Naše inovace - Váš růst Informace o produktu ELOprofessional 2011 a ELOenterprise 2011
>> Intuitivní uživatelské rozhraní Z ECM technologie nejvíce profitují uživatelé pouze v případě, pokud ji rozumí a vědi jak ji správně používat. Uživatelsky přívětivé Vývoj zaměřený na potřeby uživatele Jsme neustále v přímém kontaktu s našimi zákazníky a partnery, od kterých získáváme cenná data o práci se systémem. Tímto stavíme základy pro budoucí vylepšení, která jsou hluboce ukotvena v našich vývojových procesech a v naší filozofii. Praktický užitek uživateli je nyní v centru zájmu našeho nového vývoje. Náš záměr je zvýšit produktivitu uživatelů a zajistit práci v důvěrně známém prostředí. To vše bylo umožněno integrací ECM funkcí přímo do Microsoft Office, což dělá z produktu unikát na celosvětovém trhu. Další novinky, jako například nové ELO isearch a formuláře workflow, poskytují uživateli zcela nové výkonné nástroje pro zvládání denních úkolů. Více automatizace, efektivity a produktivity Ponořte se s novou verzí 2011 do nového efektivního způsobu práce. Vyzkoušejte si jak díky používání ELOprofessional2011 a ELOenterprise2011 jednoduše a efektivně maximalizujete potenciál práce s ECM technologií - ušetří vám čas i peníze. Pojďte s námi; představíme vám nejdůležitější nové funkce ECM ELO 2011.
Intuitivní uživatelské rozhraní - rychlá navigace v archivu Hned po otevření nového klienta si všimnete nejviditelnější změny. ELOprofessional2011 a ELOenterprise2011 mají nyní nový vzhled. V ELO ECM Suite 2011 je použita multifunkční lišta, kterou znáte z Microsoft Office - tzv. ribbon. Výsledkem je mnohem rychlejší a jednodušší přístup k funkcím a příkazům. Nové zobrazení a jednoduché seskupování usnadní denní práci se softwarem a ušetří cenný čas. Rychlejší přístup do archivu Intuitivní podpora pracovních procesů Zvýšená produktivita Není zapotřebí složité školení Na obrázku: nové uživatelské rozhraní naše inovace - váš růst 3
>> Multi-klient koncept Uživateli je umožněno používat ECM funkce v aplikacích, které denně používá. Kancelář Microsoft Office a ELO silný tým Kterou aplikaci Microsoft Office preferujete? Word, Excel nebo Outlook? Nebo máte rádi všechny stejně? Na tom nezáleží, ELO nyní nabízí všechny funkce DMS pro celý svět Microsoft Office. Nové komponenty.net umožňují hladkou integraci funkcí DMS ELO do aplikací Office. Uživatel již nemusí instalovat nového klienta a učit se jak ho používat. Nyní lze pracovat obvyklým způsobem v aplikaci, kterou uživatel použivá každý den. Microsoft Outlook a ELO hladce propojeno Nový klient ELO Outlook nabízí uživatelům mnoho výhod. S ELO, Microsoft Outlook nyní obsahuje mnoho cenných funkcí DMS. Přímý přístup do archivu ELO v rámci MS Outlook. Všechny běžné dokumenty jsou nyní šikovně zobrazeny v Outlooku. Jednoduchý přenos e-mailu do archivu pouhým přesunutím myši. Vyčleňování a začleňování dokumentů zpět do ELO v rámci ms Outlook. Výkonné prohledávání celého archivu ELO v rámci Outlooku. Přehledně vypsané výsledky hledání zobrazitelné v Microsoft Outlook.
