Operativní plán (detailní)

Plánování z hlediska času, zdrojů a nákladů Ing. Jaroslava Tománková, Ph.D. tomankov@fsv.cvut.cz Úrovně plánování dlouhodobý plán - strategický plán činnosti - hrubě agregované období - delší než 1 rok časové jednotky - obvykle měsíc a delší zdroje - většinou pouze finance střednědobý plán - taktický plán činnosti - agregované období - roční či půlroční časové jednotky - obvykle týdny zdroje - jak finanční, tak i rozhodující materiálové a lidské zdroje a vybavení krátkodobý plán - operativní plán činnosti - podrobné období - max. čtvrt roku časové jednotky - dny, případně hodiny zdroje - přesná potřeba zdrojů k vykonání činnosti, finanční zdroje v členění pro potřeby kontroly nákladů. Časový plán - taktický (etapový) (Zobrazení v MS Project) Časový plán - strategický (souhrnný) Operativní plán (detailní) Podrobný měsíční operativní plán a) Plán výkonů MĚSÍČNÍ OPERATIVNÍ PLÁN ČINNOST MJ CELKEM PROSTAVÉNO CELKEM MĚSÍC I. TÝDEN II. TÝDEN III. TÝDEN IV. TÝDEN 1 188 95 m 3 5 7 3 563 2 138 Výkopy strojní tis. Kč 281 176 15 59 47 m 3 3 3 136 136 27 Ruční dokopávky tis. Kč 73 73 33 33 7 m 6 6 164 273 164 Provedení dešťové kanalizace tis. Kč 559 559 152 254 152 m 3 27 27 12 15 Ruční obsyp potrubí tis. Kč 44 44 2 24 Zásyp kanalizace a hutnění m 3 5 13 5 13 1 14 2 85 1 14 strojní tis. Kč 322 322 72 179 72 m 2 4 2 4 2 1 8 2 4 Spodní vrstva komunikace tis. Kč 28 28 89 119 m 2 4 2 4 2 7 3 5 Vrchní vrstva komunikace strojní tis. Kč 398 398 66 332 CELKEM tis. Kč 1 885 176 1 79 244 425 518 522 Ukázka podrobného operativního plánu plán výkonů (rozpis úkolů) Operativní plán (detailní) Ukázka operativního plánu plán potřeb B) Plán potřeb MATERIÁL MJ CELKEM PROST. CELKEM MĚSÍČNÍ OPERATIVNÍ PLÁN ks 468 468 128 213 128 Trouba kameninová tis. Kč 48 48 131 218 131 tun 459 459 24 255 Štěrkopísek tis. Kč 27 27 12 15 CELKEM tis. Kč 57 57 131 23 146 PRACOVNÍCI MJ CELKEM PROST. CELKEM MĚSÍČNÍ OPERATIVNÍ PLÁN Obsluha rypadla tis. Kč 2 13 8 4 3 hodiny 188 118 71 39 31 Kopáč tis. Kč 49 49 22 22 4 hodiny 6 6 273 273 55 Montér potrubí tis. Kč 43 43 12 19 12 hodiny 2 182 55 73 55 Stavební dělník tis. Kč 11 11 5 6 hodiny 135 135 6 75 Řidič + navigátor tis. Kč 24 24 5 13 5 hodiny 86 57 19 19 19 CELKEM tis. Kč 147 13 134 38 55 36 5 STROJE MJ CELKEM PROST. CELKEM MĚSÍČNÍ OPERATIVNÍ PLÁN Rypadlo tis. Kč 166 14 62 35 28 hodiny 188 118 71 39 31 Mobilní jeřáb tis. Kč 1 1 3 5 3 hodiny 4 4 11 18 11 Nakladač + pěch tis. Kč 19 19 42 16 42 hodiny 128 128 29 71 29 CELKEM tis. Kč 366 14 262 37 74 18 42 NÁKLADY MJ CELKEM PROST. CELKEM MĚSÍČNÍ OPERATIVNÍ PLÁN MATERIÁL tis. Kč 57 57 131 23 146 MZDY vč. SaZ poj. tis. Kč 147 13 134 38 55 36 5 STROJE tis. Kč 366 14 262 37 74 18 42 VÝROBNÍ REŽIE tis. Kč 256 58 198 38 65 72 24 SUBDODÁVKY tis. Kč 64 64 155 449 CELKEM tis. Kč 1 88 175 1 75 244 424 516 52 1

