Materiál k vložení nového záznamu, k editaci a doplnění záznamů, k vyplnění projektu IGA v systému OBD 3 Přes systém OBD 3 budou přístupné aplikace pro - evidenci tvůrčích výsledků - RIV - vkládání, zpracování a evidenci projektů a grantů Interní grantové agentury UTB ve Zlíně - IGA - evidenci podaných a řešených projektů UTB ve Zlíně - GaP 1. Přihlášení do systému Pro přihlášení do databáze OBD 3 použijte webovou adresu: http://sirius.utb.cz Po zadání webové adresy se zobrazí stránka vyžadující přihlášení do databáze OBD. Pro vstup do databáze OBD 3 je vyžadováno přihlašovací jméno a heslo, které obdržíte od Mgr. Hany Korecké (korecka@rektorat.utb.cz). 1
I. Tvůrčí výsledky UPOZORNĚNÍ Manuál nebo ikona Odkaz na manuál k OBD ke stažení (vpravo nahoře), kde je možné nalézt podrobný popis k systému OBD 3.0. Stránku tvoří tzv. portlety, což jsou samostatná okna, jejichž nastavení lze uživatelsky spravovat zobrazit/nezobrazit, zvolit umístění Barevné odlišení polí rozlišují se tři úrovně povinnosti vyplnění pole : Červené pole musí být vyplněno, jinak záznam nebude uložen Modré pole musí být vyplněno, jinak bude záznam uložen pouze jako rozpracovaný Žluté pole mělo by být vyplněno, pokud hodnota existuje Výběry z číselníků ROLO (pokud je vpravo vedle políčka umístěn znak nebo )* Tlačítkem se zobrazí číselník pro výběr požadované hodnoty Číselníky doplňuje Mgr. Korecká (korecka@rektorat.utb.cz) viz Příloha 1 2
Postup při vykazování tvůrčích výsledků Záznamy tvůrčích výsledků jsou vkládány do systému OBD 3 ve dvou rovinách: 1. Vložení nového záznamu 2. Editace a doplnění záznamu dle Rozhodnutí rektora RR/11/2011, čl. 2, odst. 4) a čl.3, odst. 3), které jsou vloženy Knihovnou UTB a Centrem transferu technologií a budou doplněny autorem/původcem tak, aby splňovaly všechny náležitosti pro zveřejnění informací o výsledcích výzkumu, experimentálního vývoje a inovací. 1. Vložení nového záznamu Po úspěšném přihlášení se zobrazí v hlavní nabídce OBD vlevo menu Domů, Nový záznam. Pro vytvoření nového záznamu jsou k dispozici dva možné odkazy: 1) Menu - Nástěnka > OBD > Nový záznam 2) Nástěnka - portlet s názvem Přidat záznam - tlačítko Přidat nový záznam Pomocí tlačítka Založit nový záznam se zobrazí kompletní formulář pro zadání záznamu rozdělený do sekcí dle typu zobrazovaných informací nebo polí. Jako první krok pro vytvoření záznamu je třeba vyplnit základní formulář základní informace o výsledku, který obsahuje údaje, bez kterých nelze pokračovat v zadávání. Základní informace Zde je nutné vyplnit Titul, Původní jazyk, ve kterém byl výsledek publikován (nutný výběr z nabídky), Rok vydání (2011), ve kterém byl výsledek uplatněn, vyplní se ve tvaru RRRR, Druh výsledku (výběr z roletky ) příkaz Založit nový záznam 3
Po vložení základních údajů a zadání příkazu Založit nový záznam se zobrazí kompletní formulář pro doplnění dalších detailních informací o záznamu výsledku rozdělený do sekcí dle typu zobrazovaných informací nebo polí. V zobrazené nápovědě je uvedeno, která pole jsou povinná a doporučená. Rok Rok publikace nebo uplatnění výsledku 2011 (pokud existuje výsledek z roku 2010 a který nebyl uplatněn v předcházejícím RIVu, kontaktujte fakultního správce) 4
Původní jazyk Jazyk, ve kterém byl výsledek publikován. Je vždy nutné, aby byl překlad (název + anotace, + klíčová slova) do anglického jazyka. Základní pravidla pro zadávání autorů: interního autora je nutné vybrat z číselníku. Pro každého autora se vybere ve sloupci Dom vykazující pracoviště, za které bude publikace vykázána do RIV. U domácího autora/původce je možnost zadání více pracovišť v rámci UTB. u externího autora se pouze vyplní pole Příjmení, Jméno, případně pracoviště jeden z autorů musí být označen jako garant Definice garant výsledku - jeden z tvůrců výsledku