ŠKOLENÍ INTERNÍCH LEKTORŮ společnosti RILEX TRADERS, a. s. Zastoupená: Eduardem Sedlmajerem člen představenstva Se sídlem: Radnická 11, 602 00 Brno IČ: 28280857 DIČ: CZ28280857 v rámci realizaci projektu Odborné vzdělávání zaměstnanců společnosti RILEXTRADERS Registrační číslo projektu: CZ.1.04/1.1.02/94.01311 Pracovní školící materiál - 2 -
Lektor: Bc. Pavlína Langerová Lektorské dovednosti 1. PŘÍPRAVA PREZENTACE INTERNÍHO LEKTORA Interní lektor vzdělávání dospělých potřebuje komunikovat i prezentovat. Semináře většinou bývají celodenní, to znamená, být 6 až více hodin naprosto ve střehu. Hraje divadlo jednoho herce. Nad účastníky máte jedinou moc moc své odbornosti, slušnosti a vrcholného komunikačního umění, které Vás prověří snad jako žádnou jinou profesi. První krok při přípravě na lektorskou práci je, koho budeme učit a následně co vlastně chtějí lidé, kteří na náš vzdělávací firemní program přijdou. Úspěch celé prezentace a příp. dalších jednání závisí z velké části na důkladné přípravě. Co všechno musíme v přípravě prezentace udělat? 2. EFEKTIVNÍ PŘÍPRAVA Definovat cíle co chceme, proč a co očekáváme Specifikovat cíle ideální, reálný a ústupovou pozici - co chceme sdělit Připravit a prostudovat materiály - svoje, o posluchačích, jejich situaci, o prostoru, Zvolit strategii Vybrat techniky, jaké budeme používat Poznat místo, kde budeme prezentovat Rozhodnout, jak se budeme chovat Rozhodnout, jaké informace použijeme Rozhodnout, jak přizpůsobíme chování a obsah Rozhodnout, jaká bude struktura prezentace Vybrat pomůcky, jaké použijeme Zaměřit se na neverbální chování - 3 -
3. DEFINOVÁNÍ CÍLE PREZENTACE Základní otázka, kterou si musíme položit je PROČ? Co chci, aby posluchači věděli? Co chci, aby posluchači udělali? Jak chci, aby se posluchači cítili? Cíl = logický počáteční bod prezentace Začněme návrhem cíle, který upravujeme po zvážení: vstupního chování, obsahu, času, který bude k dispozici, hodnocení výkonu. 4. INFORMACE Budou přijaty námi předávané informace? Informace budou akceptovány, pokud: vysvětlíme, proč je účastníci potřebují, jsou nové, jsou zajímavé, nejsou v konfliktu se stávajícími vědomostmi nebo názory. Vliv má také důvěryhodnost poskytovatele informace vidí v něm posluchači odborníka? Věrohodnost a spolehlivost se projeví v průběhu prezentace. Kdy nastává riziko odmítnutí informace? Pokud je informace problematická, diskutabilní, míjí zúčastněné. Odmítnutí jako následek špatného pochopení prezentace nastává v případě špatného rozčlenění, používání nevhodných technik prezentace, nekvalitních vizuálních pomůcek. - 4 -
Uvědomme si, že přístup účastníků k problematice může být jiný než náš. Pomoci nám může citlivý odhad vstupního chování účastníků. Rozhodování o obsahu prezentace 1. Které informace by v prezentaci mohly být? Tyto zredukujme 2. Které informace by v prezentaci měly být? Tyto zredukujme 3. Které informace v prezentaci musí být? to je základ naší prezentace (zrevidujeme s návrhem cíle) Posluchači musí dostat pouze ty informace, které potřebuji, aby pochopili uvěřili rozhodli se (nikoli všechno to, co víme my) Méně je většinou více Mluvíme organizovaně, systematicky a říkáme jen to nejdůležitější Řazení informací Lidskému vnímání je blízké přijímání informací ve strukturách od: ZNÁMÉHO JEDNODUCHÉHO KONKRÉTNÍHO POZOROVÁNÍ OBECNÉHO NEZNÁMÉMU SLOŽITĚJŠÍMU ABSTRAKTNÍMU TEORII JEDNOTLIVÉMU - 5 -