Úrovně plánování výst. Plánování Plánování záměru Účel proč? Cíle - čeho chci dosáhnout Strategie co? kdo? vstupy plánování rámcový plán souhrnný plán etapové plány I. předinv. fáze limitní termín celkový časový plán hrubý průběh II. Inv. fáze 1. zadávání investiční příprava II. investiční II. inv. fáze 2. realizační příprava hrubý průběh výrobní přípravy a stavby II. Inv. fáze 3. realizace III. Provoz. fáze ukončení proj. hrubý průběh předání / uvedení do provozu Členění Struktura (WBS) Specifikace prací (SOW) Plánování zdrojů jak? kdy? Rozvrh potřeb zdrojů (histogramy, S- diagamy) Plánování termínů časový plán Řazení činností Odhad trvání za kolik? Organizace Organizační struktura (OBS) Matice rozdělení zodpovědností (RAM) Plánování komunikace detailní plány výrobní přípravy a stavby stavby předání / uvedení do provozu Souvislost základních otázek při plánování a financování Rozpočtování Zajištění fin. zdrojů co když? Plánování rizik v rámci Analýza rizik Protiriziková opatření Plánování Strukturování Plánování termínů Plánování potřeb zdrojů a financování Strukturování Struktura rozdělení prací WBS (Work Breakdown Structure) technické organizační schéma jeden druh procesu stejná úroveň v stejné druhy zdrojů souvislá v čase odpovědnost jednoho subjektu Specifikace prací - SOW (Statement of Work) - popis činností na nejnižší hierarchické úrovni Organizační struktura - OBS (Organisation Breakdown Structure) Podrobnost členění max. 3-4 úrovně Struktura (WBS) Struktura (Zobrazení v MS Project) sportovní zařízení bruslařská dráha kryté koupaliště sportovní hřiště bruslařská dráha kryté koupaliště sportovní hřiště sportovní zařízení bruslařská dráha kryté koupaliště sportovní hřiště Struktura členění prací příklad WBS (fáze / projektové výstupy) 2

Struktura členění prací (realizace stavby - standardní členění) Stavební objekt Stavební díl Prvek výpočetní centrum základy konstrukční systém správní budova výpočetní centrum správní budova PSV stěny / pilíře strop střecha technické zařízení budov parkování vybavení Plánování termínů Určování doby trvání činností metody deterministické, stochastické Řazení činností stanovení vzájemných závislostí činností metody (harmonogram, časoprostorový graf, SG ) Položka prvku Operativní plán bednění výztuž beton cement přídavné látky kalkulovaná část voda Sestavení časového rozvrhu stanovení termínů činností na základě doby a potřeb zdrojů, určení kritické cesty, zjištění časových rezerv Určování doby trvání činnosti metody deterministické výpočet porovnání expertní odhad (odborný úsudek) navazování prací, SO a PS parametrické modelování metody stochastické - pravděpodobnost dosažení určité lhůty metoda PERT metoda Monte Carlo Určení doby trvání práce Q = R1. T1 = R2. T2 R rychlost R = f(v,d) R = v. d T = f(q, R) T = Q/R = Q/v.d v výkon 1 prac./1 čas.j. (produktivita práce) d počet pracovníků R R1 R2 T1 min. pracovní fronta T2 Q T T [ sm] T [ sm] = d = d [ del] [ del ] Q v [ tech. mj] [ tech. mj / del / sm] Q v [ Kč ] [ Kč / del / sm] Řazení činností metody ová listina u nekomplikovaných projektů malého rozsahu, pro rámcový časový plán při malé podrobnosti informací, pro podrobné časové plány krátkého časového výseku Harmonogram (bar chart) úsečkový diagram seznam činností + termíny začátků a konců, varianty hmg: - harmonogramy se zobrazením návazností činností (linked bar charts) - harmonogramy zdrojů - přiřazují zdrojům úkoly v čase Časoprostorový graf (space-time diagram) jedna osa grafu = čas prostor druhá osa = prostor (záběry) sklon úsečky = rychlost. Využití: liniové stavby Řazení činností metody rychlost proud stavby typizované s pravidelnými záběry (cyklogram). vhodný k plánování na taktické úrovni s agregovanými činnostmi Cyklogram (line of balance) pro opakované práce na opakujících se stejných objektech (záběrech), pro zobrazení se používá časoprostorový graf. čas 3