určený autorským kolektivem, který odpovídá za daný datový výstup týkající se předávaných údajů o výsledku. U publikačního výsledku se jedná o autora, který komunikuje s redakcí časopisu nebo nakladatelstvím... Garant je odpovědný za předání shodných údajů o výsledcích všemi předkladateli. U výsledku, na jehož tvorbě se podílel kolektiv autorů nejen interních (z UTB), ale i externích z jiných VO, jiných subjektů je nutné, aby byl určen pouze jeden garant, který bude zodpovídat za shodná data (abstrakt, klíčová slova...). Garant nemusí být pouze vždy autorem interním domácím tvůrcem (př. Novák, J., Adámek, M.(UTB), Raab, M. (AV-VO), Hausnerova, B. (UTB), Filip, P. (AV-VO)-garant. Mentální podíl Údaje Mentálního podílu k danému záznamu jsou součástí pole Autoři. Počet polí mentálního podílu se odvíjí podle počtu autorů dokumentu. Mentální podíl slouží pro bodové hodnocení autorů, je vyjádřen v procentech. Minimální podíl každého autora/spoluautora/původce je 5 %. Způsob financování Způsob financování specifikuje typ zdroje financování výsledku Aby byl záznam vyexportován do RIV, musí mít zadané alespoň jedno financování Primárně se používá Vložit grant z číselníku. Toto pole obsahuje údaje o způsobu financování, tzn. číslo grantu, název grantu apod. Pokud skutečně neexistuje konkrétní grant, z něhož byl financován tento výsledek, vybere se pro účely evidence v RIV další způsob financování. Vložit grant z číselníku. 5
Výběr zdroje financování výběr projektu, grantu. Je možné vícezdrojové financování. Uložení záznamu V případě, že jsou doplněny všechny náležitosti záznamu (titul, jazyk, autoři/původci, pracoviště, mentální podíl autorů/spoluautorů, způsob financování, specifické informace, odkazy...) je možné záznam uložit. Tlačítka pro uložení záznamu jsou k dispozici v horní i spodní liště formuláře, další se zobrazí kliknutím na tlačítko Možnosti v horní liště. Standardně jsou k dispozici následující tlačítka: Uložit jako rozpracovaný záznam se uloží, ale zůstane otevřený editační formulář (meziuložení při delší práci na záznamu nebo při odchodu od rozpracovaného záznamu). Uložit záznam standardní uložení záznamu. Při ukládání probíhá kontrola stavu vyplnění povinných polí. 6
Uložit záznam Uložit jako rozpracovaný Zpět na detail Uložit jako nový záznam Vrátit změny Vymazat záznam Vymazat úplně Pokud nejsou všechna povinná pole vyplněna, zobrazí se upozornění a po jeho odsouhlasení se záznam uloží jako Rozpracovaný. Pokud jsou všechna povinná pole vyplněna, záznam se uloží do stavu Uložený. 7
2. Editace a doplnění záznamů Záznamy výsledků, které jsou do OBD 3 dle Rozhodnutí rektora RR/11/2011, čl. 2, odst. 4) a čl. 3 odst. 3) vloženy Knihovnou UTB (J imp, J neimp, J rec ) a Centrem transferu technologií (P, F) jako základní údaje o dokumentu, budou doplněny autorem/původcem tak, aby splňovaly všechny náležitosti pro zveřejnění informací o výsledcích výzkumu, experimentálního vývoje a inovací. Pracoviště - Knihovna UTB a Centrum transferu technologií - vložily do systému základní informace o výsledku a pokud autor/původce nevložil záznam podle bodu 1, musí být údaje o tvůrčím výsledku doplněny o: Záznamy o autorech, spoluautorech (včetně externích)/původcích Pracoviště Mentální podíl Způsob financování Specifické informace Plný text dokumentu nebo Odkaz na web stránku, ex. repozitář předkladatele, informace patentového úřadu... Vyhledání záznamu Pro vyhledání požadovaného záznamu pracuje uživatel v poli Rychlé hledání publikací, které se nachází v levé části obrazovky. 8
Je možné využít i Uživatelské a rychlé filtry s menu: mé pracoviště, moje záznamy, kde jsem autor Prostřednictvím této funkce je možné vyhledávat podle pracovišť, která se váží k přihlášené osobě nebo podle autorských záznamů nebo dle autora. Zobrazení vyhledaného záznamu Pro doplnění již vložených údajů v záznamu, kde jsou pouze základní informace o výsledku, bibliografické údaje apod. se zobrazí základní údaje záznamu hledaného dokumentu, který má být editován a doplněn. 9