Microsoft Word a ELO - průlom v efektivitě práce Microsoft Office zůstává lídrem v kancelářské komunikaci. Textové dokumenty jako například smlouvy, návrhy či obecná korespondence jsou většinou připravovány v aplikaci Microsoft Word. Řekněme, že si dopisujete se zákazníkem a potřebujete se rychle podívat, co bylo předmětem předcházející komunikace s tímto zákazníkem. Žádný problém - Integrace ELO do MS Word vám umožní jednoduše vyhledat a zobrazit korespondenci v ELO skrze MS Word. Funkce DMS přímo v Microsoft Word Vaše dokumenty můžete otevírat a ukládat obvyklým způsobem. Místo ukládání dokumentů na lokální pevný disk nebo na file server ve firemní síti, budou vaše dokumenty bezpečně uloženy v centrálním archivu. Funkce DMS, jako například začleňování a vyčleňování dokumentu, nebo historie verzí, jsou dostupné přímo z MS Word. V rámci MS Word se nyní můžete pohybovat ve struktuře archivu ELO a zároveň zde zobrazovat i dokumenty. Eventuelně můžete k vyhledávání využít novou komponentu ELO isearch. To znamená, že uživatel nemusí opouštět známé prostředí a může se plně koncentrovat na své nejdůležitější úkoly. Na obrázku: ELO Add-In pro Microsoft Word Na obrázku: nový klient ELO pro Outlook naše inovace - váš růst 5
>> Automatizované obchodní procesy S ECM technologií ELO dlouhodobě zprůhledníte a zefektivníte vaše firemní procesy. Proces Formulářové workflow hladce integrováno do vašich firemních procesů Pro mnoho obchodních procesů - jako jsou například žádosti o dovolenou, nákupy vybavení nebo ověření faktur - hrály dokumenty zatím pouze druhořadou roli. Elektronická kontrola těchto procedur ušetří firmě množství času a učiní tak práci efektivnější a přehlednější. ELO je inspirováno denní pracovní zkušeností z reálného světa a rozšířilo proto již existující možnosti worflow o výkonné funkce workflow založené na formulářích. Žádosti o dovolenou bez stresu Představte si, že se vám blíží důležitá soukromá schůzka a vy si potřebujete vzít dva dny dovolené bez dlouhého upozornění předem. Stačí otevřít formulář s žádostí o dovolenou, kde již bude předvyplněno vaše jméno. Zde uvidíte kolik dnů dovolené vám ještě zbývá a všechny vaše přesčasy. ELO získá tyto informace automaticky z firemního HR systému pomocí přednastavených pravidel a ELO Automation Services.
Ve formuláři lze jednoduše zaškrtnout dny vaší dovolené. Počet dnů bude ihned odečten z vaší, zatím nevyužité, dovolené. Víkendy a státní svátky jsou zde také zohledněny. Po kliknutí na Odeslat se spustí workflow a formulář se zobrazí v seznamu úkolů vašeho nadřízeného, který žádost schválí nebo zamítne, případně přidá komentář. Hned jak bude o žádosti rozhodnuto, obdržíte informační email ve kterém se dozvíte, zda byla vaše žádost schválena nebo zamítnuta. Vytvořte si váš vlastní formulář Vše co bylo tak rychlé, jednoduché a přehledné při zadávání žádosti o dovolenou, lze samozřejmě udělat i s ostatními procesy, jako například nákup vybavení kanceláře nebo ověření faktur. S editorem formulářů ELO můžete s minimálním usílím vytvořit vlastní formulář a přiřadit mu workflow i vy. Poté lze jednoduše vytvářet seznamy klíčových slov nebo podskupiny, které jsou zobrazeny dle uzlů workflow. Editor workflow je založen na HTML formulářích, které lze jednoduše upravovat editorem v ELO. Formulářové workflow je tak rychle a hladce integrováno do vašich procesů a aplikací. Zjednodušené žádosti o nákup Žádost o nákup může být například proces běžící v ERP systému. Často se ale stává, že obsahuje procesy, které nejsou součástí ERP aplikace. Formulářové workflow eliminuje potřebu údržby duplicitních informací. Pro složitější a komplexní workflow je určen speciální přehled stávajících uzlů. Všechny workflow lze převést do formátu PDF a použít je pro optimalizaci procesní dokumentace. To vše velkou měrou pomáhá při plnění zákonných požadavků. naše inovace - váš růst 7
>> V pravý čas ELO isearch navede uživatele rychle a spolehlivě k informaci, kterou potřebuje pro důležitá rozhodnutí. Rychlé nalezení znamená úspěch. Poznání Nalézáte nebo stále jen hledáte? Vyhledat správnou informaci ve firmě se jeví stále jako velký problém, průměrně stráví uživatelé zhruba 20% jejich denní pracovní doby hledáním informací, to je nyní již minulostí. S ELO isearch již nebude vyhledávání informací žádný problém. Tento modul, integrovaný do klasického fulltextu, způsobí revoluci při vaší denní práci. Pokud máte rádi Google Search, budete ELO isearch milovat. Důležité funkce ve zkratce AutoComplete Již při zadávání hledaného výrazu vám ELO začne navrhovat možné shody. Korektor chyb při zadávání výrazu Měli jste na mysli...? Pokud například zadáte hledaný výraz nesprávně a napíšete fatkura místo faktura, ELO isearch se vás ihned zeptá, zda-li jste neměli na mysli slovo faktura. Hledání s pomocí logických výrazů S ELO isearch můžete také propojit hledané výrazy obvyklým způsobem - operátory jako AND, OR a NOT - to vše pouhým kliknutím myši. Thesaurus Vyhledává obdobné výrazy.