Časoprostorový graf, cyklogram proud (činnost) rytmický stejný takt v různých záběrech nerytmický různý takt proudu v různých záběrech vyvážený proudy se stejným taktem nevyvážený proudy s různým taktem takt doba provedení jedné činnosti na 1 záběru (1 četa) rychlost úhel sklonu šikmé čáry příklady prostor záběr takt proud rychlost čas Záběr 7 Záběr 6 Záběr 5 Záběr 4 Záběr 3 Záběr 2 Záběr 1 Záběr 7 Záběr 6 Záběr 5 Záběr 4 Záběr 3 Záběr 2 Záběr 1 Časoprostorový graf, cyklogram Proud rytmický a nerytmický proud rytmický proud nerytmický 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 14 15 16 takt směna Proudy vyvážené a nevyvážené proudy vyvážené proudy nevyvážené 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 14 15 16 směna Síťová analýza Hranově definované síťové grafy (activity on the arrow) orientovaná hrana = činnost uzel = okamžik začátku a konce činnosti. uzel začátek Uzlově definované síťové grafy (activity on the node) uzel = činnost orientovaná hrana = vazba ZM ZP Činnost doba trvání činnosti postup v vpřed postup vzad uzel konec KM Vazba K-Z s odstupem 5 čas. j. KP Síťová analýza Výstavbové projekty = síťové grafy s deterministickou topologií s deterministickým ohodnocením činností metody CPM (Critical Path Method) aj. se stochastickým ohodnocením činností. redukce stochastického modelu na deterministický PERT Program Evaluation and Review Technique vysoký počet opakovaných výpočtů Monte Carlo KZ 5 Metoda CPM HSG výpočet Základní pravidla pro sestavení sítě a výpočet metodou kritické cesty (CPM) síť má jen 1 začátek a 1 konec, v síti nejsou žádné smyčky, každý uzel má své jedinečné označení. 1 2 D 16 6 4 16 12 14 25 28 A G 25 J 4 9 7 B 5 3 5 5 7 35 35 1 3 5 2 C E 28 I 1 2 1 Max. time 4 H 5 25 Min. time Forward pass 1 23 2 25 25 Backward pass Výpočet vpřed 2 Výpočet zpět 4 4

USG výpočet A 4 4 D 16 12 4t 16 16 12t 28 B 5 5 G 14 5t 5 19 9t 28 5 E 25 5 2t 25 C 1 1 H 12 13 1t 23 23 2t 25 Možný začátek Přípustný začátek Název činnosti Trvání 25 J 32 28 7t 35 25 I 35 25 1t 35 Možný konec Přípustný konec Síťová analýza Při sestavování časového plánu se obvykle vypočítávají: termíny (nejdříve možné a nejpozději přípustné) rezervy rezerva celková časové období, o které se může plnění činnosti opozdit, aniž by ohrozilo kritickou cestu RC = KP KM = ZP ZM rezerva volná časové období, o které se může plnění činnosti opozdit, aniž by ohrozilo nejdříve možný začátek následujících činností RV = ZMnásl KM rezerva nezávislá časové období, o které se může plnění činnosti opozdit, aniž by ohrozilo nejpozději přípustný konec předcházejících a nejdříve možný začátek následujících činností RN = ZMnásl KPpředch t kritická cesta nejdelší cesta v grafu (síti) udává nejkratší možnou dobu realizace Analýza času soulad vypočteného termínu s požadovaným, lhůta kratší OK lhůta delší zkrácení dob trvání na krit. cestě (zdroje, náklady) zvýšit přesahy činností (technologie, bezpečnost) míra kritičnosti poměr počtu kritických činností k celkovému počtu činností, poměr součtu cen kritických činností k celkové ceně, cca 15 2 % průběh kritické cesty rezervy (celková, volná, nezávislá) subkritické cesty celková rezerva < 1 5 % doby trvání Plánování potřeb zdrojů Zdroje: nehmotné (SW, know how, informační toky ) hmotné - lidské (personál v rámci ), - zařízení, vybavení, - (materiál), potřebné pro provedení činností, skupin prací nebo projektů. Dostupnost neomezené (materiál ) nepřekročit náklady omezené (pracovníci, mechanizace ) nepřekročit kapacitu Zásoba zdrojů z hlediska kapacitního (celková zásoba) kvalifikačního časového Vstup Plánování potřeb zdrojů struktura časový plán znalost disponibilního množství zdrojů, kalendáře zdrojů Výstup rozvrh zdrojů ve vazbě na časový plán. formou histogramu formou S diagramů, *), tabulkovou formou. Součástí je analýza vyvážení zdrojů - Resource levelling (smoothing) určení odpovědnosti - matice odpovědnosti omezení zdroji x omezení časem Příklady znázornění histogramu zdrojů (Microsoft Project) *) u sčitatelných zdrojů 5

