PageUp, PageDown přesun o stránku nahoru nebo dolů. 4. Změna setřídění stiskněte popis sloupce, podle kterého chcete mít data setříděny (např. Název). 5. Hledání organizace zvolte způsob setřídění, přesuňte kurzor do pole Hledej, zadejte hledaný text a stiskněte Enter, program se pokusí najít Vámi zadaný text (v případě neúspěchu najde nejbližší podobný). SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-4 -
6. Filtr filtr slouží pro výběr podle několika kritérií. Přejděte na stránku Filtr, zadejte podmínky pro výběr (např. město Ostrava, typ - dodavatel ), stiskněte Proveď. Program provede výběr všech organizací, které odpovídají zadaným podmínkám. Zrušení filtru provedete vynulováním všech polí filtru a stisknutím Proveď. Pokud je filtr zapnut nelze použít hledání a třídění dle bodů 4 a 5. Tisk organizací 1. Tisk seznamu organizací - stiskněte tlačítko Tisk. Pokud nemáte zapnut filtr, vytiskne se seznam všech organizací. Pokud máte filtr zapnut, vytisknou se pouze ty organizace, které odpovídají zadaným kritériím. 2. Tisk adresních štítků stiskněte tlačítko Štítky. Spustí se podprogram na tisk adresních štítků. K tisku se připraví tisk štítků pro organizace dle zvoleného filtru, přidejte nebo uberte organizace a stiskněte tlačítko Tisk. Program vytiskne adresy v několika sloupcích (podle nastavení) na formát A4. Oprava organizace Nová organizace Výmaz organizace Tisk organizace Tisk adresních štítků Pole hledej Popis sloupců obrázek 5 Číselník Organizací Přepínač stránek SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-5 -
Popis dat organizace Název firmy Adresa Identifikační čísla Název banky Sleva na vydané doklady Obalové konto Telefonické a faxové spojení Kontaktní osoby Typ organizace obrázek 6 Popis dat organizace 1. Sleva pokud zadáte slevu pro organizaci, po každém zadání organizace při výdeji zboží, bude tato sleva automaticky nastavena. 2. Obalové konto pokud chcete sledovat pohyb vybraných výrobků pro danou organizaci. Slouží pro kontrolu saldokonta výrobků (např. vratné láhve). 3. Typ slouží pro roztřídění organizací. Např. organizace, kterým chcete zasílat aktuální ceníky, označte jako typ 3. Pak lze ve filtru organizací vybrat pouze typ 3 a vytisknout adresy. Každá organizace může mít zvoleno současně několik typů. Sklady Slouží pro zadání názvu skladu. Číslo skladu se přidělí automaticky. Program umožňuje pracovat s 99 sklady. Základní definice výrobků je společná pro všechny sklady. Ceny výrobků, DPH, zásoba je pro každý sklad zvlášť. Peněžní pokladny Slouží pro zadání názvu peněžní pokladny. Číslo pokladny se přidělí automaticky. Program umožňuje pracovat s 99 pokladnami SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-6 -
DPH Slouží pro zadání jednotlivých daňových sazeb. Oddělení Slouží pro roztřídění výrobků. Toto roztřídění lze pak využít např. k vytisknutí sestavy výrobků zařazených do libovolného oddělení (např. nealkoholické nápoje), přecenění výrobků z určitého oddělení, zjištění obratu výrobků zadaného oddělení atd. Hodnota rabatu slouží jako pomůcka pro výpočet prodejní ceny při zadávání výrobku. Program nabídne tento rabat pro výpočet prodejní ceny. Účtová osnova V současné době nevyužito. Dokladová řada. Připraveno pro roztřídění jednotlivých dokladů na účty. Pohyby Slouží pro definici jednotlivých dokladů jako jsou příjemky, výdejky, převodky atd. Popis jednotlivých položek : 1. Číslo číslo pohybu 2. Index index pohybu. Index slouží pro rozlišení druhů plateb (pro výdejové nebo příjmové doklady) nebo pro rozlišení druhů oprav skladu. 3. Název název dokladu nebo typu opravy skladu. 4. Způsob platby pro doklady výdejové nebo příjmové je to způsob platby, pro opravu skladu je to druh opravy (likvidace, přecenění atd.). 5. Doklad číslo dokladu v dokladové řadě. Pokud tento doklad je v dokladové řadě definován ve skupině PP (pokladna příjem) nebo PV (pokladna výdej) dojde po vystavení tohoto dokladu k zápisu hodnoty dokladu do peněžního deníku. Tato volba lze také vypnout. 6. DPH příznak, zda se u tohoto pohybu má evidovat DPH. 7. Typ definice, zda pohyb je výdej V nebo příjem P. Pohyby opravy skladu tuto položku nemají definovanou. 8. Faktura definice, zda se doklad s tímto pohybem má zařadit mezi pohledávky a závazky. Vydané a přijaté doklady jsou automaticky číslovány interním číslem. Doklady označené jako faktura mají ještě navíc vlastní číselnou řadu. (např. 980022). 9. K fakturaci tento příznak slouží pro evidenci dokladů, které budou ještě zpracovány. Např. na základě dodacího listu lze vydat fakturu bez toho, aby bylo nutné opět vypisovat všechny položky dokladu. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-7 -
obrázek 7 Pohyby Pokladní Slouží pro definici jednotlivých pokladních, které pak mohou pracovat na jednotlivých elektronických pokladnách. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-8 -
Účetnictví Pohledávky Přehled pohledávek. Umožňuje výběr dle zadaného kriteria, opakovaný tisk jednotlivé pohledávky nebo seznamu pohledávek. Přehled pohledávek Aktualizace dat Tisk přehledu pohledávek Tisk jednotlivé pohledávky obrázek 8 Pohledávky Popis stránek pohledávek : Položky vybraného dokladu 1. Přehled základní přehled pohledávek. 2. Data data aktuální pohledávky. Např. celá adresa odběratele, kdo pohledávku vystavil atd. 3. DPH detailní rozpis DPH. 4. Filtr omezující podmínky pro výběr dokladů Použití filtru : Filtr slouží pro výběr dle zadaných kriterii. Zadejte omezující podmínky a stiskněte tlačítko Proveď. Program vybere jenom ty doklady, které odpovídají zadaným podmínkám. Pokud chcete nastavený filtr zrušit, stiskněte tlačítko Nuluj filtr a pak tlačítko Proveď. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-9 -
