Inventarizácia majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov Ing. Terézia U R B A N O VÁ, audítor 1
Inventarizácia - je kontrolou vecnej správnosti účtovníctva - je základným predpokladom úspešnej účtovnej uzávierky a závierky - vykonaním inventarizácie sa zabezpečuje preukázateľnosť vedenia účtovníctva Zákon o účtovníctve ukladá účtovnej jednotke (ÚJ) povinnosť inventarizovať majetok, záväzky a rozdiel majetku a záväzkov podľa 29 a 30 zákona. Účtovníctvo ÚJ je preukázateľné, ak ÚJ vykonala inventarizáciu. Inventarizácia je významným nástrojom vnútorného kontrolného systému. Inventarizáciou sa zabezpečuje preukázateľnosť vedenia účtovníctva, ochrana majetku a zodpovednosť za majetok. Spôsob vykonania inventarizácie upravuje 29 a 30 Inventarizáciou overuje ÚJ, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. ÚJ vykonáva inventarizáciu ku dňu, ku ktorému zostavuje riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku. Pri hmotnom majetku, okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti môže ÚJ vykonať inventarizáciu v inej lehote, ktorá však nesmie prekročiť dva roky. Peňažné prostriedky v hotovosti musí ÚJ inventarizovať najmenej štyrikrát za účtovné obdobie. Predpokladom správnej inventarizácie je vnútorný predpis o inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov. Postup prác pri inventarizácii: 1. Príkaz na vykonanie inventarizácie 2. Inventúra - inventúrny súpis 3. Porovnanie skutočného stavu so stavom účtovným 4. Inventarizácia - inventarizačný zápis - výsledky porovnania skutočného stavu so stavom účtovným - zistenie inventarizačných rozdielov - vysporiadanie inventarizačných rozdielov 1. Príkaz na vykonanie inventarizácie - vydaním príkazu začína proces inventarizácie - príkaz vydáva štatutárny zástupca organizácie - príkaz na vykonanie inventarizácie nemá predpísanú formu - zohľadňujú sa vždy špecifiká konkrétnej účtovnej jednotky Príkaz na vykonanie inventarizácie Obsahuje napr.: - názov účtovnej jednotky - názov príkazu napr.: Príkaz na vykonanie inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov - predmet inventarizácie - presné definovanie majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, ktoré sa budú inventarizovať, - preverenie platnosti dohôd o hmotnej zodpovednosti - termíny vykonania inventúry a inventarizácie (harmonogram prác) - spôsoby vykonania inventarizácie ( fyzická, dokladová, kombinovaná ) - zodpovedné osoby za vykonanie inventúry (členov inventúrnych komisií, menovacie dekréty, povinnosti IK) - zodpovedné osoby za vykonanie inventarizácie (členov inventarizačnej komisie, menovacie dekréty, povinnosti ČIK, ÚIK) Inventarizácia a inventúra sú 2 rôzne pojmy Inventarizácia - zisťovanie, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Inventúra - zisťovanie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov /časť inventarizácie/ Ing. Terézia U R B A N O VÁ, audítor 2
2. Inventúra 30 ods. 1 Skutočný stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov sa zisťuje inventúrou. Inventúra je činnosť, pri ktorej sa zisťujú a spisujú skutočné stavy majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v peňažných jednotkách, a pokiaľ to charakter majetku dovoľuje, tak aj v jednotkách množstva (kusy, bežné metre, štvorcové metre, kubické metre, litre, kg, atď.) k určitému dňu. Pri majetku hmotnej povahy a nehmotnej povahy sa skutočný stav zisťuje fyzickou inventúrou. Pri záväzkoch, rozdiele majetku a záväzkov a pri tých druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, sa skutočný stav zisťuje dokladovou inventúrou. Ak je to možné, používa sa kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry. Fyzická inventúra Pri fyzickej inventúre sa zisťujú skutočné stavy majetku hmotného, prípadne i nehmotného charakteru, a to spočítavaním, meraním, vážením a pod. Takto sa robí inventúra napríklad pri zásobách, dlhodobom hmotnom a niektorom dlhodobom nehmotnom majetku, peniazoch v hotovosti, ceninách a pod. Fyzickú inventúru hmotného majetku, okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia. Dokladová inventúra sa robí pri majetku, kde nie je možné vykonať fyzickú inventúru (napr. pohľadávky voči odberateľom, peňažné prostriedky na bankových účtoch, materiál