1 3 5 7 9 Plánování potřeb zdrojů K 1 = velmi nepříznivý průběh kapacit s vrcholy K 2 = suboptimální průběh kapacit K 3 = optimální průběh kapacit ( teoreticky ) K2 doba výstavby Průběh čerpání zdrojů vyrovnání zdroje K1 K3 - budoucí náklady na hmotné výstupy Cíle analyzování a odhad nákladů na položky WBS, diferenciace nákladů na jednotlivé zdroje, vytvoření nákladových prvků. Nástroje, výstupy Objemové ukazatele, výkaz výměr, Propočet, rozpočet, kalkulace Graf finančních potřeb, S-křivky, histogramy apod. na základě struktury prací, požadavků na zdroje a trvání činností, jednotkových sazeb zdrojů, Předběžný odhad nákladů určení např. - porovnáním s podobnými projekty (např. rozp. ukazatele - propočet), - načítáním nákladů na jednotlivé činnosti (předběžný rozpočet), - parametrickým modelováním Rozpočtování nákladů rozdělení nákladů na jednotlivé činnosti a zdroje v čase (podrobný položkový rozpočet, předběžná a výrobní kalkulace), Srovnávací základna pro měření výkonů v rámci (S-křivky, histogramy, tabulky) náklady (Kč) 16 14 12 1 8 6 4 2 Průběh nákladů po obdobích Průběh nákladů - součtová čára náklady (Kč) 35 3 25 2 15 1 5 čas (t) 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 čas (t) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3 31 32 33 34 35 nejdř.možné termíny nejpozději přípustné termíny nejdř.možné termíny nejpozději přípustné Histogram a S-křivka nákladů Financování Financování Hlavní úkoly financování obstarávání prostředků, analýza finančních smluvních podmínek, kalkulace cash-flow, stanovení odpovědnosti za platby, potvrzení a řízení rozpočtů, vytvoření finančních rezerv (nárazníkový zásobník) uvážení změn rozpočtu v průběhu, krytí vyvolaných nákladů. Finanční plán - zajištění finančních zdrojů, - řízení toku financí s ohledem na průběh nákladů t is. K č Tis íc e Kumulované finanční toky 25 2 15 1 5-5 -1 Výdaje celkem Platby celkem Rozdíl Finanční analýza III.8 IV. 8 V.8 VI. 8 VII.8 VIII.8 IX.8 X.8 XI.8 XII.8 I.9 II.9 III.9 IV. 9 V.9 VI. 9 Kumulované finanční toky 25 2 15 1 5 III.8 IV.8 V.8 VI.8 VII.8 VIII.8 IX.8 X.8 XI.8 XII.8 I.9 II.9 III.9 IV.9 V.9 VI.9-5 Výdaje celkem -1 Platby celkem Rozdíl 6

SW nástroje pro PM Časové plánování MS Project (Microsoft) Primavera P6 (Oracle, Primavera Systems) Powerproject (ASTA Development) CONTEC (CONTEC) pro stavebnictví v ČR Timeline (Smart Draw) OpenProj (Serena Software Inc.) - freeware Řízení zdrojů Easy Project (Easysoftware) People Planner (Maconomy A/S) výměnné formáty souborů - MS Excel Charakteristika dobrého plánu Jsou stanoveny dosažitelné, měřitelné a kontrolovatelné cíle a definována měřitelná kritéria jejich plnění. Je provedeno vhodné strukturování (dekompozice) na samostatně kontrolovatelné úkoly (činnosti). Jsou realisticky odhadnuté plánované (rozpočtové) náklady a termíny plnění na základě věrohodných zdrojů, které jsou skutečně k dispozici. Jsou jednoznačně stanoveny pravomoci a odpovědnost členů projektového týmu a určena kritéria jejich hodnocení. Jsou vytipována rizika a určena protiriziková opatření. Jsou stanoveny metody zjišťování kontrolních dat a zásady k změn v. Je stanoven způsob komunikace v a všeobecná administrativa. 7