5. STRUKTURA PREZENTACE Strukturu 1. úvod, 2. vlastní prezentace (stať), 3. závěr (shrnutí), můžeme jednoduše popsat jako Pravidlo ŘŘŘ : 1. Řekni, co budeš říkat, 2. Řekni to, 3. Řekni, cos řekl. Úvod Seznamuje posluchače s tématem, osobou řečníka a tím, proč by měli dále poslouchat Hlavním cílem úvodu je zaujmout Informujeme, jak posluchači mohou spolupracovat Vlastní prezentace V hlavní části přinášíme tvrzení, návrhy a myšlenky, doložené důkazy a argumenty. Máme k dispozici asi 30 minut maximální pozornosti přítomných. Doporučení: zdůrazněme klíčové body a často je opakujme, používejme vizuální pomůcky podporují zapamatovatelnost, maximální úroveň zapamatování je asi po 20 minutách od začátku prezentace a je možné ji udržet asi 30 minut, celková pozornost závisí na atraktivitě úvodu, dobu vysoké pozornosti můžete prodloužit aktivním zapojením, používáním pomůcek a ukázkami, vhodným prostředím, projevem, pro posílení pozornosti můžeme v závěru rozvinout diskusi. - 6 -
Závěr V závěru prezentace shrnujeme nejdůležitější body projevu, děkujeme a loučíme se s posluchači. můžeme vybídnout účastníky, aby kladli otázky formální či neformální kontrolou zjistíme, zda jste dosáhli cíle 6. JAK ZAUJMOUT SVÉ POSLUCHAČE 1. Osobností mluvčího Jen ten, kdo sám hoří, může zapalovat druhé. Vědět a znát, být přesvědčen o důležitosti, zajímavosti toho, co říkáte. 2. Posluchače zaujme, když budeme mluvit o nich Oslovte ihned jejich zájmy a dejte jim najevo, že jste jeden z nich, že chápete jejich situaci, že jste na jejich straně. Udělejte z cizince našince. 3. Posluchače zajímá to, čemu věří Podejte důkaz o věrohodnosti a kompetenci své i svých tvrzení. 4. Nikdo nemá rád poučování Nepoučujte, neraďte. Dávejte najevo, že to posluchači koneckonců stejně už vědí. 5. Nesnažte se své posluchače dostat na lopatky Při argumentaci respektujte postoje, zájmy a uvažování vašich posluchačů. Nebuďte konfrontační. Nejdříve souhlaste, než vyjádříte nesouhlas. 6. Vyprávějte svým posluchačům příběh Příběh je jako obraz, který vydá za tisíce slov. Využívejte emocionální sílu příběhů, přirovnání, analogií, přísloví, metafor, podobenství i humoru. Neplýtvejte slovy, buďte srozumitelní a živí. 7. Otázka je klíčem k dialogu Otázka aktivizuje posluchače, vede k zamyšlení a aktivnímu přijetí diskutovaných závěrů. Podstatné části prezentace formulujte do otázek. - 7 -
8. Nechte své posluchače přemýšlet 9. Méně je vždy více Pracujte s pauzou a nechte své sdělení působit. Stručnost, věcnost a srozumitelnost vaši posluchači ocení. 10. Práce s hlasem a prostředky mimoslovní komunikace 7. NEVERBÁLNÍ CHOVÁNÍ Náš dojem je ovlivněn z 38 % hlasem, z 55 % řečí těla a pouze ze 7 % slovy. K tomu, aby náš projev působil přesvědčivě musí být všechny tři složky v souladu. Z hlediska prezentace je důležité : držení těla uvolněné, přirozené, sebevědomé pohyb v prostoru nestůjte celou dobu v jednom místě, neustálý pohyb je rušivý, vyvarujte se náhlých obratů, neukazujte posluchačům záda, neschovávejte se za stůl. vzdálenost nenarušujte pásmo osobní vzdálenosti (osobní zóna od 45 do 120 cm) gestikulace pouze mají doprovázet mluvené slovo, zvyšují názornost a přesvědčivost, vyhněte se náhlým a rozmáchlým gestům, otevřené dlaně a nezkřížené ruce vyvolávají pocit důvěry, synchronizujte gesta se slovy vašimi, ale i s gesty posluchačů. mimika úsměv je silně pozitivní signál, očima hledejte oči posluchačů, dlouhý pohled zvyšuje napětí, bloudící pohled znamená nezájem, nervozitu a neumění. - 8 -