obrázek 9 Filtr Závazky Přehled závazků. Funkce a ovládání je stejné jako u pohledávek. Pokladna Pokladní deník slouží pro evidenci pohybu peněz na provozovně. Lze definovat až 99 zcela na sobě nezávislých pokladen. Jednotlivé pokladny přepnete v menu Obsluha Změna pokladny (pokud je tato volba povolena pro daného uživatele). Vyberte číslo pokladny a stiskněte OK. Definování názvu pokladen lze provést v menu Číselníky Peněžní pokladny. Do deníku lze doklady přidávat nebo již vytvořené doklady opravovat. Lze také vytisknout jednotlivý doklad nebo seznam dokladů (dle zvoleného filtru). Popis položek pokladního deníku : 1. Datum datum vystavení dokladu. 2. Typ typ dokladu PP příjem, PV Výdej 3. Druh rozlišení dokladů, lze definovat v Číselníky Dokladová řada. 4. Variabilní symbol Pokud chcete provádět zaplacení přijatých a vydaných faktur., pro příjmové doklady (typ PP) po zadání čísla faktury (např. 980002) v případě, že tato faktura existuje, se vyplní ostatní údaje dokladu a dojde k spárování s fakturou a k jejímu zaplacení. Do políčka celkem zaplaceno lze zadat také pouze část celkové sumy a zbytek zaplatit jiným dokladem nebo více doklady. Pro výdajový doklad lze nápovědu nezaplacených faktur vyvolat dvojitým kliknutím myši na tomto políčku. 5. IČO, Od koho/komu, Účel platby - popis dokladu 6. Evidence faktur řádek faktur SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-10 -
7. Zaplaceno datum zaplacení 8. DPH příznak, zda se má evidovat DPH. (pro fakturu, která již má DPH evidované, musí být NIC). 9. Celkem zaplaceno částku, kterou chcete přidat nebo ubrat z peněžního deníku. Číslo a název pokladny Nový doklad Oprava dokladu obrázek 10 Pokladní deník Aktuální stav Vybrané pokladny Banka Část banka slouží k zaplacení faktur úhradou bezhotovostním stykem. Všechny funkce jsou shodné s podprogramem Pokladna. Navíc je pouze číslo bankovního výpisu. DPH DPH slouží k výpisu základu daně a vlastní DPH z jednotlivých dokladů. Pomocí filtru lze vybrat pouze zvolený doklad (např. Faktury přijaté) nebo určité období. V souhrnu lze zjistit celkovou daňovou povinnost. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-11 -
obrázek 11 Přehled DPH Sklad Příjem na sklad Příjem na sklad slouží k příjmu položek na zvolený sklad. Postup při příjmu : 1. Zvolte sklad (Obsluha Změna skladu) 2. Vyberte Příjem na sklad 3. Vyplňte hlavičku dokladu (dodavatel, typ dokladu, datum) 4. Přejděte na položky 5. Zadejte jednotlivé položky 6. Zkontrolujte celkový součet na stránce Ostatní 7. Stiskněte tlačítko Konec Popis položek hlavičky dokladu : 1. Číslo dokladu libovolné číslo dodacího listu, faktury atd. 2. Typ dokladu faktura, dodací list atd. (jednotlivé typy jsou definovány v Číselník Pohyby) 3. Odběratel data odběratele, lze vyplnit každou kolonku nebo použít nápovědu pomocí tlačítka Hledej organizaci. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-12 -
4. Ulož organizaci po vyplnění položek odběratele lze stisknutím tlačítka Ulož organizaci zapsat tuto organizaci přímo do číselníku organizací. 5. Způsob platby - (jednotlivé typy jsou definovány v Číselník Pohyby) obrázek 12 Příjem zboží - hlavička Popis stránky Položky : 1. Nový výrobek Ctrl+N zadání nového výrobku přímo v příjmu 2. Výmaz položky Ctrl+D vymaže položku na aktuálním řádku 3. Hledej výrobek Ctrl+H vyhledávání výrobku podle zvoleného kriteria (např. názvu) 4. Import dat Ctrl+I načte data příjemky z externího souboru (např. textového) 5. Přepínač čísla Alt+E přepíná mezi zobrazením čísla výrobku nebo čísla EAN 6. Přepínač ceny Alt+M - přepíná mezi zobrazením MOC nebo PC. 7. Aktuální ceny zobrazuje aktuální ceny zadaného výrobku. Zadávání jednotlivých položek podle čísla : 1. Zadejte číslo výrobku nebo EAN kód Pokud je již výrobek definován, v sloupci název se objeví jméno výrobku Pokud výrobek není definován zůstane řádek prázdný a je nutno výrobek zadat jako nový výrobek nebo vyhledat pomocí názvu, oddělení atd. 2. Do sloupce NC zadejte z dodacího listu (faktury) nákupní cenu bez DPH 3. Zadejte požadovaný rabat (automaticky se nastavuje rabat oddělení, do kterého je výrobek zařazen) 4. Zadejte nebo potvrďte hodnotu DPH 5. Zadejte počet kusů. 6. Zadejte nebo potvrďte PC nebo MOC. (Pouze typ ceny N) SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-13 -
U výrobků s typem ceny N lze při příjmu zboží stanovit také PC nebo MOC. Po Zaúčtováním dokladu se prodejní cena změní na cenu určenou v příjmu a případný cenový rozdíl se zapíše do oprav skladu. Barevné rozlišení ceny pokud zadáte v příjmu prodejní cenu nižší, než je aktuální cena, zobrazí se prodejní cena červeně, po zadání shodné ceny zůstává cena černá, pokus jste zadali cenu vyšší je cena modrá a pokud se jedná o nový výrobek bude cena zelená. U výrobků typu ceny C nelze přímo v příjmu změnit prodejní cenu, to lze pouze provést v kartě výrobu. Přepínač čísla Přepínač ceny Aktuální ceny a zásoba výrobku obrázek 13 Příjem zboží - položky Vyhledáváni položek : 1. Stiskněte tlačítko Hledej výrobek. 2. Zvolte způsob třídění kliknutím na hlavičku sloupce Číslo výrobku, EAN, Název nebo Oddělení. 3. Zadejte do kolonky Hledej hledaný text nebo číslo (nebo jeho část). 4. Stiskněte Enter. 5. Program najde položku nebo nejbližší. Přesný výběr můžete provést pomocí šipek. 6. Potvrďte tlačítkem Konec nebo stiskněte Enter. 7. Vybraná položka bude vložena do příjmu. Zadání cen je shodné jako při předchozím zadávání. Výmaz položek : V přehledu přijatých položek zvolte řádek, který má být vymazán a stiskněte tlačítko Výmaz položky. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-14 -