Linguistic search ELO isearch rozděluje výrazy na jejich kořenové tvary. Ke hledanému slovu book vypíše ve výsled cích hledání například slova handbook či books. SimFinder Vyhledá dokumenty s podobným obsahem. Semantic search Vyhledá dokumenty, které spolu obsahově souvisí. Pokud uživatel zadá do hledání například slovo Salzburg ve výsledcích hledání budou zahrnuty slova jako Mozart, festival nebo skladatel. Tyto výrazy nejsou zadávány uživatelem, ale jsou vytaženy z obsahu dokumentů. Thesaurus port Thesaurus port je rozšiření synonym thesauru. Díky této funkcionalitě lze integrovat vlastní thesaury, například interní seznam zkratek firem. OntologyNet Vyhledá výrazy, které spolu souvisí. Pokud například hledáte léto, tak do výsledků budou zahrnuty i výrazy jako barbecue nebo picnic. Vědomostní mapy Hledání jako cesta k objevování. Místo hledání něčeho konkrétního můžete prohledávat vaše firemní data dle přednastavených kritérií. Na obrázku: ELO isearch AutoComplete naše inovace - váš růst 9
>> Optimalizace procesů Rutinní úkoly skrývají potenciál vhodný pro automatizaci, díky které mohou firmy ušetřit mnoho času a výrazně zlepšit kvalitu procesů. Automatizace Automatizace znamená větší výkon V době, kdy se ekonomické požadavky na společnosti mění tak rychle jako v dnešním globalizovaném prostředí, je důležité být flexibilní. Organizační struktury se musí přizpůsobovat a neustále se objevují nové výzvy. To je přesně ten důvod, proč ELO vyvinulo nástroj Automation services : aby pomohlo uživatelům ECM vytvářet požadované modifikace ECM systému co nejjednodušeji a nejefektivněji. Automatizujte procesy Opakující se pracovní kroky nebo rutinní aktivity jsou idealní pro automatizaci, která zvýší efektivitu. Pravidla mohou být aktivována a zpracována bez časově náročného programování, pomocí jednoduchého konfiguračního rozhraní ELO Automation Services. Procesy stačí definovat pouze jednou a poté jsou již implementovány softwarem. Výsledek: Rapidně snížený počet chyb a urychlené workflow. Na obrázku: ELO Automation Services
Rychlá a automatická archivace S pomocí nového modulu je možné dokumenty zařazovat do archivu přesně s následným automatickým vyplněním evidenčních karet. Tímto bude automaticky definována cílová cesta - tvorba složek a zařazovací struktury budou provedeny automaticky. Nastavení mohou upravovat i uživatelé bez znalosti programování. Pro komplexnější úlohy je možné použít Javascript. ELO AS - kompletní řešení S ELO Automation Services získá společnost výkonnou serverovou komponentu, která umožňuje automaticky kontrolovat obchodní procesy. Tímto firma ušetří mnoho času, což v dlouhodobém horizontu sniží náklady na procesy. Vždy aktuální Další výhodou ELO Automation Services je možnost specifikovat vybrané oblasti archivu ke kontrole v různých časových intervalech. Pokud jsou do archivu zařazeny nové dokumenty nebo kolega upravil dokument, uživatel bude o změnách ihned informován. Díky tomu má uživatel vždy aktuální přehled a může na změny okamžitě reagovat. naše inovace - váš růst 11
ELO ECM Suite 2011 Software pro: Enterprise Content Management Správu dokumentů Archivaci Workflow ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Reproduction, in part or in whole, only with written permission from ELO Digital Office GmbH. Subject to technical change. Item-no. A000-HighP-EN ELO is available through: ELO Digital Office ČR s.r.o. CZ - Prague www.elo-digital.cz elo@elo-digital.cz ELO Digital Office GmbH D - Stuttgart www.elo.com info@elo.com ELO Digital Office CH AG CH - Zurich www.elo.ch info@elo.ch ELO Digital Office AT GmbH A - Linz www.elo.at info@elo.at