na ceste, OP...), záväzkoch (napr. voči dodávateľom, úverujúcej banke, rezervy... ) a pri rozdiele majetku a záväzkov (vlastné imanie). Dokladovou inventúrou sa zisťuje skutočný stav príslušného druhu majetku a záväzkov pomocou rôznych písomností, účtovných dokladov, faktúr, výplatných listín, zmlúv, daňového priznania, potvrdenie úverových zmlúv, dohôd, spisov a podobne. Kombinácia fyz. a dokl. inventúry Ak je to možné, používa sa kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry (napr. pri zásobách materiálu vedených na sklade, kde sú dokladmi skladové karty, sa musia overiť údaje na týchto kartách (dokladoch) a musí sa uskutočniť fyzická inventúra (spočítať, odvážiť a pod.)). Zistené skutočné stavy majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov sa uvedú v inventúrnom súpise. Inventúrny súpis je účtovný záznam ktorým sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva. Inventúrny súpis musí obsahovať a) obchodné meno alebo názov ÚJ; sídlo b) deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry, c) stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa 25, d) miesto uloženia majetku, e) meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku, f) zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa 25, g) zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov, h) odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov podľa 26 a 27, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru i) meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku záväzkov Ing. Terézia U R B A N O VÁ, audítor 3
j) poznámky. Účtovná jednotka má potom napríklad: o inventúrny súpis dlhodobého nehmotného majetku, o inventúrny súpis dlhodobého hmotného majetku, o inventúrny súpis dlhodobého finančného majetku, o inventúrny súpis zásob, o inventúrny súpis pohľadávok, o inventúrny súpis krátkodobého finančného majetku, o inventúrny súpis rozdielu majetku a záväzkov, o inventúrny súpis záväzkov, úverov, o inventúrny súpis časového rozlíšenia, o inventúrny súpis rezerv, o inventúrny súpis opravných položiek,... 3. Porovnanie skutočného stavu so stavom účtovným Inventúrny súpis nemá povinnosť porovnať údaje na účtovníctvo. Inventúrny súpis má úlohu formou inventúry preukázať zistený predmet inventarizácie k stanovenému termínu. Porovnanie skutočného stavu so stavom účtovným je ďalšou etapou inventarizačného procesu. Rozdiely sa vyčíslia v peňažných jednotkách, prípadne v jednotkách množstva. Výsledky sa uvedú v inventarizačnom zápise. 4.Inventarizačný zápis 30 ods. 3 Výsledky porovnania skutočného stavu so stavom účtovným sa uvedú v inventarizačnom zápise. Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise Inventarizačný zápis je účtovný záznam ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva. Inventarizačný zápis musí obsahovať: a) obchodné meno alebo názov ÚJ, sídlo, b) výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom, c) výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov, d) meno, priezvisko a podpisový záznam osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v ÚJ Inventarizačný rozdiel môže mať dvojaký charakter, a to: a) manko, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom, pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa označuje ako schodok, b) prebytok, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom Inventarizačný rozdiel zaúčtuje ÚJ do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov K inventarizačným rozdielom sa musia zodpovední pracovníci vyjadriť. V návrhoch na vysporiadanie inventarizačných rozdielov je treba uviesť, či je manko - schodok zavinené alebo nezavinené, či ide o prirodzené úbytky v rámci noriem, ktoré si ÚJ stanovila vo VP alebo ide o manko nad normu. Inventarizačná komisia by mala navrhnúť: a) spôsob zúčtovania b) rozhodnúť o vymáhaní manka c) rozhodnúť o spôsobe náhrad škôd zistených inventarizáciou Účtovanie inventarizačných rozdielov upravuje 13 Účtovanie inventarizačných rozdielov Postupov účtovania FS č.9/2007 v znení dodatkov Inventarizačné rozdiely sa účtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov. Ing. Terézia U R B A N O VÁ, audítor 4