Nová položka : Pokud položka na dodacím listu není ještě definována, stiskněte tlačítko Nový výrobek. Vyplňte jednotlivé údaje výrobku a potvrďte Konec. Přesný význam jednotlivých položek nového výrobku je popsán v kapitole Karta výrobku. Menu : Stisknutím pravého tlačítka myši na libovolné položce dokladu vyvoláte menu s následující nabídkou : Sleva spočítá slevu nákupní ceny Výpočet NC vypočítá nákupní cenu z prodejní ceny a zvoleného rabatu Komisní prodej lze zadat počet výrobků přijatých do komise Zaúčtování dokladu : Zaúčtování dokladu se provede stisknutím tlačítka Konec. Okamžitě po stisknutí dojde k zápisu dokladu a změně skladových dat. Doporučení : Před každým ukončením dokladu zkontrolujte, zda celková hodnota dokladu na papíře odpovídá Vámi zadaným hodnotám (je to nejjednodušší kontrola, zda jste neudělali chybu v ceně nebo počtech). Před každým ukončením dokladu přejděte v položkách na nový řádek (hodnoty celkového součtu a DPH se počítají až po ukončení celého řádku) Pokud jste do dokladu nezadali žádná data, neprovádějte ukončení přes Konec (dojde k zapsání dokladu s nulovými daty) ale pomocí tlačítka Zrušit. Pokud jste museli zadávání jednotlivých položek přerušit, můžete ukončit příjem položek pomocí tlačítka Zrušit. Zadané položky se nesmažou, ale po opětovné volbě příjmu zboží lze v zadávání položek pokračovat. Je ovšem nutné opět vyplnit hlavičku dokladu. Do dokladu lze také vložit položku, která není ve skladu definovaná (např. poštovné). Tato položka bude započítaná do celkové hodnoty dokladu, nebude však připočtena do skladu. Výdej ze skladu Výdej ze skladu slouží k výdeji položek na zvolený sklad. Postup při výdeji : 1. Zvolte sklad (Obsluha Změna skladu) 2. Vyberte Výdej ze skladu 3. Vyplňte hlavičku dokladu (dodavatel, typ dokladu, datum,příjemce) 4. Přejděte na položky 5. Zadejte jednotlivé položky 6. Zkontrolujte celkový součet na stránce Ostatní 7. Stiskněte tlačítko Konec Popis položek hlavičky dokladu : 1. Typ dokladu faktura, dodací list atd. (jednotlivé typy jsou definovány v Číselník Pohyby) 2. Odběratel data odběratele, lze vyplnit každou kolonku nebo použít nápovědu pomocí tlačítka Hledej organizaci. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-15 -
3. Ulož organizaci po vyplnění položek odběratele lze stisknutím tlačítka Ulož organizaci zapsat tuto organizaci přímo do číselníku organizací. 4. Způsob platby - (jednotlivé typy jsou definovány v Číselník Pohyby). 5. Dodací list pokud vystavujete fakturu, a na položky je již vystaven dodací list, kliknutím na tlačítko + lze přidat položky z dodacího listu do nového dokladu bez toho, aby bylo nutno tyto položky opět vypisovat. obrázek 14 Výdej ze skladu hlavička Popis stránky Položky : 1. Výmaz položky Ctrl+D vymaže položku na aktuálním řádku 2. Hledej výrobek Ctrl+H vyhledávání výrobku podle zvoleného kriteria (např. názvu) 3. Přepínač čísla Alt+E přepíná mezi zobrazením čísla výrobku nebo čísla EAN 4. Přepínač ceny Alt+M - přepíná mezi zobrazením MOC nebo PC. 5. Aktuální ceny zobrazuje aktuální ceny zadaného výrobku. Zadávání jednotlivých položek podle čísla : 1. Zadejte číslo výrobku nebo EAN kód Pokud je již výrobek definován, vyplní se řádek údaji o výrobku. Pokud výrobek není definován zůstane řádek prázdný a je nutno výrobek zadat jako nový výrobek nebo vyhledat pomocí názvu, oddělení atd. 2. Zadejte nebo potvrďte PC nebo MOC. 3. Zadejte množství. 4. Zadejte nebo potvrďte hodnotu DPH. Vyhledávání položek : Je shodné jako v příjmu na sklad. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-16 -
obrázek 15 Výdej ze skladu - položky Menu : Stisknutím pravého tlačítka myši na libovolné položce dokladu vyvoláte menu s následující nabídkou : Sleva spočítá slevu prodejní ceny aktuálního výrobku Hledej hledá položku Výmaz smaže aktuální položku Zaúčtování dokladu : Zaúčtování dokladu se provede stisknutím tlačítka Konec. Okamžitě po stisknutí dojde k zápisu dokladu a změně skladových dat. Sleva na všechny položky : Vyberte stránku Ostatní. Do políčka Sleva zadejte hodnotu celkové slevy v % a stiskněte Enter. Provede se výpočet cen všech položek dokladu. Pokud chcete slevu zrušit, zadejte do slevy hodnotu 0. Doporučení : Před každým ukončením dokladu přejděte v položkách na nový řádek (hodnoty celkového součtu a DPH se počítají až po ukončení celého řádku) Pokud jste do dokladu nezadali žádná data, neprovádějte ukončení přes Konec (dojde k zapsání dokladu s nulovými daty) ale pomocí tlačítka Zrušit. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-17 -
Pokud jste museli zadávání jednotlivých položek přerušit, můžete ukončit výdej položek pomocí tlačítka Zrušit. Zadané položky se nesmažou, ale po opětovné volbě výdeje lze v zadávání položek pokračovat. Je ovšem nutné opět vyplnit hlavičku dokladu. Do dokladu lze také vložit položku, která není ve skladu definovaná (např. poštovné). Tato položka bude započítaná do celkové hodnoty dokladu, nebude však připočtena do skladu. Prodej na paragon Prodej na paragon umožňuje rychlý výdej ze skladu s vystavením dokladu na bankovní tiskárně (Star SP212, Star SP300, Epson TM300 atd.) nebo standardním tiskem. Prodej na paragon podporuje toto externí zařízení : Bankovní tiskárny s paralelním rozhraním (Centronic). Tiskárny s paralelním rozhraním (tisk 42 znaků na řádek) Kartu TD022 pro ovládání zásuvky a displeje TD006. Zásuvka na bankovky s otevíracím napětím 12V. Alfanumerický displej SCD-400, SCD-800. obrázek 16 Prodej na paragon Postup při prodeji na paragon : 1. Zadejte číslo položky 2. Zadejte počet kusů 3. Konec paragonu - stiskněte tlačítko Konec SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-18 -