hlas správná barva a síla hlasu a rychlost hlasu je polovina úspěchu, důležitá je intonace, zvyšování rychlosti signalizuje nervozitu, používejte krátké pauzy. síla slova dejte si záležet na volbě jazykových prostředků, svěžest jazyka je osvědčeným úspěchem, nedopouštějte se chyb : - dlouhá souvětí, - prezentace obsahuje mnoho abstraktních pojmů a cizích výrazů, - věnujete se detailům a popisům, - často používáte nespisovnou řeč, oblíbená a módní slova, - chybí emoce, - stereotypní výrazové prostředky a malá slovní zásoba, - prosazování vlastní osoby, - uzavřené otázky. 8. PŘIZPŮSOBIVOST Snažte se do své prezentace zabudovat určitý stupeň operativnosti. Je to vždy těžší s velkou skupinou účastníků, ale často to pomáhá podpořit interakci mezi účastníky. Anekdoty a podobné prostředky dodávají prezentaci zajímavost a různorodost a účastníci je ocení. Čím je prezentace formálnější a přísněji strukturovaná, tím bude pro vás těžší přizpůsobit se těmto situacím, z nichž většinu byste měli uvítat. Buďte k posluchačům vnímaví a nalaďte se na jejich vlnu. - 9 -
9. VIZUÁLNÍ POMŮCKY Čím více času věnujeme přemýšlení: nad cíli, materiálem, účastníky, používanými technikami, tím větší je šance, že prezentace bude účinná. Bohužel, podle odhadů si účastníci prezentace odnášejí po jejím skončení pouze 30% z toho, co bylo řečeno. Nezoufejte však! Výzkumy totiž také prokázaly, že použitím vizuálních pomůcek nejenom zlepšíme pochopení dané problematiky, ale zvýšíme také množství zapamatovaných informací až na 60%. Výhody používání vizuálních pomůcek Vizuální pomůcky mohou: přitáhnout a udržovat pozornost, pomáhat paměti (účastníků i přednášejícího), šetřit čas, vysvětlovat význam, znázorňovat vztahy, stimulovat, pobavit a zaujmout, upevňovat vědomosti, vyzývat ke spolupráci. Všichni jsme se zúčastnili prezentací, kde se efektivita vizuální podpory pohybovala od vynikající přes středně dobrou až k úplné ostudě. Naneštěstí si pamatujeme mnohem lépe ty špatné, než ty úspěšné. Proto vždy, když se rozhodnete použít vizuální pomůcky, musí být pomocníkem komunikace, nikoliv její překážkou. Používejte tyto pomůcky pouze tehdy, když mluvené slovo zlepší. - 10 -
Běžné chyby při používání pomůcek příliš velké množství pomůcek odvádí pozornost od tématu, příliš velké množství snímků staví prezentátora do obsluhy techniky, snímky jsou bez nápadu, humoru, na snímcích je více témat a posluchači ztrácejí přehled, údaje na snímcích a materiálech jsou malými písmeny, nečitelné, snímky jsou přeplněné, prezentátor se staví zády k posluchačům, prezentátor si hraje s ukazovátkem odvádí pozornost, prezentátor má chaos v pomůckách. Pravidla používání vizuálních pomůcek zvolte vhodné medium - nepoužívejte multimedia, pokud chcete předvést pouze 4 folie, plánujte pomůcky podle struktury prezentace vhodné pro každý klíčový bod alespoň jednu pomůcku, řiďte se principem KJPN krátce, jednoduše, přesně, názorně, dejte účastníkům čas na vstřebání informací zprostředkovaných pomůckou, kontrolujte: - funkčnost zařízení a způsob ovládání, - udělejte generálku celé prezentace, - popište a seřaďte všechny folie, pro vytvoření podmínek průběžné aktivizace posluchačů střídejte různé pomůcky alespoň v 15 minutových intervalech. - 11 -