Ve zkráceném záznamu jsou následující údaje: Název výsledku, autor, název časopisu a další informace, např. ID záznamu a vlastník záznamu (osoba, která záznam do databáze OBD Vkládala), rok uplatnění záznamu, o jaký typ dokumentu se jedná apod. K doplnění detailu záznamu a dalších údajů je funkce lupa. Lupou se zobrazí detail záznamu a další již vložené bibliografické údaje o záznamu. Záznamy dokumentů v OBD nejsou v této fázi úplné, je potřeba doplnit další údaje. Použijeme pole Upravit záznam. 10
Údaje, které doplňuje autor/původce Záznamy o autorech, spoluautorech (včetně externích)/původcích, Pracoviště, Mentální podíl, Způsob financování, Specifické informace, Plný text dokumentu nebo Odkaz na web stránku, ex. repozitář předkladatele, informace patentového úřadu... Mentální podíl Minimální podíl každého autora/spoluautora/původce je 5 %. Viz výše str. 5. Specifické informace Kontrola a doplnění informací o časopisu, název sborníku konference, název knihy a další údaje o umístění a zdroji výsledku, místě konání konference, datech konání, o kódu RIV apod. Kód RIV (Obor) Tento kód se vybere z číselníku, který se nachází u příslušného řádku (roletka). Kód oboru RIV určuje index a hodnotu příslušného záznamu a tématu. V číselníku oborů jsou na výběr jednotlivá témata. Každá hodnota má svůj jedinečný index a kód. Po určení konkrétního tématu se k záznamu dokumentu přiřadí hodnota oboru. 11
Číselník Kódu oboru RIV Data, termíny konání Datum zahájení akce, nebo rok konání akce u druhu výsledku D (článek ve sborníku). Datum zahájení akce nebo rok konání akce, ze které pochází sborník. Vyplňuje se datum ve tvaru RRRRMMDD nebo rok RRRR. Údaj se vyplňuje vždy zleva bez úvodních mezer. Místo konání akce uvedené ve sborníku Vyplňuje se pro druh výsledku D (článek ve sborníku). Vyplňuje se nezkrácený název obce. V případě, že akce se koná paralelně nebo na pokračování na více místech, uvede se ústřední místo nebo místo zahájení akce. Odborná kniha, kapitola v knize Výsledek druhu B (odborná kniha) nebo C (kapitola v knize) lze předat, pokud se jedná o 1. vydání knihy. Druhé a další vydání se již nepředává, jednalo by se o duplicitní výsledek. V případě, že do některého z dalších vydání byla zařazena nová kapitola splňující definici výsledku druhu C, je možno ji takto uplatnit. Druhé a další vydání knihy, lze předat pouze v případě, že se bude jednat o výrazné přepracovaní celého původního vydání odborné knihy. Místo vydání Vyplňuje se nezkrácený název obce. Při výskytu více míst vydání se uvede nejvýznamnější. Pokud místo vydání není uvedeno, vyplní se termín Neuveden. Název nakladatele resp. objednatele V případě výskytu více nakladatelů/objednatelů se uvede nejvýznamnější. Pokud nakladatel/objednatel neexistuje, vyplní se termín Neuveden. 12
Strana od-do Uvede se rozsah stran článku. Vyplňuje se u druhu publikace C, D (kapitola v knize, článek ve sborníku). Rozsah se zapisuje ve tvaru: počáteční strana, rozdělovník, konečná strana. Např. 42-46 (výsledek, který začíná na straně 42 a pokračuje až na stranu 46 včetně). Jednostránkový rozsah se zapisuje pouze číslem strany, např. 4 (výsledek začínající i končící na straně 4). Má-li číslování stran jiný tvar než číslo zapsané arabskými číslicemi, zapíše se takové označení strany do uvozovek. Např. "B-32"-"B-64" (strany 32-64 v sekci B) nebo "xi"-"xxix" (strany 11-29 římskými číslicemi). Nemá-li výsledek souvislý rozsah stran, zapíší se všechny rozsahy za sebou a navzájem se oddělí čárkami, případně následovanými mezerami. Např. 3, 25-29 (výsledek, jehož začátek