Popis stránky Položky : 1. Výmaz položky Ctrl+D vymaže položku na aktuálním řádku 2. Hledej výrobek Ctrl+H vyhledávání výrobku podle zvoleného kriteria (např. názvu) 3. Přepínač čísla Alt+E přepíná mezi zobrazením čísla výrobku nebo čísla EAN 4. Přepínač ceny Alt+M - přepíná mezi zobrazením MOC nebo PC. 5. Otevření zásuvky otevře peněžní zásuvku. 6. Tisk posledního dokladu opakovaně vytiskne poslední doklad. 7. Sleva požadovaná sleva na všechny položky. 8. Celkem celková hodnota k zaplacení. 9. Organizace lze zadat název organizace. Pokud je u organizace v číselníku zadaná sleva, tato sleva se automaticky vloží při zvolení této organizace a data organizace se také vytisknou na účtence. Popis stránky Ostatní : 1. Tisk dokladu příznak, zda se má tisknout účtenka. 2. Tisk DPH příznak, zda se na účtence má vytisknout rozpis DPH. Sleva na všechny položky : Do políčka Sleva zadejte hodnotu celkové slevy v % a stiskněte Enter. Provede se výpočet cen všech položek dokladu. Pokud chcete slevu zrušit, zadejte do slevy hodnotu 0. Menu : Stisknutím pravého tlačítka myši na libovolné položce dokladu vyvoláte menu s následující nabídkou : Sleva spočítá slevu prodejní ceny aktuálního výrobku Hledej hledá položku Výmaz smaže aktuální položku Přehled dokladů přijatých Přehled dokladů přijatých slouží na kontrolu, opakovaný tisk a opravu již vystavených dokladů. Tento přehled je obdoba Závazků. V přehledu závazků jsou uvedeny pouze doklady, které jsou definovány jako faktury. Na rozdíl od toho, v přehledu dokladu přijatých jsou všechny doklady, které byly vystaveny v příjmu na sklad (faktury, převodky, dobropisy atd.). Popis stránek dokladů přijatých : 1. Přehled základní přehled přijatých dokladů 2. Data jednotlivé položky přijatého dokladu 3. Hlavička data aktuálního dokladu. Např. celá adresa dodavatele, kdo pohledávku vystavil atd. 4. DPH detailní rozpis DPH. 5. Filtr omezující podmínky pro výběr dokladů Popis ovládacích prvků : 1. Oprava příjemky umožňuje provést opravu dříve vydané příjemky. Po volbě Oprava příjemky lze obdobně jako v příjmu zboží na sklad zadávat data příjemky. V opravě však již nelze změnit typ dokladu a také nelze vymazat položku. Pokud potřebujete určitou položku dokladu vynulovat, změňte pouze počet na 0. Pokud změníte NC provede se přepočet průměrné nákupní ceny v kartě výrobku. Pokud však provedete opravu SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-19 -
prodejní ceny, provede se pouze oprava a zatížení dokladu přijatého. Neprovede se oprava na kartě výrobku. Tu musíte provést přímo v kartě výrobku. 2. Celkem celková hodnota dokladů přijatých bez DPH. Tento součet závisí na použití filtru. 3. Zatížení hodnota vybraného dokladu v maloobchodních cenách. obrázek 17 Přehled dokladů přijatých Přehled dokladů vydaných Přehled dokladů vydaných slouží na kontrolu, opakovaný tisk a opravu již vystavených dokladů. Tento přehled je obdoba Pohledávek. V přehledu pohledávek jsou uvedeny pouze doklady, které jsou definovány jako faktury. Na rozdíl od toho, v přehledu dokladu vydaných jsou všechny doklady, které byly vystaveny ve výdeji ze skladu (faktury, převodky, dobropisy atd.). Popis stránek dokladů vydaných : 1. Přehled základní přehled vydaných dokladů 2. Data jednotlivé položky vydaného dokladu 3. Hlavička data aktuálního dokladu. Např. celá adresa dodavatele, kdo doklad vystavil atd. 4. DPH detailní rozpis DPH. 5. Filtr omezující podmínky pro výběr dokladů SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-20 -
Popis ovládacích prvků : 1. Oprava výdejky umožňuje provést opravu dříve vydané příjemky. Po volbě Oprava příjemky lze obdobně jako ve výdeji zboží ze skladu zadávat data výdejky. V opravě však již nelze změnit typ dokladu a také nelze vymazat položku. Pokud potřebujete určitou položku dokladu vynulovat, změňte pouze počet na 0. Pokud provedete opravu prodejní ceny, provede se pouze oprava a zatížení dokladu vydaného. Neprovede se oprava na kartě výrobku. Tu musíte provést přímo v kartě výrobku. 2. Celkem celková hodnota dokladů vydaných bez DPH. Tento součet závisí na použití filtru. 3. Celkem MOC celková hodnota dokladů vydaných včetně DPH. Tento součet závisí na použití filtru. 4. Export dat uloží data výdejky do textového souboru. obrázek 18 Přehled dokladů vydaných SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-21 -
Karta výrobku Karta výrobku slouží pro definici a opravy všech výrobků, které se vyskytují v programu J2 sklad. Přehled výrobku Přepínače setřídění Nový výrobek Oprava výrobku Tisk obrázek 19 Karta výrobku Detail výrobku Přepínač stránek Popis stránek : 1. Detail slouží k základnímu přehledu výrobků, vyhledávání, opravě a tisku seznamu výrobků. Při tisku je aktivní filtr, to znamená, že pokud chcete vytisknout pouze určitou skupinu výrobků, zadáte do filtru omezující podmínky a pak spustíte tisk. 2. Karta slouží k zobrazení všech pohybů zvoleného výrobku. Na této stránce lze přesně sledovat pohyb konkrétního výrobku (příjem do skladu, výdej ze skladu, prodej na paragon). 3. Příjem zobrazí všechny příjmy konkrétního výrobku, čísla dokladů, datum příjmu, nákupní ceny a počty. 4. Výdej obdobná funkce jako příjem ale pro výdej ze skladu. 5. Hodnota skladu zobrazí aktuální hodnotu skladu. Pomocí filtru lze také zjistit hodnotu skladu pouze zvolené skupiny výrobků. 6. Filtr umožní výběr nebo vyhledání pouze určité skupiny výrobků. 7. EAN umožňuje zadat více EAN kódů jednomu výrobku (tato volba nemusí být vždy přístupná). Popis ovládacích prvků : 1. Nový výrobek zadání nového výrobku. 2. Oprava výrobku oprava výrobku, změna ceny, počtu, oprava textu atd. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-22 -