Typy pomůcek FLIPCHART doporučení: mezi jednotlivými papíry si nechávejte jeden volný arch můžete používat pro nové informace, používejte více barev, kontrolujte čitelnost písma z různých míst v učebně, obrázky a grafy si připravte předem tužkou a pak je jenom obtáhněte, pokud potřebujete, poznámky si napište tužkou na papír do rohu, klíčové body prezentace připravte předem, buďte vždy na straně flipu, čelem k posluchačům, klíčové body, návrhy, kresby vyvěste po stěnách. DATAPROJEKTOR a prezentace v PowerPoint doporučení: před prezentací zkontrolujte čistotu a funkčnost zařízení, zkontrolujte čitelnost z různých míst, na jednom snímku uvádějte pouze jednu problematiku, velikost písma na snímcích min. 5 mm, textové snímky by měly obsahovat max. 8 řádků se 6 slovy v každém řádku, používejte max. 3 barvy, používejte zakrývací techniku účastníci mají vidět pouze to, o čem mluvíte, mezi jednotlivými snímky vypínejte projektor, pokud chcete něco zdůraznit, ukažte údaj na projektoru - ne na zdi, k snímku nemluvte více než 10 minut, nečtěte text ze snímku, účastníci si ho přečtou sami vaším úkolem je poskytnout zajímavý komentář, stůjte stranou od projektoru vaše gestikulace může narušit prezentaci. - 12 -
Mé poznámky pro praxi interního lektora: - 13 -
Nejčastější nešikovnosti a manýry interního lektora Příprava z minulého školení stačí. Vím, jací budou, s takovou skupinou jsem již pracoval/a. Nepoznačil/a jsem si použité testy a materiály v minulém kurzu. Nezaznamenal/a jsem si, co se mi podařilo stihnout. Nevzal/a jsem si hodnocení skupiny minulého kurzu. Je to několikátá repríza. Příprava není nutná Nedomluvili jsme se na stylu oblečení. Nedomluvili jsme se na formě oslovování. Ptám se na očekávání a lidé neví, co jsem si pro ně připravil/a. Neurčili jsme si na počátku pravidla hry. Nereaguji na vyrušování a nepozornost. Nezabránil/a jsem zapnutí notebooků. Učíme se v místnosti bez oken. Nevím, zda lze místnost zatemnit a dobře osvětlit. Nevyzkoušel/a jsem si veškerou techniku. Nevím, zda je z každého místa vidět. Projektor celou dobu výuky svítí. Lidé budou sledovat dlouhou dobu určitý bod, a nesedí k němu čelem. Nevím, jestli mě všichni dobře slyší. Je vše dobře vidět? Nevětrám každou přestávku. - 14 -
Nezkontroloval/a jsem jídelníček. (Po svíčkové se nedá vnímat!) V zorném úhlu účastníků se nachází rušivý prvek (stolek s jídlem zaujme mnohdy více než lektor). Neověřuji si dosažené posuny úrovně. Nemotivuji. Neocením každou dobrou odpověď. Nekladu jednoznačné a přesné otázky. Nezapojuji rovnoměrně všechny účastníky Ukazuji lidem, v čem jsou jejich nedostatky. Neřeknu před každým blokem, jaký je jeho smysl - cíl. Nenutím lidi po každém bloku jasně definovat, v čem vidí použitelnost. Nehlídám si, zda jsou všichni na správné straně v materiálech. Vedu rozsáhlé diskuze, když je zájem. Jsem hodně osobní. Nepodávám zpětnou vazbu. Neprojevuji nadšení. Nemám skupinu v oblibě. Jsem už trochu vyhořelý/á, ale rutinou to zvládnu. Lidé jsou pasivní a nedocení, co jim člověk nabízí. Úspěch účastníků je zásluha lektora. Neúspěch je jejich neschopnost. Pokud se vyhnete těmto hříchům, bude se efektivita Vašeho vzdělávacího stylu zlepšovat. Vám to přinese zjednodušení práce a účastníkům pohodlnější cestu za svým rozvojem a za to si Vás budou cenit. - 15 -
Hodně štěstí v práci interního lektora! - 16 -