Inventarizačné rozdiely - vyplývajúce z nesprávneho účtovania - opravný účtovný doklad - vyplývajúce z neaktuálnosti evidencie - aktualizovať evidenciu majetku - chýbajúce účtovanie obstarania DM - zúčtovanie rozdielov (preukázať dokladmi) - skutočné inventarizačné rozdiely - zúčtovať Inventarizácia jednotlivých druhov majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov Predmet inventarizácie Predmetom inventarizácie sú všetky položky: - majetku - záväzkov - rozdielu majetku a záväzkov Predmet inventarizácie musí byť v celom rozsahu vymedzený v príkaze na vykonanie inventarizácie. Východiskom pre definovanie predmetu inventarizácie je súvaha, ako jeden z výkazov účtovnej jednotky. Zákon o účtovníctve definuje majetok a záväzky. Rozdiel majetku a záväzkov nie je v zákone definovaný vyplýva len nepriamo zo súvahy (vlastné imanie: ÚS 41 - Oceňovacie rozdiely, ÚS 42 - Fondy, ÚS 43 - Výsledok hospodárenia) M A J E T O K Definícia podľa zákona o účtovníctve Majetok sú tie aktíva ÚJ, ktoré: - sú výsledkom minulých udalostí - je takmer isté, že v budúcnosti zvýšia ekonomické úžitky ÚJ - a dajú sa spoľahlivo oceniť podľa 24 až 28 - vykazujú sa v účtovnej závierke v súvahe Majetok nemožno stotožňovať s aktívami. Aktíva sú chápané širšie. Aktíva sú ekonomické prostriedky: - ktoré sú výsledkom minulých udalostí - od ktorých sa očakáva, že v budúcnosti povedú k zvýšeniu ekonomických úžitkov - aktíva tvoria majetok a iné aktíva : Aktíva = majetok + iné aktíva Iným aktívom je časť aktív účtovnej jednotky, ktoré nespĺňajú podmienky na ich zaúčtovanie na účtoch hlavnej knihy a ktoré sa vykazujú v účtovnej závierke v poznámkach. Majetok sa člení na: - neobežný majetok - obežný majetok Neobežný majetok sa člení na: - dlhodobý nehmotný majetok - dlhodobý hmotný majetok - dlhodobý finančný majetok Obežný majetok sa člení na: - zásoby - pohľadávky - krátkodobý finančný majetok Z Á V Ä Z K Y Definícia podľa zákona o účtovníctve Záväzky sú existujúce povinnosti ÚJ, ktoré: - vznikli z minulých udalostí - je pravdepodobné, že v budúcnosti znížia ekonomické úžitky ÚJ - a dajú sa spoľahlivo oceniť podľa 24 až 28 Ing. Terézia U R B A N O VÁ, audítor 5
- vykazujú sa v účtovnej závierke v súvahe Pasívami rozumieme: - zdroje majetku, ktoré predstavujú celkovú sumu záväzkov ÚJ vrátane iných pasív a rozdielu majetku a záväzkov, Pasíva = záväzky + iné pasíva + rozdiel majetku a záväzkov Iným pasívom je povinnosť účtovnej jednotky, ktorá nespĺňa podmienky na jej zaúčtovanie na účtoch hlavnej knihy a ktorá sa vykazuje v účtovnej závierke v poznámkach. Zdroje majetku sa členia na: - vlastné zdroje - cudzie zdroje sa členia na: dlhodobé záväzky a krátkodobé záväzky Osobitosti inventarizácie Špecifické problémy pri definovaní predmetu inventarizácie: 1. Podsúvahové účty - sledujú sa tu skutočnosti, o ktorých sa neúčtuje v účtovných knihách, a ktoré sú podstatné na posúdenie majetkovoprávnej situácie ÚJ a jej ekonomických zdrojov, ktoré možno využiť - sledujú sa tu: prijaté depozitá a hypotéky, prenajatý majetok, majetok prijatý do úschovy, zásoby prijaté na spracovanie, prísne zúčtovateľné tlačivá, materiál v skladoch civilnej ochrany a ostatný materiál špecifického použitia, odpísané pohľadávky... - napriek tomu, že nejde o majetok ÚJ vymedzený v 2 zákona, z hľadiska ekonomickej zodpovednosti je potrebné inventarizovať skutočnosti vedené na podsúvahových účtoch 2. Operatívno-technická evidencia - majetok - drobný NM, drobný HM, účtovaný ako služby alebo zásoby - aj keď nejde o majetok ÚJ vymedzený v 2 zákona, z hľadiska ekonomickej zodpovednosti je vhodné a aj potrebné inventarizovať skutočnosti vedené v operatívno-technickej evidencii Inventarizácia spravidla obsahuje: - príkaz na vykonanie inventarizácie - menovacie dekréty - povinnosti ÚIK, ČIK, IK - vyhlásenie hmotne zodpovedných osôb - inventúrne súpisy - inventarizačné zápisy - odsúhlasenie pohľadávok a záväzkov - doklady k úbytkom majetku - pri vyraďovaní (rozhodnutie o neupotrebiteľnosti majetku, zápisnica, likvidačný záznam, obchodné zmluvy, prevodky, uznesenia zastupiteľstva...) - IZ /správa/ ÚIK o inventarizácii a vysporiadaní inventarizačných rozdielov Predpokladom správnej inventarizácie je vnútorný predpis o inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov. Ing. Terézia U R B A N O VÁ, audítor 6