3. Výmaz výrobku odstraní výrobek ze seznamu. Odstranit lze pouze výrobek, který nemá zásobu. Pokud již měl výrobek nějaký pohyb, dosadí se do přijatých nebo vydaných dokladů místo čísla výrobku ** - název, ceny a množství zůstane zachováno. Tato volba není vždy přístupná. 4. Přepínače setřídění kliknutím myši na název sloupce přehledu výrobků lze změnit způsob setřídění. 5. Tisk funkce tlačítka tisk závisí na stránce, která je zrovna aktivní. Vytiskne buď seznam výrobků, pohyb jednotlivého výrobku, příjem nebo výdej. 6. Hledání výrobku zvolte setřídění, do kolonky Hledej zadejte hledaný text a stiskněte Enter. 7. Hledání pomocí filtru zadejte do libovolné kolonky filtru omezující podmínku a stiskněte tlačítko Proveď. Program vybere pouze položky odpovídající zadaným podmínkám. Popis položek výrobku obrázek 20 Položky výrobku 1. Číslo výrobku identifikační číslo výrobku, používá se v celém programu, jednoznačně určuje výrobek. Toto číslo musí být jedinečné, to znamená, že dva výrobky nemohou mít stejné číslo. Toto číslo může obsahovat libovolnou číslici nebo znak. Maximální délka je 13 znaků. Pokud je program J2-sklad využíván jako řídící program pro pokladnu CASH nesmí číslo začínat 0. Jako číslo výrobku lze využít číslo z dodacích listů nebo si vytvořit vlastní číselnou řadu. 2. EAN číslo, pod kterým je položka evidována v registrační pokladně. Pokud používáte program J2 bez registračních pokladen nebo nevyužíváte prodej na paragon, nemusí se toto číslo zadávat. Toto číslo může být shodné s číslem výrobku, může být číslo čárového kódu nebo opět lze vytvořit vlastní číselnou řadu. Toto číslo může obsahovat libovolnou číslici nebo znak. Maximální délka je 13 znaků. 3. Název popis výrobku (max. 40 znaků). Na některých registračních pokladnách se zobrazuje pouze omezené množství znaků a proto je nutno při zápisu výrobků brát v úvahu. To znamená, že není vhodné psát do názvu čokoláda mléčná Milka 150g ale spíše Milka 150g mléčná čokoláda. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-23 -
4. DPH daň z přidané hodnoty. Lze zadat pouze takovou hodnotu, která je definována v číselníku DPH. Tato daň může být pro každý sklad jiná (ve skladu č.1 může být 5% a v skladu č.2-22%). 5. Oddělení slouží pro roztřídění výrobků. V číselníku oddělení lze definovat jednotlivé oddělení (např. pečivo, nealkoholické nápoje) a do těchto oddělení jednotlivé výrobky přiřazovat. Toto oddělení lze pak využít pro tiskové sestavy (např. vytisknout ceník jen nealkoholických nápojů), hledání nebo zjišťování obratů určitého druhu výrobků. Každé oddělení má také přiřazen rabat, který slouží jako pomůcka pro výpočet prodejní ceny. 6. Typ ceny určuje způsob práce při tvorbě prodejní ceny při příjmu výrobku. Jsou stanoveny tyto tři typy : A - Nová cena - U výrobků s typem ceny N lze při příjmu zboží stanovit také PC nebo MOC. Po zaúčtování dokladu se prodejní cena změní na cenu určenou v příjmu a případný cenový rozdíl se zapíše do oprav skladu. Barevné rozlišení ceny pokud zadáte v příjmu prodejní cenu nižší, než je aktuální cena, zobrazí se prodejní cena červeně, po zadání shodné ceny zůstává cena černá, pokus jste zadali cenu vyšší je cena modrá a pokud se jedná o nový výrobek bude cena zelená. B Pevná cena - U výrobků typu ceny C nelze přímo v příjmu změnit prodejní cenu, to lze pouze provést v kartě výrobu. Tento typ lze využít pro výrobky, které mají stálou prodejní cenu. C Rabat program automaticky udržuje rozmezí mezi nákupní cenou a prodejní cenou podle rabatu oddělení, do kterého je výrobek zařazen. 7. NC nákupní cena bez DPH. Tato cena je počítána metodou váženého průměru. 8. Rabat aktuální rabat. 9. PC prodejní cena bez DPH. 10. MOC prodejní cena s DPH. 11. Číslo obalu obal vázaný na položku. (např. pivo a láhev). Toto číslo pak musí být definováno jako samostatná položka přiřazená do oddělení obalů. 12. Obalové konto slouží jako příznak pro sledování saldokonta výrobku libovolného dodavatele. (Využití především pro zálohované obaly). 13. Váha slouží pro označení položek, pro které je nutno provádět údržbu cen ve váhových systémech. 14. Zásoba okamžitá zásoba. 15. Blokováno množství, které je již zablokováno pro výdej (objednávka odběratele, předfaktura atd.). 16. Objednáno množství, na které jste vystavili objednávku u svého dodavatele. 17. MJ měrná jednotka výrobku 18. Balení dodávkové balení (např. v pivní bedně je 20 lahví). 19. Min, Max minimální a maximální zásoba (slouží pro objednávání položek). Pro prodejny knih a hudebních nosičů jsou navíc definovány položky Autor a Nakladatel. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-24 -
obrázek 21 Karta - pohyb výrobku obrázek 22 Příjem - pohyb výrobku SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-25 -
obrázek 23 Výdej - pohyb výrobku obrázek 24 Hodnota skladu SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-26 -