je na straně 3 a který pokračuje na stranách 25 až 29 včetně). Kontrolu údajů dat tvůrčího výsledku v aplikaci OBD 3 provádí autor/původce, konečná kontrola bude provedena na základě doložených tvůrčích aktivit předkladatelem výsledku (autorem/původcem) v listinné formě na odd. vědy a výzkumu FT UTB ve Zlíně. Publikační složka bude obsahovat všechny tvůrčí výsledky, které vznikly v předcházejícím kalendářním období (za rok 2011) a budou řazeny ve struktuře: - kopie článků (separátů) dle I. Kategorie Publikační výsledky (B, C, D, J imp, J neimp, J rec, J-ostatní nehodnocené) a kopie identifikující daný výsledek (zdroj výsledku - první strany knihy, sborníku a kopii stran publikace (ISSN, ISBN, vědeckou redakční radu, místo konání apod.) - kopie dle II. Kategorie - Aplikované výsledky (F, G, H, N, P, R, V, Z) - první strany, číslo a datum udělení, odkaz na web.stránku. - kopie dle III. Kategorie Ostatní výsledky (A, E, M, O, W). 13
II. Projekty a granty Interní grantové agentury UTB ve Zlíně - IGA Aplikace OBD podporuje systém zpracování návrhu projektu Interní grantové agentury UTB ve Zlíně. Navrhovatel projektu zpracuje návrh projektu přes aplikaci OBD, kdy po přihlášení do aplikace se zobrazí menu (vlevo). Druhá ikona menu IGA Rozkliknutím v menu IGA se objeví nabídka Soutěže, která obsahuje seznam aktivních soutěží v roce 2012. Pro Fakultu technologickou je přiřazena soutěž FT IGA 2012. Pro navrhovatele projektu má soutěž pouze informativní charakter. UPOZORNĚNÍ je nutné vždy zakládat nový projekt u té soutěže, která je určena pro tu danou součást (FT). Přes ikonu Nový projekt (ve shodném řádku se soutěží FT IGA 2012) se rozbalí detail formuláře žádosti projektu Základní informace o projektu. 14
Základní informace o projektu Je nutné nejprve doplnit název, datum trvání projektu výběr přes kalendář, text anotace, cíl projektu, klíčová slova a další kolonky formuláře. Dalším krokem je uložit přes aktivní ikonu Rozpočet klávesou Uložit. Teprve po uložení je možno pokračovat dále a doplnit části Řešitelé a Rozpočet a následně Přílohy. 15
Řešitelé - Hlavní řešitel - výběr z číselníku - ikona přidat osobu, - označit funkci (výběrem určit status každého uvedeného z nabídky Hlavní řešitel student nebo Hlavní řešitel akad.pracovník U studenta se přiřadí kolonka pro stipendium, jehož částka se doplní. - Interní spolupracovníci - výběr z číselníku označit funkci (výběrem z nabídky) bez mzdových nákladů - Externí spolupracovníci Je nutné, aby byli doplněni navrhovatelé a spolunavrhovatelé projektu (interní pracovníci, studenti výběr z číselníku). Studentům je nutné zadat stipendium v Kč bez mezer (např. 20000). Počet polí se odvíjí podle počtu navrhovaných let řešení projektu. V každém roce je nutné zadat nové stipendium. Výběrem je nutno určit status daného navrhovaného (student DS, student NMS, garant školitel, spoluřešitel). 16
17
Aby mohl být dopracován rozpočet, je nutné uložit přes aktivní ikonu Rozpočet a klávesou Uložit. Teprve po uložení je možno pokračovat dále a doplnit části Řešitelé a Rozpočet a následně Přílohy. Uložit jako rozpracovaný Tisk Uložit (zachovat okno) Vymazat Zavřít Uložit jako vypracovaný 18
Rozpočet Je nutné dopracovat rozpočet dle Směrnice rektora SR/25/2011. Stipendia jsou nastavena a provozní náklady je nutné dopočítat a zdůvodnit. Přílohy Do příloh je možné vložit podrobný návrh vypracovaného projektu, CV navrhovatele, CV garanta, zdůvodnění a další soubory dle SR/25/2011. 19
V jakékoliv fázi zpracování lze projekt vytisknout, ale musí být uložen. Lze uložit jako rozpracovaný a pokud navrhovatel předpokládá, že bude ještě dále zpracovávat přihlášku projektu IGA, ukládá příkazem uložit (zachovat jako okno). 20
Přehledy, filtry Rychlý filtr moje_rozpracované 21
V evidenci projektů možnosti projekt 22