Speciální akce Speciální akce slouží pro úpravu dat jednoho nebo skupiny výrobků. Přesun dat na jiný výrobek. Přesun dat na jiný výrobek slouží k převedení části nebo celé zásoby jednoho výrobku na jiný s vyčíslením cenového rozdílu. Používá se především pro přeřazení výrobků do slev, výprodejů atd. obrázek 25 Přesun dat na jiný výrobek Postup : Pomocí funkcí hledání najděte výrobek, ze kterého chcete zásobu odebrat (na obr. 25 je to výrobek 100 Limacit pomerančový 900g). Do kolonky Převeď na výrobek zadejte číslo výrobku, na který bude zásoba převedena (výrobek 101 Limacit SLEVA). Tento výrobek musí existovat. Do kolonky počet kusů zadejte, jaké množství chcete převést a stiskněte tlačítko Proveď. Program převede zadané množství z jednoho výrobku na druhý a případný cenový rozdíl zapíše. Změna čísla výrobku Změna čísla výrobku slouží k opravě čísla výrobků. Změna čísla se provede nejen v číselníku výrobků, ale také ve všech souvisejících dokladech, jako jsou příjemky, výdejky, změny hodnoty skladu nebo pohyb výrobků. Ve všech těchto dokladech dojde k nahrazení starého čísla novým. Postup : Pomocí funkcí hledání najděte výrobek, u kterého chcete provést změnu čísla. Do kolonky Nové číslo výrobku zadejte požadované číslo výrobku. Toto číslo výrobku nesmí existovat. Stiskněte tlačítko Proveď. Program převede staré číslo výrobku na nové. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-27 -
obrázek 26 Změna čísla výrobku Hromadná změna ceny Hromadná cena slouží pro přecenění skupiny výrobků dle zvoleného vzorce. Postup : Na stránce Filtr vyberte skupinu výrobků, které chcete přecenit (např. oddělení, od čísla do čísla atd.). Na stránce Detail zkontrolujte, zda vybrané výrobky chcete přecenit. Na stránce Změna ceny vyberte způsob výpočtu ceny a stiskněte tlačítko Proveď. Příklady vzorců : 1. Zvýšení MOC o 5% - Změň vyber MOC. Vzorec vybrat MOC + 5 + % Podmínka změň vždy Vystvětlení : program změní MOC, k původní MOC přidá 5% 2. Nastavení minimálního rabatu 20% Změň vyber PC Vzorec vybrat NC + 20 + % Podmínka nová > původní Vysvětlení : program změní PC výpočtem z NC, k NC přidá 20% a u výrobků, kde nově vypočtená cena je nižší než je aktuální cena, tuto cenu přepíše. Výsledkem je, že nejnižší rabat je 20%, ale u výrobků, kde byl rabat před přeceněním větší než zadaný, cena se nezmění a rabat je větší než 20%. Výsledné ceny jsou upravovány podle způsobu zaokrouhlování (zda je nastavené zaokrouhlování PC nebo MOC). Upozornění : před každou hromadnou zmenou cen proveďte zálohování dat! SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-28 -
obrázek 27 Hromadná změna ceny Nastavení minimálního množství Nastavení minimálního množství slouží k nastavení položky minimum v kartě výrobků podle dosaženého obratu. Způsob výpočtu : Program zjistí obrat výrobků za posledních 30 dnů. Tento obrat podělí počtem 30 dnů a vypočte, kolik výrobků se prodá v průměru za jeden den. Tento obrat za jeden den vynásobí počtem dnů, na které chcete mít zásobu (např. doba dodání). Toto vypočtené číslo se zaokrouhlí na celé čísla. Tento výpočet se provede pro všechny výrobky. Pokud chcete toto nastavení provést pouze pro výrobky od určitého dodavatele, vyplňte číslo dodavatele. U každého výrobku se automaticky při příjmu přepisuje číslo dodavatele. Výpočet minimální zásoby pro dodavatele lze uplatnit pouze pro výrobky, které již byly alespoň jednou přijaty. Pro zadání dodavatele je rozhodující IČO. Počet posledních dnů, podle kterých se počítá obrat a také počet dnů zásoby lze měnit. obrázek 28 Nastavení minimálního množství SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-29 -
Obrat výrobků - prodej Obrat výrobků slouží pro zobrazení množství, obratu a zisku výrobků, které byly prodány. Pomocí filtru lze zvolit období, čísla výrobků nebo typ dokladů. Výsledky lze setřídit podle různých kritérií (např. obratu, zisku počtu, atd.) a vytisknout pomocí tlačítka Tisk. obrázek 29 Obrat výrobků Obrat výrobků - nákup Shodná funkce jako Obrat výrobků prodej, jenom s tím rozdílem, že zde lze zjistit počty a obraty nakoupených výrobků. Vypočtený zisk je pouze informativní plánovaný. Skutečný zisk je potom ovlivněn různými okolnotmi (sleva, ztáta zboží, atd.) Obalové konto Obalové konto slouží k evidenci přijatých a vrácených obalů. U organizace, u které chcete sledovat vrácené obaly, musíte mít zaškrtnuté políčko Obalové konto. Potom pro ty výrobky, které také mají povoleno Obalové konto program sleduje počty obalů, které jsou od konkrétního dodavatele přijaty a které se mu vrací. V libovolný okamžik lze zjistit, aktuální stav obalového konta pro libovolnou organizaci. Zjistíte-li porovnáním Vašeho stavu určitého výrobku s údaji od dodavatele rozdíl, můžete stav obalového konta opravit. Vyberte v přehledu organizací tu, které se to týká a pak v přehledu výrobku zvolte výrobek, kde chcete opravit stav. Stiskněte tlačítko Oprava počtu a do kolonky Oprava zadejte počet o jaké množství chcete stav zvíšit nebo snížit (záporná hodnota). Pak stiskněte tlačítko Opravit. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-30 -
obrázek 30 Obalové konto Komisní prodej Komisní prodej slouží k evidenci výrobků, které byly přijaty ke komisnímu prodeji. Sleduje každý výdej a pro výrobky, které již jsou dříve přijaty do komise, zapisuje prodané množství. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-31 -
obrázek 31 Komisní prodej Objednávky Objednávky slouží k vystavení objednávky na zboží, které chcete objednat u Vašeho dodavatele. Vytvoření objednávky Vytvoření objednávky se skládá z několika kroků. 1. Vyplňte hlavičku objednávky. 2. Zadejte položky, které chcete objednat. 3. Ukončete a vytiskněte objednávku. Zadávání položek můžete provést položku po položce, zadáním čísla výrobku nebo EAN čísla nebo vyhledáním výrobku pomocí tlačítka Hledej výrobek. Zadání výrobků může být provedeno automaticky. Výrobky lze vybrat podle minimálního množství nebo obratu. Volba výrobků dle minimálního množství - Vyberte stránku Ostatní. Zadejte omezující podmínky (číslo výrobku, oddělení). Stiskněte tlačítko Proveď. Program prohledá soubor výrobků aktuálního skladu a ty výrobky, které mají aktuální zásobu menší než je zásoba minimální, vloží do objednávky. Toto prohledávání je také závislé na organizaci, kterou máte zadanou v hlavičce objednávky. Pokud tato organizace není vyplněná, provede se výběr pro všechny výrobky. V opačném případě jen pro výrobky, které již byly od zvoleného dodavatele nakoupeny. Po automatickém výběru vyberte stránku Položky a proveďte korekci výrobků podle Vašich požadavků (přidání odebrání výrobku, oprava počtu). Volba výrobků dle obratu - Vyberte stránku Ostatní. Zadejte omezující podmínky (číslo výrobku, oddělení). Vyberte Obrat. Zadejte, na kolik dnů chcete zásobu a podle kolika posledních dnů chcete počítat obrat. Stiskněte tlačítko Proveď. Program prohledá soubor výrobků aktuálního skladu a ty výrobky, které mají aktuální zásobu menší než je obrat na Vámi zadané počty dnů, vloží do objednávky. Toto prohledávání je také závislé na organizaci, kterou máte zadanou v hlavičce objednávky. Pokud tato organizace není vyplněná, provede se výběr pro všechny výrobky. V opačném případě jen pro výrobky, které již byly od zvoleného dodavatele nakoupeny. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-32 -
Po automatickém výběru vyberte stránku Položky a proveďte korekci výrobků podle Vašich požadavků (přidání odebrání výrobku, oprava počtu). obrázek 32 Vytvoření objednávky Přehled objednávek Přehled objednávek slouží k prohlížení a tisku již vystavených objednávek. obrázek 33 Objednávky SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-33 -
Tisk etiket Tisk etiket slouží k tisku etiket s čárovým kódem. Tisk lze provádět na termotiskárnách Star SP412 nebo Tharo Freedom připojitelným na seriový port. Tisk se provádí na samolepící etikety na nekonečný papír. Etikety lze po vytisknutí opět navinout a pomocí speciálních nanášecích kleští nanášet na výrobek. Výrobky pro tisk etiket lze zadat číslem nebo vyhledat. Pro každý výrobek zadejte počet etiket, které chcete vytisknout. Tisk provedete stisknutím tlačítka Tisk etiket. Po vytisknutí všech etiket vymažte všechny položky ze seznamu. obrázek 34 Tisk etiket Tisk cenovek Tisk cenovek slouží pro vytisknutí cenovek na regály. Pokud provedete v kartě výrobku změnu prodejní ceny nebo při příjmu výrobku je cena jiná, provede se zápis tohoto výrobku do seznamu cenovek, které mají být vytištěny. Tento seznam můžete doplnit pomocí funkce přidej větu nebo nadbytečný výrobek z tohoto seznamu vymazat. Přidat výrobky do tohoto seznamu lze také podle datumu, tzn. že lze do seznamu přidat výrobky, které byly opravovány v nebo po zadaném datu. Podobně pak lze vytisknout cenovky pro výrobky z určitého dodacího listu (je nutno zadat interní číslo dodacího listu). Tisk proveďte stisknutím klávesy Tisk cenovek. Po vytisknutí všech cenovek vynulujte seznam stisknutím tlačítka Výmaz všech cenovek. Cenovky mohou obsahovat název a číslo výrobku, čárový kód, cenu s DPH nebo bez, grafické logo uživatele atd. Tisk se provádí na formát A4 v jednom nebo několika sloupcích. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-34 -
obrázek 35 Tisk cenovek Obsluha Změna skladu. Změna skladu slouží k výběru aktuálního skladu. Program umožňuje pracovat s několika nezávislými sklady. Pokud chcete změnit číslo skladu, uzavřete všechny rozpracované doklady (příjemky, výdejky, paragony, atd.), vyberte Změna skladu, vyberte sklad ze seznamu a potvrďte klávesou OK. Název a číslo skladu se pak zobrazuje na hlavním řídícím panelu a také při výdeji a příjmu zboží. obrázek 36 Změna skladu SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-35 -
Změna pokladny. Změna pokladny slouží k výběru aktuálního pokladny. Program umožňuje pracovat s několika nezávislými pokladnami. Pokud chcete změnit číslo pokladny, uzavřete pokladní deník (účetnictví, pokladna), vyberte Změna pokladny, vyberte pokladnu ze seznamu a potvrďte klávesou OK. Název a číslo pokladny se pak zobrazuje v hlavičce pokladního deníku. obrázek 37 Změna pokladny SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-36 -
Inventura Přehled změn Pokud provedete změnu ceny, počtu kusů přímo na kartě výrobku, dochází k změně hodnoty skladu. Tyto změny lze zobrazit pomocí funkce Přehled změn. Zde lze vyčíslit celkovou změnu dle zadané podmínky (podle datumu, čísla výrobku) nebo zkontrolovat jednu konkrétní úpravu ceny nebo počtu. obrázek 38 Přehled oprav skladu obrázek 39 Přehled oprav skladu - detail SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-37 -
Zadávání výrobků Funkce zadávání výrobků slouží k soupisu výrobků při inventuře. Inventura probíhá v těchto etapách : 1. Zadání seznamu výrobků jeden výrobek může být zadán i několikrát (umístěn na několika místech), výsledné množství je pak součtem. 2. Tisk inventurního seznamu seznam může být vytisknut jak v pořadí jak byly výrobky zadány, tak setříděn podle čísla nebo EAN kódu. 3. Započítání inventury změna počtu dle inventurního soupisu. Zadávání výrobku do inventurního listu provedete buď zadáním čísla výrobku, sejmutím EAN kódu nebo vyhledáním pomocí funkce Hledej výrobek. Pokud výrobek existuje, vyplní se název a prodejní cena. Zadejte množství a potvrzením klávesou Enter přejdete na nový řádek. V případě, že cena výrobku neodpovídá, zrušte výrobek ze seznamu, přejděte na kartu výrobku, proveďte opravu ceny, vraťte se zpátky k zadávání inventurních stavů a zadejte výrobek znova již se správnou cenou. Pokud zadáváte větší množství výrobků, nezádavejte celé množství najednou. Programy pracující v prostředí Windows si mnoho dat udržují před uložením v operační paměti a při výpadku (např. el. proudu) může dojít ke ztrátě rozpracovaných seznamů. Proto po určitém množství výrobků (50-60) proveďte uložení dat (tlačítko Ulož). Před uložením je třeba zadat číslo listu. Toto číslo má pouze informační funkci (např. číslo listu, ze kterého přepisujete výrobky výrobky). Uložením se neprovede změna počtu, ale pouze se data přesunou do oblasti, kde jsou připravena pro konečné zpracování. Pak můžete pokračovat v zadávání dalších výrobků. Pokud dodatečně potřebujete změnit množství u již uloženého výrobku, lze to provést opětovným zadáním stejného výrobku se záporným množstvím (výsledné množství je součtováno). obrázek 40 Inventurní listy SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-38 -
Inventurní seznamy Inventurní seznamy slouží pro tisk inventurních sestav. Tyto sestavy lze setřídit dle čísla výrobku, EAN kódu nebo dle skupin DPH. Pokud zvolíte Součet, bude výsledná sestava sesoučtována. To znamená, že každý výrobek bude uveden pouze jednou a množství bude sečteno. V opačném případě budou výrobky uvedeny tak, jak byly zadány. Můžete vytisknout seznam všech výrobků, stiskněte tlačítko Proveď. Pokud chcete provést tisk pouze jednotlivého listu, zadejte před tlačítkem Proveď toto číslo. Zaúčtování inventury Stisknutím tlačítka Proveď se provede zaúčtování inventury dle zadaných seznamů. Popis ovládacích prvků : 1. Úplná inventura provede změnu množství výrobků dle zadaných inventurních seznamů. U výrobků, které jsou uvedeny v seznamu, nastaví množství podle zadané hodnoty. U výrobků, které nejsou v seznamech zadány, nastaví zásou na nulu. Upozornění pokud provedete úplnou inventuru, aniž by jste zadali inventurní seznam, vynulujete množství všech výrobku aktuálního skladu. 2. Částečná inventura opraví zásobu pouze u výrobků, které jsou uvedeny v inventurním seznamu. U ostatních výrobků nechá zásobu tak jak je. 3. Nulování Volbou nulování - skladová karta se provede výmaz informací o pohybu výrobků (Karta výrobků, stránka Karta). Nulování změny skladu provede výmaz změn hodnot skladu. 4. Zapsat rozdíl jako doklad Pokud máte vybranou tuto volbu, tak rozdíly množství mezi účetním stavem a stavem skutečným budou zapsány do dokladu a bude vyčíslena celková hodnota těchto rozdílu. Pokud je inventura definovaná jako doklad příjmový (číselník pohyby), bude tento rozdíl uveden v nákupní ceně. V opačném případě to bude v ceně prodejní. SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-39 -
Konfigurační soubor J2.INI. Program J2 obsahuje mnoho parametrů, pomocí kterých může být přizpůsoben uživateli. Tyto parametry jsou uloženy v souboru J2.INI, který je v základním adresáři Windows (převážně C:\WINDOWS). Tento soubor je textový a jednoduchým přepsáním libovolného parametru lze změnit chování programu. V následujících řádcích je příklad souboru J2.INI. Tučně jsou zapsány jednotlivé parametry, vysvětlující popis je obyčejným písmem. Každý parametr má default hodnotu, tzn. že v případě, že tento parametr neuvedete, bude dosazena tato základní hodnota. [SYSTEM] opak_zapis=10 Počet opakování zápisu pri uzamknuté větě. Pokud dva uživatelé současně chtějí opravit nějaký údaj, program EAN8=N // vypocita kontrolni cislo EAN8 - (default-n) EAN13=N // vypocita kontrolni cislo EAN13 - (default-n) // tiskarna Tharo Freedom tisk_etiket=tharo // tiskarna Star TSP400 //tisk_etiket=tsp400 // pouzit table EAN pro vice ean kodu na jedno cislo vyrobku MEAN=N // tisk_cenovek=a tisk cenovek A,N (default N) // tisk_cenovek pres pcen.exe (vice sloupcu) tisk_cenovek32=n // karta=2 pro knihkupectvi jinak definovany vyrobek // pridany jmeno1(autor),jmeno2(nakladatel) karta=1 // zda ma byt v gridu hledani EAN nebo nakladatel default N pro kartu Hl_EAN=A 2 [USER] Stredisko=0001 Jmeno=S E P s.r.o. Jmeno1=servis elektronických pokladen Ulice=Strmá 12 PSC=709 00 Mesto=OSTRAVA Stat=Česká republika ICO=46577165 DIC=390-46577165 Banka=KB Ostrava Ucet=1052645-761/0100 Telefon=069 6627767 Fax=069 6627767 [SKLAD] // cislo pri oprave skladove karty default - '99' opr_dokl=99 // cislo pri oprave special - prevod vyrobku default-'1' opr_special=3 // cislo pri oprave pri prijmu - default-'1' SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-40 -
opr_prijem=4 // opr_zapis=a zda zapisovat pri prijmu opravy (default N) // cislo pri uzaverce z ECR-default 90 Poh_Uzav_Ecr=90 // cislo pohybu inventury default-91 // druh pohybu pri zapisu inv do prijmu nebo vydeje Poh_inv=91 // zapis inv do prijmu 'P' (default) nebo vydeje 'V' // jen pokud nenajde pohyb typ_inv=p // Obal_konto=A vest obalove konto // zda meni cislo posledniho dodavatele (default N) obj_organ=a // cislo vyrobku nebo EAN na objednavce (default CV {EAN}) cislo_obj=cv // zda vest komisni prodej (N - default, A) komise=a [SKLAD1] // typ skladu PRUMER(default)-FIFO sklad=prumer // default splatnost dokladu pri prijmu spl_prijem=7 // splatnost dokladu pri prodeji spl_prodej=14 // default rabat pro prijem vyrobku rabat_prij=20 // default_dph=5 default dph, kdyz neni vyrobek definovan // tisknout automaticky prijemku? tisk_prijemky=n // tisknout automaticky vydejku? tisk_vydejky=a // zaokrauhlovani ceny N-nezaokr(default),P(cena bez DPH),M(maloobchodni cena) // priklad M,1,S(zaokr. MOC,1 des.misto,4-dolu,5- nahoru) // typ zaokr - S(4-dolu,5-nahoru), D(dolu), N(nahoru) // typ zaokrouhleni 0 (cele cisla) 1(jedno des. misto) 2 (des.mista) zaokr_ceny=m,1,s // cena_prij=moc typ ceny prijmu MOC,PC (default PC) // typ cisla CV,EAN (default CV) cislo_prij=ean // typ ceny vydeje cena_vyd=moc // typ cisla vydeje cislo_vyd=cv // MJ v gridu vydeje (default A) MJ_vydej=N // typ cisla objednavky cislo_obj=ean // poc_desm=1 pocet desetinych mist poctu (default 3) SEP s.r.o. servis elektronických pokladen, Strmá 12, 709 00 Ostrava tel. 069 / 6627767-41 -